CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG TẠI CÔNG TY HỮU HẠN XI MĂNG LUKS
3.1. Hệ thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty
3.1.1. Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát nội bộ và là yếu tố tạo ra mơi trường của hệ thống kiểm sốt nội bộ hay khơng. Mơi trường kiểm sốt nội bộ tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Qua Bảng câu hỏi [Phụ lục 4] ta có thể mơ tả lại các yếu tố của mơi trường kiểm sốt ở Công ty Hữu hạn xi măng Luks (Việt Nam) như sau:
* Tính chính trực và các giá trị đạo đức:
Ban lãnh đạo của Công ty hữu hạn xi măng Luks luôn cho rằng công tác kiểm tra, kiểm sốt là quan trọng và khơng thể thiếu được đối với hoạt động của bất kì đơn vị kinh doanh nào, đặc biệt là đối với công ty sản xuất vật liệu xây dựng. Những người trong Ban lãnh đạo đều được tuyển dụng, chọn lọc từ những nhân viên ưu tú nhất, có kinh nghiệm hoạt động trong nhiều năm và được đào tạo theo những ngành nghề đã quy định... nên đều có tư cách đạo đức tốt, hành vi ứng xử trong quá trình quản trị đều vì lợi ích chung cho tồn cơng ty, sống giản dị, tiết kiệm, tận tụy với công việc của công ty. Các thành viên trong Ban quản trị công ty thường xuyên tiếp xúc, gần gũi với
tất cả các thành viên trong công ty, tạo môi trường làm việc thân thiện, quan tâm, chăm lo cho đời sống vật chất và tinh thần của các nhân viên trong đơn vị mình. Điều này tạo động lực để họ cố gắng làm việc.
Ban lãnh đạo cơng ty đã đề ra các chính sách, chế độ, các quy định và cách thức kiểm tra, kiểm soát phù hợp cho hoạt động của đơn vị, thể hiện qua các quy chế, quy định cụ thể cho từng phịng, ban, bộ phận. Đặc biệt Cơng ty hữu hạn Luks Thừa Thiên Huế là cơng ty 100% vốn nước ngồi, do đó bộ phận lãnh đạo đã ban hành những chính sách, quy chế chặt chẽ trong quản lý thơng tin nội bộ nhằm tránh tình trạng những thơng tin quan trọng bị rị rỉ ra bên ngồi, đảm bảo tăng tính cạnh tranh cho DN. Căn cứ vào các văn bản này mà trưởng bộ phận, phòng ban sẽ soạn thảo những quy định cụ thể và rõ ràng hơn để các nhân viên cấp dưới căn cứ vào đó thực hiện các hoạt động trong phạm vi cơng việc của mình. Hệ thống quy chế nội bộ của cơng ty được soạn thảo tương đối đầy đủ và phân cấp như sau:
- Điều lệ tổ chức hoạt động của công ty do HĐQT ban hành.
- Quy chế của công ty (quy chế quản lý nội bộ, quy chế lao động và tiền lương, quy chế về quản lý tài sản...) do HĐQT ban hành.
- Các quy trình đào tạo, hướng dẫn, hạch toán cho các bộ phận, đơn vị tại công ty, ... do BGĐ ban hành.
* Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức của Công ty Hữu hạn xi măng Luks cho thấy
công ty đã xây dựng được một hệ thống cơ cấu tổ chức xuyên suốt, nhất quán từ trên xuống dưới theo mơ hình chức năng. Trong đó, Hội đồng thành viên thơng qua Đại diện Ban Giám đốc để điều hành, giám sát mọi hoạt động của công ty. Đại diện Ban Giám Đốc do Tổng Giám đốc đứng đầu và 2 Phó Tổng Giám đốc phụ trách 2 lĩnh vực quan trọng trong hoạt động chính của cơng ty là sản xuất và quản lý chung.
Luks là một doanh nghiệp có quy mơ khơng nhỏ nên việc tổ chức, phân chia bộ máy nhân sự thành các bộ phận, phòng ban đảm nhận chức năng, nhiệm vụ nhất định đã giúp công ty hạn chế tối đa sự chồng chéo giữa các bộ phận, giảm đi sự trùng lặp về
nguồn lực và đảm bảo tính độc lập tương đối - góp phần ngăn ngừa hiệu quả các hành vi gian lận, sai sót.
Bên cạnh đó, lãnh đạo ở các bộ phận phần lớn là Giám đốc người nước ngoài do công ty mẹ cử về, điều này phù hợp với đặc điểm của công ty (là doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài) và làm tăng độ tin cậy, minh bạch trong công tác quản lý.
Như vậy, cơ cấu tổ chức mà công ty đang áp dụng là khá hợp lý, đem lại hiểu quả, giúp giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo chung, công việc quản lý được chun mơn hóa và thành thạo hơn.
Tuy nhiên, những khó khăn mà cơng ty có thể phải đối mặt khi áp dụng cơ cấu tổ chức này là tình trạng mâu thuẫn giữa các cấp lãnh đạo, sự phối hợp hoạt động giữa Ban Giám đốc và các Giám đốc bộ phận có thể gặp khó khăn do tính chun mơn tăng lên. Trong đó, hạn chế lớn nhất của công ty là chưa xây dựng được một Ban Kiểm sốt độc lập trong q trình hoạt động.
* Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Công việc, chức năng, quyền
hạn, nhiệm vụ của các cấp quản lý, các phòng ban, bộ phận được quy định cụ thể trong điều lệ hoạt động của công ty và được phổ biến đến từng phòng ban, từng nhân viên để họ ý thức được bổn phận, trách nhiệm của mình, từ đó hồn thành cơng việc.
* Chính sách nhân sự: Ban lãnh đạo công ty luôn nhận thức được đội ngũ nhân
viên trong đơn vị không những luôn là nhân tố quan trọng trong mơi trường kiểm sốt, mà còn là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Cơng ty có Phịng tổ chức hành chính, phịng này thực hiện chức năng quản lý nhân sự, bao gồm tổ chức tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, điều chuyển nhân sự phù hợp với tính chất, u cầu cơng việc và khả năng của mỗi con người, theo dõi bậc lương, đóng bảo hiểm cho nhân viên cho tồn cơng ty, thực hiện các chế độ đối với người lao động như Bộ luật lao động.
Riêng việc bổ nhiệm Ban giám đốc, các chức vụ quan trọng trong cơng ty thì phải thơng qua Ban lãnh đạo của Công ty mẹ ở Hongkong theo tiêu chuẩn cụ thể đã quy định trong điều lệ công ty, theo đó, Tổng giám đốc Cơng ty Hữu hạn xi măng
Luks TT Huế là người Hongkong và hai Phó tổng giảm đốc điều hành là người bản địa. Điều này làm tăng tính hiệu quả trong cơng tác quản lý.
Ban lãnh đạo luôn quan tâm và chú trọng đến công tác phát triển nguồn nhân lực. Do quy mô sản xuất ngày càng mở rộng nên số lượng cũng như chất lượng của lao động đòi hỏi phải tăng lên đáng kể. Cơng ty đã có các chính sách đào tạo đội ngũ nhân viên, công ty đã gửi đào tạo dài hạn, bồi dưỡng ngắn hạn một số lượng lớn các nhân viên. Đồng thời cơng ty cịn có chính sách thu hút cán bộ khoa học kĩ thuật có trình độ đại học, trên đại học, những cán bộ có kinh nghiệm lâu năm... về cơng ty cơng tác.
Chính sách nhân sự trong những năm qua cũng đã tác động đến quá trình quản trị và điều hành đạt được các mục tiêu trong sản xuất kinh doanh cũng như hiệu quả kinh doanh cũng như hiệu quả kinh tế gắn liền với hiệu quả xã hội. Lãnh đạo công ty cũng đã quan tâm đến lao động, từng bước cải thiện đời sống vật chất tinh thần như: tiền lương, chế độ khen thưởng, chế độ ăn trưa, chế độ ăn ca, chế độ đưa đón cơng nhân viên, hịa mạng Internet để nhân viên có điều kiện cập nhật thông tin trên mọi lĩnh vực. Điều đó giúp nhân viên n tâm cơng tác và có tinh thần xây dựng tập thể, đơn vị ngày càng vững mạnh.
* Các yếu tố tác động từ bên ngoài: Ngồi các yếu tố bên trong, mơi trường kiểm
sốt của cơng ty cịn bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố bên ngồi khác. Các yếu tố này tuy khơng thuộc sự kiểm sốt của Ban lãnh đạo nhưng có tác động khơng nhỏ đến tình hình sản xuất kinh doanh của DN, ảnh hưởng đến thái độ, phong cách quản lý cũng như sự cần thiết vận hành các quy chế và thủ tục kiểm sốt nội bộ. Thuộc nhóm này có cơ quan Nhà nước, các chủ nợ và trách nhiệm pháp lý đối với hoạt động của công ty. Công ty hữu hạn Luks là cơng ty có 100% vốn nước ngồi, hoạt động theo luật doanh nghiệp và chịu sự điều tiết, thanh tra của Nhà nước về quản lý ngành, và sự điều tiết của Cơng ty Luks tại Hongkong. Chính sách tín dụng và lãi suất ngân hàng, tỷ giá hối đối cũng có tác động khơng nhỏ đến cơng ty. Thêm một yếu tố nữa cũng ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của công ty là các điều kiện tự nhiên, đặc biệt là thời tiết ở Huế thường xuyên xảy ra mưa bão, lũ lụt. Điều này đòi hỏi Ban lãnh đạo cơng ty phải có các biện pháp phịng ngừa và chính sách quản lý thích hợp.
Như vậy, nhìn chung có thể thấy mơi trường kiểm sốt của Cơng ty hữu hạn Luks Thừa Thiên Huế là khá tốt. Cơng ty có sự quan tâm nhằm duy trì một mơi trường làm việc lành mạnh, chính sách nhân sự rõ ràng, phân chia trách nhiệm đầy đủ, cơ cấu tổ chức hợp lý và phù hợp với nhu cầu quản lý của đơn vị.
3.1.2. Hoạt động kiểm sốt
Từ việc đánh giá các rủi ro có thể xảy ra, cơng ty đã đề ra một số biện pháp kiểm soát nhằm phát hiện và ngăn ngừa những thiệt hại. Nhìn chung các thủ tục kiểm sốt được thiết lập trong đơn vị đều dựa trên ba nguyên tắc cơ bản sau:
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: khơng được bố trí kiêm nhiệm giữa các nhiệm vụ
phê chuẩn, thực hiện nghiệp vụ, kế toán, bảo quản tài sản; hay khơng thể có sự kiêm nhiệm chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát...
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công
việc cần được phân chia cụ thể cho từng bộ phận và cho mỗi cá nhân cụ thể trong bộ phận đó. Cơng ty đã ban hành quy chế về cương vị công tác trong từng bộ phận cụ thể như “Cương vị nhân viên bộ phận kế toán”, “Cương vị nhân viên theo dõi công nợ các đại lý thuộc bộ phận kinh doanh” [Phụ lục 5]. Điều này tạo sự chun mơn hóa trong cơng việc, sai sót ít xảy ra, khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo và quy trách nhiệm dễ dàng. Ban lãnh đạo công ty đã ban hành các văn bản cụ thể, làm cơ sở để các nhân viên và bộ phận tuân theo một cách rõ ràng.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Để tn thủ tốt các q trình kiểm sốt,
theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao quyết định và giải quyết một số cơng việc trong phạm vi nhất định. Q trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn và ở các đơn vị trực thuộc, tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn khơng làm mất tính tập trung của DN.
3.1.3. Hệ thống thơng tin kế tốn
Hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm các phương pháp và hệ thống sổ sách chứng từ kế toán, được thiết lập bởi nhà quản lý để chi chép và báo cáo về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống kế toán là một yếu tố quan trọng trong HTKSNB, bởi vì xuất
phát từ hai chức năng cơ bản của kế tốn là thơng tin và kiểm tra. Kế tốn khơng chỉ cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý mà còn thực hiện việc kiểm tra, giám sát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Bằng các phương pháp riêng của mình, kế tốn góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị khơng bị thất thốt, gian lận hoặc sử dụng lãng phí. Chính vì vậy, hệ thống kế toán là một yếu tố quan trọng trong HTKSNB.
3.1.4. Kiểm tốn nội bộ
Cơng ty khơng xây dựng Bộ phận Kiểm toán nội bộ.