Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp tại công ty cổ phần xây lắp và phát triển nhà Đà Nẵng

-1- MỞ ĐẦU TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Hiện nay, việc qui định chặt chẽ Nhà Nước đơn giá đấu thầu dẫn đến cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp xây lắp, đơn vị phải tận dụng cách hiệu nguồn vốn nguồn vốn cần cho hoạt động xây lắp doanh nghiệp lớn, sử dụng hiệu vốn đồng nghĩa với việc phải tổ chức tốt trình kiểm sốt chi phí liên quan đến xây lắp Qua tìm hiểu số cơng ty xây dựng địa bàn thành phố Đà Nẵng nói chung nghiên cứu trực tiếp Công ty Cổ phần Xây lắp Phát triển nhà Đà Nẵng nói riêng, đơn vị cố gắng tăng cường công tác kiểm sốt, thực tế nhiều năm qua, cơng tác kiểm sốt chi phí xây lắp bộc lộ nhiều hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu công tác quản lý Hiện q trình kiểm sốt chi phí xây lắp cơng ty Cổ phần Xây lắp Phát triển nhà Đà Nẵng gặp phải số khó khăn sau: Là Cơng ty chun xây lắp với hàng loạt cơng trình có nguồn vốn đầu tư lớn, lại phải xây dựng đồng loạt nhiều cơng trình lúc, cơng tác kiểm sốt chi phí xây lắp kiểm sốt tương đối chặt chẽ qui trình nhập, xuất vật liệu, chi phí nhân cơng máy thi cơng Tuy nhiên, đơn vị chưa lập kế hoạch chi phí xây lắp ngắn hạn dẫn đến việc phê duyệt cấp vật tư đợt, ca máy thi công giai đoạn khơng kiểm sốt dẫn đến cấp thừa vật tư gây ứ đọng vốn,… Bên cạnh đơn vị chưa hồn thiện mơi trường làm việc ban huy cơng trình chưa xây dựng trách nhiệm cụ thể đối tượng phận trực tiếp thi cơng loại cơng trình dẫn đến báo cáo thống kê không kịp thời ngày làm cho mát, hao hụt vật tư vật liệu, công nhân lấy cắp, sử dụng nhiều vật liệu (Đặc biệt cơng trình xây dựng dân dụng) kế tốn thơng đồng nâng khối lượng đào đắp, san nền…khơng phát kịp thời -2- Công tác phân tích để tốn lương cho nhân cơng chưa thực tốt, q trình xây dựng diễn khơng có theo dõi kiểm tra thường xuyên để xử lý sai phạm, sai lệch với dự tốn,… Chính khó khăn ảnh hưởng định đến mục tiêu hiệu kinh doanh đơn vị Hiện tại, đề tài nghiên cứu lĩnh vực chưa giải khó khăn đặc thù Cơng ty, sở đó, tác giả nghiên cứu chọn đề tài “Hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chi phí xây lắp Cơng ty Cổ phần Xây lắp Phát triển Nhà Đà Nẵng” làm đề tài Luận văn cho MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Về mặt lý luận: Luận văn tổng hợp vấn đề lý luận kiểm soát nội chi phí xây lắp đặc điểm doanh nghiệp xây lắp cơng tác kiểm sốt nội chi phí xây lắp Về mặt thực tiễn: Luận văn nghiên cứu cơng tác kiểm sốt nội chi phí xây lắp Cơng ty Cổ phần Xây lắp Phát triển Nhà Đà Nẵng điều kiện sản xuất công ty, qua vận dụng đặc điểm ngành xây lắp nhằm tăng cường hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chi phí xây lắp cho cơng ty, chống thất thốt, lãng phí nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh sức cạnh tranh xu hướng phát triển ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU Đối tượng nghiên cứu đề tài lý luận nội dung, đặc điểm kiểm sốt nội chi phí xây lắp doanh nghiệp Phạm vi nghiên cứu đề tài Công ty Cổ phần Xây lắp Phát triển nhà Đà Nẵng có chức sản xuất kinh doanh xây lắp PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Đề tài sử dụng phương pháp cụ thể: Phương pháp quan sát trực tiếp, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh Qua suy luận logic nhằm đánh giá cơng tác kiểm sốt nội chi phí xây lắp Công ty Cổ phần Xây lắp Phát triển nhà Đà Nẵng -3- NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA LUẬN VĂN Trên sở hệ thống vấn đề lý luận kiểm soát nội thực trạng cơng tác kiểm sốt nội chi phí xây lắp Công ty Cổ phần Xây lắp Phát triển nhà Đà Nẵng, luận văn có đóng góp sau: + Hồn thiện cơng tác kiểm sốt (phạm vi hệ thống kiểm sốt chi phí xây lắp) Công ty Cổ phần Xây lắp Phát triển Nhà Đà Nẵng nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý giai đoạn đặt biệt thiết lập kế hoạch ngắn hạn chi phí xây lắp cho hàng loạt cơng trình thi cơng đồng loạt làm sở để phê duyệt chi phí liên quan đến thi cơng cơng trình, hồn thiện phân cơng cụ thể máy hoạt động cơng trình gọi Ban huy cơng trình thiết lập tổ kiểm tra cơng trình dựa nguồn nhân lực sẵn có đơn vị, hồn thiện cơng tác báo cáo cơng trình phục vụ cho phân tích hiệu hoạt động xây lắp công ty + Mở rộng cho DN thực chức xây lắp có qui mơ lớn với nhiều cơng trình đồng loạt thi cơng KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN Ngồi phần Mở đầu Kết luận chung, nội dung luận văn bao gồm chương chính: Chương 1: Tổng quan kiểm sốt nội chi phí xây lắp doanh nghiệp xây lắp Chương 2: Thực trạng công tác kiểm sốt nội chi phí xây lắp Công ty Cổ phần Xây lắp Phát triển Nhà Đà Nẵng Chương 3: Hướng hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chi phí xây lắp Cơng ty Cổ phần Xây lắp Phát triển Nhà Đà Nẵng -4- Chương TỔNG QUAN KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.1 Một số vấn đề doanh nghiệp xây lắp 1.1.1 Khái niệm chi phí xây lắp loại chi phí xây lắp 1.1.1.1 Khái niệm chi phí xây lắp Chi phí xây lắp (CPXL) biểu tiền toàn hao phí lao động sống lao động vật hóa cần thiết để xây dựng cải tạo, mở rộng hay trang bị lại kỹ thuật cơng trình mà doanh nghiệp xây lắp chi kỳ định (quý, năm) Do đặc điểm của sản phẩm xây lắp đa dạng cơng trình nên CPXL xác định theo quy mô, đặc điểm, tính chất kỹ thuật u cầu cơng nghệ q trình xây lắp CPXL cơng trình xác định sở khối lượng cơng việc hồn thành, hệ thống định mức, tiêu kinh tế - kỹ thuật chế độ sách Nhà nước phù hợp với yếu tố khách quan thị trường thời kỳ định 1.1.1.2 Phân loại CPXL Tùy theo yêu cầu công tác quản lý mà có nhiều cách phân loại khác Có thể phân loại chi phí xây lắp theo số tiêu thức sau: * Phân loại theo mục đích cơng dụng chi phí: Căn vào ý nghĩa chi phí giá thành sản phẩm, đồng thời để so sánh, kiểm tra CPXL thực tế phát sinh so với dự toán kế hoạch Theo cách phân loại này, chi phí xây lắp chia thành khoản mục, khoản mục bao gồm chi phí có mục đích cơng dụng, khơng phân biệt chi phí có nội dung kinh tế Cách phân loại gọi phân loại chi phí theo khoản mục Trong doanh nghiệp xây lắp toàn CPXL phát sinh chia làm khoản mục chi phí sau: -5- + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + Chi phí nhân cơng trực tiếp + Chi phí sử dụng máy thi cơng + Chi phí sản xuất chung Phân loại chi phí theo mục đích cơng dụng kinh tế có tác dụng phục vụ cho yêu cầu quản lý CPXL theo dự toán kế hoạch, cung cấp số liệu cho việc tính giá thành sản phẩm xây lắp, phân tích tình hình thực kế hoạch sản xuất * Phân loại theo phương pháp tập hợp chi phí mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí, CPXL phân thành hai loại: + Chi phí trực tiếp + Chi phí gián tiếp Cách phân loại CPXL có ý nghĩa việc xác định phương pháp kế tốn để phân bổ chi phí cho đối tượng cách đắn, hợp lý * Phân loại theo nội dung cấu thành chi phí: Theo cách phân loại CPXL chia làm loại: + Chi phí đơn nhất: CP Vật liệu chính, tiền lương cơng nhân xây lắp, + Chi phí tổng hợp: CP sử dụng MTC, chi phí sản xuất chung, Cách phân loại giúp cho việc xem xét đặc điểm CPXL việc hình thành sản phẩm, từ tổ chức cơng tác kế tốn CPXL thích hợp 1.1.1.3 Cơ sở lập kế hoạch chi phí xây lắp Kế hoạch chi phí xây lắp hình thành sở dự tốn cơng trình, định mức hao hụt theo qui định tiến độ thi công cơng trình: Kế hoạch chi phí ngun vật liệu trực tiếp (CPNVLTT) Kế hoạch chi phí nhân cơng trực tiếp (CPNCTT) Kế hoạch chi phí máy thi cơng (CPMTC) Dự tốn chi phí sản xuất chung (CPSXC) 1.1.2 Tổ chức quản lý đơn vị xây lắp Bên cạnh doanh nghiệp sản xuất, thương mại, dịch vụ, tín dụng doanh nghiệp xây lắp loại hình doanh nghiệp thành lập hoạt -6- động với cách thức tổ chức quản lý đa dạng, ngành sản xuất có vị trí quan trọng Quốc gia địa phương, sản phẩm có giá trị lớn, góp phần tạo nên sở vật chất, kỹ thuật cho kinh tế, động lực thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội địa phương Vì vậy, thực tế xây dựng nay, tồn tổ chức thực chức xây lắp cơng ty, xí nghiệp, liên doanh thực xây lắp cơng trình qui mơ lớn,…và có kiểu cấu tổ chức có dạng sau: Tổng công ty/công ty Công ty/XN Xây dựng Đội XD Đội XD Công ty/XN Xây dựng Đội XD Đội XD Đội XD Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức sản xuất công ty xây lắp dạng Tổng cơng ty/cơng ty Cơng ty/XN Xây dựng Phòng chức Phòng chức Đội XD Đội, tổ sản xuất Đội XD BCH CT BCH CT BCH CT Phòng chức Phòng chức Đội, tổ sản xuất BCH CT Công ty/XN Xây dựng Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức sản xuất công ty xây lắp dạng Công ty/XN Xây dựng Công ty/XN Xây dựng -7- Liên kết xây dựng Đội XD Tổ thợ Tổ thợ Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức sản xuất công ty xây lắp dạng Như vậy, tuỳ vào qui mô doanh nghiệp hay qui mô cơng trình mà đơn vị tổ chức quản lý thi công dạng Đối với dạng chủ yếu đơn vị thực chức xây dựng chính, vật tư chủ yếu mua ngồi, số trường hợp khốn phần hay tồn cơng trình cho đội xây dựng Với dạng thường ác doanh nghiệp xây dựng có qui mơ lớn, thực sản xuất vật liệu tiến hành tiêu thụ, có đội sản xuất vật liệu xây dựng, có đội xe máy, có đội thi cơng,…và sản phẩm xây lắp hình thành từ kết tinh trình sản xuất vật liệu xây dựng Đối với cơng trình thực lớn, đòi hỏi nguồn vốn nhiều doanh nghiệp xây dựng thường liên kết cho sản phẩm xây lắp dạng Với dạng có tổ chức đơn vị trực tiếp thi cơng cơng trình, đội xây dựng thi cơng nhiều cơng trình, cơng trình có tổ chức ban huy (BCH) cơng trình gồm huy trưởng (có thể đội trưởng), kỹ sư trưởng, kế tốn cơng trình, thủ kho (hay gọi quản đốc vật tư) tổ xây dựng 1.1.3 Tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị xây lắp Bên cạnh việc tổ chức cơng tác kế tốn theo qui định chế độ kế tốn Việt Nam, cơng tác kế tốn doanh nghiệp xây lắp tổ chức theo đặc điểm sản phẩm xây lắp việc tính giá thành sản phẩm xây dựng -8- - Đối tượng tập hợp chi phí tính giá thành hạng mục cơng trình, giai đoạn cơng trình, nhóm cơng trình, hay phần công việc cải tạo, xây dựng với khối lượng xây lắp có dự tốn riêng biệt - Trong q trình tập hợp chi phí, tuỳ theo điều kiện cụ thể vận dụng phương pháp tập hợp chi phí theo sản phẩm, theo đơn đặt hàng, theo giai đoạn, nhóm sản phẩm hay phần cơng việc có dự tốn cụ thể Thơng thường, để kiểm tra, đối chiếu so sánh với dự tốn, chi phí sản xuất xây lắp phân loại theo khoản mục giá thành sau: Chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi cơng chi phí sản xuất chung - Đối với việc đánh giá sản phẩm dở dang cơng trình xây lắp vào cuối kỳ, nghiệm thu theo thực tế khoản mục hay cơng đoạn thi cơng cơng trình, khối lượng có tham gia bên liên quan 1.1.4 Cơng tác kiểm sốt CPXL CPXL có đặc điểm riêng biệt thường phức tạp nên ảnh hưởng lớn đến cơng tác kiểm sốt Điều thể qua số điểm chủ yếu sau: Thứ nhất, CPXL thường chiếm tỷ trọng lớn tổng chi phí doanh nghiệp, phát sinh nhiều phận khác nhau, điều khiến cho nhân tham gia công tác quản lý chi phí lớn qua nhiều cấp trung gian nên làm cho công tác triển khai định thủ tục kiểm sốt chậm khó đồng bộ, dẫn đến việc phân công, phân nhiệm dễ bị chồng chéo, bất cập Thứ hai, q trình thi cơng xây lắp thực qua nhiều giai đoạn, giai đoạn có loại CPXL phát sinh khác Chính cần phải xác lập cấu quản lý CPXL giai đoạn khác cần xây dựng nhiều thủ tục kiểm soát phù hợp với giai đoạn Thứ ba, sản phẩm xây lắp có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, nhiều phận tham gia nên CPXL phát sinh nhiều nơi, nhiều phận Điều khiến cho công tác kiểm sốt phức tạp, đòi hỏi phải xây dựng qui chế, qui định quản lý CPXL phận, thủ tục giám sát việc thực qui định ban hành Trong trình thi cơng phải có chế phối hợp phận -9- khác nhau, đặc biệt phận kỹ thuật phận kế toán việc kiểm sốt CPXL Thứ tư, cơng tác xây lắp có tính lưu động cao, yếu tố phục vụ thi công xây lắp thường xuyên di chuyển bảo quản lều lán tạm thời không đảm bảo an tồn nên cơng tác quản lý dòng vận động vật chất yếu tố gặp nhiều khó khăn Đặc điểm này, đòi hỏi cơng tác kiểm sốt phải thực cách chặt chẽ, bảo đảm tuân thủ nghiêm ngặt qui trình, qui phạm giao nhận, bảo quản Thứ năm, CPXL gắn liền với cơng trình, hạng mục cơng trình, q trình xây lắp khơng có biện pháp quản lý gây lãng phí, tính sai giá thành ảnh hưởng đến kết xây lắp, bên cạnh đó, việc phân bổ không phù hợp CPXL vào giá thành làm ảnh hưởng đến kết xây lắp chất lượng công trình, hạng mục cơng trình Vì vậy, CPXL cần phải kiểm soát chặt chẽ để hạn chế hành vi lãng phí, gian lận, góp phần hạ giá thành, nâng cao kết hoạt động đơn vị 1.2 Kiểm soát nội doanh nghiệp xây lắp 1.2.1 Khái niệm kiểm soát nội Theo Hiệp hội kế tốn viên cơng chứng Hoa kỳ (AICPA): Kiểm sốt nội bao gồm kế hoạch tổ chức tất phương pháp phối hợp thừa nhận dùng kinh doanh để bảo vệ tài sản tổ chức, kiểm tra xác độ tin cậy thơng tin kế tốn, thúc đẩy hiệu hoạt động khích lệ bám sát chủ trương quản lý đề Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ việc chống gian lận báo cáo tài (COSO): Kiểm sốt nội trình người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên doanh nghiệp chi phối, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm thực ba mục tiêu đây: - Đối với báo cáo tài chính, kiểm sốt nội phải đảm bảo tính trung thực đáng tin cậy, người quản lý doanh nghiệp phải có trách nhiệm lập báo cáo tài phù hợp với chuẩn mực chế độ kế toán hành - 10 - - Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp qui định Bên cạnh đó, kiểm sốt nội phải hướng thành viên doanh nghiệp vào việc tuân thủ sách, qui định nội bộ, qua đảm bảo đạt mục tiêu doanh nghiệp - Đối với hữu hiệu hiệu hoạt động, kiểm soát nội giúp doanh nghiệp bảo vệ sử dụng hiệu nguồn lực, bảo mật thơng tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực chiến lược kinh doanh doanh nghiệp Có thể đúc kết lại: Kiểm sốt nội hệ thống sách, thủ tục, biện pháp kiểm soát đặc thù ban lãnh đạo đơn vị thiết lập nên nhằm kiểm tra, theo dõi hoạt động đơn vị phục vụ cho nhu cầu quản lý, đảm bảo việc thực mục tiêu: bảo vệ tài sản đơn vị, đảm bảo độ tin cậy củ thông tin, đảm bảo việc thực chế độ pháp lý, đảm bảo hiệu hoạt động hiệu quản lý, phát kịp thời rắc rối kinh doanh…một cách hiệu Như kiểm soát nội phải đạt mục tiêu sau: Mục tiêu bảo vệ tài sản đơn vị Tài sản đơn vị bao gồm tài sản vơ hình, tài sản hữu hình, chúng bị đánh cắp, lạm dụng vào mục đích khác bị hư hại không bảo vệ hệ thống kiểm sốt thích hợp Ngồi tài sản hữu, đơn vị có tài sản phi vật chất sổ sách kế toán, tài liệu quan trọng khác…cũng cần bảo vệ bảo mật, không gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị Vì việc bảo vệ tài sản ln u cầu đặt nhà quản lý Mục tiêu bảo đảm độ tin cậy thông tin Thông tin kinh tế, tài máy kế tốn xử lý tổng hợp quan trọng cho việc hình thành định nhà quản lý Các báo cáo tài lập trình bày theo quy định pháp luật Đây vấn đề thuộc trách nhiệm người quản lý Nếu thông tin tài khơng trung - 74 - mức, lần sau sử dụng lại để bù lại làm ảnh hưởng đến chất lượng cơng trình thi cơng e Thủ tục kiểm soát việc lưu trữ, bảo quản NVL Việc lập Bảng toán khối lượng vật liệu sử dụng ngày (5) giúp cho vật tư sử dụng không hết nhập lại kho để bảo quản, tổ kiểm sốt cơng trình kiểm tra thường xun tình trạng kho vật tư, định kỳ 01 tháng, công ty phải lập ban kiểm kê xuống kiểm tra, đánh giá đối chiếu với số liệu sổ sách kế tốn, tìm ngun nhân mát qui trách nhiệm Như phát mát hao hụt để kịp thời xử lý, tránh tình trạng để lâu khó khăn việc khắc phục hậu 3.2.3.2 Thủ tục kiểm sốt chi phí nhân cơng Để khắc phục hạn chế phục vụ tốt cho công tác kiểm soát CPXL, nâng cao hiệu trình hoạt động, có nhu cầu nhân cơng để thi cơng (1), BCH cơng trình đề xuất, lúc tổ kiểm sốt cơng trình kiểm tra nhu cầu nhân công (2), đề xuất cho Tổng giám đốc tuyển dụng (3) Sau ký hợp đồng tuyển dụng, hồ sơ chuyển qua phòng xây lắp, nhân công làm việc quản lý trực tiếp BCH cơng trình (4) Để kiểm sốt tốt thời gian lao động, cơng trình, trước bắt đầu ngày làm việc, tổ trưởng nhận cơng việc từ CHT kỹ thuật cơng trình hướng dẫn, tổ tập hợp công nhân tổ để phổ biến kế hoạch ngày theo dõi chấm công Cuối ngày phải chuyển cho công nhân trực tiếp ký xác nhận vào bảng chấm công Bên cạnh bảng chấm cơng tổ khốn, quản đốc vật tư (thủ kho) tiến hành chấm công để đối chiếu, kế toán kiểm soát số lượng đầu buổi cuối buổi Sau ngày làm việc, tổ thi công tổ công nhật, công nhân vận hành, công nhân biên chế đơn vị, kế toán kiểm tra lại, xác nhận vào bảng chấm công tổ trưởng quản đốc vật tư BCH CT Bắt đầu Tổ kiểm sốt, Lãnh đạo P.Kế tốn Khơng duyệt Kiểm Kiểm tra tra Kiểm tra định nhu Phiếu chi Ghi sổmức kế cầu tốn Khơng tốn, Kết thúcduyệt (3) (6) (8) (7) (9) Phê duyệtPhê Duyệtduyệt Duyệt - 75 - (1) (2) A Nhu cầu nhân cơng TT Hố đơn bán hàng, BB giao nhận hàng A (4) HĐồng, Bảng chấm cơng, bảng kê khối lượng hồn thành, bảng tốn lưong (5) Sơ đồ 3.4: Qui trình kiểm sốt chi phí nhân cơng trực tiếp Để tránh thất vật tư, qui trách nhiệm việc sử dụng vật tư theo định mức, BCH cơng trình kiểm tra, lên bảng kê khối lượng hoàn thành tổ (4), kiểm tra với định mức cho chuyển vật tư thừa vào kho, lúc thủ kho tiến hành cân đối lại lập phiếu xuất kho, vào thẻ kho Như vừa bảo quản tốt vật tư, vừa xử lý trách nhiệm, vừa tránh tình trạng lãng phí tổ khốn Chi phí nhân cơng trực tiếp phát sinh công ty tiền lương, tiền ăn ca, phụ cấp, Định kỳ (cuối tháng), dựa bảng chấm cơng, bảng kê khối lượng hồn thành, kế tốn cơng trình tiến hành lập bảng tốn tiền lương cho tổ - 76 - (5) Tổ kiểm sốt cơng trình kiểm tra lại định mức so với khối lượng hoàn thành, hao hụt mác (nếu có), đối chiếu với đợt kiểm tra,… xác nhận, trình lãnh đạo phê duyệt (6) (7), (8), (9) Các khoản tiền công nhân xây lắp nhận trực tiếp từ BCH cơng trình, hàng tháng định kỳ BCH cơng trình đến phòng kế tốn cơng ty ứng tiền lương (hoặc nhận thay) để tốn cho cơng nhân, tổ thi cơng trực tiếp đến nhận tiền phòng kế tốn tuỳ theo vị trí địa lý cơng trình, kế tốn vào chứng từ tiền lương tổ khốn tổ cơng nhật để ghi vào tài khoản 331 334, bảng tốn lương phải có ký nhận tổ thi công Như vậy, với kế hoạch chi phí ngắn hạn giúp cho lãnh đạo chủ động tìm nguồn nhân cơng cho mùa xây dựng, việc thực toán khối lượng vật tư sử dụng ngày qui trình kiểm sốt NVL giúp xử lý trách nhiệm tổ thi công kịp thời trường hợp làm sử dụng vượt định mức Bên cạnh giám sát BCH cơng trình, có kiểm tra giám sát tổ kiểm tra cơng trình, điều làm nâng cao suất lao động công nhân, tránh tình trạng sai sót kỹ thuật, giám sát tiến độ thi cơng cơng trình 3.2.3.3 Thủ tục kiểm sốt chi phí sử dụng MTC (1) Khi có nhu cầu máy thi cơng, BCH cơng trình viết Phiếu đề xuất gởi Phòng Thiết bị, tổ kiểm sốt vào kế hoạch chi phí ngắn hạn (2) để kiểm tra nhu cầu tình hình thực tế cơng trình đề xuất ý kiến để lãnh đạo phê duyệt (3) Nếu xe máy thi cơng rãnh trình lãnh đạo viết Lệnh điều động xe máy đến cơng trình Trong trường hợp khơng có đề xuất th ngồi, thơng qua phòng Kinh doanh làm hợp đồng th xe máy cho cơng trình (4) (5) Đối với xe máy cần xem xét hiệu làm việc xe cách điều động lái máy, kết hợp với thuê để kiểm tra việc thực khối lượng cơng việc, từ định định mức cụ thể cho cơng trình Việc theo dõi ca máy tốt giúp cho cơng trình san phát bất bình thường toán khối lượng đào, đắp, san nền, trung chuyển,…việc theo dõi máy thi công theo dõi qua Nhật ký hoạt động xe máy - 77 - Tổ kiểm soát, BCH CT P.Kế toán P Kinh doanh Khơng duyệt Bắt đầu (1) Hố đơn bán hàng, BB giao nhận hàng P Thiệt bị, Lãnh đạo Điều động, Thuê (2) Kiểm tra nhu cầu Yêu cầu máy thi công Phê duyệt (3) Duyệt (4) A (6) Bảng xác nhận ca máy Biên nghiệm thu khối lượng ca máy hồn thành Chứng từ tốn (PC, ) Phê duyệt (7) Hợp đồng thê, Lệnh điều động xe máy (5) Duyệt Thực (8) Ghi sổ kế toán (9) A Kết thúc Sơ đồ 3.5: Qui trình kiểm sốt chi phí Máy thi cơng (6) Cuối buổi làm việc có xác nhận lái xe, kỹ thuật cơng trình Khi kết thúc cơng việc, có bảng xác nhận khối lượng ca máy (7) Dựa bảng xác nhận khối lượng ca máy, BCH cơng trình lái máy lập Biên nghiệm thu khối lượng ca máy hoàn thành làm sở cho việc toán ghi gổ kế toán (8), (9) Trong q trình làm việc máy thi cơng, việc kiểm sốt hiệu hoạt động khó, bên cạnh việc thường xun giám sát cơng trình tổ kiểm sốt đòi hỏi việc giao trách nhiệm quản lý MTC chặt chẽ từ phía BCH cơng trình, để kiểm sốt MTC cần ý đến vấn đề sau: - 78 - + Đối với xe máy công ty, cần giao trách nhiệm quản lý bảo quản máy thi cơng cho CHT cơng trình, để nâng cao hiệu suất sử dụng MTC cần đảm bảo cho MTC ln tình trạng hoạt động tốt MTC sử dụng cơng trình cần phải có nhà tạm tạm để bảo vệ, tránh phơi mưa, phơi nắng BCH cơng trình giám sát việc thực quy định trách nhiệm lái máy điều khiển MTC mà công ty qui định, hư hỏng, mát phải có lý giải trình bồi thường theo mức độ hư hỏng thuộc phạm vi trách nhiệm họ, xác nhận vào sổ nhật ký phải kịp thời BCH cơng trình cần phải thường xun theo dõi thời gian hoạt động MTC nhiều máy hoạt động lái máy lại không sử dụng hết công suất để đỡ tốn nhiên liệu,… + Vì việc kiểm sốt hiệu sử dụng MTC khó khăn, đặc bịêt cơng trình cần máy thi công nhiều như: San nền, đường giao thông,…để đánh giá hiệu sử dụng MTC thường đánh giá qua hiệu suất sử dụng MTC Hiệu suất sử dụng tính sau: Hiệu suất sử dụng MTC = Hiệu suất thời gian x Hiệu suất tốc độ Trong đó: Hiệu suất thời gian = Thời gian sử dụng thực tế / Thời gian sử dụng tối đa Hiệu suất tốc độ = Tốc độ vận hành thực tế / Tốc độ thiết kế Hiệu sử dụng MTC đạt mức cao hai tiêu hiệu suất thời gian hiệu suất tốc độ cao, mặt khác cần ý đến so sánh kế hoạch chi phí MTC với chi phí thực tế phát sinh hiệu suất sử dụng cao mà chi phí lớn lãng phí Bên cạnh đó, tổ kiểm sốt cơng trình phải có biện pháp phân tích logic nhằm đưa bất hợp lý kiểm sốt khoản mục này, ví dụ như: Xe trung chuyển vật liệu kiểm tra cung đường có phù hợp với chuyến hay khơng, có sử dụng hết hiệu suất thời gian khơng, chuyến chở khối lượng để đối chiếu với khối lượng vật tư từ nhà cung cấp, 3.2.3.4 Thủ tục kiểm sốt chi phí sản xuất chung - 79 - Tổ khoán, Thủ kho phận sử dụng Hoá đơn bán hàng, BB giao nhận hàng lãnh đạo doanh nghiệp (2) Kiểm tra yêu cầu Yêu cầu CCDC, Vật tư cho quản lý Bộ phận sử dụng cơng trình Phòng Kế tốn, Khơng duyệt Bắt đầu (1) CHT, kế toán Phiếu xuất kho, biên giao nhận (4) (5) Phê duyệt Phê duyệt Duyệt (3) Bảng phân bổ chi phí CCDC, vật liệu quản lý vào CP cơng trình Phê duyệt (6) Duyệt Ghi sổ kế tốn Kết thúc Sơ đồ 3.6: Qui trình kiểm sốt CCDC, vật tư cho quản lý cơng trình Các khoản chi phí sản xuất chung cơng trình xây lắp thường liên quan đến chi phí lương cán quản lý cơng trình, cơng cụ dụng cụ phục vụ quản lý, chi phí tiền mặt khác điện, nước, giao dịch tiếp khách nghiệm thu,…đối với khoản chi phí giao dịch khó xác định dự tốn xác, lập kế hoạch ngắn hạn chi phí sản xuất chung lập số khoản mục chi phí phát sinh thường xuyên dễ nhận biết chi phí lương, dụng cụ quản lý, khấu hao TSCĐ đặc thù,… (1) Khi có nhu cầu vật tư sử dụng cho quản lý thi công, phận sử dụng công trình lập Phiếu u cầu, chuyển cho CHT cơng trình ký duyệt (việc ký duyệt sở kế hoạch thủ trưởng đơn vị ủy quyền qui định trách nhiệm vật - 80 - chất) Khi Phiếu yêu cầu cấp vật tư có chữ ký phận có thẩm quyền, kế tốn cơng trình lập Phiếu xuất kho, biên giao nhận, CHT duyệt (3) Thủ kho vào Phiếu xuất kho ký duyệt để cấp Kế tốn cơng trình xử lý thu hồi lại kho (nếu sử dụng nhiều lần) phân bổ hết Lập bảng phân bổ, gởi cho phận kế tốn cơng trình Văn phòng kiểm tra, lãnh đạo duyệt phân bảo vào chi phí chung cơng trình (6) Để thuận lợi cho BCH điều hành tốt thông suốt, công ty cần quan tâm đến yếu tố sau: + Đối với chi phí tiền lương nhân viên quản lý cơng trình Tiền lương nhân viên quản lý cơng trình toán theo thời gian thực tế làm việc Tại cơng trình, thủ kho theo dõi chấm cơng cho nhân viên quản lý cơng trình Cuối tháng, bảng chấm cơng chuyển kế tốn tính lập bảng toán tiền lương Bảng toán tiền lương chuyển cho Bộ phận Kế tốn cơng trình kiểm tra xem thời gian làm việc với tiến độ tổ khốn, đội xe xem có phù hợp khơng trình ký duyệt trước tốn lương + Đối với chi phí CCDC, vật tư cho quản lý thi cơng: Bên cạnh việc giao tồn quyền cho BCH cơng trình, cần phải xem xét nhu cầu CCDC, vật tư cho quản lý sở kế hoạch chi phí thiết lập + Đối với chi phí giao dịch tiếp khách, khoản chi phí nên khốn cho CHT cơng trình cơng trình cụ thể, việc khoán kế toán dựa dự toán nhận thầu, kế hoạch ngắn hạn để tiến hành giao khoán, việc giao khoán bám sát theo tiến độ thi cơng cơng trình giai đoạn nhằm tạo linh động cơng việc 3.2.4 Hồn thiện cơng tác phân tích chi phí xây lắp Dựa kế hoạch chi phí cơng trình thiết lập ngắn hạn mục 3.2.1, công trình, hạng mục cơng trình, giai đoạn, dựa vào báo cáo từ kế tốn cơng trình, tổ kiểm sốt cơng trình tiến hành phân tích biến động chi phí xây lắp cho hạng mục, cơng trình cụ thể để tìm ngun nhân tác động đến biến động chi phí xây lắp, từ đề giải - 81 - pháp nhằm hạn chế thất chi phí, nâng cao hiệu hoạt động xây lắp cho công ty + Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Sau cố định nhân tố KLXL, biến động tổng chi phí NVL trực tiếp chịu ảnh hưởng nhân tố: - Định mức tiêu hao NVL cho đơn vị KLXL - Đơn giá NVL sử dụng cho xây lắp Áp dụng phương pháp so sánh để đánh giá chung mức biến động chi phí NVL trực tiếp thực tế so với kế hoạch Bằng phương pháp thay liên hồn, ta xác định mức độ ảnh hưởng nhân tố sau: Tổng chi phí NVL Định mức tiêu = KLXL trực tiếp Ký hiệu: x hao NVL cho x đơn vị KLXL Đơn giá NVL Cv = Qt x mv x pv - Chỉ tiêu phân tích: -> Tổng chi phí NVL trực tiếp kế hoạch: Cvk = Qt x mvk x pvk - > Tổng chi phí NVL trực tiếp thực tế: Cvt = Qt x mvt x pvt - Đối tượng phân tích: Cv = Cvt - Cvk - Các nhân tố ảnh hưởng: -> Ảnh hưởng định mức tiêu hao NVL: mv = Qt x (mvt-mvk) x pvk -> Ảnh hưởng đơn giá NVL xuất dùng: pv = Qt x mvt x (pvt-pvk) - Tổng hợp nhân tố ảnh hưởng: Cv = mv + pv - Bảng phân tích chi phí NVL trực tiếp: Sau phân tích, cần phải nhận xét, đánh giá nhân tố ảnh hưởng để tìm nguyên nhân biến động chi phí NVL trực tiếp Sự biến động chi phí NVL trực tiếp nhiều ngun nhân trình độ tay nghề cơng nhân, kỹ thuật cơng trình, việc bảo quản vật tư chưa tốt làm cho hao hụt vượt định mức quy định, ngồi giá thị trường có xu hướng biến động tăng, hay địa - 82 - điểm thu mua vật tư cách xa cơng trình phải tốn nhiều chi phí vận chuyển, bốc dỡ, Từ đó, cơng ty có biện pháp kiểm sốt tốt chi phí NVL trực tiếp Bảng 3.6: Bảng phân tích chi phí NVL trực tiếp Cơng ty CP XL & PTN Đà Nẵng Bộ phận: Tổ Kiểm soát CT: CC CC số 06 Nguyễn Du BẢNG PHÂN TÍCH CP NVL TRỰC TIẾP Hạng mục: Khối nhà A tầng 18 STT Loại NVL Chi phí NVL trực tiếp tính theo Mức độ ảnh hưởng Tổng Qt.mvk.pvk Qt.mvt.pvk Qt.mvt.pvt mv pv hợp Đá 1x2 Đá 4x6 Thép F6 Thép F12 … Cộng: Người lập (Ký, họ tên) Tổ kiểm soát (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) + Phân tích biến động chi phí nhân cơng trực tiếp Sự biến động chi phí nhân cơng trực tiếp chịu ảnh hưởng hai nhân tố, mức hao phí ngày cơng lao động cho đơn vị KLXL đơn giá ngày công lao động Sử dụng phương pháp so sánh để đánh giá chung mức biến động chi phí nhân cơng thực tế với kế hoạch thiết lập mục 3.2.1 Bằng phương pháp thay liên hồn, ta xác định mức độ ảnh hưởng nhân tố sau: Tổng chi phí nhân cơng Định mức ngày = KLXL x công lao động cho x trực tiếp Ký hiệu: đơn vị KLXL Cn = Qt x mn x pn Đơn giá ngày công lao động - Chỉ tiêu phân tích: -> Tổng chi phí nhân cơng trực tiếp kế hoạch: Cnk =  Qt x mnk x pnk - 83 - -> Tổng chi phí nhân công trực tiếp thực tế: Cnt =  Qtx mnt x pnt - Đối tượng phân tích: Cn = Cnt - Cnk - Các nhân tố ảnh hưởng: -> Ảnh hưởng định mức ngày công: mn = Qt x (mnt - mnk) x pnk -> Ảnh hưởng đơn giá ngày công: pn = Qt x mnt x (pnt - pnk) - Tổng hợp nhân tố ảnh hưởng: Cn = mn + pn - Bảng phân tích chi phí nhân cơng trực tiếp: Bảng 3.7: Bảng phân tích chi phí nhân cơng trực tiếp BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ NHÂN CƠNG TRỰC TIẾP Hạng mục: Khối nhà A tầng 18 ST T Loại nhân công Nhân công lao động phổ thông Nhân công lao động đặc thù Nhân cơng bậc 1.3/7 Chi phí NCTT tính theo Mức độ ảnh hưởng Qtmnkpnk Qtmntpnk Qtmntpnt mn pn Tổng Cộng Người lập (Ký, họ tên) Tổ kiểm soát (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Qua bảng phân tích trên, nhân tố ảnh hưởng đến chi phí nhân cơng trực tiếp như: số lượng công nhân không đáp ứng đủ dẫn đến tiến độ thi công không đảm bảo, trình độ tay nghề cơng nhân thấp làm tăng ngày công lao động cho đơn vị KLXL, công tác tổ chức quản lý điều hành thi cơng BCH cơng trình chưa tốt, chế tiền lương sách nhân chưa thật khuyến khích tinh thần làm việc công nhân nhằm nâng cao suất lao động, - 84 - Phân tích tình hình sử dụng lao động mặt suất lao động góp phần cải tiến công tác tổ chức quản lý sử dụng lao động thi cơng cơng trình, phát nhân tố ảnh hưởng tìm biện pháp khắc phục nhằm nâng cao suất lao động Các tiêu thường sử dụng để phân tích tình hình suất lao động là: -> Năng suất lao động bình quân công nhân xây lắp kỳ (WCNXL): Giá trị KLXL hồn thành WCNXL = Số lượng cơng nhân xây lắp bình quân -> Năng suất lao động bình quân ngày cơng xây lắp (WNC): Giá trị KLXL hồn thành WNC = Tổng số ngày công xây lắp kỳ Từ so sánh để đánh giá mức biến động suất lao động thực tế so với kế hoạch + Phân tích biến động chi phí sử dụng MTC Chi phí sử dụng MTC chịu ảnh hưởng hai nhân tố số ca máy (giờ máy) phục vụ cho đơn vị KLXL đơn giá ca máy (giờ máy) MTC Bằng phương pháp thay liên hồn, ta xác định mức độ ảnh hưởng nhân tố sau: Tổng chi phí sử dụng MTC = KLXL x Ký hiệu: Số ca máy (giờ máy) cho đơn vị KLXL Cm = Q x m x p m Đơn giá ca x máy (giờ máy MTC) m - Chỉ tiêu phân tích: -> Tổng chi phí sử dụng MTC kế hoạch: Cmk = Qt x mmk x pmk -> Tổng chi phí sử dụng MTC thực tế: - Đối tượng phân tích: Cmt = Qt x mmt x pmt Cm = Cmt - Cmk - Các nhân tố ảnh hưởng: -> Ảnh hưởng số ca máy (giờ máy) phục vụ cho đơn vị KLXL: mm =Qt x (mmt -mmk) x pmk -> Ảnh hưởng đơn giá ca máy (giờ máy): pm = Qt x mmt x (pmt-pmk) - 85 - - Tổng hợp nhân tố ảnh hưởng: Cm = mm + pm Bảng 3.8: Bảng phân tích chi phí máy thi cơng BẢNG PHÂN TÍCH CP MÁY THI CÔNG Hạng mục: Khối nhà A tầng 18 ST T Thang vạn thăng Máy tông Chi phí sử dụng MTC tính theo Mức độ ảnh hưởng Tổng hợp Qtmmkpmk Qtmmtpmk Qtmmtpmt mm pm Loại MTC trộn bê Cộng Người lập (Ký, họ tên) Tổ kiểm soát (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Như vậy, chi phí sử dụng MTC biến động lý do: số lượng máy không đủ phục vụ nhu cầu thi công, thời gian chờ máy, máy hoạt động khơng hết cơng suất, trình độ tay nghề công nhân vận hành máy chưa cao đơn giá q cao, từ có điều chỉnh thích hợp nhằm nâng cao hiệu việc sử dụng máy thi cơng + Phân tích biến động chi phí sản xuất chung Bằng phương pháp so sánh, CP SXC lập bảng để so sánh kế hoạch ngắn hạn với thực tế xem có biến động lớn khơng Khi phân tích, ngồi việc tìm chênh lệch nguyên nhân dẫn đến chênh lệch thực tế so với kế hoạch, tiến hành đánh giá thay đổi tỷ trọng yếu tố chi phí Bảng 3.9: Bảng phân tích chi phí sản xuất chung BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Hạng mục: Khối nhà A tầng 18 Chỉ tiêu Kế hoạch Thực tế Chênh lệch - 86 - Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ lệ (%) Chi phí nhân viên quản lý đội, CT Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN Chi phí VL, CCDC quản lý Chi phí phân bổ, chi phí khấu hao Chi phí khác dịch vụ mua (Điện, nước, thuê bảo vệ, tiếp khách, ) Chi phí tiền khác Tổng cộng Người lập (Ký, họ tên) Tổ kiểm soát (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) KẾT LUẬN CHƯƠNG Để góp phần hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội CPXL công ty Cổ phần Xây lắp Phát triển nhà Đà Nẵng, dựa thực trạng môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán thủ tục kiểm sốt chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí máy thi cơng chi phí sản xuất chung, từ luận văn đúc kết đưa số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội CPXL đơn vị, góp phần nâng cao hiệu hoạt động xây lắp, - 87 - tiết kiệm chi phí, nâng cao sức cạnh tranh đặc biệt giai đoạn hội nhập KẾT LUẬN Trước xu hội nhập phát triển kinh tế nay, cạnh tranh diễn không doanh nghiệp xây lắp nước mà nhà thầu quốc tế vào cuộc, địa bàn thành phố Đà Nẵng, điều đòi hỏi doanh nghiệp ngày trọng hoàn thiện công tác quản lý, tự đổi mới, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành xây lắp nhằm nâng cao sức cạnh tranh, giữ vững thị phần khẳng định vị Để thực điều đó, việc hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội nói chung kiểm sốt nội CPXL nói - 88 - riêng yêu cầu cần thiết Cơng tác kiểm sốt nội tốt nâng cao chất lượng cơng trình, rút ngắn thời gian thi công, hạn chế rủi ro, chủ động nguồn lực, đem lại hiệu hoạt động cách tốt Trên sở nghiên cứu lý luận thực tiễn kiểm soát nội CPXL, đề tài đưa số giải pháp có sở, thiết thực, hợp lý, góp phần nâng cao hiệu cơng tác kiểm sốt nội CPXL Công ty Cổ phần Xây lắp Phát triên nhà Đà Nẵng Về bản, luận văn giải số vấn đề vận dụng hiệu cơng ty nói riêng doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực xây lắp nói chung là: Trước nhất, đưa hệ thống vấn đề lý luận kiểm sốt nội nói chung kiểm sốt nội CPXL nói riêng doanh nghiệp xây lắp Tiếp theo, đề tài phản ánh thiết thực đánh giá thực trạng cơng tác kiểm sốt nội CPXL Công ty Cổ phần Xây lắp Phát triên nhà Đà Nẵng cách toàn diện, qua đưa đánh giá cụ thể thực trạng công tác đơn vị Cuối cùng, cần thiết phải hoàn thiện cơng tác kiểm sốt nội CPXL Công ty Cổ phần Xây lắp Phát triên nhà Đà Nẵng, đưa số giải pháp nhằm quản lý chặt chẽ chi phí, tăng sức cạnh tranh đơn vị giai đoạn phát triển ... rõ nội dung kiểm soát nội CPXL doanh nghiệp xây lắp Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP - 30 - VÀ PHÁT TRIỂN NHÀ ĐÀ NẴNG 2.1 Đôi nét Công ty. .. quan kiểm sốt nội chi phí xây lắp doanh nghiệp xây lắp Chương 2: Thực trạng cơng tác kiểm sốt nội chi phí xây lắp Công ty Cổ phần Xây lắp Phát triển Nhà Đà Nẵng Chương 3: Hướng hoàn thiện cơng tác. .. nội chi phí xây lắp Cơng ty Cổ phần Xây lắp Phát triển nhà Đà Nẵng, luận văn có đóng góp sau: + Hồn thiện cơng tác kiểm sốt (phạm vi hệ thống kiểm sốt chi phí xây lắp) Công ty Cổ phần Xây lắp Phát