Tăng cường kiểm soát nội bộ doanh thu tại công ty cổ phần dược – thiết bị y tế đà nẵng (tt)

MỞ ĐẦU1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong xu hướng hội nhập kinh tế thế giới đang tạo ra cho doanh nghiệp Việt Nam nhiều cơ hội mới để phát triển nhưng cũng chứa đựng không ít những thách thức mới Để vượt qua những khó khăn, thách thức đó, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp không chỉ có đổi mới công nghệ theo hướng hiện đại, tiên tiến nhằm đa dạng hóa chủng loại, nâng cao chất lượng sản phẩm mà đòi hỏi doanh nghiệp cần phải quan tâm đến vấn đề giá cả Để có được mức giá bán sản phẩm hợp lý, đủ sức cạnh tranh với các đối thủ khác trên thị trường nhưng vẫn đảm bảo đạt được lợi nhuận mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra, doanh nghiệp cần phải quan tâm tới việc quản lý, sử dụng hợp lý nguồn lực liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh nói chung và liên quan trực tiếp đến quá trình bán hàng nói riêng, đặc biệt là công tác kiểm tra, kiểm soát doanh thu trong quá trình bán hàng và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị

Công ty cổ phần Dược – thiết bị y tế Đà Nẵng là công ty cổ phần chuyên sản xuất và cung cấp thuốc, thiết bị y tế Với quy mô đó, để tăng sức cạnh tranh và tăng cường công tác kiểm tra quản lý thì Công ty cần phải sử dụng phối hợp nhiều biện pháp để đem lại hiệu quả nhất định Trong đó, nổi bật lên là phải tăng cường kiểm soát nội bộ doanh thu nhằm đáp ứng được yêu cầu quản lý tài chính, đặc biệt là trong việc giám sát bán hàng để đảm bảo doanh thu được chính xác và tránh bị thất thoát tiền thu bán hàng Bởi nó ảnh hưởng đến việc đánh giá công tác sử dụng hiệu quả đồng vốn của đơn vị và đảm bảo cung cấp kịp thời, trung thực các thông tin tài chính phục vụ cho nhu cầu ra quyết định của nhà quản trị Chính vì vậy, kiểm soát nội bộ doanh thu hữu hiệu có ý nghĩa rất lớn trong hoạt động kinh

doanh của doanh nghiệp, hạn chế được sai phạm xảy ra nhằm đạt được các mục tiêu đề ra của đơn vị.

Nhận thấy sự cần thiết đó, nên tác giả đã chọn đề tài “Tăngcường kiểm soát nội bộ doanh thu tại Công ty cổ phần Dược –thiết bị y tế Đà Nẵng” để làm luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ kinh tế.

2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Trong các nghiên cứu trước đây đã có một số tác giả cũng đã nghiên cứu về công tác kiểm soát nội bộ doanh thu trong doanh

nghiệp như: tác giả Thái Như Quỳnh “Tăng cường kiểm soát nội bộđối với doanh thu và tiền thu bán điện tại công ty trách nhiệm hữuhạn Một thành viên Điện lực Đà Nẵng” đã kiểm soát nội bộ doanh

thu và đưa ra một số giải pháp để tăng cường kiểm soát nội bộ doanh thu như sau: kiểm soát việc đánh giá và ghi nhận doanh thu, đồng thời tác giả cũng nêu ra đặc điểm của doanh thu của Công ty Điện lực không có tính đúng kỳ nhưng chưa có giải pháp hữu hiệu – Luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng; tác giả

Vũ Ngọc Nam “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu vàtiền thu bán hàng tại Công ty Thông tin Di động (VMS)” Trong luận

văn này, tác giả đặt ra vấn đề là trong Công ty thông tin di động doanh thu chủ yếu là thu bằng tiền mặt nên đã đưa ra giải pháp để tăng cường kiểm soát doanh thu và kiểm soát việc thu tiền – Luận văn thạc sỹ, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng; tác giả Đặng

Sinh Huy (2008) “Kiểm soát doanh thu và chi phí tại văn phòng khuvực Miền Trung – Tổng công ty Hàng không Việt Nam” – Luận văn

thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng Trong luận văn này tác giả chủ yếu đưa ra giải pháp để tăng cường kiểm soát chi phí của doanh nghiệp là chủ yếu, chưa đề cập nhiều tới thủ tục kiểm soát doanh thu bán hàng Tuy nhiên, các nghiên cứu này chưa đề cập

đến vấn đề kiểm soát nội bộ đối với doanh thu trong các doanh nghiệp dược nói chung và tại Công ty cổ phần Dược – thiết bị y tế Đà Nẵng nói riêng Do đó, trong luận văn này sẽ tập trung nghiên

cứu về vấn đề “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu tạiCông ty cổ phần Dược – thiết bị y tế Đà Nẵng” Vì vậy, tác giả thực

hiện luận văn này nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng kiểm soát nội bộ về doanh thu tại Công ty cổ phần Dược – Thiết bị y tế Đà Nẵng để từ đó có thể đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ doanh thu của Công ty Dược trong điều kiện nền kinh tế hiện nay.

3 Mục đích nghiên cứu

Luận văn nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về công tác kiểm soát nội bộ doanh thu trong doanh nghiệp, đồng thời phân tích làm rõ thực trạng công tác kiểm soát nội bộ doanh thu tại Công ty cổ phần Dược – thiết bị y tế Đà Nẵng nhằm phát hiện ra những sai sót, hạn chế còn tồn tại trong quá trình quản lý, tổ chức thực hiện quá trình bán hàng và ghi nhận doanh thu bán hàng Qua đó, luận văn đưa ra các giải pháp thích hợp để tăng cường kiểm soát nội bộ doanh thu tại đơn vị.

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là

công tác kiểm soát nội bộ doanh thu, tập trung vào kiểm soát doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp để hạn chế những tiêu cực trong doanh nghiệp, tăng lợi nhuận cho đơn vị.

Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu của đề tài là công

tác kiểm soát nội bộ doanh thu tại Công ty cổ phần Dược – thiết bị y tế Đà Nẵng.

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện luận văn, tác giả đã đi thực tế tại đơn vị để tìm hiểu về thực trạng và sử dụng các phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử và những biện pháp cụ thể như:

- Phương pháp phân tích đánh giá - Phương pháp chuyên gia, chuyên khảo

6 Những đóng góp của đề tài

- Về lý luận: Luận văn khái quát lý luận cơ bản về kiểm soát

nội bộ đối với doanh thu trong doanh nghiệp.

- Về mặt thực tiễn: Luận văn tìm hiểu thực trạng công tác

kiểm soát nội bộ doanh thu tại Công ty cổ phần Dược – Thiết bị y tế Đà Nẵng để từ đó đánh giá những ưu điểm và nhược điểm còn tồn tại trong công tác kiểm soát nội bộ doanh thu tại Công ty cổ phần Dược – thiết bị y tế Đà Nẵng cũng như hướng khắc phục những tồn tại này Từ đó, giúp đơn vị tăng cường hơn công KSNB doanh thu nhằm giảm thiểu những tiêu cực trong doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh tại đơn vị.

7 Cấu trúc của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được trình bày thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kiểm soát nội bộ doanh thu trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ doanh thu tại Công ty cổ phần Dược – thiết bị y tế Đà Nẵng.

Chương 3: Một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ doanh thu tại Công ty cổ phần Dược – thiết bị y tế Đà Nẵng.

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANHTHU TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONGDOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ (KSNB)

Theo chuẩn mực kiểm toán số 400 của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam: “Hệ thống KSNB: Là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”.

1.1.2 Mục tiêu, chức năng của KSNB1.1.3 Các yếu tố hợp thành hệ thống KSNB

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát1.1.3.2 Hệ thống kế toán1.1.3.3 Các thủ tục kiểm soát

1.2 KSNB DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Khái niệm và nội dung doanh thu trong doanh nghiệp1.2.2 Các gian lận sai sót thường gặp trong doanh thu

Các gian lận và sai sót có thể xảy ra đối với quá trình bán hàng như sau:

- Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng: Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt; Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng; Ghi sai trên hợp đồng bán hàng.

- Khi xét duyệt bán chịu: Bán chịu cho khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu; Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng; Nhân viên bán hàng cho khách với giá thấp hơn giá niêm yết, cho khách hưởng chiết khấu không đúng hay bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh toán để đạt được lợi ích cá nhân.

- Giao hàng: Giao hàng khi chưa được xét duyệt; Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm.

- Lập hóa đơn: Bán hàng nhưng không lập hóa đơn; Lập hóa đơn sai thông tin; Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn.

- Ghi nhận doanh thu: Ghi nhận sai tên khách hàng và thời hạn thanh toán; Ghi sai niên độ về doanh thu; Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn; Nhân viên bán hàng chiếm đoạt số tiền thu từ khách hàng và không ghi chép nghiệp vụ bán hàng vào sổ sách.

1.2.3 Nội dung KSNB doanh thu

1.2.3.1 Sự cần thiết phải KSNB doanh thu1.2.3.2 Nội dung của KSNB doanh thu

Nội dung KSNB doanh thu trong từng giai đoạn bán hàng

- Giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ đúng thời hạn

- Xuất hóa đơn về sản phẩm, dịch vụ một cách chính xác và đúng thời hạn

- Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền bán hàng

- Xử lý ghi sổ các khoản giảm doanh thu bán hàng phát sinh

1.2.3.3 Tổ chức thông tin phục vụ KSNB về doanh thu

1.2.4 Mục tiêu kiểm soát và các thủ tục KSNB doanh thutrong doanh nghiệp

 KSNB doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụThứ nhất, Sự phát sinh (tính có thật) của khoản doanh thu

bán hàng đã ghi sổ.

Thứ hai, Sự tính toán, đánh giá (tính giá) của doanh thu bán

hàng đã ghi sổ.

Thứ ba, Sự hạch toán đầy đủ.

Thứ tư, Sự phân loại và hạch toán đúng đắn.Thứ năm, Sự phân loại và hạch toán đúng kỳ Thứ sáu, Sự cộng dồn và báo cáo

 KSNB các khoản giảm trừ doanh thu

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU TẠICÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC – THIẾT BỊ Y TẾ ĐÀ NẴNG2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phầndược – thiết bị y tế Đà Nẵng

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀDOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC – THIẾT BỊ YTẾ ĐÀ NẴNG

2.2.1 Môi trường kiểm soát tại Công ty

2.2.1.1 Triết lý quản trị, phong cách điều hành của Công ty2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức

2.2.1.3 Chính sách nhân sự

2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán

2.2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

2.2.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán2.2.2.3 Hệ thống báo cáo kế toán

Các báo cáo tuân thủ theo quy định của Nhà nước, ngành và một số Báo cáo Công ty thiết kế riêng phù hợp với đặc thù của mình, chẳng hạn: Báo cáo thuế GTGT đầu vào đầu ra tại các cửa hàng; Báo cáo tổng hợp hàng hóa dùng cho từng chi nhánh và cửa hàng trung tâm; Báo cáo tổng hợp công nợ bán

2.2.3 Quy trình KSNB doanh thu tại Công ty

2.2.3.1 Đặc điểm doanh thu bán hàng tại Công ty2.2.3.2 Quy trình KSNB doanh thu tại Công ty

Các ký hiệu được dùng:

Điểm bắt đầu hoặc kết thúc lưu đồ

Bước thực hiện hay xử lý công việc bằng thủ công

Tài liệu: mọi giấy tờ, chứng từ như hóa đơn, phiếu thu…

Lưu trữ tài liệu, chứng từ

Quyết định: chỉ những quyết định của nhà quản lý Dòng vận động của chứng từ

Xử lý bằng máy

2.2.4 Thủ tục KSNB doanh thu tại Công ty

2.2.4.1 Thủ tục KSNB doanh thu đối với Công ty

 Đối với việc nhận và xử lý ĐĐH của khách hàng

Hình 2.5 - Kiểm soát xét duyệt ĐĐH

 Đối với việc phê duyệt bán chịu (Kiểm tra tín dụng)

Sau khi Phòng KD - XNK kiểm tra được tính xác thực của đơn đặt hàng, Phòng KT - TV phải kiểm tra tín dụng hoặc khả năng thanh toán của khách hàng (đối với những khách hàng mới) để phòng tránh rủi ro cho Công ty khi khách hàng không có khả năng thanh toán Đối với khách hàng thường xuyên của Công ty thì phải tiến hành kiểm tra Sổ chi tiết phải thu của khách hàng và Bản cân đối chi tiết công nợ bán hàng và đối chiếu công nợ với khách hàng hoặc dựa vào bảng đánh giá tín dụng của khách hàng phê duyệt của người có thẩm quyền tại đơn vị khách hàng - Các yêu cầu trên ĐĐH đã đầy đủ chưa nếu chưa thì sẽ phản hồi lại khách hàng, thống nhất với khách hàng về các yêu cầu.

- Kiểm tra số lượng, mẫu mã yêu cầu trên ĐĐH, xem xét số

Hình 2.6 - Kiểm soát xét duyệt bán chịu

 Chuyển giao hàng

Giai đoạn này Công ty phải xác định tình trạng sẵn có của hàng hóa: kiểm tra hàng tồn trong kho, ở các quầy thuốc trung tâm cũng như các cửa hàng thông qua sổ sách hoặc thực hiện trực tiếp Đồng thời, Công ty cũng phải kiểm tra chất lượng và hạn sử dụng hàng tồn có thể thực hiện được hợp đồng hạn chế trường hợp gửi hàng quá đát hoặc cận đát ảnh hưởng đến uy tín của Công ty đồng thời hạn chế hàng bán bị trả lại quá lớn làm giảm doanh thu của Công ty Sau đó sẽ chuẩn bị chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán

Hình 2.7 – Quy trình thủ tục giao hàng

 Lập hóa đơn

Khi hàng hóa đã được chuyển giao cho khách hàng thì Công ty cũng phải xuất hóa đơn kèm theo lô hàng đó – đây là chứng từ quan trọng để minh chứng để ghi nhận doanh thu của Công ty và ghi sổ Việc lập hóa đơn cho số hàng bán ra do bộ phận bán hàng của phòng sản xuất kinh doanh lập

Hình 2.8 - Thủ tục lập và lưu chuyển Hóa đơn GTGT

 Kiểm soát việc ghi nhận, theo dõi doanh thu tiêu thụ

- Việc ghi sổ doanh thu được kế toán tiêu thụ thực hiện hằng ngày và phải theo số thứ tự chứng từ

- Hằng ngày căn cứ vào bộ chứng từ bán hàng, kế toán tiêu thụ phải lên bảng tổng hợp chứng từ cùng loại ghi có TK 511, sau đó lên chứng từ ghi sổ Cuối mỗi quý kế toán tổng hợp phải tập hợp các chứng từ ghi sổ mỗi quý để lên sổ cái tài khoản doanh thu bán hàng cho quý đó Đồng thời, kế toán tiêu thụ phải tiến hành đối chiếu số lượng hàng tiêu thụ trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn với số liệu trên bảng tổng hợp hàng bán ra của Phòng KD - XNK, số liệu Phòng KD

– XNK sẽ được đối chiếu với các kho Đối chiếu doanh thu giữa sổ cái và Bảng tổng hợp hàng hóa.

Kiểm soát các khoản giảm trừ doanh thu

* Đối với các khoản chiết khấu thương mại * Đối với giảm giá hàng bán.

* Đối với hàng bán bị trả lại.

2.2.4.2 Thủ tục KSNB doanh thu đối với cửa hàng

Để hạn chế sai sót có thể xảy ra Công ty đã đưa ra một số thủ tục kiểm soát như sau:

- Tại Công ty các cửa hàng không được dùng tiền bán hàng để thực hiện việc chi tại chính cửa hàng đó.

- Hiện nay, giá bán của sản phẩm dược của Công ty là giá được niêm yết theo quy định của Công ty (là giá bán bao gồm thuế), và hóa đơn được sử dụng tại cửa hàng là do Phòng kế toán của Công ty đánh số thứ tự và giao cho từng cửa hàng.

- Tại các hiệu thuốc bán lẻ giao dịch bán hàng hoàn toàn là thu tiền ngay, nên cứ 10 ngày thì các cửa hàng bán lẻ phải nộp tiền cho Công ty

- Khi kế toán tại các cửa hàng nộp tiền hoặc bộ phận thu tiền của Công ty thu tiền về phải nộp cho phòng kế toán

Hình 2.9 – Quy trình bán hàng thu tiền tại cửa hàng

2.2.5 Đánh giá công tác KSNB doanh thu tại Công ty

Nhìn chung công ty đã thiết lập được một hệ thống các thủ tục kiểm soát tương đối hữu hiệu, giúp ngăn ngừa được các gian lận

Bên cạnh nhưng ưu điểm đó, công tác KSNB về doanh thu của đơn vị vẫn còn một số tồn tại nhất định làm ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả kinh doanh của Công ty như:

 Môi trường kiểm soát của Công ty chưa thực sự lành mạnh

- Tất cả mọi hoạt động, mọi quyết định của Công ty đều phụ thuộc hoàn toàn và Tổng giám đốc công ty, người này đồng thời kiêm nhiệm chức danh Chủ tịch hội đồng quản trị

- Trong Công ty, nhân sự được bố trí còn thiếu dẫn đến tình trạng một người kiêm quá nhiều công việc của Công ty.

- Công tác lập dự toán đã được thực hiện nhưng không được chú trọng, việc lập và thực hiện các dự toán chỉ mang tính hình thức, không mang tính định hướng, kiểm soát tốt doanh thu của đơn vị

 Hệ thống thông tin kế toán chưa đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời

 Các thủ tục kiểm soát chưa chặt chẽ nên Công ty vẫn có thể xảy ra rủi ro.

- Công ty hiện nay vẫn chưa có mẫu ĐĐH chung cho mọi khách hàng nên có thể xảy ra rủi ro trong việc chấp nhận ĐĐH.

- Công ty bán hàng theo ĐĐH chủ yếu là bán chịu nên để phòng tránh rủi ro thì việc xây dựng một bộ phận kiểm tra độc lập kiểm tra tình hình tài chính của khách hàng

- Hóa đơn của Công ty do bộ phận bán hàng lập, lưu và chuyển cho Phòng KT - TV ghi sổ sách và lưu nhưng chưa có sự đối chiếu chéo giữa 2 bộ phận

- Tại Công ty, hóa đơn do bộ phận bán hàng của Phòng KD – XNK lấy từ Phòng KT - TV và lập cho khách hàng khi bán nên chưa