Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình giao nhận hàng tại các doanh nghiệp xi măng: Trường hợp Công ty hữu hạn xi măng Luks TT Huế và Công ty cổ phần Long Thọ Huế

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG

Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh lành mạnh, luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh, coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính và có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh làm cho môi trường kiểm soát lành mạnh, ngược lại thì HTKSNB sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả. Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng của môi trường bên ngoài như pháp luật, sự kiểm soát của cơ quan nhà nước, ảnh hưởng của chủ nợ, khách hàng,…Tuy nhiên các nhân tố này không thuộc tầm kiểm soát của ban quản lý đơn vị trong thiết kế và thực hiện HTKSNB.

THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG TẠI CÔNG TY HỮU HẠN XI MĂNG LUKS

Đặc biệt Công ty hữu hạn Luks Thừa Thiên Huế là công ty 100% vốn nước ngoài, do đó bộ phận lãnh đạo đã ban hành những chính sách, quy chế chặt chẽ trong quản lý thông tin nội bộ nhằm tránh tình trạng những thông tin quan trọng bị rò rỉ ra bên ngoài, đảm bảo tăng tính cạnh tranh cho DN. * Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Công việc, chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các cấp quản lý, các phòng ban, bộ phận được quy định cụ thể trong điều lệ hoạt động của công ty và được phổ biến đến từng phòng ban, từng nhân viên để họ ý thức được bổn phận, trách nhiệm của mình, từ đó hoàn thành công việc. Công ty có Phòng tổ chức hành chính, phòng này thực hiện chức năng quản lý nhân sự, bao gồm tổ chức tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, điều chuyển nhân sự phù hợp với tớnh chất, yờu cầu cụng việc và khả năng của mỗi con người, theo dừi bậc lương, đóng bảo hiểm cho nhân viên cho toàn công ty, thực hiện các chế độ đối với người lao động như Bộ luật lao động.

Lãnh đạo công ty cũng đã quan tâm đến lao động, từng bước cải thiện đời sống vật chất tinh thần như: tiền lương, chế độ khen thưởng, chế độ ăn trưa, chế độ ăn ca, chế độ đưa đón công nhân viên, hòa mạng Internet để nhân viên có điều kiện cập nhật thông tin trên mọi lĩnh vực. Tại đây, nhân viên bàn cân bộ phận Vật tư sẽ tiến hành cân lại trọng lượng của xe kể cả hàng, rồi tính toán (trừ đi trọng lượng xe không có hàng và vỏ bao xi măng) để xác định trọng lượng thực của hàng đã bốc lên xe: nếu khối lượng hàng xi măng không đảm bảo thì sẽ được yêu cầu đổi lại cho khách hàng trước khi khách hàng đánh xe ra khỏi cổng công ty. Nếu vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm xi măng theo phản ảnh của khách hàng sử dụng, bộ phận kinh doanh sẽ phối hợp với bộ phận chất lượng về hiện trường lấy 2 mẫu thử, sau đó phía khách hàng và đại diện công ty Luks cùng ký xác nhận rồi gửi cho trung tâm đo lường xác nhận chất lượng sản phẩm kiểm tra (QUATEST 2 ở Đà Nẵng hay các trung tâm ở Hồ Chí Minh, Hà Nội trong trường hợp cần thiết).

So sánh thực trạng quy trình giao nhận hàng tại Công ty hữu hạn xi măng Luks TT Huế với cơ sở lý luận

Ở công ty Luks, đại lý không thiết lập một mẫu đơn đặt hàng tiêu chuẩn, thống nhất mà khách hàng tự lập một danh sách hàng mua bao gồm: tên khách hàng, tên hàng hóa, số lượng mua nhưng không có chữ kí của khách hàng và người có thẩm quyền. Tuy nhiên, trên thực tế, do Luks áp dụng phần mềm kế toán máy cho việc ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh nên liên 1 (liên trắng) và liên 2 (liên xanh) chỉ cần được lưu tại Bộ phận kế toán, các bộ phận khác có thể dễ dàng truy xuất lấy dữ liệu trên hệ thống máy tính khi cần thiết. Do đó, nếu có nhu cầu doanh nghiệp có thể thiết kế mẫu chứng từ sao cho đáp ứng được yêu cầu quản lý của mình và đặt tên phù hợp với mục đích (ví dụ: Phiếu đề nghị xuất vật tư, Phiếu yêu cầu xuất hàng, Phiếu yêu cầu cân hàng…).

Cụ thể nó có thể được lập bởi nhân viên kinh doanh có yêu cầu xuất kho hàng hóa để phục vụ việc bán hàng, cũng có thể do bộ phận sản xuất lập ra để yêu cầu xuất kho vật tư phục vụ sản xuất. Vì Luks là một doanh nghiệp có phân chia nhiều phòng ban, nhiều thủ tục trong quá trình giao hàng nên việc lập phiếu này là cần thiết nhằm xác định nhu cầu thực xuất, thủ kho kí xác định trách nhiệm trước khi trình người có thẩm quyền phê duyệt lần cuối. Phòng Thí nghiệm – KCS có chức năng kiểm tra chất lượng nguyên nhiên liệu nhập, chất lượng nguyên liệu tại các mỏ, chất lượng nguyên liệu trên dây chuyền, chất lượng bán thành phẩm và thành phẩm trước khi xuất xưởng.

So sánh thực trạng quy trình giao nhận hàng tại Công ty hữu hạn xi măng Luks TT Huế với Công ty cổ phần Long Thọ Huế

Không xuất đơn đặt hàng mà viết phiếu đăng kí nhận hàng Đại lý cử người đại diện đến gặp trực tiếp nhân viên tiếp thị (phụ trách đại lý) đó. - Liên 2 và liên 3: khách hàng giữ và mang xuống trình bộ phận kho để xuất hàng, sau khi thủ kho xác nhận, bộ phận kho giữ lại liên 3 (liên màu xanh) và giao cho bộ phận kế hoạch thị trường vào cuối ngày. Nếu có vấn đề về chất lượng hàng bán ra, được xác định nguyên nhân là do lỗi của công ty, bộ phận kinh doanh sẽ phối hợp với bộ phận chất lượng về hiện trường lấy 2 mẫu thử rồi gửi cho trung tâm đo lường xác nhận chất lượng sản phẩm kiểm tra (QUATEST).

Do sự khác biệt về loại hình doanh nghiệp và mô hình tổ chức của hai Công ty, cụ thể là Công ty Hữu hạn Xi Măng Luks- mô hình chức năng và Công ty Cổ phần Long Thọ Huế - mô hình hỗn hợp trực tuyến chức năng nên hoạt động kiểm soát nội bộ trong quy trình giao nhận hàng giữa hai công ty có nhiều điểm khác nhau. Việc xây dựng các chỉ tiêu dựa vào các yếu tố cấu thành HTKSNB, thực tiễn quan sát cũng như đặc điểm của 2 công ty làm căn cứ nhận ra ưu điểm và hạn chế từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động kiểm soát quy trình giao nhận hàng. Nhìn chung, hoạt động kiểm soát quy trình giao nhận hàng của công ty Luks diễn ra chặt chẽ hơn, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH GIAO NHẬN

- Các chứng từ phát sinh tại nhà máy được tập trung cuối mỗi ngày và gửi toàn bộ lên phòng kế toán để kế toán từng phần hành lập chứng từ ghi số cập nhật vào máy tính, đảm bảo hoàn thành và tổng hợp dứt điểm các nghiệp vụ trong ngày, tránh hiện tượng thiếu sót hoặc tồn đọng chứng từ liên quan. Tổ chức bộ máy Tổ chức bộ máy kế toán của công ty theo mô hình tập trung giúp tập trung được thông tin phục vụ ban lãnh đạo nghiệp vụ, bên cạnh đó cũng đảm bảo việc phân cấp phân quyền cụ thể, thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán. - Đối với số lượng: tại kho được chỉ định nhận hàng, thủ kho sẽ dựa vào số lượng trên hóa đơn bán hàng hoặc phiếu yêu cầu cân hàng của khách hàng để chạy quy trình đóng bao xi măng hoặc cân hàng theo đúng số lượng, nhãn mác, bao bì của hàng bán dưới sự giám sát chặt chẽ của 5 bộ phận liên quan tại kho (gồm 50 nhân viên).

- Công ty ứng dụng phần mềm kế toán vào quy trình, giúp giảm thiểu được thời gian lưu chuyển chứng từ, tăng độ chính xác cho các thông tin liên quan cần cung cấp, tiết kiệm nguồn nhân lực nhờ nguyên tắc lưu trữ một lần, đồng thời giảm thời gian cho khách hàng trong quá trình chờ đợi thông tin phản hồi từ công ty. - Công ty không có mẫu đơn đặt hàng riêng vì các quy định liên quan đến việc mua hàng đã được thỏa thuận thống nhất trong hợp đồng, bên cạnh đó, do đặc thù ngành nghề kinh doanh của công ty không có nhiều chủng loại hàng hóa và toàn bộ thông tin về Đơn đặt hàng sẽ được tạo lập và lưu giữ trong phần mềm kế toán. Trong quy trình bán xi măng rời và klinker, thay vì khách hàng tự chuyển các chứng từ cho các bộ phận liên quan thì công ty tiến hành theo trình tự như sau: Hóa đơn liên 1 chuyển cho bộ phận kế toán, liên 2 và liên 3 do khách hàng chuyển đến bộ phận cân hàng để xả hàng và sau đó giữ liên 3.