1 .Tầm quan trọng và ý nghĩa của hệ thống quản lí nhân sự
3.3 Thiết kế hệ thống
3.3.2 Thiết kế giao diện
Thiết kế giao diện cho phần mềm quản lý nhân sự phải thoả mãn điều kiện giao diện thân thiện, đẹp mắt, dễ sử dụng và cung cấp đủ thông tin để người sử dụng dễ dàng quản lý nhân viên. Phần mềm quản lý nhân sự gồm có một số các giao diện chính sau:
Giao diện menu chính:
Hình 3.7. Giao diện Menu chính 1. Menu Hệ thống
Gồm ba chức năng là Đóng cửa sổ hiện thời, Quản lý người dùng và Thốt khỏi chương trình.
2. Menu quản lý
Đây là menu chính của hệ thống, có 2chức năng: quản lý nhân viên, quản lý lương cho nhân viên.
2.1. Chức năng “ Quản lý nhân viên”:
Khi chọn chức năng “ Quản lý Nhân viên” trên danh sách menu, giao diện quản lý Nhân viên sẽ hiện ra như sau:
Hình 3.8: Giao diện Quản lý nhân viên
Trong form này có thể nhập mới các thơng tin về một nhân viên, hoặc cập nhật các thông tin của một nhân viên
Nút “Thêm” cho phép lưu những thông tin cần thiết của nhân viên trên vào bảng, sau đó cho phép nhập tiếp các nhân viên.
Nút “Xóa” cho phép xóa tồn bộ những thơng tin về nhân viên đó trong hệ thống, bao gồm cả Mã NV, họ tên, Phái, Ngày sinh,..
Nút “Thoát” cho phép thoát khỏi chức năng “ quản lý nhân viên”
2.2. Chức năng “ quản lý tiền lương”:
Chức năng quản lý tiền lương gồm 2 chức năng con: Quản lý chấm cơng và Tính lương
2.2.1 Chức năng “ quản lý chấm cơng”
Chức năng này cho phép bạn cập nhật những thông tin để phục vụ cho việc tính lương cho một nhân viên. Giao diện của dạng Form này như sau:
Hình 3.9: Giao diện quản lý chấm công
Nút “ Thêm” để nhập số liệu chấm công theo tháng cho mỗi nhân viên Nút “ Xóa” để xóa tồn bộ số liệu chấm cơng cho mỗi nhân viên Nút “ Sửa” để sửa số liệu chấm công theo tháng cho mỗi nhân viên Nút “ Lưu” để lưu số liệu chấm công cho mỗi nhân viên
2.2.2 Chức năng Tính lương nhân viên: Có thế tính lương tự động dựa trên tất cả những thơng tin đã có trong bảng chấm cơng của nhân viên trong từng tháng với mã nhân viên đã tồn tại trong hệ thống
Hình 3.10: Giao diện Tính lương nhân viên
3. Menu tra cứu
Gồm 2 chức năng là: Tra cứu Nhân Viên, Tra cứu lương
Chức năng tra cứu Nhân viên có giao diện như sau: Hiển thị danh sách nhân viên trong 1 phòng ban với phòng ban đã tồn tại trong hệ thống
4.Menu Báo cáo: Gồm 3 chức năng nhỏ là: Báo cáo nhân viên, báo cáo chấm
công, báo cáo tiền lương
5. Menu trợ giúp: Giúp người dùng dễ dàng thao tác sử dụng chương trình
Hình 3.12: Giao diện trợ giúp 3.3.3 Demo 1 số chức năng cơ bản
Quản lý nhân viên:
Nhập thông tin nhân viên: Nhập đầy đủ thông tin nhân viên vào các ô trong bảng( Nếu chỉ nhập thiếu thơng tin trong 1 ơ thì hệ thống sẽ khơng hoạt động)
Nút “Thêm” để nhập thông tin cho một nhân viên khác
Nút “ Xóa” để xóa tồn bộ thơng tin của nhân viên, ta kích chuột vào Mã Nhân viên muốn xóa, sau đó nhấn nút xóa, tồn bộ thơng tin về nhân viên đó sẽ khơng hiển thị trong danh sách nhân viên
Nút “ Sửa” để chỉnh sửa thông tin nhân viên. Muốn sửa thơng tin nào đó của nhân viên, ta kick chuột vào Mã nhân viên đó, tồn bộ thơng tin về nhân viên đó sẽ hiển thị lại trên các ô trong bảng, muốn sửa thơng tin nào thì nhập lại thơng tin trong ơ đó, sau đó nhấn nút sửa.
Hình 3.13:Giao diện chức năng quản lý nhân viên
Tính lương nhân viên
Nhập đầy đủ thông tin vào các ơ trong bảng, sau đó nhấn nút “tính lương”. Hệ thống sẽ tự động tính lương các tháng cho mỗi nhân viên
Nhấn nút “xóa” để xóa tồn bộ thơng tin lương của nhân viên trong 1 tháng
3.4 Một số kiến nghị
Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong trong những năm gần đây đã phát triển thêm nhiều lĩnh vực, từ đó, số lượng nhân viên trong cơng ty ngày càng tăng. Để công tác tổ chức quản lý nhân sự tại các Phòng ban được cách hiệu quả em xin có một số kiến nghị sau:
- Về cơ sở hạ tầng: Đầu tư ban đầu của doanh nghiệp vào CNTT bao gồm các trang bị cơ bản về phần cứng, phần mềm. Để triển khai, vận hành hệ thống, Công ty cần phải nâng cấp phần cứng hiện tại. Trước tiên hoạch định tính tốn chi phí mua vào và lắp đặt, chú ý chọn mua phần cứng phù hợp với HTTT đã thiết kế trước, và phù hợp với quy mô của Công ty hiện nay. Các phần mềm tích hợp và các CSDL cấp tồn cơng ty là những công cụ chủ đạo hỗ trợ cho hoạt động quản lý và tác nghiệp. Vì thế cần nâng cấp, cập nhật thường xuyên những phần mềm mang tính hiệu quả cao, phù hợp với mỗi cơng việc trong từng khâu quản lý. Cơng ty cần có mạng diện rộng phủ khắp doanh nghiệp, để cho các luồng thông tin lưu chuyển thông suốt giữa các bộ phận. Mạng này phải đảm bảo chất lượng, không bị tắc nghẽn giữa chừng, ln ln thơng suốt và phủ sóng, kết nối tồn Cơng ty. Cuối cùng về tài ngun dữ liệu thì cần có đầy đủ thơng tin về nhân viên, khách hàng, hàng hóa, CSDL….. Chú ý nâng cấp hệ quản trị CSDL và đồng bộ hóa tồn bộ để dễ dàng truy xuất.
- Về nhân sự: Công ty cần tuyển dụng nhân viên mới là các chun gia HTTT có trình độ, kinh nghiệm hoặc tạo cơ hội đào tạo những nhân viên cũ của mình nâng cao trình độ để dễ dàng quản lý, sử dụng HTTT, sửa chữa nếu chẳng may có sai sót, nâng cấp thường xuyên HTTT. Đội ngũ nhân viên cần được tham gia những khóa đào tạo chuyên sâu để có đủ kiến thức, kỹ năng để thao tác trong hệ thống một cách chuyên nghiệp. Tránh những việc một chức năng tạo ra mà không được sử dụng hoặc chỉ có một phịng ban sử dụng được như vậy sẽ dẫn đến những khó khăn trong việc quản lý nhân sự. Nâng cao trình độ nhân viên trực tiếp tham gia cơng tác quản lý nhân sự và tiền lương bằng việc tăng cường đào tạo, bồi dưỡng các nghiệp vụ, hướng dẫn sử dụng các chương trình thuần thục và nhuần nhuyễn tránh tình trạng khơng hiểu hết các chức năng của chương trình.
- Cần liên hệ chặt chẽ với các cơng ty phát triển phần mềm, cập nhật thường xuyên tình hình của hệ thống để kịp thời khác phục và sửa chữa sao cho tiến độ công việc đạt hiệu quả cao nhất.
- Tăng cường tính bảo mật an tồn dữ liệu được lưu trữ cho hệ thống bằng việc sử dụng các công cụ, phương tiện lưu trữ dữ liệu, đặc biệt quan tâm đến những cơ sở dữ liệu mang tính quan trọng của cơng ty. Luồng thơng tin lưu truyền trong tồn bộ chu trình chưa được thơng suốt do đó cần phải thay đổi mơ hình lưu truyền thơng tin trong hệ thống.
- Áp dụng các phương pháp chấm công mới bằng thẻ từ hoặc vân tay để kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên cũng như dễ dàng, thuận tiện cho việc chấm cơng của bộ phận kế tốn. Tính tốn các giờ cơng ra vào và chuyển số liệu về module quản trị lương để tính lương cho nhân viên.
- Tích hợp phần mềm chấm công vào máy hoặc lấy dự liệu từ máy chấm công và đưa vào phần mềm đế tiến hành q trình tính tốn ngày cơng chính xác cho nhân viên. Theo dõi và lọc ra danh sách nhân viên làm thêm giờ, nhân viên nghỉ có hoặc khơng có phép, nghỉ đi cơng tác.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Hữu Thân (1998), Quản trị nhân sự, NXB Thống kê.
2. Nguyễn Văn Ba (2003), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội.
3. TS Bùi Văn Danh, Th.S Lê Quang Khôi, Quản trị nguồn nhân lực, NXB Phương Đơng.
4. Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý Trường Đại học Thương mại.
5. PGS.TS. Bùi Thế Tâm. Giáo trình Microsoft Access. NXB - GTVT 2005. 6. Tài liệu hướng dẫn thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp 2014, khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Thương mại.
7. Website:www.vmms.vn