CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG TẠI CÔNG TY HỮU HẠN XI MĂNG LUKS
3.2.Tìm hiểu quy trình bán hàng và kiểm sốt nội bộ trong quy tình bán hàng tại Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế
bán hàng tại Công ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế
3.2.1. Hình thức bán hàng
* Bán hàng đại lí (Bán hàng trả tiền trực tiếp hoặc bán chịu trả góp):
Theo phương thức này đại lí cho xe đến nhận hàng tại kho của cơng ty. Khi mua hàng, đại lí có thể trả hết một lần bằng tiền mặt hoặc mua chịu thông qua TK mua bán được mở tại Ngân hàng.
- Điều kiện để được làm đại lý tiến tới ký kết hợp đồng: Đại lý phải có giấy phép kinh doanh hợp pháp, có khu vực phân phối hàng, có xe vận chuyển, có kho chứa xi măng, sản lượng bán phải đạt mức nhất định do nhà máy quy định theo từng khu vực.
Trong hợp đồng nhà máy quy định: mỗi đại lý có 1 mã khách hàng xuyên suốt trong các quá trình phân phối ra thị trường.
Hợp đồng được kí mội năm một lần và được đại lí sử dụng cho các giao dịch mua hàng trong suốt một năm đó.
Sản lượng xi măng khống cho đại lí:
+ 2500 tấn/tháng vào mùa mưa (từ tháng 9 tới tháng 3 năm sau) + 4000 tấn/tháng vào mùa khô (từ tháng 4 tới tháng 10)
- Chính sách dành cho đại lý: Cho phép đại lý mua nợ nhưng phải có bảo lãnh của ngân hàng (từ 100 triệu đến 10 tỉ) về số nợ. Tùy theo sản lượng bán được trong tháng mà có chính sách hoa hồng và thưởng theo sản lượng phù hợp với thị trường.
- Phương thức thanh toán:
+ Thanh toán một lần bằng tiền mặt cho toàn bộ đơn hàng đặt mua
+ Thanh tốn thơng qua chuyển khoản: Định kì đại lí chuyển sẵn tiền vào TK giao dịch của đại lí tại Ngân hàng trước khi tiến hành giao dịch mua bán với nhà máy. Khi TK hết tiền, nhà máy thơng báo về cho đại lí để đại lí tiến hành nộp bổ sung.
* Bán hàng cơng trình:
Khi cơng trình có nhu cầu về sản lượng xi măng cần thiết, chủ đầu tư cho người đến kí hợp đồng với nhà máy (Hợp đồng được kí định kì mỗi năm 1 lần và sử dụng xuyên suốt cho năm đó).
3.2.2. Quy trình giao hàng * Kiểm sốt chung:
- Khi muốn mua hàng, đại lý sẽ cử người đại diện hoặc gửi bản fax đơn đặt hàng tới phòng kinh doanh. Nếu là đại lí mới, trước khi đến phịng kinh doanh phải trình hợp đồng, chứng minh nhân dân cho bảo vệ gác cổng kiểm soát. Bảo vệ sẽ cập nhật ngày giờ vào ra, địa điểm và người cần gặp.
- Cơng ty có 3 cổng ra vào cho các mục đích khác nhau:
+ Cổng chính: Dành cho khách hàng đến đặt mua hàng và thực hiện các thủ tục hành chính khác.
+ Cổng Bắc (tương ứng với Bàn cân Bắc): Dành cho xe vào mua xi măng bao và xi măng rời.
+ Cổng Nam (tương ứng với Bàn cân Nam): Dành cho xe vào mua Klinker hoặc xe vận chuyển nguyên vật liệu đầu vào của công ty.
- Công ty xây dựng hệ thống camera theo dõi hoạt động xuất, nhập hàng tại các kho trong nhà máy.
- Hoạt động xuất bán hàng được công ty bảo đảm thực hiện 24/24h vào tất cả các ngày trong tuần.
- Quy trình được xây dựng cho 3 loại hàng hóa tiêu thụ: Xi măng bao, Xi măng rời và Klinker.
3.2.2.1. Quy trình bán xi măng bao:
Khi muốn mua hàng, đại lý sẽ cử người đại diện hoặc gửi bản fax Đơn đặt hàng tới phòng kinh doanh. Đơn đặt hàng (do đại lý tự lập, khơng có mẫu tiêu chuẩn) gồm các thông tin: Tên khách hàng, loại hàng, số lượng đặt hàng,…
Trường hợp nếu hàng trong kho không đủ bán, bộ phận kinh doanh sẽ thông báo ngay cho đại lý đợi tối đa trong vòng 7 ngày và có chính sách hỗ trợ tương ứng.
Nếu khách hàng mua nợ (đã thỏa thuận trong hợp đồng), bộ phận kinh doanh sẽ gửi thông tin của đại lý sang bộ phận kế tốn để đối chiếu cơng nợ, xem xét duyệt bán chịu.
Nhân viên Bộ phận kế tốn dựa trên tính năng tự động của phần mềm máy tính để tổng hợp cơng nợ, tổng số lượng đặt hàng,… của đại lý. Nếu đại lý đảm bảo đủ điều kiện được mua hàng về công nợ không vượt hạn mức cho phép thì Kế tốn trưởng xác nhận cho phép bán chịu. Trong trường hợp cần thiết, Tổng Giám Đốc sẽ phê duyệt cho nhận hàng và chuyển tiền sau.
Sau đó, nhân viên Bộ phận kinh doanh căn cứ vào Đơn đặt hàng để nhập dữ liệu vào phần mềm FAST rồi xuất hóa đơn GTGT có in mã khách hàng theo đơn giá đã kí trong hợp đồng thành 3 liên (trắng, xanh, đỏ). [Phụ lục 6]
Hóa đơn GTGT ghi nhận các thơng tin: mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn; tên, địa chỉ đơn vị mua hàng, mã khách hàng; thời gian, địa điểm giao hàng; hình thức thanh tốn; tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá,… và gồm 5 chữ ký (chưa ký):
Người mua hàng, Người bán hàng, Thủ kho, Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị (Ủy quyền cho Giám đốc Kinh doanh ký).
Hóa đơn lúc này được xem như là lệnh xuất hàng, người đại diện của đại lý sẽ ký vào phần Người mua hàng trên hóa đơn. Sau đó, liên 1 của hóa đơn (liên trắng) được chuyển cho phịng kế tốn; liên 2 và 3 (liên xanh và liên đỏ) giao cho khách hàng giữ mang xuống kho để nhận hàng.
Khách hàng cho xe về Cửa Bắc của nhà máy. Tại đây có hệ thống cân Bắc và bộ phận bảo vệ thường trực. Chủ xe trình liên 2 và liên 3 của hóa đơn để cung cấp cho bàn cân xe tiến hành kiểm tra cho xe vào cân lần 1 trước khi vào kho nhận hàng.
Bảo vệ bàn cân Bắc (bàn cân đầu ra) gồm 2 bộ phận:
- Bộ phận Kiểm sốt có chức năng kiểm tra chứng từ đại lí xuất dùng khi vào và ra cổng đồng thời hướng dẫn xe đến kho nào để nhận hàng.
- Bộ phận Vật tư làm nhiệm vụ cân xe khi xe vào, ra và kiểm tra loại hàng, bao bì xi măng, mã sản phẩm được in phun lên vỏ bao,… của hàng hóa trên xe khi xe ra.
Sau khi tài xế xuất đầy đủ hóa đơn chứng từ vào cổng, tài xế cho xe vào bàn cân, bộ phận vật tư tiến hành cân và ghi nhận: trọng lượng xe khơng có hàng, giờ vào kho.
Việc cân hàng nhằm bảo vệ cho khách hàng sử dụng và là quy định bắt buộc ở các nhà máy sản xuất xi măng.
Sau khi tiến hành cân lần 1 và kiểm tra hóa đơn xong, nhân viên ở bàn cân sẽ giao lại hóa đơn cho chủ xe tiến hành lái xe vào 1 trong 4 kho được chỉ định (căn cứ vào hóa đơn) để bốc hàng theo hướng dẫn của bộ phận kiểm sốt.
Tại kho, chủ xe xuất trình 2 liên của hóa đơn bán hàng cho thủ kho. Thủ kho kiểm tra số lượng, mẫu mã cần thiết và tiến hành cho xuất hàng. Dựa trên số lượng hàng hóa đặt mua, nhân viên trong kho cho chạy Quy trình đóng bao xi măng theo đúng số lượng đó. Quy trình đóng bao này được giám sát chặt chẽ bởi 5 bộ phận (khoảng 50 nhân viên tham gia trong 1 ca trực kho).
- Bộ phận sản xuất kết hợp với bộ phận kiểm soát vật tư xuất giao hàng hóa lên xe.
- Bộ phận vật tư: Kiểm tra số lượng bao bì, cân nặng đảm bảo theo tiêu chuẩn (+/- 0.05% khối lượng).
- Bộ phận QA: giám định Quy trình, chất lượng của xi măng trong bao. Hàng hóa chỉ được bốc lên xe sau khi đã được in phun mã hàng lên vỏ bao.
Về chất lượng sản phẩm: trong quy trình sản xuất, có 1 bộ phận thử nghiệm, kiểm tra chất lượng và đưa ra giấy chứng nhận chất lượng cho lơ hàng đó. Mỗi lơ hàng sẽ được ghi mã chất lượng lên vỏ bao hàng tùy theo loại sản phẩm. Giấy chất lượng chứng nhận được lập theo tiêu chuẩn Việt Nam về lĩnh vực xi măng.
Sau đó, thủ kho sẽ ký xác nhận số lượng thực xuất về lô hàng được đóng bao vào phần Thủ kho trên hóa đơn rồi giao lại cho chủ xe xem như Phiếu xuất kho kèm theo 1 phiếu chứng nhận chất lượng xi măng (Phiếu kết quả thử nghiệm) cho lơ hàng đó. Chủ xe nhận lại chứng từ và quay trở lại Bàn cân Bắc để tiến hành cân lần 2.
Tại đây, nhân viên bàn cân bộ phận Vật tư sẽ tiến hành cân lại trọng lượng của xe kể cả hàng, rồi tính tốn (trừ đi trọng lượng xe khơng có hàng và vỏ bao xi măng) để xác định trọng lượng thực của hàng đã bốc lên xe: nếu khối lượng hàng xi măng khơng đảm bảo thì sẽ được yêu cầu đổi lại cho khách hàng trước khi khách hàng đánh xe ra khỏi cổng công ty. Đội bảo vệ Bộ phận Vật tư xuất hàng chịu trách nhiệm đếm và kiểm tra bao bì, chủng loại, ký hiệu mã đại lý, … phù hợp đúng theo hóa đơn đã phát hành: nếu bao bì khơng đúng quy cách, bị hư hỏng, bị rách,… thì phải được đổi lại cho khách hàng.
Một xe hàng trung bình chứa từ 6 đến 8 tấn xi măng. Qúa trình bốc hàng lên xe được giám sát chặt chẽ theo quy định của quy trình xuất hàng, nếu khối lượng 1 bao khơng đảm bảo 50kg (ví dụ như 49kg hay 51 kg) thì phải đổi hàng, trả lui,… nhằm ln đảm bảo số lượng hàng hay nếu bao bì khơng đúng quy cách, bị hư hỏng, bị rách thì phải đổi lại cho khách hàng.
Sau khi xong hết các thủ tục, nhân viên bàn cân giao liên 3 cho khách hàng và gửi liên 2 cho bộ phận kế toán dùng để đối chiếu.
Nếu khách hàng mua trả bằng tiền mặt, khách hàng cho xe về thẳng đại lí.
Nếu khách hàng mua chịu, sau khi đối chiếu tại cổng, khách hàng phải mang liên 3 của hóa đơn lên lại phịng kinh doanh để đối chiếu cơng nợ lần cuối.
Mọi vấn đề về hàng hóa sẽ được nhà máy giải quyết trước khi đại lí cho xe ra khỏi cổng cơng ty. Sau khi xe ra khỏi cổng, mọi trách nhiệm về lơ hàng thuộc về đại lí (nếu có bị ướt... trong q trình vận chuyển thì đại lí phải chịu hồn tồn trách nhiệm).
Máy móc thiết bị được thường xuyên kiểm tra, theo dõi nhằm đảm bảo hoạt động chính xác và bảo trì, khắc phục sai sót kịp thời.
3.2.2.2. Quy trình bán xi măng rời.
Khi muốn mua hàng, đại lý sẽ cử người đại diện hoặc gửi bản fax Đơn đặt hàng tới phòng kinh doanh. Đơn đặt hàng (do đại lý tự lập, khơng có mẫu tiêu chuẩn) gồm các thông tin: Tên khách hàng, loại hàng, số lượng đặt hàng,…
Trường hợp nếu hàng trong kho không đủ bán, bộ phận kinh doanh sẽ thông báo ngay cho đại lý đợi tối đa trong vòng 7 ngày và có chính sách hỗ trợ tương ứng.
Nếu khách hàng mua nợ (đã thỏa thuận trong hợp đồng), bộ phận kinh doanh sẽ gửi thông tin của đại lý sang bộ phận kế tốn để đối chiếu cơng nợ, xem xét duyệt bán chịu.
Nhân viên Bộ phận kế tốn dựa trên tính năng tự động của phần mềm máy tính để tổng hợp cơng nợ, tổng số lượng đặt hàng,… của đại lý. Nếu đại lý đảm bảo đủ điều kiện được mua hàng về công nợ không vượt hạn mức cho phép thì Kế tốn trưởng xác nhận cho phép bán chịu. Trong trường hợp cần thiết, Tổng Giám Đốc sẽ phê duyệt cho nhận hàng và chuyển tiền sau.
Sau đó, nhân viên Bộ phận kinh doanh căn cứ vào Đơn đặt hàng để nhập dữ liệu vào phần mềm FAST rồi xuất Phiếu yêu cầu cân hàng có in mã khách hàng theo đơn giá đã kí trong hợp đồng xem như Lệnh xuất hàng .
Sau khi nhận được Phiếu yêu cầu cân hàng, đại lí cho xe về Cửa Bắc của nhà máy. Tại đây có hệ thống cân Bắc và bộ phận bảo vệ thường trực.
Đại lí trình Phiếu u cầu cân hàng cho bàn cân xe tiến hành kiểm tra, cho xe vào cân lần 1 trước khi vào kho nhận hàng.
Tại kho, thủ kho căn cứ vào phiếu yêu cầu cân hàng để xuất đúng số lượng.
- Bộ phận sản xuất: kết hợp với bộ phận kiểm soát vật tư xuất giao hàng hóa lên xe.
- Bộ phận vật tư: kiểm tra số lượng xuất.
- Bộ phận QA: giám định quy trình, chất lượng của xi măng rời.
Sau khi hàng được bốc lên xe, thủ kho sẽ ký xác nhận vào phiếu yêu cầu cân hàng rồi giao cho khách hàng xem như Phiếu xuất kho kèm theo 1 phiếu chứng nhận chất lượng xi măng (Phiếu kết quả thử nghiệm) cho lơ hàng đó.
Các thủ tục tại bàn cân lần 2 được thực hiện giống như xuất xi măng bao.
Sau khi tiến hành cân lần 2 để xác định khối lượng hàng bán xong, xe hàng được niêm phong (tại bộ phận vật tư), đại lí mang Phiếu u cầu cân hàng lên lại phịng kinh doanh để xác nhận và lưu trữ.
Phòng kinh doanh dựa trên phiếu yêu cầu cân hàng đã được xác nhận, tiến hành lập hóa đơn 3 liên: liên 1 được gửi cho phịng kế toán, liên 2 và 3 được khách hàng mang về xác nhận lại ở bộ phận vật tư và bộ phận kho để xả xe hàng được niêm phong. Cuối cùng, khách hàng giữ lại liên 3, liên 2 được chuyển từ bộ phận vật tư sang cho bộ phận kế tốn.
3.2.2.3. Quy trình xuất bán Klinker
Giống như Quy trình xuất bán xi măng rời chỉ khác tài xế cho xe vào cửa Nam của nhà máy và tiến hành cân xe và hàng tại bàn cân Nam.
Trong quá trình đại lý vận chuyển và bốc xuất về các cơng trình, cung cấp cho khách hàng sử dụng, nếu có vấn đề về khu vực bán hàng liên quan đến bộ phận kinh doanh thì phịng kinh doanh sẽ cử nhân viên về các khu vực bán hàng phù hợp từng đại lý.
Nếu vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm xi măng theo phản ảnh của khách hàng sử dụng, bộ phận kinh doanh sẽ phối hợp với bộ phận chất lượng về hiện trường lấy 2 mẫu thử, sau đó phía khách hàng và đại diện cơng ty Luks cùng ký xác nhận rồi gửi cho trung tâm đo lường xác nhận chất lượng sản phẩm kiểm tra (QUATEST 2 ở Đà Nẵng hay các trung tâm ở Hồ Chí Minh, Hà Nội trong trường hợp cần thiết). Trung tâm này sẽ đo lường rồi cấp giấy chứng nhận chất lượng xi măng. Nếu Giấy chứng nhận là Đạt thì phía khách hàng chịu trách nhiệm, nếu là Khơng đạt thì phía nhà máy chịu hồn tồn trách nhiệm đền bù tất cả thiệt hại.