Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí và doanh thu tại công ty TNHH MTV cấp thoát nước phú yên (tt)

1 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Công ty TNHH MVT Cấp thoát nước Phú Yên doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập với cách lĩnh vực kinh doanh chủ yếu khai thác, kinh doanh nước Tuy nhiên, thực trạng công tác kiểm soát nội chi phí doanh thu Công ty số hạn chế, bất cập môi trường kiểm soát, tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát thủ tục kiểm soát, chưa đảm bảo cung cấp thông tin cho nhà quản lý Công ty có Trạm nhà máy nước trực thuộc có chức sản xuất – kinh doanh nước khu vực, việc tổng hợp chi phí doanh thu lại toàn Công ty, điều gây tâm lý ỷ lại, chủ quan trông chờ vào kết chung toàn Công ty, không chịu trách nhiệm việc quản lý, kiểm soát chi phí doanh thu Trạm Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết trên, chọn đề tài: “Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội chi phí doanh thu Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên” làm đề tài luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ kinh tế Mục tiêu nghiên cứu Luận văn đề xuất giải pháp thích hợp nhằm hoàn thiện thủ tục công tác kiểm soát chi phí doanh thu đơn vị Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: thủ tục kiểm soát nội chi phí doanh thu Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên Phạm vi nghiên cứu: luận văn tập trung nghiên cứu vào vấn đề kiểm soát nội chi phí sản xuất kinh doanh doanh thu nước Văn phòng Công ty Trạm trực thuộc Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp luận vật biện chứng, vật lịch sử phương pháp cụ thể phương pháp vấn, quan sát trực tiếp, thu thập thông tin tài liệu để đánh giá thủ tục KSNB chi phí sản xuất kinh doanh doanh thu, từ đưa giải pháp nhằm hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí doanh thu Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên Bố cụ đề tài Chương 1: Những vấn đề ý luận kiểm soát nội chi phí doanh thu doanh nghiệp; Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chi phí doanh thu Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên; Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí doanh thu Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên Tổng quan tài liệu nghiên cứu Trong trình làm luận văn tác giả tham khảo số đề tài tương tự kiểm soát nội như: Đề tài “Nâng cao hiệu công tác kiểm soát nội chi phí công ty điện lực 3” tác giả Hoàng Thị Thanh Hải (năm 2005) Với mục đích nhằm ngăn chặn, phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro, thiệt hại đề biện pháp thiết thực góp phần giảm thiểu chi phí, tối đa hóa lợi nhuận, đảm bảo hoạt động hiệu quả, ổn định lâu dài Công ty Điện lực Tác giả nghiên cứu đề tài “Tăng cường kiểm soát nội doanh thu thu tiền bán hàng Công ty Cổ phần Gạch men Cosevo 75 Bình Định”, tác giả Phan Thị Mỹ Liên ( năm 2010) Tác giả trình bày vấn đề chung hệ thống kiểm soát nội bộ, khái niệm, đặc điểm nội dung chu trình doanh thu thu tiền bán hàng doanh nghiệp sau nội dung kiểm soát nội doanh thu hoạt động thu tiền Công ty Cổ phần Gạch men Cosevo 75 Bình Định Tại Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên hoạt động kiểm soát chi phí doanh thu nhiều hạn chế, chưa có đề tài nghiên cứu KSNB chi phí doanh thu Công ty Do đó, với đặc trưng doanh nghiệp kinh doanh nước sạch, luận văn tập trung nghiên cứu vấn đề: “Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội chi phí doanh thu Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên” CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ VÀ DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400), hệ thống KSNB quy định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị 1.1.2 Chức nhiệm vụ hệ thống kiểm soát nội 1.1.3 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội Hệ thống kiểm soát nội thiết lập nhằm thực mục tiêu sau: Tính tuân thủ pháp luật luật định; Tính tin cậy báo cáo tài chính; Tính hữu hiệu hiệu hoạt động 1.1.4 Các phận hệ thống kiểm soát nội Hệ thống KSNB bao gồm phận sau: môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; hoạt động kiểm soát; thông tin truyền thông; giám sát 1.1.5 Những hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội 1.1.6 Ý nghĩa hệ thống kiểm soát nội 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Khái niệm chi phí 1.2.2 Phân loại chi phí sản xuất Chi phí phân loại theo nhiều tiêu thức khác Căn theo chức hoạt động, Căn theo cách ứng xử chi phí, Căn theo mối quan hệ với thời kỳ xác định lợi nhuận Ngoài có cách phân loại chi phí khác như: phân loại chi phí nội dung kinh tế ban đầu, phân loại chi phí theo quản trị 1.2.3 Kiểm soát nội chi phí sản xuất kinh doanh doanh nghiệp a Mục tiêu kiểm soát nội chi phí sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Việc kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nhằm mục tiêu: Tất chi phí ghi nhận ghi nhận theo chế độ kế toán; Các nghiệp vụ chi phí phát sinh xác định, cộng dồn hạch toán cách xác; …… b Thông tin phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nhằm đảm bảo cho mục tiêu thực hiện, doanh nghiệp cần tổ chức thông tin từ chứng từ kế toán liên quan nghiệp vụ chi phí sản xuất kinh doanh kỳ đến tổ chức hệ thống sổ kế toán lập báo cáo chi phí kinh doanh c Thủ tục kiểm soát nội chi phí sản xuất kinh doanh  Thủ tục kiểm soát nội chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Các gian lận sai sót thường gặp KSNB chi phí NVLTT: Việc tính toán, đánh giá nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh không xác, gian lận có chủ ý số người lợi ích riêng;… Do đó, Công ty phải tổ chức thông tin KSNB chi phí NVLTT từ chứng từ theo dõi vật tư ban đầu: Kế hoạch sản xuất; Phiếu đề nghị vật tư; Phiếu xuất kho đến sổ kế toán: Thẻ kho, … Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thiết lập thủ tục KSNB chi phí NVLTT trình: xuất kho nguyên liệu, vật liệu; hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp  Thủ tục kiểm soát nội chi phí nhân công trực tiếp: Các gian lận sai sót thường gặp: Tính tăng chấm công cho người nghỉ việc; Do đó, Công ty cần tổ chức thông tin kiểm soát nội chứng từ sổ sách theo dõi: Bảng chấm công; Bảng chấm công làm thêm giờ; Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thực thủ tục KSNB bằng: phân công, phân nhiệm công tác lao động, tiền lương;  Thủ tục kiểm soát nội chi phí sản xuất chung: Một số gian lận sai sót xảy khoản mục khác như: Việc trích khấu hao dễ bị sai phạm không tuân theo quy định chế độ tài  Thủ tục kiểm soát nội chi phí hoạt động: Các gian lận thủ tục kiểm soát chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp tương tự kiểm soát chi phí sản xuất chung 1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP 1.3.1 Khái niệm nội dung doanh thu doanh nghiệp 1.3.2 Các chức chu trình bán hàng Chức chu trình bán hàng là: xử lý đặt hàng; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hóa; lập hóa đơn; xử lý ghi sổ khoản doanh thu 1.3.3 Các rủi ro chủ yếu xảy chu trình bán hàng Các rủi ro thường xảy chu trình: Công ty sẵn hay khả cung cấp; Khách hàng khả toán thường xuyên toán trễ hạn; chuyển hàng hóa không địa điểm không khách hàng; … 1.3.4 Kiểm soát nội doanh thu doanh nghiệp a Mục tiêu kiểm soát nội doanh thu Kiểm soát doanh thu doanh nghiệp nhằm đảm bảo mục tiêu: Nghiệp vụ bán hàng ghi sổ phải có hợp lý; Các nghiệp vụ tiêu thụ phải phê chuẩn cho phép cách đắn, ghi sổ đầy đủ; … b Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội doanh thu Nhằm đảm bảo cho mục tiêu thực doanh nghiệp cần tổ chức thông tin: Phiếu tiêu thụ; Chứng từ vận chuyển; Hóa đơn bán hàng; Sổ nhật ký bán hàng; … c Quy trình kiểm soát nội doanh thu Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thiết lập thủ tục KSNB: Kiểm tra tiếp nhận xử lý đơn hàng; Phê chuẩn phương thức bán chịu; Xuất kho hàng hóa; Chuyển giao hàng hóa; … KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương này, luận văn trình bày vấn đề lý luận chung KSNB chi phí doanh thu doanh nghiệp, sở để luận văn nghiên cứu thực trạng công tác KSNB chi phí doanh thu Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên, từ đưa giải pháp hoàn thiện chương sau CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHI PHÍ VÀ DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP THOÁT NƯỚC PHÚ YÊN 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên thành lập vào ngày 28/09/1996 sở tổ chức lại Ban quản lý công trình nhà máy nước tỉnh Phú Yên, quản lý khai thác nhà máy nước thị xã Tuy Hòa với công suất 5.000m3/ngày đêm Năm 2000 công ty đổi tên thành Công ty Cấp thoát nước Phú Yên theo định số 2025/QĐ-UBND UBND tỉnh Phú Yên với tổng công suất thiết kế 46.100m3/ngày đêm 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Công ty Với chức năng: Quản lý việc đầu tư xây dựng hệ thống cấp nước cho nhân dân đơn vị, … nhiệm vụ Công ty: Khai thác, xử lý phân phối nước sạch; Khoan, thăm dò, điều tra khảo sát nguồn nước ngầm phục vụ cho công trình;… Trong doanh thu khai thác, xử lý phân phối nước chủ yếu 2.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh Công ty a Đặc điểm sản phẩm Quá trình sản xuất nước trải qua giai đoạn từ công đoạn thu đến công đoạn cung cấp nước đồng hồ tổng sau nhà máy sản xuất b Đặc điểm chi phí sản xuất sản phẩm Chi phí sản xuất bao gồm chi phí NVLTT; Chi phí NCTT; Chi phí SXC, Công ty hạch toán trực tiếp cho nhà máy nước c Đối tượng tập hợp chi phí tính giá thành Đối tượng tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm nước ghi thu d Đặc điểm thị trường tiêu thụ Đặc điểm sản xuất kinh doanh ngành nước trình sản xuất, truyền dẫn, phân phối tiêu thụ nước diễn đồng thời, người bán phải đưa nước đến tận ngưỡng hộ tiêu thụ thông qua mạng lưới đường ống phân phối Giá sản phẩm nước Sở tài chính, Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt 2.1.4 Tổ chức kế toán Công ty a Mô hình tổ chức kế toán Bộ máy kế toán Công ty tổ chức theo mô hình kế toán tập trung b Hình thức kế toán Công ty tổ chức sổ kế toán theo hình thức “Chứng từ ghi sổ” 2.2 GIỚI THIỆU VỀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP THOÁT NƯỚC PHÚ YÊN 2.2.1 Đặc điểm tổ chức máy quản lý Bộ máy quản lý Công ty tổ chức theo cấu trực tuyến chức Với cấu Giám đốc điều hành toàn hoạt động Công ty, giúp việc cho Giám đốc phó Giám đốc Phòng chức như: Phòng Kế toán – tài vụ, Phòng Tổ chức – Hành chính, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế hoạch – vật tư, Phòng Kỹ thuật 2.2.2 Chính sách nhân 2.2.3 Công tác lập kế hoạch 2.2.4 Các nhân tố bên 10 2.3 THỰC TRẠNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP THOÁT NƯỚC PHÚ YÊN 2.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội chi phí Công ty xây dựng mục tiêu kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh cụ thể sau: Các chi phí phát sinh ghi nhận; Các chi phí ghi nhận phải theo chế độ kế toán thực phát sinh cho hoạt động sản xuất kinh doanh nước sạch; Một số chi phí có định mức ghi nhận theo định mức Các chi phí định mức ghi nhận theo thực tế phát sinh phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ; Các chi phí ghi nhận theo khoản mục chi phí Bên cạnh đó, Công ty cần tổ chức sản xuất phải đôi với việc bảo vệ môi trường sống xung quanh 2.3.2 Thủ tục kiểm soát nội chi phí sản xuất kinh doanh a Thủ tục kiểm soát nội chi phí nguyên vật liệu trực tiếp  Nội dung kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Công ty: Theo dõi, kiểm tra số lượng chất lượng, tình trạng giá trị nguyên vật liệu xuất kho phục vụ cho sản xuất; Quan sát việc quản lý, bảo quản vật tư; Định kỳ kiểm kê vật tư đối chiếu sổ sách kế toán đưa giải pháp kịp thời;  Tổ chức thông tin kiểm soát nội chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Các chứng từ sổ sách theo dõi vật tư ban đầu bao gồm: Kế hoạch sản xuất; Phiếu đề nghị vật tư; Phiếu xuất kho; Thẻ kho; Sổ chi tiết vật liệu, Sổ TK 152, Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu 13  Các nội dung kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Công ty: Ngăn chặn phát sai phạm toán tiền lương cho công nhân thực tiếp tục toán lương họ nghỉ việc; Phải tuân thủ luật lệ, quy định Nhà nước có liên quan đến quản lý lao động tiền lương  Tổ chức thông tin kiểm soát nội chí phí nhân công trực tiếp: Các chứng từ sổ sách theo dõi nhân công trực tiếp công ty bao gồm: Bảng chấm công; Bảng toán tiền lương; Bảng toán lương làm thêm giờ; Sổ chi tiết TK 622, Sổ TK 622  Các thủ tục kiểm soát nội chi phí nhân công trực tiếp Công ty  Kiểm soát nội chi phí nhân công trực tiếp Trạm trực thuộc: Quá trình kiểm soát nội chi phí NCTT Trạm trực thuộc thể sau: (1) Phòng Tổ chức hành chịu trách nhiệm tuyển dụng công nhân; (2) Các đơn vị trực thuộc tiến hành kiểm tra, theo dõi chấm công, chấm điểm mức độ hoàn thành công việc theo thành tích ABC đơn vị Bảng chấm công; (3) Kế toán Trạm trực thuộc huyện dựa vào Bảng chấm công, tiến hành tính lương chính, tiền lương làm thêm giờ, khoản trích theo lương (4) Cuối tháng, riêng Trạm sản xuất Công ty chuyển Bảng chấm công lên Phòng Tổ chức - hành (5) Người lập Bảng toán lương, Bảng toán lương làm thêm trưởng phòng Tổ chức - hành ký xác nhận vào chứng từ lương Trạm sản xuất Công ty chuyển Giám đốc duyệt với chứng từ lương Trạm trực thuộc 14  Kiểm soát nội trình hạch toán Phòng Kế toán tài vụ: KSNB trình hạch toán Phòng Kế toán - tài vụ thể theo quy trình sau: (1) Kế toán tổng hợp Phòng Kế toán - tài vụ nhận Bảng toán lương, Bảng toán lương làm thêm đơn vị trực thuộc, phận, lập Bảng Bảng toán lương, Bảng toán lương làm thêm toàn Công ty; (2) Kế toán tổng hợp nhập liệu vào máy, hạch toán chi phí nhân công trực tiếp chuyển cho Kế toán toán; (3) Kế toán toán viết Phiếu chi, toán lương cho phận chuyển khoản Nhận xét, đánh giá rủi ro xảy quy trình - Phòng Tổ chức - Hành kiêm nhiệm vụ tuyển dụng tính tiền lương cho phận sản xuất Công ty - Tại Trạm trực thuộc, kế toán kiêm nhiệm vụ vừa người lập Bảng toán lương vừa người tính lương c Thủ tục kiểm soát nội chi phí sản xuất chung  Các nội dung kiểm soát chi phí sản xuất chung Công ty: Đối với nhân công cần theo dõi thời gian làm việc nhân viên kỹ thuật, nhân viên phục vụ để chi trả lương; Đối với chi phí khấu hao TSCĐ cần tiến hành theo dõi việc trích phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ theo chế độ, qui định; Đối với khoản chi phí dịch vụ mua chi phí khác tiền, khoản mục chi phí dễ xảy gian lận sai sót Do khoản mục chi phí yêu cầu quản lý chặt chẽ 15  Các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung Công ty: Đối với chi phí tiền lương, trình kiểm soát tương tự bước chi phí nhân công trực tiếp Tuy nhiên tiền lương khoản trích theo lương Trưởng Trạm, Công ty lại hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp Đối với chi phí KH TSCĐ: Phần hành tính khấu hao TSCĐ phần mềm kế toán không tính khấu hao theo ngày, việc đưa TSCĐ, MMTB vào sử dụng thường chờ đến đầu tháng bắt đầu tính khấu hao, điều ảnh hưởng đến việc đưa chi phí khấu hao vào chi phí sản xuất khấu hao không đủ d Thủ tục kiểm soát nội chi phí hoạt động Do mang nội dung tính chất tương tự chi phí sản xuất chung nên thủ tục kiểm soát nội chi phí hoạt động tương tự nội dung kiểm soát chi phí sản xuất chung, thể Sổ chi tiết TK 641, TK 642 tổng hợp Sổ TK 641, TK 642 2.3.3 Những hạn chế thủ tục kiểm soát nội chi phí Công ty Thủ tục kiểm soát chi phí Công ty đề ra, nhiên việc thực thủ tục kiểm soát chi phí chưa đầy đủ thực theo quy trình kế toán, chưa có đối chiếu phận liên quan: - Công tác bảo quản xuất kho hóa chất phục vụ cho sản xuất chưa thực chặt chẽ - Việc phê chuẩn Phiếu xuất kho chưa đảm bảo nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn - Chức nhân với chức lập Bảng toán lương chưa tách riêng - Chưa có đối chiếu số lượng tài sản sử dụng tài sản không sử dụng chờ lý 16 Bên cạnh đó, hệ thống thông tin phục vụ cho KSNB chi phí cần hoàn thiện vấn đề sau: - Một số chứng từ, sổ sách chưa giúp cho việc hạch toán kiểm soát nội chi phí - Chương trình phần mềm quản lý Công ty chưa kết nối toàn Công ty 2.4 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP THOÁT NƯỚC PHÚ YÊN 2.4.1 Mục tiêu kiểm soát nội doanh thu Việc kiểm soát doanh thu phải đáp ứng mục tiêu sau: Doanh thu ghi nhận sổ phải có hợp lý; Tất khoản doanh thu ghi chép đầy đủ; Doanh thu phải đánh giá, phân loại đắn, phản ánh lúc kỳ; Công tác kiểm soát doanh thu vô quan trọng ảnh hưởng đến hiệu SXKD đơn vị 2.4.2 Thủ tục kiểm soát nội doanh thu Trạm trực thuộc a Kiểm soát giai đoạn kí kết hợp đồng dịch vụ cấp nước Thủ tục kiểm soát vào thông tin khách hàng khai báo Nhận xét, đánh giá rủi ro xảy quy trình - Điều kiện toán khách hàng chưa kiểm tra kỹ; - Việc xác định đối tượng để áp giá chưa xác; - Ngoài ra, việc không kiểm tra, kiểm soát kỹ thông tin khách hàng, gây tình trạng khách hàng khai không giả mạo giấy tờ đối tượng ưu tiên (hộ nghèo) để hưởng ưu đãi; - Và việc đánh số thứ tự Giấy đăng ký sử dụng nước máy khách hàng chưa nhân viên thực 17 b Kiểm soát giai đoạn khảo sát lắp đặt Căn vào Giấy đăng ký sử dụng nước máy, Sổ theo dõi, Bản vẽ thi công hoàn chỉnh, Hợp đồng khảo sát – thiết kế, lắp đặt, cải tạo hệ thống cấp nước, Hợp đồng cung ứng tiêu thụ nước máy, Phiếu chuyển thi công, Bộ phận xây lắp triển khai thi công Kiểm soát vào Hợp đồng khảo sát – thiết kế, lắp đặt, cải tạo hệ thống cấp nước, Hợp đồng cung ứng tiêu thụ nước máy, Phiếu chuyển thi công Biên xác nhận lắp đặt niêm chì đồng hồ đo nước Nhận xét, đánh giá rủi ro xảy quy trình Giai đoạn khảo sát - thiết kế thực khách hàng tổ chức; khách hàng cá nhân, NV QHKH tìm hiểu vị trí cần lắp đặt đồng hồ Giấy đăng ký sử dụng nước máy mà khách hàng kê khai thông tin định việc khảo sát hay không c Kiểm soát công tác ghi số đồng hồ Thủ tục kiểm soát vào Danh sách khách hàng tiêu thụ nước mới, Danh sách khách hàng tiêu thụ nước tháng trước, Bảng ghi số đồng hồ đo nước, Kế hoạch phát hành, giao nhận toán hóa đơn Nhận xét, đánh giá rủi ro xảy quy trình - Việc thực giai đoạn dễ xảy sai sót nhầm lẫn gian lận NV GT tiền nước thông đồng với khách hàng lại kiểm soát phận công ty làm ảnh hưởng đến đánh giá doanh thu gây bất lợi người tiêu dùng cho công ty - Do lượng khách hàng lớn, công ty bỏ qua việc kiểm soát ghi số giai đoạn này, nên việc sai sót thường xảy đặc biệt hộ người nhà d Kiểm soát giai đoạn cập nhật số đồng hồ đo nước 18 Công tác kiểm soát vào Bảng ghi số đồng hồ đo nước để cập nhật vào phần mềm, phục vụ cho việc phát hành Hóa đơn tiền nước Nhận xét, đánh giá rủi ro xảy quy trình - Trong giai đoạn này, nhân viên cập nhật số đồng hồ thực công tác kiểm tra, kiểm soát người - Sau nhập liệu xong, việc kiểm tra số liệu lại NV QLKH Trạm nhập, không khách quan 2.4.3 Thủ tục kiểm soát nội doanh thu Văn phòng Công ty a Thủ tục kiểm soát công tác tính tiền, lập in Hóa đơn tiền nước Kiểm soát số liệu Hóa đơn tiền nước Giấy báo toán tiền nước Nhận xét, đánh giá rủi ro xảy quy trình - Tại giai đoạn này, Trạm trực thuộc nhập thông tin vào phần mềm thường xảy sai sót như: loại khách hàng, mục đích sử dụng, đối tượng ưu tiên - Các Hóa đơn tiền nước Bảng kê giao nhận hóa đơn tiền nước trước phát hành có kiểm tra số lượng hóa đơn Bộ Phận QLKH - phòng Kinh doanh Công ty NV QLKH Trạm NV GT Công ty * Ngoài ra, việc đánh giá doanh thu chịu ảnh hưởng độ xác thiết bị đo đếm khối lượng nước mà cụ thể đồng hồ nước b Thủ tục kiểm soát ghi nhận doanh thu tiền nước kỳ 19 Căn vào Bảng toán tiền nước Bảng toán khối lượng chứng từ quan trọng để ghi nhận doanh thu 2.4.4 Những hạn chế thủ tục kiểm soát nội doanh thu Công ty Hệ thống KSNB doanh thu Công ty tồn số hạn chế cần tiếp tục hoàn thiện: - Trong trình ký kết hợp đồng, thông tin khách hàng kiểm tra cách đơn giản, mang tính hình thức - Ngoài ra, Công ty chưa có phận độc lập để kiểm tra, kiểm soát nhằm tránh sai sót gian lận việc ghi số nước nhập số nước để tính toán hóa đơn tiền nước - Hiện nay, thời điểm ghi nhận doanh thu Công ty chưa kịp thời không đảm bảo nguyên tắc đánh giá kỳ KẾT LUẬN CHƯƠNG Việc phân tích đánh giá thực trạng kiểm soát nội chi phí doanh thu tiền nước Công ty cho thấy yếu tố góp phần quan trọng cho việc kiểm soát chi phí doanh thu tiền nước Công ty Tuy nhiên cần đánh giá khách quan cấu hoạt động hệ thống kiểm soát Công ty chưa phù hợp với mục tiêu đặt cho hệ thống này, từ làm sở để đưa giải pháp nhằm hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội chi phí doanh thu tiền nước chương CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ VÀ DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP THOÁT NƯỚC PHÚ YÊN 20 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ VÀ DOANH THU TẠI CÔNG TY Giá mua yếu tố đầu vào ngày cao Công ty tự định giá bán, giá bán vài năm điều chỉnh lần, từ phát sinh vấn đề quản lý để Công ty không bị lỗ So với đơn vị ngành khu vực hiệu hoạt động kinh doanh thấp, chi phí đầu vào cao (nhất chi phí điện năng), giá bán nước chưa khuyến khích người dân tham gia sử dụng nước máy, doanh thu thấp 3.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP THOÁT NƯỚC PHÚ YÊN 3.2.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Công ty cần hoàn thiện thủ tục KSNB chi phí NVL TT cách: Phiếu đề nghị vật tư cần có phê duyệt Trưởng Trạm; Phiếu đề nghị vật tư Trạm trực thuộc trình Trưởng Phòng Kế hoạch – vật tư để xét duyệt loại, khối lượng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất, viết Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho lúc lập thành liên; Định kỳ Kế toán vật tư đối chiếu với Thủ kho, với nhân viên phụ trách nguyên vật liệu Phòng Kế hoạch – vật tư Bộ phận hóa nghiệm Trạm để xem xét số lượng vật tư xuất kỳ có không 3.2.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội chi phí nhân công trực tiếp 21 Quy trình hoàn thiện thủ tục KSNB chi phí NCTT thể sau: dựa Bảng chấm công Trạm sản xuất trụ sở Công ty, Phòng Kế toán – tài vụ thực chức tính lương khoản trích theo lương cho Trạm này, Phòng Tổ chức – hành thực chức kiểm tra, kiểm soát lại Bảng toán tiền lương Bảng toán làm thêm Trạm sản xuất nước; Hiện việc tính lương cho công nhân thực Excel, khác biệt với phần mềm kế toán Do đó, công ty nên kết nối phần mềm tính lương với phần mềm quản lý nhân phần mềm kế toán để thuận tiện việc theo dõi nhân phần mềm tính lương NV kế toán Trạm trực thuộc quản lý 3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội chi phí sản xuất chung Đối với Chi phí nhân công: tiền lương Trưởng Trạm hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, cần đưa vào chi phí Nhân viên quản lý Trạm hạch toán chi phí sản xuất chung; Chi phí khấu hao TSCĐ: Công ty cần nâng cấp phần mềm quản lý TSCĐ để tính khấu hao theo ngày, trước mắt tạm thời Công ty tiến hành tính phần khấu hao theo ngày phần mềm Excel, sau nhập vào phần mềm quản lý TSCĐ; Chi phí văn phòng phẩm: cần thực khoán định mức chi phí cho Trạm trực thuộc phù hợp với đặc thù hoạt động Trạm 3.2.4 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát bội chi phí hoạt động 22 Công ty cần xây dựng định mức số khoản chi phí (chi phí hội nghị, chi phí tiếp khách, …) cụ thể sau: Công ty cần quy định rõ tổng mức chi tiếp khách Văn phòng Công ty quyền chi kỳ kinh doanh, quy định rõ cá nhân phụ trách quản lý phép 3.3 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN THỦ TỤC KIỂM SOÁT DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP THOÁT NƯỚC PHÚ YÊN 3.3.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội doanh thu Trạm a Hoàn thiện kiểm soát trình ký kết hợp đồng Công ty cần hoàn thiện thủ tục kiểm soát trình ký kết hợp đồng sau: - Hoàn thiện kiểm soát thông tin khách hàng giấy tờ ưu tiên: yêu cầu khách hàng công chứng số giấy tờ, có xác nhận địa phương Giấy ưu tiên, Sổ hộ để đối chiếu với thông tin khách hàng khai báo hợp đồng - Hoàn thiện thông tin Giấy đăng ký sử dụng nước máy: đánh số liên tục Giấy đăng ký sử dụng nước vào Sổ theo dõi để thuận tiện việc tra cứu, kiểm soát, tránh thất lạc b Hoàn thiện kiểm soát giai đoạn khảo sát lắp đặt Công ty cần hoàn thiện thêm thủ tục sau: - Kiểm soát giai đoạn khảo sát: Trưởng trạm Phó Giám đốc Kinh doanh cần kiểm tra kỹ thông tin Hợp đồng giấy tờ ưu tiên ký Hợp đồng 23 - Kiểm soát giai đoạn lắp đặt: Trưởng Trạm cần giao nhiệm vụ cụ thể Phiếu chuyển thi công, Phiếu cần ghi rõ thêm Khách hàng (tổ chức hay cá nhân), Mục đích sử dụng, Loại đồng hồ đo nước, tên công nhân lắp đặt, số Hợp đồng c Hoàn thiện kiểm soát công tác ghi số - Đảm bảo công tác ghi số thực quy định, Công ty nên thành lập Tổ phúc tra - NV GT kết hợp việc ghi số nước để kiểm soát số lượng Hợp đồng tiêu thụ nước ký kết, trường hợp khách hàng thay đổi mục đích sử dụng nước, số hộ dùng chung, giá nước sản lượng tiêu thụ nước hóa đơn chênh lệch so với thực tế - Đối với khách hàng có khối lượng tiêu thụ nước lớn, Công ty nên tiến hành ghi số nước nhiều lần tháng d Hoàn thiện kiểm soát cập nhật số đồng hồ đo nước Hạn chế sai sót việc cập nhật số, sau NV QLKH cập nhật số xong, Tổ trưởng Tổ ghi thu kiểm tra, đối chiếu số Bảng ghi số đồng hồ NV GT với liệu vừa nhập xong 3.3.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội doanh thu Văn phòng Công ty a Hoàn thiện kiểm soát công tác tính tiền, lập in Hóa đơn tiền nước Trên trang web Công ty bổ sung thêm mục Tra cứu số đồng hồ, tạo điều kiện khách hàng thuận tiện tra cứu thông tin b Hoàn thiện kiểm soát ghi nhận doanh thu tiền nước kỳ 24 Để đảm bảo nguyên tắc kiểm soát, điều kiện Công ty chưa có giải pháp hợp lý để thay phương pháp ghi số nước thủ công tính doanh thu Công ty nên tách doanh thu theo tháng phát sinh, doanh thu phát sinh thời điểm tính vào thời điểm để đảm bảo sản lượng nước tiêu thụ phát sinh thực tế tháng Sau ghi khối lượng nước tiến hành nhập số để tính toán số tiền nước tiêu thụ ta sử dụng phương pháp bình quân để tính cách tương đối doanh thu phát sinh kỳ 3.4 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM TẠO ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT 3.4.1 Kiến nghị hoàn thiện môi trường kiểm soát a Hoàn thiện công tác phân cấp quản lý đơn vị Trong thời gian tới, Công ty cần phân cấp mạnh cho Trạm, cụ thể: Giao quyền chủ động việc lập kế hoạch, tuyển dụng nhân việc phát triển ký kết Hợp đồng tiêu thụ nước; Thực trả lương cho nhân viên Trạm theo doanh thu Trạm; Phản ánh kịp thời doanh thu chi phí phát sinh trình kinh doanh, tự chủ việc lập Kế hoạch phát hành, toán hóa đơn b Tổ chức máy kiểm toán nội Công ty cần thiết phải hình thành phận kiểm toán nội để thực việc giám sát kiểm tra đánh giá thường xuyên toàn hoạt động kế toán Công ty, tập trung KSNB chi phí sản xuất doanh thu c Hoàn thiện công tác kế hoạch, dự toán Để hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí doanh thu, Công ty cần có dự toán cụ thể: 25 - Dự toán tiêu thụ: Căn vào khối lượng tiêu thụ thực tế kỳ trước, dự đoán tốc độ tăng bình quân hàng năm khách hàng tiêu thụ nước năm tình hình phát triển kinh tế địa phương năm,theo Thông tư liên tịch số 95/2009/TTLT-BTC-BXD-BNN hướng dẫn nguyên tắc, phương pháp xác định thẩm quyền định giá nước tiêu thụ nước đô thị, khu công nghiệp khu vực nông thôn - Dự toán sản xuất: Căn vào tình hình mạng cấp nước tiêu thụ thực tế Công ty, quy định tỷ lệ nước hao hụt theo Thông tư liên tịch số 95/2009/TTLT-BTC-BXD-BNN Sản lượng nước tiêu thụ bình quân dự kiến - Dự toán chi phí NVLTT: Dựa vào định mức vật liệu cho sản xuất nước thực theo định số 14/2004/QĐ-BXD Bộ Xây dựng việc ban hành định mức dự toán công tác sản xuất nước theo đơn giá thực tế phát sinh loại NVL - Dự toán chi phí NCTT: Theo Thông tư liên tịch số 95/2009/TTLT-BTC-BXD-BNN - Dự toán chi phí SXC: Theo Thông tư liên tịch số 95/2009/TTLT-BTC-BXD-BNN, theo định biên lao động Công ty, theo chi phí thực tế phát sinh Công ty - Dự toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp: Theo Thông tư liên tịch số 95/2009/TTLT-BTC-BXD-BNN 3.4.2 Kiến nghị hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát a Chứng từ kế toán 26 Công ty nên thêm vào chứng từ số yếu tố mang tính chất kiểm soát tăng cường phần xét duyệt người quản lý có trách nhiệm bổ sung yếu tố giúp công tác đối chiếu: Phiếu đề nghị vật tư; Phiếu xuất kho theo hạn mức thiết kế lại b Sổ sách Mẫu sổ theo dõi, quản lý công cụ dụng cụ hoàn thiện ban hành thống cho Trạm trực thuộc Công ty phải có xác nhận Bộ phận sử dụng Bên cạnh hệ thống thông tin qua mạng, định kỳ hàng tháng, quý, năm, đơn vị tiến hành gửi báo cáo theo hệ thống mẫu biểu quy định Đây coi hệ thống báo cáo kế toán có tính pháp lý cao, sở cho việc lập báo cáo tổng hợp toàn Công ty KẾT LUẬN CHƯƠNG Qua tìm hiểu thực trạng KSNB chi phí doanh thu Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên, từ hạn chế thủ tục KSNB, luận văn đề xuất số giải pháp gồm: Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí; Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát doanh thu; Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát; Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ KSNB chi phí doanh thu KẾT LUẬN Trong khuôn khổ phạm vi nghiên cứu, luận văn giải số vấn đề sau: - Luận văn trình bày lý luận hệ thống KSNB, đồng thời làm rõ lý luận KSNB chi phí doanh thu Công ty; 27 - Luận văn sâu nghiên cứu tình hình thực tế KSNB chi phí doanh thu Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên; - Trên sở lý luận thông qua thực tế công tác KSNB chi phí doanh thu Công ty, luận văn đưa giải pháp hoàn thiện KSNB chi phí doanh thu ba phương diện: hoàn thiện môi trường kiểm soát, hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán hoàn thiện thủ tục KSNB chi phí doanh thu tiền nước; - Kết luận văn áp dụng thực tế công tác KSNB chi phí doanh thu tiền nước Công ty, phù hợp với đặc trưng doanh nghiệp kinh doanh nước ... NHẰM HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ VÀ DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP THOÁT NƯỚC PHÚ YÊN 20 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ VÀ DOANH THU TẠI CÔNG TY. .. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHI PHÍ VÀ DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP THOÁT NƯỚC PHÚ YÊN 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên. .. nước Phú Yên Bố cụ đề tài Chương 1: Những vấn đề ý luận kiểm soát nội chi phí doanh thu doanh nghiệp; Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chi phí doanh thu Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên;