Tầm quan trọng ý nghĩa của phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Trong những năm gần đây, sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật và phát triển kinh tế đã làm cho công nghệ thông tin trở thành ngành mũi nhọn, không thể thiếu trong các hoạt động xã hội như quản lý, kinh tế và thông tin Công nghệ thông tin không chỉ giúp quản lý và kinh doanh nhanh chóng mà còn nâng cao độ chính xác Nó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý hiệu quả thông tin về tài chính và nhân sự.
Quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty và là một trong những thách thức lớn nhất trong quản lý Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, doanh nghiệp cần hoàn thiện công tác quản lý nhân sự để tối ưu hóa sự đóng góp của người lao động Điều này giúp thực hiện tốt nhiệm vụ, thúc đẩy sáng kiến, nâng cao trách nhiệm và tăng năng suất lao động.
Việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện đại là rất quan trọng để thay thế phương pháp quản lý thủ công Công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý nguồn nhân lực.
Công ty cổ phần Phát triển phần mềm và giải pháp tích hợp Xtel đã triển khai hệ thống thông tin quản lý, nhưng vẫn chưa đạt hiệu quả tối ưu Công ty đang gặp nhiều khó khăn do hạn chế trong quản lý nhân sự, với nhiều thiếu sót cần khắc phục Nhằm cải thiện tình hình này, tôi đã đề xuất thực hiện "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho Công ty cổ phần Phát triển phần mềm và giải pháp tích hợp Xtel".
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu hướng tới nhứng mục tiêu sau:
- Thứ nhất, nghiên cứu, hệ thống hóa các lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự.
Phân tích và đánh giá thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần Phát triển phần mềm và giải pháp tích hợp XTEL cho thấy những điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình quản lý nhân sự Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao hiệu quả trong việc lưu trữ và xử lý thông tin Tuy nhiên, vẫn còn nhiều thách thức cần khắc phục, như việc đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống và cải thiện tính linh hoạt của phần mềm để đáp ứng nhu cầu thực tế của công ty.
Vào thứ ba, chúng tôi sẽ định hướng và đề xuất phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty Cổ phần Phát triển phần mềm và Giải pháp tích hợp Xtel Mục tiêu là tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, nâng cao hiệu quả làm việc và cải thiện trải nghiệm của nhân viên thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin tiên tiến.
- Thứ tư, phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự cho Công ty cổ phần Phát triển phần mềm và Giải pháp tích hợp Xtel.
Vào thứ năm, đã có một số kiến nghị liên quan đến việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Phát triển Phần mềm và Giải pháp Tích hợp Xtel Những kiến nghị này nhằm cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự, tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty.
2.2 Nhiệm vụ của phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự
- Tổng kết lý thuyết thực tiễn, cơ sở lý luận, các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống.
- Tìm hiểu được thực trạng, phân tích đáng giá tình hình quản lý nhân sự tại Công ty.
- Dựa vào cơ sở lý luận trên và tình hình thực tế để phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty.
Phương pháp nghiên cứu
- Thu thập dữ liệu thứ cấp:
Nghiên cứu tài liệu về hệ thống là quá trình thu thập thông tin từ các báo cáo và tài liệu thống kê của Công ty Cổ phần Xtel, cũng như từ internet Mục tiêu của việc này là để hiểu rõ hơn về cấu trúc tổ chức, cơ chế hoạt động và quy trình vận hành thông tin trong hệ thống Kết quả nghiên cứu sẽ cung cấp cái nhìn tổng quát ban đầu về hệ thống quản lý nhân sự tại công ty.
Quan sát hệ thống là một phương pháp hiệu quả để thu thập thông tin cần thiết, đặc biệt khi các phương pháp khác không mang lại kết quả Nhiều thông tin quan trọng có thể không được ghi chép trong tài liệu lưu trữ hoặc không thể thu thập qua phỏng vấn.
Để hiểu rõ hơn về hệ thống quản lý nhân sự của công ty, việc tiến hành quan sát hệ thống là rất cần thiết Quan sát giúp chúng ta có cái nhìn tổng quan và sâu sắc về cách thức hoạt động của hệ thống này.
Tuy nhiên, phương pháp quan sát hệ thống cũng có một số hạn chế như đòi hỏi mất khá nhiều thời gian.
- Thu thập dữ liệu sơ cấp:
Phỏng vấn là một phương pháp hiệu quả và phổ biến để thu thập thông tin, thông qua hình thức đối thoại trực tiếp hoặc gián tiếp giữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn, nhằm thu thập dữ liệu về hệ thống quản lý nhân sự của công ty.
Trong bài phỏng vấn này, chúng tôi sẽ đề cập đến 5 câu hỏi liên quan đến cách quản lý nhân sự tại công ty Nội dung sẽ khám phá những thuận lợi và hạn chế khi công ty vẫn áp dụng phương pháp quản lý nhân sự thủ công Việc hiểu rõ những vấn đề này sẽ giúp cải thiện quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả làm việc trong tổ chức.
Tiến hành phỏng vấn 35 người , hỏi từng người và nghi lại câu trả lời.
Phiếu điều tra là một công cụ phổ biến trong thống kê, được sử dụng để thu thập thông tin phục vụ cho các nghiên cứu liên quan đến một chủ đề cụ thể.
Chúng tôi thiết kế phiếu điều tra và gửi đến các nhân viên trong công ty để họ có thể tích chọn các đáp án có sẵn Việc tổng hợp các phiếu điều tra này sẽ cung cấp cho chúng tôi một nguồn thông tin đáng tin cậy.
Chuẩn bị 35 phiếu điều tra với 27 câu hỏi tập trung vào thực trạng hệ thống thông tin hiện tại và phương pháp quản lý nhân sự tại công ty Mỗi phiếu sẽ được phát cho một nhân viên để thu thập dữ liệu.
4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Tiến hành phân tích và chọn lọc dữ liệu thu thập từ phỏng vấn và các nguồn thông tin khác để tổng hợp kết quả.
Sử dụng phần mềm Excel nhằm xử lý kết quả điều tra, khảo sát.
Kết cấu khóa luận
Phần I: Lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo.
Phần II: Được chia làm 3 chương:
Chương I: Cở sở lý luận về hệ thống thông tin và phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Chuơng II: Tổng hợp, phân tích và đánh giá tình hình ứng dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty
Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho Công ty
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Tổng quan về Hệ thống thông tin và HTTT quản lý nhân sự
Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử tương tác và ràng buộc lẫn nhau, phối hợp hoạt động để đạt được mục tiêu chung Các phần tử này có thể bao gồm vật chất như máy móc, con người, và phi vật chất như thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc hoạt động và quy trình xử lý.
1.1.2 Khái niệm về hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp bao gồm con người, thiết bị phần cứng, phần mềm và dữ liệu, có chức năng thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một môi trường nhất định (Nguồn: “Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý”, PGS.TS Đàm Gia Mạnh, Trường Đại học Thương mại).
Hệ thống thông tin có các chức năng chính bao gồm: nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu, xuất dữ liệu, lưu trữ dữ liệu và cung cấp thông tin phản hồi.
Các thành phần của hệ thống thông tin:
- Tài nguyên về con người: Là những người điều hành và sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày và những người xây dựng và bảo trì HTTT.
- Tài nguyên về phần cứng: Là các công cụ kỹ thuật dùng để thu thập, xử lý truyền đạt thông tin.
- Tài nguyên về dữ liệu: Gồm các cơ sở dữ liệu quản lý, các mô hình thông qua các quyết định quản lý.
- Tài nguyên về phần mềm: Là các chương trình của hệ thống bao gồm các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.
Tài nguyên mạng là một tập hợp các máy tính độc lập được kết nối thông qua các đường truyền vật lý, tuân theo các quy ước truyền thông nhất định.
Vai trò của hệ thống thông tin:
- Hệ thống thông tin đóng vai trò thu thập thông tin, xử lý và cung cấp cho người sử dụng khi có nhu cầu.
- Đóng vai trò trung gian giữa tổ chức và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp
Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập dữ liệu từ môi trường bên ngoài và tạo cầu nối liên lạc giữa các bộ phận trong tổ chức Nó cung cấp thông tin cần thiết cho hệ tác nghiệp và hệ quyết định, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và quy trình ra quyết định của tổ chức.
1.1.3 Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống tin học hóa, có nhiệm vụ thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin cần thiết cho người dùng trong quá trình quản lý Theo "Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý" của PGS.TS Hàn Viết Thuận, Trường Đại học Kinh tế quốc dân, hệ thống này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các quyết định quản lý hiệu quả.
Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý đối với doanh nghiệp
Hệ thống thông tin quản lý mang đến cho các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lý hiệu quả, giúp thực hiện công việc một cách nhanh chóng và chính xác Điều này cho phép nhà quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin quan trọng về tổ chức hoặc doanh nghiệp của mình.
Hệ thống thông tin (HTTT) là tài sản quý giá của mỗi doanh nghiệp (DN), việc quản lý và sử dụng hiệu quả HTTT mang lại nhiều lợi ích cho DN HTTT đóng vai trò cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành trơn tru của hệ thống để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Hệ thống thông tin hiệu quả hỗ trợ lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định chính xác và phù hợp, đồng thời giúp hoạch định nguồn lực một cách tối ưu, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
1.1.4 Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Khái niệm quản lý nhân sự:
Quản lý nhân sự là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là yếu tố then chốt cho sự thành công của tổ chức, doanh nghiệp, vì nó liên quan đến việc quản lý nguồn nhân lực trong hầu hết các phòng ban Hệ thống này thực hiện các chức năng như phân tích và lập kế hoạch nguồn nhân sự, tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, phân công công việc và các hoạt động khác liên quan đến nhân sự Bên cạnh đó, nó còn hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược về nhân sự thông qua các công cụ mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê và thực hiện các chức năng xử lý nguồn nhân lực cần thiết cho tổ chức, doanh nghiệp.
Giáo trình Hệ thống thông tin” PGS.TS Đàm Gia Mạnh, Trường Đại học
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự bao gồm phần cứng là mạng LAN và phần mềm chủ yếu là CSDL quản lý nhân sự thống nhất, sử dụng các hệ quản trị CSDL như FOXPRO, ACCESS, cùng các bảng tính như LOTUS và EXCEL Đặc trưng của hệ thống này là khả năng lưu trữ và bảo quản một lượng lớn hồ sơ tài liệu, văn bản pháp quy và các tài liệu bảo hiểm Các hoạt động thông dụng trong quản lý nhân sự bao gồm sắp xếp, tìm kiếm, in danh sách nhân sự, phân tích và dự đoán nhu cầu nhân sự Do đó, việc xây dựng một cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự thống nhất dựa trên công nghệ thông tin là rất cần thiết.
Những mục tiêu cơ bản của hệ thống thông tin quản lý nhân sự là:
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp cho lãnh đạo và cán bộ quản lý những thông tin tổng hợp về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, giúp họ đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả hơn.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp thông tin chính xác, hỗ trợ việc lập kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn cho việc sử dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
- Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp các thông tin cần thiết về tình hình bồi dưỡng đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là công cụ quan trọng phản ánh tiềm năng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, bao gồm trình độ chuyên môn, trình độ chính trị và trình độ ngoại ngữ Những thông tin này đóng vai trò then chốt trong việc đưa ra các quyết định bổ nhiệm và sử dụng nhân sự một cách hiệu quả.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về tình hình biến động nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, giúp quản lý nắm bắt kịp thời các thay đổi và đưa ra quyết định chính xác.
Khái niệm về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý
Phân tích hệ thống thông tin là quá trình đánh giá và xem xét hệ thống thông tin hiện tại nhằm xác định tiềm năng phát triển và cải tiến của nó.
Phân tích hệ thống thông tin nhằm mục đích thu thập thông tin, đánh giá hệ thống hiện tại và xác định các vấn đề tồn tại trong hệ thống.
Phân tích hệ thống thống thông tin gồm phân tích chức năng và phân tích dữ liệu.
Thiết kế hệ thống thông tin là một giai đoạn quan trọng trong việc phát triển hệ thống, diễn ra sau quá trình phân tích Giai đoạn này cung cấp thông tin chi tiết cho ban lãnh đạo nhằm quyết định việc chấp nhận và vận hành hệ thống mới Đồng thời, thiết kế hệ thống giúp đội phát triển dự án có cái nhìn tổng quan về hệ thống, từ đó nhận diện và giải quyết các vấn đề tồn tại.
Một số lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý
1.3.1 Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý a, Phương pháp phân tích cổ điển ( phi cấu trúc)
Gồm các pha: Khảo sát, thiết kế, viết lệnh, kiểm thử đơn lẻ, kiểm thử trong hệ con, kiểm thử trong toàn hệ thống.
Việc hoàn thiện hệ thống được thực hiện theo hướng “ bottom- up” ( từ dưới lên) và theo nguyên tắc tiến hành tuần tự thừ pha này đến pha khác.
Gỡ rối, sửa chữa rất khó khăn và phức tạp.
Việc tuân thủ nguyên tắc tuần tự trong quá trình thực hiện dự án có thể dẫn đến việc các pha sau chịu ảnh hưởng của lỗi ở pha trước, do đó, sau khi kết thúc một pha, người thực hiện không cần bận tâm đến nó nữa Hơn nữa, hầu hết các dự án đều phải tuân theo một kế hoạch chung đã được xác định trước, khiến cho việc đạt được kết quả như mong đợi trong thời gian quy định trở nên khó khăn Phương pháp phân tích bán cấu trúc là một trong những giải pháp có thể được áp dụng để cải thiện tình hình này.
Trong quy trình phát triển phần mềm, các bước "bottom-up" như viết lệnh và kiểm thử đã được thay thế bằng giai đoạn hoàn thiện "top-down" Điều này có nghĩa là các mô-đun cấp cao sẽ được viết lệnh và kiểm thử trước, sau đó mới đến các mô-đun ở cấp thấp hơn.
Người thiết kế thường ít liên lạc với phân tích viên hệ thống, và cả hai bên cũng không tương tác nhiều với người sử dụng, dẫn đến việc quá trình phân tích và thiết kế trở thành hai pha độc lập Phương pháp phân tích có cấu trúc được áp dụng trong bối cảnh này.
Phương pháp này bao gồm chín hoạt động chính: khảo sát, phân tích, thiết kế, bổ sung, tạo sinh, kiểm thử xác nhận, bảo đảm chất lượng, mô tả thủ tục, biến đổi cơ sở dữ liệu và cài đặt.
Các hoạt động có thể diễn ra đồng thời, do đó thuật ngữ “pha” đã được thay thế bằng “hoạt động” Mỗi hoạt động có khả năng cung cấp các sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt động trước đó.
Một số phương pháp phân tích có cấu trúc
Phương pháp hướng chức năng chia chương trình chính thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con được thiết kế để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể Điều này giúp tổ chức mã nguồn một cách rõ ràng và dễ quản lý, đồng thời tăng tính tái sử dụng của các thành phần trong lập trình.
Phương pháp này chia nhỏ bài toán thành các phần dễ giải quyết hơn, tiếp tục phân tách từng phần cho đến khi đạt được bài toán có thể thực hiện ngay lập tức, sử dụng các hàm trong ngôn ngữ lập trình hướng chức năng.
Phương pháp SADT, phát triển tại Mỹ, tập trung vào việc phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn Kỹ thuật chính của SADT bao gồm việc sử dụng sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu, ngôn ngữ mô tả có cấu trúc và ma trận chức năng để tối ưu hóa quá trình phân tích và thiết kế hệ thống.
Phương pháp MERISE là một phương pháp phát triển hệ thống thông tin có nguồn gốc từ Pháp, tập trung vào các mức bất biến của hệ thống như mức quan niệm, mức tổ chức và mức vật lý Phương pháp này kết hợp chặt chẽ với các mô hình để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình thiết kế và triển khai hệ thống thông tin.
- Các phương pháp hướng đối tượng
Cách tiếp cận hướng đối tượng là phương pháp tư duy liên kết các thành phần trong bài toán với các đối tượng thực tế Hệ thống được chia thành các đối tượng nhỏ, mỗi đối tượng bao gồm hành động và dữ liệu liên quan Các đối tượng này tương đối độc lập và hệ thống được xây dựng bằng cách kết hợp chúng thông qua các mối quan hệ tương tác.
Dưới đây là một số phương pháp phân tích hướng đối tượng:
Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) được lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thực, với yêu cầu phần mềm phải được mã hóa bằng ngôn ngữ lập trình ADA.
Do vậy phương pháp này chỉ hỗ trợ cho việc thiết kế các đối tượng mà không hỗ trợ cho các tính năng kế thừa và phân lớp.
Phương pháp OMT (Object Modelling Technique) là một trong những phương pháp tiên tiến nhất trong tiếp cận hướng đối tượng, giúp khắc phục những nhược điểm của các phương pháp trước đó.
1.3.2 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin bằng UML a, Khái niệm về UML
Ngôn ngữ UML là một ký pháp mô hình hóa hướng đối tượng, được sử dụng để hiển thị, đặc tả, tổ chức và làm tài liệu cho quá trình phát triển phần mềm, đặc biệt trong phân tích và thiết kế UML cho phép tạo ra các báo cáo, biểu đồ và bản mẫu, đồng thời độc lập với các công nghệ phát triển phần mềm Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin (HTTT) bằng UML bắt đầu bằng bước lập kế hoạch dự án.
Bước 2: Lựa chọn mô hình phát triển và phương pháp phát triển hệ thống Bước 3: Đặc tả yêu cầu hệ thống
Bước 4: Phân tích hệ thống Bước 5: Thiết kế hệ thống Bước 6: Kiểm thử
Bước 7: Triển khai và bảo trì c, Các biểu đồ trong UML
Để xây dựng biểu đồ use case, người phân tích cần xác định các tác nhân, use case và mối quan hệ giữa chúng dựa trên tập yêu cầu ban đầu Một phần quan trọng trong biểu đồ use case là các kịch bản, giúp mô tả hoạt động của hệ thống trong từng use case cụ thể.
- Dạng biểu đồ Use case:
Các phần tử biểu đồ:
+ Các use case: Là hình elip chứa tên của các usecase Biểu diễn một chức năng xác định của hệ thống.
+ Tác nhân: Biểu diễn bới một hình người tượng trương Là một đối tượng bên ngoài hệ thống tương tác trực tiếp với các use case.
+ Mối quan hệ giữa các use case: Extend và Include có dạng mũi tên đứt nét, Generalization có dạng mũi tên tam giác.
Xây dựng biểu đồ lớp: Xác định tên các lớp, các thuộc tính của lớp, một số phương thức và mối quan hệ cơ bản trong sơ đồ lớp
+ Các phần tử biểu đồ lớp gồm: Lớp, thuộc tính, phương thức.
+ Các mối quan hệ trong biểu đồ lớp: Khái quát hóa, quan hệ kết hợp,quan hệ phụ thuộc.
Xây dựng biểu đồ trạng thái: Mô tả các trạng thái và chuyển tiếp trạng thái trong hoạt động của một đối tượng trong một lớp nào đó.
- Dạng biểu đồ trạng thái:
+ Các thành phần trong biểu đồ trạng thái: Trạng thái bắt đầu, trạng thái kết thúc, các chuyển tiếp, sự kiện.
Xây dựng biểu đồ tương tác, bao gồm biểu đồ cộng tác và biểu đồ tuần tự, là bước quan trọng trong việc mô tả chi tiết hoạt động của các use case Các biểu đồ này dựa trên các scenario đã được xác định và các lớp trong pha phân tích, giúp làm rõ mối quan hệ và quy trình giữa các thành phần trong hệ thống.
KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG
TRIỂN PHẦN MỀM VÀ GIẢI PHÁP TÍCH HỢP XTEL.
2.1 Tổng quan về công ty Cổ phần phát triển phần mềm và Giải pháp tích hợp XTEL
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty a, Thông tin cơ bản về công ty
- Tên công ty: Công ty cổ phần phát triển phần mềm và Giải pháp tích hợp Xtel.
- Địa chỉ: Tầng 5, Tòa nhà AD Building, Lô B7+ B9, Ô D21 ngõ 92 đường Trần Thái Tông, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội.
- Mã số thuế: 0106845617 b Lịch sử hình thành và phát triển
Công Ty Cổ phần phát triển phần mềm và Giải pháp tích hợp Xtel được Sở
Kế hoạch và Đầu tư cấp giấy phép đăng ký kinh doanh với mã số thuế là
Công Ty Cổ phần phát triển phần mềm và Giải pháp tích hợp Xtel, thành lập từ ngày 11/05/2015, đã hoạt động hơn 3 năm với trụ sở chính tại Tầng 5, Tòa nhà AD Building, Hà Nội Ngành nghề chính của công ty là xuất bản phần mềm, và trong thời gian ngắn ngủi, Xtel đã đạt được nhiều thành công lớn, mở rộng thị trường và khẳng định tên tuổi trong lĩnh vực này Công ty nổi bật nhờ phát triển nhiều phần mềm tiện ích, tạo dựng uy tín và một lượng khách hàng thân quen ngày càng đông đảo Ngoài xuất bản phần mềm, Xtel còn mở rộng hoạt động sang phát triển ứng dụng di động, tiếp thị kỹ thuật số và thiết kế đồ họa, cung cấp dịch vụ công nghệ tốt nhất cho khách hàng.
Công ty cổ phần phát triển phần mềm và Giải pháp tích hợp Xtel hoạt động với các lĩnh vực sau:
- Phát triển nhiều ứng dụng trong các ngành dọc khác nhau bao gồm
Chăm sóc sức khỏe, Giáo dục, Tài chính và Giải trí.
Tạo nội dung kỹ thuật số chất lượng cao không chỉ gia tăng giá trị cho khách hàng mà còn thúc đẩy sự tham gia và doanh thu.
2.1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm từ 2016-2018.
Dưới đây là bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2016- 2018
Bảng 1.1 Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty 2016- 2018 Đơn vị: Nghìn đồng
STT Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
(Nguồn: Báo cáo tài chính Phòng kế toán công ty Cổ phần phát triển phần mềm và Giải pháp tích hợp Xtel )
Từ bảng kết quả hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2016 đến 2018, có thể thấy rằng hoạt động kinh doanh của công ty đã liên tục tăng trưởng và phát triển mạnh mẽ.
Doanh thu của công ty trong năm 2016 đạt 92.465.736.372 nghìn đồng Năm 2017, doanh thu tăng lên 97.397.957.345 nghìn đồng, tương ứng với mức tăng 5,33% so với năm trước Đến năm 2018, doanh thu tiếp tục tăng mạnh, đạt 110.576.873.087 nghìn đồng, ghi nhận mức tăng 13,53% so với năm 2017.
Lợi nhuận sau thuế của công ty từ năm 2016 đến năm 2018 đều có xu hướng tăng trưởng Cụ thể, năm 2017, lợi nhuận sau thuế đạt 72.462.701.769 nghìn đồng, tăng 11,65% so với năm 2016 Đến năm 2018, lợi nhuận sau thuế tiếp tục tăng lên 77.563.848.524 nghìn đồng, với mức tăng 5.101.146.755 nghìn đồng so với năm 2017.
2.2 Thực trạng ứng dụng HTTT quản lý nhân sự của công ty
2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty
Giám đốc là người đứng đầu và đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh Họ có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm và cách chức các chức danh quản lý trong công ty, đồng thời bảo vệ quyền lợi cho cán bộ nhân viên Giám đốc cũng quyết định mức lương và phụ cấp cho người lao động, và phụ trách chung về các vấn đề tài chính cũng như các mối quan hệ đối nội và đối ngoại của công ty.
Phó giám đốc là người quản lý các hoạt động trong công ty và có trách nhiệm thay thế giám đốc điều hành khi giám đốc vắng mặt Dù đảm nhận vai trò quan trọng này, phó giám đốc vẫn phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về các công việc được giao.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và thuyết phục khách hàng mới sử dụng sản phẩm của công ty Đồng thời, phòng cũng chăm sóc và duy trì mối quan hệ với các khách hàng hiện tại để đảm bảo sự hài lòng và trung thành của họ.
Quản trị nội dung website của doanh nghiệp, tư vấn và chăm sóc khách hàng trực tuyến.
Phòng tài chính – kế toán hỗ trợ ban giám đốc trong việc theo dõi tình hình tài chính, xác định nhu cầu vốn và tình trạng luân chuyển vốn Đồng thời, phòng cũng tổ chức thực hiện công tác kế toán, theo dõi biến động tài sản và tình hình kinh doanh Ngoài ra, phòng cung cấp thông tin kịp thời cho ban giám đốc và đóng góp ý kiến về hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng như hợp nhất báo cáo tài chính của công ty.
Phòng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực của công ty Nhiệm vụ chính bao gồm tìm kiếm và tuyển dụng nhân viên, lên lịch phỏng vấn, và báo cáo tình hình nhân sự cho ban giám đốc Ngoài ra, phòng nhân sự còn đảm nhận việc đào tạo, phát triển nhân viên, duy trì mối quan hệ lao động, và cung cấp thông tin cũng như dịch vụ nhân sự cần thiết cho tổ chức.
Phòng kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho ban giám đốc về các vấn đề kỹ thuật, công nghệ, định mức và chất lượng sản phẩm Phòng này chịu trách nhiệm thiết kế, triển khai và giám sát kỹ thuật cho các sản phẩm, đảm bảo cơ sở hạch toán cho việc ký kết hợp đồng kinh tế Ngoài ra, phòng cũng thực hiện kiểm tra, giám sát và nghiệm thu chất lượng của các sản phẩm phần mềm, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Có thể thấy, bộ máy tổ chức, quản lý của công ty được bố trí chặt chẽ.
Mỗi một bộ phận đảm nhiệm một chức năng khác nhau, thể hiện tính tập trung và phân quyền cao.
Công ty có mô hình cơ cấu tổ chức và quản lý gọn nhẹ, đơn giản và hợp lý, giúp thuận tiện cho việc điều hành và giám sát hoạt động kinh doanh của ban lãnh đạo.
2.2.2 Nguồn nhân sự của công ty:
Cơ cấu nhân lực của doanh nghiệp:
- Nhân viên kỹ thuật: 16 người
- Nhân viên kinh doanh: 10 người
Bộ phận nhân sự của công ty hiện có 5 người, với độ tuổi trung bình từ 22 đến 30 Tổng số nhân viên và giám đốc trong công ty là 46, trong đó có 30 người tốt nghiệp đại học trở lên và 18 người chuyên môn về công nghệ thông tin Nguồn nhân lực hiện tại được đào tạo bài bản, đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng theo định hướng của công ty Do tình hình kinh doanh, một số bộ phận đã giảm bớt nhân viên, chỉ giữ lại những người tâm huyết để phát triển theo hướng đã chọn Công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, vì vậy vẫn duy trì mối quan hệ với các cộng tác viên nhiệt tình, sẵn sàng hỗ trợ khi có nhu cầu.
2.2.3 Trang thiết bị phần cứng
Bảng 2.1: Trang thiết bị phần cứng STT Tên phần cứng Số lượng
- Máy chủ: Máy chủ do bộ phận CNTT của công ty quản lý.
- Máy tính để bàn: Có 50 máy tính để bàn của nhãn hiệu Dell Votro 3470 Thông số: CPU: Intel Core i5 8400, Ổ cứng: HDD 1TB, RAM: 4GB, Ổ đĩa quang: DVDRW
- Laptop: Có 5 máy bao gồm các nhãn hiệu Dell, Toshiba, Samsung.Thông số: Pentium, dual-core CPU 2GB of RAM
- Máy chiếu: Có 2 máy chiếu để phục vụ mục đích hội họp.
- Máy in: Có 2 máy in laser Canon LBP2900
- Máy photo Có 1 máy photo
- Camera: Có 4 chiếc camera được lắp.
- 100% các máy tính đều được kết nối Internet.
Công ty sử dụng mạng nội bộ LAN và WAN để kết nối các thiết bị đầu cuối như máy tính, máy chủ và máy in, tạo thành một hệ thống truyền thông dữ liệu hiệu quả.
Việc áp dụng một mạng nội bộ nghiêm ngặt giúp công ty tối ưu hóa an toàn bảo mật, đồng thời cho phép các máy móc và thiết bị kết nối nhanh chóng với nhau và với cơ sở dữ liệu.
2.2.2 Các phần mềm ứng dụng
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM VÀ GIẢI PHÁP TÍCH HỢP XTEL
LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM VÀ
GIẢI PHÁP TÍCH HỢP XTEL.
3.1 Định hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần Phát triển phần mềm và Giải pháp tích hợp Xtel.
Phương thức quản lý nhân viên truyền thống trên giấy đang dần lỗi thời, nhường chỗ cho các công cụ phần mềm hiện đại Những công cụ này hỗ trợ bộ phận hành chính nhân sự trong việc lưu trữ và quản lý thông tin nhân viên một cách dễ dàng và hiệu quả.
Để đáp ứng nhu cầu quản lý nhân viên chặt chẽ và toàn diện hơn, hệ thống thông tin mới của công ty cần tích hợp các chức năng chính sau đây.
Quản lý hồ sơ nhân viên bao gồm các hoạt động như thêm, chỉnh sửa và cập nhật thông tin nhân viên, cũng như tìm kiếm, tra cứu và xóa thông tin khi cần thiết.
- Quản lý chấm công: Nhập bảng chấm công hàng ngày , cuối tháng được cập nhật lại, có thể điều chỉnh lại bảng chấm công.
Quản lý tiền lương là quá trình theo dõi và thống kê tiền lương hàng tháng của nhân viên Nhân viên kế toán cần ghi nhận các khoản thưởng và phạt để tính toán chính xác số tiền lương thực tế mà mỗi nhân viên nhận được.
- Báo cáo: Báo cáo về lương, bảng chấm công, báo cáo thưởng phạt.
3.2 Đề xuất phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần Phát triển phần mềm và Giải pháp tích hợp Xtel.
Khi người lao động xin việc tại công ty, họ cần nộp hồ sơ theo quy định tuyển dụng Nếu hồ sơ phù hợp, họ sẽ được tuyển dụng làm nhân viên chính thức và ký hợp đồng với công ty Thông tin của nhân viên sẽ được lưu trữ trong hồ sơ, bao gồm mã nhân viên, tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại và trình độ học vấn Nhân viên được phân chia theo phòng ban và chức vụ khác nhau, mỗi người giữ một chức vụ và thuộc về một phòng ban, trong khi một phòng ban có thể có nhiều nhân viên.
Hợp đồng lao động sẽ được lưu trữ cùng với hồ sơ nhân viên và bao gồm các thông tin quan trọng như ngày ký kết, thời hạn hợp đồng, công việc đảm nhận và chế độ làm việc, bên cạnh những thông tin cá nhân và thông tin công ty.
Hệ thống chấm công ghi nhận thông tin về ngày làm việc và ngày nghỉ của nhân viên, bao gồm cả nghỉ phép và không phép Hệ thống này cũng tính lương dựa trên số ngày công, kèm theo các khoản phụ cấp, bậc lương, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm xã hội (BHXH), cũng như các khoản thưởng và phạt.
Hệ thống hỗ trợ chức năng báo cáo để lập báo cáo gửi cho giám đốc.
3.2.2 Xác định yêu cầu của hệ thống Để việc quản lý nhân viên của công ty được đơn giản, nhanh chóng, chính xác và dễ sử dụng, phần mềm quản lý nhân sự cho Công ty cổ phần Phát triển phần mềm và Giải pháp tích hợp Xtel phải đạt được yêu cầu sau:
- Quản trị hệ thống phân quyền theo các phòng ban, chức năng gồm đăng nhập và đổi mật khẩu.
Chức năng quản lý hồ sơ nhân viên cho phép lãnh đạo dễ dàng quản lý thông tin nhân sự trong công ty Các thao tác chính bao gồm tạo, sửa đổi, tìm kiếm và xóa hồ sơ nhân viên một cách hiệu quả.
Chức năng quản lý tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tiền lương hàng tháng của nhân viên Kế toán cần thực hiện thống kê các khoản thưởng và phạt để xác định số tiền lương thực tế mà từng nhân viên nhận được.
- Chức năng báo cáo, thống kê: Lập báo cáo hàng tháng phục vụ công tác quản trị.
- Chức năng tìm kiếm: Tìm kiếm và hiển thị kết quả theo yêu cầu người truy cập hệ thống.
- Hệ thống có khả năng lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật, có khả năng mở rộng và nâng cấp.
- Hệ thống về giao diện thân thiện, dễ sử dụng, các tiêu đề, thông báo rõ rang, dễ hiểu , các chức năng được sắp xếp hợp lý, dễ tìm.
3.3 Phân tích hệ thống quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần phát triển phần mềm và Giải pháp tích hợp Xtel.
3.3.1 Xác định các tác nhân và đặc tả hệ thống
Bảng 3.1 Xác định các tác nhân và đặc tả Use Case
Tác nhân Ca sử dụng Mô tả
Nhân viên phòng nhân sự có thể đăng nhập vào hệ thống bằng tên và mật khẩu, từ đó sử dụng các chức năng của hệ thống một cách hiệu quả.
Quản lý thông tin nhân viên, hồ sơ nhân viên.
Người quản lý có thể xem, sửa, xóa, tìm kiếm hồ sơ nhân viên.
Người quản lý có thể thêm mới, sửa, xóa, bảng chấm công của nhân viên.
Nhân viên kế toán có thể đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản gồm tên và mật khẩu, từ đó sử dụng các chức năng của hệ thống một cách hiệu quả.
Người quản lý thực hiện việc tính lương cho nhân viên
Ban giám đốc Đăng nhập Bạn giám đốc có tài khoản gồm tên và mật khẩu để đăng nhập hệ thống thực hiện chức năng tìm kiếm, tra cứu.
Xem báo cáo nhân viên
Xem báo cáo, tra cứu về nhân viên.
Xem báo cáo, tra cứu về lương
Biểu đồ 3.1: Biểu đồ Use Case tổng quát.
Phân rã Use Case Quản lý Hồ sơ nhân viên
Biểu đồ 3.2: Biểu đồ phân rã Use Case quản lý hồ sơ nhân viên
Phân rã Use Case Quản lý chấm công
Biểu đồ 3.3: Biểu đồ phân rã Use Case quản lý chấm công
Phân rã Use Case Quản lý lương
Biểu đồ 3.4: Biểu đồ phân rã Use Case quản lý lương
Phân rã Use Case Báo cáo- Thống kê
Biểu đồ 3.5: Biểu đồ phân rã Use Case báo cáo- thống kê
3.3.3 Biểu đồ lớp chi tiết
Biểu đồ lớp có những thực thể sau:
NHANVIEN( MaNV,TenNV, GioiTinh, NgaySinh, DiaChi, SoDienThoai,CMND, TrinhDoHocVan, MaCV, MaPB)
HOPDONGLAODONG (MaHD, MaNV, TenNV, CongViec, MaCV, MaPB, NgayKy, NgayKetThuc, HeSoLuong)
BANGCHAMCONG(MaBCC, MaNV, NgayThang, DiMuon,VeSom, NghiCoPhep, NghiKhongPhep, TongCong) BANGLUONG( MaBL, MaBCC, MaNV, LuongChinh, PhuCap, TienThuong, TienPhat, TamUng, BHXH, BHYT,
LuongPhaiTra,ThangNam)CHUCVU( MaCV, TenCV, MaPB, MaNV, TenNV)PHONGBAN( MaPB, TenPB, MaNV, TenNV, SoDienThoai)
Biểu đồ 3.6: Biểu đồ lớp chi tiết
3.3.4 Biểu đồ trạng thái a, Biểu đồ trạng thái lớp Hồ sơ nhân viên
Biểu đồ 3.7: Biểu đồ trạng thái lớp Hồ sơ nhân viên b, Biểu đồ trạng thái Tính lương
Biểu đồ 3.8: Biểu đồ trạng thái lớp Tính lương c, Biểu đồ trạng thái chấm công
Biểu đồ 3.9: Biểu đồ trạng thái lớp chấm công
3.3.5 Biểu đồ tuần tự a, Biểu đồ tuần tự chức năng Đăng nhập
Biểu đồ 3.10: Biểu đồ tuần tự chức năng Đăng nhập b, Biểu đồ tuần tự chức năng Thêm thông tin nhân viên
Biểu đồ 3.11: Biểu đồ tuần tự chức năng Thêm thông tin nhân viên c, Biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm nhân viên
Biểu đồ 3.12: Biểu đồ tuần tự chức năng Tìm kiếm nhân viên
Quá trình áp dụng hệ thống quản lý nhân sự bao gồm nhiều hoạt động quan trọng Một trong những hoạt động cơ bản là biểu đồ hoạt động đăng nhập vào hệ thống quản lý nhân sự, giúp theo dõi và quản lý thông tin nhân viên một cách hiệu quả.
Biểu đồ 3.13: Biểu đồ hoạt động chức năng Đăng nhập b, Biểu đồ hoạt động chức năng Thêm thông tin hồ sơ nhân viên
Biểu đồ 3.14: Biểu đồ hoạt động chức năng Thêm thông tin hồ sơ nhân viên c, Biểu đồ hoạt động chức năng Xóa thông tin
Biểu đồ 3.15 minh họa chức năng Xóa thông tin trong hệ thống quản lý nhân sự Thiết kế hệ thống này được thực hiện tại công ty Cổ phần phát triển phần mềm và Giải pháp tích hợp Xtel, nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự và nâng cao hiệu quả làm việc.
3.4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Bảng 3.2: Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu nhân viên
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích MaNV(Primary key) Text Mã nhân viên
TenNV Text Tên nhân viên
SoDienThoai Number Số điện thoai
CMND Number Số chứng minh thư
TrinhDoHocVan Text Trình độ học vấn
MaCV Text Mã chức vụ
MaPB Text Mã phòng ban
- Bảng Hợp đồng lao động
Bảng 3.3: Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu hợp đồng lao động
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích MaHD(Primary key) Text Mã hợp đồng
MaNV Text Mã nhân viên
TenNV Text Tên nhân viên
MaCV Text Mã chức vụ
MaPB Text Mã phòng ban
NgayKetThuc Text Ngày kết thúc
HeSoLuong Number Hệ số lương
Bảng 3.4: Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu bảng chấm công
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích
MaBCC Text Mã bảng chấm công
MaNV Text Mã nhân viên
NghiCoPhep Text Nghỉ có phép
NghiKhongPhep Text Nghỉ không phép
Bảng 3.5: Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu bảng lương
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích
MaBL Text Mã bảng lương
MaBCC Text Mã bảng chấm công
MaNV Text Mã nhân viên
BHXH Number Bảo hiểm xã hội
BHYT Number Bảo hiểm y tế
LuongPhaiTra Number Lương phải trả
Bảng 3.6: Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu chức vụ
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích
MaCV Text Mã chức vụ
TenCV Text Tên chức vụ
MaPB Text Mã phòng ban
MaVN Text Mã nhân viên
TenNV Text Tên nhân viên
Bảng 3.7: Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu phòng ban
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích
MaPB Text Mã phòng ban
TenPB Text Tên phòng ban
MaNV Text Mã nhân viên
TenNV Text Tên nhân viên
SoDienThoai Number Số điện thoại
- Khi mở ứng dụng, hệ thống sẽ yêu cầu người dùng đăng nhập để sử dụng hệ thống
Hình 3.1: Giao diện đăng nhập hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Công ty cổ phần XTEL.
Khi người dùng đăng nhập vào hệ thống, họ sẽ thấy các nút lệnh để truy cập vào các chức năng khác nhau, phục vụ cho nhiều mục đích như quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, quản lý lương và báo cáo thống kê.
Form giao diện các chức năng.
Hình 3.2: Giao diện các chức năng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự Công ty cổ phần XTEL.
Khi người dùng chọn Quản lý hồ sơ nhân viên, giao diện quản lý hồ sơ nhân viên sẽ như sau:
Hình 3.3: Giao diện chức năng quản lý hồ sơ nhân viên của hệ thống thông tin quản lý nhân sự Công ty cổ phần XTEL.
