CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ
3.1.1. Định hướng chung trên toàn thế giới
Hiện nay trên thế giới có rất nhiều hệ thống và phần mềm quản lý nhân sự được các doanh nghiệp sử dụng, tuy nhiên nổi bật, được biết đến và sử dụng nhiều hơn cả là các phần mềm như: Zenefits, SuccessFactors, BambooHR,.. Dưới đây là bảng so sánh tổng quát một số phần mềm quản lý nhân sự phổ biến:
Hình 3.1. Bảng so sánh các phần mềm quản lý nhân sự
Các doanh nghiệp đang có xu hướng lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự thay vì chọn hệ thống nhân sự trực tuyến, việc truy cập thông tin nhân sự từ bất cứ nơi nào
trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, ngồi ra, cịn phát triển và sử dụng rộng rãi ứng dụng quản lý nhân sự trên thiết bị di động . Các phần mềm có xu hướng tối ưu hóa việc phân tích và sử dụng dữ liệu, mặc dù phân tích có thể được sử dụng để phát hiện các xu hướng trong dữ liệu nhân sự, ngăn chặn biên chế và lập kế hoạch, nhưng chúng có tiềm năng lớn hơn cho tương lai. Các phần mềm quản lý nhân sự đều có xu hướng phát triển trên nền tảng điện toán đám mây. Gần như mọi nhà cung cấp phần mềm nhân sự lớn đang cung cấp hoặc lên kế hoạch đưa ra giải pháp của mình dựa trên điện tốn đám mây. Điện toán đám mây giúp tăng sự linh hoạt, cập nhật và đổi mới nhanh hơn, đồng thời làm giảm chi phí. Các giải pháp quản lý nhân sự cốt lõi dựa trên nền tảng đám mây bao gồm OOC – Design it your way, APD, Oracle, SAP, Workday, Ultimate Software and Infor. Công nghệ thông tin về quản lý nhân sự không ngừng thay đổi, việc đứng đầu những xu hướng mới nhất có thể mang lại cho các cơng ty về lợi thế cạnh tranh. Tại thời điểm này, hệ thống quản lý nhân sự và các loại hệ thống nguồn nhân sự tự động đều khơng cịn là mới mẻ trong các nơi làm việc. Tuy nhiên, các tính năng và chức năng của các hệ thống đang dần được cải thiện và trở nên hữu ích và hiệu quả hơn.
Chọn được đúng phần mềm quản lý nhân sự là một việc quan trọng khi nó trở thành một phần nhất định trong hoạt động của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp dành thời gian để đầu tư vào hệ thống quản lý nhân sự phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ và giá trị của nó, là một doanh nghiệp đang đầu tư vào tương lai và sự thành cơng của chính mình. Điều chỉnh bất kỳ hệ thống quản lý nhân sự nào để phù hợp với nhu cầu riêng của một doanh nghiệp là một việc làm cần thiết, từ đó, hệ thống sẽ duy trì được sự linh hoạt và bám sát trong suốt thời gian cơng ty hoặc doanh nghiệp đó hoạt động. Công nghệ thông tin về quản lý nhân sự không ngừng thay đổi, việc đứng đầu những xu hướng mới nhất có thể mang lại cho các cơng ty về lợi thế cạnh tranh.
3.1.2. Định hướng của cơng ty TNHH tích hợp hệ thống quản lý quốc tế
Ngay từ những ngày đầu mới thành lập, công ty đã chú trọng vào quản lý nhân sự trong việc tự mình xây dựng phần mềm riêng để quản lý nhân sự tại công ty. Việc cập nhật thay đổi phần mềm phù hợp với nhu cầu của công ty đang rất được chú trọng, vì hiện nay phần mềm quản lý nhân sự tại cơng ty chưa đáp ứng được hết nhu cầu và mong muốn của nhân viên và ban giám đốc. Công ty đã trang bị máy chấm công bằng vân tay và thẻ từ cho tất cả các nhân viên, bố trí máy chấm cơng ngay tại ba cửa ra vào của công ty. Hiện cơng ty đang tìm đối tác trong nước cung cấp phần mềm quản lý nhân sự, thêm vào các chức năng phù hợp với cơng ty, giúp cơng ty có thể quản lý
nhân sự một cách dễ dàng, làm giảm chi phí quản lý và tăng hiệu quả kình tế cho cơng ty.
3.2. Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin quản lý nhân sự tại cơng ty TNHH tích hợp hệ thống quản lý quốc tế
3.2.1. Chu trình nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty
Nhân viên trong công ty sẽ được nhân viên phịng nhân sự cập nhật thơng tin nhân viên vào hồ sơ nhân viên. Trong khi làm việc tại công ty nhân viên sẽ ký hợp đồng lao động với cơng ty, hợp đồng này sẽ được phịng nhân sự lưu giữ và quản lý. Hợp đồng lao động của nhân viên sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên. Nhân viên phịng nhân sự có thể bổ sung thêm, sửa hay xóa thơng tin trong hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng. Đồng thời, nhân viên phòng nhân sự sẽ theo dõi và cập nhật (thêm mới, sửa, xóa) các thơng tin về q trình cơng tác, đào tạo, hồ sơ khen thưởng kỷ luật của nhân viên trong thời gian làm việc tại cơng ty.
Nhân viên phịng kế tốn sẽ lập bảng lương và tính lương cho nhân viên theo hệ số lương, trợ cấp, bảo hiểm, thưởng, phạt cho nhân viên. Nhân viên phịng kế tốn dựa trên việc mức độ khen thưởng và kỷ luật theo hình thức và lý do để tính lương cho nhân viên.
Để thuận tiện cho việc quản lý việc hồ sơ nhân viên hệ thống phải cho phép nhân viên phòng nhân sự và Ban lãnh đạo có thể tra cứu mọi thơng tin về nhân viên một cách thuận tiện nhất.
Hệ thống quản lý nhân sự hỗ trợ các chức năng lập báo cáo cho nhân viên phịng nhân sự và nhân viên kế tốn. Báo cáo sẽ gửi đến cho Ban lãnh đạo công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn.
Hệ thống cũng cho phép nhân viên trong công ty đăng nhập vào tài khoản thông qua mã nhân viên để xem chi tiết hồ sơ nhân viên và bảng lương của mình.
3.2.2. Yêu cầu chức năng của hệ thống
- Quản lý hồ sơ nhân viên:
Nhân viên khi muốn vào làm việc tại công ty cần nộp hồ sơ theo quy đinh tuyển dụng của công ty, trải qua phỏng vấn, đào tạo, nếu phù hợp sẽ được tuyển dụng vào làm tại cơng ty. Khi trở thành nhân viên chính thức của cơng ty, nhân viên sẽ có hồ sơ nhân viên. Các thông tin của nhân viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên. Nhân viên sẽ được phân vào các phịng ban khác nhau tùy vào trình độ và năng lực của mình, có chức vụ và được hưởng các chính sách khác nhau. Mỗi nhân viên giữ một chức vụ, chỉ thuộc về một phịng ban, một phịng ban có nhiều nhân viên. Khi nhân viên được thăng chức hoặc chuyển đổi phòng ban, hệ thống sẽ cập nhật lại hồ sơ nhân viên. Khi có sự thay đổi cơ cấu nhân sự thì hệ thống cũng phải cập nhật cho phù hợp và có thể xem thơng tin chi tiết về nhân viên, thông tin nhân viên bao gồm các thông tin
chi tiết về nhân viên: mã nhân viên, họ tên , ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, phòng ban, chức vụ, hệ số lương…. Hệ thống cũng hỗ trợ thêm :
Thêm mới hồ sơ nhân viên khi có nhân viên mới được tuyển dụng.
Xóa thơng tin nhân viên khi cơng ty có nhân viên thơi việc.
Sửa, cập nhật thơng tin nhân viên khi có sự luân chuyển nhân sự hoặc bổ sung thêm thông tin trong hồ sơ.
Ngồi ra, nhân viên phịng nhân sự có nhiệm vụ cập nhật dữ liệu khi có sự thay đổi về các phịng ban trong cơng ty: khi cơng ty có quyết định thành lập thêm phịng ban mới thì nhân viên sẽ cập nhật vào hệ thống thêm phịng ban hoặc xóa bớt các phịng ban khi có sự sát nhập các phịng ban thu gọn bộ máy nhân sự của công ty.
- Quản lý hợp đồng lao động:
Khi được nhận vào làm việc tại công ty, nhân viên sẽ ký hợp đồng lao động với công ty. Hợp đồng lao động sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên. Ngồi những thơng tin cá nhân, thơng tin cơng ty, hợp đồng lao động có thêm những thơng tin như: ngày ký kết, thời hạn, công việc – chức vụ, chế độ làm việc và những thông tin về quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động. Hợp đồng lao động sẽ được cập nhật vào hệ thống gồm: hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức có thời hạn, hợp đồng chính thức khơng thời hạn. Đồng thời theo dõi, thông báo gia hạn hợp đồng và theo dõi lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng.
- Quản lý khen thưởng kỷ luật:
Nhân viên phòng nhân sự sẽ lập danh sách, cập nhật thông tin khen thưởng kỷ luật cho các nhân viên, các phòng ban. Nhân viên được khen thưởng (kỷ luật) bằng bất kỳ hình thức nào đều sẽ được cập nhật vào hệ thống. Khi có sự thay đổi cũng được cập nhật sửa xóa một cách thuận lợi. Ngồi ra hệ thống cịn cập nhật lý do, thành tích được khen thưởng hay kỷ luật trên hệ thống.
- Quản lý công tác:
Khi nhân viên đi công tác theo chỉ thị của công ty, mọi thông tin về chuyến công tác như: Mã nhân viên, mã phịng ban, mã cơng việc, ngày đi, ngày về, nội dung cơng tác, chi phí để cơng ty có thể theo dõi các chuyến cơng tác, nhân viên khi đi công tác một cách dễ dàng và cịn để cơng ty có chính sách hỗ trợ chi phí đi cơng tác cho các nhân viên.
- Quản lý quá trình đào tạo:
Học vấn, hệ đào tạo, chun mơn của nhân viên được cập nhật vào hệ thống. Ngồi ra, khi cơng ty mở các lớp, chương trình đào tạo cho nhân viên trong cơng ty
theo từng bộ phận cũng sẽ được cập nhật trên hệ thống, đồng thời theo dõi q trình hồn thành đào tạo của các nhân viên, các phòng ban.
- Quản lý lương:
Cập nhật bảng hệ số lương cho các nhân viên trong công ty bao gồm các thông số như: mức lương cơ bản theo quy định của Nhà nước, lương hưởng khi tham gia học tập, mức lương được hưởng khi làm thêm ngoài giờ, hệ số lương, hệ số phụ cấp…Cập nhật bảng chấm công theo từng tháng cho nhân viên. Công ty áp dụng công thức tính lương như sau:
Lương chính = hệ số lương*lương cơ bản Tiền lương = (Lương chính/22)*Ngày cơng BHXH = 8%Lương chính BHYT = 1.5%Lương chính
Tiền lương thực lĩnh = Tiền lương – BHYT – BHXH + Phụ cấp + Thưởng – Phạt
- Thống kê báo cáo:
Là công việc thường niên của bất cứ doanh nghiệp nào hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, và trong HTTT quản lý nhân sự người ta cũng thống kê báo cáo theo:
Báo cáo thông tin nhân sự bao gồm báo cáo thông tin về hồ sơ, về hợp đồng lao động, q trình khen thưởng kỷ luật, q trình cơng tác, đào tạo của nhân viên.
Báo cáo thông tin lương theo từng phịng ban và báo cáo thơng tin lương chi tiết của nhân viên công ty
3.2.3. Yêu cầu phi chức năng của hệ thống
- Yêu cầu về hiệu năng của hệ thống:
Thực hiện hiệu quả các chức năng của hệ thống.
Hệ thống báo cáo đầy đủ, chính xác, có thể theo dõi thình hình quản lý nhân sự.
Cài đặt dễ dàng, giá thành hợp lý, chất lượng hồn thành cơng việc cao, có độ chính xác cao.
Thao tác nhanh chóng, áp dụng tương thích được nhiều cơng nghệ mới, ít hỏng hóc và các lỗi kỹ thuật.
Có khả năng bảo trì hay cập nhật các chức năng nâng cấp và làm mới hệ thống.
- Yêu cầu về giao diện của hệ thống: Giao diện phải thân thiện, rõ ràng, dễ hiểu, dễ sử dụng, bố cục hợp lý, có tính liên kết. Các chức năng phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ quản lý. Tra cứu, tìm kiếm nhân viên phịng ban thơng qua tên hoặc mã nhân viên.
- Yêu cầu về thời gian sử dụng: Thời gian phản hồi thơng tin nhanh.
- u cầu ngồi: Có khả năng kết nối với các module khác của hệ thống và có khả năng mở rộng trong tương lai, nâng cấp phần mềm, hệ thống cao hơn. Có khả năng tương thích trên hệ điều hành windows 7/8/10 của Microsoft.
3.3. Phân tích hệ thống thơng tin quản lý nhân sự tại Cơng ty TNHH Tích hợp hệthống quản lý quốc tế thống quản lý quốc tế
3.3.1. Biểu đồ use case
Tác nhân Ca sử dụng Mơ tả
Phịng nhân sự
Đăng nhập Phịng nhân sự có thể đăng nhập vào hệ thống và sử dụng tất cá các chức năng của hệ thống.
Cập nhật hồ sơ nhân viên Phịng nhân sự có thể xem, chỉnh sửa, xóa HSNV phụ thuộc theo sự thay đổi nhân sự trong cơng ty.
Cập nhật hợp đồng lao động
Phịng nhân sự tiến hành thêm, sửa, xóa hợp đồng lao động cho nhân viên khi ký hợp đồng, hoãn, hủy hợp đồng.
Cập nhật khen thưởng kỉ luật
Phịng nhân sự có nhiệm vụ thêm mới, sửa, xóa khen thưởng kỉ luật.
Cập nhật q trình đào tạo
Phịng nhân sự có thể cập nhật, thêm, xóa chun mơn, hệ đào tạo, chương trình đào tạo.
Cập nhật cơng tác Phịng nhân sự tiến hành thêm, cập nhật chuyến công tác, công việc.
Cập nhật bảng chấm cơng Phịng nhân sự thêm, chỉnh sửa bảng chấm công theo từng phịng ban vào hệ thống.
Báo cáo thơng tin nhân sự Thống kê, báo cáo tình hình nhân sự cho ban giám đốc.
Phịng kế tốn
Cập nhật bảng lương Phịng kế tốn thêm mới, sửa, xóa bảng lương. Báo cáo thơng tin lương Thực hiện lập báo cáo hàng tháng, hàng năm, hàng
quý. Ban giám
đốc
Xem báo cáo nhân viên Xem báo cáo, tra cứu về nhân viên. Xem báo cáo lương Xem báo cáo, tra cứu về lương. Nhân
viên
Xem hồ sơ nhân viên Xem hồ sơ thông tin về nhân viên, HDLD,.. Xem thông tin lương Xem thông tin về lương, thưởng, kỉ luật.
- Biểu đồ Usecase tổng quát
Hình 3.2. Biểu đồ Usecase tổng quát.
Hình 3.3. Biểu đồ use case mức đỉnh tác nhân ban giám đốc
Hình 3.5. Biểu đồ use case mức đỉnh tác nhân phòng nhân sự.
- Biểu đồ use case chi tiết
Hình 3.6. Biểu đồ use case quản lý cơng tác.
Hình 3.8. Biểu đồ use case quản lý lương.
3.3.2. Biểu đồ lớp
Xác định các lớp thực thể :
+HOSONV (hồ sơ nhân viên) +QTDAOTAO (quá trình đào tạo)
+PHONGBAN (phịng ban) +QTCONGTAC (q trình cơng tác) +HOPDONGLD (hợp đồng lao động) +QTKTKL (quá trình KTKL)
+BANGLUONG (bảng lương) +CT_BANGLUONG (chi tiết bảng lương) +BANGCHAMCONG (bảng chấm cơng)
Hình 3.9. Biểu đồ lớp tổng quát3.3.3. Biểu đồ trạng thái 3.3.3. Biểu đồ trạng thái
Trạng thái đăng nhập
Biều đồ trạng thái lớp NhânViên – chức năng: cập nhật thông tin HSNV:
Biểu đồ 3.2. Biều đồ trạng thái lớp NhânViên – chức năng: cập nhật thông tin HSNV
Biểu đồ trạng thái lớp HopdongLD- chức năng cập nhật hợp đông lao động
3.3.4. Biểu đồ tuần tự
: Phong NS
: Phong NS :F.CapnhatQTK:F.CapnhatQTKTKLTKL :QTKTKL:QTKTKL :HTKTKL:HTKTKL :LIDOKTKL:LIDOKTKL
1: Mo form 2: YC Them KTKL
3: YC nhap MaNV 4: Nhap MaNV
5: Kiem tra MaNV
6: Nhap MaHTKTKL
7: Kiem tra MaHTKTKL
8: Lay TenHTKTKL 9: Hien thi TenHTKTKL
10: Nhap MaLiDoKTKL
11: Kiem tra MaLiDoLTKL
12: Lay TenLiDoKTKL 13: Hien thi TenLiDoKTKL
14: YC sua (xoa) KTKL
15: YC nhap MaNV
16: Nhap MaNV
17: Kiem tra MaNV
18: Lay thong tin QTKTKL 19: Hien thi QTKTKL
20: Sua (xoa) thong tin KTKL
21: Kiem tra thong tin sua (xoa)
22: Sua (xoa) thong tin
: Phong NS
: Phong NS :F. Cap nhat :F. Cap nhat QTDAOTAOQTDAOTAO :QTDAOTAO:QTDAOTAO :HOCVAN:HOCVAN :HEDAOTAO:HEDAOTAO 1: Mo form
2: YC Them qua trinh dao tao
3: YC nhap MaNV 4: Nhap MaNV
5: Kiem tra MaNV
6: Nhap MaHV
7: Kiem tra MaHV
8: Lay TenHV 9: Hien thi TenHV
10: Nhap MaHDT
11: Kiem tra MaHDT
12: Lay HeDaoTao 13: Hien thi HeDaoTao
14: YC sua (xoa) thong tinHDT
15: YC nhap MaNV