PHẦN 2 : NỘI DUNG KHÓA LUẬN
3.1. Khảo sát hiện trạng, xác lập dự án
3.1.1. Mơ tả bài tốn quản lý nhân sự-tiền lương tại Công ty TNHH may Hưng Nhân
Khi bắt đầu đến làm việc nhân viên mới sẽ được phòng nhân sự cập nhật thông tin nhân viên vào hồ sơ nhân viên và tiến hành ký hợp đồng với Công ty, hợp đồng giữa nhân viên và công ty sẽ được phòng nhân sự lưu trữ và quản lý. Hợp đồng của nhân viên sẽ được lưu trữ cùng với hồ sơ nhân viên.
Đồng thời, phòng nhân sự sẽ theo dõi và cập nhật (thêm mới, sửa, xóa) các thơng tin về q trình cơng tác, đào tạo, hồ sơ khen thưởng kỷ luật của nhân viên trong thời gian làm việc tại Cơng ty.
Phịng kế tốn sẽ tính lương và lập bảng lương cho nhân viên theo hệ số lương, mức phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ý tế.
Mức lương = 1.300.000 x Hệ số lương Mức phụ cấp = 1.300.000 x Hệ số phụ cấp Bảo hiểm xã hội = 6% * Mức lương Bảo hiểm y tế = 1,5 * Mức lương
Bảo hiểm thất nghiệp = 1% * Mức lương.
Bảo hiểm = Bảo hiểm xã hội + Bảo hiểm y tế + Bảo hiểm thất nghiệp Thực lĩnh = Mức lương + Mức phụ cấp – Bảo hiểm
Phịng kế tốn dựa trên việc mức độ khen thưởng và kỷ luật theo hình thức và lý do để tính lương cho nhân viên. Ngồi ra phịng kế tốn báo cáo bảng lương hàng tháng, quý, năm cho ban Giám Đốc.
Để thuận tiện cho việc quản lý việc hồ sơ nhân viên hệ thống cho phép phòng nhân sự và ban Giám Đốc có thể đăng nhập vào hệ thống và tra cứu thông tin về nhân sự trong Công ty.
Hệ thống quản lý nhân sự hỗ trợ các chức năng lập báo cáo cho phòng nhân sự và phịng kế tốn. Báo cáo sẽ gửi đến cho ban Giám Đốc công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hiệu quả hơn.
Hệ thống cũng cho phép nhân viên trong công ty đăng nhập vào tài khoản thông qua mã nhân viên để xem chi tiết hồ sơ nhân viên và bảng lương của mình.
3.1.2. Các yêu cầu chức năng của hệ thống
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Các thông tin của nhân viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên khi trở thành nhân viên của Công ty. Nhân viên sẽ được phân vào các phòng ban khác nhau tùy vào trình độ và năng lực của mình. Tùy theo năng lực, nhân viên có thể được thăng chức hoặc chuyển đổi phòng ban, hệ thống sẽ cập nhật lại hồ sơ nhân viên.
- Cập nhật thông tin nhân viên: Khi có sự thay đổi cơ cấu nhân sự thì hệ thống cũng phải cập nhật cho phù hợp và có thể xem thơng tin chi tiết về nhân viên, thông tin nhân viên bao gồm các thông tin chi tiết về nhân viên: họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, phòng ban, chức vụ, hệ số lương …. Hệ thống cũng hỗ trợ thêm : thêm thông tin nhân viên khi có nhân viên mới được tuyển dụng, xóa thơng tin nhân viên khi cơng ty có nhân viên thơi việc, sửa thơng tin nhân viên khi có sự luân chuyển nhân sự hoặc bổ sung thêm thông tin trong hồ sơ.
- Cập nhật danh mục cơng việc: Phịng nhân sự sẽ tiến hành cập nhật danh mục các công việc trong công ty.
- Cập nhật chức vụ: Khi trong cơng ty có thay đổi về các cơ cấu chức vụ của nhân viên, Phòng nhân sự sẽ tiến hành cập nhật lại cho toàn bộ nhân viên được biết.
- Quản lý khen thưởng kỷ luật: Khen thưởng và kỷ luật là một trong những cách giúp đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên. Phịng nhân sự ln tiến hành cập nhật khen thưởng và mức kỷ luật của nhân viên để có thể đánh giá khách quan nhất hiệu quả làm việc của nhân viên. Nhân viên được khen thưởng hay bị kỷ luật bằng hình thức nào sẽ được cập nhật vào hệ thống
- Quản lý q trình cơng tác: Q trình nhân viên làm việc tại các phịng ban, chức vụ, quá trình luân chuyển nhân viên giữa các bộ phận sẽ được cập nhật vào hệ thống.
- Quản lý quá trình đào tạo: Trình độ học vấn, hệ đào tạo của nhân viên sẽ được cập nhật vào hệ thống.
- Quản lý hợp đồng lao động: Khi nhân viên ký hợp đồng lao động với Công ty, hợp đồng lao động sẽ được cập nhật vào hệ thống gồm: hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức có thời hạn, hợp đồng chính thức khơng thời hạn.
+ Theo dõi, thông báo gia hạn hợp đồng.
+ Theo dõi lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng. - Quản lý lương cho nhân viên: Cập nhật bảng hệ số lương cho các nhân viên trong công ty bao gồm các thông số như: mức lương tối thiểu theo quy định của Nhà nước, lương hưởng khi tham gia học tập, mức lương được hưởng khi làm thêm ngoài giờ, hệ số lương, hệ số phụ cấp…Cập nhật bảng chấm công theo từng tháng cho nhân viên.
- Thống kê báo cáo: Là công việc thường niên của bất cứ doanh nghiệp nào, trong HTTT quản lý nhân sự người ta cũng thống kê báo cáo theo:
+ Báo cáo thông tin nhân sự bao gồm báo cáo thông tin về hồ sơ, về hợp đồng lao động, quá trình khen thưởng kỷ luật, q trình cơng tác, đào tạo của nhân viên.
+ Báo cáo thơng tin lương theo từng phịng ban, bộ phận và báo cáo thông tin lương chi tiết của từng nhân viên Công ty
3.1.3. Các yêu cầu phi chức năng
Về giao diện: Giao diện của hệ thống cần: Sáng sủa, dễ đọc, dễ nhìn, thuận
tiện, gần gũi với người sử dụng.
Về vận hành: Cần có một nhóm phụ trách riêng về tính ổn định của hệ thống.
Nếu q trình cập nhật thơng tin có sai sót, cần có cơ chế dễ dàng chỉnh sửa. Tránh mất cơng sức trong quá trình chỉnh sửa.
Về hiệu năng: Hệ thống có khả năng phục vụ nhiều người tại cùng một thời
điểm. Bao gồm: toàn bộ nhân viên và Ban giám đốc. Thiết kế hệ thống nhằm tiết kiệm chi phí tối đa.
Về an toàn, bảo mật:
- Yêu cầu truy cập: Quản lý chặt chẽ người dung truy cập hệ thống qua tên đăng nhập và mật khẩu. Nhân viên có quyền xem các thơng tin trong phạm vi cho phép. Chỉ có Ban giám đốc mới có quyền xem, sửa thơng tin trong toàn bộ hệ thống. Tiến hành backup dữ liệu định kỳ. Kiểm sốt bằng cách ghi lại nhật kí những thay đổi trong hệ thống theo từng ngày.
- Yêu cầu về mã hóa: Dữ liệu quan trọng phải được mã hóa trước khi lưu vào CSDL. Đối với yêu cầu này sẽ đảm bảo được mức độ tin cậy cho hệ thống cũng như làm tăng khả năng bảo mật. Thơng thường sẽ mã hóa với mật khẩu người dùng.