Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí và doanh thu tại Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên

Mục tiêu nghiên cứu Trên cơ sở nghiên cứu lý luận chung về kiểm soát nội bộ, kiểm soát chiphí và doanh thu và phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ về chi phí và doanhthu tại Công ty, lu

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu riêng của tôi.

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công bố trong bất cứ công trình nào khác.

Tác giả luận văn

Lê Thị Khánh Như

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục đề tài 4

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ VÀ DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP 8

1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 8

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 8

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ 9

1.1.3 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 9

1.1.4 Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ 10

1.1.5 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ 17

1.1.6 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nôi bộ 18

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP .18

1.2.1 Khái niệm về chi phí 18

1.2.2 Phân loại chi phí sản xuất 19

1.2.3 Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp .21

1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP 29

1.3.1 Khái niệm và nội dung doanh thu trong doanh nghiệp 29

1.3.2 Các chức năng chính của chu trình bán hàng 30

1.3.3 Các rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình bán hàng 31

1.3.4 Kiểm soát nội bộ đối với doanh thu trong doanh nghiệp 32

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 38

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHI PHÍ VÀ DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP THOÁT NƯỚC PHÚ YÊN 39

2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY 39

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên 39

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty 39

2.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty 40

2.1.4 Tổ chức kế toán tại Công ty 43

2.2 GIỚI THIỆU VỀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP THOÁT NƯỚC PHÚ YÊN 45

2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 45

2.2.2 Chính sách nhân sự 49

2.2.3 Công tác lập kế hoạch 50

2.2.4 Các nhân tố bên ngoài 51

2.3 THỰC TRẠNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP THOÁT NƯỚC PHÚ YÊN 51

2.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chi phí 51

2.3.2 Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh 52

2.3.3 Những hạn chế trong các thủ tục kiểm soát nội bộ về chi phí tại Công ty 66 2.4 THỰC TRẠNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP THOÁT NƯỚC PHÚ

YÊN 672.4.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với doanh thu 672.4.2 Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với doanh thu tại các Trạm trực thuộc 682.4.3 Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với doanh thu tại Văn phòng Công ty 792.4.4 Những hạn chế trong các thủ tục kiểm soát nội bộ về doanh thu tại Công ty 85

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 86 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ VÀ DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP THOÁT NƯỚC PHÚ YÊN 87

3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ VÀ DOANH THU TẠI CÔNG TY 873.2 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP THOÁT NƯỚC PHÚ YÊN.893.2.1 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 893.2.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ về chi phí nhân công trực tiếp 933.2.3 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất chung 963.2.4 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ về chi phí hoạt động 973.3 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN THỦ TỤC KIỂM SOÁT DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP THOÁT NƯỚC PHÚ YÊN 973.3.1 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ về doanh thu tại các Trạm 97

3.3.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ về doanh thu tại Văn

phòng Công ty 1053.4 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM TẠO ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT 1073.4.1 Kiến nghị về hoàn thiện môi trường kiểm soát 1073.4.2 Kiến nghị về hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát 111

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 114 KẾT LUẬN 115

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 116

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)

PHỤ LỤC

: Đồng hồ đo nước: Ghi chỉ số

: Giấy đăng ký sử dụng nước máy: Ghi thu

: Hợp đồng: Khách hàng: Khấu hao tài sản cố định: Kiểm soát nội bộ

: Máy móc thiết bị: Một thành viên: Nhân viên: Phát triển khách hàng: Quan hệ khách hàng: Quản lý khách hàng: Sản xuất kinh doanh: Trách nhiệm hữu hạn

2.5 Lưu đồ kiểm soát quá trình xuất kho nguyên vật liệu 552.6 Lưu đồ kiểm soát quá trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 582.7 Lưu đồ thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 612.8 Lưu đồ kiểm soát quá trình hạch toán chi phí nhân công trực tiếp 632.9 Lưu đồ kiểm soát giai đoạn kí kết hợp đồng dịch vụ cấp nước 69

2.11 Lưu đồ kiểm soát giai đoạn ghi chỉ số và cập nhật chỉsố đồng hồ đo nước 762.12 Lưu đồ kiểm soát công tác tính tiền, lập và in hóa đơn tiền nước 803.1 Lưu đồ hoàn thiện thủ tục kiểm soát xuất kho nguyênvật liệu trực tiếp 913.2 Lưu đồ hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 953.3 Lưu đồ hoàn thiện các thủ tục ký kết hợp đồng tại các Trạm 983.4 Lưu đồ hoàn thiện kiểm soát giai đoạn khảo sát lắp đặt 1013.5 Lưu đồ hoàn thiện kiểm soát công tác ghi chỉ số và cậpnhật chỉ số 104

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trước xu thế toàn cầu hóa hiện nay, nền kinh tế Việt Nam cần có sựphát triển nhanh để khắc phục tình trạng lạc hậu, bắt kịp tình hình chung củakhu vực và thế giới Là một ngành có vai trò đặc biệt quan trọng trong sự pháttriển kinh tế, đòi hỏi lĩnh vực cấp thoát nước phải phát triển nhanh, chuẩn bị

cơ sở hạ tầng để kinh tế xã hội phát triển nhưng phải đảm bảo tính bền vữnglâu dài trong việc sử dụng có hiệu quả các nguồn nước hiện có

Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp phải có chiến lược kinh doanhphù hợp và công tác quản lý đạt hiệu quả cao Muốn xây dựng được các chiếnlược phát triển dịch vụ chuẩn xác, doanh nghiệp phải nắm bắt được thông tin

về doanh thu, chi phí, đồng thời phải có hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu

Bên cạnh nhiệm vụ đảm bảo chất lượng nguồn nước, đảm bảo chấtlượng cuộc sống người dân, Công ty còn có nhiệm vụ không kém phần quantrọng đó là sản xuất - kinh doanh để góp phần xây dựng đất nước Hoạt độngkinh doanh chính của Công ty là kinh doanh nước sạch

Công ty TNHH MVT Cấp thoát nước Phú Yên là doanh nghiệp nhànước hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ với cách lĩnh vực kinhdoanh chủ yếu khai thác, kinh doanh nước sạch, xây lắp công trình đường ốngcấp thoát nước, mua bán vật tư, thiết bị chuyên ngành cấp thoát nước Hiện tạiCông ty đang phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt và hoạt động sản xuất kinhdoanh toàn tỉnh với 9 Trạm nhà máy nước trực thuộc Với quy mô đó, để tăngcường công tác kiểm tra quản lý và tăng cường sức cạnh tranh, Công ty cầnphải sử dụng phối hợp nhiều biện pháp để đem lại hiệu quả nhất định Trong

đó, nổi bật lên là phải hoàn thiện các thủ tục kiểm soát về chi phí và doanhthu để quản lý hiệu quả chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo

doanh thu được thu đúng, thu đủ Tuy nhiên, thực trạng công tác kiểm soátnội bộ về chi phí và doanh thu ở Công ty còn một số hạn chế, bất cập về môitrường kiểm soát, tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát và các thủ tục kiểmsoát, chưa đảm bảo cung cấp thông tin cho nhà quản lý

Công ty có 9 Trạm nhà máy nước trực thuộc có chức năng sản xuất –kinh doanh nước sạch của từng khu vực, nhưng việc tổng hợp chi phí và

doanh thu lại toàn Công ty, điều này gây ra tâm lý ỷ lại, chủ quan trông chờ vào kết quả chung toàn Công ty, không chịu trách nhiệm trong việc quản lý,

kiểm soát chi phí và doanh thu của Trạm Do đó, nếu không có sự tổ chứcquản lý tốt, phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng phòng, ban, cá nhâncũng như việc ban hành các quy chế hoạt động và thiết kế quy trình tổ chứcsản xuất hợp lý, khoa học thì các khoản mục chi phí sẽ bị sử dụng một cáchlãng phí và doanh thu không được tính đúng, tính đủ

Do đó, nhất thiết phải cải tiến, hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ vềchi phí và doanh thu ở Công ty để quản lý hiệu quả chi phí sản xuất, giảmgiá thành, doanh thu chính xác Bởi nó ảnh hưởng đến việc đánh giá côngtác sử dụng hiệu quả đồng vốn của đơn vị; đảm bảo cung cấp kịp thời, trungthực các thông tin tài chính phục vụ cho nhu cầu ra quyết định của nhà quảntrị; xây dựng hình ảnh một doanh nghiệp hoạt động uy tín; bên cạnh đó, cònthể hiện quan điểm, thái độ, năng lực quản lý điều hành của Ban Giám đốcnhằm chống lãng phí, thất thoát tài sản của Công ty Chính vì vậy, kiểm soátnội bộ chi phí và doanh thu có ý nghĩa rất lớn trong hoạt động của doanhnghiệp, hạn chế được các sai phạm xảy ra nhằm đạt được các mục tiêu đề racủa đơn vị

Xuất phát từ những yêu cầu cấp thiết trên, tôi chọn đề tài: “Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí và doanh thu tại Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên” làm đề tài luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ kinh tế.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận chung về kiểm soát nội bộ, kiểm soát chiphí và doanh thu và phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ về chi phí và doanhthu tại Công ty, luận văn đề xuất những giải pháp thích hợp nhằm hoàn thiệnthủ tục công tác kiểm soát chi phí và doanh thu tại đơn vị, góp phần thực hiệntốt các mục tiêu kiểm soát, giảm thiểu các rủi ro của việc kiểm soát chi phí vàdoanh thu, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các thủ tục kiểm soát nội bộ về chi phí

và doanh thu tại Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên

Câu hỏi nghiên cứu được đặt ra:

1 Các thủ tục kiểm soát nội bộ về chi phí và doanh thu của công tyhiện nay như thế nào, có đáp ứng được các mục tiêu kiểm soát của công tyhay không?

2 Những hạn chế của các thủ tục kiểm soát nội bộ về chi phí và doanhthu của công ty hiện nay là gì và cách khắc phục những hạn chế này?

Phạm vi nghiên cứu: Chi phí và doanh thu tại công ty gồm: nước sạch,xây lắp và mua bán vật tư Trong đó chi phí sản xuất kinh doanh và doanhthu nước sạch chiếm tỷ trọng lớn và gắn với chức năng sản xuất kinh doanhchính của Công ty Vì vậy, luận văn tập trung nghiên cứu vào vấn đề kiểmsoát nội bộ đối với chi phí sản xuất kinh doanh và doanh thu nước sạch tạiVăn phòng Công ty và các Trạm trực thuộc

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch

sử và các phương pháp cụ thể như phương pháp phỏng vấn, quan sát trực tiếp,thu thập thông tin tài liệu để đánh giá các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sảnxuất kinh doanh và doanh thu, từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện

các thủ tục kiểm soát chi phí và doanh thu tại Công ty TNHH MTV Cấp thoátnước Phú Yên.

5 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, luận văn được trình bày thành 3 chương:Chương 1: Những vấn đề ý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chi phí vàdoanh thu trong doanh nghiệp;

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chi phí và doanh thu tạiCông ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên;

Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí vàdoanh thu tại Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Quá trình hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho các doanh nghiệpViệt Nam những vận hội mới để phát triển nhưng đồng thời cũng chứa đựngtrong lòng nó nhiều thách thức Hơn bao giờ hết, để vượt qua những thách thứcmang tính cạnh tranh khốc liệt này đòi hỏi các doanh nghiệp không chỉ dừnglại ở việc áp dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến, nâng cao chất lượng, đa dạnghoá sản phẩm các doanh nghiệp Việt Nam cần phải chú trọng hơn nữa côngtác quản lý doanh nghiệp nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp đạt hiệu quả cao, tăng cường sức cạnh tranh Để làm được điều

đó, các doanh nghiệp cần tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra, kiểm soátnhằm đảm bảo sự chính xác của thông tin tài chính như chi phí, doanh thu, …làm căn cứ để đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý Chính vì vậy kiểm soátnội bộ ngày càng trở nên quan trọng và không thể thiếu trong công tác quản lýdoanh nghiệp Tuy nhiên các doanh nghiệp Việt Nam chưa hiểu rõ sự cần thiết,lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và hoạt động của hệ thống kiểm soátnội bộ Đây chính là điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục

Trong quá trình làm luận văn tác giả đã tham khảo một số đề tài tương

tự về kiểm soát nội bộ như:

Đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ về chi phí ở công

ty điện lực 3” tác giả Hoàng Thị Thanh Hải (năm 2005) Với mục đích nhằmngăn chặn, phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro, thiệt hại và đề ra các biện phápthiết thực góp phần giảm thiểu chi phí, tối đa hóa lợi nhuận, đảm bảo hoạtđộng hiệu quả, ổn định và lâu dài tại Công ty Điện lực 3 Đề tài đã hệ thốngnhững lý luận cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất nóichung và thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất kinh doanh điệnnăng tại Công ty Điện lực 3 Bên cạnh đó, đề tài này còn đi vào vấn đề tổchức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí trong môi trường xử lý thôngtin trên máy tính để đưa ra các cải tiến hoàn thiện từ môi trường kiểm soát, hệthống kế toán và các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất

Đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty Cổphần thép Đà Nẵng” tác giả Hoàng Thị Thu Vân (năm 2010), tác giả đã trìnhbày khái quát lý luận cơ bản về kiểm soát chi phí sản xuất và đặc điểm kiểmsoát chi phí đối với ngành thép, cụ thể tại Công ty cổ phần thép Đà Nẵng Tácgiả cũng đã nêu ra hệ thống các thông tin cụ thể phục vụ cho công tác kiểmsoát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty: hệ thống thông tin kế toán, hệ thốngthông tin kỹ thuật, công tác lập kế hoạch, hệ thống định mức chi phí sản xuất.Trong chương 2, tác giả nêu được các hạn chế của công tác kiểm soát chi phísản xuất tại Công ty như: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin và thủ tụckiểm soát tại Công ty; để từ đó trong chương 3, tác giả đưa ra các giải pháptăng cường công tác kiểm soát chi phí: hoàn thiện môi trường kiểm soát, hoànthiện hệ thống định mức chi phí, hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí; nhằmmục tiêu kiểm soát chặt chẽ hơn nữa các chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ,góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, gắn chi phí với chất lượng, kết quả đầu

ra, nâng cao năng lực cạnh tranh của Công ty trên thị trường

Trong quá trình nghiên cứu đề tài này, tác giả cũng đã nghiên cứu đề tài

“Tăng cường kiểm soát nội bộ doanh thu và thu tiền bán hàng tại Công ty Cổphần Gạch men Cosevo 75 Bình Định”, tác giả Phan Thị Mỹ Liên ( năm 2010).Tác giả đã trình bày những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ, kháiniệm, đặc điểm và nội dung của chu trình doanh thu và thu tiền bán hàng trongdoanh nghiệp và sau cùng là nội dung của kiểm soát nội bộ về doanh thu vàhoạt động thu tiền trong Công ty Cổ phần Gạch men Cosevo 75 Bình Định.Bên cạnh đó, tác giả đã mô tả thực trạng công tác kiểm soát nội bộ doanh thu

và bán hàng tại Công ty, từ đó nêu ra một số hạn chế cần phải khắc phục vàđưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chu trìnhtại Công ty về: công tác lập dự toán, công tác kiểm soát doanh thu và thu tiềnbán hàng tại các Tổng kho, chính sách thu tiền tập trung tại các đại lý

“Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền bán hàngtại Viễn thông Quảng Ngãi” của Nguyễn Thị Phương Thảo (năm 2010) Đềtài trình bày những vấn đề cơ bản nhất về kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộchu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp và một số đặc điểmkhác biệt về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền trong các doanhnghiệp viễn thông nói chung và thực trạng kiểm soát nội bộ đối với bán hàng

và thu tiền tại Viễn thông Quảng Ngãi nói riêng, chủ yếu đi sâu kiểm soáthoạt động cung cấp dịch vụ viễn thông và thu cước viễn thông Đề tài đã dựatrên những đặc thù của doanh thu ngành Viễn thông để đưa ra các giải phápnhằm hoàn thiện và tạo điều kiện cho hệ thống kiểm soát nội bộ của Viễnthông Quảng Ngãi giảm được rủi ro và thất thoát doanh thu, đảm bảo hiệu quảcủa hoạt động kinh doanh viễn thông

Như vậy, các công trình nghiên cứu trên đã nghiên cứu các vấn đề chủyếu: thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí, doanh thu tại doanh nghiệp, nhậnthấy những mặt tồn tại của doanh nghiệp từ đó đề ra những giải pháp hoàn

thiện, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thờihạn chế được tiêu cực.

Theo Nghị định số 117/2007/NĐ-CP ngày 11/7/2007 của Chính phủ

“Về sản xuất, cung cấp và tiêu thụ nước sạch”, khi khách hàng có nhu cầu sửdụng nước máy, Công ty sẽ chịu 100% chi phí đấu nối (như Đồng hồ đonước, đường ống và các phụ kiện kèm theo, chi phí nhân công lắp đặt), điềunày làm cho chi phí doanh nghiệp phát sinh tăng cao, ảnh hưởng đến lợinhuận, làm kết quả kinh doanh lỗ, để bù đắp khoản lỗ trên, công tác tiết kiệmchi phí (chi phí sản xuất) là công việc hết sức quan trọng Bên cạnh đó, việcghi nhận doanh thu trong kỳ của đơn vị được trải qua các giai đoạn như kýkết hợp đồng, lắp đặt, ghi chỉ số đồng hồ đo nước, cập nhật chỉ số, tính tiềnnước, ở mỗi giai đoạn thường xảy ra các sai sót như việc ghi nhận chỉ sốđồng hồ đo nước bằng phương pháp thủ công, không ghi đúng, ghi đủ, ảnhhưởng doanh thu bị sai lệch Hơn nữa, Công ty có 9 Nhà máy nước trựcthuộc, làm nhiệm vụ sản xuất – kinh doanh nước sạch, nếu không có sự quản

lý chặt chẽ bằng các thủ tục kiểm soát thì các khoản mục chi phí sẽ bị sửdụng một cách lãng phí và doanh thu không được tính đúng, tính đủ Điềunày làm cho công việc kiểm tra, kiểm soát càng trở nên cấp thiết

Tuy nhiên, tại Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên hoạtđộng kiểm soát chi phí và doanh thu còn nhiều hạn chế, chưa có đề tài nàonghiên cứu về kiểm soát nội bộ chi phí và doanh thu của Công ty Do đó, vớiđặc trưng của doanh nghiệp kinh doanh nước sạch, luận văn sẽ tập trungnghiên cứu về vấn đề: “Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ về chi phí vàdoanh thu tại Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên”

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ VÀ DOANH THU TRONG DOANH

NGHIỆP1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong doanh nghiệp, hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ luônđược các nhà quản lý chú trọng đặc biệt với mục đích nhằm muốn đạt mụctiêu đặt ra Với tầm quan trọng đó, đã có nhiều khái niệm về hệ thống kiểmsoát nội bộ từ đơn giản đến phức tạp được định nghĩa bởi các tổ chức sau:

- Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400), hệ thống kiểm soát

nội bộ (KSNB) là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểmtoán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và cácquy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; đểlập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quảtài sản của đơn vị [2]

- Theo chuẩn mực kế toán quốc tế (ISA 400), hệ thống KSNB là toàn bộ

những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của doanh nghiệp (DN) thiếtlập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt độngtrong khả năng có thể Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sáchquản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tínhchính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáotrong thời gian mong muốn

- Theo Ủy ban các tổ chức đồng bảo trợ (COSO), hệ thống KSNB là một

quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức,được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu:

hoạt động hữu hiệu và hiệu quả; thông tin đáng tin cậy; sự tuân thủ các luật lệ vàquy định.

Tuy có nhiều khái niệm về hệ thống KSNB, song nhìn chung mục đíchcủa hệ thống KSNB là giúp cho nhà quản lý kiểm soát và hạn chế được rủi ro

có thể xảy ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB doanh nghiệp có các chức năng và nhiệm vụ sau:

- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mộtcách có hiệu quả;

- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúngthể thức và giám sát mức hiệu quả các chế độ và quyết định đó;

- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biệnpháp giải quyết;

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động,các bộ phận của doanh nghiệp;

- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ

và hoạt động kinh doanh;

- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theocác yêu cầu pháp định có liên quan;

- Bảo vệ tài sản, thông tin không bị lạm dụng, sử dụng sai mục đích [10]

1.1.3 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập nhằm thực hiện 3 mục tiêusau:

- Tính tuân thủ pháp luật và các luật định: KSNB trước hết phải đảm

bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định Bên cạnh đó, KSNB cònphải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quyđịnh nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt được mục tiêu của đơn vị

- Tính tin cậy của báo cáo tài chính: Hệ thống KSNB phải đảm bảo về

tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính nhà quản lý doanh nghiệp phải cótrách nhiệm lập Báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toánhiện hành

- Tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động: KSNB giúp doanh nghiệp

bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín,

mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, …

Các mục tiêu của hệ thống KSNB bao trùm lên mọi hoạt động của DN

và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của DN

1.1.4 Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 bộ phận: môi trường kiểm soát,đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát Cácyếu tố này được thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lí là đạtđược những mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ [7]

a Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động củangười quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát.Nếu người quản lý cao nhất đơn vị quan niệm rằng kiểm soát là một vấn đềquan trọng, các thành viên khác trong đơn vị sẽ chịu ảnh hưởng bởi điều đó vàhết sức tôn trọng các quy định kiểm soát Tuy nhiên, một môi trường kiểm soátmạnh không có nghĩa là một sự đảm bảo hoàn toàn cho tính hiệu quả của hệthống KSNB Các nhân tố thuộc về môi trường kiểm soát là:

Thứ nhất: Tính chính trực và các giá trị đạo đức

Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc trực tiếp vào tínhchính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đếncác quá trình kiểm soát Đáp ứng yêu cầu này, những nhà quản lý cao cấpphải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn

để có thể ngăn cản mọi nhân viên trong đơn vị không tham gia vào các hoạtđộng được xem là thiếu đạo đức hoặc phạm pháp Muốn hiệu quả hơn, nhàquản lý phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cầnphải phổ biến đến mọi nhân viên bằng những cách thức thích hợp

Thứ hai: Trình độ và năng lực của đội ngũ cán bộ công nhân viên

Một tổ chức chỉ có thể đạt được các mục tiêu của mình nếu cán bộ,nhân viên ở mọi cấp đều đảm bảo về kiến thức và kĩ năng cần thiết Do đó,nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinhnghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, phải giám sát và huấn luyện họ thậtđầy đủ và thường xuyên

Thứ ba: Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán

Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán sẽ làm cho môitrường kiểm soát được tốt hơn do sự kiểm soát của nó đến các hoạt động củangười quản lý

Thứ tư: Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Triết lý và phong cách hoạt động của các nhà quản lý cao cấp có ảnhhưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát của tổ chức, bao gồm những vấn đềnhư khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh, nhận thức và thái

độ đối với việc lập báo cáo tài chính hay áp dụng các phương pháp kế toán, sửdụng các kênh thông tin chính thức hay không chính thức…

Thứ năm: Cơ cấu bộ máy tổ chức của đơn vị

Cơ cấu tổ chức là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được các mụctiêu của tổ chức Xây dựng cơ cấu tổ chức của đơn vị là phân chia nó thànhnhững bộ phận với chức năng và quyền hạn cụ thể Một cơ cấu tổ chức hợp lý

là một điều kiện bảo đảm các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng

Thứ sáu: Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm

Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ

cấu tổ chức Nó cụ thể hoá bằng quyền hạn và trách nhiệm của từng thànhviên trong các hoạt động của đơn vị và mỗi người phải tự hiểu rằng mỗi hoạtđộng của họ sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào trong việc góp phầnhoàn thành mục tiêu của đơn vị, và họ sẽ phụ trách cụ thể công việc gì Do đókhi mô tả công việc cần diễn giải bằng những nhiệm vụ cụ thể của từng thànhviên và quan hệ về mặt báo cáo của những thành viên này

Thứ bảy: Chính sách nhân sự

Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấnluyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt và khen thưởng cho các nhân viên.Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trườngkiểm soát Một chính sách nhân sự đúng đắn sẽ bù đắp cho những yếu kémcủa môi trường kiểm soát

b Đánh giá rủi ro

Kinh doanh luôn gắn liền với rủi ro, để đánh giá rủi ro trước hết nhàquản lý phải nhận biết và phân tích các rủi ro liên quan đến mục tiêu kinhdoanh của Công ty Các rủi ro có thể xuất phát từ những nguyên nhân sau:

- Những thay đổi trong quy chế tổ chức hoạt môi trường hoạt động;

- Sự thay đổi nhân sự;

- Việc tiến hành nghiên cứu mới hoặc tiến hành sửa đổi hệ thống thôngtin;

- Những thay đổi về kĩ thuật ảnh hưởng đến quá trình sản xuất sảnphẩm hoặc hệ thống thông tin trong đơn vị;

- Những chương trình giới thiệu về lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm hoặcquá trình sản xuất mới;

- Sự sắp xếp lại tổ chức của đơn vị;

- Mở rộng hoặc thanh lý những hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn

vị ở nước ngoài;

- Áp dụng những nguyên tắc kế toán mới…

c Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục giúp chocác chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Nó bảo đảm các hoạt động cầnthiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mụctiêu của đơn vị Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở

để thực hiện các thủ tục kiểm soát Còn các thủ tục kiểm soát là những quyđịnh cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát [7]

 Các nguyên tắc (chính sách) kiểm soát

- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc, trách nhiệm và

công việc được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trongmột bộ phận Việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trongcông việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện, thuận lợi chocông tác kiểm tra

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích

hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các saiphạm và hành vi lạm dụng quyền hạn Không được bố trí kiêm nhiệm giữacác công việc có liên quan với nhau cho cùng một cá nhân thực hiện như táchbiệt chức năng phê chuẩn, hạch toán với bảo quản tài sản hoặc giữa chức năngthực hiện và chức năng kiểm soát……

- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của người quản

lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việctrong một phạm vi nhất định Sự phân quyền cho các cấp và xác định rõ thẩmquyền phê chuẩn cho từng người sẽ giúp cho các mặt hoạt động sản xuất kinhdoanh tiến triển tốt đẹp, đồng thời giúp cho nhà quản lý kiểm soát hạn chếđược sự tùy tiện khi giải quyết công việc

 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: mục đích của việc phân chia này nhằm

giúp cho các nhân viên có thể kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra thì sẽđược phát hiện nhanh chóng, đồng thời làm giảm nguy co gian lận của các cánhân trong khi thực hiện nhiệm vụ của mình, chẳng hạn:

+ Tách chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: nhằm ngănchặn hành vi tham ô tài sản Nếu cho một người kiêm nhiệm hai chức năngnày thì rất có thể tạo ra rủi ro cho doanh nghiêp, người này sẽ tự tiện sử dụngtài sản của đơn vị cho lợi ích cá nhân và tự thực hiện điều chỉnh số liệu trên

sổ sách kế toán để che giấu hành vi gian lận của mình

+ Tách chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản:nhằm hạn chế khả năng kê khai khống làm thâm lạm tài sản của đơn vị

+ Tách chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: nhằmđảm bảo thông tin được chính xác, hạn chế sai lệch do bị thổi phồng hoặc chegiấu số liệu thực

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: khi kiểm soát quá

trình xử lý thông tin, cần thực hiện tốt việc kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng

từ, sổ sách kế toán và đảm bảo việc phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn,đúng trình tự, đúng cấp có thẩm quyền phê chuẩn…cụ thể: Chứng từ phải đượcđánh số liên tục; Chứng từ phải được lập ngay khi có nghiệp vụ kinh tế phátsinh; Chứng từ được thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, đầy đủ các thông tincần thiết cho việc ghi chép sổ sách và theo dõi, kiểm soát; Chứng từ luânchuyển khoa học, kịp thời, nhanh chóng; Sổ sách phải được đánh số trang, ghichép kịp thời, có ký xác nhận khi thực hiện đối chiếu, kiểm tra của các bộ phậnliên quan; Công tác lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách phải an toàn, khoa học,đúng quy định; Mỗi nghiệp vụ phát sinh đều phải có sự phê chuẩn của cấp cóthẩm quyền trong phạm vi quyền hạn cho phép, đúng trình tự

- Kiểm soát vật chất: kiểm soát vật chất là các hoạt động kiểm soát

nhằm đảm bảo cho tài sản của doanh nghiệp như máy móc, nhà xưởng, tiềnbạc, hàng hóa, cổ phiếu, trái phiếu và các tài sản khác được bảo vệ một cáchchặt chẽ [7] Ngoài ra, định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản và đối chiếu với sốliệu trên sổ sách, nhằm kịp thời phát hiện các sai lệch nếu có, đưa ra giải pháp

xử lý phù hợp, nhanh chóng

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện nghiệp vụ: là công việc được thực

hiện bởi các cá nhân hoặc bộ phận khác, độc lập với cá nhân, bộ phận thựchiện nghiệp vụ nhằm hạn chế những rủi ro có thể xảy ra cho doanh nghiệp

- Phân tích, soát xét lại việc thực hiện: là hoạt động xem xét lại những

công việc đã được thực hiện trong kỳ thông qua việc so sánh số liệu thực tếvới số liệu định mức, kế hoạch, dự toán, hoặc số thực hiện ở kỳ trước…chẳnghạn như chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí điện năng…nhằm đánh giá quátrình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh để đạt được mục tiêu chung củađơn vị

d Thông tin và truyền thông

 Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm mục tiêu kiểm soát chi tiết sau:

- Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trongđơn vị để có thể hoàn thành trách nhiệm của mình Truyền thông là sự cungcấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấptrên và giữa các bộ phận quan hệ ngang hàng) và với bên ngoài Sự kiểm soátchỉ có thể thực hiện nếu các thông tin trung thực và đáng tin cậy, đồng thờiquá trình truyền thông được thực hiện chính xác và kịp thời Hệ thống thôngtin trong đơn vị bao gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống thông tin kế toán làmột bộ phận quan trọng

- Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị, nó bao gồm:

hệ thống chứng từ, hệ thống sổ sách, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống bảng

tổng hợp, cân đối… trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vaitrò quan trọng đối với công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

 Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm mục tiêu kiểm soát chi tiết sau:

- Tính có thực: Nghiệp vụ phải thực tế phát sinh

- Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có sựphê chuẩn của cấp liên quan

- Tính đầy đủ: đảm bảo sự trọn vẹn khi phản ánh nghiệp vụ

- Sự đánh giá: đảm bảo sự chính xác, không có sai phạm trong việc tínhtoán các khoản giá và phí

- Sự phân loại: đảm bảo nghiệp vụ kinh tế được phản ánh đúng theotrình tự ghi sổ và ghi đúng vào các sổ sách kế toán liên quan

- Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinhđược thực hiện kịp thời theo đúng quy định

 Các yếu tố của hệ thống kế toán gồm: hệ thống chứng từ, hệ thống

sổ sách kế toán, báo cáo kế toán

- Hệ thống chứng từ: chứng từ kế toán là một minh chứng mang tínhpháp lý rằng nghiệp vụ kinh tế có thực sự phát sinh và có ràng buộc tráchnhiệm pháp lý với những người có liên quan Nếu hệ thống chứng từ đượcxây dựng khoa học, đầy đủ, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và chính xác

sẽ hạn chế được khả năng xảy ra sai phạm

- Hệ thống sổ sách kế toán: sổ sách đóng vai trò trung gian giữa chứng

từ và báo cáo tài chính Bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp, …

số liệu kế toán trên sổ sách kế toán nhằm cung cấp thông tin tổng hợp trênbáo cáo, ngoài ra nó có tác dụng lưu trữ thông tin một cách hệ thống

- Báo cáo kế toán: Báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của quá trình

xử lý số liệu kế toán nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ

tiêu trên báo cáo tài chính Các thông tin trên báo cáo tài chính không chỉ đơnthuần là phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà còn thểhiện tính hợp lý và trung thực của thông tin cũng như việc chấp hành các quyđịnh, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành.

e Giám sát

Giám sát bao gồm việc đánh giá thường xuyên và định kỳ của ngườiquản lý đối với hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xem xét hoạt động của nó cóđúng như thiết kế và cần phải điều chỉnh gì cho phù hợp với tình hình củatừng giai đoạn

- Giám sát thường xuyên: diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, do cácnhà quản lý và các nhân viên thực hiện trong trách nhiệm của mình

- Giám sát định kì: thường thực hiện qua các chức năng kiểm toán nội

bộ trong đơn vị, qua đó phát hiện kịp thời những yếu kém trong hệ thống đểđưa ra biện pháp cải thiện

Giám sát có một vai trò quan trọng trong KSNB vì nó giúp cho KSNBluôn duy trì được sự hữu hiệu của mình qua những thời kỳ khác nhau

1.1.5 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Các quá trình kiểm soát chỉ có thể đảm bảo hợp lý chứ không thể đảmbảo tuyệt đối cho các mục tiêu kiểm soát ở đơn vị trong đó có cả mục tiêu lậpbáo cáo tài chính trung thực hợp lý, bởi vì dù được thiết kế lý tưởng đi chăngnữa nhưng bản thân nó vẫn chứa đựng những hạn chế như:

- Chi phí cho hệ thống KSNB không thể vượt quá những lợi ích mà hệthống đó mang lại

- Phần lớn các thủ tục KSNB thường được thiết lập cho các nghiệp vụthường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên

- Hệ thống KSNB không có khả năng phát hiện được sự thông đồng củathành viên trong Ban quản trị hay nhân viên với những người khác trong hay

1.1.6 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nôi bộ

Trong quá trình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, sự xung đột vềquyền lợi giữa người lao động và người sử dụng lao động vẫn luôn tồn tại,quyền lợi chung và riêng vẫn song hành Người lao động vì quyền lợi riêng cóthể sẽ có những gian lận hoặc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, có nhữngsai sót….gây ra những thiệt hại về vật chất, uy tín….làm ảnh hưởng đến hiệuquả chung của đơn vị Vậy, làm thế nào để giúp cho đơn vị quản lý được cácrủi ro đó?

Việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh có ý nghĩaquan trọng trong việc giải quyết vấn đề trên, cụ thể:

- Giúp cho việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị hiệuquả, giảm bớt nguy co rủi ro tiềm ẩn trong quá trình tổ chức SXKD của mình

- Bảo vệ tài sản tránh bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, sử dụng saimục đích Đảm bảo tính chính xác, kịp thời của các số liệu, các báo cáo kế toán

- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạtđộng của tổ chức cũng như các quy định của pháp luật

- Đảm bảo tổ chức hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt đượcmục tiêu đặt ra

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Khái niệm về chi phí

Chi phí của doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động

sống, hao phí lao động vật hóa và chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp đã

bỏ ra để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định

1.2.2 Phân loại chi phí sản xuất

a Căn cứ theo chức năng hoạt động

- Chi phí sản xuất: bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (NVLTT),chi phí nhân công trực tiếp (NCTT) và chi phí sản xuất chung (SXC)

+ Chi phí NVLTT: là chi phí cấu thành nên thành phẩm của DN Có thểxác định được một cách trực tiếp, rõ ràng cho từng loại sản phẩm Ngoài ra,trong quá trình sản xuất còn phát sinh những loại nguyên vật liệu phụ, nó kếthợp với nguyên vật liệu chính để sản xuất ra sản phẩm hoặc làm tăng chấtlượng của sản phẩm, hoặc tạo ra màu sắc, mùi vị cho sản phẩm, cũng thuộcchi phí NVLTT

+ Chi phí NCTT: là chi phí gắn liền với việc sản xuất ra sản phẩm Do

đó, khả năng và kỹ năng của người lao động ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng

và chất lượng sản phẩm mà DN sản xuất ra Chi phí NCTT được tính thẳngvào đối tượng sử dụng Khoản mục chi phí NCTT bao gồm tiền lương côngnhân trực tiếp thực hiện quy trình sản xuất Các khoản trích theo lương tínhvào chi phí sản xuất của công nhân trực tiếp thực hiện quá trình sản xuất như:BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ Tỷ lệ các khoản trích theo lương theo quyđịnh hiện hành

+ Chi phí SXC: bao gồm những chi phí sản xuất còn lại tại phân xưởngnhư: nhân công gián tiếp, nguyên liệu gián tiếp, chi phí nhiên liệu, động lực,chi phí khấu hao, chi phí khác bằng tiền, Chi phí SXC bao gồm tất cả cácchi phí không thuộc hai khoản mục chi phí NVLTT, chi phí NCTT

- Chi phí ngoài sản xuất: bao gồm chi phí BH, chi phí QLDN

+ Chi phí BH: là những phí tổn cần thiết để đảm bảo cho việc thực hiệnchính sách bán hàng Chi phí BH thường bao gồm: chi phí về lương và các

khoản trích theo lương tính vào chi phí của toàn bộ lao động trực tiếp hayquản lý trong hoạt động bán hàng, vận chuyển hàng hóa tiêu thụ

+ Chi phí quản lý DN: là những phí tổn liên quan đến công việc hànhchính, quản trị ở phạm vi toàn DN Ngoài ra, chi phí quản lý DN còn bao gồm

cả những chi phí mà chúng không thể ghi nhận vào tất cả những khoản mụcnói trên

b Căn cứ theo cách ứng xử của chi phí

- Chi phí khả biến: là chi phí thay đổi cùng với thay đổi của khối lượnghoạt động theo một tỷ lệ thuận Khi khối lượng hoạt động tăng làm cho biếnphí tăng theo và ngược lại, khi khối lượng hoạt động giảm làm giảm biến phí.Khi khối lượng hoạt động bằng không, biến phí cũng bằng không

- Chi phí bất biến: là chi phí không thay đổi cùng với thay đổi của khốilượng hoạt động Xét cho một sản phẩm định phí có quan hệ tỷ lệ nghịch vớikhối lượng hoạt động Định phí trong một DN gồm định phí bắt buộc lànhững chi phí liên quan đến KHTS dài hạn, chi phí sử dụng tài sản dài hạn vàchi phí liên quan đến lương của các nhà quản trị gắn liền với cấu trúc tổ chứcquản lý sản xuất kinh doanh của một DN và định phí không bắt buộc cònđược xem như định phí quản trị

- Chi phí hỗn hợp: là chi phí mà cấu thành nên nó bao gồm cả yếu tốchi phí khả biến và chi phí bất biến, ở một mức độ hoạt động cụ thể nào đó,chi phí hỗn hợp mang đặc điểm của chi phí bất biến và khi mức độ hoạt độngtăng lên, chi phí hỗn hợp sẽ biến đổi như đặc điểm của chi phí khả biến

c Căn cứ theo mối quan hệ với thời kỳ xác định lợi nhuận

- Chi phí sản phẩm là tất cả các chi phí gắn liền với các sản phẩm đượcsản xuất ra: bao gồm chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí SXC Do đó, chiphí sản phẩm luôn gắn liền với sản phẩm và chỉ được thu hồi khi sản phẩmđược tiêu thụ, còn khi chưa tiêu thụ thì chúng thể hiện trong khoản mục hàng

tồn kho.

- Chi phí thời kỳ là tất cả các chi phí phát sinh trong kỳ, được tính hếtvào trong kỳ xác định kết quả kinh doanh, bao gồm chi phí bán hàng và chi phíquản lý Đối với DN có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài và trong kỳ không cóhoặc có ít doanh thu thì chúng được tính thành phí tổn của những kỳ sau để xácđịnh kết quả kinh doanh

Ngoài ra còn có các cách phân loại chi phí khác như: phân loại chi phínội dung kinh tế ban đầu (chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu, chi phícông cụ dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ thuê ngoài, chi phíkhác bằng tiền), phân loại chi phí theo quản trị (phân loại theo sự biến đổi chiphí, phân loại theo tính chất chi phí)

1.2.3 Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp

a Mục tiêu kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh doanh nghiệp

Kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh nhằm tăng hiệu quả hoạt độngcủa doanh nghiệp, giảm thiểu chi phí không cần thiết, tăng lợi nhuận, tănghiệu quả trong cạnh tranh, đảm bảo hoàn thành kế hoạch của doanh nghiệp;ngoài ra, nó còn là cơ sở để nâng cao trách nhiệm của mỗi các nhân, mỗi bộphận trong toàn doanh nghiệp Mặt khác, chi phí sản xuất kinh doanh baogồm nhiều khoản mục chi phí hợp thành nên kiểm tra, kiểm soát tài khoảnnày khác phức tạp

Mục tiêu của kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh là:

- Tất cả các chi phí đều được ghi nhận và ghi nhận đúng theo chế độ kếtoán;

- Các nghiệp vụ chi phí phát sinh được xác định, cộng dồn và hạch toánmột cách chính xác;

- Các chi phí đã hạch toán đại diện cho các khoản chi tiêu có hiệu lực vìmục đích SXKD;

- Các chi phí phát sinh có thực sự được tập hợp đầy đủ, đúng mục;

- Các chi phí phát sinh đảm bảo nguyên tắc phù hợp và nhất quán giữacác niên độ;

- Số liệu chi phí trên báo cáo tài chính khớp đúng số liệu trên sổ kế toán;

- Chi phí được ghi nhận đúng niên độ;

- Các chi phí được phân loại, trình bày và công bố phù hợp trong báocáo tài chính;

- Đảm bảo hệ thống KSNB về chi phí là hữu hiệu

b Thông tin phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh doanh nghiệp

Thông tin phục vụ kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp dựa trên chứng

từ, sổ sách và báo cáo

Các chứng từ kế toán liên quan đến nghiệp vụ về chi phí sản xuất kinhdoanh trong kỳ như: hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếuxuất kho, bảng chấm công, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, … Cácchứng từ này được các bộ phận liên quan lập và trình Ban lãnh đạo doanhnghiệp phê duyệt trước khi chuyển sang bộ phận kế toán để phản ánh vào các

sổ sách có liên quan

Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định

về sổ kế toán được quy định tại Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thihành đối với hệ thống sổ kế toán, trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kếtoán, sửa chữa và điều chỉnh sổ kế toán Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệthống sổ kế toán chính thức và duy nhất sử dụng cho một kỳ kế toán năm

Lập báo cáo chi phí kinh doanh: được lập nhằm tổng hợp chi phí đãphát sinh trong kỳ ở các bộ phận, là căn cứ để so sánh với chi phí theo dự toán

và phân tích các nguyên nhân làm cho chi phí biến động.

Đối với doanh nghiệp sử dụng chứng từ điện tử thì theo Luật Kế toánquy định cuối kỳ doanh nghiệp phải in ra để lưu trữ

c Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh

 Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

 Các gian lận và sai sót thường gặp trong kiểm soát nội bộ chi phí

nguyên vật liệu trực tiếp

- Việc tính toán, đánh giá nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanhkhông chính xác, hoặc gian lận có chủ ý của một số người vì lợi ích riêng;

- Vật tư xuất kho không đúng theo định mức làm trì trệ quá trình sản xuất;

- Xuất kho không đúng loại vật tư dùng cho sản xuất hoặc xuất thừa vật

tư làm vật tư để tại Trạm trực thuộc nhiều, không được bảo quản dẫn đến dễ

bị hư hại và thất thoát;

- Một chứng từ có thể bị nhập liệu vào máy hai lần do không đánh sốthứ tự chứng từ trước;

- Kế toán vật tư nhập liệu chứng từ gốc khi xuất vật tư vào máy có thểnhập sai số tiền, nội dung;

- Các nghiệp vụ xuất kho vật tư trong kỳ này nhưng để kỳ sau mới hạchtoán làm giảm chi phí trong kỳ này;

- Không thực hiện đối chiếu số liệu vào lúc cuối kỳ

 Tổ chức thông tin kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếpCác chứng từ theo dõi vật tư ban đầu bao gồm:

- Kế hoạch sản xuất: dựa trên kế hoạch sản xuất sản phẩm, Ban Giámđốc Công ty uỷ quyền cho Trạm trực thuộc sản xuất tiến hành sản xuất theocông suất thiết kế, theo nhu cầu tiêu dùng của tháng trước;

- Phiếu đề nghị vật tư: căn cứ vào nhu cầu sản xuất, người phụ trách tạinhững bộ phận sản xuất sẽ lập Phiếu đề nghị vật tư;

- Phiếu xuất kho: sau khi nhận được Phiếu nghị vật tư, bộ phận quản lý

sẽ xem xét và lập Phiếu xuất kho giao cho người phụ trách sản xuất để đến bộphận kho nhận vật tư;

- Biên bản giao nhận và kiểm tra vật tư, Biên bản đánh giá vật tư thuhồi, Biên bản xử lý vật tư không đạt,

Các sổ kế toán: tuỳ thuộc từng phương thức hạch toán chi tiết của mỗidoanh nghiệp mà sử dụng các sổ sau:

- Thẻ kho là tài liệu pháp lý cơ bản và quan trọng của thủ kho, được sửdụng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn về số lượng Thẻ kho đặt tại kho dothủ kho ghi chép và bảo quản, kế toán vật tư đối chiếu và ký tên xác nhận

- Sổ kế toán chi tiết: sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết chi phí NVLTT,

- Sổ cái tài khoản 152

 Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Kiểm soát nội bộ ở quá trình xuất kho nguyên vật liệu trực tiếp

Kiểm soát quá trình xuất kho nguyên liệu, vật liệu đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng các quy trình, nguyên tắc, thủ tục về xuất kho nguyên vật liệu từ việc lập Phiếu yêu cầu vật tư, đến việc phê chuẩn lệnh xuất kho, lập Phiếu xuất kho và xuất kho nguyên liệu, vật liệu Quá trình xuất kho nguyên liệu, vật liệu bao gồm các bộ phận sau:

+ Bộ phận sản xuất: căn cứ vào nhu cầu xuất sẽ lập Phiếu đề nghị vật tưchuyển đến cho bộ phận xét duyệt để xét duyệt Trên Phiếu đề nghị vật tư thểhiện đầy đủ các nội dung: lý do xuất kho, chủng loại vật liệu cần xuất, số lượng,quy cách,

+ Bộ phận xét duyệt: xem xét lý do xuất kho, yêu cầu xuất kho trênPhiếu đề nghị vật tư, đối chiếu với định mức hoặc các kế hoạch của đơn vị đểduyệt đồng ý cho xuất hay không.

+ Bộ phận kế toán: căn cứ vào yêu cầu xuất kho đã được duyệt, kế toán

sẽ lập Phiếu xuất kho sau đó chuyển đến bộ phận kho.

+ Bộ phận kho: căn cứ vào Phiếu xuất kho và Phiếu đề nghị vật tư, thủkho sẽ tiến hành xuất kho nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất Bộ phận sảnxuất sau khi nhận đủ số nguyên vật liệu thì ký nhận trên Phiếu xuất kho Lúcnày Phiếu xuất kho là căn cứ cho việc ghi thẻ kho và sổ kế toán

- Kiểm soát nội bộ quá trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp+ Các chứng từ được đánh số thứ tự trước để tránh một chứng từ có thể

bị nhập liệu vào máy nhiều lần, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cầnthiết;

+ Các chứng từ hợp lệ là các chứng từ đã được phê chuẩn đầy đủ củacác bộ phận có liên quan từ đó mới nhập liệu;

+ Qui định, định kỳ bộ phận kho phải chuyển chứng từ xuất vật tư cho

kế toán ghi sổ kịp thời;

+ Định kỳ đối chiếu NVL xuất kho giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiếtNVL;

+ Ghi định khoản trên phiếu xuất vật tư;

+ Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm tra định khoản trên Phiếu xuấtkho;

+ Qui định cụ thể phương pháp tính giá xuất vật tư và áp dụng nhấtquán giữa các kỳ kế toán;

+ Sử dụng phần mềm tính giá xuất vật tư để hạn chế các sai sót do tínhtoán;

+ Đối chiếu tổng giá trị vật tư xuất kho giữa bảng tổng hợp chi tiết vật

tư với sổ cái

 Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp

 Các gian lận và sai sót thường gặp trong kiểm soát nội bộ chi phínhân công trực tiếp

- Việc tính tăng hoặc chấm công cho những người nghỉ việc;

- Thanh toán lương cho những công nhân không có thực, tức là kêkhống tiền lương hoặc tiếp tục thanh toán lương cho công nhân sau khi họ đãnghỉ việc;

- Tính toán và ghi chép tiền lương không chính xác, kê khống tiềnlương nhằm gian lận phần chênh lệch;

- Tiến hành thanh toán tiền lương cho những khoản lương không đượcphê chuẩn;

- Những điều chỉnh chưa được phê duyệt về việc tăng mức lương củanhân viên nào đó dẫn tới khoản chi vô lý và tăng mức chi phí nhân côngkhông đúng với thực tế;

- Vi phạm các luật lệ Nhà nước liên quan đến quản lý lao động và tiềnlương

 Tổ chức thông tin kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp

Các chứng từ theo dõi nhân công bao gồm:

- Bảng chấm công: dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉviệc, nghỉ hưởng BHXH, để có căn cứ trả lương, bảo hiểm xã hội trả thaylương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị Bảng chấm côngđược lập riêng cho từng bộ phận và dùng cho một kỳ thanh toán

- Bảng chấm công làm thêm giờ: theo dõi ngày công thực tế làm thêmngoài giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho người laođộng trong đơn vị

- Bảng thanh toán tiền lương: là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiềnlương, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương cho người laođộng, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trongdoanh nghiệp đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương

 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp

- Kiểm soát bằng phân công, phân nhiệm trong công tác về lao động,tiền lương: sự phân công, phân nhiệm trong công tác quản lý chi phí ở công

ty, cả ở phần hành lao động tiền lương;

- Chức năng nhân sự: thường do bộ phận nhân sự đảm nhận (Phòng Tổchức hành chính);

- Chức năng theo dõi lao động: chức năng này bao gồm việc xác địnhthời gian lao động (số giờ công, ngày công) để làm cơ sở tính lương;

- Chức năng tính lương và ghi chép lương: bộ phận tính lương thuộcPhòng kế toán – tài vụ có nhiệm vụ tính toán về số lương phải trả cho từngnhân viên trong đơn vị;

- Đối chiếu số giờ công, ngày công trên bảng lương với các thẻ thờigian, bảng chấm công của các bộ phận sử dụng lao động;

- Đối chiếu tên và mức lương trên bảng lương của từng Trạm trựcthuộc với hồ sơ nhân viên tại bộ phận nhân sự;

- Đánh số trước và kiểm tra bảng chấm công thẻ thời gian;

- Kiểm tra việc tính toán trên bảng lương;

- Khi thanh toán lương phải dựa trên số đã ghi nhận từ các khoản nhânviên đã tạm ứng, so sánh tổng tiền lương trên bảng lương với số liệu trênPhiếu chi, séc lương, bảng chi lương;

- Kiểm tra các bảng kê chi tiết chi lương cho từng Trạm trực thuộc,từng cá nhân có ký nhận lương không;

- Kiểm tra việc phân bổ chi phí tiền lương vào chi phí sản xuất trongkỳ;

- Định kỳ xác minh sự phân công lại về nhân sự cũng như các báo cáohoạt động về nhân sự;

- Yêu cầu phải có chữ ký của các bên liên quan đối với tất cả các khoản

 Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung

Các gian lận và sai sót thường gặp trong kiểm soát nội bộ chi phí sảnxuất chung

Ngoài những gian lận và sai sót có thể xảy ra tương tự đối với khoản

mục chi phí vật liệu, công cụ và chi phí tiền lương nhân viên nghiệp vụ tương

tự như những khoản mục đã nêu trên thì còn có một số gian lận và sai sót cóthể xảy ra đối với những khoản mục khác như:

- Việc trích khấu hao dễ bị sai phạm không tuân theo đúng quy địnhcủa chế độ tài chính;

- Việc phân bổ chi phí sản xuất chung chưa chính xác cho từng đốitượng chịu chi phí;

- Đối với các dịch vụ mua ngoài như chi phí tiền điện, tiền nước, tiềnđiện thoại, chi phí sửa chữa lớn thì các hoá đơn là cơ sở để hạch toán chi phí

có thể bị giả mạo bởi những hoá đơn ghi khống, sai lệch về số tiền

 Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung

- Chi phí khấu hao: kiểm soát nội bộ đối với chi phí khấu hao thể hiện ởviệc kiểm soát vật chất đối với TSCĐ và công tác kế toán trong việc trích vàphân bổ chi phí khấu hao cho các đối tượng chịu chi phí một cách hợp lý vàchính xác Các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát nội bộ như sau:

+ Tách biệt công tác bảo quản với công việc ghi chép các nghiệp vụ.Theo đó người quản lý tài sản không thể đồng thời là kế toán TSCĐ;

+ So sánh tỷ lệ khấu hao của năm hiện hành với năm trước, và so sánhvới mức trích theo quy định hiện hành và kiểm tra chênh lệch (nếu có);

+ Kiểm soát việc trích đúng, trích đủ chi phí khấu hao bằng cách kiểmtra hiện trạng tài sản, hồ sơ tăng giảm của TSCĐ Tránh trường hợp tài sản đãhết khấu hao hoặc tài sản không dùng chờ xử lý mà vẫn tính khấu hao

- Với chi phí dịch vụ mua ngoài: ở các doanh nghiệp những chi phí nàythường dễ phát sinh gian lận và sai sót, các thủ tục kiểm soát cần thiết là:

+ Đối với các chi phí bằng tiền đòi hỏi phải có sự phê chuẩn chặt chẽkhông được vượt quá qui định, nếu chi vượt quá thì những cá nhân có liênquan phải chịu.

+ Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác theo

kế hoạch và dự toán

 Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí hoạt động

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hai khoản chi phíchiếm tỷ trọng khá lớn trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp, có liênquan đến chỉ tiêu lợi nhuận, thuế thu nhập doanh nghiệp, chỉ tiêu tiền và một

số chỉ tiêu khác trên báo cáo tài chính Mặt khác, chi phí BH và chi phíQLDN bao gồm nhiều khoản mục chi phí hợp thành nên kiểm tra hai tàikhoản này khá phức tạp

Chi phí bán hàng là những chi phí phục vụ cho công tác tiêu thụ, côngtác marketing của doanh nghiệp, còn chi phí quản lý doanh nghiệp là các chiphí quản lý hành chính và các chi phí chung khác của toàn doanh nghiệp

Nội dung các khoản mục trong chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp tương tự chi phí sản xuất chung nên các gian lận và thủ tụckiểm soát chi phí hoạt động tương tự kiểm soát chi phí sản xuất chung

1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP

1.3.1 Khái niệm và nội dung doanh thu trong doanh nghiệp

Doanh thu chỉ bao gồm tổng giá trị của các lợi ích kinh tế doanh nghiệp

đã thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanhthông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu [1]

Doanh thu phát sinh từ giao dịch, sự kiện được xác định bởi thỏa thuậngiữa doanh nghiệp với bên mua hoặc bên sử dụng tài sản Nó được xác địnhbằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu được hoặc sẽ thu được sau khi trừ các

khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và giá trị hàng hóa bán bị trảlại [1]

Doanh thu của giao dịch về cung cấp dịch vụ, hàng hóa được ghi nhậnkhi kết quả của giao dịch đó được xác định một cách đáng tin cậy, thỏa mãncác điều kiện sau: Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn là khi doanhnghiệp chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sảnphẩm; Có khả năng thu lợi ích kinh tế từ giao dịch đó; xác định được chi phíphát sinh liên quan để hoàn thành giao dịch cung cấp hàng hóa, dịch vụ đó; Và

Khi hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi để lấy hàng hóa hoặc dịch vụtương tự về bản chất và giá trị thì việc trao đổi đó không được coi là một giaodịch tạo ra doanh thu và không được ghi nhận là doanh thu

Nếu trong kỳ kế toán phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng

và cung cấp dịch vụ như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán

bị trả lại thì được hạch toán riêng biệt Các khoản giảm trừ doanh thu đượctính trừ vào doanh thu ghi nhận ban đầu để xác định doanh thu thuần làm căn

cứ xác định kết quả kinh doanh của kỳ kế toán

Về nguyên tắc, cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp phải xác định kết quảhoạt động sản xuất kinh doanh Toàn bộ doanh thu thuần thực hiện trong kỳ

kế toán được kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh

1.3.2 Các chức năng chính của chu trình bán hàng

Ở những doanh nghiệp sản xuất thì chức năng chính của chu trình bánhàng là: xử lý đặt hàng; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hóa; lập hóa đơn;

xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu Trong đó:

- Xử lý đặt hàng của người mua: đây là điểm bắt đầu của chu trình Đó

là yêu cầu về hàng hóa của người mua được biểu hiện thông qua các đơn đặthàng Thông qua đó, bộ phận bán hàng sau khi xem xét khả năng cung ứngcủa doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định bán hàng Và cơ sở pháp lý được lập

chính là hợp đồng về mua bán hàng hóa, dịch vụ;

- Xét duyệt bán chịu: sau khi doanh nghiệp quyết định bán thì cần xemxét và quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng Quyết định bánchịu sẽ được thể hiện rõ ở điều kiện mua bán trong hợp đồng kinh tế;

- Chuyển giao hàng hóa: căn cứ vào phiếu giao hàng đã được duyệt,hàng hóa sẽ được chuyển giao cho khách hàng thông qua các nhà vận chuyểnnhư đường bộ, đường thủy, đường không, … các công ty vận chuyển phảiphát hành hóa đơn vận chuyển ghi rõ khách hàng và địa chỉ giao hàng Lúcnày, vận đơn và hóa đơn bán hàng sẽ được lập và chuyển cho khách hàng;

- Lập hóa đơn bán hàng: các hóa đơn thường được lập khi chuyển giaohàng hóa cho khách hàng Hóa đơn gồm 3 liên và là chứng từ chỉ rõ chokhách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán, đồng thời là thời là căn cứ đểghi sổ nghiệp vụ bán hàng và các khoản phải thu Số liệu trên hóa đơn phảitrùng với số lượng, giá bán hàng hóa đã được duyệt trong đơn đặt hàng;

- Xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu: sau khi chuyển giao hàng hóa

và lập hóa đơn cho khách hàng, kế toán ghi sổ nghiệp vụ bán hàng và ghi nhậndoanh thu

1.3.3 Các rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình bán hàng

Trong quá trình xử lý nghiệp vụ bán hàng, bộ phận kiểm soát cần phảichú ý các rủi ro thường gặp như sau:

- Nhận đơn đặt hàng mà những hàng hóa, dịch vụ đó doanh nghiệpkhông có sẵn hay không có khả năng cung cấp;

- Chấp nhận đơn đặt hàng của những khách hàng không có khả năngthanh toán hoặc thường xuyên thanh toán trễ hạn;

- Chuyển giao hàng hóa trước khi có yêu cầu hoặc đồng ý chuyển giao,chuyển hàng hóa không đúng địa điểm và không đúng khách hàng

- Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng;

- Xuất hàng khi chưa cho phép và chưa lập Phiếu xuất kho;

- Xuất không đúng số lượng và loại hàng ghi trên phiếu xuất;

- Ghi sai về giá, cố tình viết sai hóa đơn với số lượng và giá bán caohoặc thấp hơn so với Phiếu xuất kho (viết theo yêu cầu của người mua) Hoặc

cố tình viết khống hóa đơn khi có nghiệp vụ bán hàng xảy ra

1.3.4 Kiểm soát nội bộ đối với doanh thu trong doanh nghiệp

a Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với doanh thu

Mục tiêu tổng quát là phải đảm bảo các nghiệp vụ bán hàng hóa chocác khách hàng là có thật, tránh được tình trạng khách hàng ảo Qua đó,doanh nghiệp xem xét khả năng của mình để đáp ứng được nhu cầu thịtrường, hạn chế tối đa tình trạng cung vượt quá cầu hoặc ngược lại

Trong công tác kiểm soát kế toán đối với doanh thu thì yêu cầu quantrọng của nhà quản lý là phải đạt được mục tiêu cụ thể trong từng nghiệp vụcủa chu trình thông qua các thủ tục cần thiết để thực hiện những mục tiêu đó:

- Nghiệp vụ bán hàng đã ghi sổ là phải có căn cứ hợp lý, đó là căn cứvào các chứng từ như chứng từ vận chuyển (nếu có) và đơn đặt hàng đã đượcphê chuẩn; các hợp đồng bán hàng được đánh số và được theo dõi chặt chẽ

Cơ cấu KSNB không cho phép việc ghi gian lận những nghiệp vụ không tồntại vào sổ bán hàng hay sổ kế toán;

- Các nghiệp vụ tiêu thụ phải được phê chuẩn và cho phép một cáchđúng đắn Sự phê chuẩn này hướng vào ba trọng điểm chính: phê chuẩnphương thức trước khi giao hàng; Gửi hàng; Giá bán; phương thức thanhtoán, chi phí vận chuyển và tỷ lệ chiết khấu (nếu có) Nếu tiến hành thực hiệnmột nghiệp vụ kinh tế chưa được phê chuẩn thì sẽ dẫn đến rủi ro (nghiệp vụlừa đảo) làm ảnh hưởng đến hiệu quả của đơn vị;

- Các nghiệp vụ tiêu thụ đều được ghi sổ đầy đủ Các chứng từ vậnchuyển, hóa đơn, Phiếu xuất kho đều được đánh số theo thứ tự và ghi chép

đầy đủ bởi nhân viên kế toán để đảm bảo là chúng được tính tiền, nhằm ngănngừa các nghiệp vụ bị gạt bỏ ra ngoài sổ sách;

- Doanh thu đã được tính toán đúng và ghi sổ chính xác Thông quakiểm soát độc lập quy trình lập hóa đơn, quy trình ghi sổ doanh thu bán hàngtheo giá cả của từng loại hàng tại thời điểm bán Kiểm tra các phép tính và sốtiền trước khi ghi sổ và phê duyệt nhằm tránh các sai số khi tính toán và ghi

sổ các nghiệp vụ;

- Các nghiệp vụ tiêu thụ được phân loại đúng đắn Quá trình phân loạiđúng đắn tài khoản phù hợp với cơ cấu tài khoản của doanh nghiệp, thể hiệntrên sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng Cơ cấu KSNB sẽ đối chiếu ngaytrên chứng từ được thực hiện trên sổ nhật ký, đảm bảo cho báo cáo tài chínhđược trình bày đúng đắn;

- Doanh thu được ghi sổ đúng lúc Cần phải có quy định về việc tínhtiền và vào sổ doanh thu hàng ngày, đặc biệt là trước và sau kỳ khóa sổ kếtoán Kiểm tra đối chiếu nội bộ với việc lập chứng từ và ghi sổ kế toán theothời gian Bởi nếu việc ghi sổ chậm trễ xảy ra vào cuối kỳ kế toán thì sẽ ảnhhưởng đến các thông tin trên báo cáo tài chính bị sai lệch

b Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ doanh thu

Muốn kiểm soát được thực hiện một cách nghiêm túc, trung thực kháchquan thì phải tổ chức tốt hệ thống các chứng từ và sổ cách kế toán liên quanđến chu trình bán hàng Các chứng từ và sổ kế toán phải thực hiện theo đúngnội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo đúng quy định của luật kế toán

và các văn bản quy phạm hiện hành Bao gồm:

- Đơn đặt hàng của khách hàng: là sự yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ củakhách hàng Nó có thể được nhận bằng văn bản, thư, điện thoại hay các mẫuđặt hàng được in sẵn của từng đơn vị;

- Phiếu tiêu thụ: một loại chứng từ dùng để ghi các thông tin liên quan