4.1. So sánh thực trạng quy trình giao nhận hàng tại Công ty hữu hạn xi măng Luks TT Huế với cơ sở lý luận. xi măng Luks TT Huế với cơ sở lý luận.
4.1.1. Quy trình giao nhận hàng
Một quy trình chuyển giao hàng cơ bản bao gồm các giai đoạn: - Nhận đơn đặt hàng
- Xử lý đặt hàng (xét duyệt bán chịu) - Chuyển giao hàng
- Xử lý hàng bị trả lại
Tuy nhiên hoạt động kiểm soát cụ thể ở mỗi giai đoạn sẽ khác nhau đối với các cơng ty khác nhau, tùy chính sách và đặc điểm của từng cơng ty. Và ở Luks cũng xây dựng một quy trình kiểm sốt riêng phù hợp.
Cơng ty Hữu hạn xi măng Luks TT Huế xây dựng các thủ tục kiểm sốt trong quy trình giao nhận hàng khá giống với lý thuyết. Các thủ tục kiểm soát được xây dựng nhằm thực hiện các mục đích sau:
- Đảm bảo tính chính xác của các thơng tin tài chính.
- Giảm bớt rủi ro gian lận, trộm cắp do bên thứ ba hoặc nhân viên gây ra. Từ đó bảo vệ tài sản cho cơng ty.
- Chắc chắn việc công ty tuân thủ đầy đủ các chế độ pháp lý của nhà nước quy định.
- Tăng cường hiệu quả của các hoạt động, nghiệp vụ xảy ra trong công ty. - Đảm bảo hàng được giao đúng, giao đủ, kịp thời.
- Duy trì uy tín của cơng ty.
* Các chứng từ sử dụng:
Trên lý thuyết, trong quy trình giao nhận hàng sẽ có các chứng từ:
- Đơn đặt hàng
- Hóa đơn có Thuế GTGT (hoặc Hóa đơn bán hàng) - Phiếu yêu cầu xuất kho
- Phiếu vận chuyển
- Và các chứng từ khác như: bảng thanh toán đại lý, bảng quyết toán thanh lý hợp đồng, thẻ quầy hàng….
Ở cơng ty Luks thì chỉ sử dụng các chứng từ:
- Danh sách mua hàng - Đơn đặt hàng
- Hóa đơn GTGT (ở quy trình bán xi măng bao) hoặc Hóa đơn GTGT và Phiếu yêu cầu cân hàng (ở quy trình bán xi măng rời và Klinker)