Tăng cường kiểm soát nội bộ thu chi tại trường đại học phạm văn đồng (tt)

1 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trường Đại học Phạm Văn Đồng trường đào tạo nguồn nhân lực chỗ chủ yếu cho tỉnh Quảng Ngãi khu vực Miền Trung, Tây Nguyên Theo định số 1168/QĐ-TTg ngày 07/9/2007 Thủ tướng Chính phủ sơ nâng cấp trường Cao Đẳng Sư phạm Quảng Ngãi Cao Đẳng Cộng đồng Quảng Ngãi Trường chủ động cấu lại máy tổ chức, tăng cường cơng tác quản lý, trọng đến việc hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ, bước hồn thiện quy chế kiểm sốt Tuy nhiên, hệ thống KSNB Trường nhiều bất cập chưa đáp ứng yêu cầu công tác quản lý Vì vậy, nghiên cứu hệ thống KSNB Trường Đại học Phạm Văn Đồng góp phần nâng cao chất lượng quản lý, tăng cường KSNB phục vụ nghiệp giáo dục KSNB đóng vai trị quan trọng hoạt động doanh nghiệp tổ chức KSNB giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế quan người, tài sản, nguồn vốn… góp phần hạn chế rủi ro phát sinh trình hoạt động Qua nghiên cứu lý luận hệ thống KSNB đồng thời tổng kết hoạt động KSNB Trường ĐH Phạm Văn Đồng, tơi chọn đề tài “Tăng cường kiểm sốt nội thu chi Trường Đại học Phạm Văn Đồng” cho Luận văn Thạc sỹ Kinh tế Chuyên ngành Kế toán Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu Đề tài nghiên cứu cách có hệ thống vấn đề kiểm soát nội bộ; Luận văn mơ tả, phân tích, đánh giá thực trạng công tác KSNB Trường ĐH Phạm Văn Đồng, phân tích cần thiết khách quan phải tăng cường kiểm sốt nội chế mới; thơng qua nghiên cứu thực tiễn đề xuất phương hướng số giải pháp cụ thể mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế toán, thủ tục kiểm soát nhằm kiểm soát tốt hoạt động nhằm tăng cường KSNB thu chi Trường Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: hoạt động KSNB thu chi ĐVSN Phạm vi nghiên cứu: Luận văn làm rõ thực trạng cơng tác kiểm sốt nội thu chi Trường ĐH Phạm Văn Đồng; từ đưa số giải pháp để tăng cường KSNB thu chi Trường Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp cụ thể sau: Phương pháp tổng hợp - chi tiết, phương pháp hệ thống hóa, phương pháp so sánh đối chiếu, tiếp cận thu thập thông tin… để làm sáng tỏ vấn đề cần nghiên cứu Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Về mặt lý luận: Hệ thống hóa vấn đề lý luận hệ thống kiểm soát nội thu chi đơn vị nghiệp Về mặt thực tiễn: Luận văn phân tích thực trạng kiểm soát nội thu chi trường Đại học Phạm Văn Đồng Từ đưa giải pháp nhằm tăng cường hệ thống kiểm soát nội trường Kết cấu luận văn Chương 1: Tổng quan KSNB thu chi đơn vị nghiệp Chương 2: Thực trạng KSNB thu chi Trường ĐH Phạm Văn Đồng Chương 3: Giải pháp tăng cường KSNB thu chi Trường ĐH Phạm Văn Đồng CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KSNB 1.1.1 Tổng quan kiểm sốt quản lý Kiểm sốt quy trình giám sát hoạt động để đảm bảo hoạt động thực theo kế hoạch Quy trình bao gồm bước khác nhau: đo lường thành lao động, so sánh thành thực tế với chuẩn mực có hành động để chỉnh sửa sai lệch chuẩn mực không phù hợp 1.1.2 Khái niệm hệ thống KSNB “Hệ thống KSNB hệ thống chế kiểm soát đơn vị cụ thể quy chế quản lý Ban lãnh đạo ban hành nhằm giảm thiểu rủi ro làm cho đơn vị không đạt mục tiêu mình” 1.1.3 Vai trị chủ yếu Hệ thống kiểm soát nội Thứ giúp Ban lãnh đạo đơn vị giảm bớt tâm trạng bất an rủi ro, người tài sản; Thứ hai giúp Ban lãnh đạo đơn vị giảm tải trọng công việc, vụ hàng ngày để tập trung vào vấn đề chiến lược; Thứ ba giúp Ban lãnh đạo đơn vị chun nghiệp hố cơng tác quản lý điều hành 1.1.4 Các phận cấu thành hệ thống KSNB 1.1.4.1 Mơi trường kiểm sốt 1.1.4.2 Hệ thống kế toán 1.1.4.3 Thủ tục KSNB 1.1.4.4 Kiểm toán nội 1.1.4.5 Tính cần thiết hệ thống KSNB 1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH CỦA ĐƠN VỊ SN 1.2.1 Khái niệm đơn vị nghiệp Đơn vị nghiệp đơn vị cung cấp dịch vụ cơng cộng khơng mục đích lợi nhuận, đảm bảo phần tồn chi phí hoạt động, thực nhiệm vụ trị giao quan nhà nước có thẩm quyền định thành lập 1.2.2 Phân loại đơn vị nghiệp Căn vào mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên, đơn vị SN phân loại sau: a) Đơn vị nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động b) Đơn vị nghiệp tự bảo đảm phần chi phí hoạt động: c) Đơn vị nghiệp NSNN bảo đảm tồn chi phí hoạt động 1.2.3 Đặc điểm hoạt động tài đơn vị nghiệp Đặc điểm hoạt động tài đơn vị nghiệp việc triển khai thực nhiệm vụ kinh tế, trị - xã hội Nhà nước giao Để hồn thành nhiệm vụ trên, địi hỏi đơn vị phải đảm nguồn kinh phí hoạt động cơng tác thu, chi ngân sách yếu tố góp phần tạo nên nguồn kinh phí để hoạt động Điều đòi hỏi đơn vị cần phải quan tâm đến việc lập phân bổ dự toán cách đầy đủ dự toán ngân sách công cụ đa chức người quản lý Hoạt động dự toán mang đến cho đơn vị nhiều lợi ích như: truyền đạt kế hoạch, mục tiêu dự báo khó khăn tài thời gian định 1.3 NỘI DUNG KSNB THU CHI NSNN TRONG TRƯỜNG HỌC 1.3.1 Khái quát KSNB thu chi trường học KSNB trường học mang sắc thái riêng KSNB phục vụ cho mục đích quản lý hồn thành nhiệm vụ đào tạo mà Nhà nước giao cho, mặc khác KSNB phục vụ cho việc quản lý cho trường học tuân thủ pháp luật, sách, chế độ mà Nhà nước quy định khối trường, khai thác tối đa nguồn kinh phí, chi tiêu chế độ, đối tượng, đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, đảm bảo phát triển đơn vị, ngành Môi trường kiểm sốt bao gồm yếu tố: Mơi trường KS chung mơi trường KS bên ngồi Hệ thống kế toán: Là hệ thống kế toán HCSN ban hành theo Quyết định Số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006, gồm: Hệ thống chứng từ kế toán, Hệ thống tài khoản kế toán, Hệ thống sổ kế toán, Hệ thống báo cáo kế toán Kiểm toán nội bộ: Là phận độc lập với kế tốn bao gồm người có hiểu biết tổ chức hoạt động, giỏi nghiệp vụ kế toán Nội dung thủ tục KSNB trường học bao gồm: kiểm sốt tn thủ pháp luật, chế độ tài kinh tế, kiểm sốt mục tiêu, kế hoạch xây dựng, hoạch định, kiểm soát nghiệp vụ quản lý 1.3.2 Nội dung KSNB thu, chi trường học 1.3.2.1 Công tác thu chi đơn vị nghiệp có thu a) Cơng tác thu NSNN đơn vị nghiệp có thu Nguyên tắc phân phối sử dụng số kinh phí để lại từ nguồn thu phải có quy chế chi tiêu nội Các khoản thu bao gồm: phần để lại từ số thu phí, lệ phí cho đơn vị sử dụng theo quy định Nhà nước, thu từ hoạt động dịch vụ phù hợp với lĩnh vực chuyên môn đơn vị b) Công tác chi đơn vị nghiệp có thu Để thực cơng tác chi đơn vị nghiệp, đơn vị cần phải mở tài khoản KBNN để thực thu, chi qua hệ thống KBNN gồm: khoản khoản kinh phí NSNN cấp khoản kinh phí ngồi NSNN (phí, lệ phí) Riêng khoản thu, chi dịch vụ, liên kết, đơn vị thực chế độ tự chủ mở tài khoản ngân hàng hay kho bạc đề giao dịch, tốn KBNN khơng kiểm soát khoản thu, chi kể đơn vị mở tài khoản KBNN 6 Sau số công tác chi số khoản mục chủ yếu đơn vị SN: Chi toán cá nhân: Tiền lương, tiền công, khoản phụ cấp lương, khoản trích nộp BHXH, BHYT, kinh phí cơng đồn theo quy định hành Chi tốn hàng hóa, dịch vụ: Gồm chi mua nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, văn phòng phẩm, sửa chữa thường xuyên tài sản cố định Chi đầu tư phát triển: Chi mua sắm sữa chữa tài sản (giống chi mua hàng hóa, dịch vụ) Chi nghiệp khác: chi thực dự án từ nguồn viện trợ, chi liên doanh , liên kết, chi khác 1.3.2.2 Nội dung công tác thu chi đơn vị nghiệp có thu a) KSNB cơng tác thu Đối với kinh phí NSNN cấp Để kiểm sốt nguồn kinh phí NSNN cấp tuỳ theo tính chất khoản chi, hồ sơ toán bao gồm: Đối với khoản chi lương phụ cấp lương: hồ sơ toán gồm bảng đăng ký biên chế, quỹ lương quan thẩm quyền phê duyệt, phương án chi trả tiền lương đơn vị, danh sách lương Đối với khoản chi mua sắm vật tư, trang thiết bị: hồ sơ toán gồm dự toán mua sắm duyệt hợp đồng mua bán, phiếu báo giá Đối với khoản chi thường xuyên khác: Bảng kê tốn có đầy đủ chữ ký Đối với nguồn thu học phí: theo thơng tư số 54/1998/TTLT/GDĐT-TC Hướng dẫn thực thu, chi quản lý học phí sở giáo dục đào tạo công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân Các khoản thu khác gồm thu dịch vụ nhà xe, căng tin, cho thuê phòng học Nội dung kiểm soát: Vào năm học Trường vào hợp đồng ký kết để kiểm soát thu hoạt động dịch vụ Cần hạch toán khoản thu đầy đủ, báo cáo mở sổ theo dõi đầy đủ có yêu cầu cấp có thẩm quyền b) KSNB khoản chi: kiểm sốt tính hợp pháp khoản chi phạm vi tổng dự toán phê duyệt Kiểm soát việc thực tiêu theo luật NSNN văn hướng dẫn theo quy chế chi tiêu nội Trường Nội dung kiểm soát: Kiểm soát chi toán cá nhân, kiểm soát chi nghiệp vụ chun mơn, kiểm sốt khoản chi khác CHƯƠNG THỰC TRẠNG KSNB THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐH PHẠM VĂN ĐỒNG 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG 2.1.1 Khái quát lịch sử phát triển, tóm tắt thành tích bật Trường 2.1.2.Những mục tiêu Trường 2.2 MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG 2.2.1 Đặc thù quản lý Hiệu trưởng nắm quyền điều hành chung, phận có nhiệm vụ tham mưu cho Hiệu trưởng Là đơn vị hoạt động theo chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm tài nên Trường chủ động hoạt động tài góp phần nâng cao hiệu cơng việc trường 8 2.2.2 Cơ cấu tổ chức: Trường Đại học Phạm Văn Đồng hoạt động theo mơ hình trực tuyến chức năng, tuân thủ chế độ thủ trưởng nên cấu tổ chức trường gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu quản lý đơn vị 2.2.3 Chính sách nhân Từ thành lập đến Trường Đại học Phạm Văn Đồng có đội ngũ cán giảng viên có nghiệp vụ, chun mơn vững vàng, có tính linh hoạt sáng tạo cơng việc, có ý thức tự giác, tinh thần trách nhiệm cao 2.2.4 Công tác lập kế hoạch Vào tháng 07 năm tài chính, phịng Kế hoạch –Tài Trường lập kế hoạch thu chi cho năm Sau gửi Sở Tài chính, Sở Tài tổng hợp tất kế hoạch toàn tỉnh để làm việc với Trung Ương, Tháng 11 Sở Tài thơng báo cho Sở, Ban, Ngành làm việc với quan kế hoạch Sau thống tháng 12 Sở Tài định phân bổ dự toán năm tới lúc trường thông báo cho phận để triển khai thực 2.3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KSNB 2.3.1 Tổ chức máy kế tốn Cơng việc kế tốn Trường bao gồm : Một là, Phần kế toán tổng hợp Hai là, Phần kế toán chi tiết Thủ quỹ vào chứng từ thu, chi hợp lệ tiến hành thu tiền vào quỹ, chi tiền theo chứng từ; bảo quản tiền mặt quỹ, cập nhật số tiền thu, chi vào sổ quỹ, hàng ngày tiến hành kiểm kê quỹ lập báo cáo quỹ để báo cáo Trưởng Phòng Kế hoạch - Tài Hiệu trưởng 2.3.2 Tổ chức hệ thống chứng từ PP ghi chép ban đầu Trường vận dụng Hệ thống Kế toán HCSN ban hành theo Quyết định Số 19-TC/QĐ/CĐKT ngày 20/3/2006 CĐKT dùng cho đơn vị HCSN hành quy định rõ nội dung chế độ chứng từ, chế độ TK, chế độ sổ kế toán chế độ báo cáo kế toán thuận lợi cho công tác KSNB 2.3.3 Tổ chức hệ thống TK kế toán PP ghi chép kế toán Trường xác định số lượng TK cần sử dụng, bao gồm TK cấp I, cấp II TK chi tiết TK đó, đặc biệt mở TK chi tiết số TK chi phí để phản ánh, phân loại chi phí Trong TK quy định cụ thể nguyên tắc phải tôn trọng, kết cấu, nội dung phản ánh phương pháp hạch toán số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu Hệ thống kế toán Trường đảm bảo TK cấp I, cấp II… không mâu thuẫn với CĐKT Nhà nước ban hành Tuy nhiên việc mở TK chi tiết chưa thực khoa học chưa đủ TK cần thiết (chẳng hạn TK vật tư, CCDC, tạm ứng) để thuận lợi cho báo cáo nội bộ, đảm bảo tránh nhầm lẫn trình sử dụng TK định khoản kế tốn 2.3.4 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán Sổ kế toán mở chi tiết tổng hợp theo TK sử dụng Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu việc ghi chép sổ sách kế toán giữa: Kế toán thủ quỹ; đối chiếu tiền gửi ngân hàng với bảng kê ngân hàng… 2.3.5 Tổ chức hệ thống báo cáo, phân tích cơng khai BCTC Các BCTC hành Trường ĐH Phạm Văn Đồng thực theo Quyết định Số 19/2006/QĐ-BTC Bộ Tài ban hành ngày 30/3/2006 Trường lập hệ thống báo cáo bao gồm mẫu biểu, ngồi cịn lập phụ biểu chi tiết cho biểu tổng hợp tình hình kinh phí tốn kinh phí sử dụng 2.4 CÁC THỦ TỤC KSNB THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐH PVĐ 2.4.1 Thủ tục KSNB khoản thu trường 2.4.1.1 KSNB thu từ ngân sách Nhà nước a) KSNB khoản thu từ NSNN cấp Quy trình kiểm sốt thu từ NSNN cấp sau: 10 (1)Đơn vị lập kế hoạch gửi Sở Tài (2) Sở có định phân bổ kinh phí hoạt động năm cho DV (3) Sau có định giao dự tốn, đơn vị nhập dự toán Kho bạc Nhà nước Quảng Ngãi (4) Định kỳ, lập giấy rút dự toán ngân sách, giấy rút tiền mặt, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu… theo mẫu quy định Bộ Tài Nếu giấy chuyển khoản Kho bạc tự động chuyển khoản, giấy rút tiền mặt sau Kho bạc nhập vào hệ thống thủ quỹ đơn vị lên Kho bạc để rút tiền mặt để nhập quỹ tiền mặt đơn vị kế toán làm phiếu thu tiền mặt (Đây trường hợp kiểm tra khơng có sai só, trường hợp có sai sót Kho bạc trả lại cho đơn vị để chỉnh sửa cho nghiệp vụ phát sinh theo quy định Bộ Tài chính) Định kỳ đơn vị lập biểu mẫu theo định số 19 Bộ Tài để đối chiếu dự tốn ngân sách với Kho bạc b) KSNB khoản thu học phí Trình tự kiểm sốt thu học phí sau: - Khi có cán thu hoc phí nộp tiền cho phịng Kế hoạch- Tài chính, cán thu phải có bảng kê nộp tiền bao gồm họ tên, số tiền nộp Kế toán làm phiếu thu theo mẫu quy định Bộ Tài sau cán trực tiếp thu qua thủ quỹ nộp tiền - Kế toán vào bảng kê nộp tiền cán thu để vào danh sách theo mẫu để theo dõi số sinh viên nộp, số sinh viên chưa nộp Các tiêu cần kiểm soát: số lượng HSSV có mặt theo học, số lượng SV miễn giảm, tổng số tiền thu kỳ để từ xác định số lượng HSSV chưa nộp cở xác định số phải thu, số cần phải thu 2.4.1.2 KSNB khoản thu NSNN a) Kiểm soát thu từ hoạt động dịch vụ b) Thu từ hoạt động tài 11 c) Và khoản thu khác 2.4.2 Kiểm soát nội khoản chi chủ yếu Trường 2.4.2.1 Chi toán cho cá nhân - Chi trả tiền lương tiền công Sau trình tự thủ tục KSNB chi lương khoản trích theo lương trường ĐH Phạm Văn Đồng (1) Các phịng ban, khoa theo dõi, chấm cơng lao động tháng cá nhân phận vào bảng chấm cơng Bảng chấm cơng phải có đầy đủ chữ ký người chấm cơng, phụ trách phận (2) Cán phụ trách có nhiệm vụ gửi bảng chấm cơng Phịng Tổ chức Đảm bảo chất lượng trước ngày 05 tháng Phòng Tổ chức Cán Đảm bảo chất lượng có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đối chiếu danh sách cán giáo viên, chất lượng lao động, số ngày công, hạn chế việc kê khống danh sách chấm công (3) Căn vào bảng chấm công Phòng Tổ chức Cán Đảm bảo chất lượng chuyển đến quy chế chi trả tiền lương, Phịng Kế hoạch – Tài tiến hành tính khoản trích theo lương BHXH, BHYT, khoản trừ vào lương cán cơng chức, viên chức Tính khoản lương phụ, tính khoản tiền cơng cho đối tượng hợp đồng ngắn hạn (4) Sau tính tốn xong lập bảng tốn lương (5) Hiệu trưởng duyệt bảng toán lương (6,7) Sau nhận lại bảng lương lãnh đạo ký duyệt, kế toán lập Giấy rút dự toán ngân sách để tiến hành chuyển lương qua tài khoản cho cán bộ, giáo viên Như vậy, q trình kiểm sốt tiền lương, chưa có kiểm sốt phần tính tốn lương bảng lương để phát sai phạm gian lận có q trình tính chi trả lương - Chi trả tiền phụ cấp làm thêm giờ: 12 Trình tự thủ tục kiểm sốt tiền thêm (1) Các phịng, ban theo dõi chấm cơng làm việc ngồi Trong bảng châm cơng phải có đầy đủ chữ ký người làm việc phụ trách phận làm thêm (2) Hiệu trưởng duyệt bảng chấm cơng làm việc ngồi (3) Sau nhận bảng chấm công ký duyệt từ Hiệu trưởng, phịng Kế hoạch – Tài lập bảng tốn làm việc ngồi (4) Kế tốn in phiếu chi làm việc (5) Thủ quỹ đối chiếu xác số liệu phiếu chi làm việc ngồi bảng tốn làm việc để chi trả cho cán Khi nhận tiền, người nhận phải ký tên vào phiếu chi thủ quỹ ký xác nhận chi tiền - Chi trả tiền giảng phục vụ giảng dạy - Chi trả dạy vượt - Thanh tốn phí đào tạo: Quy trình kiểm sốt phí đào tạo sau: Khi có hồ sơ tốn kế tốn phải kiểm tra chứng từ (bao gồm đầy đủ giấy tờ cần thiết theo quy định) Khi kiểm tra xong, kế tốn làm phiếu chi trình Hiệu trưởng ký duyệt cho nhận tiền 2.4.2.2 Kiểm soát nội chi hàng hóa dịch vụ Nội dung chi hàng hóa dịch vụ: điện, nước, điện thoại, xăng xe, chi vật tư văn phịng: văn phịng phẩm, chi cơng tác phí, chi mua vật tư thực tập Trong phần KSNB chi hàng hóa dịch vụ chủ yếu kiểm sốt việc mua sử dụng VPP vật tư 2.4.2.3 Các khoản chi khác: bao gồm khoản chi: Chi sửa chữa mua sắm tài sản quan, chi nghiên cứu khoa học, chi cho hoạt động đoàn thể 13 2.5 KIỂM SOÁT KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG ĐH PHẠM VĂN ĐỒNG Kiểm sốt kế tốn cơng tác tự kiểm tra phận kế tốn khoản thu chi hệ thống sổ sách kế tốn 2.5.1 Kiểm sốt tính tn thủ mặt chứng từ kế tốn 2.5.2 Kiểm sốt tính tuân thủ tài khoản kế toán 2.5.3 Kiểm soát Biểu mẫu, sổ sách 2.5.4 Kiểm sốt tính tn thủ mục chi theo mục lục NSNN 2.6 CÔNG TÁC TỰ KIỂM TRA TC VÀ VIỆC LẬP BÁO CÁO QUYẾT TOÁN THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐH PHẠM VĂN ĐỒNG Công tác tự kiểm tra tài thể giai đoạn lập chứng từ, tức có nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán kiểm tra tính hợp lệ chứng từ, định mức cho mục đó…cơng tác tự kiểm tra tài dùng khâu lập chứng từ Trường tiến hành kiểm tra nội dung sau: Kiểm tra tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế phát sinh… Kiểm tra kiểm soát chất lượng độ tin cậy thông tin kinh tế tài cung cấp thơng qua báo cáo tài báo cáo khác Kiểm tra tính tuân thủ chế tài chính, chế độ sách NN 2.7 NHỮNG ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA HT KSNB TẠI TRƯỜNG ĐH PHẠM VĂN ĐỒNG Về môi trường kiểm sốt Nhìn chung Trường thiết kế máy quản lý hợp lý, Ban Giám hiệu có lực, đạo đức nghề nghiệp Tuy nhiên mơi trường kiểm sốt cịn có nhiều yếu tố khơng thuận lợi cho cơng tác kiểm sốt nội thu chi, là: thủ tục kiểm sốt chưa chặt chẽ, chưa có phận kiểm tra kiểm sốt 14 Về thủ tục kiểm sốt Nhìn chung, cơng tác KSNB tình hình thu, chi Trường năm qua thực tương đối chặt chẽ, ngày hồn thiện Tuy nhiên cịn số hạn chế cụ thể là: chưa thực kiểm soát kỹ hợp đồng mua thiết bị, vật tư đảm bảo hợp lệ cho việc cấp phát NS cho Trường, chưa xây dựng quy trình kiểm sốt chi học bổng nên dể xảy tình trạng chi khơng đối tượng thực nhận, chế xử lý trách nhiệm đề tài NCKH kéo dài thời gian quy định mà không thực CHƯƠNG GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KSNB THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐH PHẠM VĂN ĐỒNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KSNB THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG 3.1.1 Những định hướng phát triển Trường 3.1.2 Sự cần thiết phải hồn thiện kiểm sốt nội thu, chi Trường ĐH Phạm Văn Đồng 3.2 HỒN THIỆN MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT 3.2.1 Điều chỉnh cấu tổ chức Việc xây dựng cấu tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, khoa học phù hợp với đặc thù đơn vị vấn đề quan trọng đơn vị ảnh hưởng lớn đến trình vận hành hệ thống KSNB 3.2.2 Chú trọng công tác nhân Tăng cường công tác đào tạo đội ngũ cán đặc biệt cán chủ chốt Trường Thường xuyên rà soát lực quản lý đội ngũ trưởng, phó phịng ban, phận để đào tạo lại chuyển công tác sang công việc phù hợp hơn; tạo điều kiện nâng cao trình độ đội ngũ cán 15 hệ thống quản lý trường Có đội ngũ cán có lực hệ thống kiểm sốt nội hiệu 3.2.3 Chuẩn hố quy trình lập kế hoạch Việc lập kế hoạch phận phải soát kỹ lưỡng, phải sở tình hình thực tế năm trước với nhu cầu năm tới để từ có kế hoạch phù hợp Đi đôi với việc xây dựng kế hoạch cụ thể, Trường cần phải quan tâm đến công tác giám sát việc tuân thủ kế hoạch Trường cần định kỳ tiến hành phân tích tình hình tài nhằm đánh giá việc thực mục tiêu Trường, điểm mạnh, điểm yếu tình hình tài chính, qua giúp Ban Giám hiệu việc đánh giá tổng quát tình hình hoạt động Trường như: tình hình sử dụng nguồn NS, tình hình mua sắm để từ có điều chỉnh hợp lý nhằm bảo đảm tài sản tiền vốn nguồn lực tài Trường sử dụng cách hiệu 3.2.4 Hình thành tổ kiểm tốn nội Hiện khái niệm kiểm toán nội trường học mẻ, KTNB phổ biến doanh nghiệp sản xuất Trường mà có phận KTNB giúp ích nhiều cho việc kiểm sốt vì: Kiểm tốn nội cơng cụ quản lý thực giám sát đánh giá thường xuyên toàn hoạt động nhà trường có hệ thống KSNB 3.3 HỒN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TỐN 3.3.1 Hồn thiện hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu Thứ nhất, tình hình xuất vật tư Trường Thứ hai: Về tổ chức luân chuyển kiểm soát chứng từ Thứ ba: Kế tốn cần có kiểm tra thường xun theo định kỳ 3.3.2 Hoàn thiện tổ chức báo cáo, phân tích cơng khai BCTC Nội dung phân tích BCTC bao gồm: 16 Thứ nhất, Phân tích tình hình kinh phí tốn kinh phí sử dụng Thứ hai, Phân tích kết nghiệp có thu Thứ ba, Phân tích tình hình chi phí đầu tư XDCB Nguồn số liệu báo cáo tổng hợp chi tiết liên quan đến đầu tư XDCB; Thứ tư, Phân tích tình hình vượt giảng Thứ năm, Phân tích tình hình thực tiết kiệm chi phí Thứ sáu, Phân tích tình hình khai thác nguồn thu Thứ bảy, Phân tích kết tài hoạt động nghiệp 3.3.3 Hồn thiện cơng tác kiểm tra kế tốn u cầu việc hồn thiện hệ thống kiểm tra, KSNB phải phù hợp với đặc điểm tổ chức Nhà trường, Phòng Kế hoạch - Tài để tạo hệ thống kiểm tra, KSNB hoạt động thường xuyên, có hiệu phát huy tính dân chủ cán cơng chức Nhà trường 3.4 HOÀN THIỆN THỦ TỤC KSNB THU CHI DO NSNN CẤP 3.4.1 Hoàn thiện thủ tục KSNB thu NSNN nhà nước cấp 3.4.1.1 Theo mục lục NSNN Trường ĐH Phạm Văn Đồng kiểm soát nguồn kinh phí Ngân sách cấp thơng qua dự tốn cấp có thẩm quyền phê duyệt Đối với phần kinh phí Ngân sách Nhà nước cấp đảm bảo hoạt động thường xuyên (đối với đơn vị tự đảm bảo phần chi phí), Sở Tài cấp dự tốn vào mục 134 (chi khác) KBNN thực cấp phát cho đơn vị hạch toán theo mục lục NSNN (nếu xác định nội dung chi ) Trường hợp chưa xác định nội dung chi, KBNN thực toán cho đơn vị tạm thời hạch toán vào mục 134 – chi khác, đồng thời yêu cầu đơn vị xác định rõ mục chi để hạch toán thực chi theo mục lục NSNN trước thực toán lần sau 17 3.4.1.2 Đảm bảo kế hoạch thu chi, chứng từ hợp lệ, đảm bảo không để thừa ngân sách chạy thủ tục để chi hết ngân sách vào cuối năm Để kiểm sốt nguồn kinh phí NSNN cấp thực chi cho theo dự toán đơn vị lập hay khơng tùy theo tính chất loại khoản chi, hồ sơ chứng từ toán bao gồm: + Đối với khoản chi lương phụ cấp lương bảng đăng ký biên chế, quỹ lương quan có thẩm quyền phê duyệt, phương án chi trả tiền lương đơn vị, danh sách người hưởng lương, bảng tăng giảm biên chế, quỹ tiền lương + Đối với khoản chi mua sắm vật tư, trang thiết bị, phương tiện sửa chữa nhỏ hồ sơ chứng từ bao gồm: Dự toán mua sắm, sửa chữa nhỏ duyệt, định phê duyệt kết đấu thầu (trường hợp phải thực đấu thầu), hợp đồng mua bán hàng hóa dịch vụ, phiếu báo giá đơn vị cung cấp hàng hóa, hồ sơ chứng từ khác có liên quan sec, ủy nhiệm chi… + Đối với khoản chi thường xuyên khác bảng kê chứng từ toán có chữ ký lãnh dạo kế tốn trưởng 3.4.2 Hoàn thiện thủ tục chi NSNN cấp 3.4.2.1 Hoàn thiện thủ tục KSNB việc chi lương Tại Trường ĐH Phạm Văn Đồng q trình kiểm sốt tiền lương khoản trích theo lương chưa có kiểm sốt phần tính tốn lương bảng lương nên trình tự kiểm sốt tiền lương khoản trích theo lương nên tổ chức lại theo mơ hình sau: (1) Các phận quản lý trực dõi, chấm công lao động tháng cho cá nhân phận mình, tổng hợp gửi bảng chấm cơng Phòng Tổ chức cán (2) Phòng Tổ chức cán có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu danh sách cán giáo viên, chất lượng lao động, số ngày cơng lao động vào quy chế, sách tiền lương để lập bảng lương cho cán cơng nhân viên 18 (3) Phịng Kế hoạch - Tài vào bảng lương Phịng Tổ chức cán lập, vào hợp đồng lao động, bảng chấm công, chất lượng công tác, quy định sách tiền lương để kiểm sốt bảng tốn lương trước trả lương cho cán cơng nhân viên 3.4.2.2 Hồn thiện kiểm sốt chi vượt cho cán giáo viên Theo quy chế chi tiêu nội quy định, cán làm công tác quản lý làm thêm không 200giờ/năm, điều nghịch với thực tế có số giảng vượt 500 tiết/năm Vậy làm để đảm bảo công quản lý? Tác giả đưa biện pháp kiểm soát sau: Nếu chưa tuyển giảng viên quy định giáo viên dạy vượt không 200 tiết/năm Số cịn lại th giáo viên thỉnh giảng Kinh phí để trả cho giáo viên thỉnh giảng lấy từ kinh phí thuê giáo viên, giảng viên phần lấy từ kinh phí trả vượt cho giáo viên 3.4.2.3 Hoàn thiện thủ tục KSNB chi NCKH - Quy trình kiểm sốt cơng tác NCKH (1) Chuẩn bị: Cán giáo viên chuẩn bị nội dung thông tin cần thiết để viết vào phiếu đăng ký đề tài tham gia (2) Đăng ký: cán giáo viên viết thông tin cần thiết vào phiếu đăng ký đề tài nộp phịng QLKH HTQT Sau tập hợp tất phiếu đăng ký đề tài, phịng QLKH HTQT trình danh mục đề tài đăng ký lên Hội đồng khoa học xem xét (Hội đồng khoa học Hiệu trưởng ký định) Danh mục công bố trang Web trường thông báo cho cán giáo viên nộp phiếu đăng ký đề tài (3) Xét duyệt: Hiệu trưởng định thành lập hội đồng tuyển chọn HĐTC chấm đề tài + Nếu đề tài cấp sở: Do Hội đồng tuyển chọn nhà trường định 19 + Nếu đề tài cấp bộ, cấp nhà nước: Hội đồng tuyển chọn xem xét trình lên cấp có thẩm quyền phê duyệt (4) Triển khai thực hiện: Sau đề tài xét duyệt, Hiệu trưởng tiến hành ký kết hợp đồng với chủ đề tài, phòng QLKH HTQT có trách nhiệm đơn đốc chủ đề tài hồn thành tiến độ (5) Nghiệm thu lý: + Đối với đề tài cấp sở: Hội đồng nghiệm thu (do nhà trường định) nghiệm thu lần + Đối với đề tài cấp bộ, cấp nhà nước: Hội đồng nghiệm thu cấp sở duyệt sau đưa lên cấp có thẩm quyền định Sau nghiệm thu tiến hành làm thủ tục lý hợp đồng Trong q trình đơn đốc, đề tài hồn thành khơng tiến độ KSNB cần phải lập danh sách đề từ xác định nguyên nhân việc chậm trễ, có biện pháp xử lý 3.4.2.4 Hoàn thiện thủ tục KSNB việc mua vật tư, hàng hóa Quy trình mua vật liệu Bộ phận có nhu cầu mua vật liệu, dụng cụ Kho Yêu cầu xuất dùng Nhà cung cấp Lập đề nghị mua, trình lãnh đạo phê duyệt Bộ phận thực mua Kế toán kiểm soát giá, lựa chọn phương án mua 20 3.5 HOÀN THIỆN KSNB THU CHI NS NỘI BỘ CỦA TRƯỜNG 3.5.1 Hồn thiện kiểm sốt thu học phí 3.5.1.1 Kiểm sốt thu học phí Hiện vấn đề thu đúng, thu đủ học phí Trường ĐH Phạm Văn Đồng chưa quan tâm nhiều, khái niệm thu đúng, thu đủ chưa hiểu cách rõ ràng Do cần phải có biện pháp để thu thu đủ - Xác định chế độ miễn giảm học phí, số lần nộp thời gian nộp học phí a) Xác định chế độ miễn giảm học phí Hiện Trường Đại học Phạm Văn Đồng thực miễn giảm cho em cán trường (sinh viên cán bộ, viên chức trường miễn 50% học phí) khơng có thơng tư số 54/1998/TTLT/GD ĐT-TC Do miễn giảm cho em cán trường nên lấy quỹ phúc lợi, coi đóng góp cán trường Do nhà trường cần phải xác định xác đối tượng miễn giảm, thủ tục miễn giảm phải kiểm soát chặt chẽ tránh tình trạng tiêu chức xảy b) Xác định số học phí thu, chưa thu: Hiện trường ĐH Phạm Văn Đồng tiến hành thu học phí theo danh sách cuối kỳ chưa có báo cáo tổng thể số sinh viên nợ, chưa nộp… cho lãnh đạo Theo tác giả hàng kỳ trường nên có báo cáo cụ thể số nộp, số nợ tất lớp Để từ tìm ngun nhân có biện pháp trường hợp khơng nộp học phí rút kinh nghiệm cho kỳ, năm c) Quy định thời gian thu học phí: Hiện Trường chưa có biện pháp xử lý trường hợp khơng niên độ, có sinh viên học hết kỳ II học phí kỳ I cịn nợ Do Trường phải có biện pháp trương hợp Chẳng hạn Trường nên có cơng văn quy ... Luận văn phân tích thực trạng kiểm soát nội thu chi trường Đại học Phạm Văn Đồng Từ đưa giải pháp nhằm tăng cường hệ thống kiểm soát nội trường Kết cấu luận văn Chương 1: Tổng quan KSNB thu chi. .. Chương 2: Thực trạng KSNB thu chi Trường ĐH Phạm Văn Đồng Chương 3: Giải pháp tăng cường KSNB thu chi Trường ĐH Phạm Văn Đồng CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP... KSNB THU CHI NS NỘI BỘ CỦA TRƯỜNG 3.5.1 Hồn thiện kiểm sốt thu học phí 3.5.1.1 Kiểm sốt thu học phí Hiện vấn đề thu đúng, thu đủ học phí Trường ĐH Phạm Văn Đồng chưa quan tâm nhiều, khái niệm thu