1 .Tầm quan trọng và ý nghĩa của hệ thống quản lí nhân sự
3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thơng tin quản lí nhân sự theo hướng chức
3.2.3 Phân tích hệ thống và đưa ra giải pháp thiết kế hệ thống
3.2.3.1 Các chức năng của hệ thống
Chức năng của hệ thống có thể chia làm các nhóm chức năng chính như sau: Quản lý nhân viên
Chức năng này bao gồm các chức năng nhỏ như: thêm hồ sơ nhân viên, sửa thơng tin nhân viên, xóa hồ sơ nhân viên.
- Thêm hồ sơ nhân viên: Một người khi trở thành nhân viên của cơng ty sẽ có hồ sơ nhân viên. Các thông tin của nhân viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên. Nhân
viên sẽ được phân vào các phịng ban khác nhau tùy vào trình độ và năng lực của mình. Tùy theo năng lực, nhân viên có thể được thăng chức hoặc chuyển đổi phòng ban, hệ thống sẽ cập nhật lại hồ sơ nhân viên.
- Sửa thông tin nhân viên: sửa thơng tin nhân viên khi có sự luân chuyển nhân sự hoặc bổ sung thêm thông tin trong hồ sơ.
Thông tin về nhân viên bao gồm: tên, ngày sinh, quê quán, số CMND, trình độ học vấn, chức vụ và phịng ban cơng tác,…
-Xóa hồ sơ nhân viên: Khi nhân viên nghỉ việc, toàn bộ hồ sơ nhân viên đều được xóa bỏ trong hệ thống.
Quản lý lương:
- Cập nhật bảng chấm cơng: Hệ thống có chức năng cập nhật ngày công, ca làm việc của từng nhân viên để cuối tháng căn cứ vào đó tính lương và thưởng, phạt cho từng nhân viên.
- Cập nhật các yếu tố của lương: Căn cứ vào bảng chấm công, cũng như hệ số lương, hệ số phụ cấp, BHXH, BHYT, BHTN, hệ số thưởng, phạt,…
- Tính lương: Dựa vào các yếu tố của lương sẽ tính in ra bảng lương cho nhân viên Tra cứu:
Hỗ trợ cho người sử dụng tra cứu theo mã nhân viên, theo họ tên nhân viên hoặc theo phòng ban.
Thống kê báo cáo
Thống kê báo cáo: Là công việc thường niên của bất cứ doanh nghiệp nào, và trong HTTT quản lý nhân sự người ta cũng thống kê báo cáo theo:
- Báo cáo thông tin nhân sự bao gồm báo cáo thông tin về hồ sơ, về hợp đồng lao động, quá trình khen thưởng kỷ luật, q trình cơng tác, đào tạo của nhân viên.
- Báo cáo thơng tin lương theo từng phịng ban và báo cáo thông tin lương chi tiết của nhân viên công ty.
- Báo cáo về chấm cơng
3.2.3.2Phân tích chức năng
Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống
Từ quá trình khảo sát hệ thống trên ta đi phân tích hệ thống quản lý nhân sự gồm có bốn chức năng chính là:
- Quản lý nhân viên - Quản lý lương - Tra cứu
- Thống kê, báo cáo
Hình 3.1: Sơ đồ phân cấp chức năng
( Nguồn: Tác giả) Hệ thống quản lí nhân sự Quản lí lương Báo cáo Tra cứu Quản lí nhân viên Tra cứu theo tên nhân viên Báo cáo về nhân viên Cập nhật ngày công Xem thông
tin nhân viên
Tra cứu theo mã nhân viên Báo cáo về chấm cơng Điều chỉnh chấm cơng Xóa hồ sơ nhân viên Điều động nhân sự Báo cáo về lương Tra cứu theo
phòng ban Sửa thông
tin nhân viên
Lập bảng chấm công Cập nhật hồ
Sơ đồ luồng dữ liệu
Hình 3.2: Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
+ Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của hệ thống
Hình 3.3:Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của hệ thống
( Nguồn: Tác giả)
3.2.3.3 Phân tích dữ liệu
Xác định các thực thể:
NHANVIEN(MaNV, MaPB, MaCV, HoTen, TrinhDo, NgaySinh, Phai, Diachi,
SoDT, SoCMTND)
PHONGBAN(MaPB, TenPB, Vitri, SoDT) CHUCVU(MaCV, TenCV, HeSo-PhuCapCV)
BANGLUONG(MaBL, MaNV, HeSoL, LuongCoBan, PhuCap, BaoHiem,
LuongThucLinh)
BANGCHAMCONG(MaBCC, MaNV, NgayCong, NgayLamThem,
NghiCoPhep, NghiKhongPhep)
Từ các thực thể đã xác định được ta có dạng của mơ hình thực thể liên kết như sau:
Hình3.4: Mơ hình thực thể liên kết
( Nguồn: Tác giả) Các quan hệ ràng buộc trong hệ thống:
Một NV chỉ thuộc một Phịng ban, một Phịng ban có nhiều NV.
Một NV đảm nhiệm một Chức vụ và một Chức Vụcó thể do nhiều NV đảm nhiệm. Một NV trong q trình cơng tác có nhiều Bảng Lương, Bảng Chấm Cơng, một Bảng Lương, Bảng Chấm Công chỉ thuộc về một NV.