THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT nội bộ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG tại CÔNG TY hữu hạn

Một trong những yếu tố tạo nên lợi thế cạnh tranh của DN là kiểm soát tốt hoạt động giao nhận hàng, đảm bảo cho DN đạt được doanh thu đặt ra, hạn chế các rủi ro không đáng có hướng tới m

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

Huế, tháng 12/năm 2012

LỜI CẢM ƠN

Thực hiện: Nhóm sinh viên Tổ 4

K43 Kế toán - Kiểm toán

Niên khóa: 2009 - 2013

Qua thời gian thực tế trong vòng hai tháng, dưới sự giúp đỡ và hướng dẫn của các Thầy Cô giáo, nhóm em đã tiếp thu được nhiều kiến thức bổ ích, làm cơ sở hoàn thiện đề tài báo cáo này.

Đầu tiên, Tổ 4 lớp K43 Kế toán- Kiểm toán xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến Quý Thầy Cô giáo trong đoàn hướng dẫn thực tế đã chỉ bảo và giúp đỡ tận tình trong quá trình thực tế tại Đà Nẵng và Huế để chúng em có thể hoàn thành đề tài

Chúng em xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu, Khoa Kế toán - Tài chính, các đơn vị liên quan của Trường Đại học Kinh tế Huế đã tạo điều kiện cho chúng em có một khóa thực tế giáo trình ý nghĩa và bổ ích này

Chúng em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thầy Huỳnh Anh Thuận, giảng viên Khoa Kế toán – Tài chính người đã hướng dẫn nhóm em trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành đề tài

Bên cạnh đó chúng em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cơ quan, các cấp lãnh đạo và cá nhân, đặc biệt là sự giúp đỡ của Ban Lãnh đạo hai Công ty: Công ty Hữu hạn Xi măng Luks Thừa Thiên Huế và Công ty Cổ phần Xi măng Long Thọ đã chia sẻ kinh nghiệm và cung cấp những tài liệu cho bài cáo cáo

Mặc dù chúng em đã cố gắng rất nhiều nhưng cũng không thể tránh được những thiếu sót, rất mong sự góp ý chân thành từ phía Thầy Cô để chúng em có thể rút kinh nghiệm trong những lần sau

Một lần nữa, chúng em xin chân thành cảm ơn!

Huế, tháng 12 năm 2012

Tổ 4 lớp K43 Kế toán – Kiểm toán

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1 - Nhiệm vụ của Bộ phận Kiểm toán nội bộ

Bảng 2.1 - Tình hình lao động của Công ty qua 3 năm 2009-2011

Bảng 2.2 - Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty qua 3 năm 2009-2011Bảng 2.3 - Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty qua 3 năm 2009-2011

Bảng 4.1 - So sánh Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty với Công ty Cổ phần

Long Thọ Huế

Bảng 5.1 - Đánh giá Môi trường kiểm soát của Công ty

Bảng 5.2 - Đánh giá Hệ thống kế toán của Công ty

Bảng 5.3 - Đánh giá Thủ tục kiểm soát của Công ty

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 - Các yếu tố cấu thành Hệ thống kiểm soát nội bộ

Sơ đồ 2.1 - Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty

Sơ đồ 2.2 - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Sơ đồ 2.3 - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính

PHẦN I - ĐẶT VẤN ĐỀ

I.1 Tính cấp thiết của vấn đề

Trong những năm gần đây, nền kinh tế Thế giới trải qua nhiều sự biến động gây

ra những tác động không nhỏ đối với toàn bộ nền kinh tế Việt Nam Điều này khiến cho hoạt động SXKD của các DN trong nước nói chung và ngành kinh doanh VLXD nói riêng gặp nhiều khó khăn Nhiều DN sản xuất VLXD hoạt động cầm chừng, không phát huy hết công suất, sản lượng sản xuất và tiêu thụ đạt thấp, lượng hàng tồn kho lớn

và kinh doanh không hiệu quả Cụ thể, ngành xi măng trong 5 tháng đầu năm 2012, sản xuất chỉ đạt khoảng 19 triệu tấn, giảm 16,8% so với cùng kỳ năm 2011 (22,2 triệu tấn), tiêu thụ xi măng đạt khoảng 18,495 triệu tấn, giảm 10,6% so với cùng kỳ năm

2011 (20,681 triệu tấn), cộng với lượng tồn lũy kế từ năm 2011, lượng clinker, xi măng hiện còn tồn kho khoảng trên 3 triệu tấn (trên 3000 tỷ đồng) Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên, bên cạnh nguyên nhân khách quan của nền kinh

tế, còn có các nguyên nhân chủ quan xuất phát từ chính bản thân DN – mà cấp thiết là khả năng cạnh tranh yếu kém

Một trong những yếu tố tạo nên lợi thế cạnh tranh của DN là kiểm soát tốt hoạt động giao nhận hàng, đảm bảo cho DN đạt được doanh thu đặt ra, hạn chế các rủi ro không đáng có hướng tới mục tiêu chung của DN Vì vậy, hoàn thiện và đẩy mạnh kiểm soát nội bộ quy trình giao nhận hàng là một vấn đề hết sức cấp thiết đối với các

DN kinh doanh xi măng nói chung và các DN ở Huế nói riêng

Để tăng khả năng cạnh tranh giúp cho DN có thể đứng vững và phát triển trên thị trường, bên cạnh việc định hướng các chiến lược, chính sách phát triển cũng như những mục tiêu đúng đắn, ban lãnh đạo Công ty cần phải xây dựng được một quy trình Kiểm soát hoạt động giao nhận hàng hóa hiệu quả nhằm tránh thất thoát và đảm bảo hoạt động phân phối diễn ra theo đúng kế hoạch, đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường, đem lại lợi ích cho Công ty.Vì vậy, nhóm chúng em thực hiện đề tài “Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình giao nhận hàng tại Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế” nhằm tìm hiểu thủ tục kiểm soát nội bộ quy trình giao nhận hàng hiện có tại đây

I.2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài

- Hệ thống hóa phần lí thuyết cũng như cơ sở lí luận về hoạt động kiểm soát nội

I.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:

Hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình Bán hàng – Thu tiền tại Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế

I.4 Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp chứng từ kế toán: đây là phương pháp chứng minh bằng giấy tờ

các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Cơ sở để sử dụng phương pháp này là sử

dụng các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xuất phát từ tài sản và nguồn vốn.

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: là phương pháp hỏi trực tiếp những người

cung cấp thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài Phương pháp này sử dụng để thu thập những thông tin cần thiết và số liệu thô có liên quan đến đề tài Đây là phương pháp hữu hiệu trong quá trình thực tập để tìm hiểu các thông tin cần thiết

- Phương pháp so sánh: vận dụng phương pháp này nhằm đối chiếu các chỉ tiêu,

các hiên tượng kinh tế đã lượng hoá có cùng một nội dung, cùng tính chất tương tự để xác định xu hướng và mức biến động các chỉ tiêu Nó cho phép ta tổng hợp được nét chung, tách ra được nét riêng của các hiện tượng để so sánh, trên cơ sở đó đánh giá được các mặt phát triển hay kém phát triển, hiệu quả hay kém hiệu quả để tìm ra các phương pháp quản lý tối ưu trong mỗi trường hợp cụ thể

- Phương pháp thống kê phân tích kinh tế: là tổng hợp những thông tin, dữ liệu

thu thập được để hoàn thành công việc nghiên cứu Phương pháp này để chọn lọc và tập hợp những thông tin cần thiết cho đề tài

- Phương pháp quan sát: quá trình tri giác (mắt thấy, tai nghe) và ghi chép lại

mọi yếu tố liên quan đến đối tượng nghiên cứu, phù hợp với mục tiêu nghiên cứu nhằm mô tả, phân tích, nhận định, đánh giá

I.5 Cấu trúc đề tài

Đề tài gồm có 3 phần:

- Phần I: Đặt vấn đề

- Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu

+ Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động kiểm soát nội bộ trong quy trình giao nhận hàng tại một số DN SXKD

+ Chương 2: Tổng quan về Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế

+ Chương 3: Thực trạng quy trình giao nhận hàng tại Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế

+ Chương 4: So sánh thực trạng quy trình giao nhận hàng tại Công ty Hữu hạn

xi măng Luks TT Huế với cơ sở lý luận và thực trạng tại Công ty Cổ phần Long Thọ Huế

+ Chương 5: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ trong quy trình giao nhận hàng tại một số DN SXKD VLXD ở TT Huế

- Phần III: Kết luận và kiến nghị

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT

NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG

1.1 Hệ thống KSNB

1.1.1 Khái niệm và sự cần thiết của HTKSNB

HTKSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý

Như vậy, bất kỳ hoạt động nào của tổ chức cũng có thể là đối tượng của KSNB,

kể cả kiểm toán nội bộ - một hệ thống kiểm tra, đo lường, đánh giá tính xác thực của các thông tin tài chính và tính khả thi của các quyết định quản lý trong nội bộ DN Có nhiều trường hợp, hoạt động kiểm toán nội bộ có thể mở rộng sang các lĩnh vực khác nhưng quan trọng nhất vẫn là các hoạt động tài chính - kế toán HTKSNB vận hành theo các chuẩn mực do tổ chức tự ban hành phù hợp với pháp luật chung

* Những định nghĩa về HTKSNB:

1) Theo IAS 400: “HTKSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám Đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ cuả các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn.”

2) Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): “HTKSNB là kế hoạch của đơn vị

và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý DN tuân theo HTKSNB trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an

toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy.”

3) Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ ( American Institute of Certificated Public Accountant – AICPA) định nghĩa HTKSNB như sau: “KSNB bao gồm kế hoạch của

tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong DN để bảo đảm an toàn tài sản của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài.”

4) Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): “HTKSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý và

sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.”

5) KSNB theo quan điểm của COSO (Committee of sponsoring organizations of treadway commission tạm dịch là ủy ban các tổ chức tài trợ) thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận Báo cáo tài chính đưa ra vào năm 1992, đó là: “KSNB

là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối,

nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện 3 mục tiêu:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”

* Sự cần thiết và lợi ích của HTKSNB:

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành Nếu không có HTKSNB, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao biết được tổ chức đang phải đối mặt với những rủi ro tiềm ẩn nào? Làm thế nào có thể phân quyền, uỷ

nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?…

Một HTKSNB vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty:

- Bảo vệ tài sản, sổ sách và nguồn thông tin của đơn vị: bao gồm tài sản vật chất

và phi vật chất, không bị mất mát, lạm dụng, sử dụng sai mục đích

- Cung cấp thông tin đáng tin cậy

- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị của một cách có hiệu quả

- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết

- Phát hiện, ngăn chặn các sai phạm và gian lận trong các bộ phận, các hoạt động của đơn vị

- Đảm bảo việc thực hiện các quyết định, quy định quản lý đúng với yêu cầu và thể thức đã đề ra

- Đánh giá kết quả việc thực hiện quy định và chế độ, xem xét điều chỉnh cho phù hợp nhằm hoàn thiện và nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động của DN

- Bảo đảm việc ghi chép một cách đầy đủ và chính xác theo đúng thể thức các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Bảo đảm việc cung cấp số liệu một cách chính xác, đầy đủ phục vụ việc lập báo cáo nội bộ khi cần thiết và báo cáo tài chính định kỳ kịp thời theo đúng yêu cầu pháp luật có liên quan

Một HTKSNB vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị DN vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài Các nhà đầu

tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn

1.1.2 Các yếu tố cấu thành của một HTKSNB

Theo Giáo trình Kiểm toán tài chính của GS.TS Nguyễn Quang Quynh – TS

Ngô Trí Tuệ, thông thường HTKSNB được chia làm bốn bộ phận: môi trường kiểm soát (Control environment); hệ thống kế toán (Acounting system); các thủ tục kiểm soát (Control procedures) và bộ phận kiểm toán nội bộ Các bộ phận đó được thiết kế

và thực hiện nhằm cung cấp sự bảo đảm hợp lý là đạt được các mục tiêu cơ bản của HTKSNB

Sơ đồ 1.1 - Các yếu tố cấu thành Hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát

Một trong những yếu tố quan trọng cấu thành nên HTKSNB chính là môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài

Công tác

kế hoạch

Đặc thù Quản lý

Cơ cấu

Tổ chức

Chính sách Nhân sự

- Nguyên tắc phân công phân nhiệm

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

- Nguyên tắc ủy quyền phê duyệt

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Hệ thống

Kế toán

Thủ tục Kiểm soát

Kiểm toán Nội bộ Môi trường

Kiểm soát

đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB.

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý Vì vậy khi các hoạt động kiểm tra, kiểm soát được các nhà quản lý coi trọng thì các quy chế về KSNB sẽ được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên trong đơn vị

* Đặc thù về quản lý

Đặc thù quản lý là những quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động DN của các nhà quản lý Các quan điểm đó ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, cách tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong DN Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh lành mạnh, luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh, coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính và có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh làm cho môi trường kiểm soát lành mạnh, ngược lại thì HTKSNB sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả

* Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức trong một công ty chính là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong DN sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Một cơ cấu hợp lý còn góp phần ngăn ngừa hiệu quả các hành vi gian lận, sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của đơn vị Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc:

- Thiết lập sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của DN, không

bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận

- Thực hiện sự phân chia rành mạch giữa ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận

* Chính sách nhân sự

Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ một HTKSNB nào cũng là con người Sự phát triển của các DN luôn luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ nhân viên, họ luôn luôn là một nhân tố quan trọng trong KSNB Nếu lực lượng này của đơn vị yếu kém về mặt năng lực, tinh thần làm việc và đạo đức, thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một HTKSNB rất đúng đắn và chặt chẽ thì các gian lận và sai sót vẫn xảy ra Ngược lại một đội ngũ cán bộ nhân viên tốt sẽ giúp giảm bớt những hạn chế vốn có của KSNB.

* Công tác kế toán

Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, đầu tư, sữa chữa tài sản cố định…đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm các ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong quá trình kiểm soát

* Ủy ban kiểm soát

Các công ty cổ phần có quy mô lớn thường lập một ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của công ty Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Giám sát chấp hành pháp luật của công ty

- Kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

- Dung hòa những bất đồng giữa Ban Giám Đốc và các kiểm toán viên bên ngoài

* Các nhân tố bên ngoài

Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng của môi trường bên ngoài như pháp luật, sự kiểm soát của cơ quan nhà nước, ảnh hưởng của chủ nợ, khách hàng,…Tuy nhiên các nhân tố này không thuộc tầm kiểm soát của ban quản lý đơn vị trong thiết kế và thực hiện HTKSNB

1.1.2.2 Hệ thống kế toán

- Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu tổng quát sau đây:

+ Tính có thật (Validity): kế toán chỉ ghi chép những nghiệp vụ kinh tế, có thật, thực sự phát sinh, chứ không ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào trong sổ sách của đơn vị.

+ Tính đầy đủ (Completeness): nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài

sổ sách các nghiệp vụ phát sinh

+ Sự đánh giá (Valuation): không để xảy ra những sai phạm trong tính toán hay

áp dụng các nguyên tắc tính giá, đo lường

+ Sự phân loại (Classification): đảm bảo số liệu được ghi chép vào đúng tài khoản, đúng sổ sách kế toán có liên quan

+ Tính đúng kỳ (Tirning): việc ghi nhận doanh thu, chi phí phải đúng kỳ, niên

độ kế toán

+ Chuyển sổ và tổng hợp chính xác (Posting and summarization): đảm bảo số liệu phải được ghi chép vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp đúng đắn, đồng thời tổng hợp chính xác

+ Trình bày và khai báo (Presentation and Declosure): số liệu phải được trình bày và khai báo trên các BCTC đúng đắn, phù hợp với các quy định, chuẩn mực hiện hành

- Các yếu tố cuả hệ thống kế toán gồm chứng từ, số sách và báo cáo kế toán.1.1.2.3 Các thủ tục kiểm soát

- Môi trường kiểm soát tốt là điều kiện cần, quan trọng để hoạt động kiểm soát có hiệu quả Tuy nhiên, để hoạt động kiểm soát có hiệu quả, hiệu lực thực sự thì điều kiện

đủ là DN phải thiết lập và thực hiên nghiêm túc các thủ tục kiểm soát Các thủ tục được xây dựng trên những nguyên tắc nhất định đó là phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm và ủy quyền phê chuẩn

- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Mục đích của nó là không một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ

từ khâu đầu đến khâu cuối Việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng tạo ra sự chuyên môn hóa và giúp cho việc kiểm tra và thúc đẩy lẫn nhau trong công việc.

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc như:

+ Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán

+ Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán

+ Chức năng kế toán và chức năng tài chính

+ Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát…

Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm nêu trên

và sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện

- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: người quản lý đơn vị không thể và cũng không nên giải quyết mọi vấn đề trong đơn vị, mà thực hiện sự ủy quyền cho cấp dưới Theo sự ủy quyền của người quản lý, các cấp dưới được giao quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không mất tính tập trung của đơn vị

1.1.2.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ

Bộ phận này là một trong những nhân tố cơ bản trong HTKSNB Bộ phận này cung cấp về sự đánh giá thường xuyên hoạt động của đơn vị Bộ phận kiểm toán nội

bộ hữu hiệu sẽ giúp cho đơn vị có những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động nói chung và chất lượng của hoạt động kiểm soát nói riêng nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả

Bảng 1.1 - Nhiệm vụ của Bộ phận Kiểm toán nội bộ Nhiệm vụ của Bộ phận KTNB Loại hình kiểm toán sử dụng

Kiểm tra đánh giá tính trung thực, phù hợp, hiệu lực

và hiệu quả của HTKSNB

Kiểm toán hoạt động

Kiểm tra xác nhận về chất lượng, độ tin cậy của

thông tin kinh tế tài chính của BCTC & báo cáo quản

trị trước khi duyệt

Kiểm toán tài chính

Kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc hoạt động quản

lý kinh doanh, sự tuân thủ pháp luật, chính sách, nghị

quyết của hội đồng quản trị & ban giám đốc

Kiểm toán tuân thủ

Phát hiện những sơ hở yếu kém trong quản lý kinh tế,

bảo vệ tài sản và đề xuất các biện pháp quản lý hoàn

thiện

Kiểm toán kết hợp (kết hợp kiểm toán hoạt động với kiểm toán tài chính)

1.1.3 Những hạn chế tiềm tàng của HTKSNB

Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều vào thiết kế và vận hành HTKSNB thế nhưng một HTKSNB vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu Bởi lẽ ngay cả khi có thể xây dựng một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thực sự của nó vẫn phụ thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự Nói cách khác, HTKSNB chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đảng trí, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới…

- Khả năng đánh lừa, lãng tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hoặc với các bộ phận bên ngoài DN

- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do gian lận hay sai sót gây ra

- Hoạt động kiểm soát thường nhằm vào các hoạt động thường xuyên phát sinh

mà ít chú ý đến các nghiệp vụ không thường xuyên Do đó, các sai phạm trong các nghiệp vụ này thường bị bỏ qua

- Luôn có khả năng là cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng

- Điều kiện hoạt động của DN thay đổi nên dẫn đến các thủ tụ kiểm soát sẽ không còn phù hợp…

Chính những hạn chế nói trên của HTKSNB là nguyên nhân khiến cho HTKSNB không đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của mình

1.2 KSNB quy trình giao nhận hàng

1.2.1 Các khái niệm có liên quan

- Giải thích một số khái niệm liên quan (Chuẩn mực Kế toán Việt Nam Số 14):+ Chiết khấu thương mại là khoản DN bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn

+ Giá trị hàng bán bị trả lại là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ

bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán

+ Phương thức bán hàng quá đại lý (ký gửi): DN sẽ chuyển hàng bán đến đại lý được coi là nhận hàng và bán hàng hộ DN, đại lý được hưởng hoa hồng tính trên doanh số bán được theo tỷ lệ nhất định đã thỏa thuận trước

+ Phương thức bán hàng trả góp: Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi giao cho khách hàng, người mua tiến hành thanh toán theo quy đinh của DN.

1.2.2 Định nghĩa quy trình giao nhận hàng

“Bán hàng thu tiền (tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa khách thể kiểm toán với khách hàng của họ” (Nguyễn Quang Quynh – Ngô Trí Tuệ, 2006, Giáo trình kiểm toán tài chính, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội) Nó bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền

Đề tài tiến hành nghiên cứu quy trình giao nhận hàng bao gồm 2 hoạt động chính

là chuyển giao hàng và nhận hàng bán bị trả lại và các hoạt động có liên quan: xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu, là các hoạt động nằm trong chu trình bán hàng thu tiền

1.2.3 Vai trò, chức năng quy trình giao nhận hàng

Quy trình giao - nhận hàng có vai trò rất quan trọng, là quy trình cuối cùng trong chu kỳ kinh doanh của DN Thực hiện tốt việc giao hàng sẽ góp phần đảm bảo chất lượng cũng như số lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển, đảm bảo uy tín đối với khách hàng cũng như giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra đối với DN trong quá trình nhận hàng bán bị trả lại

Đối với kiểm toán nội bộ, việc thực hiện tốt quy trình giao nhận hàng này sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như sức lực, nâng cao hiệu quả kiểm toán, đưa ra kiến nghị hợp lý và cung cấp thông tin trung thực về tình hình kinh doanh; tiêu thụ của đơn vị Đối với đơn vị được kiểm toán, sẽ giúp cho ban lãnh đạo thấy được những sai sót, yếu kém cần khắc phục về quản lý phần hành này, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh

* Các chức năng cơ bản của quy trình giao nhận hàng:

- Xử lý đặt hàng của người mua

Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua - bán hàng hoá, dịch vụ… Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hoá theo những điều kiện xác định Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ quy trình Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hoá đơn bán hàng.

- Xét duyệt bán chịu

Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm tiêu thụ nên ngay từ thoả thuận ban đầu, bộ phận xét duyệt sẽ xem xét và quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua bán trong hợp đồng Việc xét duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh theo tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán Chức năng này sẽ giảm thiểu nợ khó đòi và thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thỏa thuận ban đầu

- Chuyển giao hàng

Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán Theo nghĩa hẹp của khái niệm “tiêu thụ” thì vận chuyển hàng hóa đến người mua là điểm bắt đầu của quy trình (đặc biệt với các công ty bán buôn) nên thường là điểm chấp nhận được ghi sổ bán hàng Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng được lập Chứng từ vận chuyển thường là hóa đơn vận chuyển hay vận đơn Các công ty có quy mô lớn có diễn biến thường xuyên

về nghiệp vụ bán hàng thường lập sổ vận chuyển để cập nhật các chứng từ vận chuyển Mặt khác, các cơ quan thuế quan thường quy định: khi vận chuyển hàng hóa phải có hóa đơn bán hàng Trong trường hợp này hóa đơn bán hàng phải được lập đồng thời với vận đơn hoặc kiêm chức năng chứng từ vận chuyển

- Xử lý hàng bán bị trả lại

Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thỏa mãn về hàng hóa Khi đó người bán có thể nhận lại hàng hoặc bớt giá Trường hợp này phải lập

bảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải thu.

1.2.4 Mục tiêu KSNB quy trình giao nhận hàng

- Các nghiệp vụ bán hàng kể cả bán chịu, vận chuyển được phê duyệt đúng đắn

- Hàng bán vận chuyển đến khách hàng là có thật

- Hàng được vận chuyển theo đúng các điều kiện trong đơn đặt hàng

- Hóa đơn được lập đúng quy định

- Các nghiệp vụ nhận hàng bán bị trả lại đã được phê duyệt đúng đắn

- Nhận hàng bán bị trả lại đủ số lượng

1.2.5 Các yếu tố của KSNB quy trình giao nhận hàng

1.2.5.1 Hệ thống kế toán

Những chứng từ, số sách chủ yếu được sử dụng trong quy trình này bao gồm:

* Đơn đặt hàng: đơn đặt hàng của khách hàng là hợp đồng đã ký kết về bán hàng

và cung cấp dịch vụ Đây là những yêu cầu của khách hàng hoặc những thỏa thuận giữa DN và khách hàng về loại hàng hóa, dịch vụ mà DN có khả năng cung cấp, các văn bản này đồng thời cũng là cơ sở pháp lý ràng buộc cả hai bên

- Khách hàng phát hành

- Chữ ký : Có ít nhất 2 chữ ký Khách hàng ký để xác nhận việc đặt hàng, người

có thẩm quyền quyết định ký để phê duyệt việc bán

- Số liên : 2 liên

+ 1 liên gốc lưu để theo dõi thực hiện việc bán hàng

+ 1 liên chuyển bộ phận sản xuất để lên kế hoạch sản xuất

* Phiếu xuất kho: Ghi nhận số lượng, mẫu mã, chủng loại hàng hóa xuất bán

- Bộ phận bán hàng phát hành

- Chữ ký : Có 5 chữ ký

+ Người lập (ký để xác nhận việc lập phiếu)

+ Trưởng bộ phận (ký để kiểm tra bán đúng, bán đủ, bán kịp thời, đúng số tiền)+ Giám đốc (ký để phê duyệt việc xuất bán)

+ Thủ kho (ký để xác nhận việc xuất kho)

+ Khách hàng (ký để xác nhận việc đã nhận đúng và đủ hàng)

- Số liên : 4 liên

+ 1 liên gốc lưu tại Bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu và công nợ phải thu

+ 1 liên thủ kho giữ lại để xem như là lệnh xuất kho

+ 1 liên chuyển cho kế toán để theo dõi doanh thu, công nợ, hàng tồn kho…+ 1 liên khách hàng giữ để làm cơ sở đối chiếu nhập kho tại kho của khách hàng

* Phiếu vận chuyển: là loại chứng từ được lập vào lúc giao hàng, chỉ số mẫu mã

của hàng hóa, số lượng giao và các số liệu khác, được dùng như một cách tính tiền của người mua

* Hóa đơn GTGT (mẫu số 01/GTKT – 3LL và 01/GTKT – 2LK) là chứng từ của

đơn vị bán xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm, hàng hóa cho người mua

- Bộ phận kế toán lập hóa đơn

- Chữ ký : có 3 chữ ký

+ Người viết hoá đơn (ký để xác nhận việc viết hoá đơn)

+ Thủ trưởng : (ký và đóng dấu để phê duyệt/xác nhận việc bán hàng nhất là với các cơ quan nhà nước – giúp cho người mua chứng minh được rằng việc mua hàng của mình là hoàn toàn hợp pháp)

+ Khách hàng : (ký để xác nhận việc mua hàng – giúp cho người bán có cơ sở

để chứng minh việc bán hàng)

- Số liên : 3 liên

+ 1 liên gốc (liên tím) lưu tại bộ phận kế toán để theo dõi doanh thu và công nợ (kế toán thuế)

+ 1 liên (liên đỏ) giao cho khách hàng

+ 1 liên (liên xanh) chuyển cho Bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu & công

nợ phải thu

* Hóa đơn bán hàng: là chứng từ của đơn vị bán xác nhận mẫu mã, số lượng,

chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm hàng hóa cho người mua Hóa đơn bán hàng là căn cứ để người bán ghi số doanh thu và các sổ kế toán liên quan, là chứng từ cho người mua vận chuyển hàng đi dường, lập phiếu mua hàng, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ kế toán

* Bảng thanh toán đại lý: là chứng từ phản ánh tình hình thanh toán hàng đại lý

(ký gửi) giữa đơn vị có hàng và đơn vị nhận bán hàng Là chứng từ để đơn vị có hàng

và đơn vị nhận đại lý ký gửi thanh toán tiền và ghi sổ kế toán

* Bảng quyết toán thanh lý hợp đồng bán hàng cung cấp dịch vụ: là chứng từ

minh chứng cho việc chấm dứt một hoạt động giao dịch thương mại

* Thẻ quầy hàng: là chứng từ theo dõi số lượng và giá trị hàng hóa trong quá

trình nhập và bán tại quầy hàng, giúp cho người bán hàng thường xuyên nắm bắt được tình hình nhập, xuất, tồn quầy Là căn cứ để kiểm tra, quản lý hàng hóa và lập bảng kê bán hàng từng ngày (kỳ)

* Các hợp đồng, khế ước tín dụng: là các văn bản về chính sách tín dụng thương

mại của công ty với khách hàng như chính sách bán hàng, phương thức bán hàng,… Các chứng từ, tài liệu trên đều có vai trò nhất định trong doanh thu

* Sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký thu tiền, số chi tiết các tài khoản phải thu, báo cáo hàng tháng…

1.2.5.2 Các thủ tục kiểm soát

* Rủi ro thường xảy ra trong quy trình giao nhận hàng:

- Đối với việc nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách.

+ Không nhận được đơn đặt hàng của khách vì đơn đặt hàng do người không có nhiệm vụ nhận hoặc không biết chuyển đơn đặt hàng cho bộ phận nào

+ Đơn đặt hàng của khách hàng không được xử lý do giao không đúng bộ phận.+ Bán hàng cho khách hàng chưa được phê duyệt

+ Chấp nhận bán hàng khi không có đủ hàng trong kho

+ Đồng ý bán hàng nhưng không được cung cấp

+ Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số điều khoản bán hàng khác

- Đối với việc xét duyệt bán chịu

+ Bán hàng cho khách hàng có tình hình tài chính không tốt

+ Bán hàng cho khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc chậm trễ trong việc thanh toán

+ Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức

- Đối với việc điền vào phiếu xuất kho và việc chuyển giao hàng hóa

+ Hàng hóa chuyển giao nhầm đối tượng khách hàng

+ Hàng hóa vận chuyển đi mà không có sự phê duyệt

+ Số hàng chuyển đi không khớp với số hàng khách hàng đặt mua

+ Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng

+ Giao hàng không kịp thời cho khách hàng

+ Xuất nhầm hàng, nhầm kho, nhầm phương tiện vận chuyển, nhầm địa điểm.+ Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm

+ Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng

- Đối với việc lập hóa đơn và gửi hóa đơn cho khách hàng.

+ Hóa đơn bán hàng được lập cho nghiệp vụ bán hàng giả mạo hoặc lập nhiều hóa đơn bán hàng cho mỗi lần vận chuyển

+ Số hàng đã vận chuyển không được lập hóa đơn

+ Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng

+ Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn

+ Việc ký duyệt giảm giá, chiết khấu không được thực hiện bởi người có thẩm quyền

- Đối với việc nhận hàng bán bị trả lại

+ Hàng bán bị trả lại vì không đạt chất lượng nhưng nguyên nhân phát sinh từ phía khách hàng

+ Nhận hàng bán bị trả lại không đủ số lượng

* Thủ tục KSNB đối với quy trình giao nhận hàng:

- Xử lý đơn đặt hàng của khách:

+ Xác minh lại đơn đặt hàng

+ Phê chuẩn các phương thức bán chịu

+ Kiểm tra dự trữ hàng tồn kho

+ Trường hợp các đơn đặt hàng đặc biệt phải có sự phê duyệt riêng

+ Trong tất cả các trường hợp, việc phê chuẩn phải để lại dấu vết như làm dấu,

ký nháy, hay lập Phiếu xác nhận đơn đặt hàng, phiếu xác nhận đơn đặt hàng phải được đánh số thứ tự trước, được lập nhiều liên

- Điền vào phiếu xuất kho và chuyển giao hàng hóa:

+ PXK được gửi đến cho thủ kho điền số lượng thực xuất

+ Thủ kho chỉ được xuất kho khi PXK đã có sự phê duyệt

+ Việc ghi sổ và kiểm tra việc ghi sổ phải tách biệt với việc bảo quản hàng hóa.+ Phòng vận chuyển khi nhận được hàng từ kho phải kiểm tra sự khớp đúng giữa số hàng nhận được với Đơn đặt hàng và PXK đã được phê duyệt

+ Phân ly trách nhiệm vận chuyển hàng với việc phê duyệt và điền Phiếu xuất kho

+ Phiếu vận chuyển được lập làm nhiều liên và được đánh số thứ tự trước

- Gửi hóa đơn cho khách:

+ Trước khi lập hóa đơn phải kiểm tra sự khớp đúng giữa đơn đặt hàng với phiếu xuất kho, Phiếu vận chuyển đã được phê duyệt do các bộ phận khác gửi tới

+ Ghi các dữ liệu cần thiết vào hóa đơn

+ Trước khi hóa đơn được gửi đi, cần có sự kiểm tra độc lập về giá và sự chính xác của hóa đơn

+ Đối chiếu số tổng cộng trên Phiếu vận chuyển với số tổng cộng trên hóa đơn bán hàng

+ Tất cả hóa đơn được lập phải đánh số thứ tự trước

- Nhận hàng bán bị trả lại:

+ Kiểm tra, tìm hiểu nguyên nhân khiếu nại của khách hàng và chất lượng hàng hóa không đảm bảo yêu cầu

+ Lập bảng các tiêu chuẩn nhận lại hàng bán từ khách hàng

+ Đối chiếu và kiểm tra hàng hóa với các tiêu chuẩn đã lập trước khi nhận hàng.+ Kiểm tra số lượng hàng bán bị trả lại trước khi nhập kho

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY HỮU HẠN

XI MĂNG LUKS THỪA THIÊN HUẾ

2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Xi măng Luks T.T.Huế

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty

- Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế

- Địa chỉ: Thị trấn Tứ Hạ - Huyện Hương Trà - Thừa Thiên Huế

- Điện thoại: 054.3557012 - Fax: 054.3557011

- Email: Luks@dng.vnn.vn

Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế là công ty liên doanh giữa Công ty Hữu hạn xi măng Luks (Việt Nam) và Công ty sản xuất VLXD Thừa Thiên Huế được thành lập theo giấy phép đầu tư số 327/GP của UBNN về HTĐT (nay là Bộ Kế hoạch và Đầu tư)

Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế (Việt Nam) là công ty 100% vốn nước ngoài do tập đoàn công nghiệp Luks mà đại diện là Luks cemen, Co.Ltd đầu tư

Dự án được triển khai xây dựng cơ bản từ tháng 4/1994 với công nghệ lò quay phương pháp khô tân tiến gồm 2 dây chuyền sản xuất được tự động hóa theo từng công đoạn Sản lượng thiết kế là 50 vạn tấn/năm Từ tháng 1/1998 đến tháng 8/1998 thực hiện chạy thử và bước đầu hoạt động sản xuất kinh doanh

Công ty chuyên sản xuất sản phẩm xi măng mác cao (PCB30, PCB40, PC40) mang nhãn hiệu “Kim Đỉnh” và các loại xi măng có yêu cầu đặc biệt như xi măng bền sun phát PCSR40, xi măng ít tỏa nhiệt PCLH40, xi măng giếng dầu và xi măng Poocland Type II, Type V dùng cho các công trình nhiệt điện

Với ưu thế về chất lượng của sản phẩm và phương thức phân phối linh hoạt giúp Công ty không những giữ được thị phần ở khu vực đồng bằng duyên hải, vùng kinh tế trọng điểm Miền Trung mà còn phát triển được mạng lưới và kênh phân phối đến

Thành Phố Hồ Chí Minh và một số tỉnh lân cận Năm 2009 Công ty đã đầu tư thêm một trạm nghiền tại Ninh Thuận với công suất 750.000 tấn/năm, 02 tàu thủy vận tải Klinker để chuyên chở vật liệu cho trạm nghiền Ninh Thuận, kịp thời cung cấp sản phẩm ra thị trường.

Công ty ứng dụng tốt hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm ISO 9001:2000, quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp OHSA 18001:1999

Từ một doanh nghiệp liên doanh Nhà nước với nguồn vốn ban đầu 68 triệu USD, đến nay tổng tài sản của Công ty đã lên tới 171 triệu USD với diện tích nhà máy 28,7 hecta, trên 1.200 lao động

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

Công ty Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế là một doanh nghiệp có đầy đủ

tư cách pháp nhân, chế độ hạch toán kinh doanh độc lập, được mở TK tại Ngân hàng

và sử dụng con dấu riêng Chức năng chính là sản xuất và kinh doanh xi măng đáp ứng nhu cầu xây dựng cho các công trình trọng điểm của quốc gia cũng như các nhu cầu xây dựng dân dụng khác

Công ty sản xuất ra sản phẩm không chỉ cung cấp nguyên liệu trong các công trình chung của xã hội mà còn đáp ứng được nhu cầu sử dụng của người dân Công ty mang lại công ăn việc làm cho nhiều người, đặc biệt là cho bà con huyện Hương Trà.Hoạt động sản xuất và tiêu thụ sản phẩm tốt, công ty đạt lợi nhuận cao, góp phần xây dựng địa phương, đất nước ngày càng phát triển

2.1.3 Nguồn lực kinh doanh

2.1.3.1 Tình hình nguồn lao động của công ty

Bảng 2.1 - Tình hình lao động của Công ty qua 3 năm 2009-2011

(Nguồn: phòng kế toán công ty)

Từ 9/12 đến 12/12 700 62,5 820 58,57 851 58,69 120 17,1 31 3,78Dưới 9/12 80 7,14 55 3,9 64 4,41 -25 -26 9 16,36

4 Phân theo giới

tính

Nam 910 81,25 1010 72,14 1055 72,76 100 11 45 4,46

Nữ 210 18,75 390 27,86 430 29,66 180 85,7 40 10,26

- Nếu phân theo tính chất sản xuất: đây là loại hình doanh nghiệp sản xuất nên có

số lượng lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn Cơ cấu lao động cũng có nhiều thay đổi, hoạt động sản xuất diễn ra thường xuyên, liên tục nên số lao động trực tiếp của công ty vì thế mà tăng lên

- Nếu xét theo trình độ: chất lượng lao động không ngừng tăng cao, trình độ chuyên môn của người lao động không ngừng cải thiện Do đặc thù về loại hình kinh doanh nên số lượng lao động phổ thông luôn chiếm tỷ trọng lớn, chiếm gần 60-70%

- Nếu xét theo giới tính: do đặc trưng của ngành nên số lao động nam chiếm tỷ trọng khá lớn, chiếm hơn 70-80% trong các năm

Qua phân tích tình hình lao động của công ty xi măng Luks ta thấy rằng lãnh đạo của công ty đang có hướng đi đúng đắn, đó là đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn của người lao động từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu quả sản xuất kinh doanh, cũng cố và gia tăng vị thế của mình trên thị trường

2.1.3.2 Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty

Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có thể diễn ra thường xuyên liên tục đòi hỏi công ty phải có nguồn lực nhất định về tài sản và nguồn vốn như TSCĐ, TSLĐ, khả năng thu hút các nguồn đầu tư từ bên ngoài Một công ty muốn tồn tại và phát triển trong thời gian dài thì dòi hỏi phải có nguồn lực vững chắc

Bảng 2.2 - Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty qua 3 năm 2009-2011

2.Tài sản cố định và

Tài sản cố định 1.454.418.061 2.035.877.095 2.556.740.005 581.459.034 39,98 520.862.910 25,58Tài sản cố định hữu hình 904.163.049 875.561.992 706.573.240 -28.601.057 -3,16 -168.988.752 -19,30Tài sản cố định vô hình 43.382.318 38.958.883 35.589.348 -4.423.435 -10,2 -3.369.535 -8,65Chi phí xây dựng cơ bản 506.872.694 1.121.356.220 957.887.974 614.483.526 121,23 -163.468.246 -14,58Tài sản dài hạn khác 27.032.724 28.419.789 25.768.546 1.387.065 5,13 -2.651.243 -9,33

* Nhận xét: qua bảng trên ta thấy:

- Về tài sản: tổng tài sản của công ty qua 3 năm đều tăng, trong đó, TSNH chiếm

tỷ trọng nhỏ và tăng chậm còn TSDH chiếm tỷ trọng lớn, điều này phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty là kinh doanh sản xuất Hàng tồn kho tăng nhanh với số lượng lớn trong năm 2010 so với năm 2009 cho thấy công ty tăng sản xuất trong giai đoạn này, từ năm 2010 đến 2011 hàng tồn kho vẫn tăng nhưng với tỷ lệ nhỏ hơn cho thấy tình hình sản xuất của công ty vẫn không ngừng phát triển, tình hình tiêu thụ sản phẩm cũng thuận lợi Điều đó cho thấy được thành công của công ty trong công tác sản xuất và tiêu thụ sản phẩm

- Nợ phải trả cuối năm 2011 tăng gần 480 triệu tương ứng 29,84% chứng tỏ Công ty chiếm dụng vốn của đơn vị ngoài nhiều, và nợ quá nhiều rủi ro sẽ cao Tốc độ tăng của vốn chủ sở hữu chậm hơn tốc độ tăng của nợ phải trả, đây là dấu hiệu không tốt vì nó cho thấy khả năng đảm bảo nợ vay bằng nguồn vốn chủ sở hữu giảm Do đó trong những năm tới Công ty nên bố trí lại cơ cấu vốn sao cho phù hợp bằng cách giảm dần vốn vay và nâng dần vốn chủ sở hữu

2.1.3.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

Bảng 2.3 - Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm 2009-2011

* Nhận xét: Qua bảng trên ta thấy các chi tiêu doanh thu, chi phí có sự biến đổi

rõ rệt qua các năm

Doanh thu thuần và giá vốn năm 2011 đều tăng so với năm 2010, đồng thời chỉ tiêu lợi nhuận trước thuế của công ty đạt được tăng đáng kể qua các năm Vì vậy sau khi đã nộp thuế thu nhập doanh nghiệp thì lợi nhuận sau thuế cũng tăng một cách đáng

kể qua các năm Đây là dấu hiệu tốt, chứng tỏ Công ty kinh doanh hiệu quả bởi lợi nhuận là chỉ tiêu tài chính tổng hợp phản ánh hiệu quả của toàn bộ quá trình mua hàng, bán hàng và những giải pháp kỹ thuật, quản lý kinh tế tại Công ty

2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế là một đơn vị sản xuất kinh doanh có 100% vốn nước ngoài, có khối lượng công việc tương đối lớn Để quản lý tốt các hoạt động, duy trì và phát triển sự bền vững, tăng khả năng cạnh tranh, công ty đã tổ chức

bộ máy theo mô hình quan hệ chức năng với đặc trưng quản lý theo từng phần hành riêng biệt, dưới dự giám sát của Ban lãnh đạo cấp cao Đứng đầu là Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc Ban giám đốc lãnh đạo các phòng ban tham mưu và các phòng ban trực thuộc Các phòng ban theo quy định về quyền hạn, nhiệm vụ của mình

và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về hoạt động của mình

Sơ đồ 2.1 - Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty

2.1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận

- Hội đồng quản trị: quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh của công ty, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký và chấm dứt hợp đồng đối với GĐ hoặc TGĐ, kế toán trưởng và người quản lý khác theo quy định tại điều lệ của công ty

- Tổng GĐ: là người có quyền lực cao nhất, là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực các quyền và nghĩa vụ của mình

Kinh doanh, marketing

Thu mua, kế hoạchKiểm soát vật tưXuất nhập khẩu

Kế toánBan ATVSLĐ

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊTổng Giám Đốc

Đại diện Ban G.ĐốcPhó Tổng G.Đốc

SX

Phó Tổng G.Đốc

- Phó tổng GĐ: là người tham mưu, trợ giúp cho tổng GĐ trong quá trình hoạt động kinh doanh, thay thế tổng GĐ điều hành Công ty khi tổng GĐ đi vắng, tư vấn cho tổng GĐ về mặt kỹ thuật, quản lý và ký kết các hợp đồng với đối tác.

Để thực hiện các chức năng của mình, GĐ các bộ phận là người chịu trách nhiệm chủ yếu về nhiệm vụ của bộ phận mình Chủ quản và phó chủ quản các bộ phận là người trực tiếp điều hành nhân viên trong bộ phận thực hiện các công việc theo kế hoạch của GĐ bộ phận hoạch định

- Trợ lý Tổng GĐ: là trợ giúp Tổng GĐ trong các công việc hàng ngày, phối hợp thực hiện các hoạt động PR, lo hậu cần cho ban GĐ

- Phòng tổ chức - hành chính: tham mưu cho GĐ, quản lý và thực hiện công tác

tổ chức cán bộ nhân viên, công tác đào tạo, tuyển dụng, bố trí nguồn nhân lực, giải quyết các chính sách cho người lao động theo luật định hiện hành, chính sách tiền lương, thi đua, văn thư tổng hợp, hành chính quản trị của công ty

- Bộ phận kế toán và kinh doanh: tham mưu cho GĐ thực hiện đúng chế độ và các quy định về quản lý nguồn vốn, quản lý tài sản, quản lý các quỹ, kế hoạch hạch toán, chế độ kiểm toán và các chế độ khác do Nhà nước quy định Phòng kế toán thực hiện hạch toán kế toán, cân đối sổ sách, phân tích và lập kế hoạch tài chính hàng năm, các dự án đầu tư và phát triển, kiểm tra hóa đơn, chứng từ thu chi, việc thanh quyết toán cho khách hàng một cách đầy đủ và chính xác kịp thời, phân tích lỗ lãi trong kinh doanh, đề xuất các biện pháp quản lý tài chính doanh nghiệp, thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước theo quy định, thực hiện các nhiệm vụ khác

mà GĐ giao

- Bộ phận điện khí: tham mưu thi công, lắp đặt, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị điện cho các công trình xây dựng và các lĩnh vực khác khi được phân công, xây dựng quy trình, biện pháp an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ

- Bộ phận ISO: thúc đẩy sự phát triển về vấn đề tiêu chuẩn hóa nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ quốc tế

- Bộ phận sản xuất: tổ chức vận hành các thiết bị, đồng thời phối hợp với Phòng

điều hành trung tâm tổ chức vận hành hệ thống thiết bị nghiền liệu, đồng nhất bột liệu

và lò nung trong phạm vi xưởng quản lý

- Bộ phận kỹ thuật: xây dựng tiêu chuẩn chất lượng, quy trình sản xuất xi măng

và các quy trình kiểm tra chất lượng, an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp, hướng dẫn kiểm tra các đơn vị để đảm bảo chất lượng sản phẩm

- Bộ phận QA: kiểm tra và xác định chất lượng nguyên vật liệu, chất lượng từng công đoạn sản xuất, thành phẩm của công ty theo tiêu chuẩn Việt Nam và tiêu chuẩn

cơ sở, tiêu chuẩn ISO-9001:2008 [Phụ lục 1]

2.1.5 Đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ

Xi măng Kim Đỉnh được sản xuất theo công nghệ lò quay, nạp liệu khô, đây là công nghệ tiên tiến và phổ biến hiện nay với ưu thế vượt trội hơn so công nghệ bán khô lò đứng và công nghệ ướt lò quay Hệ thống nguyên liệu: đá vôi, thạch cao, than

đá, đất sét, quặng sắt đều đạt được tính đồng nhất cao về thành phần hoá học do vậy chất lượng Klinker được ổn định quyết định nên chất lượng của sản phẩm đầu ra

- Công nghệ lò quay khô [Phụ lục 2]

- Quy trình công nghệ sản xuất xi măng Kim Đỉnh [Phụ lục 3]

Theo hình thức này phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê tài chính trong toàn doanh nghiệp Các phân xưởng không tổ chức hạch toán riêng mà chỉ thu nhận, kiểm tra chứng từ, hàng ngày chuyển về phòng kế toán để kiểm tra luân chuyển và ghi sổ kế toán