CHƯƠNG 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH GIAO NHẬN
5.2. xuất giải pháp: giải pháp cho việc giao hàng.
Qua quá trình tìm hiểu thực trạng tại cơng ty, nhóm chúng em nhận thấy rằng quy trình giao hàng của Công ty hữu hạn xi măng Luks TT Huế khá chặt chẽ. Theo báo cáo của Bộ phận Kinh doanh, quy trình giao nhận hàng được xây dựng dựa trên cơ sở hệ thống ISO, ngồi ra, định kì hằng năm, bộ phận QA sẽ có các kế hoạch tiến hành kiểm tra, đánh giá và bổ sung hồn thiện quy trình.
Do hiện tại quy mơ sản xuất kinh doanh của Công ty hữu hạn xi măng Luks TT Huế vẫn đang ở mức vừa phải nên khi cân nhắc giữa chi phí và lợi ích mang lại, Cơng ty có thể chưa cần thiết xây dựng một bộ phận kiểm sốt cho tồn đơn vị. Tuy nhiên, trong tương lai, nếu quy mô của công ty ngày càng được mở rộng, công ty nên cân nhắc việc thiết lập bộ phận kiểm sốt riêng và bợ phận kiểm toán nội bộ nếu cần thiết. Việc này sẽ giúp hồn thiện hơn quy trình giao nhận hàng từ đó góp phần tăng doanh số cũng như vị thế của công ty trong môi trường cạnh tranh như hiện nay.
Đối với thực trạng kiểm soát đối tượng mua hàng là các khách hàng cũ như đã nêu ở trên, nhóm em kiến nghị Cơng ty khơng nên vì mục đích tiết kiệm thời gian giao dịch mà cắt giảm các thủ tục cần thiết. Vì có thể dẫn đến những sai sót ngay từ đầu quy trình và ảnh hưởng đến các hoạt động tiếp theo của việc giao hàng.
Đơn đặt hàng cần được lập theo mẫu chuẩn và đánh số thứ tự trước.
Trong quy trình bán xi măng rời và klinker, thay vì khách hàng tự chuyển các chứng từ cho các bộ phận liên quan thì cơng ty tiến hành theo trình tự như sau: Hóa đơn liên 1 chuyển cho bộ phận kế toán, liên 2 và liên 3 do khách hàng chuyển đến bộ phận cân hàng để xả hàng và sau đó giữ liên 3. Còn liên 2 sẽ được bộ phận cân hàng trực tiếp chuyển cho bộ phận kho ký xác nhận.