Tăng cường kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng

MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ngày nay, với xu hội nhập kinh tế quốc tế mở nhiều hội phát triển thách thức lớn doanh nghiệp Việt Nam Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp muốn tồn phát triển bền vững khơng cách khác phải phát huy nội lực mình, muốn vượt qua thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt để hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu đòi hỏi doanh nghiệp khơng dừng lại việc áp dụng công nghệ, kỹ thuật đại, nâng cao suất lao động, chất lượng sản phẩm mà phải trọng đến hiệu công tác quản lý, đặc biệt công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động khâu trình quản lý việc thành lập trì hệ thống kiểm sốt nội Với hệ thống kiểm sốt nội vững mạnh giúp cho doanh nghiệp giảm nguy rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo quản lý sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt Công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng doanh nghiệp Nhà Nước, lĩnh vực kinh doanh nước nguồn thu chủ yếu công ty, số lượng khách hàng đông nên doanh thu tiêu thụ nước lớn Với quy mô ngày mở rộng, có nhiều chi nhánh, xí nghiệp xa vị trí trung tâm quản lý đòi hỏi cơng ty phải tăng cường công tác quản lý, đặc biệt trọng cơng tác kiểm sốt nội doanh thu tiền thu bán hàng đảm bảo doanh thu tính đúng, đủ, xác tránh thất tiền thu bán hàng, doanh thu tiền thu bán hàng có ý nghĩa quan trọng tồn phát triển doanh nghiệp Do đó, kiểm sốt nội giúp cho doanh nghiệp đạt hiệu cao quản lý, hạn chế rủi ro đạt mục tiêu đề yêu cầu mang tính cấp thiết nhằm góp phần nâng cao kết hiệu kinh doanh giúp doanh nghiệp phát triển vững mạnh lâu dài Tuy nhiên, công tác kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng cơng ty tồn vài hạn chế, chưa đáp ứng nhu cầu quản lý Việc kiểm soát tốt doanh thu tiền thu bán hàng giảm thiểu gian lận đồng thời cung cấp thơng tin xác q trình cung cấp tiêu thụ nước công ty cho nhà quản lý Xuất phát từ thực tế đó, việc tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng điều vơ cần thiết Đây lý để chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng” để nghiên cứu, với hy vọng có đóng góp định giúp doanh nghiệp kiểm sốt tốt doanh thu tiền thu bán hàng nhằm nâng cao hiệu kinh doanh để phát triển bền vững kinh tế thị trường Tổng quan đề tài nghiên cứu Việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu trở thành nhu cầu cấp thiết quản lý doanh nghiệp, hệ thống kiểm soát nội quan trọng thiếu công tác quản lý Trong q trình nghiên cứu đề tài, tơi tham khảo tài liệu liên quan đến đề tài luận văn cao học trước Hiện nay, nghiên cứu vấn đề kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng có đề tài như: “Tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty Thông Tin Di Động VMS” – Luận văn thạc sĩ kế toán, trường Đại học Đà Nẵng (Tác giả: Vũ Ngọc Nam – Năm 2007); “Tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán điện công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng” – Luận văn thạc sĩ kế toán, trường Đại học Đà Nẵng (Tác giả: Thái Như Quỳnh – Năm 2008); “Tăng cường kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Viễn thông Quảng Ngãi” – Luận văn thạc sĩ kế toán, trường Đại học Đà Nẵng (Tác giả: Nguyễn Thị Phương Thảo – Năm 2010) Tuy nhiên cơng ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng, chưa có đề tài nghiên cứu vấn đề hoạt động kiểm sốt nội cơng ty nhiều hạn chế Qua nghiên cứu đề tài liên quan, kế thừa lý luận kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng, đồng thời sở đặc thù ngành nước, đề tài vào phân tích thực trạng, từ đưa giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng Mục đích nghiên cứu đề tài Trên sở hệ thống vấn đề lý luận chung kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng, luận văn sâu phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng, qua đề xuất giải pháp cụ thể, khoa học nhằm góp phần nâng cao chất lượng kiểm sốt nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác kiểm sốt nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng đơn vị cung cấp dịch vụ, lĩnh vực kinh doanh nước Vì vậy, luận văn tập trung vào cơng tác kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng hoạt động kinh doanh nước công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng Phương pháp nghiên cứu đề tài Đề tài nghiên cứu thực thơng qua thủ tục kiểm sốt doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng, kết hợp với phương pháp vấn, phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp để từ đưa giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng Những đóng góp đề tài Luận văn hệ thống hóa vấn đề lý luận kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng doanh nghiệp Qua phân tích đánh giá thực trạng kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng, luận văn nêu lên hạn chế đưa số giải pháp tăng cường công tác kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng cơng ty Kết cấu luận văn Ngồi phần mở đầu kết luận, luận văn gồm chương: Chương – Cơ sở lý luận kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng doanh nghiệp Chương – Thực trạng công tác kiểm soát nội doanh thu, tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng Chương – Một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội Kiểm tra, kiểm sốt ln khâu quan trọng quy trình quản lý thực cơng cụ hệ thống KSNB đơn vị Hệ thống kiểm soát nội nhà quản lý thiết kế để điều hành nhân viên, hoạt động khơng giới hạn chức tài kế tốn, mà phải kiểm sốt chức khác hành chính, quản lý sản xuất Do KSNB hệ thống nhằm huy động thành viên đơn vị tham gia kiểm soát hoạt động, họ nhân tố định thành chung tổ chức Hiện nay, tìm hiểu hệ thống KSNB có nhiều khái niệm khác nhau, sau số quan điểm kiểm soát nội biết đến cách phổ biến: - Kiểm soát nội theo quan điểm Liên Đồn kế tốn quốc tế (The International Federation of Accountant - IFAC): Hệ thống KSNB hệ thống gồm sách thủ tục thiết lập đơn vị nhằm đạt mục tiêu: + Bảo vệ tài sản đơn vị khơng bị sử dụng lãng phí, gian lận khơng hiệu + Cung cấp liệu thông tin kế tốn kịp thời, xác đáng tin cậy thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ khách quan nội dung chủ yếu hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp + Bảo đảm tuân thủ mức định chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Ngăn chặn, phát kịp thời xử lý sai phạm, gian lận xảy hoạt động doanh nghiệp Đảm bảo ghi chép kế tốn đầy đủ, xác việc lập báo cáo tài trung thực, khách quan + Đánh giá hiệu hoạt động lực quản lý doanh nghiệp nhằm ngăn ngừa lặp lại không cần thiết tác nghiệp, gây lãng phí hoạt động sử dụng hiệu nguồn lực doanh nghiệp - Kiểm soát nội theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ chống gian lận báo cáo tài (Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission - COSO): “KSNB qui trình Hội đồng quản trị ban hành cá nhân thực thi, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm thực ba mục tiêu: Tính hiệu tính q trình hoạt động, mức độ tin cậy Báo cáo tài chính, tính tuân thủ qui định luật pháp hành - Theo Viện Kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant – AICPA) định nghĩa KSNB sau: KSNB bao gồm kế hoạch tổ chức tất phương pháp, biện pháp phối hợp đo lường thừa nhận doanh nghiệp để bảo vệ tài sản họ, kiểm tra độ xác độ tin cậy thơng tin kế tốn, thúc đẩy hiệu hoạt động khuyến khích việc thực sách quản lý lâu dài Từ khái niệm cho thấy, hệ thống kiểm sốt nội thực chất tích hợp loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy sách nổ lực thành viên tổ chức để đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, đạt mục tiêu đặt cách hợp lý Có thể hiểu đơn giản, kiểm sốt nội hệ thống sách, thủ tục thiết lập đơn vị nhằm đảm bảo thực mục tiêu: Bảo vệ tài sản đơn vị khơng bị sử dụng lãng phí, gian lận khơng hiệu quả; cung cấp liệu kế toán đáng tin cậy; thúc đẩy đánh giá chấp hành sách đơn vị; đánh giá hiệu hoạt động đơn vị Như vậy, KSNB có ý nghĩa quan trọng, đặc biệt đơn vị có quy mơ, doanh nghiệp có quy mơ lớn quyền hạn phải phân chia cho nhiều cấp, tài sản bị phân tán nhiều nơi, truyền đạt phản hồi thông tin gặp nhiều khó khăn, đòi hỏi phải có hệ thống KSNB vững mạnh 1.1.2 Vai trò cơng tác kiểm soát nội doanh nghiệp KSNB chức thường xuyên đơn vị, tổ chức sở xác định rủi ro xảy khâu cơng việc để tìm biện pháp ngăn chặn nhằm thực có hiệu tất mục tiêu kinh doanh doanh nghiệp Hệ thống KSNB thiết lập nhằm: - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh doanh nghiệp cách có hiệu - Bảo đảm định chế độ quản lý thực thể thức giám sát mức hiệu định chế độ - Phát kịp thời vấn đề kinh doanh để đề biện pháp giải - Ngăn chặn, phát sai phạm, gian lận hoạt động, phận doanh nghiệp - Ghi chép kế toán đầy đủ, xác, thể thức nghiệp vụ hoạt động kinh doanh - Đảm bảo việc lập báo cáo tài kịp thời, hợp lệ tuân theo yêu cầu pháp định có liên quan - Bảo vệ tài sản thông tin không bị lạm dụng sử dụng sai mục đích Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp tài sản thông tin yếu tố định thành cơng hay thất bại doanh nghiệp, KSNB giúp hạn chế thất thoát tài sản thông tin 1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội Hệ thống KSNB doanh nghiệp xây dựng khác tùy thuộc vào loại hình hoạt động, mục tiêu quy mô doanh nghiệp, thông thường KSNB chia làm phận, là: Mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế toán thủ tục kiểm soát 1.1.3.1 Mơi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt tạo sắc thái chung tổ chức, chi phối ý thức kiểm soát thành viên, tảng cho tất thành phần khác kiểm sốt nội Mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn nhân tố bên bên đơn vị có tính chất mơi trường tác động đến việc thiết kế, hành động hữu hiệu sách thủ tục đơn vị Một tổ chức có kiểm sốt hiệu hay khơng tùy thuộc vào thái độ Ban quản trị tổ chức Nếu Ban quản trị xem trọng kiểm sốt nhân viên cấp noi theo tôn trọng triệt để chế độ thể thức đề Ngược lại, Ban quản trị cho kiểm sốt khơng phải mối quan tâm hàng đầu cá nhân khác tổ chức có thái độ khơng tích cực việc chấp hành chế độ, thể thức đề ra, điều làm cho mục đích kiểm sốt khơng hiệu Vậy, nhân tố thuộc mơi trường kiểm sốt chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ, nhận thức hành động nhà quản lý doanh nghiệp Môi trường kiểm sốt bao gồm nhân tố sau: a Đặc thù quản lý Nhà quản lý cấp cao người định điều hành hoạt động doanh nghiệp, mà nhận thức, thái độ, quan điểm, đường lối quản trị tư cách họ vấn đề trung tâm môi trường kiểm sốt Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh trung thực, cạnh tranh lành mạnh họ coi trọng tính trung thực báo cáo tài chính, mơi trường kiểm sốt lành mạnh ngược lại nhà quản lý coi trọng vấn đề lợi nhuận, nhấn mạnh đến việc hoàn thành kế hoạch lợi nhuận giá thủ tục kiểm sốt khó mà thực mục đích kiểm soát tốt Mặt khác, cấu quyền lực doanh nghiệp ảnh hưởng đến hệ thống tổ chức quản lý Nếu định hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc người lãnh đạo cao doanh nghiệp phẩm chất lực người nhân tố định báo cáo tài trung thực hay khơng Hoặc quyền lực phân chia cho nhiều người đơi lúc có người lạm dụng quyền hạn sử dụng không hết quyền lực, gây lãng phí cho doanh nghiệp b Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức phân chia quyền hạn, trách nhiệm thành viên đơn vị Một cấu tổ chức phù hợp điều kiện đảm bảo cho thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng, loại bỏ sai phạm, gian lận xảy ra, tạo hiệu quản lý tốt cho nhà lãnh đạo đơn vị xử lý, truyền đạt sử dụng thông tin Cơ cấu tổ chức tảng cho việc lập kế hoạch kiểm tra Để thiết lập cấu tổ chức thích hợp có hiệu quả, nhà quản lý phải tuân thủ nguyên tắc sau: - Xây dựng công tác điều hành kiểm soát lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp, khơng bỏ sót lĩnh vực đồng thời khơng có chồng chéo phận - Thực phân chia tách bạch ba chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách bảo quản tài sản - Bảo đảm độc lập tương đối phận chức nhằm có hiệu cao c Chính sách nhân Chính sách nhân bao gồm phương pháp quản lý nhân chế độ đơn vị tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng hay kỷ luật đề bạt nhân viên đơn vị, ảnh hưởng đến việc hạn chế rủi ro KSNB Các sách kiểm sốt phụ trợ không phần quan trọng định kỳ thay đổi nhiệm vụ nhân viên để tránh phát gian lận, sai sót xảy Do đội ngũ cán bộ, nhân viên nhân tố quan trọng KSNB, lực lượng mà yếu lực, tinh thần làm việc đạo đức đơn vị có thiết kế trì hệ thống KSNB đắn chặt chẽ đến đâu khơng thể phát huy hiệu Ngược lại, với đội ngũ cán bộ, nhân viên tốt giảm bớt hạn chế vốn có KSNB, nhiều q trình kiểm sốt khơng cần thực mà đảm bảo mục tiêu đề KSNB Vì vậy, nhà quản lý doanh nghiệp cần xây dựng sách cụ thể, rõ ràng tuyển dụng, đào tạo, đề bạt, khen thưởng kỷ luật Chính sách nhân phải minh bạch, bố trí phân cơng, phân nhiệm phải phù hợp lực chun mơn đồng thời phải xây dựng sách mang tính kế tục liên tiếp đảm bảo tính hiệu cho cơng việc d Cơng tác lập kế hoạch dự toán Hệ thống kế hoạch dự toán bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự án đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, … đặc biệt kế hoạch tài Các kế hoạch doanh nghiệp sở tốt cho mục tiêu hệ thống KSNB KHÁCH CHI NHÁNH HÀNG CẤP NƯỚC GIÁM ĐỐC PHỊNG CƠNG TY Nhập liệu Khách hàng T.VỤ P.KẾ TỐN – TÀI CHÍNH A B (5) Xem xét hồ sơ khách hàng (1)Điền phiếu yêu cầu (3) CMND, hộ khẩu, GPĐKKD Kiểm tra việc áp giá (6) Hợp đồng (8) Hợp đồng Biên nghiệm thu (9) Nộp tiền (19) Duyệ t (15)Hóa đơn (7) Thơng báo Khảo sát địa điểm khách hàng (24) Cập nhật kiểm tra số liệu (20) Thu tiền khách hàng (10) Thực lắp đặt (11) B Lập, ký biên nghiệm thu (13) (23) Cập nhật liệu áp giá tính tiền nước (4) (2) Phiếu yêu cầu (18) Phiếu thu (27) (26) (28) Theo dõi phải thu (12) (25) (29) Báo cáo sổ sách liên quan Biên nghiệm thu Thơng báo (21) B (22) Hóa (23) đơn Thơng báo (30) (14) Kết thúc Ghi số đồng hồ nước (15) Phúc tra số đồng hồ nước Sơ đồ 3.1 : Quy trình kiểm sốt doanh thu tiêu thụ nước (16) sau hoàn thiện Nhập liệu (17) Kiểm tra, kiểm soát nhập liệu A 3.2.2.2 Hồn thiện thủ tục kiểm sốt tiền thu bán hàng Để hoạt động kinh doanh đơn vị đạt hiệu cao đảm bảo hoàn thành tiêu đề nhằm đem lại thu nhập cho đơn vị bên cạnh việc kiểm sốt tốt doanh thu phải tăng cường kiểm sốt cơng tác thu tiền nước nhằm đảm bảo thu đúng, thu đủ, không để nợ đọng, nợ hạn; nộp đúng, nộp đủ số tiền thu toán hạn, đồng thời thực cơng tác chấm xố nợ xác, kịp thời Đối với Công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng, khách hàng thường toán sau tiêu thụ nước, tiền nước thường nhân viên thu ngân trực tiếp đến nhà khách hàng để thu tiền mặt nên dễ xảy mát, gian lận Tuy nhiên, việc kiểm sốt cơng tác thu tiền cơng ty lỏng lẻo nhiều sơ hở, nhân viên thu ngân dễ lạm dụng tiền nước thu không thu nộp tiền nước theo quy định, khơng thực chấm xố nợ kịp thời làm cho khách hàng khiếu nại, thất cho cơng ty Vì vậy, việc tăng cường số giải pháp nhằm kiểm sốt tốt tiền nước thu cần thực tốt bước sau: * Nhân viên thu ngân phải ký vào hóa đơn tiền nước thơng báo toán tiền nước trước giao cho khách hàng Cơng ty cần có nội quy quy định rõ ràng nhân viên thu ngân như: Mặc đồng phục đeo thẻ thu tiền để tránh trường hợp nhân viên nhờ người thu hộ dễ dẫn đến sai phạm xảy * Để tránh tình trạng gian lận tiền thu bán hàng đòi hỏi cơng ty cần phải có chế độ khen thưởng, kỷ luật rõ ràng nhân viên thu ngân Ngoài ra, nên có luân chuyển nhân viên Tổ phát hành hóa đơn, cơng nợ để tránh tính trạng nhân viên thu ngân cấu kết với nhân viên Tổ phát hành hóa đơn, cơng nợ nhằm chiếm dụng tiền quỹ để sử dụng dài ngày vào việc cá nhân họ * Kế toán trưởng công ty cần tham gia trực tiếp vào việc kiểm kê tiền mặt vào cuối tuần hay đột xuất kiểm kê quỹ để kiểm tra tính trung thực kế toán thủ quỹ * Kế toán trưởng nên thường xun kiểm tra kế tốn cơng nợ Tổ quản lý cơng nợ tình hình tốn khách hàng có khớp với số liệu thực tế thu không công tác chấm xố nợ có xác khơng * Tăng cường kiểm sốt cơng tác tốn hóa đơn + Nhân viên quản lý công nợ in bảng kê nộp tiền yêu cầu nhân viên thu ngân kiểm tra ký xác nhận ngày sau chuyển Tổ trưởng thu ngân kiểm tra hóa đơn ghi ngày kiểm sốt lên liên hóa đơn thu tiền ngày lưu lại hóa đơn, đồng thời giao lại hóa đơn cho thu ngân thu tiếp Khi nộp hóa đơn cần phải lập sổ giao nhận có chữ ký xác nhận nhân viên Tổ công nợ, nhân viên thu ngân tổ trưởng thu ngân nhằm xác định trách nhiệm người giao người nhận Sau ngày toán hóa đơn Tổ cơng nợ phải đối chiếu tổng số tiền liên hóa đơn với bảng kê nộp tiền toán cuối ngày tổng số tiền nộp vào cho thủ quỹ Nếu giấy tờ khớp thực tốn tiếp tục giao tiếp hóa đơn đợt + Sau đợt tốn hóa đơn, Tổ trưởng thu ngân tổ trưởng công nợ kiểm sốt việc tốn hóa đơn với thu ngân theo lịch chốt số liệu báo cáo cho kế tốn cơng nợ cơng ty để kiểm tra, đối chiếu Đến đầu tháng sau phối hợp với kế tốn cơng ty kiểm tra tốn số tiền thu tháng để kế toán tổng hợp số liệu thu tiền nước tiêu thụ tháng báo cáo kế toán trưởng + Kiểm tra đột xuất lần tháng việc thu nộp tiền nhân viên thu ngân, đặc biệt trường hợp thường nộp chậm, nộp tốn không hạn + Khi kiểm tra phải yêu cầu nhân viên thu ngân báo cáo số lượng hóa đơn nhận, số lượng hóa đơn thu tiền, số tiền nộp thủ quỹ số tiền chưa nộp nhằm kiểm tra, kiểm sốt để xác minh độ xác khoản thu nộp để tránh tình trạng chiếm dụng tiền + Ngồi ra, cơng ty cần có sách khen thưởng thu ngân hồn thành tốt nhiệm vụ, thu đạt 95% so với tiêu giao tháng * Tăng cường kiểm soát công tác quản lý nợ + Tổ quản lý công nợ Tổ thu ngân phải có nhiệm vụ theo dõi khách hàng nợ hạn, số nợ hạn khách hàng phải theo dõi theo tuổi nợ, nguyên nhân lý nợ Cuối tháng, Tổ cơng nợ phải chốt danh sách khách hàng nợ tiền q hạn gửi lên Phòng Kế tốn – Tài để tổ chức giao tiêu thu nợ chi nhánh cấp nước nhằm tránh chuyển thành nợ khó đòi, trường hợp nợ khó đòi phát sinh có hướng xử lý kịp thời + Hầu nhân viên thu ngân thực việc nộp lại số tiền thu tiếp tục thu mà không phản ánh với Tổ quản lý cơng nợ ngun nhân khơng thu nợ khách hàng để có biện pháp khắc phục Bên cạnh đó, Tổ quản lý cơng nợ khơng linh hoạt, nhiều lúc có nhận phản ánh từ phía nhân viên thu ngân khơng có biện pháp giải cụ thể Do đó, với trường hợp khách hàng nợ chưa tốn Tổ quản lý công nợ Tổ thu ngân phải phối hợp để liên hệ trực tiếp với khách hàng nhằm tìm hiểu nguyên nhân báo cho lãnh đạo cơng ty để có biện pháp xử lý Nếu trường hợp nhân viên thu ngân không thu tiền mà không báo kịp thời cho công ty mà để xảy tình trạng nợ đọng bị trừ lương Hàng tuần, nhân viên thu ngân phải lập “Bảng kê khách hàng khơng nộp tiền” có nêu lý để Tổ quản lý cơng nợ theo dõi có biện pháp xử lý Nếu trường hợp nhân viên thu ngân không đến thu tiền khách hàng cố tình thơng báo khách hàng khơng nộp tiền cần có biện pháp xử lý nhân viên thu ngân giảm định mức nhân viên thu ngân tình trạng tái diễn cần báo cáo lãnh đạo để có biện pháp cứng rắn với nhân viên * Thay đổi hình thức thu tiền nước: Hiện nay, việc toán tiền nước qua hệ thống ngân hàng thuận tiện cho công ty khách hàng, tránh gian lận xảy ra, cơng ty nên khuyến khích khách hàng tốn tiền nước qua thẻ ATM, nhờ ngân hàng thu hộ, uỷ nhiệm chi, với hình thức giảm rủi ro gian lận thu nộp tiền nhân viên thu ngân Đơn vị phối hợp với ngân hàng thực chương trình khuyến cho khách hàng cách giảm – % số tiền khách hàng nộp thẻ ATM, qua ngân hàng nhằm khuyến khích khách hàng sử dụng dịch vụ tốn Và khách hàng tốn qua hình thức cơng ty giảm lượng nhân viên thu có thêm khoản chi phí để trích khuyến cho khách hàng 3.2.3 Một số giải pháp nhằm đảm bảo việc tuân thủ thủ tục kiểm sốt 3.2.3.1.Tăng cường chức tính độc lập cho Ban kiểm soát Hiện nay, theo Luật Doanh nghiệp, vai trò Ban kiểm sốt cơng ty TNHH MTV quy định rõ Tuy nhiên Công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng, Ban kiểm sốt cơng ty lập mang tính hình thức, mục đích, nhiệm vụ quyền hạn Ban thể giấy tờ Nguyên nhân người Ban kiểm sốt kiêm nhiệm nên thiếu độc lập lực cần thiết Do đó, cơng ty cần phải tăng cường chức năng, quyền hạn ban kiểm soát, coi trọng Ban kiểm soát với tư cách tra chủ sở hữu có tồn quyền kiểm tra cơng ty, đặc biệt vấn đề tài Trưởng Ban kiểm sốt phải chun gia tài chính, có phẩm chất, đạo đức tốt, làm việc độc lập với phận công ty 3.2.3.2 Tăng cường phân cấp quản lý Tại chi nhánh cấp nước trực thuộc công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng, việc phân cấp quản lý, tổ chức mơ hình kế toán chưa rõ ràng, chi nhánh cấp nước có kế tốn phụ trách việc lập nộp chứng từ, báo cáo cần thiết mà người kiểm sốt chịu trách nhiệm số liệu trước cơng ty, chi nhánh cấp nước phụ thuộc nhiều vào phòng ban chức liên quan nên hay ỷ lại, đùn đẩy trách nhiệm cho Trong đó, khối lượng khách hàng sử dụng nước chi nhánh cấp nước ngày tăng rõ rệt khối lượng cơng việc chi nhánh cấp nước ngày nhiều, việc tổ chức máy kế tốn chi nhánh cấp nước điều cần thiết Công ty cần tăng cường phân cấp quản lý cho chi nhánh để chi nhánh chủ động kiểm soát, chủ động lập kế hoạch nước ghi thu tiền thu bán hàng, tự thu tiền quản lý địa bàn, có phận kiểm tra độc lập để phản ánh doanh thu kịp thời, ký hợp đồng cung cấp dịch vụ quyền tuyển dụng thêm kế toán viên doanh thu bổ nhiệm kế toán trưởng cho chi nhánh cấp nước 3.2.3.3 Xây dựng văn bản, chức năng, nhiệm vụ cho chi nhánh cấp nước Hiện nay, công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng có số định việc phân chia nhiệm vụ, chức cho chi nhánh cấp nước Tuy nhiên thành lập, chi nhánh cấp nước tổ chức hạch toán phụ thuộc, việc phân cấp quản lý công ty cho chi nhánh rộng rãi Vì vậy, cơng ty nên xây dựng lại văn bản, chức năng, nhiệm vụ cho chi nhánh để đáp ứng với nhu cầu sản xuất kinh doanh nước Phân chia rõ công việc trách nhiệm cho chi nhánh cấp nước, phòng ban cụ thể Thực trả lương theo doanh thu chi nhánh, đồng thời ban hành quy chế khen thưởng, kỷ luật rõ ràng sở tiến độ hồn thành cơng việc Tuy nhiên, cơng ty cần ban hành quy chế kiểm soát chặt chẽ tiền thu bán hàng chi nhánh cấp nước để tránh tính trạng nộp tiền cơng ty chậm trễ Cần xây dựng quy chế hoạt động Phòng Kế tốn – Tài cơng ty, chi nhánh cấp nước với quy định chặt chẽ, phù hợp giai đoạn Các phần hành nghiệp vụ phải có quy trình kiểm sốt tương ứng, xác định rõ trách nhiệm tập thể cá nhân 3.2.3.4 Thành lập phận kiểm toán nội Để công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng hoạt động ngày hiệu cơng ty cần quan tâm lưu ý đến vấn đề sau: Không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trường hợp, ý đến công tác luân chuyển cán để kiểm tra nhằm ngăn ngừa gian lận sai sót người tạo Công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng đơn vị đặc thù cung cấp tiêu thụ nước tồn thành phố, quy mơ kinh doanh phân tán rộng lớn, hoạt động kiểm tra kiểm sốt cơng ty chi nhánh cấp nước không tiến hành cách thường xuyên Song, cần thiết phải có phận đảm nhận việc rà sốt lại hệ thống kế tốn KSNB, giám sát q trình hoạt động hệ thống tham gia góp phần bảo vệ, sử dụng có hiệu nguồn lực; ngăn ngừa phát kịp thời hành vi lãng phí, sử dụng tài sản khơng mục đích vượt q thẩm quyền Hiện nay, cơng ty chưa có phận giúp giám đốc kiểm tra, xác minh độ tin cậy hệ thống thông tin tài - kế tốn, kiểm tra tính xác báo cáo tài trước đặt bút ký duyệt Trong đó, kế tốn trưởng cơng ty đảm nhiệm lúc hai chức vừa điều hành hoạt động kế tốn, cung cấp thơng tin kinh tế tài chính, vừa đại diện cho Nhà Nước giám sát tình hình tài tn thủ chế độ luật pháp công ty, nhiên hai chức lại đối lập Sau này, chi nhánh cấp nước phân cấp quản lý nhiều hơn, việc quản lý kiểm soát số liệu công ty với chi nhánh cấp nước thông qua báo cáo file liệu mà chi nhánh gởi lên, khơng kiểm sốt chứng từ hạch tốn tập trung Do việc tổ chức phận kiểm toán nội công ty điều quan trọng Bộ phận kiểm toán nội phận nghiệp vụ trực thuộc giám đốc, giúp giám đốc việc kiểm sốt hoạt động có liên quan đến q trình quản lý tài – kế tốn cơng ty kiểm soát doanh thu tiền thu bán hàng cung cấp tiêu thụ nước, mà lại ngành chủ lực, định hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty Chính mà cơng ty cần thiết lập phận kiểm toán nội để đánh giá tuân thủ sách thủ tục kiểm sốt Với đặc thù quy mô cấu kinh doanh mình, hoạt động kiểm tốn phải tiến hành đồng thời tất chi nhánh cấp nước Bộ phận kiểm toán nội chi nhánh có nhiệm vụ giúp Ban giám đốc có thơng tin hữu ích, xác phục vụ việc đưa định tác nghiệp cụ thể Phòng Kiểm tốn nội cơng ty có trách nhiệm vừa tiến hành cơng tác kiểm tốn nội công ty, vừa tiến hành công tác đạo theo dõi tiến trình làm việc phận kiểm toán nội trực thuộc; xét duyệt chương trình, kế hoạch kiểm tốn đầu năm; giao tiêu, nhiệm vụ thực cụ thể KẾT LUẬN CHƯƠNG Trên sở phân tích thực trạng KSNB doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng, chương luận văn đưa giải pháp nhằm tăng cường KSNB doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng, bao gồm giải pháp hoàn thiện thủ tục KSNB doanh thu tiền thu bán hàng, giải pháp hoàn thiện mơi trường kiểm sốt, với hy vọng góp phần vào việc hồn thiện cơng tác KSNB doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng, nhằm thúc đẩy phát triển bền vững đem lại hiệu cao công tác quản lý hoạt động kinh doanh cơng ty KẾT LUẬN Kiểm sốt nội doanh thu tiền thu bán hàng đóng vai trò quan trọng q trình quản lý, góp phần nâng cao hiệu kinh doanh doanh nghiệp mà cụ thể doanh nghiệp cung cấp dịch vụ Nhận thức tầm quan trọng này, luận văn nghiên cứu, kết hợp lý luận thực tiễn để từ tìm giải pháp nhằm tăng cường cơng tác kiểm sốt nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng Trong phạm vi nghiên cứu, luận văn giải vấn đề sau: Thứ nhất, luận văn trình bày lý luận hệ thống kiểm soát nội làm rõ lý luận kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng doanh nghiệp Thứ hai, qua khảo sát thực trạng kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng, luận văn đánh giá kết đạt tồn cần khắc phục kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty Thứ ba, Luận văn đưa số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ MỞ ĐẦU CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội .5 1.1.2 Vai trò cơng tác kiểm sốt nội doanh nghiệp .7 1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội .8 1.1.3.1 Mơi trường kiểm sốt .8 1.1.3.2 Hệ thống kế toán 12 1.1.3.3 Các thủ tục kiểm soát .14 1.2 TẦM QUAN TRỌNG CỦA KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG CƠNG TÁC QUẢN LÝ 18 1.2.1 Lợi ích hệ thống kiểm soát nội vững mạnh 19 1.2.2 Những yếu tố quan trọng để thực thành cơng biện pháp kiểm sốt nội 20 1.3 NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 20 1.3.1 Đặc điểm doanh thu tiền thu bán hàng 20 1.3.2 Mục tiêu kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng 23 1.3.2.1 Mục tiêu kiểm soát nội doanh thu bán hàng 23 1.3.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội tiền thu bán hàng 23 1.3.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng doanh nghiệp 24 1.3.4 Kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng 27 1.3.4.1 Kiểm soát nội hoạt động xử lý yêu cầu cung cấp dịch vụ khách hàng 28 1.3.4.2 Kiểm soát nội hoạt động xét duyệt bán chịu 28 1.3.4.3 Kiểm soát nội hoạt động cung cấp dịch vụ 29 1.3.4.4 Kiểm soát nội hoạt động xử lý, ghi sổ doanh thu theo dõi toán .29 1.3.4.5 Kiểm soát nội việc xử lý ghi sổ hàng bán bị trả lại 31 1.3.4.6 Kiểm sốt nội việc thẩm định xóa sổ khoản nợ phải thu không thu hồi .31 KẾT LUẬN CHƯƠNG 32 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 33 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG .33 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng 33 2.1.2 Chức nhiệm vụ công ty .34 2.1.2.1 Chức .34 2.1.2.2 Nhiệm vụ 35 2.1.3 Mục tiêu công ty 36 2.1.4 Định hướng phát triển công ty thời gian đến 36 2.1.5 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh công ty 38 2.1.5.1 Tại Nhà máy nước Cầu Đỏ 38 2.1.5.2 Tại Nhà máy nước Sân Bay 39 2.1.5.3 Tại Trạm cấp nước Sơn Trà 39 2.2 GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 39 2.2.1 Mơi trường kiểm sốt cơng ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng 39 2.2.1.1 Tổ chức quản lý công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng .40 2.2.1.2 Chính sách nhân cơng ty 44 2.2.1.3 Công tác lập kế hoạch, phương án sản xuất kinh doanh công ty 46 2.2.1.4 Các nhân tố bên 50 2.2.2 Tổ chức cơng tác kế tốn công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng 50 2.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 52 2.3.1 Yêu cầu mục tiêu kiểm sốt quy trình .52 2.3.2 Các thủ tục kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng 53 2.3.2.1 Kiểm soát nội doanh thu .53 2.3.2.2 Kiểm soát nội tiền thu bán hàng 63 2.4 THỰC TRẠNG THỰC HIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 68 2.4.1 Khảo sát việc thực thủ tục kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp nước Đà Nẵng 68 2.4.1.1 Thực kiểm soát nội doanh thu .68 2.4.1.2 Thực kiểm soát nội tiền thu bán hàng 71 2.4.2 Đánh giá thực trạng cơng tác kiểm sốt nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng 74 2.4.2.1 Về cơng tác kiểm sốt doanh thu tiền thu bán hàng 74 2.4.2.2 Về thủ tục kiểm soát doanh thu tiền thu bán hàng .75 KẾT LUẬN CHƯƠNG 80 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 81 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG 81 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG .83 3.2.1 Xây dựng hệ thống thông tin hữu hiệu phục vụ kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng 84 3.2.1.1 Xây dựng kế hoạch dự toán .84 3.2.1.2 Về chứng từ kế toán .86 3.2.1.3 Thiết lập báo cáo phân tích biến động doanh thu 87 3.2.1.4 Tăng cường kiểm sốt liệu thơng qua ứng dụng công nghệ thông tin .89 3.2.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng 90 3.2.2.1 Hồn thiện thủ tục kiểm sốt doanh thu tiêu thụ nước 91 3.2.2.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiền thu bán hàng .95 3.2.3 Một số giải pháp nhằm đảm bảo việc tuân thủ thủ tục kiểm soát 98 3.2.3.1.Tăng cường chức tính độc lập cho Ban kiểm sốt .98 3.2.3.2 Tăng cường phân cấp quản lý 99 3.2.3.3 Xây dựng văn bản, chức năng, nhiệm vụ cho chi nhánh cấp nước 99 3.2.3.4 Thành lập phận kiểm toán nội 100 KẾT LUẬN CHƯƠNG 102 KẾT LUẬN 103 TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (BẢN SAO) PHỤ LỤC ... giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP... kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng, luận văn nêu lên hạn chế đưa số giải pháp tăng cường công tác kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty Kết cấu... kiểm soát nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV Cấp Nước Đà Nẵng Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác kiểm sốt nội doanh thu tiền thu bán hàng công ty TNHH MTV