CHƯƠNG 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH GIAO NHẬN
5.1.Một số nhận xét
5.1.1. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Thực tế đã chứng minh rằng khơng thể tồn tại một hệ thống kiểm sốt nội bộ hoàn hảo bất chấp những nỗ lực của ban quản trị và nhân viên trong đơn vị. Tình hình kinh doanh và thị trường ln biến đổi không ngừng, địi hỏi hệ thống kiểm sốt nội bộ cũng phải khơng ngừng hồn thiện để phù hợp với tình hình mới. Vì thế, bên cạnh những mặt mạnh mà cơng ty đã xây dựng được, cịn tồn tại một số thiếu sót trong hệ thống kiểm sốt nội bộ quy trình giao nhận hàng của cơng ty.
* Mơi trường kiểm sốt:
Bảng 5.1 - Đánh giá Mơi trường kiểm sốt của Công ty
Các yếu tố Ưu điểm Nhược điểm
Đặc thù về quản lý
Ban giám đốc là một tập thể thống nhất, có thái độ tích cực trong cơng tác xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ. Ln định hướng cho nhân viên thấy được vai trị của kiểm sốt. Hiện nay ngành xi măng Việt Nam đang lâm vào tình trạng khó khăn. Do vậy để tồn tại và phát triển, cơng ty ln đặt uy tín chất lượng của sản phẩm xi măng lên hàng đầu. Vì vậy vấn đề về kiểm sốt thơng tin, u cầu về sự trung thực của thông tin cung cấp luôn được đặt lên hàng đầu. Hội đồng thành viên của công ty rất coi trọng đến việc xây dựng một hệ thống kiểm sốt nội bộ nói chung và đối
Tổng giám đốc không trực tiếp quản lý tại Công ty nên việc xét duyệt một số vấn đề mang tính trọng yếu có thể không được đáp ứng kịp thời.
với quy trình giao nhận hàng nói riêng. Cơ cấu tổ
chức
- Cơng ty hiện nay có một bộ máy quản lý cụ thể, sự liên kết giữa các phòng ban khá chặt chẽ, mối quan hệ chức năng đảm bảo tính chuyên mơn hóa cao của từng phòng ban. Đối với bộ máy kế tốn thì được tổ chức khá chặt chẽ, rõ ràng, các phần hành kế toán được tổ chức dựa trên nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm. - Việc theo dõi chi tiết khách hàng được tiến hành ở cả bộ phận kế toán và bộ phận kinh doanh, điều này rất thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu và phát hiện những sai sót trong q trình duyệt đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu.
- Các phòng ban hoạt động theo trên nguyên tắc tự giám sát và tương đối độc lập với nhau. Đồng thời chưa thiết lập được bộ phận kiểm soát nội bộ chung cho cả hệ thống của công ty để kiểm tra lại việc thực hiện các hoạt động một cách tổng thể.
Chính sách nhân sự
- Luks có một đội ngũ chuyên gia nước ngồi, kết hợp đào tạo và nâng cao trình độ chun mơn của kỹ sư và công nhân trong nước nên nguồn nhân lực của công ty có trình độ chun mơn cao, có đạo đức tốt và ý thức trong cơng việc. Hàng năm, cơng ty đều có kế hoạch đề bạt, thăng chức, khen thưởng, kỷ luật thích đáng.
- Ngồi ra, cơng ty cịn có một số chính sách khác nhằm hỗ trợ công nhân viên trong thời gian làm việc theo ca, kíp.
Cơng tác kế tốn
- Sự phân cấp quản lý tài chính trong cơng ty tương xứng với trình độ, năng lực và vị trí của nhân viên, hạn chế được sự chồng chéo
lẫn nhau. Đồng thời các phịng ban cũng có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm sốt nội bộ của cơng ty nói chung và đặc biệt là kiểm sốt nội bộ về quy trình giao nhận hàng nói riêng. - Các chứng từ phát sinh tại nhà máy được tập trung cuối mỗi ngày và gửi toàn bộ lên phịng kế tốn để kế tốn từng phần hành lập chứng từ ghi số cập nhật vào máy tính, đảm bảo hồn thành và tổng hợp dứt điểm các nghiệp vụ trong ngày, tránh hiện tượng thiếu sót hoặc tồn đọng chứng từ liên quan.
* Hệ thống kế toán:
Bảng 5.2 - Đánh giá Hệ thống kế tốn của Cơng ty
Các yếu tố Ưu điểm Nhược điểm
Hệ thống chứng từ
- Hệ thống chứng từ của công ty tương đối đầy đủ. Đây là cơ sở để hoạt động kiểm soát nội bộ thực hiện được các mục tiêu đề ra. Chứng từ được luân chuyển một cách hợp lý giữa các phòng ban giúp đảm bảo tính kiểm sốt và rút ngắn thời gian luân chuyển.
- Hệ thống tài khoản được sử dụng đúng theo quy định của Bộ tài chính và đáp ứng được yêu cầu quản lý của cơng ty. Hình thức kế
tốn
- Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung, đây là hình thức ghi sổ được sử dụng phổ biến trên kế tốn máy nhờ sự
Cơng ty có thể bị mất các dữ liệu kế toán trong trường hợp xảy
đơn giản, thuận tiện, thích hợp với mọi đơn vị kế tốn và thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra theo từng chứng từ gốc. - Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy giúp giảm nhẹ cơng việc kế tốn, rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ, giảm sai sót do tính tốn; có sự liên kết, kế thừa thơng tin giữa các phòng ban, dễ dàng trong lập Báo cáo tài chính.
ra sự cố về phần mềm, máy móc do đó cần có biện pháp lưu trữ thích hợp nhằm đảm bảo an toàn.
Tổ chức bộ máy Tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty theo mơ hình tập trung giúp tập trung được thông tin phục vụ ban lãnh đạo nghiệp vụ, bên cạnh đó cũng đảm bảo việc phân cấp phân quyền cụ thể, thuận tiện cho việc phân cơng và chun mơn hóa cơng tác kế tốn.
Bộ máy kế tốn theo mơ hình tập trung làm hạn chế việc kiểm tra giám sát tại chỗ của kế toán đối với mọi hoạt động của đơn vị; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Thủ tục kiểm soát:
Bảng 5.3 - Đánh giá Thủ tục kiểm sốt của Cơng ty Mục tiêu
kiểm soát
Ưu điểm (Thủ tục kiểm soát
được thực hiện) Nhược điểm
Các nghiệp vụ bán hàng kể cả bán chịu, vận chuyển được phê duyệt đúng đắn (nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn)
- Đối với nghiệp vụ bán hàng, dựa trên tính tự động hóa của phần mềm máy tính kế tốn trưởng xem xét, kiểm tra đối chiếu công nợ, điều kiện mua hàng của khách hàng để phê duyệt bán hàng.
- Đối với bán chịu có sự kiểm tra số dư tài khoản ngân hàng giao dịch với công ty.
Hàng được chuyển giao theo đúng quy định của công ty. (nguyên tắc phân công, phân nhiệm)
Xe vận chuyển hàng chịu sự kiểm soát của bộ phận bảo vệ thường trực (gồm: bộ phận kiểm soát và bộ phận vật tư) để đảm bảo việc chuyển giao hàng theo đúng quy trình mà cơng ty đặt ra.
Hóa đơn được lập theo đúng quy định (nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn)
Sau khi nhận được thông báo xuất hàng của kế toán trưởng :
- Đối với việc bán xi măng bao, bộ phận kinh doanh lập hóa đơn bán hàng dựa trên phần mềm máy tính nên đảm bảo tính chính xác của thơng tin trên hóa đơn. Hóa đơn bán hàng được lập thành 3 liên.
- Đối với việc bán xi măng rời và Klinker, bộ phận kinh doanh lập phiếu yêu cầu cân hàng. Sau khi giao hàng xong, dựa vào phiếu yêu cầu cân hàng đã được xử lí để lập hóa đơn bán hàng 3 liên.
Hàng được giao phải đáp ứng đủ các yêu cầu về số lượng, chất lượng và nhãn mác, bao bì.
- Đối với số lượng: tại kho được chỉ định nhận hàng, thủ kho sẽ dựa vào số lượng trên hóa đơn bán hàng hoặc phiếu yêu cầu cân hàng của khách hàng để chạy quy trình đóng bao xi măng hoặc cân hàng theo đúng số lượng, nhãn mác, bao bì của hàng bán dưới sự giám sát chặt chẽ của 5 bộ phận liên quan tại kho (gồm 50 nhân viên).
- Đối với chất lượng: trong q trình sản xuất có 1 bộ phận thử nghiệm, kiểm tra chất lượng và đưa ra giấy chứng nhận chất lượng. (Phụ lục: Phiếu kết quả thử nghiệm…).
- Ngoài ra, trước khi đưa hàng ra khỏi công ty cịn phải chịu sự kiểm sốt của hệ thống cân bắc - cân nam, bộ phận vật tư để đảm bảo về số lượng của hàng bán.
Qúa trình giao hàng, sản xuất tại kho phải được kiểm soát một cách chặt chẽ.
- Công ty xây dựng hệ thống camera theo dõi hoạt động xuất, nhập hàng tại các kho trong nhà máy.
- Tại mỗi kho đều có bộ phận giám sát hoạt động xuất hàng, đảm bào hàng giao khớp đúng với hóa đơn tương ứng.
Hàng chỉ được giao khi có chứng từ hợp lệ.
Thủ kho dựa vào hóa đơn bán hàng (bán xi măng bao) hoặc phiếu yêu cầu cân hàng (bán xi măng rời, Klinker) của khách hàng xuất trình để giao hàng.
5.1.2. Đánh giá về quy trình giao nhận hàng tại Cơng ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế
* Ưu điểm:
- Xây dựng hệ thống kiểm sốt chung chặt chẽ (bộ phận bảo vệ có hệ thống camera giám sát hoạt động giao nhận hàng, bàn cân Bắc - bàn cân Nam, bộ phận QA giám sát chất lượng hàng hóa…).
- Có sự phân chia trách nhiệm đầy đủ giữa các bộ phận (bộ phận đóng bao, bộ phận sản xuất, bộ phận vật tư, bộ phận QA giám sát chất lượng).
- Hoạt động kiểm soát được thực hiện liên tục 24/24h trong tất cả các ngày trong tuần, đảm bảo khách hàng có thể nhận hàng vào bất cứ thời điểm nào trong ngày.
- Các bộ phận, phòng ban (bộ phận kinh doanh, bộ phận kế tốn…) có sự độc lập tương đối trong quy trình giao nhận hàng, do đó đảm bảo được tính khách quan của các thơng tin cần cung cấp.
- Xây dựng quy trình riêng biệt cho từng loại hàng hóa khác nhau (quy trình xuất xi măng bao, quy trình xuất xi măng rời và quy tình xuất klinker), đảm bảo tính chun mơn hóa cao và giảm thiểu rủi ro và khối lượng công việc cho các bộ phận liên quan. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Công ty ứng dụng phần mềm kế tốn vào quy trình, giúp giảm thiểu được thời gian lưu chuyển chứng từ, tăng độ chính xác cho các thơng tin liên quan cần cung cấp, tiết kiệm nguồn nhân lực nhờ nguyên tắc lưu trữ một lần, đồng thời giảm thời gian cho khách hàng trong quá trình chờ đợi thông tin phản hồi từ công ty.
- Cơng ty có một mẫu phiếu kết quả thử nghiệm và bộ phận QA nhằm mục đích kiểm sốt chất lượng xi măng một cách chặt chẽ. Việc này sẽ tăng thêm độ tin cậy về chất lượng cho các sản phẩm bán ra của Công ty.
- Công ty xây dựng hệ thống 4 dây chuyền sản xuất tương ứng với 4 kho hàng, đảm nhận nhiệm vụ vừa sản xuất, vừa lưu kho, đóng bao sản phẩm và xuất hàng khi khách hàng có nhu cầu. Điều này đảm bảo hàng hóa khơng bị thiếu hụt hoặc dư thừa quá nhiều, tận dụng được triệt để các nguồn lực hiện có của cơng ty.
- Mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hóa đều được giải quyết dứt điểm trước khi xe hàng ra khỏi cổng của công ty, giúp giảm thiểu trách nhiệm của công ty liên quan đến các hư hỏng thiếu hụt phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa của đại lý.
- Hệ thống bàn cân Bắc - bàn cân Nam được thiết kế quy mô và hiệu quả với hai bộ phận: bộ phận vật tư và bộ phận kiểm soát, đảm nhiệm những nhiệm vụ khác nhau liên quan đến hoạt động xuất hàng:
+ Kiểm soát các xe hàng vào, ra cổng.
+ Cân xác xe trước khi hàng hóa được chất lên xe và cân lại lần hai sau khi xe đã nhận đầy đủ hàng. Giúp kiểm soát được khối lượng xi măng trước khi xe hàng rời khỏi công ty.
Bộ phận bàn cân là một trong những thủ tục kiểm sốt hiệu quả mà cơng ty đã xây dựng được, giúp hạn chế tối đã những sai sót, gian lận trong q trình giao hàng, từ đó giảm thiểu các chi phí liên quan đến khắc phục những sai sót.
* Nhược điểm:
- Mỗi phịng ban chức năng tự thực hiện kiểm tra kiểm soát mà chưa xây dựng được bộ phận kiểm soát riêng, ảnh hướng đến độ tin cậy của các thông tin.
- Công ty chưa có mẫu Đơn đặt hàng riêng theo tiêu chuẩn thống nhất cho các khách hàng đại lý dẫn đến có thể xảy ra sai sót trong q trình đối chiếu, kiểm sốt thông tin liên quan đến hàng bán.
- Thủ tục kiểm sốt đối với các đại lí cũ khi vào mua hàng chưa thực sự chặt chẽ. - Đơn đặt hàng khơng có số thứ tự
- Trong quy trình bán xi măng rời và klinker, khách hàng phải thực hiện nhiều thủ tục rườm rà
5.1.3. Nguyên nhân:
- Cơng ty khơng thiết lập bộ phận kiểm sốt riêng cho từng phịng ban chức năng vì chi phí cho việc xây dựng bộ phận kiểm soát riêng là rất tốn kém. Thay vào đó, định kỳ hằng năm Cơng ty đều mời E&Y đến thực hiện kiểm tốn độc lập và được một đại diện của Công ty mẹ tại Hongkong về kiểm tra giám sát.
Theo ý kiến của nhóm, đây chưa hẳn là một thiếu sót trọng yếu của công ty hữu hạn Luks TT Huế khi cân nhắc giữa lợi ích mang lại và chi phí bỏ ra cho việc xây dựng hệ thống kiểm sốt này.
- Cơng ty khơng có mẫu đơn đặt hàng riêng vì các quy định liên quan đến việc mua hàng đã được thỏa thuận thống nhất trong hợp đồng, bên cạnh đó, do đặc thù ngành nghề kinh doanh của cơng ty khơng có nhiều chủng loại hàng hóa và tồn bộ thông tin về Đơn đặt hàng sẽ được tạo lập và lưu giữ trong phần mềm kế toán.
Đơn đặt hàng là chứng từ quan trọng khởi đầu cho quy trình bán hàng, việc khơng quy định mẫu đơn thống nhất làm giảm tính chất pháp lý của chứng từ và gây khó khăn cho việc nhận diện và lưu trữ thông tin.
- Thủ tục mua hàng của các đại lí cũ khơng chặt chẽ là do: Cơng ty đã có một mối quan hệ thân thiết với khách hàng lâu năm và muốn tiết kiệm thời gian giao dịch nên khơng thắt chặt thủ tục kiểm sốt cho đối tượng này. Bên cạnh đó, theo thống kê của cơng ty thì những sai sót xảy ra trong giai đoạn này là không đáng kể.
- Đơn đặt hàng không đánh số thứ tự vì cơng ty khơng thiết lập mẫu đơn chuẩn mà do khách hàng tự lập.
- Trong quy trình xi măng rời và klinker, cơng ty khơng sử dụng phiếu xuất kho mà dùng hóa đơn GTGT và Phiếu yêu cầu cân hàng kiêm Phiếu xuất kho.