KIỂM SOÁT nội bộ QUY TRÌNH TIỀN LƢƠNG tại CÔNG TY TNHH YUJIN VINA

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN KIỂM SỐT NỘI BỘ QUY TRÌNH TIỀN LƢƠNG TẠI CƠNG TY TNHH YUJIN VINA GV : Ths Trần Thị Thu Hằng LỚP : K11405B TP.HCM, 26/4/2015 Kiểm soát nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina Trang GV: Trần Thị Thu Hằng BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ Tên Nguyễn Thị Mỹ Hạnh Nguyễn Thị Hằng Đỗ Thị Thuỳ Mai Võ Thị Kim Nhung Trần Thị Hồng Nhƣ Vũ Thị Huyền Thanh Võ Thị Huyền Thƣơng Đặng Thị Vân Lớp K11405B Kiểm sốt nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina Trang GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B MỤC LỤC Phần 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUJIN VINA 1.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.2 Chức nhiệm vụ 1.3 Sơ đồ tổ chức máy công ty: 1.4 Cơ cấu phịng ban liên quan đến chu trình tốn lƣơng Phần 2: CHU TRÌNH TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH YUJIN VINA 13 2.1 Khái quát chu trình tiền lƣơng 13 2.2 Các sách liên quan đến tiền lƣơng Công ty TNHH Yujin Vina 14 2.3 Thực trạng chu trình tiền lƣơng Cơng ty TNHH Yujin Vina 17 2.4 Hệ thống chứng từ áp dụng quy trình 22 Phần 3: ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ QUY TRÌNH TIỀN LƢƠNG 34 3.1 Nhận xét chung hệ thống kiểm sốt nội quy trình tính lƣơng: .34 3.2 Rủi ro quy trình chấm cơng: 35 3.3 Rủi ro quy trình tính lƣơng: 37 3.4 Rủi ro quy trình tốn lƣơng: 37 Kết luận 39 Kiểm sốt nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina Trang GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B DANH MỤC BẢNG BIỀU, HÌNH VẼ Bảng 1.1: Chính sách chuyên cần Bảng 3.1: Rủi ro quy trình chấm cơng Bảng 3.2: Rủi ro quy trình tính lƣơng Bảng 3.1: Rủi ro quy trình tốn lƣơng Hình 1.1: Hình ảnh Cơng ty TNHH Yujin Vina Hình 2.1: Mẫu bảng chấm cơng Hình 2.2: Mẫu bảng chấm cơng thêm Hình 2.3: Mẫu bảng tốn tiền lƣơng Hình 2.4: Mẫu bảng tốn tiền thƣởng Hình 2.5: Mẫu bảng tốn tiền làm thêm Hình 2.6: Mẫu Phiếu lƣơng nhân viên Hình 2.7: Mẫu Giấy Ủy nhiệm chi Sơ đồ 1.1: Sơ đồ máy quản lý Sơ đồ1.2: Sơ đồ Phịng kế tốn Sơ đồ 1.3: Sơ đồ Phòng nhân Sơ đồ 2.1: Quy trình tiền lƣơng Sơ đồ 2.2: Lƣu đồ quy trình chấm cơng Sơ đồ 2.3: Lƣu đồ quy trình tính lƣơng Sơ đồ 2.4: Lƣu đồ tốn lƣơng Sơ đồ 2.5: Lƣu đồ hạch toán lƣơng Kiểm sốt nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina Trang GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Lời mở đầu  - Trong kinh tế thị trƣờng nay, yếu tố doanh thu chi phí ln mối quan tâm hàng đầu nhà quản trị, đặc biệt chi phí tiền lƣơng đƣợc xem vấn đề quan trọng Có thể nói, tiền lƣơng đóng vai trị nhƣ phần thu nhập ngƣời lao động nhằm bồi đắp, tái sản xuất sức lao động để công nhân, nhân viên tham gia sản xuất đạt đƣợc hiệu cao Liệu có giải pháp giúp nhà quản trị tự đánh giá tính hiểu hay mức độ rủi ro quy trình tính lƣơng doanh nghiệp cách dễ dàng? Điều xảy nhƣ cơng ty khơng có quy trình tính lƣơng cách chặt chẽ? Giải pháp để tìm hƣớng sử dụng nguồn nhân lực cách hiệu quả? Để trả lời cho câu hỏi việc xây dựng hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội quy trình tiền lƣơng trở thành yêu cầu cấp thiết tất doanh nghiệp nhờ doanh nghiệp hồn tồn tự chủ động tìm giải pháp phịng ngừa quản lý rủi ro doanh nghiệp có số lƣợng công nhân viên lớn Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, tiểu luận nhằm mục đích tìm hiểu vấn đề “Kiểm sốt nội quy trình tiền lƣơng Cơng ty TNHH Yujin Vina” Qua đó, nhóm em đƣa phân tích, nhận định tổng quát đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện Kiểm sốt nội quy trình tiền lƣơng đơn vị Kiểm sốt nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina Trang GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Phần 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUJIN VINA 1.1 Lịch sử hình thành phát triển - Tên cơng ty - Địa Quận Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh - Ngày thành lập - Mã số thuế - Vốn điều lệ - Số tài khoản - Số điện thoại - Fax - Giám Đốc Hình 1.1 Hình ảnh Cơng ty TNHH Yujin Vina Kiểm sốt nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina Trang GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B  Lịch sử hình thành - Ngày 30/10/1997 Công ty TNHH Yujin Vina đƣợc Bộ Kế hoạch Đầu tƣ Việt Nam cấp giấy phép hoạt động - Tháng 1/1998 Công Ty TNHH Yujin Vina đƣợc khởi công xây dựng khu chế xuất Linh Trung, quận Thủ Đức, với diện tích 12.000 m , với số vốn đầu tƣ ban đầu 162 tỷ đồng tƣơng đƣơng với 9,6 triệu USD Công suất 43,400,000 sản phẩm/ năm  Quá trình phát triển - Tháng 07/1998 Công ty TNHH Yujin Vina vào hoạt động với xƣởng sản xuất Và đến ngày 03 tháng 10 năm 1998 chuyến hàng đƣợc xuất xƣởng niềm hân hoan phấn khởi Ban Giám Đốc tồn thể cán cơng nhân viên công ty - Đến năm 2000 nhu cầu sản xuất kinh doanh, Công ty định đầu tƣ thêm phân xƣởng với diện tích 5430 m cơng xuất 21,600,000 sản phẩm/ năm Nâng tổng mức vốn đầu tƣ lên 16,6 triệu USD - Hiện nay, với phát triển công ty sử dụng lƣợng lao động tƣơng đối lớn: khoảng 1000 công nhân viên 1.2 Chức nhiệm vụ  Chức công ty: Công ty TNHH Yujin Vina có chức sản xuất, kinh doanh cung ứng cho thị trƣờng sản phẩm nhƣ muỗng, nĩa, dao, móc khóa thép khơng gỉ chất lƣợng cao, đáp ứng nhu cầu nội địa xuất  Nhiệm vụ cơng ty: Đóng góp vào phát triển kinh tế quốc dân Đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu khách hàng với chất lƣợng tốt Đảm bảo quyền lợi ngƣời lao động ngồi cơng ty có nhiệm vụ mở rộng thị trƣờng kinh doanh nƣớc nhằm tăng cƣờng vị thế, tăng giá trị vốn góp cho cổ đơng tạo nhiều cơng ăn việc làm góp phần ổn định xã hội Kiểm sốt nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina Trang GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B 1.3 Sơ đồ tổ chức máy công ty: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ máy quản lý BAN GIÁM ĐỐC Phòng Nhân Sự Nguồn: Phòng Nhân Chức nhiệm vụ phòng ban: - Ban Giám đốc: Điều hành chung hoạt động công ty, chịu trách nhiệm hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh trƣớc hội đồng quản trị Xây dựng chiến lƣợc triển khai thực chiến lƣợc sau đƣợc hội đồng quản trị phê duyệt - Phịng Nhân Xây dựng quy hoạch cơng tác tuyển dụng, đánh giá phát triển nhân lực phù hợp với kế hoạch chiến lƣợc phát triển kế hoạch sản xuất công ty Thực công tác lập kế hoạch đơn giá tiền lƣơng, phân bổ toán quỹ tiền lƣơng Thực thủ tục giải chế độ phụ cấp, hƣu trí chế độ sách khác cho ngƣời lao động Quản lý công tác thi đua khen thƣởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên ngƣời lao động Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên, ngƣời lao động theo quy định hành - Phịng Kế tốn: Thực nghiệp vụ kế tốn tài cơng ty Tổ chức hạch toán, ghi chép nghiệp vụ kinh tế quy dịnh lập báo cáo kỳ Hằng năm phối hợp với phòng kinh doanh để phân tích tình hình hoạt động cơng ty, đề xuất giải pháp cho Ban giám đốc Kiểm soát nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina Trang GV: Trần Thị Thu Hằng - Lớp K11405B Phòng Kinh doanh: Liên hệ với khách hàng ký kết hợp đồng kinh tế Nghiên cứu, lựa chọn thị trƣờng mục tiêu, thiết kế, hoạch định chiến lƣợc kinh doanh Kết hợp với phòng xuất nhập làm thủ tục xuất nhập hàng hóa - Phịng Quản lý chất lƣợng: Kiểm soát, quản lý chất lƣợng sản trình sản xuất Cập nhật xây dựng tiêu chuẩn nhằm đánh giá chất lƣợng sản phẩm - Phòng Xuất nhập khẩu: Quản lý nghiệp vụ xuất-nhập công ty Phụ trách khâu bán hàng, nhận đơn hàng từ khách hàng, chuyển phòng sản xuất làm lệnh sản xuất Khai thác nƣớc hay nhập nguyên vật liệu phục vụ trình sản xuất - Kho, phân xƣởng: Có nhiệm vụ sản xuất sản phẩm (muỗng, nĩa, dao…) đảm bảo chất lƣợng số lƣợng sản phẩm theo kế hoạch đề Bào quản, phân phối sản phẩm nguyên vật liệu cho sản xuất nhận nguyên vật liệu từ nhà cung ứng Nhận thành phẩm từ xƣởng sản xuất xuất thành phẩm theo phiếu xuất kho hàng hóa 1.4 Cơ cấu phịng ban liên quan đến chu trình tốn lƣơng 1.4.1 Cơ cấu phịng Kế tốn: - Hình thức tổ chức kế tốn tập trung, đơn vị có sơ đồ máy kế tốn gồm thành viên cụ thể nhƣ sau: Sơ đồ1.2: Sơ đồ máy kế toán Kế Toán Trƣởng Kế toán Tổng hợp Kế toán toán Kế toán kho Kê toán bán hàng (Nguồn: Phịng kế tốn) Kiểm sốt nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina Trang GV: Trần Thị Thu Hằng Hình 2.3: Mẫu bảng tốn tiền lƣ Kiểm sốt nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina Trang 27 GV: Trần Thị Thu Hằng d Lớp K11405B Bảng toán tiền thƣởng Do kế toán toán lập Phƣơng pháp ghi nhận: Góc bên trái Bảng tốn tiền thƣởng phải ghi rõ tên đơn vị, phận đƣợc thƣởng Tên cột Cột A,B,C G Cột G Cột 2,3 G Cột D N Gồm chữ ký:  Ngƣời lập bảng: xác nhận việc lập bảng  Kế tốn trƣởng: kiểm tra tiền thƣởng có tính đủ khơng  Giám đốc: phê duyệt việc tính lƣơng thƣởng Kiểm sốt nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina Trang 28 GV: Trần Thị Thu Hằng Hình 2.4: Mẫu bảng tốn tiền th Đơn vị:………… Bộ phận:……… STT A Cộng Tổng số tiền (viết băng chữ):…………………………… Ngƣời lập biểu (Ký, họ tên) Kiểm soát nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina Trang 29 GV: Trần Thị Thu Hằng e Lớp K11405B Bảng toán tiền làm thêm Do phận kế tốn lập Phƣơng pháp ghi nhận: Góc bên trái Bảng toán tiền làm thêm phải ghi rõ tên đơn vị, phận làm việc Dòng tháng năm: Ghi rõ tháng năm mà ngƣời lao động tiến hành làm thêm Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ tên ngƣời làm việc thêm Cột 1: Ghi hệ số lƣơng ngƣời lao động hƣởng Cột 2: Ghi hệ số phụ cấp chức vụ ngƣời lao động hƣởng Cột 3: Ghi tổng số hệ số ngƣời làm thêm đƣợc hƣởng (Cột = cột + cột 2) Cột 4: Ghi tiền lƣơng tháng đƣợc hƣởng tính bằng: Lƣơng tối thiểu (Theo quy định nhà nƣớc) nhân với (x) Hệ số lƣơng cộng với (+) Phụ cấp chức vụ Cột 5: Ghi mức lƣơng ngày đƣợc tính Lƣơng tối thiểu (theo quy định Nhà nƣớc) x (hệ số lƣơng + hệ số phụ cấp chức vụ)/ 22 ngày Cột 6: Ghi mức lƣơng đƣợc tính Cột chia cho Cột số làm thêm ngày thƣờng, số làm thêm ngày thứ 7, chủ nhật, số làm thêm ngày lễ (Cột 7, 9, 11) vào bảng chấm công làm thêm thực tế tháng để ghi Cột thành tiền làm thêm ngày thƣờng (cột 8) = số (cột 7) x mức lƣơng (cột 6) x Hệ số làm thêm theo quy định hành Cột thành tiền làm thêm ngày thứ 7, CN (cột 10) = số (cột 9) x mức lƣơng (cột 6) x Hệ số làm thêm theo quy định hành Cột thành tiền làm thêm ngày lễ, tết (cột 12) = số (cột 11) x mức lƣơng (cột 6) x Hệ số làm thêm theo quy định hành Cột thành tiền làm thêm buổi đêm (cột 14) = số (cột 13) nhân (x) mức lƣơng (cột 6) x Hệ số làm thêm theo quy định hành Kiểm soát nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina Trang 30 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Cột 15: Ghi tổng cộng số tiền Cột 15 = cột + cột 10 + cột 12 + cột 14 Cột 16,17: Ghi số công nghỉ bù ngày làm thêm số tiền tƣơng ứng ngày nghỉ bù phải trừ khơng đƣợc tốn tiền Cột 17 = cột 16 x cột x Hệ số làm thêm theo quy định hành Cột 18: Ghi số tiền làm thêm thực toán cho ngƣời làm thêm Cột 18 = cột 15 - cột 17 Cột C - Ký nhận: Ngƣời làm thêm sau nhận tiền phải ký vào cột Gồm chữ ký:  Ngƣời lập bảng: xác nhận việc lập bảng  Kế tốn trƣởng: kiểm tra tiền làm thêm có tính đủ khơng  Giám đốc: phê duyệt việc tính lƣơng làm thêm Hình 2.5: Mẫu bảng tốn tiền làm thêm BẢNG THANH TỐN TIỀN LÀM THÊM GIỜ Tháng năm Số: Tổng số tiền viết chứ…………………………………………………………… (Kèm theo chứng từ gốc: Bảng chấm cơng làm thêm ngồi tháng Kiểm sốt nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B f Phiếu lƣơng ngƣời Do nhân viên nhân tiền lƣơng lập Mục đích: Để ngƣời lao động xác nhận số lƣơng đƣợc hƣởng đƣợc tính chƣa Hình 2.6: Mẫu Phiếu lƣơng nhân viên PHIẾU LƢƠNG NHÂN VIÊN Tháng…Năm Đơn vị tính: VND Kiểm sốt nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B g Ủy nhiệm chi Do kế toán toán lập ( liên) Ủy nhiệm chi gồm chữ ký:  Ngƣời lập: Xác nhận việc lập phiếu  Giám đốc: phê duyệt việc chi tiền trả lƣơng cho nhân viên Hình 2.7: Mẫu giấy Ủy nhiệm chi Kiểm soát nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina Trang 33 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Phần 3: ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ QUY TRÌNH TIỀN LƢƠNG 3.1 Nhận xét chung hệ thống kiểm sốt nội quy trình tính lƣơng: Nhìn chung hệ thống kiểm sốt nội quy trình tiền lƣơng tƣơng đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh công ty Các chế kiểm soát đáp ứng đƣợc nhu cầu quản lý nhân Lƣơng nhân viên văn phịng cơng nhân phân xƣởng vừa đƣợc tính tốn dựa số làm việc bảng chấm công tổ trƣởng theo dõi vừa có đối chiếu với liệu từ máy quẹt thẻ nên giải vài khó khăn nhƣ nhân viên quên quẹt thẻ dù có mặt làm khơng đƣợc tính ngày cơng lao động, trƣờng hợp nhân viên cố tình gian lận nhờ ngƣời quẹt thẻ dùm, nhờ ngƣời khác làm dẫn đến ảnh hƣởng nhiều đến suất lao động gây tổn thất cho công ty Tuy nhiên, để hệ thống quy trình thêm chặt chẽ, đề xuất việc sử dụng quẹt thẻ dấu vân tay Tất nhân viên đƣợc trả lƣơng qua tài khoản ngân hàng lƣơng đƣợc trả lần vào ngày đầu tháng (thƣờng ngày 05 hàng tháng), rủi ro việc trả lƣơng khơng thời gian xảy đặc biệt vịng lƣu động tiền cơng ty lúc khó khăn =>Trong q trình kiểm tra hợp đồng lao động việc toán lƣơng, nên trọng kiểm tra tính kỳ việc tốn lƣơng Kiểm sốt nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina Trang 34 GV: Trần Thị Thu Hằng 3.2 Lớp K11405B Rủi ro quy trình chấm cơng: Bảng 3.1: Rủi ro quy trình chấm cơng: Thủ tục kiểm sốt Việc xác nhận phiếu lƣơng công nhân viên đƣợc thực vào cuối tháng Dữ liệu chấm công đƣợc nhập lƣu phần mềm excel Bảng chấm công đƣợc lập liên Kiểm sốt nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina Trang 35 GV: Trần Thị Thu Hằng Bảng chấm công tổ trƣởng phận lập Trƣởng phận phê duyệt bảng chấm công, đồng thời chịu trách nhiệm bảng chấm cơng Kiểm sốt nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina Trang 36 GV: Trần Thị Thu Hằng 3.3 Rủi ro quy trình tính lƣơng: Bảng 3.2: Rủi ro quy trình tính lƣơng: Thủ tục kiểm sốt Việc tính lƣơng đƣợc thực phần mềm excel Bảng toán lƣơng lập thành liên: liên gửi kế toán toán, liên gửi cho kế toán tổng hợp 3.4 Rủi ro quy trình tốn lƣơng Bảng 3.3: Rủi ro quy trình tốn lƣơng: Thủ tục kiểm sốt - Kế toán toán lập Ủy nhiệm chi kèm theo Bảng tốn lƣơng đƣợc ký duyệt trình cho Giám đốc phê duyệt - Sau gửi Ủy nhiệm chi Bảng toán lƣơng đƣợc ký duyệt Lớp K11405B Kiểm sốt nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B qua Ngân hàng để tiến công ty báo cáo cho hành trả lƣơng vào Kế toán trƣởng để có biện tài khoản nhân pháp xử lý có kiện viên bất thƣờng xảy Kiểm sốt nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina Trang 38 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kết luận Dựa theo trình tìm hiểu phân tích quy trình tiền lƣơng Cơng ty TNHH Jujin Vina, nhóm em nhận thấy việc chấm cơng tính lƣơng cách xác cho ngƣời lao động địi hỏi phải có hệ thống kiểm sốt thật chặt chẽ Từ điều khoản sách tiền lƣơng phải rõ ràng đến khâu chấm công xác định thời gian làm việc giám sát ngƣời lao động trình làm việc, tổng hợp việc bất thƣờng cuối việc toán lƣơng cho lao động địi hỏi phải có phối hợp làm việc xuyên suốt tất phòng ban cơng ty, mà đặc biệt phịng nhân phịng kế tốn Hiện thị trƣờng có nhiều giải pháp quản trị nguồn nhân lực (ERP), mơ hình quản trị chặt chẽ, kiểm sốt đƣợc rủi ro chu trình tiền lƣơng hình thức chấm cơng, nhƣng địi hỏi khoản đầu tƣ lớn nên chƣa đƣợc phổ biến nƣớc ta Tiền lƣơng vấn đề quan trọng doanh nghiệp nào, động lực để giúp ngƣời lao động làm việc nhiệt tình gắn bó với cơng ty hơn, việc tính số lƣơng phát lƣơng kịp thời cho công nhân, nhân viên định phần trình hoạt động sản xuất lâu dài doanh nghiệp Kiểm soát nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina Trang 39 ... cho nhân viên Kiểm soát nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina Trang 16 GV: Trần Thị Thu Hằng Thực trạng chu trình tiền lƣơng Cơng ty TNHH Yujin Vina Chu trình tiền lƣơng cơng ty gồm hoạt... Cơng ty TNHH Yujin Vina Kiểm sốt nội chu trình tiền lương Cty TNHH Yujin Vina Trang GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B  Lịch sử hình thành - Ngày 30/10/1997 Công ty TNHH Yujin Vina đƣợc Bộ Kế... VÀ KIẾN NGHỊ HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ QUY TRÌNH TIỀN LƢƠNG 3.1 Nhận xét chung hệ thống kiểm sốt nội quy trình tính lƣơng: Nhìn chung hệ thống kiểm sốt nội quy trình tiền lƣơng tƣơng đối phù hợp