Hiện nay, công ty sử dụng phần mềm tự lập trình trong quản lí nhân sự với chức năng: quản lí nhân viên, quản lý lương thưởng...
Cơng ty sử dụng phần mềm phịng chống bảo vệ cho mạng: sử dụng FireWall, phần mềm diệt virus Kaspersky được cài đặt trên 100% máy tính của cơng ty, phần mềm Antivirus Pro phát hiện, diệt virus, lá chắn bảo vệ email và máy chủ.
Ngoài ra công ty sử dụng các phần mềm chuyên ngành cho các phòng ban với các chức năng khác nhau như: Microsoft Visual Studio, SQL server, phần mềm quản lý dự án, phần mềm thống kê, phân tích số liệu, …
Giới thiệu Website của công ty
Website là nơi cung cấp nhưng thông tin chung nhất, cần thiết về công ty như giới thiệu khái quát quá trình hình thành và phát triển, các đối tác và khách hàng lớn tiêu biểu, các thông tin về tuyển dụng, liên hệ, giới thiệu các dịch vụ cung cấp để khi
khách hàng truy cập vào có thể biết được các thơng tin cần thiết và cũng cung cấp các dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng, cả kênh chăm sóc khách hàng để có thể nhận được những câu hỏi, phản hồi từ phía khách hàng để giúp cho cơng ty phục vụ tốt hơn những yêu cầu của khách hàng. Đó cũng là kênh thơng tin để quảng bá, giới thiệu dịch vụ, sản phẩm mà công ty cung cấp đến với người tiêu dùng từ đó mang lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp. Trang chủ website http://www.gimasys.com/
Hình 2.3. Giao diện trang chủ của Website công ty Gimasys.
2.2. Thực trạng của hệ thống quản lý nhân sự tại Cơng ty TNHH Tích hợp hệthống quản lý quốc tế thống quản lý quốc tế
2.2.1. Chính sách nhân sự
Cơng ty luôn xem nguồn lực là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của cơng ty. Chính vì thế, chính sách nhân sự tại đây được xây dựng với một tập thể đồn kết, hịa đồng trong sinh hoạt, giỏi về nghiệp vụ, luôn hỗ trợ nhau trong cơng việc, có được sự thân thiết giữa các đồng nghiệp, cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Công ty luôn tạo ra một môi trường làm việc thoải mải nhất cho các nhân viên.
Nguyên tắc tuyển chọn nhân sự của công ty là luôn chọn những ứng cử viên phù hợp dựa trên phẩm chất, khả năng, thái độ, năng lực và kinh nghiệm công việc.
2.2.2. Nguồn nhân lực
Tính đến cuối năm 2017, trong tồn hệ thống cơng ty đã có 183 nhân viên. Qua việc điều tra mẫu khảo sát tại cơng ty, hiện tại cơng ty đang có đội ngũ nhân viên rất tốt, với trình độ đại học chiếm tới 84%, cao đẳng chiếm 16%.
Chính vì cơng ty làm về cung cấp các dịch vụ, hỗ trợ cho các phần mềm, nên đội ngũ cán bộ nhân viên của cơng ty hầu hết có thể thành thạo sử dụng tin học văn phòng cùng các phần mềm chuyên phục vụ cho mục đích kinh doanh. Cơng ty có nhân
viên chuyên quản trị website, cập nhật tin tức, sản phẩm, khách hàng trên trang web chính của cơng ty, giúp giảm thiểu chi phí, đồng thời quản lý và vận hành mạng, đảm bảo kỹ thuật, bảo trì và xử lý các sự cố nếu có. Ngồi ra hàng năm, cơng ty mở ra các lớp đào tạo CNTT hoặc đào tạo CNTT tại chỗ theo nhu cầu công việc cho các nhân viên. Công ty đang ngày càng chú trọng đầu tư vào nguồn nhân lực. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, cơng ty sẽ ngày càng có nhiều điều kiện thuận lợi hơn để phát triển kinh doanh.
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 0 50 100 150 200 250 Số nhân viên
Biểu đồ 2.1. Biểu đồ tăng trưởng nhân sự qua các năm 2014 – 2017(Nguồn: Phịng Nhân sự Cơng ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế) (Nguồn: Phịng Nhân sự Cơng ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế) 2.2.3. Thực trạng hoạt động của HTTT quản lý nhân sự
Hệ thống quản lý nhân sự hiện nay của công ty liên quan đến ba đối tượng chủ yếu là: nhân viên cơng ty, các phịng ban liên quan đến quản lý nhân sự, lãnh đạo công ty. Việc quản lý nhân sự và tiền lương được thể hiện qua sơ đồ sau:
Hình 2.4. Chi tiết quy trình quản lý nhân sự và trả lương
Từ khi đi vào hoạt động đến nay tuy số lượng nhân sự tương đối lớn, kèm theo đó hệ thống cơng ty có 2 chi nhánh, phải quản lý nhân viên chung 1 hệ thống nhưng việc quản lý nhân sự và tiền lương cũng được đội ngũ nhân viên chuyên trách xử lý chưa chuyên nghiệp và còn đơn giản. Được sử dụng các trang thiết bị, phần mềm chuyên dụng do chính cơng ty sản xuất ngay từ những ngày đầu làm việc giúp cho hiệu quả công việc tiến triển tốt hơn so với quản lý thủ công.
Một số nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty:
+ Quản lý thông tin nhân viên, phịng ban: tạo danh sách các nhân viên của cơng ty và các phòng ban trực thuộc, các thông tin về nhân viên ( thông tin cá nhân, chức vụ….) quản lý và lưu trữ các thông tin cơ bản của nhân viên, giúp bộ phận quản lý nhân sự và lãnh đạo công ty nắm bắt được số lượng nhân viên ở từng thời điểm, số nhân viên chính thức, khơng chính thức…
+ Quản lý lương: nhân viên khi được tuyển dụng sẽ tùy vào từng bộ phận sẽ có những cách tính lương phù hợp với các nhân viên làm trong các bộ phận khác nhau. Tùy vào cách tính lương mà ta có các bảng lương khác nhau.
+ Quản lý khen thưởng kỷ luật: Những việc được khen thưởng ( lí do khen thưởng ) và hình thức khen thưởng tương ứng do giám đốc công ty định ra. Bộ phận quản lí lương có trách nhiệm tạo ra bảng khen thưởng trong đó có tên loại khen thưởng và hình thức khen thưởng tương ứng. Quản lí nhân sự dựa vào bảng đó mà thực hiện khen thưởng cho nhân viên theo bảng trên.
HTTT quản lý nhân sự hiện tại của cơng ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế được xây dựng từ những năm 2006. Cùng với sự phát triển và mở rộng của công ty hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện nay khơng cịn đáp ứng được các yêu cầu đặt ra trong công tác nhân sự tại công ty, thể hiện tại phiếu khảo sát và được sinh viên xử lý dữ liệu như sau:
- Mức độ hài lòng về HTTT quản lý nhân sự
Hài lòng Khơng hài
lịng Tương đối hài lòng 0 10 20 30 40 50 60 70
Biểu đồ 2.2. Mức độ hài lòng về HTTT quản lý nhân sự tại Cơng ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế
Nhìn chung, có tới 60% số nhân viên được hỏi khơng hài lịng với HTTT quản lý nhân sự hiện tại. HTTT hiện tại đã tỏ ra không hiệu quả và không quản lý và đáp ứng được các nghiệp vụ nhân sự diễn ra trong công ty. Cụ thể các các biểu đồ về mức độ hài lòng của từng chức năng trong hệ thống quản lý nhân sự của cơng ty dưới đây.
- Mức độ hài lịng về chức năng quản lý hồ sơ nhân viên
30%
20% 50%
Hài lịng Khơng hài lòng Tương đối hài lòng
Biểu đồ 2.3. Mức độ hài lòng về chức năng quản lý hồ sơ nhân viên.
Hệ thống thông tin hiện tại của công ty quản lý hồ sơ tương đối tốt, quản lý được hết các thông tin cần thiết về nhân viên một cách chi tiết, ngồi ra cịn có chức năng tìm kiếm, thống kê,... đáp ứng nhu cầu của nhân viên. Song truy xuất các dữ liệu về hồ sơ nhân viên cịn gặp nhiều hạn chế, tìm kiếm trả lại kết quả rất lâu, dữ liệu có lúc bị trùng lặp.
- Mức độ hài lòng về chức năng quản lý khen thưởng, kỷ luật
30%
40%
30% Hài lòng
Khơng hài lịng Tương đối hài lòng
Biểu đồ 2.4. Mức độ hài lòng về chức năng quản lý khen thưởng, kỷ luật.
Chức năng quản lý q trình khen thưởng kỷ luật của cơng ty cũng chưa đáp ứng được tốt u cầu của cơng ty. Có 30% ý kiến khơng hài lịng với chức năng quản lý khen thưởng của hệ thống bên cạnh 30% ý kiến tỏ ra khá hài lòng và 40% ý kiến trả lời hài lòng với chức năng này. Hầu hết các ý kiến khơng hài lịng chỉ ra chức năng quản lý này chưa nêu rõ mục đích, sai phạm quy định của công ty, thời gian diễn ra sai phạm và chọn hình thức kỷ luật nào cho phù hợp,...
11%
62% 27%
Hài lịng Khơng hài lịng Tương đối hài lòng
Biểu đồ 2.5. Mức độ hài lòng về chức năng quản lý lương.
Chức năng quản lý lương của hệ thống không đáp ứng được 62% yêu cầu của cán bộ, nhân viên công ty. Một phần là do đặc thù hoạt động của công ty khiến các nhân viên thường phải đi cơng tác, làm việc ở bên ngồi nên gây khó khăn cho hệ thống thơng tin hiện tại trong việc chấm công, cập nhật bảng lương và tính lương... Phần mềm quản lý nhân sự hiện chưa kết nối dữ liệu với máy chấm cơng tại cơng ty. Ngồi ra khi tìm kiếm thơng tin về lương của từng nhân viên, kết quả trả lại khơng có chia rõ lương phụ cấp, lương khen thưởng, lương bị phạt, mức trích các loại bảo hiểm.
- Mức độ hài lòng về chức năng thống kê báo cáo
30%
30%
40% Hài lịng
Khơng hài lịng Tương đối hài lòng
Biểu đồ 2.6. Mức độ hài lòng về chức năng thống kê báo cáo.
Các báo cáo của hệ thống hầu như đã đầy đủ và hoàn chỉnh để đáp ứng tốt nhu cầu về thơng tin cho q trình ra quyết định nhân sự của ban lãnh đạo. Hệ thống chưa tự động in ra được các báo cáo khai thác thông tin đã nhập. Các ý kiến cho rằng số báo cáo đáp ứng tốt và tương đối tốt được yêu cầu đề ra là 30% và 40%, còn lại là không đáp ứng được nhu cầu quản lý.
Từ các số liệu đánh giá mức độ hài lòng của cán bộ, nhân viên cơng ty, ta có thể nhận thấy nhu cầu cấp thiết của việc xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới. 100% ý kiến được hỏi cho rằng cần thiết phải xây dựng mới HTTT quản lý nhân sự, trong đó 70% ý kiến cho rằng đó là yêu cầu rất cấp thiết. Yêu cầu về các chức năng của HTTT quản lý nhân sự tương lai.
Các chức năng cần thiết 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
QL hồ sơ nhân viên QL hợp đồng lao động QL công tác
QL quá trình đào tạo QL khen thưởng kỷ luật QL lương
Thống kê báo cáo
Biểu đồ 2.7. Các chức năng cần có của HTTT quản lý nhân sự tương lai.
Được hỏi về yêu cầu về chức năng của HTTT quản lý nhân sự mới, các chức năng được quan tâm nhiều nhất là quản lý hợp đồng lao động, quản lý lương, quản lý q trình cơng tác, quản lý hợp đồng lao động, sau đó là q trình khen thưởng kỷ luật và q trình đào tạo của nhân viên.
2.3. Đánh giá thực trạng của hệ thống quản lý nhân sự tại Cơng ty TNHH Tích hợphệ thống quản lý quốc tế hệ thống quản lý quốc tế
Trong quá trình tìm hiểu và thực tế thực tập tại công ty cùng với nguồn tài liệu thu thập được từ phiếu điều tra cho thấy, hiện nay chu trình quản lý nhân sự tại cơng ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế bên cạnh những ưu điểm vẫn còn tồn tại những khuyết điểm được bộc lộ trong quá trình thực hiện.
2.3.1. Ưu điểm
Đội ngũ nhân viên tham gia quản lý nhân sự là những người được đào tạo chuyên nghiệp với trình độ chun mơn cao. Được đào tạo hướng dẫn sử dụng các công nghệ, phương tiện hỗ trợ quản lý thuần thục và nhuần nhuyễn từng quy trình. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và dễ dàng thích ứng với những sự thay đổi khi cơng ty triển khai một ứng dụng hệ thống mới (hệ thống thông tin quản lý nhân sự). Điều này làm cho bộ máy tổ chức quản lý nhân sự được đánh giá khá hiệu quả trong công việc.
Chức năng quản lý tính lương cho phép người sử dụng tự định nghĩa các bảng lương và các cơng thức tính lương một cách linh họat. Có thể xuất và nhập dữ liệu dưới dạng các tập tin word, excel để thuận tiện cho việc nhập liệu nhanh chóng cũng như lưu trữ khi cần thiết.
Với việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ trong quản lý nhân sự của công ty cho thấy sự quan tâm của công ty trong công tác quản lý. Với phương thức chấm công tiên tiến sử dụng công nghệ hiện đại bằng thẻ từ chấm cơng, tránh tình trạng chấm cơng khơng đúng theo phương thức thủ cơng.
Cùng với đó là tăng cường đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ, khả năng nghiệp vụ, dần dần thích ứng với những công nghệ mà công ty đầu tư.
Ngồi ra cịn ưu điểm đó là tính lương cho nhân viên trong cơng ty. Đáp ứng nhu cầu tính và quản lý lương nhanh chóng, chặt chẽ cũng như tính các khoản thu nhập cho nhân viên một cách chính xác.
2.3.1. Hạn chế
Hệ thống quản lý nhân sự tại cơng ty tuy có nhiều ưu điểm, thuận lợi nhưng vẫn còn tồn tại những nhược điểm, bất lợi trong việc ứng dụng hệ thống trong cơng việc:
- Hệ thống cịn khá rời rạc do sử dụng một hệ thống chưa thực sự đồng bộ trong công tác quản lý nhân sự và tiền lương. Rời rạc trong việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự và phần mềm quản lý tiền lương tuy được các bộ phận, phòng ban khác nhau sử dụng nhưng chưa có phương thức kết nối dữ liệu vào chung làm một.
- Không quản lý được thời gian làm việc khi nhân viên ra bên ngoài làm việc hoặc đi cơng tác. Do cơng ty có các đối tác nước ngồi, hoặc khi cung cấp dịch vụ cho các cơng ty khác thì sẽ có đội ngũ nhân viên đi hỗ trợ cài đặt. Từ vị trí, lộ trình và hiệu quả cơng việc của nhân viên khi ra ngồi làm việc. Không đánh giá được kết quả làm việc của nhân viên một cách chính xác, chưa phân cấp được mức độ quản lý nhân sự và tiền lương trong công ty.
- Hệ thống quản lý nhân sự khơng có được sự nâng cấp phù hợp với tình trạng cơng ty hiện tại, chỉ có 4 các chức năng như: quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý lương, quản lý khen thưởng kỷ luật, thống kê báo cáo, .. chưa đủ đáp ứng cho công ty với số lượng nhân viên khá lớn.
- Với việc quản lý nhân sự như hiện nay thì việc bảo mật thơng tin nhân sự chưa được an toàn, nguy cơ bị đánh cắp thông tin từ bên trong cao, gây ảnh hưởng tới chất lượng nguồn nhân lực.
CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CƠNG TY TNHH
TÍCH HỢP HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUỐC TẾ
3.1. Định hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại cơng ty TNHH tích hợp hệ thống quản lý quốc tế
3.1.1. Định hướng chung trên toàn thế giới
Hiện nay trên thế giới có rất nhiều hệ thống và phần mềm quản lý nhân sự được các doanh nghiệp sử dụng, tuy nhiên nổi bật, được biết đến và sử dụng nhiều hơn cả là các phần mềm như: Zenefits, SuccessFactors, BambooHR,.. Dưới đây là bảng so sánh tổng quát một số phần mềm quản lý nhân sự phổ biến:
Hình 3.1. Bảng so sánh các phần mềm quản lý nhân sự
Các doanh nghiệp đang có xu hướng lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự thay vì chọn hệ thống nhân sự trực tuyến, việc truy cập thông tin nhân sự từ bất cứ nơi nào
trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, ngồi ra, cịn phát triển và sử dụng rộng rãi ứng dụng quản lý nhân sự trên thiết bị di động . Các phần mềm có xu hướng tối ưu hóa việc phân tích và sử dụng dữ liệu, mặc dù phân tích có thể được sử dụng để phát hiện các