TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG
Tầm quan trọng và ý nghĩa của hệ thống quản lí nhân sự
Quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong mọi công ty, và việc thực hiện không hiệu quả có thể dẫn đến nhiều vấn đề nghiêm trọng Khi có sự thay đổi về hợp đồng, cấp bậc, khen thưởng hay kỷ luật, cán bộ tổ chức phải mất nhiều thời gian để cập nhật thông tin và lưu trữ hồ sơ, dẫn đến sự gia tăng khối lượng công việc và khó khăn trong quản lý Việc tìm kiếm hồ sơ nhân viên theo yêu cầu của cấp trên cũng trở nên phức tạp và tốn nhiều thời gian Hơn nữa, việc tạo ra các báo cáo như báo cáo lương và báo cáo theo hồ sơ nhân viên gặp nhiều trở ngại, dễ dẫn đến sai sót Do đó, cần thiết phải tìm ra phương pháp lưu trữ, cập nhật và tìm kiếm hồ sơ nhân viên một cách hiệu quả, nhằm giúp nhân viên làm việc trong môi trường thoải mái và đạt hiệu suất cao.
Công ty đang gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm soát và quản lý nhân viên do hệ thống quản lý chưa được thống nhất và chủ yếu dựa vào Excel Việc này gây cản trở cho cán bộ quản lý nhân sự trong việc nắm bắt thông tin về con người và tổ chức Do đó, việc xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả là vô cùng cần thiết Đề tài "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong" sẽ tập trung vào việc phân tích quy trình quản lý nhân sự, đồng thời đánh giá những điểm mạnh và điểm yếu hiện tại để cải thiện và tối ưu hóa nguồn nhân lực của công ty.
Tổng quan về phân tích đánh giá hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong
Một số công trình nghiên cứu liên quan đến phân tích thiết kế hệ thống thông tin(HTTT) quản lý nhân sự:
Đồ án tốt nghiệp của Phạm Thị Thu Huyền, sinh viên lớp Tin 45A, Khoa Tin học kinh tế, Đại học Kinh tế quốc dân năm 2008, với đề tài “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST”, đã trình bày các lý luận về hệ thống thông tin (HTTT), cơ sở dữ liệu của HTTT và quy trình phân tích HTTT Từ đó, đồ án tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho Công ty FAST, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.
Luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Thị Loan, sinh viên lớp Tin 46A, Khoa Tin học Kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc dân năm 2009, tập trung vào đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần Goldstar Việt Nam” Đề tài đã khái quát tổ chức hoạt động của công ty và xác định rõ mục tiêu nghiên cứu.
Các đề tài hiện tại chưa làm nổi bật tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề, đồng thời phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại công ty còn chung chung, thiếu cụ thể để làm rõ ưu điểm và nhược điểm Điều này dẫn đến việc các đề tài thiếu tính thực tiễn và không đáp ứng được nhu cầu của các nhà quản lý trong lĩnh vực quản lý nhân sự.
- Một số phần mềm quản lý nhân sự được cung cấp trên thị trường
Hiện tại trên thị trường có rất nhiều sản phẩm phần mềm quản lý nhân sự như:
Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong đang trong quá trình mở rộng và phát triển, với các nghiệp vụ quản lý nhân sự có những đặc thù riêng Việc sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự có sẵn trên thị trường như Bizzone, MisaHRM.NET, OrangeHRM, WaypointHR, Open Applicant, và Latric có thể không đáp ứng được nhu cầu cụ thể của công ty Do đó, cần tiến hành phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin quản lý nhân sự phù hợp dựa trên thực trạng quy trình quản lý hiện tại, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý cho đơn vị.
Mục tiêu của đề tài
Việc phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong nhằm các mục đích như sau:
- Quản lý hồ sơ cán bộ.
Cung cấp hệ thống thông tin phản ánh một cách có hệ thống, khái quát và chi tiết về các vấn đề liên quan đến đội ngũ nhân sự trong từng phòng ban của công ty.
Trên cơ sở thông tin(TT) của từng nhân sự trong từng phòng ban, cán bộ quản lý thực hiện các công việc sau:
- Phân tích, thiết kế hệ thống chương trình lưu trữ, tra cứu nhanh các TT với độ chính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất.
- Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ chính xác TT theo yêu cầu của cán bộ quản lý, các cấp lãnh đạo có liên quan
Các đơn vị gửi báo cáo chỉ cần sử dụng một đĩa mềm để lưu trữ số liệu, thay vì phải thông qua nhiều công văn giấy tờ Hệ thống sẽ tự động xử lý và in ra báo cáo từ dữ liệu đã được gửi lên.
Khi lựa chọn đề tài phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự, chúng tôi ưu tiên phát triển các mẫu quản lý dễ sử dụng, có khả năng mô hình hóa tổng quát các vấn đề thực tế Những mẫu này không chỉ phục vụ cho việc quản lý hiệu quả mà còn có thể nhanh chóng chuyển đổi thành chương trình ứng dụng thực tiễn.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đề tài khóa luận tốt nghiệp tập trung nghiên cứu đối tượng là cán bộ nhân viên của Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong, với mục tiêu phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự phù hợp.
Phạm vi nghiên cứu: Đánh giá thực trạng về công tác quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong từ năm 2012 – 2015.
Phương pháp thực hiện phân tích và thiết kế hệ thống theo hướng chức năng.
Phương pháp nghiên cứu và thực hiện đề tài
Thu thập thông tin là bước đầu tiên trong phân tích hệ thống, nhằm đạt được dữ liệu liên quan đến mục tiêu với độ tin cậy và chính xác cao Các phương pháp thu thập thông tin trong giai đoạn này rất đa dạng và cần được thực hiện một cách cẩn thận.
Phương pháp thu thập qua phiếu điều tra Phương pháp phỏng vấn
Phương pháp quan sát hệ thốngPhương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu
Sau khi thu thập dữ liệu, chúng sẽ được phân tích bằng phần mềm Excel thông qua bảng câu hỏi đã được thiết kế sẵn Việc này giúp đánh giá các dữ liệu thu thập được và rút ra những nhận định về thực trạng công tác quản lý nhân sự cũng như tình hình hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty.
Tiến hành phân tích và tổng hợp dữ liệu thu thập từ các cuộc phỏng vấn chuyên sâu cùng với thông tin từ các nguồn khác như Internet, nhằm lựa chọn thông tin phù hợp với mục đích nghiên cứu và nội dung sử dụng.
Kết cấu khóa luận
Ngoài các phần như lời cảm ơn, lời mở đầu, danh sách bảng, biểu, hình vẽ, danh sách các từ viết tắt, mục lục, danh sách tài liệu tham khảo và phụ lục, kết cấu khóa luận bao gồm các chương sau:
Chương I của bài viết trình bày tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự, nhấn mạnh tính cấp thiết và mục tiêu nghiên cứu của đề tài Ngoài ra, chương này cũng xác định phạm vi nghiên cứu, đồng thời giới thiệu các phương pháp và công cụ nghiên cứu sẽ được áp dụng để thực hiện đề tài một cách hiệu quả.
- Chương II: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý nhân sự tạiCông ty TNHH
Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong cần xây dựng các cơ sở lý luận vững chắc về thông tin và hệ thống thông tin Việc hiểu rõ khái niệm và đặc điểm của phân tích thiết kế hướng chức năng là rất quan trọng Hiện tại, công ty đang đối mặt với nhiều thực trạng, tồn tại và khó khăn, do đó, việc đề xuất các phương án giải quyết hiệu quả là cần thiết để nâng cao hiệu suất hoạt động và cải thiện chất lượng dịch vụ.
Chương III đề xuất các giải pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong, tập trung vào các chức năng cần thiết Bên cạnh đó, chương này cũng đưa ra những kiến nghị nhằm khắc phục những hạn chế đã được chỉ ra trong chương 2, từ đó cải thiện thực tiễn hoạt động của công ty.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG VÀ QUẢNG CÁO TIÊN PHONG
Cơ sở lý luận chung
2.1.1 Một số khái niệm cơ bản
Khái niệm thông tin(Information):
Thông tin là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng
Thông tin đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý, vừa là nguyên liệu đầu vào, vừa là sản phẩm đầu ra Việc tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu thiết yếu đối với nhà quản lý để thực hiện các chức năng quản lý, hoạch định chính sách và đưa ra quyết định kinh tế cho doanh nghiệp.
Khái niệm hệ thống thông tin( Information System):
Hệ thống thông tin bao gồm con người, thiết bị phần cứng, phần mềm và dữ liệu, thực hiện chức năng thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một môi trường cụ thể.
Mô hình hệ thống thông tin (HTTT) của mỗi tổ chức có những đặc thù riêng, nhưng vẫn tuân theo quy tắc chung HTTT bao gồm con người, thủ tục, dữ liệu và thiết bị, với nhiệm vụ chính là xử lý thông tin từ các bộ phận khác nhau như kinh doanh, nhân sự và khách hàng Xử lý thông tin là quá trình biến đổi dữ liệu thành dạng dễ sử dụng, giúp thông tin trở nên rõ ràng, tổng hợp và có thể truyền đạt một cách hiệu quả, bao gồm cả việc trình bày dưới dạng đồ họa.
Giáo trình "Hệ thống thông tin quản lý" của TS Trần Thị Minh Song, giảng viên tại Khoa Tin học Kinh tế, Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân, xuất bản năm 2012, cung cấp cái nhìn sâu sắc về các khía cạnh quan trọng của hệ thống thông tin trong quản lý Tài liệu này không chỉ là nguồn tham khảo quý giá cho sinh viên mà còn hỗ trợ các nhà quản lý trong việc áp dụng công nghệ thông tin hiệu quả vào quy trình ra quyết định.
2.1.2 Một số lí thuyết cơ bản về vấn đề nghiên cứu
2.1.2.1 Các khái niệm trong hệ thống thông tin
Mỗi hệ thống thông tin có năm bộ phận: Phần cứng, phần mềm, dữ liệu, mạng,con người.
Hệ thống thông tin (HTTT) bao gồm các thành phần chính như phần cứng, là những bộ phận cụ thể của máy tính và hệ thống mạng, giúp hỗ trợ hoạt động của HTTT Phần cứng đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và truyền thông tin, là công cụ kỹ thuật thiết yếu trong quản lý thông tin.
Phần mềm là tập hợp các câu lệnh được lập trình bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ, sắp xếp theo trình tự nhất định để tự động hóa các chức năng hoặc giải quyết các vấn đề cụ thể.
Dữ liệu là tài nguyên quan trọng, bao gồm các cơ sở dữ liệu, được tổ chức thành các bảng liên quan và lưu trữ trên thiết bị tin học Những cơ sở dữ liệu này được quản lý bởi hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người dùng khác nhau Để đảm bảo người sử dụng có thể truy cập dễ dàng và nhanh chóng, cơ sở dữ liệu cần được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học.
Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập kết nối qua các đường truyền vật lý, cho phép chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau Hệ thống mạng truyền thông tạo điều kiện cho việc quản lý tài nguyên một cách thống nhất và tập trung.
Con người là yếu tố chủ chốt trong hệ thống thông tin (HTTT), đóng vai trò quyết định trong việc điều hành và sử dụng HTTT Trong khi phần cứng và phần mềm là những thành phần trung tâm, con người thực hiện nhiệm vụ thu thập và xử lý dữ liệu, thông tin để máy tính vận hành hiệu quả Quản trị nhân sự trong HTTT tại doanh nghiệp được xem là một trong những công việc lâu dài và thách thức nhất.
2.1.2.2 Các giai đoạn của hệ thống thông tin
Hình 2.2 Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin.
(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân,2012)
Hệ thống thông tin (HTTT) bao gồm các chức năng chính như thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và phản hồi thông tin, tất cả nhằm phục vụ nhu cầu sử dụng của con người.
Giai đoạn đánh giá yêu cầu nhằm cung cấp cho lãnh đạo và hội đồng giám đốc những dữ liệu chính xác, giúp họ đưa ra quyết định về cơ hội, tính hiệu quả và khả thi của dự án xây dựng hệ thống thông tin quản lý.
Giai đoạn này bao gồm các bước quan trọng: lập kế hoạch đánh giá yêu cầu, làm rõ yêu cầu, đánh giá khả năng thực thi và cuối cùng là báo cáo đánh giá yêu cầu.
- Giai đoạn phân tích chi tiết
Để hiểu rõ vấn đề nghiên cứu, cần xác định nguyên nhân cốt lõi, yêu cầu và ràng buộc của hệ thống, cùng với các mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Dựa trên báo cáo phân tích chi tiết, quyết định sẽ được đưa ra về việc tiếp tục phát triển hay ngừng hệ thống mới.
Giai đoạn này bao gồm các bước quan trọng như lập kế hoạch phân tích chi tiết, nghiên cứu môi trường của hệ thống hiện tại, khảo sát hệ thống thực tế và cuối cùng là đưa ra các chuẩn mực cần thiết.
Phân tích Sắp xếp Tính toán
Thu thập đoán và xác định các yếu tố giải pháp → Đánh giá lại tính khả thi → Thay đổi đề xuất dự án → Báo cáo phân tích chi tiết.
- Giai đoạn thiết kế logic
Giai đoạn này xác định tất cả các thành phần logic của hệ thống thông tin, giúp loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được các mục tiêu đã đề ra trước đó.
Phân tích, đánh giá thực trạng Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công
2.2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong
1 Tên công ty: Công ty TNHH Truyền thông và quảng cáo Tiền Phong.
2 Tên tiếng anh: TIEN PHONG AD & M CO., LTD
3 Loại hình công ty: Công ty TNHH.
4 Giấy chứng nhận ĐKKD số: 21.03.000450
Do Sở Kế hoạnh và Đầu tư Hà Nội cấp
5 Giám đốc công ty: Ông Nguyễn Trường Sơn
7 Mã số thuế: 0106457445 – Cấp ngày: 25-04-2010.
8 Add: Số 8C Tạ Quang Bửu, Bách Khoa,
Hình 2.3.Sơ đồ khối về cơ cấu bộ máy của Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo
Các lĩnh vực kinh doanh chính của công ty
Công ty TNHH Truyền thông và quảng cáo Tiền Phong chuyên cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đa dạng cho khách hàng, bao gồm cả cá nhân và doanh nghiệp.
- Cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo, triển lãm và giải pháp truyền thông tổng thể cho sự kiện
- Cung cấp các dịch vụ viết bài PR, quảng cáo đăng trên các báo, trang tin điện tử của công ty và đối tác;
- Cung cấp chiến lược và giải pháp marketing online tổng thể;
- Cung cấp các nội dung số như video clip đặc sắc, game hay, ứng dụng tiện ích
- Cung cấp các giải pháp thiết kế sáng tạo, in ấn phục vụ sự kiện, xây dựng bộ nhận diện thương hiệu.
- Cung cấp các dịch vụ nội dung trên hạ tầng viễn thông và Internet
- Cung cấp in ấn và thiết kế Cataloge, tờ rơi, Brochure, in trên mọi chất liệu
2.2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong
2.2.2.1 Phân tích thực trạng hệ thống thông tin và công tác quản lý nhân sự
Tình hình phát triển nhân sự qua các năm
Bảng2.1: Nhân sự công ty năm 2012 đến 2015 (Nguồn: phòng hành chính nhân sự Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền
Tình hình nhân sự từ năm 2012 – 2015 đã có thay đổi đáng kể, tổng số nhân viên tăng lên qua từng năm
- Cụ thể năm 2012 tổng số nhân viên của công ty là 51 người
- Đến năm 2013 là 73 người( tăng 1,43 lần so với 2012),
- Năm 2014 là 105 người( tăng 1,43 lần so 2013),
- Năm 2015 là 133 người( tăng 1,26 lần so với 2014)
Nguồn nhân lực của công ty đã tăng 2,6 lần từ năm 2012 đến 2015, cho thấy sự phát triển mạnh mẽ và khả năng đáp ứng yêu cầu trong bối cảnh hội nhập kinh tế Điều này chứng tỏ công ty đang trên đà lớn mạnh, có nền tảng vững chắc để tiếp tục phát triển trong tương lai.
Cơ cấu nhân sự theo trình độ của Công ty năm 2015
Cơ cấu nhân sự theo trình độ (%)
Trình độ Đại học và trên Đại học Trình độ Cao đẳng và Trung cấp Nhân viên kĩ thuật
Bảng 2.2:Cơ cấu nhân sự chính thức tại Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo
Tiền Phong năm 2015 (Nguồn: phòng hành chính nhân sự Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo
Tính đến ngày 25/12/2015 tổng số nhân viên của công ty là 133 người, trong đó:
- Nhân viên có trình độ Đại học và trên Đại học là 32 người
- Nhân viên có trình độ Cao Đẳng và Trung cấp là 18 người
- Công nhân kĩ thuật là 15 người.
- Còn lại lao động phổ thông là 68 người.
Nhân viên có trình độ Đại học và trên Đại học chiếm tỷ lệ 24.07%, đóng vai trò quan trọng trong việc chỉ huy và lãnh đạo, đồng thời đưa ra các định hướng chiến lược cho công ty.
Nhân viên có trình độ Cao đẳng và Trung cấp chiếm 13.53%, trong khi nhân viên kỹ thuật chiếm 11.27% Hai bộ phận này có vai trò quan trọng trong việc quản lý, vận hành và báo cáo thông tin cho cấp trên.
Lao động phổ thông chiếm tỷ lệ cao nhất trong lực lượng lao động, với 51,13%, và là những nhân viên trực tiếp sản xuất và tổ chức các chương trình, hội thảo Do đặc thù là doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ, công ty đã chú trọng đến việc tuyển dụng lao động trực tiếp trong các phân xưởng và đội kỹ thuật trong suốt 3 năm qua Việc tăng cường số lượng tuyển dụng và đảm bảo tuyển đúng người đúng việc không chỉ giúp nhân viên phát huy khả năng mà còn góp phần quan trọng vào việc đạt được các mục tiêu của công ty.
Mô tả hệ thống quản lí nhân sự của Công ty hiện tại
Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong với mô hình quản lí nhân sự hiện tại như sau:
Khi công ty gặp tình trạng thiếu nhân sự do nghỉ hưu hoặc nghỉ việc, Ban Giám Đốc và Phòng Nhân sự sẽ tiến hành tuyển dụng nhân viên mới Bộ phận quản lý và phòng tổ chức lao động sẽ đảm nhiệm việc đăng tuyển và thực hiện phỏng vấn ứng viên.
Khi nhân viên mới được tuyển dụng, họ sẽ được phân công vào các phòng ban hoặc đội kinh doanh để trải qua thời gian thử việc Nếu quá trình thử việc diễn ra thuận lợi, công ty sẽ ký hợp đồng lao động và lưu trữ hồ sơ của nhân viên trong hệ thống.
Bộ phận quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và lưu trữ thông tin của tất cả nhân viên Họ cũng đảm bảo quyền lợi cho người lao động, bao gồm việc đóng bảo hiểm xã hội và giải quyết các chính sách liên quan.
- Tùy thuộc vào hiệu quả làm việc mà nhân viên được xét khen thưởng hoặc kỉ luật
Bộ phận quản lý có trách nhiệm theo dõi và giám sát quá trình làm việc của nhân viên, bao gồm việc sắp xếp và phân công công việc, chấm công, xét duyệt hệ số lương, cũng như quản lý sự biến động của lương.
Khi nhân viên đến tuổi nghỉ hưu hoặc xin nghỉ việc, bộ phận quản lý sẽ cập nhật thông tin và báo cáo cho Giám đốc Nếu Giám đốc yêu cầu tìm kiếm hoặc điều động nhân lực, bộ phận quản lý cần thực hiện và báo cáo kịp thời Đồng thời, bộ phận này cũng phải theo dõi việc chấm công để chuyển số liệu cho phòng kế toán nhằm tính và trả lương cho nhân viên Hàng quý, bộ phận nhân sự phải báo cáo cho lãnh đạo về số lượng lao động, số người nghỉ hưu, nghỉ việc và số hợp đồng lao động mới ký.
Công việc quản lí nhân sự cụ thể tại Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong phải quản lí những vấn đề sau:
-Quản lí về công tác tuyển dụng
-Quản lí về hồ sơ nhân viên
-Quản lí về khen thưởng kỉ luật
-Quản lí về đào tạo
-Quản lí về quá trình công tác
-Quản lí về chế độ BHXH
-Quản lí về giải quyết chính sách cho người lao động
-Quản lí về nghỉ việc, nghỉ hưu, nghỉ phép
Nhận xét về hệ thống quản lí nhân sự của Công ty hiện tại
Công ty có nhiều phòng ban và chi nhánh, nhưng mỗi phòng ban lại áp dụng phương pháp quản lý riêng, dẫn đến việc báo cáo lên Ban Giám đốc trở nên chậm trễ và thường xảy ra sai sót Việc triển khai kế hoạch mới cũng gặp khó khăn do không nắm bắt kịp thời tình hình nhân sự, từ đó không đáp ứng được yêu cầu phát triển của công ty.
Hiện nay, công tác quản lý nhân sự tại các công ty vẫn thiếu phần mềm chuyên dụng, dẫn đến việc quản lý chủ yếu được thực hiện thủ công và chưa đồng bộ Hệ số đánh giá năng suất lao động của nhân viên vẫn chỉ được theo dõi và cập nhật bằng giấy tờ, chưa có hệ thống quản lý rõ ràng Hàng tháng, nhân viên phòng Hành chính – Nhân sự phải cập nhật dữ liệu vào Excel, trong khi việc tính lương cũng dựa trên bảng tính Excel Do đó, phòng Hành chính – Nhân sự gặp khó khăn trong việc xuất báo cáo về tình trạng học vấn, bằng cấp, và quá trình công tác của nhân viên khi Ban giám đốc yêu cầu.
2.2.2.2 Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Những ưu điểm của quá trình quản lý nhân sự ở Công ty
Hạ tầng kỹ thuật CNTT của công ty được triển khai hiệu quả, góp phần nâng cao quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ Công ty cam kết tạo ra môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên, từ đó thúc đẩy năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh.
Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả nhờ vào đội ngũ nhân viên trẻ, chuyên nghiệp và ham học hỏi Nhân viên dễ dàng thích nghi với những thay đổi, như khi công ty triển khai hệ thống quản lý nhân sự mới, giúp họ từ bỏ thói quen làm việc thủ công để chuyển sang sử dụng CNTT Công ty cũng khuyến khích nhân viên tham gia các khóa học nâng cao kỹ năng, từ đó nâng cao khả năng tiếp cận công nghệ hiện đại phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
Hiện nay, tất cả thông tin, hồ sơ nhân viên và sổ bảo hiểm xã hội đều được lưu trữ trên giấy tờ và thực hiện bằng tay Dù cán bộ tổ chức có nỗ lực cải tiến phương pháp làm việc, vẫn tồn tại nhiều vấn đề cần khắc phục.
Định hướng phát triển hệ thông thông tin quản lí nhân sự theo hướng chức năng tại Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong
Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong, với hơn 6 năm hoạt động, đã không ngừng phát triển và xây dựng uy tín vững chắc trên thị trường Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ thiết kế và tổ chức các sự kiện, hội nghị và triển lãm, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Trong bối cảnh số lượng nhân viên tại Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong ngày càng tăng, việc quản lý nhân sự cần được thực hiện một cách chuyên nghiệp hơn thông qua ứng dụng công nghệ thông tin Phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp cập nhật, tìm kiếm, thống kê và báo cáo một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác trên một giao diện thống nhất, mang lại sự tiện lợi cho người sử dụng Do đó, phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự là rất cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý con người và tổ chức trong Công ty.
Để tối ưu hóa hệ thống thông tin quản lý nhân sự, công ty có thể thuê chuyên gia phân tích hoặc sử dụng đội ngũ nhân viên nội bộ để thành lập nhóm dự án Nhóm này sẽ dựa trên đặc điểm nhân sự và cơ cấu tổ chức của công ty nhằm phát triển phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả.
Thiết kế một hệ thống quản lý nhân sự toàn diện nhằm đáp ứng đầy đủ các chức năng và yêu cầu báo cáo từ Ban giám đốc, đồng thời cho phép theo dõi chính xác tình hình nhân sự của công ty.
Cải thiện hệ thống phần mềm tin học cho phép cập nhật, tìm kiếm, thống kê và báo cáo được quản lý trên một giao diện thống nhất Điều này đáp ứng nhanh chóng, đầy đủ và chính xác các yêu cầu công tác nghiệp vụ, mang lại sự tiện lợi cho người sử dụng.
Ngoài việc cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng, Công ty sẽ trực tiếp hướng dẫn nhân viên tại Phòng Tài chính - Kế toán và Phòng Nhân sự về các chức năng chính của phần mềm quản lý nhân sự Nếu có yêu cầu từ các phòng ban, Công ty sẽ lập kế hoạch và tổ chức đào tạo người sử dụng một cách trực tiếp.
Để cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự, cần liên tục cập nhật và nâng cấp hệ thống nhằm khắc phục các khuyết điểm và phát huy ưu điểm hiện có Việc đổi mới chức năng lập báo cáo và truy xuất dữ liệu là cần thiết do thông tin báo cáo hiện tại chưa đầy đủ và thuận tiện Đồng thời, nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên tham gia vào hệ thống quản lý nhân sự cũng rất quan trọng Tăng cường tính bảo mật cho dữ liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu là một yêu cầu thiết yếu Hệ thống cần cải thiện luồng thông tin để đảm bảo tính thông suốt trong toàn bộ chu trình Việc hoàn thiện chức năng và giảm thiểu trùng lặp dữ liệu sẽ giúp tiết kiệm chi phí quản lý cho công ty Hệ thống mới cần được thiết kế để các chức năng hoạt động độc lập, cho phép thay đổi mà không cần xây dựng lại toàn bộ Cuối cùng, một hệ thống hoàn thiện không chỉ giảm thiểu dữ liệu trùng lặp mà còn tăng tốc độ xử lý và tiết kiệm thời gian, giảm số lượng nhân sự tham gia vào công tác quản lý.
Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin quản lí nhân sự theo hướng chức năng tại Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong
3.2.1 Cơ sở của đề tài
Bài toán mô tả nghiệp vụ quản lý nhân sự của Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong như sau:
Sau khi trúng tuyển, nhân viên cần khai báo thông tin cho phòng nhân sự, nơi sẽ nhập và quản lý dữ liệu của họ Khi nhân viên thôi việc, thông tin sẽ được xóa khỏi hệ thống Hàng tháng, phòng nhân sự kiểm tra và cập nhật thông tin nếu có thay đổi, đồng thời sửa chữa các sai sót nếu phát hiện Thông tin nhân viên bao gồm mã nhân viên, họ tên, địa chỉ và số CMT, tất cả được lưu trữ trong hồ sơ Để quản lý lương, phòng nhân sự tạo bảng chấm công hàng ngày, từ đó tính lương vào cuối tháng và gửi bảng lương cho phòng kế toán để phát lương.
Cuối tháng, bộ phận nhân sự thực hiện báo cáo thống kê tình hình nhân viên và lương trong công ty, sau đó gửi đến Ban giám đốc.
Hệ thống cho phép tìm kiếm thông tin nhân viên linh hoạt, đáp ứng yêu cầu của Ban Giám đốc hoặc nhân viên Bộ phận nhân sự có thể thực hiện tìm kiếm dựa trên mã nhân viên, tên, phòng ban hoặc mức lương.
Thông tin nhân viên bao gồm mã nhân viên, họ tên, địa chỉ và số điện thoại Bảng chấm công được ký hiệu bằng mã nhân viên và ghi lại thời gian chấm công.
VD: NV có mã NV123, bảng chấm công cho tháng 10 năm 2012 thì số bảng sẽ là:
Mã nhân viên NV123-102012 cần ghi lại họ tên, số ngày nghỉ và số ngày làm thêm Số ngày công được tính bằng công thức: số ngày trong tháng trừ đi số ngày nghỉ cộng với số ngày làm thêm.
Bảng lương gồm có: Mã NV, họ tên, tổng lương Tổng lương tính theo công thức:
TL = (Lương 1 ngày * số ngày công)*(hệ số lương + phần trăm phụ cấp – phần trăm bảo hiểm)
3.2.2 Mục tiêu, lợi ích của giải pháp
Chương trình này được thiết kế để quản lý nhân sự hiệu quả, bao gồm quản lý hồ sơ nhân viên, tính toán và chi trả lương, tuyển dụng, luân chuyển công tác, cũng như các chế độ phụ cấp, khen thưởng và kỷ luật cho nhân viên trong công ty.
Về tính bảo mật thông tin:
Mỗi người sử dụng đều có một Username, gọi là tên người dùng và password (mật khẩu) để tránh truy nhập trái phép.
Người dùng sẽ được truy cập thông tin theo quyền hạn mà quản trị viên cấp cho họ Nếu không đăng nhập vào hệ thống, người dùng chỉ có thể xem thông tin chung và các báo cáo thống kê không quan trọng do các bộ phận cung cấp.
Khi người dùng đăng nhập vào hệ thống, họ không chỉ nhận được thông tin chung mà còn có thêm những dữ liệu cần thiết khác Mức độ chia sẻ thông tin sẽ phụ thuộc vào danh tính của người đăng nhập.
Lãnh đạo có khả năng truy cập toàn bộ thông tin mà hệ thống cung cấp, cùng với các báo cáo chi tiết từ tất cả các bộ phận.
Nhân viên thuộc một bộ phận chỉ được phép truy cập thông tin và báo cáo liên quan đến đơn vị của mình Họ cũng có trách nhiệm cập nhật dữ liệu vào hệ thống một cách chính xác và kịp thời.
Hệ thống phải được thiết kế mềm dẻo, thông minh để thuận tiện cho các cải tiến, nâng cấp sau này.
Trong quá trình làm việc, việc cung cấp thông báo cần thiết là rất quan trọng để người dùng nắm rõ các thao tác và trạng thái của hệ thống Chương trình cũng cần tích hợp các tính năng tra cứu hiệu quả, giúp người sử dụng nhanh chóng tiếp cận thông tin cần thiết.
Chương trình không chỉ cung cấp các báo cáo sao kê theo quy định mà còn cho phép người dùng tra cứu thông tin quan trọng như phụ cấp, tiền lương cơ bản do chính phủ quy định và mức lạm phát hiện tại.
- Giao diện phải đẹp, gây thiện cảm cho người sử dụng và thuận tiện cho các thao tác nhập liệu vào.
- Kiểm tra các bước nhập một cách chặt chẽ nhằm tránh tối thiểu việc sai sót ngoài ý muốn.
- Tự động điền những tham số cần thiết.
- Giảm thiểu những sai sót không đáng có (tự động chuyển sang phần khác khi nhập xong một phần).
Về mặt truy cập thông tin
- Khả năng truy cập các thông tin linh hoạt hơn.
- Đảm bảo truy cập thông tin nhanh chóng, an toàn.
- Tận dụng khả năng in ấn trong Windows với nhiều loại máy in, font chữ.
- Có khả năng xem trước khi in ấn (Preview).
3.2.3 Phân tích hệ thống và đưa ra giải pháp thiết kế hệ thống 3.2.3.1 Các chức năng của hệ thống
Chức năng của hệ thống có thể chia làm các nhóm chức năng chính như sau:
Chức năng này bao gồm các chức năng nhỏ như: thêm hồ sơ nhân viên, sửa thông tin nhân viên, xóa hồ sơ nhân viên.
Khi một người gia nhập công ty, họ sẽ được tạo hồ sơ nhân viên, trong đó chứa các thông tin cá nhân và chuyên môn Hồ sơ này sẽ được cập nhật thường xuyên để phản ánh trình độ và năng lực của nhân viên Dựa trên khả năng làm việc, nhân viên có thể được phân bổ vào các phòng ban khác nhau, cũng như có cơ hội thăng chức hoặc chuyển đổi vị trí Mọi thay đổi này sẽ được hệ thống ghi nhận và cập nhật trong hồ sơ nhân viên.
- Sửa thông tin nhân viên: sửa thông tin nhân viên khi có sự luân chuyển nhân sự hoặc bổ sung thêm thông tin trong hồ sơ.
Thông tin về nhân viên bao gồm: tên, ngày sinh, quê quán, số CMND, trình độ học vấn, chức vụ và phòng ban công tác,…
-Xóa hồ sơ nhân viên: Khi nhân viên nghỉ việc, toàn bộ hồ sơ nhân viên đều được xóa bỏ trong hệ thống.
Hệ thống cập nhật bảng chấm công cho phép ghi nhận ngày công và ca làm việc của từng nhân viên Thông tin này sẽ được sử dụng vào cuối tháng để tính toán lương, thưởng và phạt cho từng cá nhân.
- Cập nhật các yếu tố của lương: Căn cứ vào bảng chấm công, cũng như hệ số lương, hệ số phụ cấp, BHXH, BHYT, BHTN, hệ số thưởng, phạt,…
- Tính lương: Dựa vào các yếu tố của lương sẽ tính in ra bảng lương cho nhân viên
Hỗ trợ cho người sử dụng tra cứu theo mã nhân viên, theo họ tên nhân viên hoặc theo phòng ban.
Thống kê báo cáo là một nhiệm vụ hàng năm quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, bao gồm cả trong hệ thống thông tin quản lý nhân sự, nơi các số liệu và dữ liệu được tổng hợp và phân tích để đưa ra cái nhìn tổng quan về hiệu suất và tình hình nhân sự.
Thiết kế hệ thống
3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Chuyển từ mô hình thực thể sang mô hình quan hệ: Các nguyên tắc chuyển đổi
Với quan hệ Một- Một:
Hoặc thêm vào quan hệ này thuộc tính khóa của quan hệ kia.
Hoặc thêm thuộc tính khóa vào cả 2 quan hệ.
Quan hệ Một- Nhiều: Thêm vào quan hệ 1 thuộc tính khóa của quan hệ nhiều.
Tạo một quan hệ mới có:
Tên quan hệ là tên của mối quan hệ Thuộc tính là những thuộc tính khóa của các tập thực thể liên quan
Từ các quy tắc chuyển đổi ta có lược đồ quan hệ:
MaNV MaCV HoTen TrinhDo NgaySinh Phai DiaChi SoDT SoCMT MaPB
Hình 3.5: Lược đồ quan hệ các thực thể
MaBL MaNV HeSoL LuongCB PCCV BaoHiem LuongThucLinh
Từ lược đồ quan hệ sau khi chuyển sang mô hình quan hệ , ta có các thực thể với các thuộc tính sau:
NHANVIEN(MaNV, MaPB, MaCV, HoTen, TrinhDo, NgaySinh, Phai, Diachi,
PHONGBAN(MaPB, TenPB, Vitri, SoDT) CHUCVU(MaCV, TenCV, HeSo-PhuCapCV) BANGLUONG(MaBL, MaNV, HeSoL, LuongCoBan, PhuCap, BaoHiem,
BANGCHAMCONG(MaBCC, MaNV, NgayCong, NgayLamThem,
Hình 3.6: Mô hình quan hệ
Xây dựng Cơ sở dữ liệu:
Bảng: PHONGBAN(Lưu trữ toàn bộ TT chung về phòng ban có trong công ty)
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
MaPB Text 8 Mã phòng ban
TenPB Text 20 Tên phòng ban
SoDT Text 20 Số điện thoại
Bảng 3.1 : Bảng phòng ban nhân viên Bảng: NHANVIEN (Thông tin cơ bản của nhân viên)
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
MaNV Text 8 Mã nhân viên
MaPB Text 8 Mã phòng ban
MaCV Text 8 Mã chức vụ
NgaySinh Date 20 Ngày, tháng, năm sinh
SoDT Text 20 Số điện thoại
SoCMTND Text 20 Số chứng minh thư nhân dân
Bảng: BANGLUONG(Lưu thông tin về bảng lương)
Tên DL Kiểu DL Độ dài Mô tả
BL Text 8 Mã bảng lương
MaNV Text 8 Mã nhân viên
HeSoL Double Hệ số lương
LuongCoBan Double Lương cơ bản
PCCV Double Phụ cấp chức vụ
LuongThucLinh Double Lương Thực lĩnh
Bảng 3.3 : Bảng lương nhân viên
Bảng: CHUCVU (Lưu trữ toàn bộ thông tin chung về chức vụ trong công ty)
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
MaCV Text 8 Mã chức vụ
MaNV Text 8 Mã nhân viên
TenCV Text 20 Tên chức vụ
HeSo-PCCV Double 20 Hệ số phụ cấp chức vụ
Bảng 3.4: Bảng chức vụ nhân viên
Bảng: BANGCHAMCONG(Lưu thông tin về bảng chấm công)
Tên DL Kiểu DL Độ dài Mô tả
BCC Text 10 Mã bảng chấm công
MaNV Text 10 Mã nhân viên
Ngaylam Number – integer 3 Ngày làm
Lamthem Number – integer 3 Làm thêm
Ngaynghi Number – integer 3 Ngày nghỉ
Thiết kế giao diện phần mềm quản lý nhân sự cần đảm bảo tính thân thiện, thẩm mỹ, dễ sử dụng và cung cấp thông tin đầy đủ để người dùng quản lý nhân viên hiệu quả Phần mềm này bao gồm một số giao diện chính quan trọng.
Hình 3.7 Giao diện Menu chính
Gồm ba chức năng là Đóng cửa sổ hiện thời, Quản lý người dùng và Thoát khỏi chương trình
2 Menu quản lý Đây là menu chính của hệ thống, có 2chức năng: quản lý nhân viên, quản lý lương cho nhân viên.
2.1 Chức năng “ Quản lý nhân viên”:
Khi chọn chức năng “ Quản lý Nhân viên” trên danh sách menu, giao diện quản lý Nhân viên sẽ hiện ra như sau:
Hình 3.8 : Giao diện Quản lý nhân viên
Trong form này có thể nhập mới các thông tin về một nhân viên, hoặc cập nhật các thông tin của một nhân viên
Nút “Thêm” cho phép lưu những thông tin cần thiết của nhân viên trên vào bảng, sau đó cho phép nhập tiếp các nhân viên
Nút “Xóa” cho phép xóa toàn bộ những thông tin về nhân viên đó trong hệ thống, bao gồm cả Mã NV, họ tên, Phái, Ngày sinh,
Nút “Thoát” cho phép thoát khỏi chức năng “ quản lý nhân viên”
2.2 Chức năng “ quản lý tiền lương”:
Chức năng quản lý tiền lương gồm 2 chức năng con: Quản lý chấm công và Tính lương
2.2.1 Chức năng “ quản lý chấm công”
Chức năng này cho phép bạn cập nhật thông tin cần thiết để tính lương cho nhân viên Giao diện của Form được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng.
Hình 3.9: Giao diện quản lý chấm công
Nút “Thêm” cho phép nhập số liệu chấm công hàng tháng cho từng nhân viên, trong khi nút “Xóa” giúp xóa toàn bộ số liệu chấm công của nhân viên đó Để chỉnh sửa thông tin chấm công, bạn có thể sử dụng nút “Sửa”, và cuối cùng, nút “Lưu” sẽ lưu lại số liệu chấm công cho mỗi nhân viên.
2.2.2 Chức năng Tính lương nhân viên: Có thế tính lương tự động dựa trên tất cả những thông tin đã có trong bảng chấm công của nhân viên trong từng tháng với mã nhân viên đã tồn tại trong hệ thống
Hình 3.10: Giao diện Tính lương nhân viên
Gồm 2 chức năng là: Tra cứu Nhân Viên, Tra cứu lương Chức năng tra cứu Nhân viên có giao diện như sau: Hiển thị danh sách nhân viên trong 1 phòng ban với phòng ban đã tồn tại trong hệ thống
Hình 3.11: Giao diện Tra cứu nhân viên
4.Menu Báo cáo : Gồm 3 chức năng nhỏ là: Báo cáo nhân viên, báo cáo chấm công, báo cáo tiền lương
5 Menu trợ giúp : Giúp người dùng dễ dàng thao tác sử dụng chương trình
Hình 3.12: Giao diện trợ giúp 3.3.3 Demo 1 số chức năng cơ bản
Để hệ thống hoạt động hiệu quả, hãy đảm bảo nhập đầy đủ thông tin nhân viên vào tất cả các ô trong bảng Nếu thiếu thông tin ở bất kỳ ô nào, hệ thống sẽ không hoạt động.
Nhấn nút “Thêm” để nhập thông tin cho nhân viên mới Để xóa thông tin của một nhân viên, bạn chỉ cần chọn Mã Nhân viên cần xóa và nhấn nút “Xóa”, toàn bộ thông tin liên quan sẽ bị xóa và không còn hiển thị trong danh sách nhân viên.
Để chỉnh sửa thông tin nhân viên, bạn chỉ cần nhấn nút "Sửa" Khi muốn thay đổi thông tin, hãy nhấp vào Mã nhân viên tương ứng, và toàn bộ thông tin sẽ được hiển thị trong các ô của bảng Sau đó, bạn chỉ cần nhập lại thông tin cần sửa vào ô đó và nhấn nút "Sửa" để lưu thay đổi.
Nhấn nút “ Thoát” để thoát ra khỏi chức năng “ Quản lý nhân viên”
Hình 3.13: Giao diện chức năng quản lý nhân viên
Nhập đầy đủ thông tin vào các ô trong bảng, sau đó nhấn nút “tính lương” Hệ thống sẽ tự động tính lương các tháng cho mỗi nhân viên
Nhấn nút “xóa” để xóa toàn bộ thông tin lương của nhân viên trong 1 tháng
Hình 3.14: Giao diện chức năng tính lương nhân viên
Một số kiến nghị
Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong đã mở rộng nhiều lĩnh vực trong những năm gần đây, dẫn đến sự gia tăng số lượng nhân viên Để nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự tại các Phòng ban, tôi xin đưa ra một số kiến nghị.
Đầu tư ban đầu vào cơ sở hạ tầng CNTT của doanh nghiệp bao gồm phần cứng và phần mềm cơ bản Để triển khai và vận hành hệ thống, cần nâng cấp phần cứng hiện tại và tính toán chi phí mua sắm cùng lắp đặt, đồng thời chọn phần cứng phù hợp với hệ thống đã thiết kế và quy mô doanh nghiệp Các phần mềm tích hợp và cơ sở dữ liệu toàn công ty là công cụ chủ yếu hỗ trợ quản lý và tác nghiệp, vì vậy cần thường xuyên nâng cấp và cập nhật những phần mềm hiệu quả cho từng khâu quản lý Đặc biệt, công ty cần xây dựng mạng diện rộng để đảm bảo thông tin lưu chuyển thông suốt giữa các bộ phận.
Mạng lưới cần đảm bảo chất lượng ổn định, không bị tắc nghẽn và luôn thông suốt, kết nối toàn bộ Công ty Về tài nguyên dữ liệu, cần có đầy đủ thông tin về nhân viên, khách hàng, hàng hóa và cơ sở dữ liệu Quan trọng là nâng cấp hệ quản trị cơ sở dữ liệu và đồng bộ hóa toàn bộ để dễ dàng truy xuất thông tin.
Công ty cần tuyển dụng chuyên gia hệ thống thông tin (HTTT) có trình độ và kinh nghiệm, đồng thời tạo cơ hội đào tạo cho nhân viên cũ nhằm nâng cao kỹ năng quản lý và sử dụng HTTT Đội ngũ nhân viên nên tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu để thao tác hệ thống một cách chuyên nghiệp, tránh tình trạng chức năng không được sử dụng hiệu quả Việc nâng cao trình độ cho nhân viên quản lý nhân sự và tiền lương thông qua đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ và hướng dẫn sử dụng chương trình sẽ giúp họ hiểu rõ các chức năng, từ đó giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc.
Để đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc, cần duy trì liên hệ chặt chẽ với các công ty phát triển phần mềm và thường xuyên cập nhật tình hình của hệ thống, từ đó kịp thời khắc phục và sửa chữa các vấn đề phát sinh.
Để nâng cao tính bảo mật cho dữ liệu hệ thống, cần sử dụng các công cụ và phương tiện lưu trữ hiệu quả, đặc biệt chú trọng đến những cơ sở dữ liệu quan trọng của công ty Hiện tại, luồng thông tin trong toàn bộ chu trình chưa được thông suốt, vì vậy cần thiết phải thay đổi mô hình lưu truyền thông tin trong hệ thống.
Áp dụng các phương pháp chấm công hiện đại như thẻ từ và vân tay giúp kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên hiệu quả hơn Điều này không chỉ tạo thuận lợi cho bộ phận kế toán trong việc chấm công, mà còn giúp tính toán chính xác giờ công ra vào Dữ liệu được chuyển về module quản trị lương, từ đó hỗ trợ tính lương cho nhân viên một cách chính xác và nhanh chóng.
Tích hợp phần mềm chấm công với máy chấm công giúp thu thập dữ liệu chính xác để tính toán ngày công của nhân viên Phần mềm này cho phép theo dõi và lọc danh sách nhân viên làm thêm giờ, nghỉ phép hoặc đi công tác, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.
