TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay, Việt Nam đang trải qua giai đoạn phát triển mạnh mẽ, tiếp nhận những thành tựu khoa học mới Sự gia nhập WTO đã đánh dấu bước ngoặt quan trọng cho nền kinh tế, tạo điều kiện giao lưu và tự do hóa thương mại với các quốc gia khác Đồng thời, Việt Nam cũng học hỏi được kinh nghiệm quản lý nhân sự từ các nước phát triển Nhờ vào chính sách của nhà nước và sự đầu tư nước ngoài, nền kinh tế nước ta đã có sự tăng trưởng nhanh chóng.
Công ty TNHH Truyền thông và Du lịch ALU Việt Nam được thành lập năm
2010, hiện nay công ty đang trên đà phát triển mạnh, cung cấp cho thị trường những sản phẩm tốt nhất về cả chất lượng và số lượng dịch vụ
Công ty TNHH Truyền thông và Du lịch ALU Việt Nam đang đối mặt với nhiều khó khăn trong quản lý nhân sự và bảo mật thông tin Hiện tại, vấn đề quản lý nhân sự còn nhiều thiếu sót, ảnh hưởng đến hoạt động của công ty Để cải thiện tình hình, công ty đã triển khai mô hình quản lý nhân sự và thành lập bộ phận nhân sự chuyên trách Tuy nhiên, mô hình này vẫn còn mới mẻ đối với nhân viên, và đội ngũ nhân sự hiện tại thiếu kinh nghiệm cũng như công cụ quản lý hiệu quả.
Công ty đang đối mặt với thách thức trong việc hoàn thiện và phát triển mô hình quản lý nhân sự, nhằm xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiệu quả Dựa trên những thông tin đã nghiên cứu và thu thập trong quá trình thực tập, tôi xin đề xuất một đề tài khóa luận liên quan đến vấn đề này.
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty TNHH Truyền thông và Du lịch ALU Việt Nam nhằm tối ưu hóa hoạt động của công ty, khai thác hiệu quả cơ sở dữ liệu nhân sự, và xây dựng phong cách làm việc khoa học, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
Tổng quan về đề tài nghiên cứu
1.2.1 Tình hình nghiên cứu ngoài nước
Hệ thống quản lý nhân sự đã có mặt từ lâu, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất làm việc của tổ chức và doanh nghiệp Trong những năm gần đây, nhiều phần mềm quản lý nhân sự mới, hiệu quả hơn đã được phát triển để thay thế các hệ thống cũ, với mục tiêu cải tiến tốc độ, tính bảo mật và hiệu quả quản lý Một số phần mềm quản lý nhân sự nổi bật trên thế giới bao gồm gói quản trị nguồn lực (ERP) của SAP, hệ thống chấm công và nghỉ phép (E-Roster), Hệ thống quản lý thông tin nhân viên (Personnel Information), và Hệ thống tính lương (Payroll).
1.2.2 Tình hình nghiên cứu trong nước
Phần mềm quản lý nhân sự đã có mặt trên thế giới từ lâu và được áp dụng rộng rãi Tuy nhiên, tại Việt Nam, phần mềm này chỉ mới được biết đến và sử dụng phổ biến trong khoảng hơn mười năm gần đây, nhờ vào sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin.
Vì vậy, đến nay phần mềm quản lý nhân sự đã trở lên phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn.
Một số bài khóa luận đã nghiên cứu về đề tài thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự, chẳng hạn như bài "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long" Bài viết này chỉ ra những ưu điểm nổi bật, bao gồm giao diện thân thiện và dễ sử dụng, tạo cảm giác gần gũi với hệ thống cũ.
- Lưu trữ hoàn toàn dữ liệu
- Đưa ra dữ liệu được xử lý chính xác
Hệ thống thực tế đã đáp ứng một phần yêu cầu, tuy nhiên, nhược điểm là cơ sở dữ liệu chỉ được xây dựng trên nền tảng một hệ thống thông tin mạng, và hiện tại chỉ mới được trình diễn trên máy cục bộ.
- Các chức năng đầy đủ để quản lý một hệ thống là chưa hoàn chỉnh.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Hệ thống hóa kiến thức về lý luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong doanh nghiệp bao gồm các khái niệm cơ bản, phân loại hệ thống và các phương pháp phân tích thiết kế.
Thứ hai, hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về mô hình quản lý nhân sự nói chung và của công ty nói riêng.
Vào thứ ba, dựa trên nghiên cứu thực trạng quản lý nhân sự tại công ty, bài viết đề xuất một số giải pháp áp dụng và phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự trên website công ty Mục tiêu là xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự phù hợp, thiết thực, nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc quản lý nhân sự.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài bao gồm:
Quản lý nhân sự bao gồm thông tin về nhân sự, quy trình quản lý và những cá nhân có ảnh hưởng đến hoạt động này Việc nắm rõ các yếu tố này là cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả quản lý và phát triển nguồn nhân lực trong tổ chức.
Thứ hai, các kiến thức phân tích thiết kế hướng đối tượng.
1.4.2 Phạm vi đề tài nghiên cứu
Công ty TNHH Truyền thông và Du lịch ALU Việt Nam áp dụng mô hình quản lý nhân sự hiệu quả trong môi trường sản xuất và kinh doanh, nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất lao động Việc tìm hiểu mô hình này giúp hiểu rõ hơn về cách thức tổ chức, phát triển nguồn nhân lực và đáp ứng nhu cầu thị trường ALU Việt Nam chú trọng đến việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và hợp tác giữa các nhân viên.
Do hạn chế về thời gian, tôi không thể thu thập đầy đủ thông tin về tất cả các hoạt động của doanh nghiệp Vì vậy, đề tài này chỉ tập trung nghiên cứu các vấn đề quan trọng liên quan đến quản lý nhân sự trong doanh nghiệp trong khoảng thời gian từ năm 2013 đến 2014.
Phương pháp nghiên cứu đề tài
Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết là quá trình chia nhỏ lý thuyết thành các bộ phận cấu thành và mối quan hệ để hiểu rõ hơn về hệ thống thông tin quản lý Qua đó, người nghiên cứu có thể phát hiện và khai thác các khía cạnh khác nhau của lý thuyết, từ đó chọn lọc thông tin cần thiết cho đề tài Sau khi phân tích, phương pháp tổng hợp lý thuyết được áp dụng để liên kết các bộ phận thành một chỉnh thể hoàn chỉnh, hỗ trợ quá trình tìm kiếm và nghiên cứu cơ sở lý luận liên quan đến đề tài nghiên cứu.
Phương pháp khảo sát thực tiễn bao gồm việc thu thập thông tin thông qua nghiên cứu đối tượng thực, sử dụng cả phương pháp hiện trường và phương pháp bàn giấy Quá trình này bao gồm phỏng vấn trực tiếp với lãnh đạo và nhân viên công ty về các vấn đề thực tế, lập phiếu điều tra trắc nghiệm và phát phiếu điều tra Sau đó, kết quả sẽ được tổng hợp và phân tích, đồng thời đưa ra các mô hình và bảng biểu cần thiết Những công việc này sẽ được áp dụng trong giai đoạn tiếp theo của đề tài nghiên cứu.
Khóa luận áp dụng nhiều phương pháp nghiên cứu tổng hợp như phân tích, so sánh, thống kê và tổng hợp Việc thiết kế hệ thống thông tin nhân sự được thực hiện theo phương pháp hướng đối tượng.
Kết cấu khóa luận
Khóa luận được cấu trúc thành ba phần chính, trong đó phần đầu tiên cung cấp tổng quan về nghiên cứu đề tài, nhấn mạnh tính cấp thiết của vấn đề Đồng thời, phần này cũng xác định rõ mục tiêu cụ thể cần đạt được, đối tượng và phạm vi nghiên cứu, cũng như phương pháp thực hiện để đảm bảo tính khoa học và hiệu quả của đề tài.
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý nhân sự tại công ty TNHH Truyền thông và Du lịch ALU Việt Nam, hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong doanh nghiệp và mô hình quản lý nhân sự của công ty TNHH Truyền thông và Du lịch ALU Việt Nam Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công ty, từ đó đề xuất một số giải pháp phù hợp.
Phần 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự trên website công ty TNHH Truyền thông và Du lịch ALU Việt Nam, dựa trên kết quả phân tích từ những phần trước tiến hành phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự trên website công ty TNHH Truyền thông và Du lịch ALU Việt Nam theo hướng đối tượng Tổng kết lại đề tài nghiên cứu khóa luận và đưa ra hướng phát triển của đề tài.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG VÀ DU LỊCH ALU VIỆT NAM
Cơ sở lý luận về HTTT trong doanh nghiệp và tổng quan về quản lý nhân sự 5
2.1.1 Khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin a Hệ thống thông tin Khái niệm: “Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường” (Vũ Xuân Nam, Nguyễn Văn Huân Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thái Nguyên, 2008).
Các chức năng chính của hệ thống thông tin
- Cung cấp các thông tin phản hồi
Các thành phần của hệ thống thông tin
- Tài nguyên về phần cứng: Là các công cụ kỹ thuật dùng để thu thập, xử lý truyền đạt thông tin.
- Tài nguyên về phần mềm: Là các chương trình của hệ thống bao gồm các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.
- Tài nguyên về con người: Là những người điều hành và sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày và những người xây dựng và bảo trì HTTT.
- Tài nguyên về dữ liệu: Gồm các cơ sở dữ liệu quản lý, các mô hình thông qua các quyết định quản lý.
Tài nguyên về mạng là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau qua các đường truyền vật lý, tuân theo các quy ước truyền thông nhất định.
Các thành phần của HTTT được biểu diễn dưới sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1 minh họa các thành phần chính của hệ thống thông tin, được trích dẫn từ bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin của Bộ môn công nghệ thông tin tại Đại học Thương mại.
Vai trò của hệ thống thông tin
- HTTT đóng vài trò thu thập thông tin, xử lý và cung cấp cho người sử dụng khi có nhu cầu.
- Đóng vai trò trung gian giữa tổ chức và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý (HTTT) có vai trò quan trọng trong việc thu thập và cung cấp thông tin từ môi trường bên ngoài, đồng thời tạo cầu nối liên lạc giữa các bộ phận trong tổ chức HTTT giúp cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý và điều hành doanh nghiệp thông qua một cơ sở dữ liệu phản ánh tình trạng hiện tại Hệ thống này không chỉ thu thập thông tin từ môi trường mà còn phối hợp với dữ liệu có sẵn để tạo ra thông tin hữu ích cho nhà quản lý, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin.
Văn Ba, Đại học quốc gia, 2003)
Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý đối với doanh nghiệp
HTTT quản lý mang đến cho các thành viên trong tổ chức những công cụ tối ưu để quản lý hiệu quả Nó giúp quy trình quản lý diễn ra nhanh chóng và chính xác, đồng thời cho phép nhà quản lý dễ dàng theo dõi thông tin liên quan đến tổ chức hoặc doanh nghiệp của mình.
Hệ thống thông tin (HTTT) là tài sản quý giá cho mỗi doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quản lý và sử dụng hiệu quả HTTT đóng vai trò cầu nối giữa hệ thống quản trị và tác nghiệp, đảm bảo hoạt động trơn tru của doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.
HTTT mang lại hiệu quả cao, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác và phù hợp, đồng thời tối ưu hóa việc hoạch định nguồn lực, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh cho các doanh nghiệp.
2.1.2 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống, mặc dù có sự khác biệt về tác giả, thuật ngữ và quy ước, đều thống nhất trong việc xác định các giai đoạn cơ bản cho quá trình phát triển dự án.
Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án.
Quá trình khảo sát hệ thống hiện tại từ sơ bộ đến chi tiết là rất quan trọng để thu thập thông tin cần thiết, từ đó đề xuất các phương án tối ưu nhằm nâng cao tính khả thi của dự án Khảo sát thường được thực hiện qua bốn bước.
Để bắt đầu, cần tiến hành khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ Việc tìm hiểu các hoạt động hiện tại sẽ giúp xác định những thế mạnh cũng như những điểm yếu của hệ thống này.
Bước 2 trong quy trình phát triển hệ thống mới là đề xuất mục tiêu cụ thể, xác định phạm vi ứng dụng cùng với những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống dự kiến Việc này bao gồm việc làm rõ lĩnh vực mà hệ thống mới sẽ phục vụ, đồng thời phân tích các thuận lợi và khó khăn có thể gặp phải trong quá trình cải tiến hệ thống.
Bước 3: Đề xuất các giải pháp mới cần xem xét tính khả thi, phác thảo các phương án đáp ứng yêu cầu của hệ thống mới Đồng thời, cần đánh giá toàn diện về các khía cạnh như kinh tế, xã hội và sự thuận tiện để đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng.
Bước 4: Lập kế hoạch cho dự án và dự trù tổng quát Xây dựng kế hoạch triển khai cho các giai đoạn tiếp theo, đồng thời xác định các nguồn tài nguyên cần thiết như tài chính, nhân sự và trang thiết bị để thực hiện dự án hiệu quả.
Phân tích hệ thống bắt đầu bằng việc xác định chức năng nghiệp vụ của tổ chức, từ đó hiểu rõ các nhiệm vụ và chức năng cần thực hiện Điều này giúp xác định dữ liệu và thông tin cần thiết, cùng với các hạn chế và ràng buộc đối với các chức năng Mỗi hệ thống yêu cầu một cơ sở dữ liệu, có thể là cơ sở dữ liệu hiện có hoặc được xây dựng mới, và đôi khi kết hợp cả hai Việc phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu có thể diễn ra song song hoặc độc lập với phân tích hệ thống Mục tiêu là xây dựng cơ sở dữ liệu tối ưu, giảm thiểu sự dư thừa dữ liệu và đảm bảo dễ dàng khôi phục và bảo trì.
Giai đoạn thiết kế hệ thống diễn ra sau khi các yêu cầu cụ thể đã được xác định, tập trung vào việc làm thế nào để đáp ứng các yêu cầu trong Đặc Tả Yêu Cầu Trong giai đoạn này, các công việc chính bao gồm nhận diện form nhập liệu, xác định các báo cáo và đầu ra cần thiết, thiết kế các form, nhận diện các thành phần dữ liệu và bảng cho cơ sở dữ liệu, cũng như ước tính quy trình xử lý từ input đến output Kết quả cuối cùng của giai đoạn thiết kế là Đặc Tả Thiết Kế, sẽ được chuyển giao cho các lập trình viên để tiến hành xây dựng phần mềm.
Xây dựng hệ thống: Đây là giai đoạn viết lệnh (code) thực sự, tạo hệ thống.
Thực trạng vấn đề quản lý nhân sự tại công ty TNHH truyền thông và du lịch
2.2.1 Giới thiệu chung về công ty 2.2.1.1 Lịch sử hình thành công ty TNHH truyền thông và du lịch ALU Việt Nam
Công ty TNHH Truyền thông và du lịch ALU Việt Nam, được thành lập vào năm 2010 và do ông Đỗ Xuân Lộc làm giám đốc, đã xin cấp lại giấy phép đăng ký kinh doanh vào năm 2011.
Tên giao dịch: ALU VIET NAM CO.,LTD
Mã số thuế của ALU Việt Nam là 0105171757, được cấp vào ngày 2/3/2011 Trụ sở chính của công ty tọa lạc tại Số nhà 4, ngách 24, ngõ 221 Tôn Đức Thắng, Hàng Bột, Đống Đa, Hà Nội, với số điện thoại liên hệ là 04.66742922 và fax 04.2221 4455 ALU Việt Nam hiện đang tiếp tục hoạt động theo định hướng ban đầu và hướng tới mục tiêu trở thành một trong 10 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực Công nghệ thông tin và Truyền thông.
Năm 2008, Nhóm phát triển giải pháp công nghệ VCU được thành lập, bao gồm các sinh viên khoa Quản trị kinh doanh của Trường Đại học Thương Mại và một số sinh viên ngành Công nghệ thông tin từ Đại học Quốc gia Hà Nội.
Năm 2009, Nhóm phát triển giải pháp truyền thông ALU được thành lập và sau đó đổi tên thành ALU Media Group, chuyên thực hiện các chương trình truyền thông, tổ chức sự kiện và quảng cáo, đồng thời xây dựng quy trình và giải pháp công nghệ cho truyền thông trực tuyến với 8 thành viên chủ chốt và nhiều cộng tác viên theo dự án Đến tháng 11/2009, Nhóm Thiết kế Việt Nam ra đời, quy tụ các kỹ sư CNTT, hacker mũ trắng và sinh viên đam mê lĩnh vực CNTT – Website từ môi trường Internet.
Nhóm chuyên thực hiện thiết kế, xây dựng, bảo trì và nâng cấp hệ thống website cùng các thiết bị liên quan, đã từng quy tụ hơn 20 thành viên trong thời điểm hùng hậu nhất.
Ngày 09/02/2010: Hợp nhất 3 nhóm phát triển giải pháp công nghệ VCU, Thiết kế Việt Nam và ALU Media Group.
Ngày 02/03/2010: ALU chính thức hoạt động trên giấy phép kinh doanh số
0105171757 do Sở KH-ĐT Hà Nội cấp với tên gọi: Công ty TNHH Truyền thông và
Du lịch ALU Việt Nam Giám đốc là ông Đỗ Xuân Lộc.
Vào ngày 05/07/2011, Công ty ALU Việt Nam chính thức thành lập Trung tâm lữ hành ALU Travel, với văn phòng đặt tại 1006, N04-B2 KĐT Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội, chuyên hoạt động trong lĩnh vực du lịch và lữ hành.
Vào ngày 05/07/2012, ALU Việt Nam đã thành lập Trung tâm Thế giới Cửa Việt - ALU Window, với văn phòng tọa lạc tại 313 An Dương Vương, Phú Thượng, Tây Hồ, Hà Nội Trung tâm chuyên cung cấp các sản phẩm nội thất, hoàn thiện công trình, đồng thời thiết kế và sản xuất các hạng mục cửa và vách mặt dựng nhôm kính.
Vào tháng 04/2012, ALU đã bán Trung tâm Thế giới cửa Việt cho Công ty cổ phần ToptenWindows Đến tháng 12/2012, Trung tâm lữ hành ALU Travel tách ra và trở thành doanh nghiệp hoạt động hạch toán độc lập với ALU Việt Nam Mặc dù vậy, ông Đỗ Xuân Lộc vẫn giữ vai trò đại diện vốn của ALU Việt Nam tại công ty mới, và mối quan hệ đối tác giữa hai bên vẫn rất thân thiết.
Các dịch vụ cung cấp bởi ALU Việt Nam
Dịch vụ thiết kế website bao gồm nhiều loại hình như website doanh nghiệp, cổng thông tin, thương mại điện tử, cá nhân, diễn đàn và mạng xã hội, nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Dịch vụ phần mềm bao gồm thiết kế phần mềm theo yêu cầu, xây dựng và bảo trì phần mềm, sửa chữa phần mềm, cung cấp phần mềm tiện ích và cung cấp phần mềm bản quyền.
Dịch vụ quảng cáo bao gồm nhiều hình thức như quảng cáo trên báo giấy và tạp chí, quảng cáo trực tuyến qua mạng xã hội, Google và Yahoo, cũng như quảng cáo ngoài trời và trên truyền hình.
Dịch vụ xuất bản: Xuất bản sách giấy, tạp chí, xuất bản trang thông tin điện tử, xuất bản từ điển, bản đồ
Chúng tôi cung cấp dịch vụ hỗ trợ website toàn diện, bao gồm đăng ký tên miền cả trong nước và quốc tế, quản trị website chuyên nghiệp, dịch vụ lưu trữ web (Hosting), máy chủ ảo VPS, và máy chủ riêng.
Thiết kế thương hiệu bao gồm việc đặt tên cho công ty và sản phẩm, tạo ra logo, slogan, thiết kế card visit và thẻ nhân viên, cũng như thiết kế tem nhãn, bao bì sản phẩm, catalogue, brochure và poster.
Dịch vụ du lịch bao gồm việc tổ chức các tour du lịch trong nước, đặt phòng khách sạn và resort, cung cấp dịch vụ đại lý vé máy bay và tàu hoả, cùng với các dịch vụ bảo hiểm du lịch và đại lý du lịch khác.
Dịch vụ sự kiện và đào tạo bao gồm tổ chức các sự kiện như hội thảo, hội chợ, game show và chương trình truyền hình Chúng tôi cũng cung cấp các khóa học kỹ năng sống, khóa học nghiệp vụ, cùng với các khóa học được thiết kế theo yêu cầu riêng của khách hàng.
Dịch vụ nội dung số: Thu thập, xử lý dữ liệu số, số hoá nội dung, cung ứng tài liệu, nội dung số
HOÀN THIỆN HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH
Định hướng phát triển vấn đề hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH truyền thông và du lịch ALU Việt Nam
Công ty TNHH truyền thông và du lịch ALU Việt Nam đang nỗ lực xây dựng uy tín trên thị trường nội địa và quốc tế Tuy nhiên, trong bối cảnh kinh doanh suy thoái gần đây, hoạt động của công ty còn hạn chế do mới thành lập Việc quản lý và sử dụng nguồn nhân lực vẫn chưa đạt hiệu quả cao như mong đợi.
Công ty đang nỗ lực tối ưu hóa nguồn nhân lực để nâng cao hiệu quả kinh doanh và gia tăng lợi nhuận Quản lý nhân sự trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, vì yếu tố nhân lực là chìa khóa trong kế hoạch mở rộng và phát triển Để đạt được tăng trưởng bền vững và thúc đẩy lợi nhuận, công ty cần liên tục tìm kiếm các phương pháp quản lý và sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả nhất.
Ban lãnh đạo công ty đã xác định các định hướng phát triển nhằm ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự, với mục tiêu nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý nhân sự.
Công ty tiến hành tổ cức lại bộ máy nhân sự ở tất cả các phòng ban.
Để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, công ty cần phát huy sức mạnh từ các nguồn lực sẵn có như cơ sở hạ tầng, phần cứng, phần mềm, mạng lưới, cơ sở dữ liệu và nguồn nhân lực Việc khai thác triệt để những tài nguyên này sẽ giúp nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Tổ chức lại hệ thống cơ sở dữ liệu nhằm tạo sự liên kết và đồng bộ giữa các hệ thống hiện có và đang phát triển, đảm bảo tính hợp lý và dễ sử dụng cho người dùng.
Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự giúp tối ưu hóa tài nguyên và hạ tầng, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự và cải thiện hiệu suất kinh doanh cho công ty.
Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu nhân sự cho công ty trong từng thời kỳ.
Thiết lập chính sách phân chia nhân sự hợp lý là yếu tố quan trọng giúp công ty bảo vệ quyền lợi của chủ sở hữu và đảm bảo lợi ích hợp pháp cho người lao động Điều này không chỉ tạo điều kiện cho công ty mở rộng sản xuất mà còn hỗ trợ đầu tư vào các lĩnh vực kinh doanh mới, từ đó thúc đẩy mức độ tăng trưởng cao cho doanh nghiệp.
Kiểm soát hiệu quả việc sử dụng nguồn nhân lực trong công ty là rất quan trọng, nhằm tránh tình trạng lãng phí, sử dụng sai mục đích và không tận dụng tối đa các nguồn lực hiện có.
Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH truyền thông và du lịch ALU Việt Nam
3.2.1 Mô hình tổng quát của HTTT quản lý nhân sự tại công ty
Sơ đồ 3.1 Mô hình HTTT quản lý nhân sự
(Nguồn: tác giả thống kê) 3.2.2 Xác định yêu cầu của hệ thống
Nhân viên và nhà quản lý có thể dễ dàng truy cập thông tin nhân sự qua hệ thống công ty trên website Tại đây, thông tin về nhân viên được cập nhật liên tục, giúp họ nắm bắt kịp thời các dữ liệu liên quan đến nhân sự ở từng phòng ban.
Nhân viên có thể kiểm tra các vị trí tuyển dụng còn trống trong công ty thông qua website Để đề cử ứng viên, tự ứng tuyển hoặc gửi ý kiến về lương, thưởng và các vấn đề khác, nhân viên sẽ gửi email cho công ty Phòng nhân sự sẽ tiếp nhận và chuyển thông tin lên cấp trên để xem xét, sau đó sẽ phản hồi lại email đó.
Chức năng nhập dữ liệu (các dữ liệu đầu vào)
- Quá trình công tác Chức năng xuất dữ liệu (Dữ liệu ra)
- Danh mục nhân viên khen thưởng/kỷ luật
- Báo cáo Chức năng lưu trữ
- Lưu trữ thông tin hồ sơ nhân viên
- Lưu trữ thông tin quá trình công tác
Thông qua máy chủ ảo trên website, công ty có thể truy cập thông tin nhân viên từ các phòng ban, bao gồm hồ sơ, danh sách khen thưởng và kỷ luật Để lưu trữ và quản lý thông tin này, công ty sử dụng cơ sở dữ liệu SQL Server tích hợp với website, giúp việc truy cập trở nên dễ dàng hơn.
3.2.2.2 Yêu cầu phi chức năng
Yêu cầu về sản phẩm:
Hệ thống quản lí nhân sự phải có khả năng sử dụng nhanh, được cài đặt bằng C++ hoặc C#.
Có cả ngôn ngữ tiếng việt và tiếng anh.
Hệ thống dễ dàng thay đổi và mở rộng khi cần thiết.
Yêu cầu về hệ thống:
Hệ thống phải tương thích với Window XP hoặc Window 7, 8.
Quy trình xây dựng hệ thống và các tài liệu chuyển giao phải thoả mãn các quy tắc của tài liệu hệ thống quản lí nhân sự.
Quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) bằng Access 2007 hoặc SQL server.
Có khả năng mở rộng nâng cấp
Tương thích với các thiết bị hỗ trợ (ví dụ: máy in, máy Fax…).
Phần mềm phải được thực hiện một cách nhanh chóng và hoàn thành trong thời gian sớm nhất, thời gian tối đa là 2 tháng.
Có tài liệu hướng dẫn sử dụng cụ thể.
Có độ tin cậy cao và đảm bảo tính bảo mật thông tin.
3.2.3 Phân tích thiết kế hệ thống
3.2.3.1 Mô tả quy trình quản lý nhân sự
Công ty TNHH Truyền thông và Du lịch ALU Việt Nam cung cấp đa dạng sản phẩm dịch vụ cho thị trường Để tiết kiệm thời gian, trưởng phòng nhân sự đã ủy quyền cho phó phòng nhân sự quản lý đội ngũ nhân viên trong công ty.
Nhân viên mới cần nộp hồ sơ cho phó phòng nhân sự, sau đó sẽ được phân công vào các vị trí phù hợp với khả năng và nhu cầu của từng phòng Phó phòng nhân sự sẽ lưu trữ thông tin như mã nhân viên, họ tên, giới tính, số điện thoại và hình thức làm việc Hệ thống cho phép phó phòng nhập, cập nhật, xóa thông tin, cũng như lập danh sách khen thưởng, kỷ luật và thống kê tình hình nhân viên trong công ty.
Nhân viên chỉ được phép đang nhập vào hệ thống và xem thông tin nhân viên.
Nếu có kiến nghị gì thì nhân viên sẽ gửi tin nhắn vào email công ty Phó phòng nhân sự sẽ chuyển lên cấp trên để giải quyết.
Công ty có trách nhiệm khen thưởng các cá nhân và tập thể đạt thành tích xuất sắc, đồng thời áp dụng kỷ luật đối với những vi phạm trong lao động và an toàn lao động Tất cả thành tích và kỷ luật này sẽ được ghi nhận trong quyết định khen thưởng hoặc quyết định kỷ luật của công ty.
Theo tháng, phó phòng nhân sự sẽ báo cáo cho trưởng phòng nhân sự tình hình nhân viên trong công ty tại thời điểm hiện tại.
3.2.3.2 Xác định các tác nhân
Thông qua mô tả quy trình quản lý nhân sự, các tác nhân tác động lên hệ thống thông tin quản lý nhân sự là:
Dựa trên các tác nhân đã xác định, bảng mô tả Usecase của hệ thống thông tin quản lý nhân sự được thiết lập để hỗ trợ công tác quản lý hiệu quả hơn.
Tác nhân Ca sử dụng Mô tả Usecase
Người sử dụng Đăng nhập Đăng xuất Quản trị(admin)
Quản lý người dùng Phân quyền người sử dụng.
Quản lý hồ sơ nhân viên là quá trình cập nhật thông tin cơ bản của nhân viên vào hệ thống, bao gồm mã nhân viên, họ tên, giới tính, số điện thoại và hình thức làm việc.
Cập nhật hồ sơ nhân viên Cập nhật hồ sơ nhân viên nếu có sự thay đổi nào.
Xóa hồ sơ nhân viên Xóa hồ sơ nhân viên nếu nhân viên nghỉ làm tại công ty.
Lập danh sách khen thưởng, kỉ luật
Phó phòng nhân sự sẽ tổng hợp danh sách khen thưởng cho cá nhân và phòng ban có thành tích làm việc xuất sắc hàng tháng, hàng năm Đồng thời, sẽ lập danh sách kỷ luật cho cá nhân và phòng ban vi phạm quy định lao động và an toàn lao động Tất cả thông tin này sẽ được công bố trên hệ thống, giúp toàn bộ nhân viên trong công ty nắm bắt kịp thời.
Cuối tháng, phó phòng nhân sự sẽ báo cáo tình hình nhân viên hiện tại trong công ty cho trưởng phòng nhân sự.
Cập nhật các công việc cần làm
Nhân viên chỉ được phép đăng nhập vào hệ thống và xem thông tin nhân viên.
Hình 3.1 Biểu đồ Usecase hệ thống thông tin quản lý nhân sự
3.2.3.3 Đặc tả và hiện thực hóa Usecase
Usecase “Đăng nhập” mô tả quy trình người sử dụng truy cập vào hệ thống quản lý nhân sự thông qua tài khoản Google Để sử dụng hệ thống, người dùng cần có đặc quyền đã được cấp Quá trình bắt đầu khi người sử dụng yêu cầu đăng nhập vào hệ thống.
Hệ thống hiển thị màn hình Đăng nhập tài khoản Google, nơi người sử dụng nhập email và mật khẩu được cấp bởi công ty Nếu đăng nhập thành công, người dùng sẽ được chuyển đến màn hình chính Ngược lại, nếu tài khoản hoặc mật khẩu không đúng, hệ thống sẽ thông báo lỗi.
Người sử dụng có thể lựa chọn quay lại đầu dòng sự kiện chính hoặc hủy bỏ đăng nhập, kết thúc usecase Không có yêu cầu đặc biệt hay điều kiện tiên quyết nào Nếu đăng nhập thành công, hệ thống sẽ tạo một phiên làm việc cho người sử dụng và hiển thị màn hình chính; nếu không, trạng thái hệ thống sẽ không thay đổi.
Hình 3.2 Usecase “Đăng nhập” (Theo phục lục 1)
Usecase "Đăng xuất" bắt đầu khi người sử dụng muốn kết thúc phiên làm việc của mình Người dùng chọn chức năng đăng xuất trên màn hình chính, hệ thống sẽ lưu phiên làm việc và đóng màn hình chính, đưa người dùng trở về màn hình đăng nhập Không có yêu cầu đặc biệt hay điều kiện tiên quyết nào cần phải đáp ứng Nếu quá trình đăng xuất thành công, hệ thống sẽ đóng phiên làm việc, ngược lại, trạng thái của hệ thống sẽ không thay đổi.
Hình 3.3 Usecase “Đăng xuất” (Theo phục lục 1)
Usecase "Quản lý người sử dụng" bắt đầu khi Admin cần quản lý thông tin người dùng Chức năng này cho phép Admin thực hiện các thao tác như thêm, sửa và xóa thông tin người sử dụng Quá trình bắt đầu khi Admin truy cập vào trang quản lý người sử dụng, sau đó chọn chức năng tương ứng để thực hiện các thao tác cần thiết.
Một số kiến nghị
Để nâng cao khả năng quản lý nhân sự, công ty cần cử nhân viên tham gia khóa đào tạo chuyên sâu Mặc dù tất cả nhân viên đều có trình độ học vấn cao đẳng, đại học và trên đại học, nhưng do tốt nghiệp từ nhiều trường khác nhau, kiến thức thực tiễn của họ không đồng đều và còn thiếu sót, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý nhân sự Việc nâng cao năng lực cá nhân và năng lực nhóm là rất quan trọng, nhằm tạo ra môi trường làm việc tốt nhất để nhân viên có thể phát huy tối đa khả năng và hoàn thành công việc hiệu quả.
Ban lãnh đạo công ty cần tập trung vào việc duy trì và tối ưu hóa nguồn nhân lực Điều này bao gồm việc áp dụng chế độ lương, thưởng và đãi ngộ hấp dẫn, cũng như đảm bảo nhân viên được hưởng đầy đủ các quyền lợi về Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và các chế độ khác theo quy định của Luật Lao động.
Chúng tôi sẽ tiến hành lập trình và triển khai hệ thống thông tin quản lý nhân sự trên website nội bộ của công ty Đồng thời, cần tiếp tục phân tích, thiết kế và phát triển hệ thống quản lý nhân sự với các chức năng nâng cao nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý ngày càng tăng Việc áp dụng đồng bộ linh hoạt các hệ thống quản lý khác nhau trong công ty sẽ giúp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý.
Kết luận, trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng cả trên thế giới và trong nước, tin học hóa quản lý doanh nghiệp trở nên vô cùng quan trọng Việc áp dụng công nghệ sẽ giúp các cơ quan doanh nghiệp thực hiện công việc nhanh chóng và giảm thiểu sai sót, đặc biệt trong quản lý nhân sự Các ứng dụng cơ sở dữ liệu đã giải quyết hiệu quả những vấn đề cấp bách này.
Trong khóa luận này, tôi đã phân tích và hoàn thiện thiết kế chương trình quản lý nhân sự cho công ty TNHH Truyền thông và Du lịch ALU Việt Nam Quản lý nhân sự không chỉ là phần mềm, mà còn là sự thay đổi tư duy và phương thức kinh doanh Công ty cần lựa chọn giải pháp quản lý nhân sự hợp lý để tối giản hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
Mặc dù chương trình vẫn đang trong quá trình hoàn thiện, nhưng nó đã giúp tôi nhận ra những vấn đề quan trọng trong quản lý Khi hoàn thiện, chương trình quản lý nhân sự sẽ hỗ trợ các nhà quản lý trong việc quản lý nhân sự một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- (2003), Phân tích thiết kế hệ thống trong lập trình, NXB Thống kê
- Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin - Bộ môn công nghệ thông tin, Đại học Thương mại
- Nguyễn Văn Ba (2003), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Đại học quốc gia Hà Nội.
- PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2007), Giáo trình quản trị nguồn nhân lực, NXB ĐH Kinh tế Quốc dân
- Phòng nhân sự (2014), Tổ chức của công ty TNHH Truyền thông và Du lịch ALU Việt Nam, trang 23
- Phòng Kế toán - tài chính (2014), Báo cáo tổng kết của công ty TNHH Truyền thông và Du lịch ALU Việt Nam giai đoạn 2011 - 2014, trang 24.
- Thái Phúc Huy (2004), Hệ thống thông tin kế toán, NXB Thống kê, Hà Nội.
- Th.S Huỳnh Thị Thành (2005), Giáo trình định mức lao động, NXB Lao động xã hội.
- Website : https://www.wikimedia.org/
