Giải pháp tăng cưòng kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền tại công ty cổ phần chế tạo thép VNECO SSM

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP  GVHD:Th.S Nguyễn Trung Lập TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Kiểm toán Đại học Kinh tế TP.HCM 2. Kiểm toán tài chính Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội 3. Kiểm toán nội bộ hiện đại Nhà xuất bản tài chính 2002 4. Kiểm toán - Lý thuyết và thực hành John Dun - NXB Tài Chính Hà Nội 5. Lý thuyết kiểm toán ĐH KTQD - NXB Tài Chính 6. Trang Web www.kiemtoan.com.vn 7. Trang Web www.chungta.com.vn SVTH: Lê Xuân Trọng Lớp 23KT8 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP  GVHD:Th.S Nguyễn Trung Lập LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Một trong những giải pháp quan trọng trong quản lý đó là xây dựng cho được hệ thống KSNB có hiệu quả. Với vai trò quan trọng là đảm bảo cho hoạt động tài chính kế toán của đơn vị rõ ràng, chính xác, hệ thống KSNB không những giúp cho đơn vị kiểm soát được các hoạt động kinh tế mà còn ra các biện pháp ngăn chặn các rủi ro trong kinh doanh nhằm thực hiện hiểu quả mục tiêu đặt ra ở đơn vị. Vốn bằng tiền là khoản mục quan trọng trong tài sản lưu động, được trình bày một cách chi tiết trên bảng Cân đối kế toán. Vốn bằng tiền có liên quan đến nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh khác nhau do đó Vốn bằng tiền là đối tượng của sai sót, tham ô, lợi dụng, mất mát. Từ những nhận thức nêu trên, em đã chọn đề tài: "Giải pháp tăng cưòng kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần chế tạo thép VNECO.SSM" làm khóa luận tốt nghiệp. 2. Mục tiêu của đề tài Kiểm soát nội bộ đối với Vốn bằng tiền nhằm tăng cường công tác quản lý, cung cấp các thông tin chính xác về thực trạng các nguồn thu cũng như sự chi tiêu của doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng Vốn bằng tiền là điều hết sức cần thiết. Hoàn thiện hơn kiểm soát nội bộ đối với Vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần chế tạo thép VNECO.SSM. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ đối với Vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp hiện nay. - Phạm vi nghiên cứu: Hoạt động kiểm soát nội bộ đối với Vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM. 4. Phương pháp nghiên cứu Khóa luận đã sử dụng các phương pháp cụ thể như sau: Phương pháp tổng hợp - chi tiết, phương pháp so sánh đối chiếu, và các phương pháp khoa học khác. SVTH: Lê Xuân Trọng Lớp 23KT8 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP  GVHD:Th.S Nguyễn Trung Lập 5. Kết quả nghiên cứu của đề tài Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn hoạt động kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền tại công ty cổ phần chế tạo thép VNECO.SSM, đề tài có được kết quả như sau: - Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB đối với vốn bằng tiền. - Thứ hai, tìm hiểu và đánh giá thực trạng hoạt động KSNB đối với vốn bằng tiền tại công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM. - Thứ ba, giải pháp góp phần hoàn thiện KSNB đối với vốn bằng tiền tại công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 6. Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung chính của Khóa luận tốt nghiệp được chia thành 3 chương. Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng hoạt động KSNB đối với vốn bằng tiền tại công ty Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM Chương 3: Một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện KSNB đối với vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy Th.S Nguyễn Trung Lập và các cô chú, anh chị trong phòng Tài chính - Kế toán của Công ty đã tạo điều kiện cho em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Đà nẵng, tháng 06 năm 2007 Sinh viên thực hiện Lê Xuân Trọng SVTH: Lê Xuân Trọng Lớp 23KT8 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP  GVHD:Th.S Nguyễn Trung Lập CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGIỆP 1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1 Khái niệm về kiểm tra, kiểm soát Kiểm tra là việc soát xét để đánh giá, phân loại, điều chỉnh các mục tiêu, định hướng. Kiểm soát là soát xét để nắm lấy và điều hành. Kiểm tra, kiểm soát là chức năng cơ bản của quản lý, nó hoà vào tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý, ở đâu có quản lý thì ở đó có kiểm tra, quản lý thay đổi thì kiểm tra cũng thay đổi theo. Cụ thể như sau: - Giai đoạn lập kế hoạch: Kiểm tra hướng vào việc xem xét tính khả thi của dự án có phù hợp với nguồn lực sẵn có hay không, nếu không phù hợp sẽ xây dựng một kế hoạch khác. - Giai đoạn tổ chức thực hiện: Kiểm tra khả năng và sự phù hợp của các bộ phận có liên quan ở giai đoạn này cũng có thể xây dựng lại một kế hoạch mới. - Giai đoạn chỉ đạo thực hiện: Kiểm tra việc thực hiện của các bộ phận có kế hoạch đặt ra hay không. 1.1.2 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Chức năng kiểm soát luôn tồn tại và chiếm một vị trí quan trọng trong quy trình quản lý, công việc này được thực hiện bởi một công cụ chủ yếu đó là hệ thống kiểm soát nội bộ ( Internal control system ) của doanh nghiệp. Có nhiều quan niệm và định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ song có thể kể đến một vài định nghĩa sau:  Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các quy định về tổ chức quản lý, chức năng, nhiệm vụ, phương pháp công tác mà một đơn vị phải tuân theo.  Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ của chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn ( Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400). SVTH: Lê Xuân Trọng 1 Lớp 23KT8 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP  GVHD:Th.S Nguyễn Trung Lập  Kiểm soát nội bộ theo định nghĩa của COSO ( Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commiission tạm dịch là Uỷ ban của tổ chức tài trợ) có thể được xem định nghĩa thể đầy đủ nhất và chính xác nhất về kiểm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các các nhân khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp mọi sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau: Báo cáo tài chính đáng tin cậy; Các luật lệ và quy định được tuân thủ; Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.  Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (The International Federation of Accountants – IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị; Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; Bảo đảm việc thực hịên các chế độ pháp lý; Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý. Theo đó kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện hiệu quả tất cả các mục tiêu của đơn vị. 1.1.3 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ là một chức năng của quản lý nhằm phát hiện những sai phạm có thể xảy ra trong từng giai đoạn công việc để tìm ra các biện pháp ngăn chặn, thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu của đơn vị. * Báo cáo tài chính đáng tin cậy Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khác quan các nội dung kinh tế chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính. * Bảo đảm việc thực các chế độ pháp lý Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể: SVTH: Lê Xuân Trọng 2 Lớp 23KT8 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP  GVHD:Th.S Nguyễn Trung Lập + Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên đến các hoạt động của doanh nghiệp. + Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. + Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. * Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự ra lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện bởi cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp quan tâm đúng mức đến vấn đề hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ thì cần thiết phải quan tâm đến các mục tiêu cụ thể như sau: Cung cấp số liệu đáng tin cậy: Hội đồng quản trị và Ban giám đốc phải thực sự được cung cấp những thông tin chính xác để điều hành hoạt động kinh doanh của đơn vị và ra quyết định chỉ đạo tác nghiệp doanh nghiệp cụ thể đến từng bộ phận, phòng ban, cá nhân thực hiện. Bảo vệ tài sản và sổ sách: Sự bảo vệ tài sản và sổ sách phải được hệ thống kiểm soát nội bộ thực hiện một cách hữu hiệu và nghiêm túc. Đẩy mạnh tính hiệu quả về mặt điều hành: Các quá trình kiểm soát trong tổ chức có mục đích là ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các nổ lực và sự lãng phí trong mọi lĩnh vực kinh doanh và ngăn cản cách sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp. Khuyến khích sự gắn bó với các chế độ đã đề ra: Hội đồng quản trị và Ban giám đốc xây dựng các thể thức và nguyên tắc để thoả mãn các mục tiêu của doanh nghiệp. Và hệ thống kiểm soát nội bộ có trách nhiệm đảm bảo hợp lý các nguyên tắc thể thức ấy được tuân thủ và chấp hành nghiêm túc. SVTH: Lê Xuân Trọng 3 Lớp 23KT8 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP  GVHD:Th.S Nguyễn Trung Lập Tuân thủ luật pháp: Doanh nghiệp phải duy trì một hệ thống ghi sổ đúng đắn để giúp soạn thảo các báo cáo tài chính đáng tin cậy, để ngăn ngừa cá sai sót và gian lận trong kế toán. 1.1.4 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ Tuỳ theo từng góc độ và mục đích khác nhau mà có nhiều cách phân loại khác nhau về kiểm soát nội bộ, chẳng hạn chia kiểm soát nội bộ thành kiểm soát nội bộ về kế toán và kiểm soát nội bộ về tài chính. Nhưng thông thường người ta chia hệ thống KSNB thành 3 yếu tố là: + Môi trường kiểm soát ( Control Enviroment ) + Hệ thống kế toán ( Accounting System ) + Các thủ tục kiểm soát ( Control Procedure ) Các bộ phận này được nhà quản trị thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo là các mục tiêu kiểm soát được thoả mãn. SVTH: Lê Xuân Trọng 4 Lớp 23KT8 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP  GVHD:Th.S Nguyễn Trung Lập Sơ đồ: Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.4.1 Môi trường kiếm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, mức độ hữu hiệu KSNB tuỳ thuộc chủ yếu ở các nhà quản lý và nhiều yếu tố khác, được gọi là môi trường kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu. Xử lý dữ liệu qua các loại hình KSNB, nó chi phối đến ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng của các bộ phận khác của KSNB. Dưới đây là các nhân tố chủ yếu: a) Đặc thù về quản lý SVTH: Lê Xuân Trọng 5 Lớp 23KT8 Hệ thống kiểm soát nội bộ Môi trường kiểm soát Hệ thống kế toán Thủ tục kiểm soát Đặc thù quản lý Cơ cấu tổ chức Chính sách nhân sự Kế hoạch và dự toán Các nhân tố bên ngoài Uỷ ban kiểm soát Chứng từ kế toán Sổ sách kế toán Báo cáo kế toán Nguyên tắc phân công, phân nhiệm Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nguyên tắc uỷ quyền-phê chuẩn HỆ THỐNG MỤC TIÊU TỔNG QUÁT 1.Tính có thật 2.Sự phê chuẩn 3.Sự đầy đủ 4.Sự đánh giá 5.Sự phân loại 6.Tính đúng kỳ 7.Chuyển sổ và tổng hợp KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP  GVHD:Th.S Nguyễn Trung Lập Thể hiện qua quan điểm, nhận thức, phong cách điều hành, triết lý hành động của nhà quản trị. Nếu người quản lý có quan điểm kinh doanh lành mạnh, trung thực sẽ rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính, việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ sẽ thiết kế những thủ tục cụ thể làm cho môi trường kiểm soát lành mạnh, ngược lại thì hệ thống KSNB sẽ không vận hành một cách có hiệu quả. Nếu nhà quản lý hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận, có quan điểm táo bạo và mạnh dạn thì trong những doanh nghiệp này khả năng rủi ro là rất lớn, các chính sách thường không ổn định dẫn đến hoạt động của đơn vị khó đi vào nề nếp. Ngược lại, những nhà quản lý bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro thì doanh nghiệp sẽ không nắm bắt được thời cơ, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động doanh nghiệp. Sự khác biệt vế triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiệu của đơn vị. Việc sử dụng các kênh thông tin và quan hệ cấp dưới cũng là một yếu tố tiêu biểu của đặc thù quản lý. Nhiều nhà quản lý trong quá trình điều hành luôn muốn tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các nhân viên thì vấn đề cần chú ý ở đây là phẩm chất, năng lực của người nắm quyền. Ngược lại, với những nhà quản lý chỉ thích điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị thì vấn đề cần quan tâm là kiểm tra giám soát việc sử dụng quyền lưc. Đặc thù về quản lý còn chỉ vấn đề phân bổ quyền lưc trong đơn vị. Nếu quyền lực chỉ tập trung vào một người hay một nhóm nhỏ người thì trường hợp này rất dể gian lận và khó kiểm soát. Nếu quyền lực được phân chia nhưng không khéo đôi khi sẽ dẫn đến viêc trùng lặp về quyền hạn, kiểm soát không có hiệu lực. b) Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của đơn vị thực chất là phân chia quyền hạn trách nhiệm giữa các bộ phận trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ là cơ cấu cho việc lập kế hoạch điều hành, kiểm soát hoạt động, đảm bảo hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành quyết định, triển khai quyết định cũng như kiểm tra, giám soát việc thực hiện. Đồng thời, cơ cấu này cũng ngăn ngừa được sự vi phạm các chính sách, thủ tục và quy chế SVTH: Lê Xuân Trọng 6 Lớp 23KT8 KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP  GVHD:Th.S Nguyễn Trung Lập kiểm soát, loại bỏ được những hoạt động không phù hợp có thể dẫn đến sai lầm và gian lận. Chính vì vậy, xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và thể thức báo cáo cho phù hợp. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả phải tuân thủ các nguyên tắc sau: Một là, thiết lập được sự điều hành và kiểm soát toàn bộ hoạt động của đơn vị, phải đảm bảo không bỏ sót nghiệp vụ nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. Hai là, thực hiện sự phân chia tương đối giữa các bộ phận. c) Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lí nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đề bạc, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát. Con người là nhân tố trung tâm của mọi tổ chức, có ý nghĩa quyết định đến sự thắng lợi của mọi hoạt động. Nếu chính sách nhân sự tốt, nhân viên sẽ vừa có năng lực trình độ vừa có đạo đức sẽ, giảm bớt những hạn chế vốn có của KSNB. Ngược lại, nếu đội ngũ cán bộ nhân viên yếu kém về năng lực, tinh thần làm việc và đạo đức thì cho dù hệ thống KSNB được thiết kế và duy trì một cách đúng đắn vẫn không phát huy hết hiệu quả. Vì thế, chính sách nhân sự là vô cùng quan trọng, một chính sách nhân sự đúng đắn phải đảm bảo sử dụng đúng người – đúng việc, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy hết tiềm lực của họ và phải có một chính sách tuyển dụng dành ưu tiên cho những cá nhân có trình độ kinh nghiệm, chính trực và hạnh kiểm tốt sẽ là sự đảm bảo không những về năng lực mà còn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên. d) Công tác lập kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ… Đặc biệt, là kiểm toán kế hoạch tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai. Việc lập và thực hiện nếu được tiến hành khoa học và nghiêm túc nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. Bởi vì người quản lí có thể so sánh thực tế với kế hoạch, nhận biết rõ những chênh lệch trọng yếu, phát hiện những vấn đề bất thường và có hành động điều chỉnh, xử lí kịp thời. SVTH: Lê Xuân Trọng 7 Lớp 23KT8