e. Các chứng từ khác:
4.2. So sánh thực trạng quy trình giao nhận hàng tại Công ty hữu hạn xi măng Luks TT Huế với Công ty cổ phần Long Thọ Huế.
xi măng Luks TT Huế với Công ty cổ phần Long Thọ Huế.
Bảng 4.1 - So sánh Hệ thống kiểm sốt nội bộ của Cơng ty với
Công ty Cổ phần Long Thọ Huế.
Chỉ tiêu Luks Long Thọ
Cơ cấu tổ chức
- Khơng có UBKS - Mơ hình chức năng
- Công ty chia thành các bộ phận riêng lẻ, mỗi bỗ phận chịu sự quản lý bởi một Giám đốc người nước ngồi.
- Các bộ phận có sự độc lập tương đối với nhau, đảm nhiệm những phần hành riêng biệt và tự kiểm sốt trong phần hành đó.
- Có UBKS để giám sát mọi hoạt động của các phòng ban và tồn bộ cơng ty. Bên cạnh đó, mỗi phòng ban cũng có một Người quản lý bộ phận chịu trách nhiệm về hoạt động của bộ phận đó.
- Mơ hình hỗn hợp trực tuyến chức năng.
Chính sách nhân sự
Tổng công ty tại HongKong sẽ cử đại diện đảm nhiệm các vị trí quan trọng như: Giám đốc bộ phận sản xuất, Giám đốc quản lý chung; cịn các chức vụ khác như kế tốn trưởng, quản đốc sản xuất... do người bản xứ phụ trách.
HĐQT chịu trách nhiệm về tồn bộ chính sách nhân sự của cơng ty.
Giám sát Định kỳ, Tổng công ty cử người về kiểm tra đánh giá các hoạt động đã thực hiện của từng bộ phận. Ngoài ra, hằng năm Luks được cơng ty kiểm tốn E&Y thực hiện kiểm toán độc lập.
Thuê đơn vị kiểm toán AAC kiểm toán độc lập 1 năm 1 lần.
Kiểm soát chung
- Bộ phận bảo vệ của cơng ty có thủ tục kiểm soát khác biệt đối với khách hàng cũ và khách hàng mới, cụ thể:
+ Khách hàng cũ: không cần phải xuất trình giáy tờ khi ra vào cơng ty.
+ Khách hàng mới: cập nhật ngày giờ ra vào, địa điểm và người cần gặp.
- Cơng ty có 3 cổng ra vào cho việc xuất bán các loại hàng khác nhau.
- Công ty xây dựng hệ thống camera theo dõi hoạt động xuất, nhập hàng tại các kho trong nhà máy
- Hoạt động xuất bán hàng được công ty bảo đảm thực hiện 24/24h vào tất cả các ngày trong tuần.
- Tại bộ phận bảo vệ, khách hàng khơng cần phải xuất trình giấy tờ hay thực hiện một thủ tục nào khi vào cơng ty để mua hàng.
- Hàng hóa ra vào qua một cổng duy nhất.
- Công ty không xây dựng hệ thống camera theo dõi hoạt động xuất, nhập hàng tại các kho trong nhà máy. - Hoạt động bán hàng chỉ diễn ra trong giờ hành chính (7h-17h). Các quy trình giao hàng áp dụng
Có 3 quy trình tương ứng với 3 loại hàng bán ra:
+ Quy trình giao xi măng bao +Quy trình giao xi măng rời +Quy trình giao klinker
Chỉ áp dụng 1 quy trình cho tất cả các loại hàng: xi măng, gạch, ngói.
Đối tượng khách hàng
- Đại lý (có bảo lãnh của Ngân hàng - nếu có nợ).
- Đại lý (không cần bảo lãnh của ngân hàng).
- Cơng trình - Khách hàng lẻ Thủ tục đặt
hàng
Khách hàng đến đặt hàng trực tiếp hoặc gửi bản fax đến tại phòng kinh doanh.
Khách hàng có thể đặt hàng bằng cách gọi điện đến nhân viên tiếp thị phụ trách đại lý hoặc đến trực tiếp phòng kế hoạch thị trường.
Các bộ phận tham gia vào quy trình
Bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán, bộ phận kho, bộ phận cân hàng (chia thành 2 bộ phận nhỏ: vật tư và kiểm sốt).
Phịng kế hoạch thị trường, bộ phận bán hàng, bộ phận kế toán, bộ phận kho, bộ phận bảo vệ. Xử lý đơn
đặt hàng
Bộ phận kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng, nhập số liệu rồi gửi cho bộ phận kế toán.
Bộ phận kế toán tiến hành đối chiếu công nợ….
Không xuất đơn đặt hàng mà viết phiếu đăng kí nhận hàng Đại lý cử người đại diện đến gặp trực tiếp nhân viên tiếp thị (phụ trách đại lý) đó.
Khách hàng lẻ trả tiền trực tiếp và nhận hàng.
Chứng từ cần thiết
Đối với xi măng bao thì bộ phận kinh doanh xuất ngay hoá đơn GTGT gồm 3 liên.
Đối với xi măng rời hoặc klinker thì phịng kinh doanh xuất phiếu yêu cầu cân hàng. Sau khi cân hàng xong thì sẽ xuất hóa đơn GTGT gồm 3 liên.
Phiếu kết quả thử nghiệm
Nhân viên tiếp thị viết phiếu Đăng ký nhận hàng, lưu tại phịng Kế hoạch thị trường rồi lập Hố đơn GTGT gồm 3 liên.
Luân chuyển hóa đơn GTGT
- Liên 1: chuyển phịng kế tốn - Liên 2 và liên 3: khách hàng giữ và mang xuống trình bộ phận kho
- Liên 1: giữ tại phòng kế hoạch thị trường.
để xuất hàng, sau khi thủ kho xác nhận, bộ phận vật tư (ở bàn cân) giữ lại liên 2 (liên màu xanh) và chuyển cho bộ phận kế toán vào cuối ngày, khách hàng giữ liên 3 (liên màu đỏ).
- Liên 2 và liên 3: khách hàng giữ và mang xuống trình bộ phận kho để xuất hàng, sau khi thủ kho xác nhận, bộ phận kho giữ lại liên 3 (liên màu xanh) và giao cho bộ phận kế hoạch thị trường vào cuối ngày. Bộ phận kế hoạch thị trường chuyển liên 1 và liên 3 cho bộ phận kế toán. Khách hàng giữ liên 2 (liên màu đỏ).
Kiểm soát chứng từ (hóa đơn GTGT)
Hóa đơn GTGT gồm 5 chữ kí: người mua hàng, người bán hàng, thủ kho, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị.
Hóa đơn GTGT gồm 4 chữ kí: người mua hàng, thủ kho, người viết hóa đơn, người bán hàng. Xử lý sau khi
giao hàng
Nếu có vấn đề về chất lượng hàng bán ra, được xác định nguyên nhân là do lỗi của công ty, bộ phận kinh doanh sẽ phối hợp với bộ phận chất lượng về hiện trường lấy 2 mẫu thử rồi gửi cho trung tâm đo lường xác nhận chất lượng sản phẩm kiểm tra (QUATEST). Nếu đúng là lỗi của cơng ty thì phía nhà máy chịu hồn tồn trách nhiệm đền bù tất cả thiệt hại.
Nếu có vấn đề về chất lượng hàng bán ra, công ty sẽ cử bộ phận kiểm soát chất lượng (KCS) đến tận nơi để kiểm tra. Nếu đúng là lỗi của cơng ty thì phía nhà máy chịu hoàn toàn trách nhiệm đền bù tất cả thiệt hại.
Do sự khác biệt về loại hình doanh nghiệp và mơ hình tổ chức của hai Cơng ty, cụ thể là Công ty Hữu hạn Xi Măng Luks- mơ hình chức năng và Cơng ty Cổ phần Long Thọ Huế - mơ hình hỗn hợp trực tuyến chức năng nên hoạt động kiểm sốt nội bộ trong quy trình giao nhận hàng giữa hai cơng ty có nhiều điểm khác nhau. Cơng ty Luks có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận phù hợp với đặc thù của
doanh nghiệp, các thủ tục kiểm soát được thiết kế chặt chẽ cũng như có sự tách bạch trong quy trình giao nhận hàng của từng sản phẩm khác nhau ( xi măng bao, xi măng rời và klinker). Việc xây dựng các chỉ tiêu dựa vào các yếu tố cấu thành HTKSNB, thực tiễn quan sát cũng như đặc điểm của 2 công ty làm căn cứ nhận ra ưu điểm và hạn chế từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động kiểm sốt quy trình giao nhận hàng. Nhìn chung, hoạt động kiểm sốt quy trình giao nhận hàng của cơng ty Luks diễn ra chặt chẽ hơn, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Tuy vậy, về cơ bản, cả hai cơng ty đều có sự tn thủ các u cầu về hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình giao nhận hàng.