TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Trong thời đại công nghệ phát triển, Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống và các lĩnh vực sản xuất, dịch vụ, quản lý, đặc biệt là quản trị nguồn nhân lực Gần đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất đã mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, như nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và tăng năng suất lao động.
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, nhu cầu về lãnh đạo và quản lý trong việc thay đổi phương thức làm việc ngày càng tăng cao Hệ thống quản lý thông tin dựa vào máy tính trở thành yếu tố thiết yếu trong việc xử lý và cung cấp thông tin cho các tổ chức Việc xây dựng hệ thống thông tin không chỉ giúp tự động hóa công tác quản lý mà còn đáp ứng nhu cầu thiết yếu của doanh nghiệp Ứng dụng hệ thống thông tin trong quản lý đã trở nên phổ biến tại Việt Nam.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện nay được tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế chú trọng Đây là hệ thống phản ánh toàn diện tiềm năng trí lực và thể lực của từng lao động, bao gồm số lượng và chất lượng tại các thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai Do đó, công tác quản lý nhân sự cần được tiến hành thường xuyên, cung cấp thông tin kịp thời và đầy đủ theo yêu cầu của cấp trên, nhằm hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ của công ty trong từng giai đoạn.
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH may Hưng Nhân, tôi nhận thấy cần thiết phải xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương mới, thay thế cho hệ thống hiện tại không còn đáp ứng nhu cầu Do đó, tôi đã quyết định chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương tại Công ty TNHH may Hưng Nhân” với mục tiêu giúp công tác quản lý nhân sự diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh của doanh nghiệp.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Quản lý nhân sự và tiền lương là yếu tố then chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nhận thức được tầm quan trọng này, nhiều nghiên cứu đã được thực hiện để khám phá và cải thiện công tác quản lý nhân sự-tiền lương Dưới đây là một số công trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề này.
Khóa luận tốt nghiệp: Đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thép DongBang”
Khóa luận tốt nghiệp của Đỗ Thị Ánh, sinh viên K47S2 tại Trường Đại học Thương Mại, đã trình bày rõ ràng các lý thuyết liên quan đến phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý và quy trình phân tích thiết kế hệ thống theo hướng chức năng Bên cạnh đó, khóa luận còn hoàn thành đầy đủ các bước phân tích hệ thống thông tin và xây dựng mã chương trình.
Khóa luận tốt nghiệp của Lê Thị Thanh, sinh viên K53 Đại học Kinh Tế Quốc Dân, tập trung vào việc "Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty may xuất khẩu Thành Công" Tác giả đã trình bày các lý thuyết liên quan đến xây dựng hệ thống thông tin và tiến hành các bước phân tích, thiết kế hệ thống một cách chi tiết.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự đã được xây dựng cơ bản và đáp ứng một số yêu cầu cần thiết, tuy nhiên, hiện tại chỉ mới dừng lại ở giai đoạn thiết kế giao diện cho hệ thống.
Hệ thống hiện tại đã đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, tuy nhiên do được xây dựng theo hướng chức năng nên vẫn tồn tại một số nhược điểm.
+ Mô hình được xây dựng theo cách tiếp cận này không mô tả được đầy đủ và trung thực hệ thống trong thực tế.
Các chương trình trong hệ thống này không hỗ trợ tái sử dụng, do chúng phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể Điều này có nghĩa là không thể sử dụng lại một mô-đun nào đó cho hệ thống mới với các yêu cầu dữ liệu khác.
+ Có hàm có thể truy cập và thay đổi dữ liệu chung dẫn đến khó kiểm soát.
Đề tài "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương tại công ty TNHH may Hưng Nhân" sẽ được xây dựng theo phương pháp hướng đối tượng và sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát hệ thống hướng đối tượng - UML Việc thay đổi cấu trúc dữ liệu dùng chung cho một số hàm sẽ yêu cầu điều chỉnh các hàm liên quan Hệ thống được thiết kế theo hướng đối tượng mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm khả năng nâng cấp dễ dàng nhờ vào việc bổ sung dữ liệu và hàm vào các đối tượng khi hệ thống mở rộng.
Chương trình ngắn gọn hơn do loại bỏ được các đoạn chương trình lặp lại.
Mục tiêu của đề tài
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương tại Công ty TNHH may Hưng Nhân Qua đó, xác định ưu, nhược điểm của quy trình quản lý nhân sự-tiền lương hiện tại, từ đó đề xuất các giải pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương phù hợp cho doanh nghiệp.
Mục tiêu của đề tài là nâng cao hiệu suất quản lý nhân sự và tiền lương trong công ty, giúp người quản lý dễ dàng cập nhật, tìm kiếm, thêm, sửa, xóa và thống kê thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi Hệ thống cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết về nhân viên, cho phép tra cứu thông tin, tính lương, thưởng phạt một cách chính xác và hiệu quả.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Công ty TNHH may Hưng Nhân và các hoạt động quản lý nhân sự-tiền lương tại Công ty
Đề tài nghiên cứu tập trung vào các lý thuyết cơ bản liên quan đến thông tin và hệ thống thông tin, đồng thời phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương Bên cạnh đó, quy trình phân tích và thiết kế hệ thống cũng được tiếp cận dưới góc độ hướng đối tượng.
Công ty đã trải qua một quá trình hình thành và phát triển từ năm 2013 đến 2016, với cơ cấu tổ chức rõ ràng và các lĩnh vực kinh doanh đa dạng Trong giai đoạn này, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty đã có những bước tiến đáng kể, tuy nhiên, công tác quản lý nhân sự và tiền lương vẫn gặp một số thách thức cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả làm việc và sự hài lòng của nhân viên.
Để triển khai phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty TNHH May Hưng Nhân, cần thực hiện các bước cụ thể nhằm tối ưu hóa công tác quản lý nhân sự và tiền lương Các bước này bao gồm: xác định yêu cầu hệ thống, phân tích quy trình hiện tại, thiết kế giải pháp phù hợp, và triển khai hệ thống Việc thực hiện đầy đủ các bước này sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu là quá trình thu thập thông tin và dữ liệu (sơ cấp và thứ cấp) về các đối tượng cần nghiên cứu Bằng cách sử dụng các phương pháp phân tích, xử lý và tổng hợp số liệu từ nguồn tài liệu đã thu thập, chúng ta có thể tạo ra thông tin chính xác và cần thiết Việc thu thập tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp đầu vào cho quá trình chuyển đổi dữ liệu thành nguồn thông tin hữu ích.
Trong khóa luận tốt nghiệp này, phương pháp thu thập tài liệu được áp dụng để thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua bảng câu hỏi phỏng vấn và dữ liệu thứ cấp từ các lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý, phân tích thiết kế hệ thống, cũng như các thông tin từ website và các bài nghiên cứu liên quan đến công ty TNHH may Hưng Nhân Những tài liệu này sẽ là nguồn thông tin quan trọng cho quá trình phân tích và xử lý sau này.
Phương pháp thu thập tài liệu:
Gửi phiếu phỏng vấn tới các phòng ban nhằm thu thập thông tin về tình hình hiện tại của hệ thống thông tin quản lý nhân sự và xác định nhu cầu xây dựng hệ thống mới cho Công ty.
+ Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của doanh nghiệp để nắm bắt được các nghiệp vụ quản lý nhân sự tại Công ty…
Nghiên cứu tài liệu từ các bài báo, internet và bản tin công ty giúp hiểu rõ tình hình chung của Công ty cũng như các nghiệp vụ quản lý nhân sự hiện tại.
+ Sưu tầm sách, tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về hệ thống thông tin và phân tích thiết kế hệ thống
Sau khi thu thập số liệu sơ cấp và thứ cấp, việc tổng hợp, phân tích và so sánh dữ liệu là cần thiết để đánh giá thực trạng quản lý nhân sự và hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH may Hưng Nhân Qua đó, có thể nhận diện tính cấp thiết của đề tài khóa luận này Kết quả khảo sát sẽ giúp lựa chọn biện pháp và quy trình phân tích thiết kế hệ thống phù hợp, đảm bảo đáp ứng các mục tiêu đề ra.
Microsoft Access là phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ do Microsoft phát hành, thuộc bộ Microsoft Office Với giao diện thân thiện và khả năng tích hợp tốt với các ứng dụng khác trên Windows, Microsoft Access cho phép người dùng tổ chức dữ liệu thành các bảng có mối quan hệ với nhau Người dùng có thể thao tác với cơ sở dữ liệu thông qua các câu lệnh truy vấn SQL, giúp lấy thông tin từ một hoặc nhiều trường trong các bảng khác nhau một cách hiệu quả.
Vì những lý do trên nên em quyết định chọn phần mềm Microsoft Access để tổ chức cở sở dữ liệu và tạo giao diện cho hệ thống này.
Kết cấu khóa luận
Khóa luận được chia thành ba chương, trong đó Chương 1 tập trung vào cơ sở lý luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự - tiền lương Chương này giới thiệu các khái niệm cơ bản về hệ thống, hệ thống thông tin quản lý, cùng với quy trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Điều này giúp người đọc có cái nhìn tổng quan về lý thuyết và nền tảng lý luận của đề tài.
Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự- tiền lương tại công ty TNHH may Hưng Nhân. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm trong hệ thống quản lý nhân sự-tiền lương trong doanh nghiệp, để từ đó đưa ra giải pháp hợp lý nhất phù hợp với thực trạng tại doanh nghiệp.
Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương tại công ty TNHH may Hưng Nhân.
Chương 3 sẽ phân tích và thiết kế một hệ thống quản lý nhân sự-tiền lương hiệu quả, nhằm khắc phục những nhược điểm hiện có trong doanh nghiệp Bằng cách đánh giá các ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại, nội dung chương này sẽ đề xuất giải pháp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự và tiền lương, nâng cao hiệu suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên.
NỘI DUNG KHÓA LUẬN
THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ-TIỀN LƯƠNG
1.1 Một số khái niệm cơ bản
Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp có tổ chức, bao gồm nhiều phần tử liên kết chặt chẽ với nhau, tất cả cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung.
* Hệ thống thông tin: Là tập hợp người, thủ tục, và các nguồn lực để thu thập xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức.[2, Tr 19]
Dữ liệu được nhập vào hệ thống, sau đó được xử lý bởi máy tính hoặc con người để tạo ra thông tin đầu ra Quá trình này bao gồm việc nhập dữ liệu, xử lý và xuất thông tin, tất cả đều có khả năng được lưu trữ.
Hình 1.1:Quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin [2, Tr.20]
Các tổ chức có thể áp dụng hệ thống thông tin (HTTT) cho nhiều mục đích khác nhau Trong quản trị nội bộ, HTTT hỗ trợ việc tạo ra sự thông hiểu giữa các bộ phận, đảm bảo sự thống nhất trong hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức và từ đó, giúp đạt được lợi thế cạnh tranh.
* Các thành phần hệ thống thông tin.
Phần cứng là các thành phần vật lý cụ thể của máy tính hoặc hệ thống máy tính, bao gồm các thiết bị hỗ trợ hoạt động trong hệ thống thông tin Những thiết bị này là hữu hình, có thể nhìn thấy và cầm nắm được, đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành hệ thống mạng.
Phần mềm là tập hợp các câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình, được sắp xếp theo thứ tự nhất định nhằm thực hiện chức năng hoặc giải quyết bài toán Nó có thể bao gồm những ý tưởng trừu tượng, thuật toán và chỉ thị.
Hệ thống mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối qua các đường truyền vật lý, tuân theo các quy ước truyền thông nhất định Nó đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin, cho phép người dùng chuyển giao thông tin từ nơi này đến nơi khác và từ người này đến người khác một cách hiệu quả.
CƠ SỞ LÝ LUẬN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ-TIỀN LƯƠNG
Một số khái niệm cơ bản
Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có mối liên kết chặt chẽ với nhau, tất cả cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung.
* Hệ thống thông tin: Là tập hợp người, thủ tục, và các nguồn lực để thu thập xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức.[2, Tr 19]
Dữ liệu được nhập vào từ đầu vào và sau đó được xử lý bởi máy tính hoặc con người để tạo ra thông tin đầu ra Quá trình này bao gồm việc nhập dữ liệu, xử lý và xuất thông tin, tất cả đều có thể được lưu trữ.
Hình 1.1:Quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin [2, Tr.20]
Các tổ chức có thể áp dụng hệ thống thông tin (HTTT) cho nhiều mục đích khác nhau Trong quản trị nội bộ, HTTT hỗ trợ việc tạo ra sự thông hiểu và thống nhất trong hành động, giúp duy trì sức mạnh của tổ chức và đạt được lợi thế cạnh tranh.
* Các thành phần hệ thống thông tin.
Phần cứng là các bộ phận vật lý cụ thể của máy tính hoặc hệ thống máy tính, cũng như hệ thống mạng, đóng vai trò thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong hệ thống thông tin Các thiết bị phần cứng này là hữu hình, có thể nhìn thấy và cầm nắm được.
Phần mềm là tập hợp các câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình, sắp xếp theo trình tự nhất định để thực hiện chức năng hoặc giải quyết vấn đề Nó có thể bao gồm những ý tưởng trừu tượng, thuật toán và chỉ thị.
Hệ thống mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thông nhất định Nó đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin, cho phép truyền tải thông tin giữa các máy tính và người dùng, từ địa điểm này đến địa điểm khác và từ người này đến người khác.
Con người là yếu tố quan trọng trong việc điều hành và sử dụng hệ thống thông tin, bao gồm hai nhóm chính: người sử dụng hệ thống thông tin trong công việc và những người tham gia xây dựng, bảo trì hệ thống này.
Các thành phần của HTTT được biểu diễn dưới sơ đồ sau:
Hình 1.2: Các thành phần của Hệ thống thông tin
* Vai trò, nhiệm vụ của hệ thống thông tin
- Vai trò: Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định và hệ tác nghiệp trong hệ thống quản lý
Nhiệm vụ chính của hệ thống là trao đổi thông tin với môi trường bên ngoài, thực hiện liên lạc hiệu quả giữa các bộ phận và cung cấp thông tin cần thiết cho hệ quyết định và hệ tác nghiệp.
* Phân loại hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS) là công cụ thiết yếu ở cấp độ tác nghiệp, giúp tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp đi lặp lại TPS thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thực hiện các hoạt động hàng ngày một cách hiệu quả.
Hệ thống tự động hóa văn phòng OAS (Officer Automation System) là một giải pháp công nghệ thông tin giúp thu thập, xử lý, lưu trữ và gửi thông báo cùng tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin giữa các cá nhân, nhóm làm việc và tổ chức khác nhau.
Hệ thống quản lý tri thức KWS (Knowledge Work Systems) được phát triển nhằm hỗ trợ chia sẻ kiến thức, không chỉ đơn thuần là thông tin Các hệ thống này giúp phân loại dữ liệu, kiểm soát và thiết kế quy trình làm việc, lập kế hoạch và lịch hoạt động, đồng thời tạo ra những giải pháp đa dạng để giải quyết các vấn đề cụ thể cho doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là công cụ quan trọng hỗ trợ các hoạt động quản lý, bao gồm lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định cho các cấp quản lý bậc trung.
Hệ thống trợ giúp ra quyết định (DSS) là một hệ thống thông tin kết hợp tri thức của con người với khả năng của môi trường, nhằm nâng cao chất lượng quyết định DSS hỗ trợ các nhà quản lý trong việc giải quyết vấn đề trong những hoàn cảnh cụ thể thông qua các công cụ máy tính.
Quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, vì con người là nguồn lực chủ chốt cho sự phát triển Việc khai thác hiệu quả nguồn lực này không chỉ phục vụ cho sự phát triển của doanh nghiệp mà còn góp phần vào sự phát triển của xã hội Để quản lý nguồn lực con người, cần có sự hiểu biết sâu sắc về các khía cạnh khác nhau của họ, với quan niệm rằng con người là yếu tố trung tâm trong quá trình phát triển.
Các kỹ thuật quản lý nhân lực nhằm tối ưu hóa tiềm năng của nhân viên, giảm thiểu lãng phí tài nguyên và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Quy trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin
Quy trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin bao gồm các bước chính: khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng, cài đặt và bảo trì hệ thống Mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của người sử dụng.
Hình 1.3: Chu trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin
Bước 1: Khảo sát hiện trạng
Giai đoạn này tập trung vào việc nghiên cứu quy trình hoạt động của hệ thống thực tế, từ đó xác định các nhu cầu thông tin chính Những nhu cầu này là cơ sở để xác định yêu cầu và phạm vi của hệ thống thông tin.
Bước 2: Phân tích hệ thống
Giai đoạn này tập trung vào việc xác định các mục tiêu quản lý chính của hệ thống, đồng thời nhận diện các yếu tố quan trọng để đảm bảo đạt được những mục tiêu đó Dựa trên các mục tiêu đã xác định, chúng ta sẽ phát triển các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu phù hợp.
Bước 3: Thiết kế hệ thống
Giai đoạn này tập trung vào việc phát triển các bước phân tích trước đó thành các mô hình logic và vật lý, đồng thời thiết kế giao diện người dùng Sự thành công của giai đoạn này phụ thuộc nhiều vào cấu hình phần cứng và phần mềm được lựa chọn.
Bước 4: Xây dựng hệ thống
Là giai đoạn lập trình trên cơ sở các phân tích, thiết kế ở các giai đoạn trước.
Kết quả là các chương trình cần xây dựng Bước 5: Cài đặt hệ thống
- Lập tài liệu hướng dẫn sử dụng
Chuyển đổi dữ liệu cũ là quá trình cần thiết khi yêu cầu thay đổi sang hệ thống mới Để thực hiện việc này, cần có sự hiểu biết sâu sắc về cấu trúc của cả hệ thống cũ lẫn hệ thống mới, cùng với các nguyên tắc chuyển đổi dữ liệu để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
Bước 6 trong quy trình là bảo trì hệ thống, bắt đầu từ khi hệ thống chính thức đi vào hoạt động Công việc bảo trì bao gồm việc theo dõi, sửa chữa và nâng cấp hệ thống để đảm bảo hiệu suất và độ tin cậy.
- Theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thông báo lỗi.
- Sửa đổi, nâng cấp phiên bản.
- Trợ giúp hiệu chỉnh các sai sót số liệu.
Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống, mặc dù có sự khác biệt về tác giả, thuật ngữ và quy ước, đều tuân theo các giai đoạn cơ bản Giai đoạn đầu tiên là khảo sát hiện trạng và xác lập dự án, nơi các nhà phân tích đánh giá tình hình hiện tại để xác định mục tiêu và phạm vi của dự án.
Quá trình khảo sát hệ thống hiện tại từ sơ bộ đến chi tiết là cần thiết để thu thập thông tin và đề xuất các phương án tối ưu, nhằm đảm bảo tính khả thi cao nhất cho dự án Khảo sát thường được thực hiện qua bốn bước.
Bước đầu tiên trong quá trình nâng cấp hệ thống là khảo sát và đánh giá tình trạng hoạt động của hệ thống cũ Việc này bao gồm việc tìm hiểu các hoạt động hiện tại để xác định những điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống.
Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới bằng cách xác định phạm vi ứng dụng cùng với các ưu nhược điểm của hệ thống dự kiến, đồng thời làm rõ lĩnh vực hoạt động và những thuận lợi cũng như khó khăn trong quá trình cải tiến Bước 3: Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới với tính khả thi được cân nhắc, phác hoạ các giải pháp đáp ứng yêu cầu của hệ thống mới và đưa ra đánh giá toàn diện về các khía cạnh kinh tế, xã hội để hỗ trợ quyết định lựa chọn cuối cùng.
Bước 4 trong quy trình triển khai dự án là lập kế hoạch chi tiết và dự trù tổng quát, bao gồm việc xác định các nguồn tài nguyên cần thiết như tài chính, nhân sự và trang thiết bị Phân tích hệ thống bắt đầu bằng việc xác định chức năng nghiệp vụ của tổ chức, từ đó xác định các nhiệm vụ và thông tin cần thiết, cũng như các hạn chế liên quan Mỗi hệ thống đều cần có một cơ sở dữ liệu, có thể là cơ sở dữ liệu hiện có hoặc được xây dựng mới, và việc thiết kế cơ sở dữ liệu có thể diễn ra song song với phân tích hệ thống Mục tiêu là xây dựng một cơ sở dữ liệu tối ưu, giảm thiểu sự dư thừa và dễ dàng trong việc khôi phục và bảo trì.
Giai đoạn thiết kế trong công việc phát triển hệ thống tập trung vào việc làm thế nào để đáp ứng các yêu cầu trong đặc tả yêu cầu Các nhiệm vụ chính bao gồm xác định form nhập liệu dựa trên các thành phần dữ liệu, thiết kế form, nhận diện các thành phần dữ liệu để tạo cơ sở dữ liệu, và ước lượng quy trình xử lý từ input đến output Kết quả của giai đoạn này là bản đặc tả thiết kế, được chuyển cho lập trình viên để tiến hành xây dựng phần mềm Trong giai đoạn xây dựng, lập trình viên thực hiện việc viết code theo yêu cầu của thiết kế, đồng thời chịu trách nhiệm soạn thảo tài liệu giải thích quy trình lập trình và lý do cho các quyết định đã đưa ra Để đảm bảo chương trình đáp ứng đầy đủ yêu cầu trong bản đặc tả thiết kế, lập trình viên cũng cần tiến hành thử nghiệm phần mềm của mình.
Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống
Phương pháp hướng chức năng chia chương trình chính thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con được thiết kế để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.
Phương pháp này chia nhỏ bài toán thành các phần đơn giản hơn, tiếp tục phân tách cho đến khi đạt được bài toán có thể thực hiện ngay Quá trình này sử dụng các hàm trong ngôn ngữ lập trình hướng chức năng để giải quyết vấn đề.
Phương pháp hướng đối tượng là một cách tiếp cận tư duy, trong đó các thành phần của bài toán được ánh xạ vào các đối tượng trong thực tế Hệ thống được chia thành các đối tượng nhỏ, mỗi đối tượng chứa dữ liệu và hành động liên quan Các đối tượng này tương đối độc lập và hệ thống được xây dựng bằng cách kết hợp chúng thông qua các mối quan hệ và tương tác.
- Ưu điểm của phương pháp hướng đối tượng so với hướng chức năng:
+ Dữ liệu và các hàm mới có thể dễ dàng bổ sung vào đối tượng nào đó khi cần thiết, dễ nâng cấp thành hệ thống lớn hơn
Dữ liệu trong một đối tượng được bảo vệ và ẩn giấu, chỉ cho phép các hàm được xác định trong chính đối tượng đó truy cập, điều này đảm bảo an toàn cho chương trình.
+ Mô hình được xây dựng gần với hệ thống thực tế.
Nguyên lý kế thừa trong lập trình giúp loại bỏ các đoạn mã lặp lại khi khai báo lớp, từ đó mở rộng khả năng sử dụng lớp một cách hiệu quả Việc này không chỉ làm cho mã nguồn trở nên ngắn gọn hơn mà còn tiết kiệm thời gian cho lập trình viên.
UML và công cụ phát triển hệ thống
UML (Unified Modelling Language) là ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát, được thiết kế để đặc tả, phát triển và viết tài liệu cho các khía cạnh của phát triển phần mềm hướng đối tượng Nó giúp các nhà phát triển hiểu rõ hơn về phần mềm cần xây dựng và đưa ra quyết định chính xác UML bao gồm một tập hợp các khái niệm, ký hiệu, biểu đồ và hướng dẫn, hỗ trợ quá trình phát triển phần mềm hiệu quả hơn.
Mô hình trong UML là một biểu diễn của sự vật hoặc tập hợp sự vật trong một lĩnh vực cụ thể, giúp nắm bắt các khía cạnh quan trọng và loại bỏ những khía cạnh không cần thiết Mô hình sử dụng một tập ký hiệu và quy tắc nhất định để thể hiện thông tin một cách rõ ràng và có hệ thống.
Trong UML, các hướng nhìn (Views) được định nghĩa là tập hợp các biểu đồ UML nhằm thể hiện một khía cạnh cụ thể của hệ thống Sự phân biệt giữa các hướng nhìn là linh hoạt, cho phép một số biểu đồ UML xuất hiện trong nhiều hướng nhìn khác nhau.
Biểu đồ use case trong UML thể hiện chức năng của hệ thống, phản ánh các yêu cầu của người dùng Nó chỉ ra những gì hệ thống cần thực hiện để đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, đi kèm với các kịch bản cụ thể.
Biểu đồ lớp: chỉ ra các lớp đối tượng trong hệ thống, các thuộc tính và phương thức của từng lớp và mối quan hệ giữa những lớp đó.
Biểu đồ trạng thái thể hiện các trạng thái mà đối tượng của từng lớp có thể trải qua, cùng với các chuyển tiếp giữa những trạng thái đó.
Biểu đồ tương tác là công cụ quan trọng để thể hiện mối quan hệ giữa các đối tượng trong hệ thống và các tác nhân bên ngoài Chúng được chia thành hai loại chính, giúp người dùng dễ dàng phân tích và hiểu rõ hơn về sự tương tác trong một hệ thống phức tạp.
+ Biểu đồ tuần tự: biểu diễn mối quan hệ giữa các đối tượng và giữa các đối tượng và tác nhân theo thứ tự thời gian.
Biểu đồ cộng tác thể hiện các hoạt động và sự đồng bộ giữa chúng, đồng thời mô tả quá trình chuyển tiếp của các hoạt động Công cụ này rất hữu ích trong việc biểu diễn các phương thức phức tạp của các lớp, giúp người dùng hiểu rõ hơn về mối quan hệ và tương tác giữa các thành phần trong hệ thống.
Quy trình phân tích thiết kế hệ thống bằng UML bao gồm hai pha chính, trong đó các bước phân tích và thiết kế hướng đối tượng được thể hiện qua biểu đồ và các ký hiệu UML.
Xây dựng biểu đồ use case là quá trình xác định các tác nhân, use case và mối quan hệ giữa chúng dựa trên yêu cầu ban đầu Điều này giúp mô tả các chức năng của hệ thống một cách rõ ràng Một yếu tố quan trọng trong biểu đồ use case là các kịch bản, mô tả hoạt động của hệ thống trong từng use case cụ thể.
+ Xây dựng biểu đồ lớp: Xác định tên các lớp, các thuộc tính của lớp, một số phương thức và mối quan hệ cơ bản trong sơ đồ lớp.
+ Xây dựng biểu đồ trạng thái: Mô tả các trạng thái và chuyển tiếp trạng thái trong hoạt động của một đối tượng thuộc một lớp nào đó.
Xây dựng biểu đồ tương tác, bao gồm biểu đồ cộng tác và biểu đồ tuần tự, là bước quan trọng trong việc mô tả chi tiết hoạt động của các use case và các lớp đã được xác định trong giai đoạn phân tích Những biểu đồ này giúp làm rõ cách thức tương tác giữa các thành phần trong hệ thống, từ đó hỗ trợ việc thiết kế và phát triển hiệu quả hơn.
Để xây dựng biểu đồ lớp chi tiết, cần tiếp tục hoàn thiện bằng cách bổ sung các lớp còn thiếu Việc này dựa trên biểu đồ trạng thái để thêm các thuộc tính cần thiết, đồng thời sử dụng biểu đồ tương tác để xác định các phương thức và mối quan hệ giữa các lớp.
Xây dựng biểu đồ hoạt động là quá trình mô tả chi tiết các hoạt động phức tạp diễn ra trong từng lớp, cũng như các hoạt động hệ thống liên quan đến nhiều lớp Biểu đồ này giúp minh họa rõ ràng mối quan hệ và tương tác giữa các thành phần trong hệ thống, từ đó hỗ trợ việc phân tích và tối ưu hóa quy trình hoạt động.
+ Xây dựng biểu đồ thành phần: xác định các gói, các thành phần và tổ chức phần mềm theo các thành phần đó.
Xây dựng biểu đồ triển khai hệ thống là bước quan trọng trong quá trình thiết kế, bao gồm việc xác định các thành phần và thiết bị cần thiết, cũng như các giao thức và dịch vụ hỗ trợ cho hệ thống.
PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH
Tổng quan về doanh nghiệp và tình hình hoạt động kinh doanh của
Tên công ty: Công ty TNHH May HƯNG NHÂN Địa chỉ: Lô L2, KCN Nguyễn Đức Cảnh, Trần Thái Tông, P Trần Hưng Đạo,
Tp Thái Bình Điện thoại: 0363846093 Fax: 0363843401
Mã số thuế: 1000230421 được cấp ngày 13/02/1999 Cơ quan Thuế đang quản lý: Cục Thuế tỉnh Thái Bình.
Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH may Hưng Nhân, tiền thân là Công ty liên doanh may xuất khẩu Tổng hợp Hưng Nhân, được thành lập vào ngày 12 tháng 02 năm 1998 theo quyết định số 39 QĐ - UB của Chủ tịch UBND tỉnh Thái Bình Đây là một liên doanh giữa Công ty may Đức Giang thuộc Tổng Công ty Dệt May Việt Nam và Xí nghiệp giấy Thái Bình.
Sở công nghiệp Thái Bình.
Công ty TNHH may Hưng Nhân, được thành lập từ việc cổ phần hóa Công ty may Đức Giang vào tháng 11 năm 2006, là một doanh nghiệp độc lập, sở hữu vốn Nhà nước và có tư cách pháp nhân Công ty có tài khoản ngân hàng riêng và con dấu theo quy định của Nhà nước, với điều lệ đăng ký tại Sở Kế hoạch - Đầu tư tỉnh Thái Bình vào ngày 12 tháng 10 năm 2006.
Công ty TNHH may Hưng Nhân, thuộc sở hữu của Công ty cổ phần may Đức Giang, được thành lập vào năm 2006 và hoạt động dưới hình thức Công ty TNHH Nhà nước hai thành viên Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh trong lĩnh vực may mặc, với những đặc điểm nổi bật trong quy trình sản xuất và chất lượng sản phẩm.
Công ty TNHH may Hưng Nhân chuyên sản xuất và gia công các mặt hàng may mặc, đáp ứng nhu cầu tiêu thụ cả trong nước và quốc tế.
Sản xuất và kinh doanh của Công ty cần phải đồng bộ nhằm đạt mục tiêu doanh thu và lợi nhuận, đồng thời góp phần xây dựng và đổi mới đất nước Công ty chủ yếu sản xuất hàng may mặc xuất khẩu, trong đó gia công chiếm 80%, còn lại là hàng FOB và hàng tiêu thụ nội địa Số lượng và mẫu mã sản phẩm phụ thuộc vào hợp đồng và đơn đặt hàng của khách hàng, tập trung vào các mặt hàng như áo sơ mi và áo khoác Do liên doanh với Công ty may Đức Giang, việc ký kết hợp đồng, cung cấp nguyên liệu và tiêu thụ sản phẩm chủ yếu do Công ty này đảm nhiệm, trong khi Công ty chỉ gia công sản phẩm để đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách hàng Nhờ đó, vốn của Công ty không bị ứ đọng, tạo điều kiện cho việc quay vòng vốn nhanh chóng, và cơ sở sản xuất đang được củng cố và phát triển.
Công ty được thành lập với số vốn 17,5 tỷ đồng, khởi đầu với 2 chuyền may và năng lực sản xuất đạt 750.000 sản phẩm áo Jắc két quy đổi, cùng với tổng số lao động là 950 người.
Công ty hiện có tổng vốn kinh doanh trên 52 tỷ đồng và sở hữu 16 chuyền may với 2 xưởng sản xuất, cho khả năng sản xuất 1.500.000 sản phẩm áo Jắc két mỗi năm Đội ngũ lao động gồm 2.005 người, với thị trường xuất khẩu chủ yếu là Nhật Bản, Hàn Quốc và Đài Loan Từ khi thành lập, Công ty luôn chú trọng xây dựng uy tín cho sản phẩm và thương hiệu, đồng thời đầu tư vào đổi mới trang thiết bị sản xuất và nâng cao tay nghề cho công nhân viên Cơ sở sản xuất đang được củng cố và phát triển, với việc thường xuyên cập nhật công nghệ máy móc để đảm bảo quy trình sản xuất nhanh chóng và hiệu quả.
Sơ đồ 1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH may Hưng Nhân
Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban
Giám đốc là người đứng đầu và điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời đảm nhận trách nhiệm cao nhất trong tổ chức.
Phòng Tổ chức - Hành chính gồm 20 người, chịu trách nhiệm quản lý cán bộ công nhân viên, giám sát công tác đào tạo nhân lực và tổ chức hợp lý số lao động Phòng cũng đảm nhiệm việc tính lương cho toàn công ty, đề bạt và tăng lương cho nhân viên, đồng thời thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động và chăm lo đời sống của họ Ngoài ra, phòng còn tham mưu cho giám đốc về các nghiệp vụ quản lý hành chính, nhân sự, tiền lương và bảo hiểm.
Phòng Kế hoạch gồm 25 người, có trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất và theo dõi nguyên vật liệu, đơn đặt hàng cùng năng suất lao động của công nhân Đội ngũ này đảm bảo nguồn cung ứng đầu vào và tập kết nguyên phụ liệu đồng bộ phục vụ sản xuất Họ cũng cân đối giao hàng đúng tiến độ, hỗ trợ ban giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất hiệu quả trong thời kỳ thực hiện.
Phòng Kỹ thuật gồm 30 nhân viên, chuyên trách triển khai quản lý kỹ thuật và giám sát theo yêu cầu thiết kế của khách hàng Đội ngũ này cũng đảm nhận việc thiết kế phối hợp các mẫu vải, đảm bảo sự hài hòa về màu sắc và chất liệu phù hợp.
Phòng Tổ chức-Hành chính
Phòng Kế toán tài vụ
Tổ bảo vệ Phân xưởng sản xuất
Tổ KCS Tổ đóng gói
Phòng Kế toán tài vụ gồm 5 nhân viên, có nhiệm vụ thu thập và xử lý thông tin kế toán theo quy định Phòng thực hiện ghi chép, hạch toán kinh doanh, thanh toán, quyết toán hợp đồng và trả lương cho cán bộ công nhân viên Dựa trên kết quả hoạt động kinh doanh, phòng Kế toán cung cấp thông tin cần thiết giúp Ban Giám đốc hoạch định chính sách kinh doanh hiệu quả cho Công ty.
Phân xưởng sản xuất với 50 nhân viên có nhiệm vụ chính là sản xuất các sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng và đúng quy cách mẫu mã Việc tuân thủ quy định trong quá trình sản xuất không chỉ giúp đạt được kết quả tốt mà còn hạn chế tối đa sản phẩm hỏng, từ đó mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.
+ Ban cơ điện (12 người): Thực hiện việc kiểm tra giám sát các thiết bị máy móc, kỹ thuật điện nước phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
Tổ bảo vệ gồm 15 người có nhiệm vụ bảo vệ tài sản, duy trì trật tự an ninh chính trị và đảm bảo an toàn cho Công ty, đồng thời phối hợp chặt chẽ với Công an địa phương.
+ Tổ cắt (50 Người): Có trách nhiệm tạo ra những bán thành phẩm theo quy cách, mẫu mã của phòng kỹ thuật.
+ Tổ KCS (22 Người): Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm đã hoàn thành theo đúng tiêu chuẩn chất lượng.
+ Tổ đóng gói (50 Người): Thực hiện nhiệm vụ hoàn thành sản phẩm ở công đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất, kho thành phẩm hoàn thành.
Thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty TNHH may Hưng Nhân
Công ty TNHH May Hưng Nhân hoạt động theo chế độ làm việc 6 ngày mỗi tuần, nghỉ vào Chủ nhật và mỗi ngày làm 8 giờ Hiện tại, công ty quản lý nhân sự và tiền lương thông qua 2 công đoạn chính trên sổ sách.
Khi công ty cần tuyển dụng nhân viên mới, người lao động sẽ gửi hồ sơ ứng tuyển Nếu vượt qua quy trình tuyển chọn, họ sẽ được nhận vào làm và phòng nhân sự sẽ tiến hành ký kết hợp đồng lao động.
Phòng Nhân sự chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ nhân viên và hợp đồng lao động Khi có sự thuyên chuyển công tác của nhân viên, phòng Nhân sự cần cập nhật thông tin kịp thời Ngoài ra, khi hợp đồng lao động sắp hết hạn, phòng Nhân sự sẽ báo cáo với ban giám đốc để quyết định gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng.
Phòng Nhân sự có nhiệm vụ tổng hợp các trường hợp khen thưởng và kỷ luật của nhân viên, dựa trên biểu hiện và quy định của công ty, để trình lên ban giám đốc.
Lương của nhân viên trong công ty được xác định dựa trên mức lương cơ bản Mỗi tháng, phòng Nhân sự sẽ tổng hợp các yếu tố như mức lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và khen thưởng-kỷ luật để gửi cho phòng Kế toán tính toán lương.
Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự -tiền lương tại Công ty TNHH may Hưng Nhân
Hiện nay, Công ty chưa có phần mềm chuyên dụng để quản lý nhân sự và tiền lương, dẫn đến việc quản lý chỉ được thực hiện trên Excel Điều này gây khó khăn cho cán bộ quản lý nhân sự trong việc theo dõi và cập nhật hệ số đánh giá năng suất lao động Ngoài ra, việc tính lương trên bảng tính Excel cũng khiến nhân viên phòng Nhân sự không thể xuất báo cáo về tình trạng học vấn, bằng cấp và quá trình công tác của nhân viên theo yêu cầu của Ban giám đốc.
Với quy trình quản lý nhân sự-tiền lương tại Công ty TNHH may Hưng Nhân như trên dẫn tới một số nhược điểm như sau:
Công ty TNHH may Hưng Nhân đang chứng kiến sự gia tăng đáng kể về số lượng nhân viên, đồng thời đội ngũ quản lý nhân sự-tiền lương lại khá hạn chế và phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau Sự gia tăng khối lượng công việc cùng với quy trình nhập liệu thủ công đã dẫn đến tình trạng sai sót, ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công việc.
Chi phí thời gian cho việc lưu trữ thông tin lớn từ hồ sơ, hợp đồng và sổ sách giấy tờ ngày càng tăng Khối lượng giấy tờ lưu trữ ngày càng lớn gây khó khăn trong việc tìm kiếm và xử lý thông tin.
Quá trình xử lý thông tin tại Công ty gặp khó khăn do quy trình quản lý nhân sự chỉ được thực hiện trên Excel, dẫn đến việc dữ liệu không được lưu trữ và sắp xếp một cách khoa học, gây ra sự chậm trễ, thiếu chính xác và dễ nhầm lẫn.
Công ty hiện không có hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương, dẫn đến việc không thể cung cấp báo cáo về tình trạng học vấn, bằng cấp, quá trình công tác và lương của nhân viên theo yêu cầu của Ban Giám Đốc Điều này gây khó khăn cho người quản lý trong việc đáp ứng nhu cầu báo cáo liên quan đến nhân sự.
Thông tin nhân sự không được bảo mật hiệu quả do công ty chưa triển khai hệ thống thông tin quản lý nhân sự, dẫn đến việc lưu trữ chủ yếu trên giấy tờ Qua thời gian, dưới tác động của môi trường, thông tin này có nguy cơ bị mất mát trong quá trình lưu trữ.
Hiện nay, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương là yêu cầu cấp thiết tại Công ty TNHH May Hưng Nhân, nhằm đáp ứng hiệu quả nhu cầu quản lý và sử dụng nguồn nhân lực.
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ-TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MAY HƯNG NHÂN
Khảo sát hiện trạng, xác lập dự án
3.1.1 Mô tả bài toán quản lý nhân sự-tiền lương tại Công ty TNHH may Hưng Nhân
Khi nhân viên mới bắt đầu làm việc, phòng nhân sự sẽ cập nhật thông tin vào hồ sơ cá nhân và ký hợp đồng lao động với Công ty Hợp đồng này sẽ được lưu trữ và quản lý bởi phòng nhân sự, cùng với hồ sơ nhân viên Ngoài ra, phòng nhân sự cũng có trách nhiệm theo dõi và cập nhật các thông tin liên quan đến quá trình công tác, đào tạo, cũng như hồ sơ khen thưởng và kỷ luật của nhân viên trong suốt thời gian làm việc tại Công ty.
Phòng kế toán sẽ tính lương và lập bảng lương cho nhân viên theo hệ số lương, mức phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ý tế.
Mức lương = 1.300.000 x Hệ số lương Mức phụ cấp = 1.300.000 x Hệ số phụ cấp Bảo hiểm xã hội = 6% * Mức lương Bảo hiểm y tế = 1,5 * Mức lương Bảo hiểm thất nghiệp = 1% * Mức lương
Bảo hiểm = Bảo hiểm xã hội + Bảo hiểm y tế + Bảo hiểm thất nghiệp Thực lĩnh = Mức lương + Mức phụ cấp – Bảo hiểm
Phòng kế toán xác định mức lương cho nhân viên dựa trên khen thưởng và kỷ luật, đồng thời báo cáo bảng lương hàng tháng, quý và năm cho ban Giám Đốc Hệ thống quản lý cho phép phòng nhân sự và ban Giám Đốc truy cập và tra cứu thông tin nhân sự trong Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ nhân viên.
Hệ thống quản lý nhân sự cung cấp chức năng lập báo cáo cho phòng nhân sự và phòng kế toán, giúp gửi thông tin đến ban Giám Đốc công ty Nhờ đó, ban Giám Đốc có thể xem xét và đưa ra những biện pháp quản lý hiệu quả hơn.
Hệ thống cho phép nhân viên đăng nhập bằng mã nhân viên để truy cập thông tin chi tiết về hồ sơ cá nhân và bảng lương của mình.
3.1.2 Các yêu cầu chức năng của hệ thống
Quản lý hồ sơ nhân viên là quá trình cập nhật thông tin cá nhân của nhân viên khi họ gia nhập công ty Nhân viên sẽ được phân bổ vào các phòng ban dựa trên trình độ và năng lực của họ Tùy thuộc vào khả năng làm việc, nhân viên có thể được thăng chức hoặc chuyển đổi giữa các phòng ban, và hệ thống sẽ tự động cập nhật hồ sơ nhân viên tương ứng.
Hệ thống cập nhật thông tin nhân viên khi có sự thay đổi trong cơ cấu nhân sự, cho phép xem chi tiết thông tin như họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, phòng ban, chức vụ và hệ số lương Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ thêm thông tin cho nhân viên mới, xóa thông tin khi nhân viên thôi việc, và sửa đổi thông tin khi có sự luân chuyển hoặc bổ sung hồ sơ.
- Cập nhật danh mục công việc: Phòng nhân sự sẽ tiến hành cập nhật danh mục các công việc trong công ty.
Khi có sự thay đổi về cơ cấu chức vụ trong công ty, Phòng nhân sự sẽ thông báo và cập nhật thông tin này đến toàn bộ nhân viên để mọi người được nắm rõ.
Quản lý khen thưởng và kỷ luật là phương pháp hiệu quả để đánh giá năng suất làm việc của nhân viên Phòng nhân sự liên tục cập nhật thông tin về khen thưởng và kỷ luật nhằm đảm bảo đánh giá khách quan về hiệu quả công việc Tất cả các hình thức khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên sẽ được ghi nhận và lưu trữ trong hệ thống.
Quản lý quá trình công tác là việc theo dõi và cập nhật thông tin về nhân viên làm việc tại các phòng ban, chức vụ của họ, cũng như quá trình luân chuyển nhân viên giữa các bộ phận trong hệ thống.
- Quản lý quá trình đào tạo: Trình độ học vấn, hệ đào tạo của nhân viên sẽ được cập nhật vào hệ thống.
Quản lý hợp đồng lao động là một phần quan trọng trong quy trình nhân sự của Công ty Khi nhân viên ký kết hợp đồng lao động, hệ thống sẽ được cập nhật với các loại hợp đồng khác nhau, bao gồm hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức có thời hạn và hợp đồng chính thức không thời hạn Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý nguồn nhân lực.
+ Theo dõi, thông báo gia hạn hợp đồng.
+ Theo dõi lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng.
Quản lý lương cho nhân viên là một nhiệm vụ quan trọng trong công ty, bao gồm việc cập nhật bảng hệ số lương với các thông số thiết yếu như mức lương tối thiểu theo quy định của Nhà nước, lương khi tham gia học tập, lương cho giờ làm thêm, hệ số lương và hệ số phụ cấp Đồng thời, cần thực hiện việc cập nhật bảng chấm công hàng tháng để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên.
- Thống kê báo cáo: Là công việc thường niên của bất cứ doanh nghiệp nào, trong HTTT quản lý nhân sự người ta cũng thống kê báo cáo theo:
Báo cáo thông tin nhân sự bao gồm các thông tin quan trọng về hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, quá trình khen thưởng và kỷ luật, cũng như lịch sử công tác và đào tạo của nhân viên.
+ Báo cáo thông tin lương theo từng phòng ban, bộ phận và báo cáo thông tin lương chi tiết của từng nhân viên Công ty
3.1.3 Các yêu cầu phi chức năng
Về giao diện: Giao diện của hệ thống cần: Sáng sủa, dễ đọc, dễ nhìn, thuận tiện, gần gũi với người sử dụng.
Về vận hành: Cần có một nhóm phụ trách riêng về tính ổn định của hệ thống.
Nếu quá trình cập nhật thông tin có sai sót, cần có cơ chế dễ dàng chỉnh sửa Tránh mất công sức trong quá trình chỉnh sửa
Hệ thống được thiết kế để phục vụ đồng thời nhiều người, bao gồm toàn bộ nhân viên và Ban giám đốc, đảm bảo hiệu năng tối ưu Ngoài ra, hệ thống còn tập trung vào việc tiết kiệm chi phí tối đa cho tổ chức.
Về an toàn, bảo mật:
Quản lý truy cập hệ thống yêu cầu người dùng đăng nhập bằng tên và mật khẩu, đảm bảo nhân viên chỉ xem thông tin trong phạm vi cho phép Ban giám đốc có quyền truy cập và chỉnh sửa thông tin toàn bộ hệ thống Cần thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ và ghi lại nhật ký các thay đổi trong hệ thống hàng ngày để kiểm soát hiệu quả.
Để đảm bảo tính tin cậy và nâng cao khả năng bảo mật cho hệ thống, dữ liệu quan trọng cần được mã hóa trước khi lưu trữ vào cơ sở dữ liệu Việc mã hóa thường được thực hiện bằng cách sử dụng mật khẩu của người dùng.
Phân tích hệ thống
- Xác định các tác nhân; các Use case và đặc tả vắn tắt
Tác nhân Chức năng Mô tả
Cập nhật hồ sơ nhân viên
Phòng NS có thể them, sửa, xóa hồ sơ nhân viên(HSNV)theo sự thay đổi về nhân sự của công ty
Cập nhật hợp đồng lao động
Phòng Nhân sự thực hiện việc thêm, sửa đổi hoặc hủy bỏ hợp đồng lao động cho nhân viên khi có các trường hợp như ký hợp đồng, hoãn hợp đồng hoặc hủy hợp đồng Đồng thời, phòng cũng cập nhật thường xuyên quá trình công tác của nhân viên.
Phòng NS cập nhật lại phòng ban, chức vụ, hệ số lương cho nhân viên khi có sự thuyên chuyển công tác, phòng ban
Cập nhật quá trình đào tạo Phòng NS cập nhật học vấn và hệ đào tạo của nhân viên
Cập nhật hồ sơ khen thưởng kỷ luật
Phòng NS có nhiệm vụ thêm, sửa, xóa quá trình khen thưởng kỷ luật cho nhân viên trong công ty
Cập nhật bảng chấm công Phòng NS cập nhật bảng chấm công theo từng phòng ban vào hệ thống
Báo cáo thông tin nhân sự Thông kê báo cáo tình hình nhân sự các phòng ban cho ban giám đốc công ty
Phòng kế toán (Phòng KT)
Cập nhật bảng lương Phòng KT tính lương, lập bảng lương, thêm mới, sửa bảng lương theo yêu cầu của công ty
Tác nhân Chức năng Mô tả
Báo cáo thông tin lương Thực hiện việc lập báo cáo lương hàng tháng, quý, năm cho ban giám đốc
Xem báo cáo nhân sự Xem báo cáo, tra cứu thông tin về nhân sự Xem báo cáo lương Xem báo cáo, tra cứu thông tin về lương
Xem hồ sơ nhân viên Nhân viên công ty đăng nhập vào hệ thống xem thông tin hồ sơ nhân viên
Xem thông tin lương Nhân viên công ty đăng nhập vào hệ thống xem thông tin lương
Bảng 3.1 Bảng xác định các tác nhân, UC và đặc tả vắn tắt
- Biểu đồ Use case tổng quát
Biểu đồ Use case tổng quát được mô hình hóa như trong hình 3.1
Phòng Nhân sự và phòng Kế toán sử dụng đăng nhập để cập nhật thông tin nhân sự và thông tin lương Nhân viên cùng Ban Giám Đốc có khả năng tìm kiếm thông tin cá nhân và lương của nhân viên một cách dễ dàng.
Hình 3.1: Biểu đồ Use case tổng quát
- Biểu đồ Use case phân rã tác nhân Phòng Nhân sự
Hình 3.2: Biểu đồ Use case phân rã tác nhân phòng Nhân sự
- Biểu Đồ Use case phân rã chức năng phòng Kế toán
Hình 3.3: Biểu Đồ Use case phân rã tác nhân phòng Kế toán
- Biểu đồ Use case phân rã tác nhân Ban Giám Đốc
Hình 3.4: Biểu đồ Use case phân rã tác nhân Ban Giám Đốc
- Biểu đồ Use case phân rã tác nhân Nhân Viên
Hình 3.5: Biểu đồ Use case phân rã tác nhân Nhân Viên
* Biểu đồ Use case chi tiết
- Biều đồ Use case cập nhật HSNV
Hình 3.6: Biều đồ Usecase cập nhật hồ sơ nhân viên
- Biểu đồ Use case cập nhật HĐLĐ
Hình 3.7: Biểu đồ Use case cập nhật hợp đồng lao động
- Biểu đồ Use case cập nhật hồ sơ khen thưởng kỷ luật
Hình 3.8: Biểu đồ Use case cập nhật hồ sơ khen thưởng kỷ luật
- Biểu đồ Use case cập nhật Qúa trình công tác
Hình 3.10: Biểu đồ Use case cập nhật quá trình công tác
- Biều đồ Use case cập nhật Quá trình đào tạo
Hình 3.11: Biều đồ Use case cập nhật quá trình đào tạo
- Biều đồ Use case cập nhật bảng lương
Hình 3.12: Biều đồ Use case cập nhật bảng lương
- Xác định các lớp thực thể
Hồ sơ lí lịch nhân viên Hợp đồng
Chi tiết hợp đồngLương cơ bảnChi tiết bảng lương
Chi tiết quyết định nhân sự Trình độ học vấn
Chi tiết trình độ học vấn Chức vụ
- Thuộc tính của các thực thể
HoSoLiLichNhanVien ( MaNV, HoTen, NgaySinh, GioiTinh, QueQuan,
HopDong ( MaHD, LoaiHD, GhiChu) ChiTietHopDong ( MaHD, MaNV, NgayKy, NgayKetThuc) LuongCoBan ( MaLCB, MucLCB)
ChiTietBangLuong(MaNV, TenCV, MaLCB, LuongCoBan,PhuCap,
KhenThuong, KyLuat, TongLuong, NguoiLap, NgayLap)
QuyetDinhNhanSu ( MaCongTac, TenCongTac, GhiChu) ChiTietQuyetDinhNhanSu (MaCongTac, MaNV, NgayBoNhiem, MaCV, MaPB) TrinhDoHocVan ( MaChuyenMon, TenChuyenMon)
ChiTietTrinhDoHocVan (MaChuyenMon,MaNV, HeDaoTao, NoiDaoTao,
ChucVu ( MaCV, TenCV) PhongBan ( MaPB, TenPB, DiaDiem, SoDT) User ( TenDangNhap, MaPB, MatKhau)
- Xây dựng cơ sở dữ liệu + Bảng Hồ sơ lý lịch nhân viên:
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
MaNV Text 20 Mã nhân viên
NgaySinh Date/Time Ngày sinh
GioiTinh Yes/No Giới tính
SoCMND Text 15 Số chứng minh nhân dân
SoDT Text 15 Số điện thoại
SoTaiKhoan Text 20 Số tài khoản
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
MaHD Text 25 Mã hợp đồng
LoaiHD Text 25 Loại hợp đồng
+ Bảng Chi tiết hợp đồng:
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
MaHD Text 25 Mã hợp đồng
MaNV Text 20 Mã nhân viên
NgayKy Date/Time Ngày ký
NgayKetThuc Date/Time Ngày kết thúc
+ Bảng quyết định nhân sự:
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
MaCongTac Text 25 Mã công tác
TenCongTac Text 50 Tên công tác
+ Bảng Chi tiết quyết định nhân sự:
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
MaCongTac Text 25 Mã công tác
MaNV Text 20 Mã chức vụ
NgayBoNhiem Date/Time Ngày bổ nhiệm
MaCV Text 25 Mã chức vụ
MaPB Text 25 Mã phòng ban
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
MaLCB Text 10 Mã lương cơ bản
MucLCB Currency 20 Mức lương cơ bản
+ Bảng Chi tiết bảng lương:
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
MaBLCT Text 25 Mã bảng lương chi tiết
MaNV Text 20 Mã nhân viên
LuongCoBan Number 5 Lương cơ bản
TenCV Text 25 Tên chức vụ
MaLCB Text 25 Mã lương cơ bản
NgayLap Date/Time Ngày lập
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
MaCV Text 20 Mã chức vụ
TenCV Text 25 Tên chức vụ
+ Bảng Trình độ học vấn Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
MaChuyenMon Text 30 Mã chuyên môn
TenChuyenMon Text 30 Tên chuyên môn
+ Bảng Chi tiết Trình độ học vấn:
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
MaChuyenMon Text 30 Ma chuyên môn
MaNV Text 20 Mã nhân viên
HeDaoTao Text 25 Hệ đào tạo
NoiDaoTao Text 100 Nơi đào tạo
XepLoaiChuyenMon Text 20 Xếp loại chuyên môn
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
MaPB Text 25 Mã phòng ban
TenPB Text 30 Tên phòng ban
SoDT Text 15 Số điện thoại
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
TenDangNhap Text 50 Tên đăng nhập
MaPB Text 25 Mã phòng ban
Hình 3.13: Biểu đồ lớp chi tiết
- Biểu đồ tuần tự chức năng thêm hồ sơ nhân viên
: Phong NS :F:Them ho so nhan vien
:F:Them ho so nhan vien
:HosoNV :HosoNV :HocVan :HocVan :DanToc :DanToc :TonGiao :TonGiao :NgoaiNgu :NgoaiNgu 1: Mo form
3: Lay TenHV 4: Hien thi TenHV
6: Lay TenDanToc 7: Hien thi TenDanToc
9: Lay TenTonGiao 10: Hien thi TenTonGiao
12: Lay TenNgoaiNgu 13: Hien thi TenNgoaiNgu
15: Kiêm tra thong tin nhap
Hình 3.14: Biểu đồ tuần tự chức năng thêm hồ sơ nhân viên
- Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật quá trình công tác
: Phong NS : Phong NS :F Cap nhat
:QTCONGTAC :PHONGBAN :PHONGBAN :CHUCVU :CHUCVU :HESOLUON
2: YC them m oi QTCT cua NV
5: Lay thong tin qua trinh cong tac
6: Hien thi chi tiet qua trinh cong tac
16: YC s ua(xoa) qua trinh cong tac
20: Hien thi thong tin QTCT
22: Kiem tra thong tin sua (xoa)
23: Luu thong tin s ua (xoa)
Hình 3.15: Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật quá trình công tác
- Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật quá trình khen thưởng kỷ luật
: Phong NS : Phong NS :F.CapnhatQTK
:QTKTKL :QTKTKL :HTKTKL :HTKTKL :LIDOKTKL :LIDOKTKL
20: Sua (xoa) thong tin KTKL
21: Kiem tra thong tin sua (xoa)
Hình 3.16: Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật quá trình khen thưởng kỷ luật
- Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật quá trình đào tạo
:QTDAOTAO :QTDAOTAO :HOCVAN :HOCVAN :HEDAOTAO :HEDAOTAO
2: YC Them qua trinh dao tao
14: YC sua (xoa) thong tinHDT
19: Hien thi thong tin QTDT
20: Sua (xoa) thong tin QTDT
21: Kiem tra thong tin sua (xoa)
22: Sua (xoa) thong tin QTDT
Hình 3.17: Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật quá trình đào tạo
- Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật bảng lương
: Phong KT :F.Cap nhat bang luong
:F.Cap nhat bang luong :bang luong :bang luong
3: Hien thi form them bang luong
4: Nhap thong tin bang luong
5: Kiem tra thong tin nhap
8: YC nhap ma bang luong
10: Lay thong tin bang luong 11: Hien thi thong tin bang luong
13: Kiem tra thong tin sua
14: Luu thong tin sua 15: YC xoa bang luong
16: YC nhap ma bang luong
18: Lay thong tin bang luong
Hình 3.18: Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật bảng lương
- Biểu đồ tuần tự chức năng Báo cáo thông tin nhân sự
: Phong NS :F Bao cao thong tin nhan su
:F Bao cao thong tin nhan su
:HoSoNV :HoSoNV :HOPDONGLD :HOPDONGLD :QTCONGTAC :QTCONGTAC :QTKTKL :QTKTKL :QTDAOTAO :QTDAOTAO 1: Mo form
2: YC nhap manv 3: nhap ma nv
4: kiem tra ma nv 5: YC xem ho so nhan su
6: Lay thong tin ho so nv
8: YC xem hop dong lao dong
9: Lay thong tin hop dong lao dong 10: Hien thi thong tin hop dong lao dong
7: Hien thi thong tin ho so nv
11: YC xem qua trinh cong tac cua nhan vien
12: Lay thong tin qua trinh cong tac cua nhan vien 13: Hien thi qua trinh cong tac cua nhan vien
14: YC xem KTKL cua nhan vien
15: Lay thong tin KTKL cua nhan vien 16: Hien thi thong tin KTKL cua nhan vien
17: YC xem qua trinh dao tao cua nhan vien
18: Lay thong tin qua trinh dao tao cua nhan vien 19: Hien thi thong tin qua trinh dao tao cua nhan vien
Hình 3.19: Biểu đồ tuần tự chức năng báo cáo thông tin nhân sự
Hình 3.20: Trạng thái đăng nhập
- Biều đồ trạng thái lớp NhânViên – chức năng: Cập nhật thông tin nhân viên:
Hình 3.21: Biều đồ trạng thái lớp NhânViên
- Biểu đồ hoạt động Đăng nhập
Hình 3.22: Biểu đồ hoạt động đăng nhập
- Biểu đồ hoạt động thêm nhân viên
Hình 3.23: Biểu đồ hoạt động thêm nhân viên
- Biểu đồ hoạt động thêm hợp đồng
Hình 3.24: Biểu đồ hoạt động thêm hợp đồng
- Biểu đồ hoạt động báo cáo thống kê
Hình 3.25: Biểu đồ hoạt động báo cáo thống kê
Hình 3.26: Biểu đồ thành phần 3.2.7 Biểu đồ triển khai
Hình 3.27: Biểu đồ triển khai
Thiết kế giao diện
- Form Đăng nhập tài khoản
Hình 3.28 Form Đăng Nhập tài khoản
- Form Thay đổi mật khẩu
Hình 3.29 Form thay đổi mật khẩu
- Form Hồ sơ nhân viên
Hình 3.30 Form Hồ sơ nhân viên
- Form Hợp đồng lao động
Hình 3.31 Form Hợp đồng lao động
Hình 3.32 Form Quản Lý Lương
- Form Cập nhật phòng ban
Hình 3.33 Form Cập nhật phòng ban
Thiết kế kiểm soát
Để xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương hiệu quả, việc kiểm soát các sự cố phát sinh trong quá trình triển khai là rất quan trọng Dưới đây là một số biện pháp kiểm soát cần chú ý khi phát triển hệ thống này.
Để đảm bảo tính chính xác của thông tin thu nhập và thông tin xuất trong hệ thống quản lý nhân sự-tiền lương, cần thiết lập các biện pháp kiểm tra chặt chẽ đối với các dữ liệu được nhập vào hệ thống Việc này giúp xác thực thông tin và nâng cao độ tin cậy của hệ thống.
Để kiểm soát các sự cố làm gián đoạn chương trình, cơ sở dữ liệu (CSDL) được phân hoạch thành các đơn vị riêng biệt cho việc cập nhật Khi quá trình cập nhật hoàn tất, phiên bản mới sẽ thay thế phiên bản cũ, đảm bảo sự hoàn thành của việc cập nhật Nếu xảy ra sự cố trong quá trình này, bản gốc của dữ liệu vẫn được giữ nguyên, giúp bảo vệ tính toàn vẹn của thông tin.
+ Tạo các tệp sao lưu: Gồm các tệp cơ sở dữ liệu như: Hồ sơ nhân viên, Quá trình khen thưởng kỷ luật, Hợp đồng lao động……
Để khôi phục cơ sở dữ liệu (CSDL) về trạng thái chính xác trước khi xảy ra sự cố, cần thiết lập thủ tục phục hồi Thủ tục này phải được xây dựng dựa trên nguyên nhân gây ra gián đoạn trong chương trình quản lý nhân sự.
- Kiểm soát các xâm phạm từ phía con người.
Xác định các điểm hở trong hệ thống nhân sự là rất quan trọng, vì đây là những khu vực mà thông tin có thể bị truy cập trái phép, sửa đổi, đánh cắp hoặc thậm chí bị phá hủy Những lỗ hổng này có thể gây ra thiệt hại nghiêm trọng cho hệ thống quản lý nhân sự của công ty.
+ Biện pháp phòng ngừa, khắc phục: Nhận dạng nhân sự Mật khẩu: Mỗi một cán bộ nhân viên trong Công ty phải có mật khẩu truy nhập riêng.
Để phân biệt quyền riêng tư, hệ thống gán cho từng người dùng những quyền truy cập cụ thể Điều này cho phép một số người dùng có khả năng ủy quyền, tức là giao quyền truy cập cho người khác khi cần thiết.
Nhân viên chỉ được phép xem hồ sơ và bảng lương của chính mình, trong khi Ban Giám Đốc có quyền truy cập vào báo cáo của tất cả nhân viên trong Công ty.
