Kết quả cho thấy 82% số phiếu cho rằng xây dựng một HTTT quản lý nhân sự là cần thiết. Công ty cần xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự để có thể thuận tiện trong việc quản lý nhân sự cũng như đáp ứng được nhu cầu của nhân viên.
2.3. Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty
Ưu điểm:
Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ phần mềm, chuyên sâu thiết kế, tạo website và các phần mềm ứng dụng cho nhiều các lĩnh vực công việc của công ty nên việc đầu tư về trang thiết bị phần cứng, phần mềm cũng như cơ sở vật chất được Ban lãnh đạo công ty rất chú trọng, các công nghệ, kỹ thuật, trang thiết bị phục vụ cho công việc được công ty được bắt kịp theo xu hướng phát triển của công nghệ.
Từ kết quả thu thập được ta nhận thấy các ưu điểm trong xây dựng HTTT quản lý nhân sự của công ty như sau:
- Công ty được trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ tối đa nhu cầu của cơng việc như: máy tính, máy in, máy chiếu, điện thoại cố định, máy fax,…
- Cơng ty sử dụng chính phần mềm của mình sản xuất để áp dụng cho hệ thống thông tin của công ty nên việc sử dụng phục vụ công việc cho từng công việc của các bộ phận một cách dễ dàng.
trình độ CNTT, kỹ thuật lập trình lành nghề.
- Hệ quản trị CSDL của cơng ty được phân quyền người dùng, được thực hiện một cách dễ dàng và linh hoạt.
Nhược điểm:
Mặc dù có nhiều ưu điểm trong xây dựng HTTT quản lý nhân sự của công ty nhưng không thể không kể tới những nhược điểm sau:
- Song song với những ưu điểm thì cơ sở hạ tầng và hệ mạng truyền thông của cơng ty cần chi phí bảo trì, sửa chữa các thiết bị máy móc và hệ thống mạng định kỳ, chi phí chi trả cho nhà cung cấp dịch vụ Internet của công ty cao.
- Nhân viên có kinh nghiệm, trình độ CNTT chưa đủ để đáp ứng u cầu cơng việc, trong khi đó nguồn nhân lực nhân viên mới thì khơng có đủ trình độ chun mơn CNTT để đáp ứng cho u cầu, tính chất cơng việc.
- Hệ quản trị CSDL nhân sự của cơng ty khi ứng dụng Excel thì các thao tác cịn mang tính thủ cơng nhiều, mất nhiều thời gian, dễ gây nhiều sai sót và lưu trữ khó khan, cịn dễ mất thơng tin. Việc tìm kiếm, truy xuất thơng tin chậm, kém hiệu quả gây khó khan cho việc quản lý.
Vấn đề cần đặt ra
Hoạt động quản lí nhân sự hiện tại của công ty là bang Excel, khá thủ công và tốn nhiều công đoạn, thời gian, nhiều người cùng làm mà không đạt kết quả như ý muốn.
Phần mềm Excel khơng có tính năng phân quyền, thơng tin dễ dàng bị can thiệp trái phép bởi bất kỳ người dùng nào. Vì thiếu sự an tồn có thể gây ra thiệt hại lớn cho công ty.
Khi công ty càng ngày càng phát triển, mở rộng quy mơ, do đó số lượng nhân viên sẽ tăng lên, việc quản lí nhân sự bằng Excel sẽ gặp nhiều khó khăn và khơng đáp ứng được trong thời gian tới.
Người quản lý khó tra cứu thơng tin nhân viên vì số lượng hồ sơ, giấy tờ lưu trữ lớn. Hơn nữa trong quá trình lưu trữ, tìm kiếm và chỉnh sửa hồ sơ có thể dẫn đến thất lạc hoặc mất.
Vậy nên việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty là việc cần thiết.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM VÀ
GIẢI PHÁP TÍCH HỢP XTEL.
3.1. Định hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần Phát triển phần mềm và Giải pháp tích hợp Xtel. tại Cơng ty cổ phần Phát triển phần mềm và Giải pháp tích hợp Xtel.
Cho đến nay, phương thức quản lý nhân viên trên giấy đã dần trở nên lỗi thời thay vào đó là sự hỗ trợ của các cơng cụ phần mềm giúp bộ bận hành chính nhân sự có thể dễ dàng lưu trữ, quản lý mọi thông tin của nhân viên.
Với nhu cầu địi hỏi của cơng ty là quản lý nhân viên chặt chẽ hơn và bao quát hơn cách quản lý nhân viên hiện tại thì hệ thống thơng tin mới của công ty sẽ phải bao gồm các chức năng chính sau:
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Thêm thơng tin nhân viên, chỉnh sửa thông tin nhân viên, cập nhật thơng tin nhân viên, tìm kiếm, tra cứu thơng tin và xóa thơng tin nhân viên.
- Quản lý chấm công: Nhập bảng chấm công hàng ngày , cuối tháng được cập nhật lại, có thể điều chỉnh lại bảng chấm công.
- Quản lý tiền lương: Quản lý tiền lương theo từng tháng của các nhân viên, nhân viên kế toán hàng tháng phải thống kê các khoản tiền thưởng, phạt, để tính ra tiền lương thực tế mà nhân viên được nhận.
- Báo cáo: Báo cáo về lương, bảng chấm cơng, báo cáo thưởng phạt.
3.2. Đề xuất phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Côngty cổ phần Phát triển phần mềm và Giải pháp tích hợp Xtel. ty cổ phần Phát triển phần mềm và Giải pháp tích hợp Xtel.
3.2.1. Mơ tả bài tốn
Khi người lao động muốn xin vào làm việc tại công ty cần nộp hồ sơ theo quy định tuyển dụng, nếu phù hợp sẽ được tuyển dụng vào làm nhân viên chính thức, lúc này nhân viên sẽ được ký hợp đồng với công ty, thông tin nhân viên sẽ được lưu trữ trong hồ sơ nhân viên. Thông tin của nhân viên sẽ bao gồm: Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, trình độ học vấn… Nhân viên được chia theo phịng ban và có chức vụ khác nhau. Mỗi nhân viên giữ một chức vụ và chỉ thuộc về một phịng ban, một phịng ban có thể có nhiều nhân viên.
Hợp đồng lao động sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên. Ngồi những thơng tin cá nhân, thông tin cơng ty, hợp đồng lao động có thêm những thơng tin như ngày ký kết thời hạn, công việc, chế độ làm việc.
phép, không phép),…của nhân viên. Tính lương nhân viên theo ngày công, thêm phụ cấp, cấp bậc lương, BHYT, BHXH, thưởng và phạt.
Hệ thống hỗ trợ chức năng báo cáo để lập báo cáo gửi cho giám đốc.
3.2.2. Xác định yêu cầu của hệ thống
Để việc quản lý nhân viên của cơng ty được đơn giản, nhanh chóng, chính xác và dễ sử dụng, phần mềm quản lý nhân sự cho Công ty cổ phần Phát triển phần mềm và Giải pháp tích hợp Xtel phải đạt được yêu cầu sau:
- Quản trị hệ thống phân quyền theo các phòng ban, chức năng gồm đăng nhập và đổi mật khẩu.
- Chức năng quản lý hồ sơ nhân viên giúp bạn lãnh đạo có thể quản lý thông tin nhân sự tại công ty. Các thao tác chính là tạo, sửa, tìm kiếm, xóa hồ sơ. - Chức năng quản lý tiền lương: Quản lý tiền lương theo từng tháng của các nhân viên, kế toán hàng tháng phải thống kê các khoản thưởng, phạt để tính ra số tiền lương thực tế mà tường nhân viên nhận được .
- Chức năng báo cáo, thống kê: Lập báo cáo hàng tháng phục vụ công tác quản trị.
- Chức năng tìm kiếm: Tìm kiếm và hiển thị kết quả theo yêu cầu người truy cập hệ thống.
- Hệ thống có khả năng lưu trữ dữ liệu an tồn, bảo mật, có khả năng mở rộng và nâng cấp.
- Hệ thống về giao diện thân thiện, dễ sử dụng, các tiêu đề, thông báo rõ rang, dễ hiểu , các chức năng được sắp xếp hợp lý, dễ tìm.
3.3. Phân tích hệ thống quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần pháttriển phần mềm và Giải pháp tích hợp Xtel. triển phần mềm và Giải pháp tích hợp Xtel.
3.3.1 Xác định các tác nhân và đặc tả hệ thống
Bảng 3.1 Xác định các tác nhân và đặc tả Use Case
Tác nhân Ca sử dụng Mơ tả Nhân viên
phịng nhân sự
Đăng nhập Nhân viên quản lý nhân sự có Tên và Mật khẩu có thể đăng nhập vào hệ thống và sử dụng các chức năng của hệ thống
Quản lý thông tin nhân viên, hồ sơ nhân viên.
Người quản lý có thể xem, sửa, xóa, tìm kiếm hồ sơ nhân viên.
Quản lý chấm cơng
Người quản lý có thể thêm mới, sửa, xóa, bảng chấm cơng của nhân viên.
Nhân viên kế toán
Đăng nhập Nhân viên kế tốn có tài khoản gồm tên và mật khẩu có thể đăng nhập vào hệ thống và sử dụng các chức năng của hệ thống.
Quản lý tiền lương
Người quản lý thực hiện việc tính lương cho nhân viên
Ban giám đốc Đăng nhập Bạn giám đốc có tài khoản gồm tên và mật khẩu để đăng nhập hệ thống thực hiện chức năng tìm kiếm, tra cứu.
Xem báo cáo nhân viên
Xem báo cáo, tra cứu về nhân viên. Xem báo cáo
lương
3.3.2. Biểu đồ Use Case
Use Case tổng quát: