Tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí kinh doanh tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu đà nẵng (tt)

1 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Đà Nẵng (Cotimex Danang) với nhiều năm kinh nghiệm ngành thương mại: xuất khẩu, nhập khẩu, đầu tư liên doanh nước ngoài, đại lý phân phối hàng hoá nước, … Công ty thiết lập quan hệ thương mại với nhiều quốc gia giới Công ty tạo thương hiệu có uy tín thị trường nước quốc tế Những năm qua Công ty hoàn thành tiêu kế hoạch đề ra, lợi nhuận số thuế thu nhập doanh nghiệp nộp vào ngân sách Nhà nước năm sau cao năm trước Tuy nhiên, thực trạng công tác kiểm soát nội chi phí kinh doanh Công ty số hạn chế, bất cập môi trường kiểm soát, tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát thủ tục kiểm soát, chưa phát huy hết lợi ích hiệu công tác KSNB tình hình nay, chưa đảm bảo cung cấp thông tin toàn diện cho nhà quản lý, chưa đáp ứng yêu cầu quản lý tình hình Do đó, thiết phải cải tiến, tăng cường công tác KSNB chi phí kinh doanh Công ty để quản lý hiệu chi phí kinh doanh, giảm giá bán sản phẩm, mở rộng thị trường Vì vậy, việc nghiên cứu đề tài ”Tăng cường kiểm soát nội chi phí kinh doanh Công ty Cổ phần Xuất nhập Đà Nẵng” cần thiết, giúp cho Công ty ngăn ngừa rủi ro , nâng cao lực cạnh tranh Công ty thị trường Đó lý chọn đề tài làm luận văn Thạc sỹ Mục đích nghiên cứu luận văn Luận văn nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty Cổ phần Xuất nhập Đà Nẵng, từ đề xuất giải pháp nhằm đổi mới, nâng cao chất lượng công tác KSNB chi phí kinh doanh nhằm ngăn ngừa rủi ro cản trở Công ty đạt mục tiêu kinh doanh Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Đà Nẵng bao gồm: giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp (không bao gồm chi phí kinh doanh đơn vị có tính đặc thù như: chi phí kinh doanh khách sạn Hoa Lư, dịch vụ chi trả kiều hối) - Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Đà Nẵng, bao gồm: 05 chi nhánh, trung tâm văn phòng Công ty Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp: vấn, đối chiếu, thống kê Kết cấu luận văn: Ngoài phần mở đầu, kết luận, luận văn trình bày thành chương: Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội chi phí kinh doanh đặc điểm kiểm soát chi phí kinh doanh doanh nghiệp xuất nhập Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chi phí kinh doanh Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Đà Nẵng Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Đà Nẵng CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ KINH DOANH VÀ ĐẶC ĐIỂM KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP XUẤT NHẬP KHẨU 1.1 Một số vấn đề kiểm soát nội doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm, chất kiểm soát nội 1.1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội Theo Ủy ban hội đồng quốc gia Hoa kỳ việc chống gian lận báo cáo tài (COSO), Kiểm soát nội trình người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị chi phối, thiết lập để cung cấp bảo đảm hợp lý nhằm thực ba mục tiêu đây: Báo cáo tài đáng tin cậy; luật lệ quy định tuân thủ; hoạt động hữu hiệu hiệu Theo liên đoàn kế toán quốc tế ( IFAC), kiểm soát nội chức thường xuyên đơn vị, tổ chức sở xác định rủi ro xảy khâu công việc để tìm biện pháp ngăn chặn nhằm thực có hiệu tất mục tiêu đặt đơn vị: Bảo vệ tài sản đơn vị; Bảo đảm độ tin cậy thông tin; Bảo đảm việc thực chế độ pháp lý; Bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý 1.1.1.2 Bản chất kiểm soát nội trình quản lý Bản chất kiểm soát nội hiểu việc lập kế hoạch xây dựng mục tiêu có liên quan đơn vị, để thực điều phải đề biện pháp hành động phụ trợ thực kế hoạch nhằm đạt mục tiêu đề 1.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội : Môi trường kiểm soát ; hệ thống kế toán thủ tục kiểm soát 1.2 Chi phí kinh doanh doanh nghiệp với vấn đề kiểm soát 1.2.1 Khái quát chi phí kinh doanh doanh nghiệp 1.2.1.1 Bản chất chi phí kinh doanh Bản chất chi phí phí tổn tài nguyên, vật chất, lao động phát sinh gắn liền với mục đích sản xuất kinh doanh, tài trợ từ vốn kinh doanh bù đắp từ thu nhập hoạt động sản xuất kinh doanh 1.2.1.2 Phân loại chi phí kinh doanh doanh nghiệp a Căn theo chức hoạt động b Căn theo cách ứng xử chi phí c Căn theo phân quyền kiểm soát chi phí đơn vị d Căn theo công dụng kinh tế 1.2.2 Bản chất, mục đích yêu cầu kiểm soát chi phí kinh doanh 1.2.2.1 Bản chất kiểm soát trình quản lý Bản chất kiểm soát việc thiết lập kế hoạch xây dựng mục tiêu có liên quan, từ thiết kế nên hành động cụ thể để đạt mục tiêu xây dựng Theo Fayol thì: « Trong ngành kinh doanh, kiểm soát gồm có việc kiểm chứng xem việc có thực kế hoạch vạch với thị, nguyên tắc ấn định hay không Nó có nhiệm vụ vạch khuyết điểm sai lầm để sữa chữa, ngăn ngừa vi phạm » 1.2.2.2 Mục đích, yêu cầu kiểm soát chi phí kinh doanh doanh nghiệp Tăng hiệu hoạt động doanh nghiệp, giảm thiểu chi phí không cần thiết, tăng lợi nhuận, tăng hiệu cạnh tranh, đảm bảo hoàn thành kế hoạch đơn vị cam kết với khách hàng Ngoài ra, sở để nâng cao trách nhiệm cá nhân, phận toàn doanh nghiệp 5 1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh chi phí kinh doanh doanh nghiệp xuất nhập 1.3.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh doanh nghiệp xuất nhập - Kinh doanh xuất nhập có thị trường rộng lớn nước, chịu ảnh hưởng lớn phát triển sản xuất nước tình hình thị trường nước - Người mua người bán thuộc quốc gia khác nhau, có trình độ quản lý, phong tục, tập quán tiêu dùng sách ngoại thương quốc gia có khác - Hàng xuất nhập đòi hỏi chất lượng cao, mẫu mã đẹp hợp thị hiếu tiêu dùng khu vực, quốc gia thời kỳ - Điều kiện địa lý, phương tiện vận chuyển, điều kiện phương thức toán có ảnh hưởng không đến trình kinh doanh, thời gian giao hàng toán có khoảng cách xa - Quá trình lưu chuyển hàng hóa xuất nhập theo vòng khép kín phải qua giai đoạn mua giai đoạn bán hàng: Mua bán hàng xuất khẩu, mua bán hàng nhập khẩu, thời gian lưu chuyển hàng hóa xuất nhập thường dài thời gian lưu chuyển hàng hóa nước 1.3.2 Đặc điểm chi phí kinh doanh doanh nghiệp xuất nhập Chi phí kinh doanh doanh nghiệp xuất nhập phí tổn nguồn lực kinh tế gắn liền với mục đích xuất nhập hàng hóa doanh nghiệp Kinh doanh xuất nhập có thị trường rộng lớn, người mua người bán thuộc quốc gia khác nhau, nên trình luân chuyển hàng hóa phát sinh chi phí như: chi phí vận tải, bốc dỡ ; bảo hiểm; chi phí xin giấy phép, kiểm định chất lượng số lượng hàng hóa xuất nhập khẩu, chi phí xin xuất xứ ; chi phí mở L/C ;…Các loại phí đa dạng chiếm tỷ trọng không nhỏ tổng chi phí mua (bán) hàng hóa loại chi phí phát sinh tùy thuộc vào giá hợp đồng mua bán ngoại thương giá hợp đồng mua bán ngoại thương điều kiện để xác định địa điểm giao hàng Điều kiện địa điểm giao hàng sở để phân định trách nhiệm vật chất người bán người mua chi phí rủi ro.Các điều kiện giao hàng, bao gồm: Giao hàng xưởng (EXW), Giao cho người vận chuyển (FCA), Giao lên tàu (FOB), Tiền hàng cước phí (CFR),… 1.4 Kiểm soát nội chi phí kinh doanh doanh nghiệp xuất nhập 1.4.1 Các thủ tục kiểm soát nội chi phí kinh doanh 1.4.1.1 Kiểm soát nội giá vốn hàng bán * Đối với trình mua nhập kho hàng hóa Để kiểm soát trình nhập kho hàng hóa, cần có tham gia đầy đủ phận liên quan việc kiểm tra, kiểm soát quản lý thực nghiệp vụ như: phận bán hàng, phận mua hàng (Phòng kinh doanh), phận xét duyệt (thông thường Giám đốc), phận kho phận kế toán * Đối với trình xuất bán hàng hóa: Một số thủ tục kiểm soát để kiểm soát giá vốn sau: - Tách biệt chức ghi sổ kế toán hàng tồn kho chức trông giữ hàng tồn kho - Mọi hàng hóa nhập xuất phải có phiếu nhập, xuất hàng phải có đầy đủ chữ ký phận, cá nhân có liên quan; - Thực việc đối chiếu, so sánh giá vốn kỳ với giá vốn kế hoạch giá vốn kỳ kế toán trước để phân tích biến động giá vốn 1.4.1.2.Kiểm soát nội chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp * Kiểm soát chi phí tiền lương khoản trích theo lương Các phận có liên quan: Bộ phận bán hàng, Bộ phận tính lương, Bộ phận xét duyệt, Bộ phận kế toán Chứng từ sử dụng: bảng chấm công (hoặc bảng kê số lượng hàng bán doanh thu), bảng tính lương , bảng tính nộp BHXH, BHYT, KPCĐ * Kiểm soát chi phí vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng + Kiểm soát trình mua vật liệu, bao bì, dụng cụ … nhập kho + Kiểm soát trình xuất kho vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng cho hoạt động bán hàng * Kiểm soát chi phí khấu hao tài sản cố định - Nguyên giá tài sản cố định - Thời gian phương pháp khấu hao * Kiểm soát chi phí dịch vụ mua tiền khác Các phận có liên quan: Bộ phận bán hàng, Bộ phận xét duyệt, Bộ phận kế toán, Thủ quỹ Chứng từ sử dụng: Hóa đơn dịch vụ mua ngoài, phiếu chi 1.4.2 Lập dự toán chi phí kinh doanh Dự toán chi phí kinh doanh bao gồm dự toán giá vốn hàng bán, dự toán chi phí bán hàng dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp 1.4.3 Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí kinh doanh 1.4.4 Phân tích biến động chi phí kinh doanh Mục đích phân tích biến động chi phí nhằm đánh giá chung mức chênh lệch thực tế so với định mức để làm rõ mức tiết kiệm hay vượt chi khoản chi phí 1.4.4.1 Phân tích biến động giá vốn hàng bán 1.4.4.2 Phân tích biến động chi phí bán hàng 1.4.4.3 Phân tích biến động chi phí QLDN CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU ĐÀ NẴNG 2.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tổ chức quản lý Công ty Cổ phần Xuất Nhập Đà Nẵng 2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển chức năng, nhiệm vụ Công ty Cổ phần Xuất Nhập Đà Nẵng 2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh Công ty 2.2 Thực trạng công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Đà Nẵng 2.2.1 Môi trường kiểm soát a Cơ cấu tổ chức b.Chính sách nhân c Công tác kế hoạch: d Bộ phận kiểm toán nội bộ: e Các nhân tố bên ngoài: 2.2.2 Thủ tục kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty 2.2.2.1 Thủ tục kiểm soát giá vốn hàng bán - Kiểm soát giá mua hàng hóa tiêu thụ kỳ: Được tiến hành thông qua hai trình: Quá trình mua hàng hóa nhập kho trình xuất kho hàng để bán 9 * Thủ tục mua hàng hóa nhập kho 10 * Thủ tục xuất kho hàng hóa để bán 11 * Kiểm soát chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán kỳ Chi phí kiểm soát theo chứng từ thực tế phát sinh, phù hợp với định mức quy định Công ty 2.2.2.2 Kiểm soát chi phí bán hàng Căn vào nơi phát sinh chi phí chi phí bán hàng Công ty chia thành 02 loại: Chi phí bán hàng đơn vị trực thuộc chi phí bán hàng Công ty a Tại Văn phòng Công ty 12 Chi phí bán hàng bao gồm chi phí phục vụ cho việc bán hàng chi phí khấu hao tài sản cố định - Chi phí khấu hao TSCĐ: Nội dung kết hợp trình bày phần thủ tục kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ phận quản lý doanh nghiệp - Chi phí phục vụ cho việc bán hàng: Gồm chi phí liên quan đến mở L/C, phí vận chuyển hàng bán, phí kiểm định chất lượng, phí thuê kho bãi, phí hải quan,… Thủ tục kiểm soát sau: Khi phát sinh chi phí, phận bán hàng lập giấy đề nghị toán có chữ ký trưởng phận kèm theo hóa đơn, chuyển đến cho kế toán toán kiểm tra chứng từ, lập phiếu chi trình duyệt, chuyển thủ quỹ chi tiền toán Thủ quỹ người nhận tiền ký xác nhận vào phiếu chi, ghi sổ quỹ tiền mặt, chuyển phiếu chi cho kế toán toán ghi sổ Đối với chi phí vận chuyển hàng bán Sau ký kết hợp đồng cung cấp hàng hóa, tùy theo địa điểm giao hàng, Phòng NVSXKD lựa chọn đơn vị vận tải phù hợp trình Giám đốc phê duyệt Phòng NVSXKD soạn thảo hợp đồng, chuyển Phòng TC-KT kiểm tra giá, trình Giám đốc phê duyệt, tiến hành ký hợp đồng vận chuyển với đơn vị vận tải Hợp đồng chứng từ có liên quan chuyển qua Phòng TC-KT theo dõi, toán lập bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ, ghi sổ kế toán b Tại đơn vị trực thuộc: Thủ tục kiểm soát tiến hành sau: Kiểm soát chi phí tiền lương khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) Chi phí nhiên liệu, bao bì, dụng cụ 13 + Quá trình mua vật tư nhập kho: Quá trình kiểm soát tương tự trình mua hàng hóa nhập kho Văn phòng Công ty + Quá trình xuất kho vật tư: Bộ phận bán hàng lập phiếu yêu cầu xuất vật tư trình lãnh đạo phê duyệt Kế toán lập phiếu xuất kho chuyển lãnh đạo ký duyệt Thủ kho xuất kho vật tư theo phiếu xuất kho, ký xác nhận vào phiếu xuất kho, ghi thẻ kho Kế toán nhận lại phiếu xuất kho, ghi sổ kế toán Chi phí khấu hao TSCĐ Cách tính khấu hao tất TSCĐ đơn vị trực thuộc phương pháp kế toán chi phí khấu hao kế toán đơn vị thực Phương pháp tính khấu hao TSCĐ phương pháp đường thẳng dựa thời gian sử dụng ước tính phù hợp Chi phí dịch vụ mua Đối với chi phí tiền điện, nước, điện thoại,… kiểm soát theo định mức quy định Quyết định số 23/QĐ/TGĐ Công ty Cổ phần Xuất nhập Đà Nẵng ngày 25 tháng 01 năm 2008 “V/v ban hành quy chế cụ thể quản lý tài Công ty cổ phần Xuất Nhập Đà Nẵng” Chi phí tiền khác Các chi phí kiểm soát theo định mức cụ thể cho hoạt động thực tế theo quy định Công ty Riêng chi phí hoa hồng môi giới xác định tỷ lệ phần trăm theo doanh thu cho hợp đồng 2.2.2.3 Kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí nhân viên quản lý Hàng tháng, Phòng TC-KT lập bảng tính lương cho tất CBCNV Văn phòng Công ty, chuyển Phòng Tổ chức – Hành kiểm tra, ký 14 duyệt Chuyển đến Giám đốc ký duyệt Phòng TC-KT làm thủ tục trả lương cho CBCNV qua tài khoản cá nhân người Chi phí văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ Chi phí khấu hao tài sản cố định Chi phí dịch vụ mua chi phí tiền khác 2.2.3 Kiểm soát nội chi phí kinh doanh thông qua thông tin kế toán Công ty 2.2.3.1 Tổ chức thông tin dự toán làm sở kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty Đối với nhà lãnh đạo, dự toán cung cấp thông tin cách có hệ thống toàn kế hoạch Công ty Nhưng thời gian qua, Công ty dự toán lập Chỉ Công ty nhận đơn đặt hàng Phòng Kế hoạch đối ngoại xây dựng phương án kinh doanh cho đơn đặt hàng 2.2.3.2 Công tác kế toán tập hợp chi phí kinh doanh lập báo cáo chi phí kinh doanh Công ty Chi phí kinh doanh Công ty đơn vị trực thuộc bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng chi phí QLDN Kế toán Công ty đơn vị trực thuộc sử dụng TK cấp TK cấp TK 632 - GVHB, TK 641 - chi phí bán hàng TK 642 - chi phí QLDN để phản ánh theo dõi chi phí kinh doanh Công ty Hiện tại, chi phí kinh doanh Công ty thể báo cáo kết hoạt động kinh doanh Phòng TC-KT thực Công ty không lập báo cáo phận báo cáo giá vốn, báo cáo chi phí bán hàng báo cáo chi phí QLDN, không thấy biến động chi phí thực tế so với kế hoạch 2.2.4 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội chi phí kinh doanh Công ty 2.2.4.1 Ưu điểm 15 Công ty có đội ngũ cán công nhân viên thạo việc, có tinh thần trách nhiệm, có thái độ hợp tác tốt, có đội ngũ cán quản lý có lực, có kinh nghiệm; xây dựng số sách, quy trình kiểm soát văn phòng Công ty đơn vị trực thuộc có hiệu như: kiểm soát chất lượng hàng hóa, kiểm soát quy trình xử lý tài liệu,… Trong thời gian gần đây, công tác thông tin Công ty đặc biệt trọng, cụ thể việc nối mạng internet cho tất máy tính để cần liên lạc với qua hệ thống máy tính, điều góp phần làm giảm đáng kể chi phí điện thoại Trong công tác kiểm soát chi phí kinh doanh, Công ty phân công, phân nhiệm ủy quyền cho cá nhân, phòng ban, đơn vị trực thuộc chồng chéo chức với nhau; đồng thời có phối hợp, so sánh đối chiếu phòng, đơn vị để tránh phòng, đơn vị đơn phương thực việc kiểm soát Bố trí đội ngũ cán kế toán phân công công tác kế toán Công ty đơn vị trực thuộc tương đối phù hợp 2.2.4.2.Những mặt tồn Về tổ chức hoạt động kiểm soát Tất hoạt động, định Công ty phụ thuộc hoàn toàn vào Giám đốc Công ty, Ban kiểm soát không thực chức Công ty chưa có phận kiểm toán nội nên việc kiểm tra, kiểm soát công tác kế toán Công ty chưa chặt chẽ, đồng bộ, kiểm soát chi phí kinh doanh chưa hiệu Công ty không thực việc luân chuyển cán bộ, dễ dẫn đến tình trạng nhân viên có điều kiện che giấu sai sót thực việc gian lận 16 Các phận thực kế hoạch phải báo cáo tình hình thực cho Giám đốc việc báo cáo mang tính chung chung, không đưa lý không hoàn thành kế hoạch để có sở cho biện pháp quản lý sát Về hệ thống thông tin Hiện tại, Công ty dừng lại việc lập Báo cáo tài mà chưa lập báo cáo phân tích để cung cấp thông biến động chi phí thực tế với dự toán, từ tìm nguyên nhân làm biến động chi phí giúp cho nhà quản lý việc đưa giải pháp thích hợp điều hành Về thủ tục kiểm soát chi phí kinh doanh Sự kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu số liệu Công ty đơn vị thực tế mờ nhạt Về trách nhiệm xử lý kết kiểm tra, kiểm soát chưa quan tâm, xử lý triệt để Đối với công tác chứng từ kế toán, Công ty chưa trọng kiểm tra chứng từ phát sinh đơn vị trực thuộc CHƯƠNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU ĐÀ NẴNG 3.1 Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát nội Công ty 3.1.1.Cơ cấu tổ chức - Cần tách biệt chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị chức danh Giám đốc Công ty - Công ty nên cấu lại Hội đồng quản trị cách bầu lại thành viên Hội đồng quản trị, không toàn thành viên Hội đồng quản trị cán phòng ban Công ty 17 - Cần tổ chức lại Ban kiểm soát phải đặt Ban kiểm soát Hội đồng quản trị nhằm đảm bảo tính khách quan - Cần thực luân chuyển cán - Đối với đơn vị trực thuộc cần bố trí đội ngũ nhân viên kế toán đầy đủ số lượng đảm bảo lực, đảm bảo khả kiểm tra, kiểm soát lẫn 3.1.2 Về sách nhân Công ty cần trọng việc thu hút nhân tài, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, “ giữ chân ” nhân viên Bên cạnh Công ty nên quan tâm tạo điều kiện cho người lao động có điều kiện thăng tiến để phát triển nghề nghiệp ví dụ: Định kỳ, Công ty nên tổ chức thi sáng kiến kỹ thuật; thi tay nghề bán hàng giỏi… 3.1.3 Công tác lập kế hoạch - Cần trọng công tác lập kế hoạch - Cần theo dõi thường xuyên, sâu sát việc thực kế hoạch tất phòng, ban, đơn vị trực thuộc theo tháng, tuần để từ thấy phận có thực theo kế hoạch hay không 3.1.4 Bộ phận kiểm toán nội Từ điều kiện hoạt động phân tán, Công ty cần thiết phải hình thành phận kiểm toán nội để thực việc giám sát kiểm tra đánh giá thường xuyên toàn hoạt động tài chính, kế toán Công ty, tập trung KSNB chi phí kinh doanh 3.2 Tăng cường kiểm soát nội chi phí kinh doanh thông qua thủ tục kiểm soát Công ty 3.2.1 Đối với giá vốn hàng bán 18 Thủ tục kiểm soát giá hàng hóa mua vào Như trình bày chương 2, phần thực trạng kiểm soát giá mua hàng hạn chế quy trình là: Theo phân công, phân nhiệm, Phòng Kế hoạch đảm trách việc mua hàng cho đơn vị, rủi ro khâu thông đồng Trưởng phòng Kế hoạch, nhân viên đảm trách mua hàng nhà cung cấp hàng hóa + Giải pháp Để tránh thông đồng mua hàng hóa, trước tiến hành mua hàng, phòng Kế hoạch phải trình phương án lựa chọn giá mua cho phòng Kế toán Giám đốc kiểm soát trước mua hàng Công ty nên chuyển đổi vị trí nhân viên mua hàng để tránh tình trạng người có quan hệ với số nhà cung cấp định thời gian dài Không giao cho người mua hàng vừa người nhận hàng để tránh tình trạng mua hàng không đảm bảo số lượng chất lượng Thủ tục kiểm soát hàng nhập kho Để hạn chế thấp lượng hàng hóa bị giảm chất lượng, bị hư hỏng, ảnh hưởng đến doanh thu Công ty, vấn đề đặt phải giám sát chặt chẽ việc nhập kho xuất kho hàng hóa, đảm bảo lô hàng nhập kho trước phải xuất kho trước Một thủ tục cần đưa vào thủ kho theo dõi thời gian nhập kho lô hàng trước nhận hàng cách yêu cầu người bốc hàng xếp hàng theo nơi quy định, không để lẫn lộn với hàng hóa khác có kho trước Khi xuất kho hàng hóa, thủ kho phải xuất lô hàng nhập vào trước Hiện tại, thủ kho thực theo quy định hàng nhập kho trước xuất kho trước, chủ yếu thực theo tinh thần trách nhiệm, tự giác Để giám sát chặt chẽ hoạt động này, 19 quy định quy trình xuất kho cần thể văn Bên cạnh đó, Công ty cần đưa mức trách nhiệm cụ thể việc xuất kho hàng hóa không theo quy định; tổ chức kiểm tra hoạt động xuất kho để giám sát chặt chẽ hơn, hạn chế sai sót xảy kho 3.2.2 Đối với chi phí bán hàng Chi phí bán hàng phát sinh Văn phòng Công ty Chi phí bán hàng phát sinh Văn phòng Công ty gồm nội dung chi phí chi phí phục vụ bán hàng, chi phí khấu hao TSCĐ Thủ tục kiểm soát chi phí phục vụ bán hàng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua Công ty xây dựng cụ thể, rõ ràng Nhìn chung khoản mục chi phí bán hàng, Công ty dừng lại việc kiểm tra tính xác số liệu chứng từ kế toán, tính hợp pháp chứng từ mà chưa tiến hành thủ tục kiểm soát khác lập bảng tổng hợp chi phí bán hàng để kiểm tra đối chiếu số liệu với sổ Cái TK 641 phân tích tiêu kế hoạch thực Chi phí bán hàng đơn vị trực thuộc Hiện tại, Công ty hoàn toàn không kiểm tra, dừng lại việc đối chiếu số Công ty giao toàn cho đơn vị tự cân đối chi, khoản chi phí nằm định mức cho phép công ty đảm bảo đầy đủ chứng từ liên quan Điều dễ dẫn đến thực trạng nhiều khoản chi đơn vị chi khống, chi chứng từ chứng minh hay chứng từ không hợp lệ 20 Do vậy, định kỳ Công ty cần kiểm toán hoạt động đơn vị trực thuộc, để phát sai sót, gian lận 3.2.3 Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí tiền lương khoản trích theo lương Hiện kế toán Văn phòng Công ty hạch toán chi phí tiền lương khoản trích theo lương vào chi phí QLDN trong Công ty phận QLDN có phận bán hàng Việc tập hợp chi phí chưa hợp lý, cần phải hạch toán cho phận phận quản lý công ty có thêm phận bán hàng thuộc Phòng Kế hoạch Một hoạt động mà Công ty cần phải quan tâm để ngăn ngừa rủi ro xảy ra, làm cho công tác quản lý ngày hiệu Đó việc toán lương cho CBCNV Công ty Hiện nay, hoạt động Công ty thực cách toán qua tài khoản cá nhân người ngân hàng Đây biện pháp làm giảm áp lực công việc cho phận quỹ, giảm rủi ro toán lương Chi phí vật liệu, đồ dùng văn phòng Do Công ty không quy định định mức sử dụng vật liệu, đồ dùng văn phòng nên gây lãng phí việc sử dụng Đồng thời, khoản chi phí Công ty kiểm soát dựa chứng từ toán nên dẫn đến tình trạng không kiểm soát giá Do đó, khoản chi phí Công ty cần quy định định mức sử dụng cho phận Chi phí khấu hao tài sản cố định Theo quy định mức trích khấu hao tính theo số ngày thực tế sử dụng TSCĐ, Công ty áp dụng cách tính khấu hao tròn 21 tháng cũ nên số khấu hao tính vào chi phí kinh doanh không cần phải điều chỉnh Chi phí dịch vụ mua chi phí tiền khác Công ty cần quy định rõ tổng mức chi tiếp khách Văn phòng Công ty quyền chi % lãi ròng kỳ kinh doanh quy định rõ nhân viên bán hàng phép chi bao nhiêu? trưởng (phó) phòng bao nhiêu? Chi phí tiếp khách, đàm phán ký kết hợp đồng Công ty cần phải xác định phân bổ cho hai hoạt động bán hàng hoạt động quản lý 3.3 Các giải pháp tăng cường kiểm soát nội chi phí kinh doanh thông qua thông tin kế toán Công ty 3.3.1 Lập dự toán chi phí kinh doanh Các dự toán chi phí kinh doanh lập Công ty bao gồm: dự toán GVHB, dự toán chi phí bán hàng, chi phí QLDN chi phí tài Dự toán giá vốn hàng bán: Dự toán GVHB Công ty tổng hợp từ dự toán giá vốn loại hàng hóa Các dự toán giá vốn lập sau: Hàng hóa mà Công ty kinh doanh gồm nhiều loại khác Vì vậy, giá vốn hàng hóa lập cho loại cụ thể Căn vào kế hoạch mua hàng, kế hoạch bán hàng, sách tồn kho Công ty để xác định số lượng hàng hóa mua vào, số lượng hàng hóa bán quý số lượng hàng hóa tồn kho cuối quý Để minh họa cho việc lập dự toán GVHB, luận văn chọn loại hàng hóa bột ngột để thực theer qua bảng 3.1 22 Dự toán giá vốn mặt hàng khác xi măng, thuốc lá… lập tương tự Từ dự toán giá vốn hàng hóa đơn vị trực thuộc, phận lập dự toán Công ty tổng hợp lập thành dự toán GVHB toàn Công ty, thể bảng 3.2: Dự toán chi phí bán hàng Dự toán chi phí bán hàng lập dựa việc tổng hợp dự toán chi phí bán hàng đơn vị, phận Căn để lập dự toán kế hoạch doanh thu, kế hoạch lao động tiền lương kế hoạch khác có liên quan đến chi phí bán hàng… Biến phí bán hàng Công ty gồm chi phí bao bì theo hàng, chi phí đóng gói, hoa hồng môi giới, chi phí vận chuyển, lương kinh doanh…Định phí bán hàng gồm: chi phí quảng cáo, chi phí khấu hao TSCĐ, văn phòng phẩm…theo kế hoạch khấu hao TSCĐ, kế hoạch quảng cáo, định mức văn phòng phẩm…Dự toán chi phí bán hàng trình bày qua bảng 3.3 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí QLDN Công ty gồm biến phí QLDN định phí QLDN Trong đó, biến phí QLDN gồm lương kinh doanh ước tính 0.2 % doanh thu toàn Công ty Định phí QLDN bao gồm: lương thời gian khoản trích theo lương phận quản lý, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí đào tạo, công tác phí, hội nghị, tiếp khách, văn phòng phẩm…Dự toán chi phí QLDN lập dựa kế hoạch lao động, tiền lương, kế hoạch khấu hao TSCĐ… Dự toán chi phí bán hàng trình bày qua bảng 3.4 3.3.2 Tổ chức báo cáo phân tích chi phí kinh doanh 3.3.2.1 Tổ chức báo cáo chi phí kinh doanh 23 Để có thông tin kịp thời giúp nhà quản lý Công ty việc định phù hợp với hoạt động kinh doanh thực tế Công ty, việc tổ chức báo cáo chi phí kinh doanh cần thiết Các báo cáo chi phí kinh doanh Công ty cần lập báo cáo GVHB, báo cáo chi phí bán hàng, báo cáo chi phí QLDN báo cáo chi phí tài Trên báo cáo cần thể chi phí phát sinh thực tế chi phí theo dự toán Số liệu cột dự toán lấy từ dự toán chi phí kinh doanh, số liệu cột thực tế lấy từ sổ chi tiết số Cái tài khoản liên quan.Có thể minh họa báo cáo chi phí kinh doanh Công ty qua bảng 3.5, 3.6, 3.7 3.3.2.2 Tổ chức phân tích chi phí kinh doanh Phân tích chi phí kinh doanh Công ty cần thực thông qua phân tích tình hình thực GVHB, chi phí bán hàng chi phí QLDN Phân tích biến động giá vốn hàng bán Phân tích tình hình thực chi phí bán hàng Phân tích tình hình thực chi phí quản lý doanh nghiệp 24 KẾT LUẬN KSNB chi phí vấn đề mà nhà quản lý quan tâm Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế nay, doanh nghiệp muốn tồn phát triển phải đổi mới, mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh nâng cao lực cạnh tranh thị trường Để thực điều này, doanh nghiệp phải kiểm soát tất mặt hoạt động mình, mà đặc biệt kiểm soát chi phí Muốn vậy, doanh nghiệp phải thiết lập hệ thống kiểm soát tốt khoản chi phí từ thân đơn vị mình, hệ thống KSNB Qua nghiên cứu lý luận KSNB chi phí doanh nghiệp tìm hiểu thực tế hoạt động KSNB chi phí Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Đà Nẵng , luận văn đưa ưu điểm tồn công tác kiểm soát chi phí Công ty, từ đề giải pháp để hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí, giúp Công ty kiểm soát chặt chẽ chi phí, góp phần nâng cao lực cạnh tranh Công ty thương trường  ... nhiệm vụ Công ty Cổ phần Xuất Nhập Đà Nẵng 2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh Công ty 2.2 Thực trạng công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Đà Nẵng 2.2.1... kinh doanh Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Đà Nẵng CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ KINH DOANH VÀ ĐẶC ĐIỂM KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP XUẤT NHẬP KHẨU 1.1 Một... doanh doanh nghiệp xuất nhập Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chi phí kinh doanh Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Đà Nẵng Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh