Tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí tại công ty cổ phần nhựa đà nẵng

hiện quan điểm, thái độ, năng lực quản lý, điều hành của Ban Giám đốc nhằmchống lãng phí và thất thoát tài sản của doanh nghiệp.Chính vì tầm quan trọng của KSNB về chi phí sản xuất và yê

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Uỷ ban Basel qua khảo sát về các thất bại lớn và những vụ sụp đổ của cácdoanh nghiệp trên thế giới đã kết luận một trong những nguyên nhân chủ yếu

đó là sự thất bại của Ban lãnh đạo các doanh nghiệp trong việc thiết lập vàduy trì một hệ thống KSNB mạnh, thường xuyên hoạt động hữu hiệu Ở ViệtNam cũng đã có nhiều doanh nghiệp hoạt động kinh doanh kém hiệu quả dẫntới phải sát nhập, giải thể hay bị mua lại mà nguyên nhân cũng xuất phát từ sựyếu kém trong hệ thống KSNB Điều này cho thấy tầm quan trọng của hệthống KSNB đối với hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp

Hiện nay, Việt Nam đang gia nhập WTO và đang trong quá trình tự do hoátài chính nên có sự gia tăng cạnh tranh và gia tăng ảnh hưởng của tình hìnhkinh tế thế giới và khu vực đối với hoạt động kinh doanh của các doanhnghiệp Tất cả các nhân tố đó làm cho rủi ro trong hoạt động kinh doanh ngàycàng gia tăng, công việc điều hành doanh nghiệp ngày càng khó khăn Vì vậy,các doanh nghiệp cần phải tăng cường hoạt động kiểm soát nội bộ để đảm bảođiều hành hoạt động an toàn và hiệu quả

Công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnhvực sản xuất Hơn bao giờ hết để vượt qua những thách thức mang tính cạnhtranh khốc liệt này đòi hỏi công ty không chỉ áp dụng công nghệ kỹ thuật tiêntiến, nâng cao chất lượng, đa dạng hoá sản phẩm mà còn phải sử dụng cácphương pháp để kiểm soát tốt chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sảnxuất kinh doanh của mình Trong đó, việc kiểm soát chi phí chặt chẽ là mộtyêu cầu cấp thiết nhất đối với công ty Việc kiểm soát tốt chi phí sẽ góp phầnnâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp giá thành, nhờ đó tạo dựng uy tín, hìnhảnh của công ty trên thương trường Bên cạnh đó, kiểm soát chi phí còn thể

hiện quan điểm, thái độ, năng lực quản lý, điều hành của Ban Giám đốc nhằmchống lãng phí và thất thoát tài sản của doanh nghiệp.

Chính vì tầm quan trọng của KSNB về chi phí sản xuất và yêu cầu nângcao hiệu quả hoạt động KSNB tại công ty trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc

tế nên việc nghiên cứu đề tài:"Tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí tại Công

ty cổ phần nhựa Đà Nẵng" là rất cần thiết, có ý nghĩa đối với doanh nghiệphiện nay

2 Mục tiêu nghiên cứu

Việc nghiên cứu đề tài này hướng tới các mục tiêu sau:

- Hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về chi phí sản xuất, kiểm soát nội

bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp

- Mô tả và đánh giá thực trạng KSNB chi phí sản xuất tại Công ty cổ phầnnhựa Đà Nẵng, nhận biết những hạn chế và nguyên nhân hạn chế của KSNBchi phí sản xuất tại công ty Trên cơ sở đó, đề tài đã đưa ra những giải phápnhằm tăng cường KSNB chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng tập trung nghiên cứu của đề tài là KSNB chi phí sản xuất tạicông ty cổ phần nhựa Đà Nẵng, chủ yếu phân tích môi trường kiểm soát, hệthống kế toán và thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài tại Công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu của luận văn là phương pháp duy vật biệnchứng, phương pháp quan sát, phương pháp tiếp cận thu thập thông tin,phương pháp thống kê, phân tích, phương pháp so sánh

5 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, nội dung chínhcủa luận văn gồm có 3 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại doanhnghiệp.

- Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty cổphần nhựa Đà Nẵng

- Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí sảnxuất tại công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng

6 Tổng quan về tài liệu nghiên cứu

- Ở trên thế giới

Kiểm soát nội bộ hình thành và phát triển từ rất sớm trên thế giới Kiểmsoát nội bộ và những vấn đề có liên quan đã được nhiều tác giả nghiên cứutrên nhiều khía cạnh, trong nhiều lĩnh vực khác nhau:

+ Nghiên cứu của tác giả J C Shaw (1980) về “kiểm soát nội bộ – Mộtyếu tố cần thiết cho hoạt động quản lý hiệu quả”;

Trong nghiên cứu này, tác giả J.C.Shaw đã nêu lên sự cần thiết và vai tròcủa kiểm soát nội bộ đối với hoạt động quản lý nói chung và các biện pháp đểxây dựng công tác kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý

+ Nghiên cứu của các tác giả Ana Fernández và Laviada (2007) về “Vaitrò của chức năng kiểm soát nội bộ trong quản lý rủi ro”

Trong nghiên cứu của mình, tác giả đã trình bày các loại rủi ro trongdoanh nghiệp như: rủi ro trong kinh doanh, rủi ro trong hoạt động, rủi ro tàichính, ;mối quan hệ giữa kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro, vai trò của chứcnăng kiểm soát nội bộ trong quản lý rủi ro

Các nghiên cứu của các tác giả trên chỉ mới đề cập đến những vấn đềmang tính lý luận chung về kiểm soát nội bộ chứ chưa đi vào cụ thể nghiêncứu kiểm soát nội bộ của từng lĩnh vực cụ thể

Ngoài những nghiên cứu về các khía cạnh chung của kiểm soát nội bộ, một

số tác giả đã nghiên cứu kiểm soát nội bộ trong một số lĩnh vực cụ thể như:

+ Nghiên cứu của tác giả Sainsbury và Trebor (1967) về “Chức năng kiểmsoát nội trong một ban của chính phủ”;

Trong nghiên cứu này, tác giả đã nêu được sự cần thiết phải kiểm soát nội

bộ trong các ban cơ yếu của chính phủ; vai trò của kiểm soát nội bộ trong mộtban của chính phủ; đồng thời tác giả cũng thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộcho một ban của chính phủ nhằm kiểm soát tốt các công việc trong ban này.+ Các tác giả Reisner, Franz, Drsocoec (1990) về “Cơ sở của kiểm soátnội bộ trong các công ty bảo hiểm”;

Ở nghiên cứu này, tác giả đã đi vào nghiên cứu vào một lĩnh vực kinh doanh

cụ thể, đó là lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm Đây là lĩnh vực kinh doanh mangtính rủi ro cao, đòi hỏi phải có hệ thống kiểm soát nội bộ của các công ty đó phải

đủ mạnh để có thể kiểm soát được rủi ro do hoạt động kinh doanh đó mang lại.Trong nghiên cứu này, các tác giả chỉ ra những cơ sở nền tảng và cách thức đểthiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ trong các công ty bảo hiểm

+ Nghiên cứu của tác các tác giả Ngô Tri Tuệ và cộng sự (2004), “Xâydựng hệ thống KSNB với việc tăng cường quản lý tài chính tại Tổng công tyBưu chính viễn thông Việt Nam”

Nghiên cứu của các tác giả đã trình bày được các bước để xây dựng đượcmột hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung cho một đơn vị lớn là Tổng công tybưu chính viễn thông Việt Nam nhưng đặc thù của đơn vị này là đơn vị cungcấp dịch vụ chứ không phải là một doanh nghiệp sản xuất.

+ Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Thu Hoài (2010), “Hoàn thiện kiểmsoát nội bộ chi phí kinh doanh tại công ty CP luong thực và dịch vụ QuảngNam”

Nghiên cứu của tác giả này đã đề cập rõ hơn đến một doanh nghiệp cụ thể,phạm vi của nghiên cứu tập trung vào kiểm soát chi phí kinh doanh chứ chưa

đề cập đến chi phí sản xuất trong đơn vị này

Tóm lại, tất cả các nghiên cứu nói trên đều thể hiện được việc nghiên cứu

về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung, kiểm soát nội bộ trong một đơn vị cụthể nói riêng Tuy nhiên, chưa có một nghiên cứu nào tìm hiểu sâu về kiểmsoát nội bộ chi phí sản xuất tại một đơn vị cụ thể

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Kiểm soát trong hệ thống quản lý

Ngay từ khi con người bắt đầu hình thành các nhóm người để thực hiệnnhũng mục tiêu mà họ không thể đạt được với tư cách là cá nhân riêng rẽ thìthuật ngữ quản lý cũng ra đời và được áp dụng trong thực tiễn ở tất cả cácnước có chế độ chính trị, xã hội khác nhau Ngày nay, khoa học quản lý đã cónhững bước tiến mạnh mẽ với nhiều quan điểm, nhiều trường phái và nhiều lýthuyết quản lý

Một cách chung nhất quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thựchiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệuquả cao nhất Quá trình quản lý là một phức hợp bao gồm nhiều kỹ năng cótính hệ thống rất sinh động, phức tạp và có thể chia thành nhiều giai đoạn

Ở giai đoạn định hướng, chủ thể quản lý chỉ có thể thu được kết quả khi

nó được hướng dẫn bởi một chương trình hoạt động, một kế hoạch nhất địnhnhằm xác định rõ: sản phẩm sản xuất, cách thức sản xuất, khách hàng, nguồnlực tài chính, các thông tin trên luôn cần được kiểm tra kiểm soát trước khiđưa ra các quyết định cụ thể về tổ chức thực hiện

Ở giai đoạn tổ chức thực hiện, cần đánh giá sự kết hợp các nguồn lực theocác phương án khác nhau nhằm chọn ra phương án tối ưu

Ở giai đoạn chỉ đạo thực hiện cần thường xuyên kiểm soát diễn biến vàkết quả các quá trình để điều hoà các mối quan hệ, điều chỉnh các định mức

và các mục tiêu trên quan điểm tối ưu hoá kết quả hoạt động

Kiểm tra, kiểm soát được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trìnhquản lý Kiểm tra, kiểm soát là một chức năng của quản lý giúp các nhà quản

lý nhận thấy những khiếm khuyết trong hệ thống tổ chức, trên cơ sở đó có thểtiến hành những quyết định điều chỉnh kịp thời.

Tất nhiên, kiểm tra-kiểm soát thường gắn liền chặt chẽ với nhau Tuynhiên, kiểm tra thường được hiểu là sự soát xét theo cấp bậc quản lý; kiểmsoát thường được hiểu là sự rà soát để nắm lấy và điều hành hoạt động

Trong mọi trường hợp để bảo đảm hiệu quả hoạt động, mỗi đơn vị, cơ sởđều tự kiểm tra mọi hoạt động của mình trong tất cả các khâu: rà soát các tiềmlực, xem xét các dự báo, các mục tiêu, các định mức, đối chiếu và truy tìm cácthông số về sự kết hợp, soát xét lại các thông tin thực hiện để điều chỉnh kịpthời trên quan điểm bảo đảm hiệu năng của mọi nguồn lực và hiệu quả kinh tếcuối cùng của hoạt động Công việc kiểm tra này có tên gọi là KSNB hay nộikiểm

Trong bản thân các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng rất đadạng: sản xuất, thương mại, dịch vụ,…Những hoạt động này đều hướng tớimục tiêu lợi nhuận song khác nhau về lĩnh vực tạo ra lợi nhuận, về cơ cấu cácnguồn lực được sử dụng, về quy trình tạo ra sản phẩm, dịch vụ,…Do vậy, nộidung và phương pháp cụ thể của kiểm soát cũng có sự khác biệt Từ nhữngđiều trên, có thể đi đến những kết luận chủ yếu sau:

- Kiểm soát gắn liền với quản lý, đồng thời gắn liền với mọi hoạt động

- Quản lý gắn liền với cơ chế kinh tế, với điều kiện xã hội cụ thể….khicác điều kiện này thay đổi thì hoạt động kiểm soát cũng thay đổi theo

- Khi nhu cầu kiểm soát chưa nhiều và chưa phức tạp, kiểm soát thực hiệnđồng thời với các chức năng quản lý trên cùng một hệ thống chuyên môn.Ngược lại, khi quản lý phát triển cần có những bộ phận độc lập thực hiện cácchức năng riêng của kiểm soát

1.1.2 Phân loại kiểm soát trong quản lý

Để giúp các nhà quản lý lựa chọn áp dụng cách thức kiểm soát phù hợp vớimục tiêu hoạt động, cần tiến hành phân loại kiểm soát theo các tiêu thức sauđây:

- Theo mục tiêu thực hiện, kiểm soát được phân thành kiểm soát hướngdẫn, kiểm soát “có”/ “không”, kiểm soát hành động

- Theo thời điểm tiến hành có thể có kiểm soát trước, kiểm soát trong vàkiểm soát sau

- Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm soát, kiểm soát gồmkiểm soát từ xa, kiểm soát trực tiếp và kiểm soát gián tiếp

- Theo chức năng cụ thể, kiểm soát sẽ có kiểm soát phòng ngừa, kiểm soátphát hiện, kiểm soát bù đắp, kiểm soát bổ sung Việc ứng dụng các các năngkiểm soát này hết sức quan trọng trong các ngân hàng

+ Kiểm soát phòng ngừa: là kiểm soát được thiết kế nhằm ngăn chặn cácsai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm Kiểm soát phòng ngừa thườngđược thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra và được thực hiện ngay trong côngviệc hằng ngày của nhân viên theo chức năng của họ: phân chia trách nhiệm,giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ, sự chính xác,…

+ Kiểm soát phát hiện: là kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện các saiphạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm Kiểm soát phát hiện thường đượcthực hiện sau khi nghiệp vụ đã xảy ra

+ Kiểm soát bù đắp: là kiểm soát được thiết kế để bù đắp một số yếu kém

về một thủ tục kiểm soát này bằng một thủ tục kiểm soát khác Cơ sở của việcthực hiện kiểm soát bù đắp là quan hệ giữa chi phí và lợi ích

+ Kiểm soát bổ sung: là kiểm soát được xây dựng nhằm đề phòng một thủtục kiểm soát có thể không phát huy được tác dụng do sự mệt mỏi hay nhầmlẫn của nhân viên, do những tình huống bất ngờ, khi đó thủ tục còn lại sẽ giúp

ngăn chặn và phát hiện các sai sót hay gian lận nói trên.

- Theo mối quan hệ với phạm vi áp dụng, kiểm soát trong đơn vị baogồm: kiểm soát chung và kiểm soát cụ thể Hai loại hình kiểm soát này đangđược vận dụng trong thực tiễn tại hầu hết các ngân hàng

+ Kiểm soát chung: là kiểm soát được thiết kế liên quan đến nhiều hoạtđộng hay nghiệp vụ của ngân hàng

+ Kiểm soát cụ thể: là kiểm soát được thiết kế một cách riêng biệt, chỉ liênquan đến sự hữu hiệu của một hoạt động hay một nghiệp vụ nào đó

- Theo mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm soát có thể phân thànhngoại kiểm nội kiểm

+ Ngoại kiểm: là sự kiểm soát từ bên ngoài tổ chức do các chủ thể có liênquan thực hiện

+ Nội kiểm: là một hệ thống chính sách và thủ tục do nhà quản lý đơn vịthiết lập nhằm bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin và ngănngừa các sai sót trong báo cáo tài chính, bảo đảm việc tuân thủ các quy chếquản lý và bảo đảm hiệu quả các hoạt động quản lý nói chung và hoạt độngkinh doanh nói riêng

1.1.3 Khái niệm và mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB là các quyđịnh và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụngnhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra,kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chínhtrung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản củađơn vị [1, tr 25-27] Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệthống kế toán và thủ tục kiểm soát”

Mục tiêu của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp:

Hệ thống KSNB giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản

Tài sản của doanh nghiệp bao gồm cả tài sản vật chất : Tài sản hữu hình

và tài sản vô hình; tài sản phi vật chất khác như: sổ sách, các tài liệu quantrọng, Chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhauhoặc hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp Hệthống KSNB giúp doanh nghiệp bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồnlực một cách kinh tế, có hiệu quả, tránh sự lãng phí

Hệ thống KSNB góp phần cung cấp thông tin tài chính và thông tinquản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời

Hệ thống KSNB sẽ giúp doanh nghiệp bảo đảm hệ thống thông tin tàichính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời để cung cấpcho các cấp điều hành của doanh nghiệp, các cá nhân có liên quan trongdoanh nghiệp, các cơ quan có chức năng giám sát doanh nghiệp và các đối tácbên ngoài khác Trong đó, đảm bảo độ tin cậy của các báo cáo tài chính là mộtmục tiêu quan trọng mà HĐQT đặt ra và hệ thống KSNB có thể giúp đạt đượcđiều đó thông qua việc kiểm soát quá trình thực hiện nghiệp vụ, hạch toán kếtoán, chế độ báo cáo,…

Hệ thống KSNB góp phần bảo đảm hiệu quả và an toàn cho các hoạtđộng trong doanh nghiệp

Thông qua hệ thống KSNB mà các quyết định quản lý, điều hành hoạtđộng doanh nghiệp của các cấp có thẩm quyền ban hành được thực hiện vớichi phí hợp lý, bảo vệ doanh nghiệp trước những thua lỗ do các rủi ro gặpphải trong quá trình kinh doanh, bảo đảm an toàn hoạt động doanh nghiệp

Hệ thống KSNB góp phần thực hiện việc tuân thủ pháp luật và các quyđịnh nội bộ

Doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng và có ảnh hưởng lớn đối với nềnkinh tế Do đó, có rất nhiều quy định của các cơ quan nhà nước nhằm đảm

bảo hoạt động của doanh nghiệp an toàn, hiệu quả Vì vậy, mọi nghiệp vụ vàhoạt động trong doanh nghiệp phải tuân thủ theo các quy định, chính sách,pháp luật hiện hành Ngoài việc bảo đảm tuân thủ pháp luật, hệ thống KSNBcòn phải bảo đảm nhân viên tuân thủ các nguyên tắc, quy chế, quy định nội bộ

mà HĐQT, ban giám đốc xây dựng nhằm giúp cho việc quản lý điều hànhdoanh nghiệp tốt hơn, đạt được mục tiêu đề ra

1.1.4 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400) thì hệ thốngKSNB được chia làm 3 yếu tố cơ bản, đó là: môi trường kiểm soát, hệ thống

kế toán và các thủ tục kiểm soát

a Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong vànhân tố bên ngoài doanh nghiệp có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, sự vậnhành và tính hữu hiệu của KSNB Môi trường kiểm soát bao gồm:

- Quan điểm kinh doanh, phong cách lãnh đạo của nhà quản lý cấp cao

Sự kiểm soát hữu hiệu của đơn vị phụ thuộc rất nhiều vào nhữngnguyên tắc và quan điểm của nhà quản lý Nếu người quản lý cấp cao theođuổi quan điểm muốn chống đỡ rủi ro và cho rằng kiểm soát cũng là một vấn

đề quan trọng thì các thành viên sẽ cảm thấy điều đó và hết sức tôn trọng cácquy định kiểm soát Ngược lại, khi nhà quản lý không thực tâm chú ý haychấp nhận rủi ro để đạt được một mức lợi nhuận cao, các mục tiêu kiểm soátchắc chắn sẽ không đạt được

Phong cách điều hành của nhà quản trị cũng có ảnh hưởng lớn đến môitrường kiểm soát của một tổ chức Ban giám đốc là một tập thể thống nhấttrong điều hành hay thực chất chỉ do một cá nhân nắm quyền trong quản lý thìhoạt động KSNB rất khó có hiệu quả Môi trường KSNB cũng không chặt chẽ

nếu ban giám đốc giao phó toàn bộ quyền hành cho nhân viên dưới quyền.

- Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được các mụctiêu của một tổ chức Một cơ cấu hợp lý giúp cho quá trình thực hiện sự phâncông, phân nhiệm, sự ủy quyền, quá trình xử lý nghiệp vụ và ghi chép sổ sáchđược kiểm soát nhằm ngăn ngừa mọi sai phạm Một doanh nghiệp được tổchức thành nhiều cấp thì mức độ sai lệch thông tin càng cao, vì vậy một điềuhiển nhiên là hệ thống KSNB cũng sẽ được thiết lập ở mức độ lớn tương ứng

để có thể thực hiện chức năng kiểm soát toàn bộ các hoạt động của mình

Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và hiệu quả, các nhàquản lý cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

+ Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động củadoanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữacác bộ phận

+ Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghichép sổ sách và bảo quản tài sản

+ Đảm bảo độc lập tương đối giũa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quảcao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng

- Chính sách nhân sự

Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ một hệ thống kiểm soát nào cũng

là con người Sự phát triển của các doanh nghiệp đều luôn gắn liền với độingũ cán bộ nhân viên, họ luôn luôn là một nhân tố quan trọng trong KSNB.Nếu lực lượng này của doanh nghiệp yếu kém về mặt năng lực, tinh thần làmviệc và đạo đức, thì dù cho doanh nghiệp có thiết kế và duy trì một hệ thốngKSNB rất đúng đắn và chặt chẽ vẫn không thể phát huy hiệu quả Chính sáchnhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý và các chế độ của doanhnghiệp đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, khen thưởng và kỷ luật

đối với nhân viên trong doanh nghiệp.

- Kế hoạch và dự toán

Hệ thống kế hoạch dự toán, bao gồm các kế hoạch thu chi quỹ, kếhoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định,…Đặc biệt là kế hoạch tàichính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạtđộng và sự luân chuyển tiền trong tương lai Nếu việc lập và thực hiện các kếhoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc, thì nó sẽ trở thành một công cụkiểm soát hiệu quả hữu hiệu

- Uỷ ban kiểm soát

Uỷ ban kiểm soát gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhấtcủa doanh nghiệp như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêmnhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểmsoát

- Các nhân tố bên ngoài

Ngoài các nhân tố bên trong nêu trên, hoạt động của doanh nghiệp cònchịu ảnh hưởng bởi môi trường bên ngoài Ví dụ như: luật pháp, sự kiểm soátcủa cơ quan nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, …Những nhân tố bên ngoài

là những nhân tố nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà quản lý nhưng sẽ có ảnhhưởng rất lớn đến doanh nghiệp trong việc thiết kế và vận hành các quy chế,thủ tục trong hệ thống KSNB

b Hệ thống kế toán trong doanh nghiệp

Hệ thống kế toán là toàn bộ các thủ tục cho phép xử lý các nghiệp vụ,

hệ thống có vai trò xác định, thu thập, phân tích, tính toán, phân loại, tổng hợptoàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp Hệ thống kế toán cókhả năng tự kiểm soát lấy để loại trừ những sai phạm trong quá trình xử lýcủa mình

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu tổng quát

- Thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ.

- Số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán được phân loại theo sơ đồ hạchtoán của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các sổ sách liên quan

- Số liệu từ chứng từ ghi vào các sổ trung gian, sổ tổng hợp phải chínhxác để phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả kinh doanh tạidoanh nghiệp

- Có sự phân chia công việc rạch ròi và thường xuyên tiến hành kiểmtra đối chiếu giữa bộ phận kế toán, bộ phận tín dụng và bộ phận kho quỹ

Hệ thống chứng từ kế toán nếu được doanh nghiệp xây dựng khoa học,đầy đủ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho nhà quản lýdoanh nghiệp, hạn chế được khả năng xảy ra sai phạm trong quá trình raquyết định của các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp

c Các thủ tục kiểm soát

Để thực hiện các mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý còn phải quy định cácthủ tục kiểm soát và chúng được thiết kế tùy thuộc vào đặc thù của cơ cấu tổ chức,của hoạt động kinh doanh…Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:

- Lập, kiểm soát, so sánh, phê duyệt các số liệu liên quan đến doanh nghiệp;

- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán;

- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học;

- Kiểm tra số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết;

- Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán;

- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài;

- So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu kế toán;

- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và tài liệu kế toán;

- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch

Các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng trên 3 nguyên tắc cơ bản,

đó là: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyêntắc ủy quyền phê chuẩn

- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Nguyên tắc này thực hiện thông qua việc phân chia trách nhiệm thựchiện cho nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia, mục đích là không đểmột cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của một nghiệp

vụ Khi đó thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này đượckiểm soát tự động bởi một công việc của một nhân viên khác Việc phân chiatrách nhiệm sẽ giúp giảm bớt các rủi ro xảy ra các sai sót, nhầm lẫn và hành vigian lận

- Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn

Tùy theo cách điều hành của nhà quản lý mà họ có thể quy định thẩmquyền, hay thủ tục phê chuẩn khác nhau Sự phân quyền cho các cấp và xácđịnh rõ thẩm quyền phê chuẩn của từng người được xuất phát từ nguyên nhân

là các nhà quản lý không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn

đề Nhờ đó, một mặt sẽ giúp cho các hoạt động sản xuất kinh doanh tiến triểntốt đẹp, mặt khác nhà quản lý vẫn kiểm soát và hạn chế được sự tùy tiện khigiải quyết công việc

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Điều quan trọng nhất của nguyên tắc này là nhằm hướng đến sự cách ly,tách biệt giữa các chức năng nhằm ngăn chặn sai sót, các mầm móng của sựgian lận và tiêu cực.

+ Chức năng kế toán và chức năng bảo vệ tài sản

+ Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo vệ tài sản

+ Chức năng kế toán và chức năng thực hiện nghiệp vụ

Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn baogồm: kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách, kiểm soát vật chất đối với tài sản

và sổ sách, kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị

- Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách

Một chức năng quan trọng của chứng từ là giúp chuyển giao thông tintrong và ngoài đơn vị, nên nó phải đầy đủ để kiểm soát sự vận động của tàisản cũng như đảm bảo cho mọi nghiệp vụ kinh tế đều được ghi sổ chính xác

Về cơ bản để kiểm soát hữu hiệu đối với chứng từ cần chú ý đến các vấn đề:

+ Chứng từ cần được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc

và dễ dàng truy cập khi cần thiết

+ Chứng từ và sổ sách cần được ghi chép ngay tại thời điểm phát sinhnghiệp vụ hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt Việc ghi chép chậm trễ làmcho sổ sách thiếu tin cậy và tăng khả năng sai sót hoặc gian lận

+ Ghi chép cần rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu

+ Tổ chức luân chuyển chứng từ phải được thực hiện một cách khoahọc để một liên chứng từ có thể đi qua và sử dụng cho nhiều bộ phận, giảmđược các khác biệt trong ghi chép

+ Thiết kế biểu mẫu chứng từ và sổ sách phù hợp với quy định của nhànước và có tính năng kiểm soát

+ Sổ sách cần được đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắcghi chép, có chữ ký kiểm soát của người xét duyệt

+ Cần có quy định về hệ thống tài khoản kế toán, sơ đồ kế toán cũngnhư các loại sổ sách của đơn vị.

+ Quy định thời hạn và trách nhiệm của từng bộ phận trong việc lập vàkiểm tra báo cáo tài chính

+ Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ sách và báo cáo theonguyên tắc bảo mật, an toàn và thuận tiện truy cập

- Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách

Biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản, tài liệu kế toán và các thông tinkhác là áp dụng những thể thức kiểm soát vật chất Ví dụ như xây dựng cácnhà kho, hầm tiền, sử dụng các két sắt chịu lửa, trang bị hệ thống báo động,…

Ngoài ra, cần phải hạn chế sự tiếp cận với tài sản, sổ sách của doanhnghiệp khi chưa có sự cho phép của nhà quản lý Ví dụ như ban hành quy chếkiểm soát việc ra vào kho tiền, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm soátviệc tham khảo các tài liệu kế toán, các dữ liệu được lưu trữ ở trong máy tính

- Kiểm soát độc lập việc thực hiện

Là việc kiểm tra thường xuyên và liên tục của những kiểm soát viênđộc lập với đối tượng bị kiểm tra, nhằm xem xét về việc thực hiện các loại thủtục kiểm soát nêu trên Sự kiểm soát này cần được thiết lập xuất phát từnhững hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT

1.2.1 Khái niệm chi phí và phân loại chi phí

a Khái niệm chi phí

Chi phí được định nghĩa như là giá trị tiền tệ của các khoản hao phí bỏ

ra nhằm thu được các loại tài sản, hàng hóa hoặc các dịch vụ [7, tr 14-23]

Như vậy, nội dung của chi phí rất đa dạng Trong kế toán quản trị, chiphí được phân loại và sử dụng theo nhiều cách khác nhau nhằm cung cấpnhững thông tin phù hợp với nhu cầu đa dạng trong các thời điểm khác nhau

của quản lý nội bộ doanh nghiệp Thêm vào đó, chi phí phát sinh trong cácloại hình doanh nghiệp khác nhau (sản xuất, thương mại, dịch vụ) cũng có nộidung và đặc điểm khác nhau, trong đó nội dung chi phí trong các doanhnghiệp sản xuất thể hiện tính đa dạng và bao quát nhất

b Phân loại chi phí

Sau đây là một số cách phân loại chi phí thường gặp đối với các doanh nghiệp sản xuất

 Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động

Chi phí phát sinh trong các doanh nghiệp sản xuất, xét theo từng hoạt động

có chức năng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh mà chúng phục vụ,được chia thành hai loại lớn: chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất

- Chi phí sản xuất

Giai đoạn sản xuất là giai đoạn chế biến nguyên vật liệu thành thànhphẩm bằng sức lao động của công nhân kết hợp với việc sử dụng máy mócthiết bị Chi phí sản xuất bao gồm ba khoản mục: chi phí nguyên liệu vật liệutrực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung

+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí của những loại nguyên vậtliệu cấu thành thực thể của thành phẩm, có giá trị lớn và có thể xác địnhđược một cách tách biệt, rõ ràng và cụ thể cho từng sản phẩm Nguyên vậtliệu trực tiếp được nhận diện dễ dàng trong sản phẩm vì nó tượng trưng chođặc tính dễ thấy nhất của cái gì được sản xuất.Ví dụ: Thép để đóng tàu, sắt

để sản xuất xe đạp, bột mì để sản xuất mì ăn liền…

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có thể xác định cho từng đơn vị sảnphẩm nên được tính thẳng vào từng đơn vị sản phẩm

+ Chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí nhân công trực tiếp là chi phí tiền lương và các khoản trích theo

lương của những người lao động trực tiếp chế tạo sản phẩm Khả năng và kỹnăng của lao động trực tiếp có ảnh hưởng đến số lượng và chất lượng sảnphẩm tạo ra Thông thường những lao động trực tiếp này xử lý nguyên vậtliệu trực tiếp bằng tay hoặc thông qua việc sử dụng công cụ dụng cụ hoặcmáy móc thiết bị.

Chi phí nhân công trực tiếp cũng giống như chi phí nguyên vật liệu trựctiếp, có thể xác định rõ ràng, cụ thể và tách biệt cho từng sản phẩm nên đượctính thẳng vào từng đơn vị sản phẩm

+ Chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung là những chi phí cần thiết khác để sản xuất sảnphẩm ngoài chi phí nguyên vật liệu và chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sảnxuất chung bao gồm 3 loại chi phí, đó là chi phí nguyên vật liệu gián tiếp, chiphí nhân công gián tiếp và các chi phí khác Chi phí khác bao gồm các chi phícần thiết khác để vận hành phân xưởng Ví dụ: Chi phí thuê nhà xưởng, chiphí khấu hao máy móc thiết bị, chi phí điện nước…

+ Chi phí sản xuất chung có đặc điểm:

Bao gồm nhiều yếu tố chi phí khác nhau

Các yếu tố chi phí thuộc chi phí SXC đều có tính gián tiếp với từng đơn

vị sản phẩm, nên không thể tính thẳng vào sản phẩm

Gồm nhiều yếu tố chi phí nên chúng được nhiều bộ phận khác nhauquản lý và rất khó kiểm soát

Chi phí SXC cũng được tính vào sản phẩm cùng với chi phí nguyên vậtliệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp Do đặc điểm của chi phí sản xuấtchung là không tính trực tiếp vào sản phẩm nên chúng sẽ được tính vào sảnphẩm thông qua việc phân bổ theo các tiêu thức thích hợp

- Chi phí ngoài sản xuất

Đây là các chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất sản phẩm liên

quan đến qúa trình tiêu thụ sản phẩm hoặc phục vụ công tác quản lý chungtoàn doanh nghiệp Thuộc loại chi phí này gồm có hai khoản mục chi phí: Chiphí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

+ Chi phí bán hàng

Khoản mục chi phí này bao gồm các chi phí phát sinh phục vụ chokhâu tiêu thụ sản phẩm Có thể kể đến các chi phí như chi phí vận chuyển,bốc dỡ thành phẩm giao cho khách hàng, chi phí bao bì, khấu hao các phươngtiện vận chuyển, tiền lương nhân viên bán hàng, hoa hồng bán hàng, chi phítiếp thị quảng cáo, v.v

+ Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm tất cả các chi phí phục vụ chocông tác tổ chức và quản lý quá trình sản xuất kinh doanh nói chung trên giác

độ toàn doanh nghiệp Khoản mục này bao gồm các chi phí như: chi phí vănphòng, tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý doanhnghiệp, khấu hao tài sản cố định của doanh nghiệp, các chi phí dịch vụ muangoài khác, v.v

 Phân loại chi phí theo cách ứng xử

Theo cách phân loại này chi phí được chia thành: Chi phí biến đổi, chiphí bất biến và chi phí hỗn hợp

- Chi phí biến đổi (biến phí)

Chi phí biến đổi là những khoản mục chi phí có quan hệ tỷ lệ thuận vớibiến động về mức độ hoạt động Biến phí tính trên một đơn vị thì nó ổn định.Biến phí sẽ biến đổi theo căn cứ được xem là nguyên nhân phát sinh ra chiphí đó, thường gọi là hoạt động căn cứ Các hoạt động căn cứ thường đượcdùng: sản lượng sản xuất, sản lượng tiêu thụ, số giờ máy vận hành, số giờlao động trực tiếp, số km vận chuyển…

Tuỳ thuộc vào mức độ thay đổi của biến phí so với mức độ hoạt động

mà người ta chia biến phí thành biến phí thực thụ và biến phí cấp bậc.

- Chi phí bất biến (định phí)

Định phí là những chi phí mà xét về mặt tổng số không thay đổi khimức độ hoạt dộng thay đổi trong một phạm vi hoạt động của doanh nghiệp.Căn cứ vào độ cần thiết của định phí thì định phí chia làm 2 loại là địnhphí bắt buộc và định phí tuỳ ý

- Chi phí hỗn hợp

Là những chi phí mà bản thân nó bao gồm cả yếu tố biến phí lẫn yếu tốđịnh phí Ở mức độ hoạt động căn bản, chi phí hỗn hợp thường thể hiện cácđặc điểm của định phí, ở mức độ hoạt động vượt quá mức căn bản nó thể hiệnđặc điểm của biến phí Sự pha trộn giữa định phí và biến phí có thể theonhững tỷ lệ nhất định Khi quá trình sản xuất kinh doanh phát triển, loại chiphí này chiếm một tỷ lệ khá cao

Với mục đích lập kế hoạch, kiểm soát hoạt động kinh doanh và chủđộng trong quản lý chi phí, chi phí hỗn hợp cần được phân tích và lượng hóatheo yếu tố định phí và biến phí

 Phân loại theo nội dung kinh tế

Theo cách phân loại này chi phí được chia thành các loại chi phí sau :

- Chi phí nguyên vật liệu

- Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương

- Chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn

- Chi phí công cụ, dụng cụ

- Chi phí khấu hao TSCĐ

- Chi phí dịch vụ mua ngoài

- Chi phí khác bằng tiền

 Phân loại chi phí dùng trong kế hoạch, kiểm tra và ra quyết định

- Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp

+ Chi phí trực tiếp: Là những chi phí quan hệ trực tiếp đến việc sản

xuất một loại sản phẩm, một công việc hoặc một hoạt động, một địa điểmnhất định và hoàn toàn có thể hạch toán quy nạp trực tiếp cho sản phẩm,công việc đó

+ Chi phí gián tiếp: Là chi phí liên quan đến nhiều sản phẩm, công

việc, nhiều đối tượng khác nhau, nên phải tập hợp quy nạp cho từng đốitượng bằng phương pháp phân bổ gián tiếp

- Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được

+ Chi phí kiểm soát được: Là những chi phí mà ở cấp quản lý nào đó,

nhà quản trị xác định được chính xác sự phát sinh của nó, đồng thời nhàquản trị cũng có thẩm quyền quyết định về sự phát sinh của nó

+ Chi phí không kiểm soát được: Là những chi phí mà nhà quản trị

không thể dự đoán chính xác sự phát sinh của nó hoặc không có thẩm quyền

ra quyết định về loại chi phí đó

- Chi phí cơ hội

Chi phí cơ hội có thể định nghĩa là một khoản lợi nhuận tiềm tàng bịmất đi hay phải hy sinh để lựa chọn, thực hiện hoạt động này thay thế mộthoạt động khác Chi phí cơ hội không xuất hiện trên sổ sách kế toán nhưnglại là cơ sở để lựa chọn phương án hành động

- Chi phí chìm

Chi phí chìm là những dòng chi phí luôn luôn xuất hiện trong tất cả cácphương án sản xuất kinh doanh Đây là một dòng chi phí mà nhà quản trị phảichấp nhận không có sự lựa chọn

Doanh nghiệp cần thiết kế các chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và các báocáo về chi phí sản xuất phù hợp, đảm bảo cho việc ghi chép chính xác và đầy

đủ các dữ liệu cần thiết của mọi nghiệp vụ kinh tế, đảm bảo cung cấp thôngtin cần thiết cho nhà quản lý doanh nghiệp

- Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu

Các chứng từ gốc liên quan đến các yếu tố chi phí sản xuất thực tế phátsinh như: phiếu xuất kho, bảng tính lương phải trả, bảng tính khấu hao TSCĐ,phiếu chi hoặc giấy báo nợ của ngân hàng, hoá đơn bán hàng

Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của doanhnghiệp đều phải tổ chức lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán phải được lập

rõ ràng, chính xác theo các nội dung quy định trên mẫu Người lập, người kýduyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm

về nội dung của chứng từ kế toán Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký, chữ

ký trên chứng từ kế toán phải được lập bằng bút mực, không được ký bằngbút đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn Đặc biệt, chứng từ kế toán chi tiềnphải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được

ủy quyền ký trước khi thực hiện

Căn cứ vào đối tượng tập hợp chi phí sản xuất đã được xác định, kế toántrưởng đơn vị tổ chức, hướng dẫn cho các nhân viên kế toán phụ trách lậpchứng từ kế toán hạch toán ban đầu trong đó chỉ rõ đối tượng, địa điểm sửdụng chi phí đó

- Tổ chức tài khoản kế toán

Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán kể

cả mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tàikhoản kế toán Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành,doanh nghiệp căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động củadoanh nghiệp mình cũng như đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản

lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp, cần thiết để hìnhthành một hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình Việc cụ thể hoá hệthống tài khoản chi tiết phải đảm bảo phản ánh hệ thống hoá đầy đủ, cụ thểmọi nội dung, đối tượng hạch toán, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trongdoanh nghiệp, phù hợp với những quy định thống nhất của Nhà nước và cácvăn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên, phù hợp vớiđặc điểm, tính chất sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế củadoanh nghiệp.

- Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Để đáp ứng nhu cầu thông tin cho các nhà quản trị trong doanh nghiệp vàcác đối tượng sử dụng khác bên ngoài doanh nghiệp đối với chi phí, hệ thống

sổ kế toán dùng để ghi chép, tập hợp chi phí được tổ chức thành hai bộ phận

đó là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

 Sổ kế toán tổng hợp chi phí sản xuất bao gồm các loại sổ được thiết kếphù hơp với hình thức sổ kế toán doanh nghiệp đã lựa chọn như Sổ Cái cácTK621, Sổ Cái TK622, Sổ Cái TK627, Sổ Cái TK154…, tuy nhiên về nội dungđều nhằm cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính

và đánh giá tình hình tổng quát của doanh nghiệp về từng loại chi phí đó

 Sổ chi tiết chi phí: đáp ứng nhu cầu quản lý bên trong của doanhnghiệp về chi phí đối với từng đối tượng cụ thể cần phải mở các sổ chi tiết Sổchi tiết của các tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh được mở cho từng đốitượng chịu chi phí hay địa điểm phát sinh chi phí sản xuất kinh doanh

- Tổ chức hệ thống báo cáo về chi phí sản xuất

Hệ thống báo cáo chi phí thường được tổ chức để đáp ứng nhu cầu thôngtin cho quản lý và kiểm soát bên trong doanh nghiệp là chủ yếu Do vậy, tuỳthuộc vào nhu cầu thông tin cụ thể của lãnh đạo doanh nghiệp mà kế toántrưởng tổ chức mẫu biểu các báo cáo cho phù hợp

Các báo cáo phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhấtquán giữa các kỳ kế toán, trường hợp báo cáo trình bày khác nhau giữa các kì

kế toán phải có thuyết minh rõ lý do

Đối với báo cáo tài chính, chi phí được báo cáo và trình bày theo cáckhoản mục (dạng báo cáo kết quả kinh doanh), hoặc theo các yếu tố phù hợpvới các quy định của chế độ kế toán hiện hành

1.2.3 Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp

Trong phạm vi của một tổ chức, kiểm soát bao gồm kiểm soát vật chất vàkiểm soát kế toán

- Kiểm soát vật chất

Hành động kiểm soát vật chất là việc xem xét cơ cấu tổ chức và nhữngchính sách, biện pháp quản lý đã ban hành có phù hợp với quá trình hoạt độnghay chưa để tìm phương pháp khắc phục

Đây là hành động kiểm soát dựa trên việc đưa ra các quy định, tiêu chuẩn

bố trí nguồn lực trong hệ thống quản lý và định ra những quy định về tráchnhiệm, quyền hạn giải quyết trong phạm vi cụ thể Bởi vì khi trách nhiệmđược quy định rõ ràng và cụ thể sẽ tránh được mâu thuẫn, nhầm lẫn của cánhân, bộ phận trong toàn hệ thống Vì vậy tổ chức sắp xếp nhân sự trongdoanh nghiệp là quan trọng, cần bố trí phù hợp giữa năng lực chuyên môn vàcông việc được giao, tổ chức các bộ phận chức năng hợp lý với các hoạt độngcủa doanh nghiệp

Bên cạnh đó, kiểm soát vật chất còn là việc xây dựng và ban hành cácchính sách liên quan, phục vụ cho hoạt động quản lý và kiểm soát trong mỗiđơn vị, chẳng hạn ban hành quy định, định mức về loại chi phí trong quá trìnhhoạt động của đơn vị như chính sách chi trả thu nhập cho người lao động…

- Kiểm soát kế toán

Hệ thống thông tin kế toán bên cạnh chức năng cung cấp thông tin cho

quản lý còn thực hiện chức năng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị Chính vì vậy mà hệ thống kế toán là một mắc xích, một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát kế toán là hành động kiểm tra tính xác thực, đầy đủ, phê chuẩn đối với nghiệp vụ từ khâu lập chứng

từ kế toán, phản ánh vào sổ kế toán đến khâu lập báo cáo kế toán

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát sau:

- Tính có thực: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp

vụ không có thực vào sổ sách của doanh nghiệp

- Tính đầy đủ: Đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Sự phê chuẩn: Đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý.

- Sự đánh giá: Đảm bảo không có sự sai phạm trong việc tính toán các

khoản giá và chi phí

- Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài

khoản và ghi nhận đúng đắn vào các loại sổ sách kế toán

- Đảm bảo việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định.

- Qúa trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi vào

sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên cácbáo cáo tài chính của doanh nghiệp

Nội dung của công tác kiểm soát nội bộ về chi phí tại doanh nghiệp baogồm kiểm soát các loại chi phí sau: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phínhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung:

a Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong quá trình sản xuất sảnphẩm do đó tổ chức kiểm soát và tổ chức tốt khâu hạch toán nguyên vật liệu

có tác dụng tốt và có ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý chi phí, hạ thấpgiá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo cung cấp

thông tin đáng tin cậy, cần thiết trong việc quản lý, điều hành, sử dụng vật tư.Chi phí nguyên vật liệu phát sinh từ vật liệu mua trực tiếp từ nhà cung cấpbên ngoài hay vật liệu được sản xuất từ các bộ phận khác

 Mục tiêu kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Quản lý nguyên vật liệu phải đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thôngtin (chi tiết, tổng hợp) cho các nhà quản lý, cho những người cần quan tâm.Kiểm soát nội bộ về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm:

- Quản lý về mặt lượng, giá trị, phương pháp xác định giá thành, giáxuất kho phù hợp đặc điểm của nguyên vật liệu cũng như phù hợp với đặcđiểm của doanh nghiệp Quản lý vật liệu theo từng đối tượng sử dụng, từngchủng loại, từng phân xưởng, từng địa điểm, từng sản phẩm

- Tổ chức quản lý, theo dõi quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh,kiểm tra việc theo dõi, ghi chép, hạch toán, lưu hồ sơ, luân chuyển hồ sơchứng từ và việc lập báo cáo định kì của đơn vị Kiểm tra việc xuất, nhập vật

tư, việc hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ vào giá thành có đúng quy địnhhay không, tiêu thức phân bổ từng loại công cụ dụng cụ có nhất quán haykhông Kiểm tra việc cập nhật số liệu vào chương trình máy, quy trình hạchtoán và phương pháp tính giá hàng tồn kho có thống nhất và phù hợp với đặcthù của doanh nghiệp, phù hợp với các quy định để nhằm đảm bảo tính giáthành một cách chính xác

 Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Kiểm soát việc lập kế hoạch sản xuất

Nếu kiểm soát nội bộ tốt thì phải yêu cầu việc tiến hành sản xuất củatừng phân xưởng đều phải căn cứ trên kế hoạch sản xuất Kế hoạch sản xuấtđược lập cho từng thời kỳ trên cơ sở các dự báo về nhu cầu của thị trường đốivới sản phẩm, hoặc dựa vào doanh số dự kiến, kết hợp với thông tin về mứccông suất tối đa và việc xác định mức tồn kho tối thiểu để đảm bảo luôn có đủ

nguyên vật liệu cần thiết.

Kế hoạch sản xuất phải được lập chi tiết cho từng loại thành phẩm Kếhoạch sản xuất cũng phải được phổ biến đến các bộ phận liên quan như: bộphận mua hàng, bộ phận kho… để họ có kế hoạch phối hợp thực hiện hiệuquả nhằm đảm bảo các nguồn lực cần thiết được cung cấp đầy đủ và kịp thờicho sản xuất

- Kiểm soát khâu xuất kho vật liệu

Chứng từ cần thiết để xuất kho là phiếu xuất kho vật tư Phiếu này đượclập trên cơ sở phiếu xin lĩnh vật tư do người phụ trách tại bộ phận sản xuấtcăn cứ và nhu cầu sản xuất, trong đó nêu rõ về số lượng và chất lượng củaloại vật tư cần thiết Phiếu xuất vật tư phải được xét duyệt của người có thẩmquyền căn cứ trên kế hoạch sản xuất và định mức vật tư Đây là chứng từ gốc

để kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho sang chi phí nguyên vật liệu trựctiếp Do đó, phiếu xuất kho cần được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng

và phải có đầy đủ các thông tin cần thiết cho việc ghi sổ kế toán, như số hiệuchứng từ, ngày sản xuất, tên quy cách, chủng loại số lượng vật liệu xuất, mụcđích sử dụng, người trực tiếp nhận vật liệu và người lập phiếu Phiếu xuất vật

tư đều ghi vào sổ chi tiết và để hoạch toán từ tài khoản nguyên vật liệu sangtài khoản chi phí nguyên vật liệu

- Kiểm soát khâu sử dụng vật tư

Vật tư khi đưa vào sử dụng phải kiểm soát chặt chẽ bằng, định mức sửdụng nguyên vật liệu, kế hoạch và lịch trình sản xuất, kế hoạch và lịch trìnhsản xuất được xây dựng dựa vào ước toán về nhu cầu đối với lượng sản phẩmcần sản xuất Để kiểm soát được cả về mặt vật chất và giá trị của toàn bộnguyên vật liệu ở phân xưởng sản xuất, nhân viên giám sát sản xuất sẽ lập thẻtheo dõi chi phí sản xuất của từng lô hàng Thẻ này được đánh số thứ tự liêntục trước và nội dung phải bao quát được toàn bộ quy trình sản xuất, đồng

thời ghi nhận được cả về mặt số lượng và giá trị của nguyên vật liệu cũng nhưcác chi phí chế biến phát sinh trong quá trình sản xuất Số liệu đầu vào của thẻ

là số lượng và giá trị nhận được từ đầu quy trình Sau đó, khi kết thúc từngcông đoạn sản xuất, thẻ phải cập nhật về số lượng thực tế của số nguyên vậtliệu đầu vào, số hao hụt và các chi phí chế biến phát sinh trong công đoạn đó.Cuối cùng, thông tin đầu ra sẽ là giá thành thực tế của thành phẩm Thẻ theodõi chi phí sản xuất là một loại sổ kế toán chi tiết quan trọng, nó cung cấpthông tin cần thiết về giá trị của các lô hàng đang sản xuất dở dang, giá thànhthực tế của sản phẩm và là công cụ hiệu quả giúp kiểm soát toàn bộ quá trìnhsản xuất

Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu với định mức để phát hiện kịp thờinhững lãng phí, mất mát, xác định nguyên nhân và người chịu trách nhiệm để

xử lý hoặc khen thưởng kịp thời

Bên cạnh đó, cuối kỳ kế toán hoặc khi đơn đặt hàng hoàn thành doanhnghiệp phải kiểm kê số nguyên liệu chưa sử dụng hết để ghi giảm chi phínguyên vật liệu, đồng thời phải tổ chức hạch toán và đánh giá đúng đắn sốphế liệu thu hồi theo từng đối tượng sử dụng, tránh tình trạng gian lận haynhầm lẫn khi vật tư xuất ra không dùng hoặc dùng không hết cho quá trìnhsản xuất nhưng vẫn được hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Kiểm soát kế toán

Để thực hiện quá trình ghi chép nguyên vật liệu, doanh nghiệp có thểlựa chọn phương pháp KKTX hay KKĐK tùy thuộc vào đặc thù kinh doanhcủa mình, tuy nhiên phương pháp KKTX là phương pháp giúp kiểm soát nội

bộ hữu hiệu hơn

Kiểm soát giá xuất kho nguyên vật liệu bằng cách xây dựng phươngpháp tính giá vật tư xuất dùng cho phù hợp với chuẩn mực kế toán và đặc thùvật tư của doanh nghiệp

Một hệ thống sổ sách kế toán đơn giản chỉ có thể theo dõi nguyên vậtliệu về mặt số lượng Còn đối với hệ thống kế toán phức tạp hơn đòi hỏi phảitheo dõi nguyên vật liệu cả về mặt số lượng và giá trị, phải có đầy đủ hệ thống

sổ chi tiết với sổ sách tổng hợp và phải thường xuyên đối chiếu định kỳ giữa

sổ sách chi tiết và sổ sách tổng hợp cũng như giữa sổ sách và thực tế kiểm kê

Đối với doanh nghiệp sản xuất, để kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn thìphải tổ chức hệ thống chứng từ kế toán chi phí Một hệ thống kế toán chi phíhữu hiệu là cơ sở đảm bảo tính đúng đắn của số liệu thông qua việc:

+ Thu thập thông tin đầy đủ về các chi phí phát sinh và đối tượng gánhchịu chi phí Các sai sót trong giai đoạn này sẽ dẫn đến số liệu về giá thành bịsai lệch

+ Áp dụng đúng đắn các phương pháp kế toán bao gồm việc phân bổchi phí cho các sản phẩm trong các giai đoạn khác nhau

+ Phát hiện các sai sót trong quá trình ghi chép thông qua việc đốichiếu số liệu về giá thành thực tế với giá thành định mức, giá thành kỳ trước

Để tổ chức tốt hệ thống kế toán chi phí, đơn vị cần hoàn thiện hệ thống

kế toán trong chu trình sản xuất Bên cạnh việc đảm bảo nhân viên kế toán có

đủ năng lực, một vấn đề quan trọng là tổ chức các chứng từ và sổ sách thíchhợp, bao gồm:

* Chứng từ chi phí: Bao gồm các chứng từ ghi nhận về sự phát sinh chiphí nguyên vật liệu Các chứng từ này có ý nghĩa quan trọng trong việc tậphợp và phân tích chi phí cho từng sản phẩm, dịch vụ Một hệ thống kế toánchi phí tốt đòi hỏi phải tổ chức hữu hiệu chứng từ về kế toán chi phí, bao gồmviệc thiết kế các biểu mẫu đầy đủ, luân chuyển chứng từ thích hợp, đối chiếuđịnh kỳ giữa các bộ phận liên quan Bao gồm: Phiếu đề nghị mua vật tư, Đơnđặt hàng, hợp đồng mua sắm, hóa đơn mua hàng, hóa đơn chi phí, Biên bảnkiểm nghiệm vật tư, Phiếu nhập kho, phiếu đề nghị cấp vật tư, Phiếu xuất kho,

Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, Biên bảng đánh giá thu hồi vật tư…

* Sổ sách kế toán chi phí: Gồm các phiếu tính giá thành và các tàikhoản chi phí nhằm tập hợp chi phí nguyên vật liệu theo công việc hay theoquy trình sản xuất Bao gồm: Sổ (thẻ) kho, Sổ tổng hợp và chi tiết của các tàikhoản có liên quan: 152, 621, 154, 632 Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, Sổ chiphí sản xuất kinh doanh, thẻ tính giá thành

* Báo cáo sản xuất và báo cáo sản phẩm hỏng: Là chứng từ ban đầuphản ánh sự vận động của nguyên vật liệu trong sản xuất Đây cũng là cơ sởgiúp xác định chi phí phát sinh qua từng giai đoạn của quy trình sản xuất

Từ những chứng từ ban đầu, kế toán sẽ phân loại chứng từ theo nộidung kinh tế, từ đó phản ánh vào các sổ kế toán có liên quan Tùy thuộc vàomục đích của việc theo dõi nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà

kế toán sẽ mở các tài khoản và các loại sổ kế toán chi tiết cho từng đối tượng

cụ thể Đối với các loại sổ kế toán tổng hợp thì phụ thuộc vào hình thức kếtoán mà đơn vị đang sử dụng Nhiệm vụ của kế toán:

+ Ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực, kịp thời số lượng, chấtlượng, chủng loại và giá thành thực tế từng thứ, từng loại nguyên vật liệu.Nguyên liệu, vật liệu sử dụng cho đối tượng nào thì phải hạch toán trực tiếpcho đối tượng đó theo số lượng thực tế đã sử dụng và theo giá thực tế xuấtkho

+ Thông qua ghi chép, phản ánh để kiểm tra, kiểm soát tình hình thumua, dự trữ và tiêu hao nguyên vật liệu Qua đó phát hiện và xử lý kịp thờilượng nguyên vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém mất phẩm chất, ngăn ngừanhững trường hợp sử dụng lãng phí và phi pháp nguyên vật liệu

+ Tính toán, phân bổ giá trị nguyên vật liệu vào chi phí sản xuất trong

kỳ một cách chính xác

b Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí nhân công trực tiếp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạonên giá thành của sản phẩm Việc quản lý thời gian lao động cần thực hiện tốt

để tránh tình trạng tự ý bỏ giờ và gây nên tình trạng không tận dụng hết nănglực của người lao động Chính vì vậy, yêu cầu cấp thiết được đặt ra là các bộphận có liên quan phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra họ một cách chặt chẽ

 Các căn cứ để xác định chi phí nhân công trực tiếp

Căn cứ để xác định tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất là cácchứng từ theo dõi lao động như: bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩmhoàn thành Dựa trên các chứng từ này, bộ phận tính lương sẽ lập bảng thanhtoán lương làm cơ sở trả lương cho người lao động Kế toán căn cứ vào bảngthanh toán lương để lập bảng phân bổ lương làm căn cứ để hạch toán chi phínhân công trực tiếp

 Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

- Kiểm soát bằng dự toán chi phí tiền lương

Một cách hữu hiệu để kiểm soát chi phí tiền lương là hoạch định và theodõi việc thực hiện các bảng dự toán tiền lương Mỗi bộ phận, phòng ban đều cầnlập dự toán chi phí tiền lương của mình vào đầu niên độ Hàng tháng, kế toán tổnghợp, so sánh chi phí tiền lương thực tế với dự toán và báo cáo cho nhà quản lý

- Phân công phân nhiệm trong công tác lao động và tiền lương

Sự phân công phân nhiệm rất quan trọng trong công tác quản lý chi phí ởdoanh nghiệp Bởi vậy, nếu không có sự phân công phân nhiệm như vậy thì sẽ

xảy ra gian lận, sai sót về chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương.Trong chu trình tiền lương cần tách biệt giữa chức năng theo dõi nhân sự, theodõi lao động, chức năng tính lương và ghi chép lương, chức năng phát lương:

 Chức năng theo dõi nhân sự: thường do bộ phận nhân sự đảm nhận,

sự kiểm soát của bộ phận này như sau:

+ Khi tuyển dụng nhân viên: Mức lương phải được ghi vào hồ sơ gốc ở

bộ phận nhân sự và nhân viên mới phải ký văn bản đồng ý cho khấu trừ lương

về các khoản theo chế độ (BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN…) Sau đó,một bộ hồ sơ gồm các quyết định phân công, mức lương, văn bản đồng ý chokhấu trừ phải được gởi cho bộ phận tính lương

+ Mỗi khi có thay đổi về mức lương: Trong thời hạn ngắn nhất, bộ phậnnhân sự phải gửi quyết định chính thức cho bộ phận tính lương và bộ phận sửdụng lao động

+ Khi có biến động về lương, xóa tên hay sắp xếp lại nhân sự: Bộ phậnnhân sự cũng phải gửi ngay văn bản cho bộ phận sử dụng lao động, bộ phậntính lương

 Chức năng theo dõi lao động

Chức năng này bao gồm việc xác định thời gian lao động hoặc số sảnphẩm hoàn thành để làm cơ sở tính lương Để nâng cao tính hữu hiệu củakiểm soát nội bộ, có thể sử dụng các thủ tục sau:

+ Người quản lý các bộ phận phải lập bảng chấm công hay báo cáo sảnlượng hoàn thành

+ Sử dụng máy ghi giờ để theo dõi giờ đến và giờ về của nhân viên+ Thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công của người quản lý bộphận và kết quả của máy ghi giờ, hoặc giữa báo cáo sản lượng hoàn thành vớiphiếu nhập kho thành phẩm

 Chức năng tính lương và ghi chép lương

Bộ phận này có trách nhiệm tính lương phải trả cho người lao động vàlập bảng thanh toán lương Việc tính lương phải căn cứ vào các chứng từ theodõi thời gian lao động và kết quả công việc cũng như các chứng từ có liênquan gửi từ bộ phận sử dụng lao động đến bộ phận kế toán tiền lương, kế toántiền lương phải kiểm tra tất cả các chứng từ trước khi tính lương nhằm đảmbảo đầy đủ các yêu cầu của chứng từ.

Sau khi đã kiểm tra tiến hành tính lương, thưởng, phụ cấp và các khoảnkhấu trừ cho từng lao động, từng bộ phận, rồi lập Bảng thanh toán lương đểlàm căn cứ thanh toán lương

Để tăng cường kiểm soát, bộ phận này cần mở sổ tiền lương cho từngnhân viên, trong đó phản ánh các khoản thanh toán từng tháng cho lao động.Trên cơ sở các bảng thanh toán lương, thưởng và các chứng từ gốc đính kèm,

kế toán tiến hành vào sổ, viết các phiếu chi hoặc séc chi lương dựa vào bảngthanh toán lương, thưởng sau đó gửi cho thủ quỹ sau khi đã được duyệt bởingười có thẩm quyền

 Chức năng phát lương

Chức năng này phải được thực hiện do một người độc lập với các bộphận nhân sự, theo dõi lao động và tính lương Thông thường ở các doanhnghiệp người đảm nhận chức năng phát lương là thủ quỹ

Khi thủ quỹ nhận được phiếu chi hoặc séc chi lương kèm theo bảngthanh toán tiền lương, tiền thưởng thì thủ quỹ phải kiểm tra, đối chiếu tên và

số tiền được nhận giữa phiếu chi hoặc séc chi lương với danh sách trên bảngthanh toán tiền lương, thưởng Sau khi thủ quỹ kiểm tra xong phiếu chi hoặcséc chi lương thì tiến hành chi lương cho nhân viên và yêu cầu người nhận kývào phiếu chi hoặc séc chi đồng thời thủ quỹ phải đóng dấu và ký vào phiếu

“đã chi tiền”

- Kiểm soát chi phí tiền lương thông qua việc đối chiếu số liệu trên sổ

+ Kiểm tra các bảng kê chi tiết chi lương cho từng phân xưởng, từng cánhân có ký nhận lương hay không.

- Kiểm soát kế toán

Chứng từ sử dụng: Hồ sơ nhân viên, bảng chấm công, phiếu xác nhậnsản phẩm hoàn thành, phiếu báo làm đêm, làm thêm giờ, hợp đồng giaokhoán, bảng thanh toán tiền lương, thưởng, bảng phân bổ tiền lương và cáckhoản trích theo lương Các chứng từ này phải lập đầy đủ nội dung, các chỉtiêu theo mẫu quy định Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tínhchính xác thông số ghi chép trên chứng từ Mọi chứng từ kế toán phải đượcluân chuyển theo trình tự thời gian do đơn vị quy định, phục vụ cho việc ghichép, tổng hợp kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan và phản ánhđầy đủ, kịp thời trên sổ sách kế toán

Sổ sách kế toán: Sổ kế toán tổng hợp và chi tiết của các tài khoản cóliên quan như: 334, 338, 622, …

Kế toán sẽ căn cứ vào những chứng từ ban đầu, từ đó tiến hành phảnánh lên các sổ sổ kế toán có liên quan Tùy thuộc vào mục đích của việc theodõi nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà kế toán sẽ mở các tài

khoản và các loại sổ kế toán chi tiết cho từng đối tượng cụ thể Đối với cácloại sổ kế toán tổng hợp thì phụ thuộc vào hình thức kế toán mà đơn vị đang

sử dụng

Hạch toán lao động và tiền lương trong doanh nghiệp có các nhiệm vụ sau:+ Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp đầy dủ, kịp thời, chính xác sốliệu về số lượng, thời gian, kết quả lao động Tính toán và phân bổ tiền lương

và các khoản trích theo lương và các đối tượng hạch toán chi phí một cáchchính xác, hợp lý

+ Tổ chức, hướng dẫn các bộ phận trong doanh nghiệp ghi ghép và luânchuyển chứng từ ban đầu về lao động và tiền lương

+ Tính toán chính xác và thanh toán kịp thời các khoản tiền lương, tiềnthưởng, trợ cấp BHXH và các khoản trích nộp theo đúng chế độ quy định Tổchức lập báo cáo về lao động, tiền lương trợ cấp BHXH…

c Kiểm soát chi phí sản xuất chung

 Đặc điểm của chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung là những chi phí phát sinh có liên quan đến việc

tổ chức, phục vụ quản lý tổ chức, phục vụ và quản lý sản xuất tại phân xưởng.Chi phí sản xuất chung có đặc điểm là:

- Bao gồm nhiều yếu tố chi phí khác nhau

- Các yếu tố chi phí thuộc chi phí sản xuất chung đều có tính gián tiếpvới từng sản phẩm, nên không thể tính thẳng vào sản phẩm

- Do gồm nhiều yếu tố chi phí nên chúng được nhiều bộ phận khácnhau quản lý và rất khó kiểm soát

 Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung

Kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ

Mục đích chủ yếu của kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ là sự đánh giáhay sự phân bổ chi phí này cho các bộ phận sử dụng tài sản cố định Để đáp

ứng mục đích này, kế toán cần xem xét các vấn đề sau đây:

+ Tính tuân thủ các quy định hiện hành về phương pháp tính khấu hao

và thời gian tính khấu hao Việc đăng ký thời gian tính khấu hao, tính nhấtquán trong việc áp dụng phương pháp tính khấu hao,

+ Việc theo dõi quản lý và hạch toán TSCĐ đúng thời điểm Ảnh hưởngcủa nó đến giá trị tính, trích khấu hao vào giá thành

+ Để kiểm tra chi phí khấu hao tài sản cố định, kế toán cần thu thậpviệc tính toán chính xác mức trích khấu hao Bảng phân tích tổng quát vềkhấu hao TSCĐ trong đó ghi rõ số dư đầu kì, số khấu hao trích trong năm, sốkhấu hao tăng giảm trong năm, số dư cuối kì Trên cơ sở đó kế toán sẽ:

* Kiểm soát việc trích đúng, trích đủ giá trị khấu hao bằng cách kiểmtra hiện trạng tài sản, hồ sơ tăng, giảm TSCĐ

* So sánh số phát sinh Có của tài khoản hao mòn với chi phí khấu haoghi trên các tài khoản chi phí

* So sánh, đối chiếu tổng số khấu hao tăng giảm đã hạch toán kế toánvới số liệu trên sổ sách theo dõi chi tiết TSCĐ

* So sánh, đối chiếu số dư cuối kì trên tài khoản có liên quan với số dưcuối kì trên sổ theo dõi TSCĐ

* So sánh tỷ lệ khấu hao của năm hiện hành với năm trước, so sánh vớimức trích theo quy định hiện hành và kiểm tra chênh lệch (nếu có)

- Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, công cụ dùng cho phân xưởngKiểm soát chi phí nguyên vật liệu, chi phí công cụ dụng cụ dùng chophân xưởng tương tự như kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khácCác khoản chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác làcần thiết và chiếm tỷ trọng khá lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh, nêncông tác kiểm soát nội bộ về loại chi phí này cần được tăng cường thường

xuyên và liên tục Qúa trình kiểm soát bao gồm:

+ Kiểm soát các khoản chi phí bằng kế hoạch, dự toán và các định mức.+ Kiểm soát tính phù hợp với quy định về tính chất của từng loại chiphí được hạch toán vào từng tài khoản giá thành

+ Kiểm soát tính hợp lệ, hợp lý của các thủ tục, chứng từ liên quan đếncác khoản chi phí xử lý sự cố, sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn, các chiphí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Sự phát triển lớn mạnh của nền kinh tế đòi hỏi các nhà quản lý phải giámsát một cách chặt chẽ và thường xuyên tất cả các hoạt động của doanh nghiệpmình Điều này không thể thực hiện dựa vào kinh nghiệm của bản thân nhàquản lý, mà cần phải có hệ thống các phương pháp và chính sách được thiết

kế để kiểm tra, giám sát các hoạt động của doanh nghiệp thông qua hệ thốngkiểm soát nội bộ

Trong quá trình hoạt động sản xuất, các doanh nghiệp đều quan tâm làlàm sao cho tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận Muốn vậy, cácdoanh nghiệp cần phải kiểm soát được chi phí sản xuất thông qua hệ thốngkiểm soát nội bộ hoạt động một cách thường xuyên và hiệu quả nhất

Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất được thực hiện tốt sẽ giúp cho cácdoanh nghiệp ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai phạm, lãng phí và đề racác biện pháp ngăn ngừa cụ thể, đưa các hoạt động vào khuôn khổ Góp phầnnâng cao ý thức chấp hành pháp luật, ý thức trách nhiệm của người lao độngđối với chi phí sản xuất trong doanh nghiệp

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng

Trước đây Công ty cổ phần Nhựa Đà Nẵng là một doanh nghiệp Nhànước trực thuộc UBND TP Đà Nẵng được thành lập năm 1976 theo quyếtđịnh số 866/QĐUB ngày 22/10/1976 do UBND tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng

ký với tên gọi là Xí nghiệp nhựa Đà Nẵng Trụ sở ban đầu đóng tại 280 Hùng Vương với diện tích khoảng 500 m2

-Khi mới thành lập, Xí nghiệp chỉ có 14 lao động, trình độ đa phần cònyếu, cơ sở vật chất nghèo nàn, máy móc thiết bị thô sơ, lạc hậu với 3 máylược, 1 máy xay nhựa, một máy tạo hạt và tự lọc, vốn ít ỏi, nhà xưởng làmviệc thì chật hẹp, hoạt động kinh doanh đơn thuần, doanh thu thấp, dựa vàovốn vay là chủ yếu Cho nên nhiệm vụ của Xí nghiệp trong giai đoạn này là đithu gom phế liệu, sàng lọc, xay nhựa và đóng gói bán lại cho các Công ty ởThành Phố Hồ Chí Minh và một số nơi khác để làm nguyên vật liệu sản xuất.Đến năm 1978, Xí nghiệp đã được đầu tư xây dựng trụ sở mới tại 199 –Trần Cao Vân – TP Đà Nẵng Nhà máy được hoàn thành và đã vào hoạt độngnăm 1981 vơi diện tích mặt bằng là 17.400m2

Ngày 16/02/1992 nhà máy được Bộ Thương Mại cấp giấy phép kinhdoanh, cho phép kinh doanh xuất nhập khẩu một số sản phẩm của nhà máy.Ngày 29/11/1993 theo quyết định số 1844/QĐUB của UBND tỉnh QuảngNam – Đà Nẵng, nhà máy trở thành doanh nghiệp nhà nước với tên gọi làCông ty Nhựa Đà Nẵng (tên giao dịch là Danang Plastic)

Trước xu hướng vận động chung của nền kinh tế và yêu cầu cổ phần hóadoanh nghiệp nhà nước nhằm tăng khả năng cạnh tranh, Công ty Nhựa ĐàNẵng đã được cổ phần hóa vào ngày 04/08/2000 theo quyết định số90/2000/QĐ - TTg và nghị định số 03/2000/NĐCP ngày 03/02/2000 của Thủtướng Chính phủ.

Ngày 02/12/2000 Đại hội Cổ đông thành lập Công ty được tổ chức vàCông ty chính thức trở thành Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng

Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG

Tên tiếng anh : DANANG PLASTIC JOINT STOCK COMPANYTên viết tắt : DANAPLAST.Co

Trụ sở chính: 371 Trần Cao Vân – Quận Thanh Khê – TP Đà Nẵng

Ngày 09/11/2001, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước có quyết định số09/GDPH về việc cấp giấy phép niêm yết cổ phiếu Công ty Cổ phần Nhựa ĐàNẵng trên Trung tâm GDCK Thành phố Hồ Chí Minh Số lượng cổ phiếuniêm yết là 1.587.280 cổ phiếu với tổng giá trị theo mệnh giá là15.872.800.000 đồng (mệnh giá: 10.000 đồng/1 cổ phiếu)

Ngày 23/11/2001 Trung tâm Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ ChíMinh cấp giấy chứng nhận số 33/GNC/TTGD-LK chứng nhận Cổ phiếu Công

ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng đã đăng ký lưu ký chứng khoán tại Trung tâmGiao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh Mã chứng khoán DPCNgày 12/12/2008, Trung tâm lưu ký chứng khoán Thành phố Hồ ChíMinh cấp giấy chứng nhận số 114/2008/GCNCP-CNTTLK về việc chứngnhận đăng ký bổ sung 650.000 cổ phiếu Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng Sốlượng chứng khoán đăng ký hiện tại là: 2.237.280 cổ phiếu, Tổng giá trị đăng

ký chứng khoán hiện tại: 22.372.800.000 đồng

Ngày 16/12/2008, Sở Giao dịch chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh đã

có quyết định số 125/QĐ-SGDHCM về việc chấp thuận cho Công ty Cổ phần