Tăng cường kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty TNHH MTV cấp nước đà nẵng (tt)

1 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng doanh nghiệp Nhà Nước, lĩnh vực kinh doanh nước nguồn thu chủ yếu công ty, số lượng khách hàng đông nên doanh thu tiêu thụ nước lớn, đòi hỏi công ty phải tăng cường công tác quản lý, đặc biệt trọng công tác KSNB doanh thu tiền thu bán hàng đảm bảo doanh thu tính đúng, đủ, xác tránh thất thoát tiền thu bán hàng Xuất phát từ thực tế đó, chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng” để nghiên cứu, với hy vọng có đóng góp định giúp doanh kiểm soát tốt doanh thu tiền thu bán hàng nhằm nâng cao hiệu kinh doanh để phát triển bền vững kinh tế thị trường Tổng quan đề tài nghiên cứu Trong trình nghiên cứu đề tài, tham khảo tài liệu liên quan đến đề tài luận văn cao học trước Tuy nhiên công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng, chưa có đề tài nghiên cứu vấn đề hoạt động KSNB công ty nhiều hạn chế Đề tài vào phân tích thực trạng, từ đưa giải pháp nhằm tăng cường KSNB doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng Mục đích nghiên cứu đề tài Trên sở hệ thống vấn đề lý luận chung KSNB, KSNB doanh thu tiền thu bán hàng, luận văn sâu phân tích, đánh giá thực trạng KSNB doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng, qua đề xuất giải pháp cụ thể, khoa học nhằm góp phần nâng cao chất lượng KSNB doanh thu tiền thu bán hàng công ty 2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng đơn vị cung cấp dịch vụ, lĩnh vực kinh doanh nước Vì vậy, luận văn tập trung vào công tác kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng hoạt động kinh doanh nước công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng Phương pháp nghiên cứu đề tài Đề tài nghiên cứu thực thông qua thủ tục kiểm soát doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng, kết hợp với phương pháp vấn, phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp để từ đưa giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng Những đóng góp đề tài Luận văn hệ thống hóa vấn đề lý luận KSNB, kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng doanh nghiệp Qua phân tích đánh giá thực trạng KSNB doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng, luận văn nêu lên hạn chế đưa số giải pháp tăng cường công tác KSNB doanh thu tiền thu bán hàng công ty Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn gồm chương: Chương – Cơ sở lý luận kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng doanh nghiệp Chương – Thực trạng công tác kiểm soát nội doanh thu, tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng Chương – Một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội Hiện nay, tìm hiểu hệ thống KSNB có nhiều khái niệm khác nhau, từ cho thấy, hệ thống kiểm soát nội thực chất tích hợp loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy sách nổ lực thành viên tổ chức để đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, đạt mục tiêu đặt cách hợp lý Có thể hiểu đơn giản, kiểm soát nội hệ thống sách, thủ tục thiết lập đơn vị nhằm đảm bảo thực mục tiêu: Bảo vệ tài sản đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận không hiệu quả; cung cấp liệu kế toán đáng tin cậy; thúc đẩy đánh giá chấp hành sách đơn vị; đánh giá hiệu hoạt động đơn vị 1.1.2 Vai trò công tác kiểm soát nội doanh nghiệp Hệ thống KSNB thiết lập nhằm giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh doanh nghiệp cách có hiệu quả; bảo đảm định chế độ quản lý thực thể thức; ngăn chặn, phát sai phạm, gian lận hoạt động doanh nghiệp; ghi chép kế toán đầy đủ, xác; đảm bảo việc lập báo cáo tài kịp thời; bảo vệ tài sản thông tin không bị lạm dụng sử dụng sai mục đích 1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội 1.1.3.1 Môi trường kiểm soát: Bao gồm yếu tố bên như: Đặc thù quản lý, cấu tổ chức, sách nhân sự, công tác lập kế hoạch dự toán, ủy ban kiểm toán, phận kiểm toán nội yếu tố bên như: sách, quy định quan quản lý Nhà Nước 1.1.3.2 Hệ thống kế toán: Hệ thống kế toán bao gồm hệ thống chứng từ ban đầu cách vận dụng hệ thống chứng từ ban đầu, hệ thống tài khoản sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo kế toán Tính kiểm soát hệ thống kế toán thể thông qua giai đoạn trình kế toán là: Lập chứng từ, phản ánh vào sổ sách kế toán, lập báo cáo kế toán 1.1.3.3 Các thủ tục kiểm soát: Tùy thuộc vào cấu tổ chức đặc điểm kinh doanh doanh nghiệp mà nhà quản lý xây dựng, thiết kế thủ tục kiểm soát cho phù hợp với yêu cầu KSNB dựa nguyên tắc sau: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn 1.2 TẦM QUAN TRỌNG CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ Hệ thống KSNB chức quản lý, gắn liền với quản lý, đâu có quản lý có KSNB, doanh nghiệp cần phải xây dựng hệ thống KSNB khoa học chìa khóa thành công công tác quản lý 1.2.1 Lợi ích hệ thống kiểm soát nội vững mạnh 1.2.2 Những yếu tố quan trọng để thực thành công biện pháp kiểm soát nội 1.3 NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.3.1 Đặc điểm doanh thu tiền thu bán hàng Doanh thu bán hàng toàn số tiền bán sản phẩm, hàng hóa, tiền cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm khoản thu thêm giá bán Số tiền bán hàng ghi hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng 1.3.2 Mục tiêu kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng 1.3.2.1 Mục tiêu kiểm soát nội doanh thu bán hàng: Nhằm đảm bảo doanh thu không bị thất thoát để nâng cao lực quản lý, hoạt động kinh doanh hiệu Đánh giá chất lượng hoạt động, tình hình chấp hành sách, quy định quản lý doanh thu, … ngăn chặn phát rủi ro, gian lận xử lý sai phạm 1.3.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội tiền thu bán hàng: Phải đảm bảo khoản tiền ghi sổ thực tế nhận (Tính có thật), khoản tiền thu ghi sổ nộp với giá bán hàng theo quy định (Sự đánh giá), chắn tiền mặt thu được ghi đầy đủ vào Sổ quỹ Nhật ký thu tiền (Tính đầy đủ), khoản chiết khấu xét duyệt đắn, phiếu thu đối chiếu ký duyệt (Sự phê chuẩn), khoản thu tiền phân loại (Phân loại), khoản thu tiền ghi thời hạn (Kịp thời) 1.3.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng doanh nghiệp Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán xác định chủng loại, số lượng, nội dung kết cấu quy chế quản lý sử dụng chứng từ kế toán cho đối tượng kế toán theo Luật Kế toán Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam Mỗi doanh nghiệp phải vào quy mô, phạm vi hoạt động, mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài nội để xác định danh mục tài khoản cần phải sử dụng phải tuân thủ quy định Luật kế toán Hàng tháng kế toán tổng hợp số liệu lập báo cáo theo yêu cầu nhà quản lý nhằm cung cấp cách toàn diện thông tin sản lượng, doanh thu bán hàng tháng, số tiền thu được, công nợ khách hàng 1.3.4 Kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng 1.3.4.1 Kiểm soát nội hoạt động xử lý yêu cầu cung cấp dịch vụ khách hàng: Hoạt động xử lý đơn đặt hàng tiếp nhận xử lý yêu cầu cung cấp dịch vụ, chu kỳ bán hàng việc nhân viên giao dịch chi nhánh cấp nước nhận đơn xin cung cấp nước, sau khách hàng ký kết Hợp đồng cung cấp tiêu thụ nước 1.3.4.2 Kiểm soát nội hoạt động xét duyệt bán chịu: Đối với ngành nước không xảy việc xét duyệt bán chịu đặc điểm sản phẩm nước không tồn hình thái vật chất cụ thể mà hình thức mua đứt bán đoạn, sản xuất đến đâu tiêu thụ đến Chính vậy, khách hàng không toán doanh nghiệp tạm ngừng cung cấp nước đơn phương chấm dứt hợp đồng 1.3.4.3 Kiểm soát nội hoạt động cung cấp dịch vụ: Với ngành nước xuất hàng hóa Việc chuyển giao hàng hóa bắt đầu đơn vị lắp đặt hình thành việc bơm nước qua đường ống nhánh cho khách hàng 1.3.4.4 Kiểm soát nội hoạt động xử lý, ghi sổ doanh thu theo dõi toán: Đối với ngành nước, hóa đơn lập sau cung cấp dịch vụ cho khách hàng sử dụng, kế toán ghi nhận doanh thu giao cho nhân viên thu ngân thu tiền khách hàng, nhân viên thu ngân thu tiền khách hàng giao hóa đơn cho khách hàng ký xác nhận hóa đơn 1.3.4.5 Kiểm soát nội việc xử lý ghi sổ hàng bán bị trả lại: Đối với ngành nước trường hợp hàng bán bị trả lại nhu cầu khách hàng sử dụng đến đâu đơn vị cung cấp đến sử dụng 1.3.4.6 Kiểm soát nội việc thẩm định xóa sổ khoản nợ phải thu không thu hồi được: Tại đơn vị ngành nước không thực sách bán chịu dịch vụ thường trả sau khách hàng sử dụng, khách hàng bỏ không dùng nước doanh nghiệp không chịu toán, điều xảy tổn thất doanh nghiệp Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần làm thủ tục cần thiết yêu cầu pháp luật can thiệp, với trường hợp mà không thu hồi nợ lập văn trình lãnh đạo xem xét để xóa nợ CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng Công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng hình thành khoảng năm 1945 – 1950 Năm 2000, chi nhánh cấp nước quận đời nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu công tác quản lý giao dịch với khách hàng Tháng 6/2010, Công ty Cấp Nước Đà Nẵng chuyển mô hình tổ chức hoạt động từ Doanh nghiệp Nhà Nước sang Công ty TNHH MTV nhằm nâng cao lực hoạt động, chất lượng hiệu quản lý doanh nghiệp 2.1.2 Chức nhiệm vụ công ty 2.1.2.1 Chức năng: Khai thác sản xuất kinh doanh nước phục vụ sinh hoạt, sản xuất nhu cầu khác toàn thành phố; cải tạo, nâng cấp công trình cấp nước 2.1.2.2 Nhiệm vụ: Đảm bảo cung cấp nước đạt tiêu chuẩn nước cho nhân dân đơn vị sản xuất kinh doanh dịch vụ cận địa bàn thành phố 2.1.3 Mục tiêu công ty Đổi công tác quản lý SXKD, quan hệ khách hàng; nâng cao hiệu SXKD thu nhập người lao động, mở rộng mạng lưới cấp nước; đảm bảo cấp nước an toàn 2.1.4 Định hướng phát triển công ty thời gian đến Định hướng đến năm 2015 hoàn thành Dự án cấp nước thành phố giai đoạn II, nâng khả cấp nước lên 325.000m 3/ngày đêm 2.1.5 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh công ty Hiện nay, công ty TNHH Một Thành Viên Cấp Nước Đà Nẵng có địa điểm cấp nước, là: Nhà máy nước Cầu Đỏ, Nhà máy nước Sân Bay, Trạm cấp nước Sơn Trà 2.2 GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 2.2.1 Môi trường kiểm soát công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng 2.2.1.1 Tổ chức quản lý công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng: Bộ máy quản lý công ty tổ chức theo cấu trực tuyến chức Theo cấu tổ chức Ban lãnh đạo công ty chịu trách nhiệm hoạt động công ty, phòng ban, phân xưởng, xí nghiệp chi nhánh cấp nước đơn vị giao thực nhiệm vụ SXKD nước, dịch vụ khách hàng nhiệm vụ khác theo phân công công ty 9 2.2.1.2 Chính sách nhân công ty: Công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng công ty lớn có xí nghiệp, chi nhánh, công ty sử dụng nhiều lao động đặc biệt công nhân sửa chữa đường ống, nhân viên biên đọc nhân viên thu ngân Nhận thức tầm quan trọng nên mục tiêu công ty xây dựng đội ngũ cán - công nhân viên mạnh số lượng chất lượng 2.2.1.3 Công tác lập kế hoạch, phương án sản xuất kinh doanh công ty: Cuối năm, Phòng Kế hoạch – Xây dựng công ty lập biểu mẫu kế hoạch gởi phòng ban, xí nghiệp, chi nhánh Các đơn vị vào tình hình thực tế đơn vị để điền vào theo mẫu gởi Phòng Kế hoạch – Xây dựng để xây dựng bảng kế hoạch cho toàn công ty trình lên Ban lãnh đạo công ty duyệt sau giao xuống đơn vị trực thuộc thực 2.2.1.4 Các nhân tố bên ngoài: Ngoài nhân tố trên, KSNB công ty chịu ảnh hưởng nhiều nhân tố bên như: Sự kiểm tra Cục thuế thành phố, Thanh tra Bộ tài chính, Kiểm toán Nhà Nước 2.2.2 Tổ chức công tác kế toán công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng Phòng Kế toán – Tài công ty chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý hệ thống hóa toàn thông tin kế toán, thực kế toán tài kế toán quản trị Ở chi nhánh trực thuộc bố trí kế toán viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra xử lý chứng từ, tổ chức ghi chép ban đầu 2.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 2.3.1 Yêu cầu mục tiêu kiểm soát quy trình Kiểm soát doanh thu tiền thu bán hàng phận báo cáo lên xác, đầy đủ, nhân viên thu ngân nộp tiền 10 đầy đủ, hạn, công tác chấm xóa nợ cho khách hàng kịp thời, nghiêm túc xác nhằm đảm bảo doanh thu tiêu thụ nước không bị ghi nhận thiếu, giảm thiểu việc thất thoát tiền thu 2.3.2 Các thủ tục kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng 2.3.2.1 Kiểm soát nội doanh thu a Giai đoạn ký kết hợp đồng: Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng nước đến chi nhánh cấp nước địa bàn để yêu cầu sử dụng nước Nhân viên giao dịch hướng dẫn khách điền vào mẫu hợp đồng cung cấp tiêu thụ nước giám đốc công ty phê duyệt sẵn chi nhánh, đưa cho khách hàng xem lại ký vào hợp đồng b Giai đoạn lắp đặt hệ thống nước: Sau khách hàng ký kết hợp đồng nhân viên lắp đặt chi nhánh đến địa khách hàng để khảo sát kiểm tra, khoảng ngày sau đến lắp đặt hệ thống nước Khi lắp đặt xong nhân viên lắp đặt lập Biên nghiệm thu yêu cầu khách hàng ký vào biên bản, biên lập thành bản, giao cho khách hàng nhân viên lắp đặt chuyển chi nhánh để lưu c Giai đoạn ghi số đồng hồ nước: Hàng tháng, từ ngày đến ngày 26, vào lịch ghi nước, nhân viên biên đọc tiến hành ghi trực tiếp số nước tiêu thụ đồng hồ nước khách hàng vào sổ ghi số hàng ngày để làm sở đối chiếu kiểm tra sổ sách sau chuyển cho phận kiểm tra số chi nhánh cấp nước để nhập vào hệ thống phần mềm máy tính d Giai đoạn lập in hoá đơn:Hàng tháng, từ ngày trở đi, Tổ phát hành hóa đơn Phòng Thương vụ công ty vào thông tin khách hàng số nước tiêu thụ khách hàng mà chi nhánh cấp nước đưa lên chương trình phần mềm, Tổ phát hành hoá đơn 11 tiến hành đưa liệu vào, áp giá để lập hóa đơn phát hành hóa đơn cho khách hàng khối tư nhân khối quan e Giai đoạn thu tiền khách hàng: Sau Tổ phát hành hoá đơn in hoá đơn giao cho Tổ trưởng công nợ để tiến hành phân loại hóa đơn theo hình thức ký kết: khách hàng trả chuyển khoản, đăng ký trả chi nhánh, quầy thu công ty, hay thu trực tiếp nhà, sau Tổ công nợ giao cho bên liên quan, bàn giao tiến hành lập biên giao nhận hoá đơn Đối với khách hàng toán chuyển khoản nhân viên thu ngân đến nhà đưa thông báo nộp tiền nước hóa đơn tiền nước tháng trước, đồng thời hàng ngày kế toán công nợ theo dõi hệ thống mạng thông qua ngân hàng thu hộ để kiểm tra lượng chuyển khoản khách hàng hệ thống f Lập báo cáo Hàng ngày, phận kế toán chi nhánh lập báo cáo thu tiền ngày nộp tiền cho thủ quỹ Cuối tháng, lập bảng kê mức nước ghi thu, báo cáo tổng hợp thu tiền Các báo cáo tập hợp lưu giữ gởi Phòng Kế toán - Tài g Quy trình cung cấp tiêu thụ nước: 12 KHÁCH HÀNG CHI NHÁNH CẤP NƯỚC Nhập liệu Khách hàng Xem xét hồ sơ khách hàng (1) Điền phiếu yêu cầu (2) Phiếu yêu cầu CMND, hộ khẩu, GPĐKKD Hợp đồng PHÒNG THƯƠNG VỤ (5) (3) Hợp đồng Khảo sát địa điểm KH (8) Thực lắp đặt Biên nghiệm thu (9) B A (14) Lập, ký biên nghiệm thu (4) (19) Nộp tiền Cập nhật liệu áp giá tính tiền nước (15) (20) Hóa đơn (7) (6) P.KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH Thông báo (16) Cập nhật kiểm tra số liệu (21) Thu tiền khách hàng Phiếu thu (22) (23) B (11) (10) Thông báo B (17) (24) BB nghiệm thu Ghi số (12) đồng hồ nước (18) Hóa đơn Thông báo Nhập liệu (13) Theo dõi phải thu (25) Báo cáo sổ sách liên quan (26) Kết thúc Sơ đồ 2.4: Quy trình kiểm soát doanh thu tiêu thụ nước A Thông Hóa báo đơn A Nhập liệu 13 2.3.2.2 Kiểm soát nội tiền thu bán hàng a Kiểm soát tiền thu bán hàng * Đối với hình thức thu tiền nhà: Tổ trưởng thu ngân giao cho nhân viên thu ngân thu tiền theo lộ trình, cuối ngày nộp tiền cho thủ quỹ công ty Đến cuối tháng Tổ trưởng thu ngân tiến hành toán hóa đơn, cụ thể qua sơ đồ 2.5: Giao hóa đơn thu Thu tiền đánh dấu khách hàng nộp tiền vào bảng kê hóa đơn Nộp tiền thu nhận bảng kê nộp tiền Kiểm tra, kiểm soát việc đến kỳ toán Gạt nợ hệ thống Thực toán hóa đơn Sơ đồ 2.5: Quy trình kiểm soát thu tiền nhà * Đối với hình thức thu tiền quầy thu công ty: Sau khách hàng đến toán nhân viên thu ngân xuất hóa đơn cho khách hàng đồng thời ghi vào bảng kê nộp tiền, Tổ công nợ thực gạt nợ hệ thống Cuối ngày, nhân viên thu ngân quầy 14 nộp lại số tiền thu cho thủ quỹ, đồng thời nộp báo cáo thu tiền ngày cho kế toán qua sơ đồ 2.6: Khách hàng toán Thu xuất hóa đơn Gạt nợ hệ thống Kiểm tra, kiểm soát tổng tiền thu, danh sách KH chưa nộp Nộp tiền báo cáo thu tiền ngày cho thủ quỹ kế toán công nợ Sơ đồ 2.6: Quy trình kiểm soát thu tiền quầy thu công ty * Đối với hình thức thu tiền chi nhánh: Nếu khách hàng có yêu cầu nộp tiền chi nhánh sơ đồ quy trình tương tự sơ đồ 2.5, nhiên khách hàng yêu cầu toán chi nhánh cuối ngày sau thu tiền khách hàng xong, nhân viên chi nhánh nộp lại cho thủ quỹ số tiền thu ngày Thủ quỹ kiểm tra ký vào bảng kê nộp tiền chuyển cho Phòng Thương vụ để nhận lại hóa đơn trả cho khách hàng b Kiểm soát khoản nợ phải thu khách hàng: Khi khách hàng chưa toán tiền nước nhân viên thu ngân nộp lại Hoá đơn tiền nước chưa thu Tổ phát hành hóa đơn, đồng thời Tổ công 15 nợ theo dõi hạn mà khách hàng chưa toán Tổ công nợ phát hành giấy tạm ngừng cung cấp nước đến khách hàng 2.4 THỰC TRẠNG THỰC HIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 2.4.1 Khảo sát việc thực thủ tục kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp nước Đà Nẵng 2.4.1.1 Thực kiểm soát nội doanh thu: a Giai đoạn ký hợp đồng cung cấp tiêu thụ nước: Hiện nay, việc kiểm soát thông tin hợp đồng thường trọng, thông tin khách hàng khai báo hợp đồng chủ yếu khách hàng tự khai mà kiểm tra, kiểm soát kỹ, vậy, khách hàng khai không Không thể kiểm soát trường hợp khách hàng thông đồng nhân viên giao dịch để lập hợp đồng với giá nước thấp có trường hợp nhân viên giao dịch lập hợp đồng sai quy định b Giai đoạn lắp đặt hệ thống nước: Sau lắp đặt hệ thống nước cho khách hàng xong theo quy định nhân viên lắp đặt phải lập biên nghiệm thu ghi rõ ngày lắp đặt, yêu cầu khách hàng nhân viên lắp đặt ký vào, nhiên việc chưa thực tốt, có lập lại thiếu chữ ký khách hàng đôi lúc thiếu chữ ký nhân viên lắp đặt c Giai đoạn ghi số đồng hồ nước: Hàng tháng phân công thay phiên nhân viên biên đọc, điều dễ dẫn đến gian lận xảy nhân viên biên đọc dễ cấu kết với khách hàng tiêu thụ với lượng nước lớn hộ sản xuất, quan, … để gian lận Còn hộ gia đình người nhà nhân viên biên đọc tạm tính số nước tiêu thụ tháng trước, điều 16 vừa làm ảnh hưởng đến việc ghi nhận doanh thu tiêu thụ nước vừa ảnh hưởng đến sản lượng nước tiêu thụ thực tế d Giai đoạn lập in hóa đơn: Việc kiểm tra hóa đơn sau in lại nhân viên thực in hóa đơn kiểm tra, việc in ấn xảy sai sót 2.4.1.2 Thực kiểm soát nội tiền thu bán hàng a Đối với tiền thu bán hàng nhân viên thu ngân trực tiếp thu nhà khách hàng: Qua vấn kế toán Phòng Kế toán – Tài chính, công ty có xảy vài trường hợp nhân viên thu ngân thu tiền ngày sau Tổ trưởng thu ngân kiểm tra, Tổ quản lý công nợ in bảng kê nộp tiền nhân viên thu ngân nhận bảng kê lại không nộp tiền cho thủ quỹ, Tổ công nợ chủ quan kiểm tra theo lời nói nhân viên thu ngân mà không kiểm tra bảng kê nộp tiền nên cho nhân viên thu ngân nhận hoá đơn lộ trình Tuy nhiên, công ty chưa có biện pháp xử lý rõ ràng cụ thể nên nhân viên thu ngân thường bị khiển trách, làm kiểm điểm vi phạm Bên cạnh đó, qua quan sát thực tế thấy nhân viên thu ngân không ký ghi tên vào Phiếu thông báo toán tiền nước, nhân viên thu ngân không đeo thẻ mặc đồng phục b Đối với tiền thu chi nhánh cấp nước: Tại chi nhánh này, chưa có phận kiểm tra số hóa đơn thực tế thu với số hóa đơn lại, điều dễ xảy sai sót gian lận c Đối với tiền thu khách hàng đăng ký nộp tiền quầy: Hình thức thu xảy trường hợp nhân viên thu ngân để gần cuối tháng nộp tiền công ty vào tháng giao hóa đơn tháng cho khách hàng, nhân viên thu ngân chiếm dụng tiền thời gian d Đối với tiền thu qua ngân hàng, kho bạc, thẻ ATM: Mặc dù công ty chuyển thông báo toán đến khách hàng ngày 17 chưa nhận tiền vào tài khoản, đến khách hàng nhận thông báo tháng sau chuyển tiền tháng trước 2.4.2 Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng 2.4.2.1 Về công tác kiểm soát doanh thu tiền thu bán hàng: Công tác quản lý, kiểm soát doanh thu tiêu thụ nước cần quan tâm triệt để để giảm thiểu tình trạng thất thoát nước Chưa nghiêm túc thực liệt kê phân tích nguyên nhân số dư nợ tiền nước khách hàng xử lý nợ khó đòi Công tác kiểm soát hợp đồng cung cấp tiêu thụ nước coi trọng nên dễ xảy rủi ro ảnh hưởng đến doanh thu kỳ Công tác lắp đặt hệ thống nước cho khách hàng chưa kiểm soát kỹ Công tác kiểm tra việc ghi số đồng hồ nước chưa thực hiện, dễ xảy sai sót, gian lận 2.4.2.2 Về thủ tục kiểm soát doanh thu tiền thu bán hàng a Đối với doanh thu tiêu thụ nước: Hiện chưa có phận độc lập kiểm tra, kiểm soát chi nhánh thường xảy trường hợp nhân viên biên đọc ghi sai số đồng hồ nước tháng sau phát điều chỉnh lại Việc kiểm soát doanh thu tiêu thụ nước tiền thu bán hàng chưa thực tốt Việc ghi nhận doanh thu tháng phù hợp với qui trình kinh doanh ngành nước lại chưa phù hợp với mục tiêu kiểm soát doanh thu phát sinh liên quan đến tháng làm ảnh hưởng đến tính đánh giá tính kỳ doanh thu b Đối với tiền thu bán hàng * Đối với tiền thu bán hàng nhân viên thu ngân thu trực tiếp nhà khách hàng: Quá trình kiểm soát việc thu nộp toán hóa đơn chưa thực nghiêm túc, triệt để dẫn đến tình trạng chiếm dụng vốn ngắn hạn 18 * Đối với tiền thu bán hàng chi nhánh cấp nước quầy thu tiền nước công ty: Hình thức kiểm soát không hiệu nhân viên thu tiền chi nhánh quầy thu cố tình không ghi khách hàng nộp tiền vào bảng kê ngày c Đối với tiền thu nhờ thu qua hệ thống ngân hàng: Công tác kiểm soát kế toán phải đảm bảo số liệu khách hàng gạt nợ xác phải trùng khớp với sổ phụ ngân hàng theo ngày CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KSNB VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG Thực tế, KSNB doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng thời gian qua không ngừng nâng cao, nhiên, rủi ro bất cập quản lý doanh thu tiền thu bán hàng nhiều, ảnh hưởng đến lợi nhuận đơn vị, có khoản doanh thu, tiền thu bán hàng không kiểm soát chặt chẽ, gây tổn thất cho doanh nghiệp Xuất phát từ hạn chế tồn quy trình kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng, việc tăng cường công tác kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng vấn đề cần quan tâm giải 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 3.2.1 Xây dựng hệ thống thông tin hữu hiệu phục vụ kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng 19 3.2.1.1.Xây dựng kế hoạch dự toán: Công ty cần giao công tác lập kế hoạch cho chi nhánh cấp nước tự lập đưa lên công ty để tổng hợp.Ngoài việc xây dựng kế hoạch kinh doanh hướng, cần lập bảng phân công công việc cho cá nhân, phận phải giám đốc phê duyệt 3.2.1.2 Về chứng từ kế toán: Các hóa đơn tiền nước phải đầy đủ chữ ký bên liên quan người kiểm soát, cần phải đánh số liên tục trùng với số thứ tự ghi số đồng hồ nước sổ theo dõi số đồng hồ nước nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát dễ dàng 3.2.1.3 Thiết lập báo cáo phân tích biến động doanh thu: Việc thiết lập báo cáo phân tích doanh thu không trọng, báo cáo lại đảm bảo cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp nhằm kiểm soát biến động doanh thu có hợp lý không Vì công ty cần bổ sung báo cáo 3.2.1.4 Tăng cường kiểm soát liệu thông qua ứng dụng công nghệ thông tin: Kiểm soát môi trường máy tính, kiểm soát quyền sử dụng máy tính, hạn chế rủi ro máy tính, quản lý liệu máy tính 3.2.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng 3.2.2.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát doanh thu tiêu thụ nước a Tăng cường kiểm soát trình ký hợp đồng cung cấp tiêu thụ nước: Tăng cường kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ thông tin khách hàng giấy tờ liên quan để ghi đối tượng khách hàng nhằm xác minh rõ mục đích sử dụng nước để áp giá cho phù hợp, giám đốc cần phải kiểm tra kỹ thông tin hợp đồng trước ký b Tăng cường kiểm soát công tác quản lý ghi số đồng hồ nước: Luân chuyển nhân viên biên đọc thành lập phận phúc tra ghi số chi nhánh cấp nước phải hoạt động độc lập với phận ghi số đồng hồ nước Các khách hàng thường xuyên đóng 20 cửa tạm tính, công ty cần theo dõi liên hệ để thông báo cho khách hàng Đối với khách hàng sử dụng nước nhiều nhân viên biên đọc nên ghi -3 lần /tháng Tăng cường kiểm soát sản lượng nước thất thoát Tuyệt đối không cho phép nhân viên ghi số đồng hồ nước kiêm nhiệm công tác sửa chữa, tháo gỡ, lắp đặt đồng hồ nước.Các chi nhánh cấp nước thường xuyên theo dõi, chủ động tiến hành kiểm tra, sửa chữa ống nhánh c Tăng cường kiểm soát công tác nhập liệu in hóa đơn: Tại chi nhánh cấp nước cần có phận kiểm tra số liệu số đồng hồ nước nhập vào phần mềm đối chiếu với đồng hồ tổng trạm bơm báo để phát tỷ lệ thất thoát cao so với kỳ trước Khi Tổ phát hành hóa đơn in hóa đơn cần có phận kiểm tra hóa đơn in đồng thời ký vào hóa đơn tiền nước để tránh sai phạm xảy Quy trình kiểm soát doanh thu tiêu thụ nước sau hoàn thiện thể qua sơ đồ 3.1 sau: 21 KHÁCH HÀNG CHI NHÁNH CẤP NƯỚC Khách hàng Nhập liệu (1) Xem xét hồ sơ khách hàng Điền phiếu yêu cầu (2) G.ĐỐC PHÒNG TH.VỤ P.KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH A B (18) (5) (23) Cập nhật liệu áp giá tính tiền nước Nộp tiền (4) Phiếu yêu cầu Kiểm tra việc áp giá (3) CMND, hộ khẩu, GPĐKKD (24) (6) Hợp đồng (7) Thông báo (27) Thu tiền khách hàng (11) Lập, ký biên nghiệm thu B (28) (12) BB nghiệm thu Thông báo Theo dõi phải thu (14) Ghi số đồng hồ nước (21) (26) (20) (10) Thực lắp đặt (13) (25) Phiếu thu Hợp đồng Biên nghiệm thu Cập nhật kiểm tra số liệu Hóa đơn (9) Khảo sát địa điểm KH (8) (19) Duy ệt (29) Báo cáo sổ sách liên quan (30) B Kết thúc (22) (15) Phúc tra số đồng hồ nước Hóa đơn (16) (17) 22 Thông báo Nhập liệu Kiểm tra, kiểm soát nhập liệu A Sơ đồ 3.1 : Quy trình kiểm soát doanh thu tiêu thụ nước sau hoàn thiện 23 3.2.2.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiền thu bán hàng * Công ty cần có nội quy quy định rõ ràng nhân viên thu ngân để tránh trường hợp nhân viên nhờ người thu hộ dễ dẫn đến sai phạm xảy * Công ty cần phải có chế độ khen thưởng, kỷ luật rõ ràng nhân viên thu ngân * Nên có luân chuyển nhân viên Tổ phát hành hóa đơn, công nợ * Kế toán trưởng công ty cần tham gia trực tiếp vào việc kiểm kê tiền mặt vào cuối tuần hay đột xuất kiểm kê quỹ để kiểm tra tính trung thực kế toán thủ quỹ, kiểm tra kế toán công nợ Tổ quản lý công nợ tình hình toán khách hàng * Tăng cường kiểm soát công tác toán hóa đơn * Tăng cường kiểm soát công tác quản lý nợ * Thay đổi hình thức thu tiền nước qua hệ thống ngân hàng thuận tiện cho công ty khách hàng, tránh gian lận xảy ra, công ty nên khuyến khích khách hàng toán tiền nước qua thẻ ATM, nhờ ngân hàng thu hộ, uỷ nhiệm chi, với hình thức giảm rủi ro gian lận thu nộp tiền nhân viên thu ngân 3.2.3 Một số giải pháp nhằm đảm bảo việc tuân thủ thủ tục kiểm soát 3.2.3.1.Tăng cường chức tính độc lập cho Ban kiểm soát Hiện nay, người Ban kiểm soát kiêm nhiệm nên thiếu độc lập lực cần thiết Do đó, công ty cần phải tăng cường chức năng, quyền hạn ban kiểm soát, coi trọng Ban kiểm soát với tư cách tra chủ sở hữu có toàn quyền kiểm tra công ty, đặc biệt vấn đề tài 24 3.2.3.2 Tăng cường phân cấp quản lý Công ty cần tăng cường phân cấp quản lý cho chi nhánh để chi nhánh chủ động kiểm soát, chủ động lập kế hoạch nước ghi thu tiền thu bán hàng, tự thu tiền quản lý địa bàn 3.2.3.3 Xây dựng văn bản, chức năng, nhiệm vụ cho chi nhánh cấp nước Công ty nên xây dựng lại văn bản, chức năng, nhiệm vụ cho chi nhánh để đáp ứng với nhu cầu sản xuất kinh doanh nước Phân chia rõ công việc trách nhiệm cho chi nhánh cấp nước, phòng ban cụ thể 3.2.3.4 Thành lập phận kiểm toán nội Hiện nay, công ty chưa có phận giúp giám đốc kiểm tra, xác minh độ tin cậy hệ thống thông tin tài - kế toán, kiểm tra tính xác báo cáo tài trước đặt bút ký duyệt Trong đó, kế toán trưởng công ty đảm nhiệm lúc hai chức vừa điều hành hoạt động kế toán, cung cấp thông tin kinh tế tài chính, vừa đại diện cho Nhà Nước giám sát tình hình tài tuân thủ chế độ luật pháp công ty, nhiên hai chức lại đối lập Sau này, chi nhánh cấp nước phân cấp quản lý nhiều hơn, việc quản lý kiểm soát số liệu công ty với chi nhánh cấp nước thông qua báo cáo file liệu mà chi nhánh gởi lên, không kiểm soát chứng từ hạch toán tập trung Do việc tổ chức phận kiểm toán nội công ty điều quan trọng 25 KẾT LUẬN Kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng đóng vai trò quan trọng trình quản lý, góp phần nâng cao hiệu kinh doanh doanh nghiệp mà cụ thể doanh nghiệp cung cấp dịch vụ Nhận thức tầm quan trọng này, luận văn nghiên cứu, kết hợp lý luận thực tiễn để từ tìm giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng Trong phạm vi nghiên cứu, luận văn giải vấn đề sau: Thứ nhất, luận văn trình bày lý luận hệ thống kiểm soát nội làm rõ lý luận kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng doanh nghiệp Thứ hai, qua khảo sát thực trạng kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng, luận văn đánh giá kết đạt tồn cần khắc phục kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty Thứ ba, Luận văn đưa số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng Tuy nhiên, quy mô công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng lớn, phạm vi nghiên cứu giới hạn không gian thời gian nên đề tài số tồn định Tác giả mong nhận góp ý nhận xét thầy cô giáo để luận văn hoàn thiện  ... CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG Thực tế, KSNB doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước. .. trạng công tác kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng 2.4.2.1 Về công tác kiểm soát doanh thu tiền thu bán hàng: Công tác quản lý, kiểm soát doanh thu tiêu... SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 2.2.1 Môi trường kiểm soát công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng 2.2.1.1 Tổ chức quản lý công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng: Bộ máy quản lý công ty