- Phân cơng phân nhiệm:
Trong quy trình giao nhận hàng của cơng ty Long Thọ, q trình phân cơng phân nhiệm được tổ chức một cách khá chặt chẽ. Cụ thể như:
làm 4 tổ, mỗi tổ chịu trách nhiệm kiểm sốt một nhóm khách hàng riêng.
+ Nhân viên tiếp thị có chức năng điền vào phiếu đăng ký nhận hàng và ký xác nhận. + Nhân viên ở bộ phận bán hàng lập hóa đơn GTGT.
+ Thủ kho có nhiệm vụ nhận hóa đơn GTGT làm cơ sở xuất hàng,… + Kế toán thực hiện chức năng ghi sổ,…
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Công ty Long Thọ đã thực hiện tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm thể hiện qua các yếu tố :
+ Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán : cá nhân phụ trách vị trí kế tốn khơng kiêm nhiệm chức năng thủ quỹ, thủ kho.
+ Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ ấy.
+ Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ.
-Ủy quyền phê chuẩn: kế toán trưởng là người đứng đầu phịng kế tốn quản lý, điều hành tồn bộ cơng tác kế tốn tại các bộ phận trong phong kế tốn, phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho kế toán các phần hành như kế toán tổng hợp, kế toán tiền mặt, kế toán tiền lương,…
* Kiểm sốt quy trình giao nhận hàng
- Mục tiêu kiểm soát:
+ Giao đúng (đúng khách hàng, đúng giá, đúng hàng hóa) + Giao đủ (đủ số lượng đã thỏa thuận)
+ Giao kịp thời hạn đã cam kết + Tối thiểu hóa hàng bán bị trả lại
- Yêu cầu kế tốn quy trình giao nhận hàng tại DN : + Kế toán tiền mặt : thu đúng, thu đủ
+ Kế tốn tiêu thu : cập nhật đầy đủ, chính xác số liệu vào máy tính
* Quy trình giao nhận hàng tại Công ty Cổ phần Long Thọ
a. Cách thức bán hàng của Long Thọ :
- Bán hàng đại lí (Bán hàng trả tiền trực tiếp hoặc bán chịu trả góp)
Theo phương thức này đại lí cho xe đến nhận hàng tại kho của công ty. Khi mua hàng, đại lí có thể trả hết một lần bằng tiền mặt hoặc mua chịu thông qua tài khoản được mở tại Ngân hàng.
- Điều kiện để được làm đại lý tiến tới ký kết hợp đồng:
Đối với đại lý mới thì sẽ đến gặp bộ phận KH-TT để ký hợp đồng, sau đó sẽ được phân tổ nhân viên tiếp thị phụ trách.
Hợp đồng được kí một năm một lần và được đại lí sử dụng cho các giao dịch mua hàng trong suốt một năm đó.
- Chính sách dành cho đại lý: Cho phép đại lý mua nợ nhưng trong một khoảng giới hạn về số nợ. Dù đại lý mua nợ vào bất cứ ngày nào trong tháng thì vẫn phải thanh tốn khoản nợ đó vào ngày cuối tháng. Tùy theo sản lượng bán được trong tháng mà có chính sách hoa hồng và thưởng theo sản lượng phù hợp với thị trường.
- Phương thức thanh toán:
+ Thanh tốn một lần bằng tiền mặt cho tồn bộ đơn hàng đặt mua + Thanh tốn thơng qua chuyển khoản
+ Thanh toán bằng hợp đồng : Nếu khách hàng chưa trả tiền, (đây là những khách hàng quen, hợp đồng với công ty, khi cần hàng nhân viên tiếp thị quản lý khách hàng đó sẽ làm thủ tục để khách hàng nhận hàng và cuối ngày hay sang ngày hôm sau khách hàng sẽ giao tiền hàng cho nhân viên này để giao lại tiền hàng cho cơng ty. Lúc đó trên hố đơn GTGT tại dịng “Hình thức thanh tốn” sẽ ghi: Theo hợp đồng tháng.
Để khuyến khích trả tiền ngay, cơng ty có chính sách giảm giá 20.000đ/1 tấn đối với đại lý trả tiền ngay khi mua hàng.
- Bán hàng khách hàng lẻ : Khách hàng đến trực tiếp công ty để mua hàng và thanh tốn ngay bằng tiền mặt.
b. Quy trình giao hàng :
* Quy trình bán hàng cho đại lý:
Hoạt động bán hàng được diễn ra đầu tiên tại phòng Kế hoạch – Thị trường (KH- TT) của cơng ty. Tại đây, có một đội ngũ nhân viên tiếp thị gồm 20 người được chia làm 4 tổ. Mỗi tổ chịu trách nhiệm kiểm sốt một nhóm khách hàng riêng.
Hàng ngày, khi muốn mua hàng, đại lý sẽ cử đại diện đến gặp nhân viên tiếp thị phụ trách cho đại lý của mình. Nhân viên tiếp thị sẽ giới thiệu các thơng tin về sản phẩm và chính sách mới (nếu có) của cơng ty. Nếu khách hàng đồng ý mua, nhân viên tiếp thị viết phiếu đăng ký nhận hàng (phiếu màu xanh đối với trả tiền mặt, phiếu màu đỏ đối với mua nợ), lưu tại phòng KH-TT rồi đưa khách hàng đến gặp bộ phận kế toán.
- Trường hợp khách hàng trả ngay bằng tiền mặt, bộ phận kế toán sẽ viết phiếu thu (3 liên), sau khi kế toán trưởng kiểm tra, duyệt và ký xác nhận thì kế tốn tiền mặt sẽ giữ lại liên 1 và giao liên 2, liên 3 cho thủ quỹ.
Thủ quỹ thu tiền của khách hàng xong sẽ ký xác nhận vào liên 2, liên 3, rồi đưa cho khách hàng ký xác nhận. Sau đó, thủ quỹ giữ lại liên 2 để chuyển cho kế toán tiền và giao lại liên 3 giao cho khách hàng.
- Nếu khách hàng mua nợ: bộ phận kế tốn dựa vào mã khách hàng sẽ có phần mềm để kiểm tra cơng nợ của khách hàng, nếu khách hàng đảm bảo điều kiện cơng nợ cho phép, kế tốn trưởng xác nhận, kế toán ghi nhận trên bảng kê số 11 và các sổ liên quan
Khách hàng đem liên 3 phiếu thu bán hàng đến phòng KH-TT, dựa vào Phiếu đăng ký nhận hàng nhân viên viết phiếu sẽ lập hoá đơn GTGT đầu ra gồm 3 liên, nhân viên viết phiếu và người bán hàng ký xong sẽ giữ lại liên 1tại phòng KH-TT, liên 2,3 giao cho người mua đến gặp thủ kho.
Người mua cho xe vào kho. Đầu tiên thủ kho sẽ kiểm tra xe: ghi nhận số xe,…. Sau đó, thủ kho kiểm tra số lượng, mã lơ hàng theo hóa đơn rồi tiến hành cho xuất hàng.
Quá trình bốc hàng lên xe chịu sự giám sát của thủ kho cùng với khách hàng. Đội bốc xếp có trách nhiệm kiểm tra hàng trước khi bốc lên xe, nếu có vấn đề về bao bì như khơng đúng quy định, bị rách,… thì phải đổi lại bao khác cho khách hàng.
Sau khi hàng đã bốc lên xe, thủ kho ký xác nhận vào hóa đơn và giữ lại liên 3, giao liên 2 cho khách hàng.
Khách hàng nhận hàng xong khi đi qua cổng sẽ trình liên 2 này cho bảo vệ, bảo vệ kiểm tra thấy hàng xuất kho hợp lệ đúng như trong hóa đơn sẽ cho hàng chuyển đi, q trình bán hàng đã hồn thành. Ngược lại sẽ tìm hiểu rõ nguyên nhân để xử lý (trường hợp này ít xảy ra)
Cuối ngày, thủ kho tập hợp toàn bộ số hố đơn GTGT giao cho phịng KH-TT để phòng KH-TT đối chiếu giữa lượng hàng thực tế bán ra so với số liệu ghi trên hoá đơn GTGT. Sau khi họ kiểm tra đầy đủ thì nộp tồn bộ hố đơn lên cho phịng kế tốn để kế toán tiêu thụ cập nhật số liệu vào máy tính.
* Quy trình mua hàng đối với khách hàng lẻ: tương tự đại lý mua hàng trả tiền
ngay.
c. Quy định xử lý sau giao hàng :
Trong quá trình đại lý vận chuyển và bốc xuất về các cơng trình, cung cấp cho khách hàng sử dụng, nếu có vấn đề đối với chất lượng sản phẩm theo phản ánh của khách hàng, hoặc khách hàng sử dụng sản phẩm không đúng cách, cơng ty sẽ cử bộ phận Kiểm sốt chất lượng KCS đến tận nơi để giải quyết hoặc hướng dẫn khách hàng sử dụng đúng cách. Nếu có vấn đề về chất lượng thì cơng ty sẽ bồi thường cho khách hàng.
Nếu trong lúc vận chuyển mà khách hàng/ tài xế để điều kiện môi trường như thấm nước mưa làm cho sản phẩm bị hư hỏng thì khách hàng tự chịu trách nhiệm.