HỆ THỐNG KIỂM SOÁT nội bộ QUY TRÌNH TIỀN của CÔNG TY cổ PHẦN cấp THOÁT nước BÌNH ĐỊNH

Giả ng viên: ThS Hồng Thị Mai Khánh Nhóm thự c hiện: Nhóm HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ QUY TRÌNH TIỀN CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN CẤP THỐT NƯỚC BÌNH ĐỊNH TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 1) Khái quát công ty: Thông tin chung công ty: a Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần Cấp nước Bình Định b Địa chỉ: 146 Lý Thái Tổ - TP Quy Nhơn - Bình Định c Điện thoại: (0256) 3747306 Fax: (0256) 3847843 d Website: http://www.binhdinhwaco.com.vn Giới thiệu khái quát công ty: Công ty cổ phần Cấp nước Bình Định doanh nghiệp chuyển đổi từ Cơng ty TNHH thành viên cấp nước Bình Định theo Nghị Đại hội đồng cổ đơng thành lập Cơng ty cổ phần Cấp nước Bình Định ngày 26/3/2015 Lĩnh vực hoạt động: Quản lý sản xuất kinh doanh nước sạch, quản lý, tu, nạo vét xử lý chất thải hệ thống thoát nước · Hút xử lý chất thải bể phốt hầm cầu · Tư vấn lập dự án thiết kế cơng trình cấp nước · Thi cơng xây lắp, sửa chữa cơng trình cấp nước · Kinh doanh vật tư, thiết bị chuyên ngành cấp thoát nước · Kiểm định đồng hồ đo nước lạnh tự động Cơ cấu tổ chức: TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Mô tả sơ đồ: - Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát hoạt động giám đốc việc thực công việc dựa tinh thần hội đồng quản trị Người đứng đầu hội đồng quản trị chủ tịch hội đồng quản trị - Ban kiểm soát thực kiểm soát hoạt động kinh doanh quản lý điều hành Công ty cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp tối đa cho cổ đông - Giám đốc Công ty người điều hành hoạt động SX-KD ngày Công ty; chịu giám sát Hội đồng quản trị; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị trước pháp luật việc thực quyền nghĩa vụ giao Giám đốc Công ty thường xun trao đổi cơng việc với Phó Giám đốc Cơng ty hoạt động mình, giữ mối quan hệ chặt chẽ Ban điều hành Công ty với Đảng uỷ, BCH Cơng đồn Cơng ty - Phó Giám đốc Công ty điều hành hoạt động SX-KD Công ty theo phân công uỷ quyền Giám đốc Công ty; chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty trước pháp luật việc thực quyền nghĩa vụ giao Đối với vấn đề phát sinh vượt thẩm quyền Phó Giám đốc Công ty xin ý kiến Giám đốc Công ty trước định - Kế tốn trưởng Cơng ty người phụ trách cơng tác tài chính-kế tốn tồn Cơng ty; giúp Giám đốc Cơng ty giám sát tài Cơng ty theo Luật Kế tốn; chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty pháp luật việc thực quyền nghĩa vụ giao - Các phòng ban chức (cùng cấp): thực chức phân công chịu trách nhiệm giải trình cho cấp quản lý 2) Hệ thống kiểm sốt nội chu trình tiền doanh nghiệp: 2.1) Mục tiêu kiểm soát tiền chung: + Hoạt động: - Các hoạt động chi, thu tiền tồn quỹ kiểm soát chặt chẽ nâng cao tính hữu hiệu hiệu hoạt động kinh doanh Việc thu chi cho nghiệp vụ bán hàng, mua hàng, chi trả tiền lương kịp thời nhằm làm tăng hiệu hoạt động kinh doanh + Báo cáo: Các nghiệp vụ thu chi cần ghi chép đầy đủ, kịp thời nhằm phản ánh tình hình tạo dịng tiền, sử dụng tiền mục đích quản trị dịng tiền số dư tiền cần phải ghi chép cách trung thực hơp lý báo cáo tài chí TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com + Tuân thủ: Việc thu chi tiền phải phù hợp quy định pháp luật.b) Các thành phần kiểm soát nội kiểm soát tiền theo COSO (2013): 2.2) Thành phần kiểm sốt: 2.2.1) Mơi trường kiểm sốt: Các nội dung chủ yếu Mơi trường kiểm sốt 1.Cơng ty có ban hành quy tắc đạo đức, x nghiêm cấm hành vi gian lận, biển thủ tiền nhân viên xác lập biện pháp kỷ luật cho hành vi sai phạm hay khơng? 2.Người quản lý có làm gương cho thuộc cấp qua hành động liên quan đến việc sử dụng tiền Công ty mục đích hợp lý khơng? 3.Nhà quản lý có kiến thức kinh nghiệm quản lý tài khơng? 4.Khi tuyển dụng thủ quỹ kế tốn quỹ, Cơng ty có trọng đạo đức hay khơng? Cơng ty có mơ tả cơng việc cụ thể x thủ quỹ, nhân viên thu tiền… để giúp cho việc kiểm sốt tiền khơng? Ban quản lý có tham gia xây dựng x giám sát việc thực sách hạn mức chi tiêu cấp bậc quản lý không? Ban quản lý có tham gia vào việc xét x duyệt khoản chi có giá trị lớn Cơng ty khơng? Nhà quản trị có kênh tiếp nhận thơng tin khoản chi tiêu bất thường Công ty khơng? Bảng khảo sát mơi trường kiểm sốt nội công ty Nhận xét: Dựa COSO 2013 ngun tắc mà mơi trường kiểm sốt đạt được: ĐẠT ĐƯỢC: +Đơn vị thể cam kết tính trung thực giá trị đạo đức thơng qua việc ban hành quy tắc đạo đức, nhà quản lý có làm gương cho cấp đảm bảo lực KHÔNG ĐẠT ĐƯỢC: + Hội đồng quản trị độc lập với người quản lý Thể cấu trúc doanh nghiệp Giám đốc kiêm ln vị trí Chủ tịch TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com chuyên môn nhà quản trị Hội đồng quản trị + Xây dựng cấu tổ chức, xác + Đơn vị định cấp bậc báo cáo, cam kết nhân lực có chất phân định trách nhiệm quyền lượng thơng qua thu hút, hạn phù hợp thông qua nội phát triển giữ chân cá dung sau có mô tả công việc cụ thể nhân Thể việc khơng ngồi có mơ tả trách nhiệm cam kết trọng đạo đức quyền hạn ban quản lý +Đơn vị rõ trách nhiệm giải trình cá nhân liên quan đến trách nhiệm kiểm soát họ Thể thơng qua việc có sơ đồ cấu trúc công ty rõ ràng (phân tầng từ xuống), có quy định xử phạt gian lận 2.2.2) Đánh giá rủi ro: nhân viên Các nội dung chủ yếu Đánh giá rủi ro Cơng ty có xây dựng chế thích hợp để nhận diện rủi ro phát sinh từ nhân tố bên bên ngồi khơng? Cơng ty có xây dựng chế thích hợp để nhân diện rủi ro phát sinh liên quan đến: -Việc thay đổi nguồn nhân lực, chẳng hạn biến động nhân chủ chốt phận ngân quỹ -Hệ thống thông tin, chẳng hạn cách thức xử lý thông tin gặp cố 3.Công ty có thường xuyên đánh giá ảnh hưởng rủi ro nhận diện đươc tiền, bao gồm việc ước lượng xác suất rủi ro phát sinh ảnh hưởng chúng, để đề xuất biện pháp quản trị rủi ro thích hợp hay khơng tính khả thi biện pháp này? Bảng khảo sát thành phần đánh giá rủi ro công ty Nhận xét: Dựa COSO 2013 thành phần đánh giá rủi ro công ty đạt không đạt nguyên tắc sau: ĐẠT ĐƯỢC: + Xác lập mục tiêu cách cụ thể để nhận diện rủi ro (Nội dung số bảng khảo sát) + Nhận dạng rủi ro đe dọa phân tích rủi ro để quản trị rủi ro (Nội dung số bảng khảo sát) TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com KHÔNG ĐẠT ĐƯỢC: + Đơn vị không cân nhắc gian lận xảy đe dọa tới mục tiêu đơn vị (Nội dung số bảng khảo sát) + Đơn vị không nhận dạng đánh giá thay đổi ảnh hưởng tới hệ thống kiểm soát nội ( Nội dung số bảng khảo sát) Vì doanh nghiệp đạt hai nguyên tắc COSO (2013) đề nên ta xem xét hai nguyên tắc sau xác định mục tiêu nhận diện rủi ro công ty Trong quy trình tiền có ba quy trình nhỏ: thu tiền, chi tiền, tồn quỹ Thì quy trình nhỏ có mục tiêu riêng đồng thời có rủi ro riêng gặp phải Thì doanh nghiệp họ xác định mục tiêu rủi ro cụ thể quy trình nhỏ thể bảng sau Mục tiêu Thu tiền + Hoạt động: Đảm bảo thời gian, đủ số tiền, nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh nghiệp + Báo cáo: Nghiệp vụ thời, xác thơng trình tạo tiền + Tuân thủ: Việc tiền phải đảm bảo thu tiền phải đảm tuân thủ pháp luật TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Rủi ro gặp phải bảo tuân thủ pháp luật - Tiền thu không với giá trị dịch vụ cung cấp - Nhân viên thu nợ biển thủ tiền khách hàng - Xóa sổ nợ để - Chi trả khoản - Số dư báo chiếm dụng tiền nợ khơng có thực cáo tài - Ghi chép khoản - Chi khơng khơng xác tiền sai niên độ, sai mục đích hay nhu (tính hữu) đối tượng, sai số cầu tiền - Chi không kịp thời dẫn đến không hưởng chiết khấu toán 2.2.3) Hoạt động kiểm soát: Dựa rủi ro mà doanh nghiệp xác định cho quy trình có hoạt động kiểm sốt tương ứng 2.2.3.1) Quy trình thu tiền: Đặc điểm doanh nghiệp: nghiệp vụ thu tiền mặt thực tế xảy thường xuyên, thường thu tiền hàng bán tỉnh Có nghiệp vụ tốn thu tiền tiền gửi ngân hàng a) Quy trình thu tiền mặt: TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Mơ tả quy trình: có chức ghi sổ, xét duyệt, thu tiền chia cho đối tượng kế toán thu, kế toán trưởng, thủ quỹ Khi khách hàng đề nghị trả tiền kế tốn thu lập liên phiếu thu đưa cho kế toán trưởng xét duyệt liên phiếu thu sau ký nhận liên đưa cho thủ quỹ để thu số tiền khách phiếu thu Liên đưa cho khách hàng liên đưa cho kế toán thu để lưu trữ ghi nhận sổ kế tốn Ngồi cuối tháng, có đối chiếu chéo sổ kế toán sổ quỹ đồng thời có rà sốt sổ kế tốn từ kế tốn trưởng Rủi ro - Xóa sổ nợ sổ để chiếm dụng tiền trả nợ -Tiền thu không với giá trị dịch vụ cung cấp - Nhân viên thu nợ biển thủ tiền khách hàng Ghi chép khoản tiền sai niên độ, sai đối tượng, sai số tiền b) Quy trình thu tiền gửi ngân hàng: Hoạt động kiểm soát - Tách chức ghi sổ (kế tốn thu) với thu tiền (thủ quỹ) - Có hoạt động xét duyệt phiếu thu từ kế toán trưởng - Có hoạt động kiểm tra chéo sổ kế tốn sổ quỹ Có hoạt động rà sốt lại sổ kế tốn từ kế tốn trưởng Mơ tả quy trình: Ngân hàng nhận tiền lập giấy báo có, kế toán thu lập chứng từ thu đưa cho kế toán trưởng xét duyệt ký Kế toán thu nhận chứng từ ký lưu trữ ghi sổ tiền gửi Nhận xét: Nhìn chung kế tốn thu tiền gửi ngân hàng có tính kiểm sốt cao việc thu nhận tiền bên thứ (ngân hàng) làm hộ Cho nên rủi ro việc ghi nhận sai đối tượng trả tiền cho doanh nghiệp Rủi ro gặp phải Hoạt động kiểm soát + Ghi nhận khoản phải thu cho + Tách biệt chức xét sai đối tượng duyệt ghi sổ 2.2.3.2 Kế toán chi tiền: TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com a) Chi tiền tiền gửi ngân hàng: Đặc điểm doanh nghiệp: nghiệp vụ chi tiền gửi ngân hàng chủ yếu chi trả tiền cho nhà cung cấp cho việc mua tài sản Mơ tả quy trình: Sau kiểm tra xác hóa đơn từ quy trình mua hàng, kế tốn cơng nợ lưu hóa đơn theo thứ tự định kỳ tốn cho riêng nhà cung cấp Căn vào hồ sơ toán, kế toán lập danh sách khoản nợ phải trả đến hạn để lập chứng từ toán Kế toán chi tiến hành lập ủy nhiệm chi kèm với chưng từ toán đưa qua kế tốn trưởng ký duyệt chi sau phiếu ủy nhiệm chi đưa cho giám đốc ký vào để ủy nhiệm chi Ủy nhiệm chi sau kí giám đốc tiến hành đưa cho ngân hàng để thực lệnh chi lập giấy báo nợ Sau nhận giấy báo nợ kế toán chi tiến hành ghi sổ kế toán tiền gửi Rủi ro - Ghi chép khoản tiền sai đối tượng, sai số tiền Chi sai số tiền - Chi trả sai nhà cung cấp, lô hàng - Chi trả khoản khơng có thực Hoạt động kiểm sốt - Có phân chia nhiệm vụ ghi sổ xét duyệt chi tiền - Có rà sốt cơng nợ nhà cung cấp trước tiến hành chi tiền để tránh trường hợp trả sai số tiền, sai nhà cung cấp, trả hóa đơn lần - Chi khơng mục đích hay nhu cầu - Chi không kịp thời dẫn đến không hưởng chiết khấu toán b) Chi tiền mặt: TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Đối với doanh nghiệp chi tiền mặt cho nghiệp vụ trả tiền lương, chi cơng tác phí, chi văn phịng phầm… Mơ tả quy trình: Bộ phận có nhu cầu sử dụng quỹ tiền mặt lập giấy đề nghị chi tiền Giấy đề nghị chi tiền đưa cho kế toán lập phiếu chi gồm liên Phiếu chi đưa cho kế tốn trưởng xét duyệt kí Phiếu chi kí đưa cho thủ quỹ thủ quỹ xuất tiền cho phận lập đề nghị chi với liên Ngoài thủ quỹ giữ liên để ghi vào sổ quỹ liên lại đưa cho kế toán để ghi vào sổ kế toán Cuối tháng sổ quỹ sổ kế toán đối chiếu lại với xem có khớp hay khơng Rủi ro - Ghi chép khoản tiền sai đối tượng, sai số tiền Chi sai số tiền - Chi trả sai nhà cung cấp, lô hàng - Chi trả khoản thực - Chi khơng mục đích hay nhu cầu Ghi sót nghiệp vụ 2.2.3.3) Quy trình kiểm sốt số dư tiền: Hoạt động kiểm sốt - Có phân chia chức xét duyệt, ghi sổ, chi tiền - Có đối chiếu sổ kế tốn sổ quỹ - Có giấy đề nghị chi tiền phận xoát xét Phiếu chi đánh số liên tục a) Số dư tiền mặt quỹ: Rủi ro - Số tiền tồn quỹ bị sai lệch so với báo cáo - Tiền tồn quỹ bị cắp, chiếm dụng Hoạt động kiểm soát - Đối chiếu số dư sổ quỹ với số dư sổ kế toán - Cuối tháng doanh nghiệp đem số tiền mặt thu chuyển vào ngân hàng - Khuyến khích khách hàng tốn qua ngân hàng Thủ quỹ kiểm kê tiền mặt cuối TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 10 ngày (bao gồm kiểm tra đột xuất) b) Số dư tiền gửi ngân hàng: Hoạt động kiểm soát Rủi ro - Số dư tài khoản tiền gửi ngân - Đối chiếu từ sổ kế toán với sổ phụ ngân hàng định kì có chênh lệch điều hàng trình bày khơng xác giải Nhận xét hoạt động kiểm sốt chu trình tiền theo COSO (2013): Đảm bảo phù hợp theo nguyên tắc đơn vị xây dựng hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp chấp nhận Ngồi hoạt động kiểm sốt phát sinh từ chu trình ngồi cơng ty có bảng khảo sát kiểm sốt nội thành phần hoạt động kiểm soát sau: Các nội dung chủ yếu Hoạt động kiểm sốt Có xây dựng hạn mức xét duyệt chi tiêu x cho cấp quản lý Công ty không? Công ty có quy định nghiệp vụ chi x tiền phải có chứng từ liên quan phải ghi đầy đủ thông tin phiếu đề nghị chi tiền để làm sở cho việc xét duyệt không? Các khoản thu, chi lớn có yêu cầu x tốn qua Ngân hàng khơng? Việc đối chiếu có người có x thẩm quyền kiểm tra (người không tham gia vào việc xử lý hạch tốn thu chi tiền) khơng? Có biện pháp để bảo vệ tiền để tránh x cắp khơng? Thí dụ két sắt, niêm phong, người biết mã khóa khơng giữ chìa khóa v.v… Cơng ty có hệ thống lưu liệu dự x phịng có cố xảy mạng máy tính khơng? Nhận xét: Thơng qua bảng khảo sát cơng ty có thỏa mãn ngun tắc triển khai hoạt động kiểm sốt ( có phân quyền, mức xét duyệt nội dung từ đến 5) Mặc dù công ty phụ thuộc công nghệ nhiều có kiểm sốt chung sở liệu hệ thống lưu công ty 2.2.4) Thông tin truyền thông: B ngả kh o ảsát thành phầần thông tn truyềần thông TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 11 Các nội dung chủ yếu Trả lời Có Khơn g Khơng trả lời Thơng tin truyền thơng Cơng ty có thiết lập kênh truyền x thơng để người thơng báo sai phạm họ phát thu, chi tiề khơng? Kế hoạch thu, chi có truyền thông x đầy đủ kịp thời tới phân có liên quan khơng? Thơng tin tình hình thu, chi tồn quỹ x định kỳ có chuyển kịp thời cho nhà quản lý cao cấp không? Nhà quản lý có kênh thu nhận thơng tin x khoản chi tiêu vượt định mức phịng, ban đơn vị khơng? Nhận xét dựa nguyên tắc COSO thành phần hệ thống thông tin truyền thông đạt điểm sau: + Nguồn thu thập thông tin rõ ràng, truy cập dễ dàng ( có hotline, email,…) Xử lý thơng tin nhanh + Tuy nhiên: nguyên tắc truyền thông nội lại khơng đạt kênh thu nhận thơng tin cho nhà quản lý khơng có khơng có kênh thơng tin cho nội bên ngồi 2.2.5) Giám sát: TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 12 Bảng khảo sát kiểm soát nội thành phần giám sát Nhận xét: Dựa COSO: + Doanh nghiệp thỏa mãn nguyên tắc triển khai giám sát thường xuyên định kỳ Nhưng nhiên phần định kỳ có giám sát khơng thực + Trong bảng khảo sát khơng có việc đánh giá truyền đạt khiếm khuyết kiểm soát nội cho cá nhân có trách nhiệm 3) Nhận xét chung hệ thống kiểm sốt nội chu trình tiền khiếm khuyết: Đa phần nguyên tắc COSO thành phần hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp đạt Nhưng nhiên có số nguyên tắc không thực dẫn đến khiếm khuyết sau: Nguyên tắc không đạt Những khiếm khuyết + Hội đồng quản trị + Giám đốc kiêm chủ tịch hội độc lập với người quản đồng quản trị dẫn đến trường lý hợp q trình kiểm sốt giám + Đơn vị cam sát bị thao tùng kết nhân lực có chất lượng thơng + Nhân viên khơng cam kết đạo qua thu hút, phát triển giữ đức dẫn đến hành vi chân cá nhân khơng có lợi cho doanh nghiệp + Đơn vị không cân nhắc thông đồng với biển gian lận xảy đe dọa tới mục thủ quỹ tiêu đơn vị + Không xác định gian lận + Đơn vị nhận dạng đánh giá xảy nên rủi ro từ gian lận lớn thay đổi ảnh hưởng tới hệ doanh nghiệp không phát thống kiểm sốt nội + Truyền thơng nội + Giả sử có thay đổi nhân cấp cao doanh nghiệp khơng nhạy cảm việc thích ứng thay đổi BẢNG ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC CÁC THÀNH VIÊN Điểm cuối nhóm Trần Đại Nghĩa Trần Xn Trí Trần Cơng Minh Hồ Nguyễn Chí Cường Hồ Thị Như Đồn Thị Hiền Trần Thị Hạnh TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 13 Nguyễn Cẩm Tú Tổng TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com ... quát công ty: Công ty cổ phần Cấp nước Bình Định doanh nghiệp chuyển đổi từ Công ty TNHH thành viên cấp nước Bình Định theo Nghị Đại hội đồng cổ đơng thành lập Cơng ty cổ phần Cấp nước Bình Định. ..1 1) Khái quát công ty: Thông tin chung công ty: a Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần Cấp nước Bình Định b Địa chỉ: 146 Lý Thái Tổ - TP Quy Nhơn - Bình Định c Điện thoại: (0256) 3747306... luật.b) Các thành phần kiểm soát nội kiểm soát tiền theo COSO (2013): 2.2) Thành phần kiểm sốt: 2.2.1) Mơi trường kiểm sốt: Các nội dung chủ yếu Mơi trường kiểm sốt 1.Cơng ty có ban hành quy tắc đạo