Tăng cường kiểm soát nội bộ doanh thu, chi phí tại life resort của khách sạn hoàng trà (tt)

- Phạm vi nghiên cứu: Tập trung vào những vấn đề kiểm soát quản lý đối với doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ và chi phí kinh doanh hàng hoá dịch vụ chủ yếu cho hai hoạt động kinh doanh

MỞ ĐẦU

1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Trong hoạt động của doanh nghiệp, KSNB góp phần tăng

cường tính hiệu quả của hoạt động doanh nghiệp, giảm thiểu việc thất

thoát và góp phần làm tăng thêm mức độ tin cậy của các báo cáo tài

chính cũng như công tác tuân thủ các quy định của pháp luật

Life Resort của Khách Sạn Hoàng Trà là một đơn vị không

liên doanh liên kết, hoạt động trong lĩnh vực lưu trú, nghĩ dưỡng và

khá nhiều dịch vụ vui chơi giải trí đi kèm Hiện nay mức độ cạnh

tranh trên thị trường trong nước và thế giới ngày càng tăng với sự

xuất hiện khá nhiều Khách sạn cao cấp sang trọng Do đó, để có thể

đứng vững trong môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp không

những phải tự lực vươn lên trong quá trình SXKD mà còn đòi hỏi

phải hoàn thiện và tăng cường ki ểm tra, kiểm soát cụ thể đối với

doanh thu và chi phí đây là hai yếu tố chính mang lại lợi nhuận cho

doanh nghiệp Tăng cường kiểm soát để hạn chế những sai sót, rủi ro

và gian lận có thể xảy ra và đề ra những phương hướng, mục tiêu

nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD

Xuất phát từ những yêu cầu cấp thiết trên, Tôi chọn đề tài

“Tăng cường kiểm soát nội bộ doanh thu, chi phí tại Life Resort của

Khách Sạn Hoàng Trà” nghiên cứu luận văn thạc sĩ

2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

Trên cơ sở lý luận và thực trạng qui trình đang áp dụng để

KSNB doanh thu, chi phí trong quá trình hoạt động kinh doanh tại

Life Resort của Khách Sạn Hoàng Trà nhằm phát hiện những rủi ro

và sai sót đã gặp và có thể sẽ gặp phải trong tương lai Qu a đó, đưa ra

một số giải pháp đề xuất nhằm tăng cường KSNB doanh thu, chi phí

tại Đơn vị

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác KSNB doanh thu, chi phí tại Life Resort của Khách Sạn Hoàng Trà

- Phạm vi nghiên cứu: Tập trung vào những vấn đề kiểm soát quản lý đối với doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ và chi phí kinh doanh hàng hoá dịch vụ chủ yếu cho hai hoạt động kinh doanh chính

đó là bộ phận kinh doanh nhà hàng -bếp (ẩm thực) và bộ phận kinh doanh buồng

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Trong quá trình tìm hiểu tại công ty và tìm hiểu đề tài, luận văn dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và sử dụng các phương pháp cụ thể: Quan sát, phỏng vấn, trực tiếp thu thập nghiên cứu và xử lý tài liệu, so sánh… Nhằm làm rõ thực trạng công tác KSNB doanh thu và chi phí tại Đơn vị

5 Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI

Hệ thống hoá cơ sở lý luận về KSNB doanh thu và chi phí, tìm hiểu và đánh giá thực trạng về công tác KSNB doanh thu và chi phí tại Life Resort của Khách Sạn Hoàng Trà, chỉ ra những mặt đã đạt được và những vấn đề còn hạn chế của công tác KSNB tại Đơn vị

Đề xuất một số giải pháp tăng cường công tác KSNB doanh thu, chi phí nhằm giảm thiểu những rủi ro, sai sót, gian lận để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD cho Đơn vị

6 NỘI DUNG VÀ KẾT CẤU LUẬN VĂN

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm có 3 chương: Chương 1: Lý luận chung v ề KSNB doanh thu, chi phí trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ doanh thu, chi phí tại Life Resort của Khách Sạn Hoàng Trà

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện nhằm tăng cườn g KSNB doanh thu, chi phí tại Life Resort của Khách Sạn Hoàng Trà

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH

THU VÀ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH

KHÁCH SẠN 1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm hệ thống KSNB

Theo định nghĩa do Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ

về việc chống gian lận trong báo cáo tài chính đưa ra năm 1992: Hệ

thống KSNB là một quá trình do nhà quản lý, hội đồng quản trị và

các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một

sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

- Sự tin cậy của báo cáo tài chính

- Sự tuân thủ pháp luật và các luật định

1.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB

1.1.2.1 Môi trường hệ thống KSNB

Các nhân tố chính của môi trường kiểm soát: Triết lý quản lý

và phong cách điều hành của lãnh đạo ; Cơ cấu tổ chức; Chính sách

nhân sự; Công tác lập kế hoạch, dự toán; Các nhân tố bên ngoài

1.1.2.2 Hệ thống kế toán

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu

kiểm soát chi tiết :

- Tính có thực: Không ghi chép các nghiệp vụ không có thực

- Sự phê chuẩn: Đ ảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ

kinh tế phát sinh

- Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán

các khoản giá và phí

- Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán

- Tính đúng kỳ: Việc ghi sổ đảm bảo thực hiện đúng kỳ quy định

- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác

1.1.2.3 Thủ tục KSNB

- Nguyên tắc phân công phân nhiệm:

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

- Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn:

1.2 KHÁI NIỆM, QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Khái niệm kiểm soát doanh thu

Kiểm soát doanh thu là một phần của hệ thống KSNB được thực hiện thông qua việc phân công, phân nhiệm cho từng cá nhân,

bộ phận trong việc thực hiện công việc để đạt được mục tiêu của đơn

vị trong việc quản trị doanh thu hạn chế sai sót, rủi ro, thất thoát, thông đồng gian lận…

1.2.2 Quy trình KSNB đối với doanh thu trong doanh nghiệp

Trình tự các nghiệp vụ, các bước KSNB đối với doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua; Xét duyệt bán chịu; Chuyển giao hàng hoá cung cấp dịch vụ; Chuyển hoá đơn cho người mua và ghi sổ nghiệp vụ ; Xử lý ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng phát sinh

1.3 KHÁI NIỆM, QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP

1.3.1 Khái niệm kiểm soát chi phí

Kiểm soát chi phí là một phần của hệ thống KSNB được thực hiện thông qua việc phân công, phân nhiệm cho từng cá nhân, bộ

phận trong việc thực hiện công việc để đạt được mục tiêu của đơn vị

về quản trị chi phí

1.3.2 Quy trình KSNB đối với chi phí trong doanh nghiệp

1.3.2.1 KSNB đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Các phương diện KSNB chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Các thủ tục cơ bản KSNB chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

1.3.2.2 KSNB đối với chi phí nhân công trực tiếp

- KSNB đối với chi phí tiền lương

- KSNB đối với các khoản trích theo lương

1.3.2.3 KSNB đối với chi phí sản xuất chung

- KSNB đối với chi phí vật liệu; Chi phí tiền lương nhân viên

quản lý; CCDC; trích khấu hao TSCĐ; Chi phí dịch vụ mua ngoài

1.3.2.4 KSNB đối với chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

- KSNB đối với chi phí tiền lương nhân viên bộ phận quản lý,

CCDC, khấu hao TSCĐ, Chi phí quảng cáo; Chi phí bằng tiền; Chi

phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác theo dự toán kế

hoạch

1.4 ĐẶC ĐIỂM KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ CHI

PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH KHÁCH SẠN

1.4.1 Khái quát đặc điểm hoạt động Kinh doanh Khách Sạn.

Kinh doanh Khách Sạn là loại hình kinh doanh mới và quan

trọng trong ngành du lịch hiện nay, trong đó bao gồm nhiều hoạt

động kinh doanh khác nhau Đòi hỏi vốn đầu tư lớn, chi phí bảo

dưỡng cao, sử dụng nhiều lao động Hoạt động kinh doanh phụ thuộc

theo thời gian và không gian mang tính thời vụ, ảnh hưởng theo mùa

vụ và sự kiện rất rõ

- Khách Sạn thuộc loại hình khách Sạn du lịch Vị trí thường

nằm những nơi có cảnh quan thiên nhiên đẹp, không khí trong lành,

gần các nguồn tài nguyên du lịch như: biển, núi, nguồn nước khoáng,

điểm tham quan Đối tượng khách thường là khách nghỉ dưỡng, khách tham quan… có thời gian lưu trú dài ngày hơn so với khách đi công vụ

- Tiện nghi dịch vụ: Đầy đủ, sang trọng

- Đặc điểm về sản phẩm của Khách Sạn:

- Đặc điểm về mối quan hệ sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của Khách sạn

- Đặc điểm về đối tượng khách hàng của Khách Sạn du lịch

- Đặc điểm về thái độ phục vụ kinh doanh của Khách Sạn

1.4.2 Đặc điểm doanh thu và chi phí trong hoạt động kinh doanh Khách sạn

1.4.2.1 Đặc điểm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là nguồn thu chủ yếu trong các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh khách Sạn

Doanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý của khoản đã thu hoặc sẽ thu được sau khi trừ đi các khoản từ chương trình giảm giá, chiết khấu thương mại hoặc giảm giá do hàng kém chất lượng và hàng bán bị trả lại

Doanh thu được ghi nhận khi kết quả của giao dịch đó được xác định một cách đáng tin cậy đó là khách hàng xác nhận sử dụng dịch vụ chấp nhận thanh toán và đơn vị xuất hoá đơn tài chính cho khách

Trong lĩnh vực kinh doanh Khách sạn doanh thu được phân theo từng dịch vụ kinh doanh

1.4.2.2 Đặc điểm chi phí trong hoạt động kinh doanh Khách sạn

- Chi phí kinh doanh Khách sạn: Là sự chuyển hoá của vốn trong quá trình SXKD, luôn được biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí lao động sống, lao động vật hoá và các chi phí khác mà doanh

nghiệp phải bỏ ra để thực hiện các quá trình tạo ra sản phẩm dịch vụ

hàng hoá cung cấp cho khách trong một thời kỳ nhất định

- Chi phí trong kinh doanh khách Sạn mang tính chất phức tạp,

đa dạng, không bao gồm trị giá nguyên liệu sử dụng để chế biế n ra

các sản phẩm ăn uống

- Chi phí trong kinh doanh khách Sạn không chỉ tham gia tạo

ra giá trị và giá trị sử dụng mà còn tạo điều kiện để thực hiện giá trị

và giá trị sản phẩm theo mục đích của nền sản xuất hàng hoá

1.4.3 Phân loại doanh thu, chi phí trong hoạt động kinh doanh

Khách sạn

1.4.3.1 Phân loại doanh thu

Theo hình thức dịch vụ cung cấp Căn cứ vào từng loại hoạt

động kinh doanh của Khách sạn, có thể chia doanh thu bán hàng và

cung cấp dịch vụ ra các loại sau:

- Doanh thu hoạt động kinh doanh nhà hàng (ẩm thực)

- Doanh thu hoạt động kinh doanh lưu trú (buồng phòng

- Doanh thu hoạt động kinh doanh khác (Spa, vận chuyển

khách, thuê hồ bơi, tổ chức sự kiện, điện thoại, giặt ủi…)

1.4.3.2 Phân loại chi phí

- Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh

- Căn cứ vào tính chất biến động chi phí

- Căn cứ vào công tác quản lý

1.4.4 Đặc điểm KSNB doanh thu và chi phí trong doanh nghiệp

kinh doanh Khách Sạn

1.4.4.1 Đặc điểm KSNB doanh thu

Kiểm soát doanh thu ở doanh nghiệp kinh doanh Khách Sạn

tập trung chủ yếu vào kiểm soát doanh thu bán hàng và cung cấp dịch

vụ Với qui trình qua các bước: Tiếp nhận và xử lý yêu cầu của

khách; Xét duyệt bán chịu; Chuyển giao sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ

; Xuất hoá đơn cho khách hàng; Xử lý, ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng phát sinh; Ghi sổ bán hàng và hạch toán

1.4.4.2 Đặc điểm KSNB chi phí

Chi phí kinh doanh Khách Sạn là biểu hiện bằng tiền của toàn

bộ hao phí lao động sống và lao động vật hoá Kiểm soát chi phí ở đơn vị kinh doanh Khách Sạn tập trung chủ yếu vào:

a Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

b Chi phí nhân công trực tiếp

c Chi phí sản xuất chung.

d Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI LIFE RESORT CỦA KHÁCH SẠN

HOÀNG TRÀ 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ LIFE RESORT 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

- Xúc tiến dự án bắt đầu vào tháng 6 năm 2005 với tổng vốn đầu tư gần 500 tỷ đồng, không liên doanh liên kết

- Đến cuối năm 2010 Khách Sạn Hoàng Trà đã trở thành thành viên và hạch toán hoàn toàn độc lập

- Life Resort của Khách Sạn Hoàng Trà có diện tích trên 4 héc

ta, vị trí địa lý khá thuận lợi nằm dọc bờ biển phường Khuê Mỹ -Quận Ngũ Hành Sơn - TP Đà Nẵng

- Năm 2010 dự án khai trương và tiến hành đưa vào hoạt động kinh doanh với tên giao dịch quốc tế là Life Resort, mảng hoạt động ban đầu do tập đoàn Life quản lý

* Các dịch vụ tại Life Resort

Life Resort đa dạng và phong phú với nhiều dịch vụ như: Lưu

trú (buồng phòng), nhà hàng (ẩm thực), chăm sóc sắc đẹp, và khá

nhiều dịch vụ vui chơi giải trí nhằm thoả mãn nhu cầu của khách khi

đến với khu nghĩ dưỡng

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Life Resort

2.1.2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý tại Life Resort

Bộ máy quản lý tại Khách Sạn được tổ chức theo mô hình trực

tuyến chức năng, Với mô hình này, bộ máy quản lý gọn nhẹ và phù

hợp với nhu cầu quản lý, các bộ phận được phân chia công việc cụ

thể

2.1.2.2 Sơ đồ tổng quan chương trình phần mềm quản lý Smile tại

Life Resort

2.2 GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI

LIFE RESORT

2.2.1 Môi trường kiểm soát

2.2.1.1 Triết lý quản lý và phong cách điều hành

Môi trường kiểm soát tại Khách sạn gồm các nhân tố về quy

định, chính sách, nhân tố con có tác động đến hoạt động và xử lý

dữ liệu nhằm kiểm soát nội bộ

2.2.1.2 Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự luôn được ban lãnh đạo quan tâm và đánh

giá cao vai trò của nhân sự, luôn tăng cường công tác đào tạo về

chuyên môn và trình độ ngoại ngữ cho nhân viên tại Khách sạn và

bên ngoài, để nâng cao phong cách phục vụ chuyên nghiệp

2.2.1.3 Công tác lập dự toán tại Khách Sạn

Công tác lập dự toán luôn được chú trọng và phù hợp đối với

hoạt động kinh doanh Resort Căn cứ vào tình hình hoạt động kinh

doanh kỳ trước, ban lãnh đạo Khách Sạn tiến hành lên kế hoạch cho

kỳ này bằng c ách lập dự toán tiêu thụ (doanh thu), lập dự toán chi phí

kinh doanh hàng hoá dịch vụ…Kỳ kế hoạch có thể theo năm (chi tiết cho từng quí) , theo quí (chi tiết cho từng tháng)

2.2.1.4 Các nhân tố bên ngoài

Ngoài các yếu tố trên thì hoạt động kinh doanh của Khách Sạn còn chịu ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài như đối thủ cạnh tranh, các cơ quan quản lý có thẩm quyền và các chủ trương chính sách, chế độ, chuẩn mực kế toán và cả quyền lợi của khách đang nghĩ dưỡng trong Khách sạn…

2.2.2 Hệ thống kế toán

2.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Life Resort

a Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Life Resort

b Chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán

2.2.2.2 Hệ thống kế toán

- Hệ thống kế toán theo phương pháp hạch toán của hiệp hội ngành kinh doanh khách sạn nên doanh thu và chi phí được định nghĩa và xác định rất chi tiết cụ thể để tập hợp, phân bổ đúng cho từng hoạt động kinh doanh

- Smile Bo gồm các chức năng chính: Quản lý sổ cái, quản lý công nợ, quản lý hàng tồn kho, quản lý TSCĐ, CCDC, chi phí trả trước (khấu hao và phân bổ), quản lý bán hàng theo hoá đơn, mua hàng, hệ thống báo cáo động với các các năng được gắn kết chặt chẽ đảm bảo tính hợp nhất của dữ liệu và mỗi dữ liệu chỉ cần nhập một lần, sau đó sẽ được tự động luân chuyển trong hệ thống

2.3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU, CHI PHÍ TẠI LIFE RESORT

2.3.1 Mục tiêu KSNB doanh thu, chi phí tại Life Resort

2.3.1.1 Mục tiêu kiểm soát đ ối với doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Mục tiêu kiểm soát doanh thu là ngăn chặn rủi ro, sai sót, gian

lận, lập được dự toán cho kế hoạch kinh doanh nhằm tăng doanh thu

nâng cao hiệu quả kinh doanh cho Khách sạn: Các nghiệp vụ phát

sinh doanh thu được ghi sổ phải có căn cứ pháp lý; Các nghiệp vụ

bán hàng phải được phê chuẩn đúng đắn trước khi thực hiệ n; Các

nghiệp vụ bán hàng phải được ghi sổ đầy đủ tránh bỏ sót ; Các nghiệp

vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn và phản ánh đúng lúc ; Các

nghiệp vụ phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và được tổng hợp

chính xác

2.3.1.2 Mục tiêu kiểm soát đ ối với chi phí kinh doanh hàng hoá

dịch vụ.

Sử dụng hiệu quả chi phí bỏ ra trong quá trình hoạt động

SXKD; Giúp Khách Sạn hạn chế tối đa sai phạm và kiểm tra, giám

sát chi phí phát sinh, tránh gây lãng phí ; Tuân thủ luật pháp, các

nguyên tắc và quy định của Khách Sạn về quản lý hạch toán kế toán;

Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý như các chế độ của nhà

nước về luật lao động, bảo vệ môi trường, an toàn vệ sinh thực

phẩm

2.3.2 Thực trạng KSNB doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

tai Life Resort

2.3.2.1 Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho KSNB doanh thu

tại Life Resort

Mỗi bộ phận có một mã số riêng, mã số đó sẽ gắn ở đầu TK

”511” và trong mỗi bộ phận hoạt động kinh doanh thì doanh thu được

chi tiết hơn cho từng dịch vụ và có một mã số ở đuôi TK ”511”

- Với chương trình phần mềm Smile, doanh thu được định

nghĩa và xác định rất cụ thể cho từng bộ phận Doanh thu phát sinh ở

đâu sẽ được ghi nhận ở đó và ghi nhận doanh thu tại thời điểm phát

sinh khi các giao dịch của khách đã được xuất hoá đơn tài chính và số

dư (balance) của khách phải = 0

- Hệ thống phần mềm sẽ tự động tách doanh thu ăn sáng và các khoản doanh thu khác nếu có trong giá phòng ban đầu về đúng bộ phận phát sinh

2.3.2.2 Quy trình KSNB doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Life Resort

a Đối với bộ phận nhà hàng-bếp (ẩm thực)

- Kiểm soát tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách: Tất cả các thông tin yêu cầu của khách sẽ được chuyển cho bộ phận chế biến, nhân viên nhà hàng-bếp phải thường xuyên kiểm tra tiếp nhận thông tin về các đơn đặ t hàng để xử lý kịp thời đáp ứng yêu cầu phục

vụ khách

- Xuất phục vụ: bộ phận chế biến trên hệ thống sẽ xuất món và post về nhà hàng, trong thực đơn nhà hàng sẽ phát sinh tăng số lượng

và nhà hàng làm thủ tục xuất ra phục vụ khách và theo dõi để sau đó ghi nhận phát sinh doanh thu và tính tiền cho khách

- Xét duyệt bán chịu: Căn cứ trên hợp đồng thoả thuận ban đầu trong điều khoản thanh toán đã thỏa thuận Nếu trường hợp đột xuất chưa có sự thoả thuận thì phải có sự bảo lãnh và xét duyệt của GM Khi có hợp đồng hoặc biên bản xác nhận bán chịu thì nhân viên nhà hàng mới được phép bán chịu cho khách

- Xuất hoá đơn tài chính: Tất cả dịch vụ, hàng hoá nhà hàng xuất bán đều bắt buộc phải in hoá đơn tài chính khi khách hàng thanh toán, hoá đơn in ra khách hàng phải kiểm tra và ký tên xác nhận vào hoá đơn Bất kỳ trường hợp nào nhà hàng quên in hoá đơn thì khi làm động tác thanh toán chương trình sẽ tự in hoá đơn Tất cả các hoá đơn trên hệ thống sẽ được chuyển về kế toán ngay tại thời điểm phát sinh

- Kế toán ghi nhận doanh thu từ POS: Trong hệ thống kế toán

chọn ngày lấy doanh thu Kế toán và thủ quỹ đối chiếu kiểm tra để

phát hiện các trường hợp sai sót, nhầm lẫn sau khi kiểm tra số tiền

và các thông tin chính xác, kế toán sẽ chọn và ghi nhận doanh thu

- Các khoản giảm trừ doanh thu: Chương trình cụ thể được phê

duyệt từ trước sẽ có văn bản chuyển đến từng bộ phận để làm căn cứ

thực hiện Khoản này được trừ trực tiếp cho từng hoá đơn trên tổng

tiền hàng trước thuế theo tỷ lệ qui định Cuối ngày phòng kế toán căn

cứ chứng từ bộ phận nhà hàng nộp về để kiểm tra, nếu phát hiện

không có gì sai sót thì ghi nhận bút toán giảm trừ doanh thu chương

trình sẽ tự động hạch toán đúng như định nghĩa ban đầu

b Đối với bộ phận kinh doanh phòng

- Kiểm soát tiếp nhận và xử lý yêu cầu đặt phòng của khách:

Nhân viên lễ tân kiểm tra sơ đồ phòng trên hệ thống Smile với đầy đủ

các chức năng, tra cứu sơ đồ phòng, tra cứu khách, luôn h iển thị đầy

đủ các thông tin về phòng hiện tại N ếu còn phòng trống theo yêu cầu

của khách nhân viên lễ tân sẽ thực hiện check in cho khách khi đó

khách đặt phòng sẽ được chuyển thành khách in house

- Xét duyệt bán chịu: Xét duyệt bán chịu trong bộ phận kinh

doanh phòng hoàn toàn giống bộ phận nhà hàng Căn cứ trên hợp

đồng thoả thuận ban đầu trong điều khoản thanh toán với khách Nếu

trường hợp đột xuất chưa có sự thoả thuận thì phải có sự bảo lãnh và

xét duyệt của GM

- Xuất bán: Đối với phòng, trong hệ thống khi nhân viên lễ tân

check in cho khách thì hệ thống sẽ tự động ghi giảm số lượng phòng

sẵn sàng phục vụ, buồng phòng cũng theo dõi việc xuất phòng bán

trên hệ thống Đối với đồ uống, thực phẩm ăn nhanh đặt bán trong

minibar tại phòng Buồng phòng s ẽ đặt theo số lượng thống nhất qui

định, cuối ngày hoặc khi khách trả phòng, nhân viên sẽ kiểm hàng tồn trong tủ minibar sẽ biết được số lượng khách đã sử dụng

- Xuất và in hoá đơn: Khi khách check out, trên hệ thống chương trình Smile thực hiện thao tác check out cho 1 phòng hoặc một nhóm phòng, nhân viên lễ tân kiểm tra kỷ, tiến hành xuất và in hoá đơn cho khách, khách hàng phải ký tên để xác nhận

- Các khoản giảm trừ doanh thu: Hoàn toàn giống với bộ phận nhà hàng

- Cuối ngày buồng phòng lập báo cáo bán hàng và lễ tân sẽ lập báo cáo doanh thu hàng ngày, chứng từ phát sinh nộp về kế toán

2.3.3 Thực trạng KSNB chi phí kinh doanh hàng hoá dịch vụ tại Life Resort

2.3.3.1 Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho KSNB chi phí

Tại Khách Sạn hiện đang có các cách phân loại chi phí và phương pháp hạch toán kế toán như sau:

- Phân loại theo yếu tố chi phí sản xuất

- Phân loại theo khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm

2.3.3.2 KSNB chi phí kinh doanh hàng hoá dịch vụ tại Life Resort

a KSNB chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

* Đối với kinh doanh nhà hàng (ẩm thực)

- Kiểm soát quá trình mua hàng nhập kho: Kế toán căn cứ vào

kế hoạch mua hàng, đơn đặt hàng, báo giá, hợp đồng mua hàng, bảng báo giá từ nhà cung cấp và chứng từ mua hàng

+ Khi nhà cung cấp giao hàng tại phòng giao nhận của Khách Sạn thì phiếu giao nhận cùng với hoá đơn của nhà cung cấp sẽ được nhân viên nhận hàng xác nhận Hàng hoá và hoá đơn sẽ được kiểm tra đối chiếu với chất lượng, số lượng và đơn giá ở hợp đồng đã ký kết

+ Hàng hoá sẽ được nhập vào kho dưới sự kiểm soát của nhân

viên thủ kho Cuối ngày nhân viên nhận hàng sẽ lập báo cáo hàng

nhập trong ngày gửi về phòng kế toán cùng với hoá đơn chứng từ để

kế toán kiểm tra đối chiếu và tiến hành nhập liệu vào hệ thống

+ Trong quá trình nhận hàng phát sinh lượng hàng thừa hay

thiếu, thi nhân viên nhận hàng, thủ kho và kế toán cũng như người

giao hàng ký xác nhận bằng biên bản để có chứng cứ xử lý

- Kiểm soát quá trình xuất kho NVL:

+ Căn cứ định mức NVL và các sự kiện đã đưa ra sẽ biết được

nhu cầu NVL nhiều hay ít

+ Căn cứ xuất kho: Phiếu yêu cầu xuất kho phải đầy đủ thông

tin và đã được phê duyệt

+ Nhận hàng: Nhân viên nhận hàng phải ký vào phiếu y êu cầu

vật tư trong Khách Sạn, nhân viên kho nhập liệu vào hệ thống và in

ra phiếu xuất kho, thủ kho kiểm tra và tiến hành xuất kho vật tư theo

yêu cầu Kế toán kiểm tra, xử lý, nhập liệu

- KSNB hàng tồn kho:

+ Phải thực hiện kiểm kê vào ngày cuối tháng

+ Do đặc thù của thực phẩm là dễ hư hỏng, nên phần lớn thực

phẩm tươi sống nhập hàng ngày the o nhu cầu thực tế sử dụng, do đó

lượng tồn kho của mặt hàng này tương đối ít

+ Định kỳ mỗi tháng, kế toán quản lý nhập xuất tồn kho bằng

cách vào sổ chi tiết nhập xuất tồn từ đầu tháng đến cuối tháng, in cụ

thể số hàng thực nhập, thực xuất và tiến hành cù ng với thủ kho kiểm

tra giữa số liệu sổ sách kế toán với số liệu thực tế

+ Tìm nguyên nhân thừa hoặc thiếu:

+ Tất cả các biên bản kiểm kê đều phải có xác nhận của kế

toán, thủ kho, và bộ phận mua hàng Kế toán kiểm tra chính xác và

chọn ghi chi phí, chương trình sẽ tự động định khoản và ghi chi phí cho những khoản chênh lệch và ghi sổ cái

- Chức năng truy vấn hàng hoá:

* Đối với bộ phận kinh doanh phòng

- Kiểm soát quá trình mua hàng và nhập kho: Tương tự như nhà hàng

- Kiểm soát quá trình xuất kho NVL : Trưởng bộ phận buồng phòng theo dõi nhu cầu xuất dùng theo định kỳ; Đối với những vật dụng xuất dùng hàng ngày theo định mức của Khách sạn, thủ kho sẽ theo dõi và yêu cầu nhân viên buồng phòng ký xác nhận, đến cuối tháng thủ kho sẽ tập hợp số lượng hàng thực xuất lập báo cáo gửi về phòng kế toán, phiếu xuất kho cụ thể các NVL xuất dùng sẽ làm căn

cứ để tính giá thành

- KSNB hàng tồn kho:

+ Thủ kho cuối tháng sẽ kết hợp với kế toán kiểm kho hàng

b Thủ tục kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương

* Đối với bộ phận nhà hàng-bếp (ẩm thực)

- Chi phí NCTT cho bộ phận này bao gồm: Tại Khách sạn định mức chi phí NCTT cho bộ phận nhà hàng-bếp chỉ được chiếm tỷ lệ tối đa so với doanh thu của bộ phận là 20%

- Phòng nhân sự theo dõi, kiểm tra v à lên bảng tổng hợp chấm công trong tháng làm cơ sở tính lương

- Đối với những khoản tính sai sót kế toán yêu cầu bộ phận nhân sự sửa chữa trên bảng lương để phản ánh đúng khoản phải trả

- Cuối cùng chương trình phần mềm sẽ tự động hạch toán các bút toán trích lương và các khoản phúc lợi vào chi phí NCTT của bộ phận (TK 20-622-1 và TK 20-622-2) theo định nghĩa ban đầu

* Đối với bộ phận kinh doanh phòng: Tương tự như bộ phận nhà hàng

c Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung

Chi phí SXC ở Khách sạn: Chi phí nhân công gián tiếp (nhân

viên quản lý, nhân viên bảo quản kho ) đến hoạt động sản xuất, chi

phí khấu hao TSCĐ, tiền điện, tiền nước, văn phòng phẩm và rất

nhiều những chi phí khác…Một số mục tiến hành kiểm soát tương tự

như trên Riêng:

- Với chi phí mua ngoài: Kiểm soát theo định mức quy định,

kế toán phải tìm hiểu nguyên nhân, phát sinh nhiều ở bộ phận nào,

hao hụt do sử dụng bên trong hay do yếu tố khách quan bên ngoài

- Tại Khách sạn định mức chi phí SXC cho bộ phận nhà

hàng-bếp chỉ được chiếm t ỷ lệ tối đa so với doanh thu của bộ phận là 15%,

nhưng chi phí SXC cho buồng phòng đến 30% chủ yếu là khấu hao

TSCĐ (nhà cửa, vật kiến trúc, thiết bị )

- Cuối tháng kế toán sẽ kiểm tra quá trình phân bổ CCDC,

khấu hao TSCĐ để tránh tình trạng đã phân bổ hết mà chương trình

vẫn tiếp tục tính khấu hao Phân bổ đúng tỷ lệ và thời hạn quy định

để có được một kết quả hoạt động kinh doanh chính xác

d Thủ tục kiểm soát chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

2.3.4 Đánh giá công tác KSNB doanh thu, chi phí tại Life Resort

2.3.4.1 Những kết quả đạt được và hạn chế trong công tác KSNB

đối doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Life Resort

a Những kết quả đạt được:

- Tổ chức công tác kế toán doanh thu đã được thực hiện một cách

tương đối nghiêm túc, tuân thủ qui định của nhà nước, đáp ứng được

yêu cầu quản lý của ngành

- Khách sạn đã vận dụng phương pháp hạch toán doanh thu với

hệ thống tài khoản kế toán, trình tự hạch toán phù hợp với tổ chức

SXKD của doanh nghiệp khách sạn

- Quy trình KSNB doanh thu bán hàng thông qua hoá đơn diễn

ra khá chặt chẽ …đã hỗ trợ rất mạnh trong công tác KSNB doanh thu tại Khách sạn

- Hệ thống thông tin phục vụ công tác kế toán doanh thu và tiền thu thực sự đã đạt được hiệu quả cao

- Hệ thống thông tin kế toán doanh thu và bán hàng đã được triển khai liền mạch và khép kín

b Những mặt hạn chế và tiêu cực:

- Từ khâu lập dự toán đến khâu thực hiện vẫn còn một khoảng cách, hiệu quả chưa cao

- Các trường hợp cố tình gian lận vẫn còn xảy ra, Khách sạn chưa có biện pháp ngăn chặn triệt đễ

- Khâu xét duyệt bán chịu còn hạn chế trong việc xét duyệt, phê chuẩn hạn mức tín dụng

- Việc xuất hoá đơn giao cho bộ phận bán hàng trực tiếp thực hiện dễ xảy ra trường hợp bán cho khách hàng này nhưng xuất hoá đơn cho người khác để chiếm dụng khoản thuế GTGT gây ảnh hưởng đến Khách sạn

2.3.4.2 Những kết quả đạt được và hạn chế trong công tác KSNB đối chi phí kinh doanh hàng hoá, dịch vụ tại Life Resort

a Những kết quả đạt được:

- Việc xây dựng kế hoạch chi phí của khách sạn nói chung là

cơ sở và khoa học

- Công tác kiểm soát chi phí NVL, NCTT khá chặt chẽ

- Qui trình mua hàng thực hiện nghiêm túc có sự giám sát, xét duyệt của GĐTC

- Đối với chi phí mua ngoài và chi phí bằng tiền khác Khách sạn đã đưa ra một định mức để kiểm soát

- Khấu hao TSCĐ đã được phần mềm theo dõi chặt chẽ, thực

hiện tính và phân bổ hợp lý

b Những mặt hạn chế:

- Do sự biến động của thị trường, sự phát sinh một số khoản

phí Nên giữa kế hoạch và thực hiện vẫn còn một khoảng cách

- Kiểm tra không chặt chẽ dễ xảy ra trường hợp xuất kho NVL

nhầm lẫn, số lượng thực tế thiếu so đơn hàng nhưng nhân viên kho

không phát hiện được

- Không thực hiện luân phiên thay đổi nhân viên mua hàng

Nên dễ xảy ra tình trạng thông đồng với nhà cung cấp

- Nhiều lúc - Dễ xảy ra trường hợp thanh toán trùng cho nhà

cung cấp

- Phòng nhân sự vẫn còn sai sót trong việc theo dõi, tính và

thanh toán lương

- Chương trình vẫn còn phát sinh lỗi khi kết chuyển, không tự

động trừ đi được giá trị hao mòn trong khấu hao TSCĐ

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN NHẰM TĂNG CƯỜNG

KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI LIFE

RESORT CỦA KHÁCH SẠN HOÀNG TRÀ

3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI LIFE RESORT

- Để có thể vượt qua thử thách, tận dụng được lợi thế và cơ hội

thì Life Resort của Khách Sạn Hoàng Trà phải xây dựng được một cơ

chế quản lý khoa học, nền tảng tài chính vững mạnh

- Việc kiểm soát chặt chẽ doanh thu và chi phí sẽ giúp nhà

quản lý có được những quyết định phù hợp trong SXKD

- Do vậy, việc tăng cường KSNB về doanh thu và chi phí là yêu cầu cấp bách để Khách sạn thực hiện thành công chiến lược phát triển của mình

3.2 ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU, CHI PHÍ TẠI LIFE RESORT

3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát

- Không nên quá giới hạn về quyền của các trưởng bộ phận đối với bộ phận khác

- Các trưởng bộ phận cần đề xuất các ý kiến đối với giám đốc điều hành các vướng mắc mà bộ phận mình khó giải quyết

- Khách sạn phải đề cử những cá nhân khác, không phải là nhân viên Phòng kế toán vào ban kiểm soát và bồi dưỡng các nghiệp

vụ cho các thành viên này dưới sự giám sát của ban giám đốc

3.2.2 Hoàn thiện công tác lập dự toán

- Đối với dự toán cho kế hoạch doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Đòi hỏi các bộ phận được giao đảm nhiệm công việc này phải có trách nhiệm, tự giác và bám chặt vào các tiêu chí cụ thể ; Luôn bám sát kế hoạch và thực tế từng phân đoạn, không nên đợi đến cuối kỳ mới kiểm tra…

- Đối với dự toán chi phí SXKD: Đòi hỏi các bộ phận phải bám sát các định mức quy định cụ thể Ngoài ra để thực hiện lập dự toán hiệu quả cần kết hợp với hệ số qui đổi

3.2.3 Nâng cao chức năng phòng kiểm toán nội bộ

Phối hợp các phòng ban xây dựng và tham mưu cho Tổng giám đốc ban hành hệ thốn g quy chế, quy định nội bộ về các mặt hoạt động của Khách sạn có liên quan đến chế độ, chính sách trong lĩnh vực tài chính- kế toán theo đúng các quy định của pháp luật hiện