Trên lý thuyết:
- Hóa đơn GTGT do bộ phận kế tốn lập, gồm 3 chữ kí: + Người viết hố đơn (ký để xác nhận việc viết hoá đơn).
+ Thủ trưởng (ký và đóng dấu để phê duyệt/xác nhận việc bán hàng nhất là với các cơ quan nhà nước – giúp cho người mua chứng minh được rằng việc mua hàng của mình là hồn tồn hợp pháp).
+ Khách hàng (ký để xác nhận việc mua hàng – giúp cho người bán có cơ sở để chứng minh việc bán hàng).
- Và 3 liên:
+ 1 liên gốc (liên tím hoặc liên trắng) lưu tại bộ phận kế toán để theo dõi doanh thu và cơng nợ (kế tốn thuế).
+ 1 liên (liên đỏ) giao cho khách hàng.
+ 1 liên (liên xanh) chuyển cho Bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu và công nợ phải thu.
+ Người lập (ký để xác nhận việc lập phiếu).
+ Trưởng bộ phận (ký để kiểm tra bán đúng, bán đủ, bán kịp thời, đúng số tiền). + Giám đốc (ký để phê duyệt việc xuất bán).
+ Thủ kho (ký để xác nhận việc xuất kho).
+ Khách hàng (ký để xác nhận việc đã nhận đúng và đủ hàng). - Và 4 liên :
+ 1 liên gốc lưu tại Bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu và công nợ phải thu. + 1 liên thủ kho giữ lại để xem như là lệnh xuất kho.
+ 1 liên chuyển cho kế toán để theo dõi doanh thu, công nợ, hàng tồn kho…. + 1 liên khách hàng giữ để làm cơ sở đối chiếu nhập kho tại kho của khách hàng.
Ở cơng ty Luks:
- Hóa đơn GTGT do bộ phận kinh doanh lập gồm 3 liên: + Liên trắng: lưu tại bộ phận kế toán.
+ Liên xanh: lưu tại bộ phận kế toán. + Liên đỏ: khách hàng giữ. - Và 5 chữ kí: + Người mua hàng + Người bán hàng + Thủ kho + Kế tốn trưởng + Thủ trưởng đơn vị
Hóa đơn này làm căn cứ cho việc xuất hàng, ghi sổ và cũng xem như là lệnh xuất kho.
Nhận xét, đánh giá:
kho nên vấn đề lưu trữ và kiểm sốt có nhiều điểm khác so với lí thuyết. Cụ thể: - Về lưu trữ
Trên lí thuyết, liên tím (hoặc liên trắng) và liên xanh của Hóa Đơn GTGT được
lưu trữ lần lượt tại Bộ phận Kinh doanh và Bộ phận kế toán. Tuy nhiên, trên thực tế,
do Luks áp dụng phần mềm kế toán máy cho việc ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh nên liên 1 (liên trắng) và liên 2 (liên xanh) chỉ cần được lưu tại Bộ phận kế toán, các bộ phận khác có thể dễ dàng truy xuất lấy dữ liệu trên hệ thống máy tính khi cần thiết.
Sự khác nhau giữa liên 1 và liên 2:
+ Liên 1: Làm căn cứ cho bộ phận kế toán ghi nhận doanh thu và theo dõi công nợ. + Liên 2: Làm căn cứ cho bộ phận kế toán xác nhận số lượng thực xuất trong ngày. - Về số lượng chữ kí:
Do tại Luks Hóa đơn GTGT kiêm Phiếu xuất kho nên trên đó sẽ gồm 5 chữ kí (có thêm chữ kí của thủ kho và kế toán trưởng).