Tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí tại công ty cổ phần nhựa đà nẵng

1 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Uỷ ban Basel qua khảo sát thất bại lớn vụ sụp đổ doanh nghiệp giới kết luận nguyên nhân chủ yếu thất bại Ban lãnh đạo doanh nghiệp việc thiết lập trì hệ thống KSNB mạnh, thường xuyên hoạt động hữu hiệu Ở Việt Nam có nhiều doanh nghiệp hoạt động kinh doanh hiệu dẫn tới phải sát nhập, giải thể hay bị mua lại mà nguyên nhân xuất phát từ yếu hệ thống KSNB Điều cho thấy tầm quan trọng hệ thống KSNB hiệu kinh doanh doanh nghiệp Hiện nay, Việt Nam gia nhập WTO trình tự hố tài nên có gia tăng cạnh tranh gia tăng ảnh hưởng tình hình kinh tế giới khu vực hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Tất nhân tố làm cho rủi ro hoạt động kinh doanh ngày gia tăng, công việc điều hành doanh nghiệp ngày khó khăn Vì vậy, doanh nghiệp cần phải tăng cường hoạt động kiểm soát nội để đảm bảo điều hành hoạt động an toàn hiệu Công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực sản xuất Hơn hết để vượt qua thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt đòi hỏi cơng ty không áp dụng công nghệ kỹ thuật tiên tiến, nâng cao chất lượng, đa dạng hoá sản phẩm mà phải sử dụng phương pháp để kiểm sốt tốt chi phí nhằm nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Trong đó, việc kiểm sốt chi phí chặt chẽ u cầu cấp thiết cơng ty Việc kiểm sốt tốt chi phí góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp giá thành, nhờ tạo dựng uy tín, hình ảnh cơng ty thương trường Bên cạnh đó, kiểm sốt chi phí thể quan điểm, thái độ, lực quản lý, điều hành Ban Giám đốc nhằm chống lãng phí thất tài sản doanh nghiệp Chính tầm quan trọng KSNB chi phí sản xuất yêu cầu nâng cao hiệu hoạt động KSNB công ty thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế nên việc nghiên cứu đề tài:"Tăng cường kiểm soát nội chi phí Cơng ty cổ phần nhựa Đà Nẵng" cần thiết, có ý nghĩa doanh nghiệp Mục tiêu nghiên cứu Việc nghiên cứu đề tài hướng tới mục tiêu sau: - Hệ thống vấn đề lý luận chi phí sản xuất, kiểm sốt nội chi phí sản xuất doanh nghiệp - Mơ tả đánh giá thực trạng KSNB chi phí sản xuất Công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng, nhận biết hạn chế nguyên nhân hạn chế KSNB chi phí sản xuất cơng ty Trên sở đó, đề tài đưa giải pháp nhằm tăng cường KSNB chi phí sản xuất Cơng ty cổ phần nhựa Đà Nẵng Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng tập trung nghiên cứu đề tài KSNB chi phí sản xuất công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng, chủ yếu phân tích mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế tốn thủ tục kiểm sốt chi phí sản xuất - Phạm vi nghiên cứu đề tài Công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu luận văn phương pháp vật biện chứng, phương pháp quan sát, phương pháp tiếp cận thu thập thông tin, phương pháp thống kê, phân tích, phương pháp so sánh Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, nội dung luận văn gồm có chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm sốt nội chi phí sản xuất doanh nghiệp - Chương 2: Thực trạng kiểm sốt nội chi phí sản xuất Cơng ty cổ phần nhựa Đà Nẵng - Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm sốt nội chi phí sản xuất công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng Tổng quan tài liệu nghiên cứu - Ở giới Kiểm sốt nội hình thành phát triển từ sớm giới Kiểm soát nội vấn đề có liên quan nhiều tác giả nghiên cứu nhiều khía cạnh, nhiều lĩnh vực khác nhau: + Nghiên cứu tác giả J C Shaw (1980) “kiểm soát nội – Một yếu tố cần thiết cho hoạt động quản lý hiệu quả”; Trong nghiên cứu này, tác giả J.C.Shaw nêu lên cần thiết vai trò kiểm soát nội hoạt động quản lý nói chung biện pháp để xây dựng cơng tác kiểm sốt nội nhằm nâng cao hiệu quản lý + Nghiên cứu tác giả Ana Fernández Laviada (2007) “Vai trò chức kiểm soát nội quản lý rủi ro” Trong nghiên cứu mình, tác giả trình bày loại rủi ro doanh nghiệp như: rủi ro kinh doanh, rủi ro hoạt động, rủi ro tài chính, ;mối quan hệ kiểm sốt nội quản lý rủi ro, vai trò chức kiểm soát nội quản lý rủi ro Các nghiên cứu tác giả đề cập đến vấn đề mang tính lý luận chung kiểm soát nội chưa vào cụ thể nghiên cứu kiểm soát nội lĩnh vực cụ thể Ngồi nghiên cứu khía cạnh chung kiểm soát nội bộ, số tác giả nghiên cứu kiểm soát nội số lĩnh vực cụ thể như: + Nghiên cứu tác giả Sainsbury Trebor (1967) “Chức kiểm sốt nội ban phủ”; Trong nghiên cứu này, tác giả nêu cần thiết phải kiểm soát nội ban yếu phủ; vai trò kiểm sốt nội ban phủ; đồng thời tác giả thiết kế hệ thống kiểm soát nội cho ban phủ nhằm kiểm sốt tốt công việc ban + Các tác giả Reisner, Franz, Drsocoec (1990) “Cơ sở kiểm soát nội công ty bảo hiểm”; Ở nghiên cứu này, tác giả vào nghiên cứu vào lĩnh vực kinh doanh cụ thể, lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm Đây lĩnh vực kinh doanh mang tính rủi ro cao, đòi hỏi phải có hệ thống kiểm sốt nội cơng ty phải đủ mạnh để kiểm sốt rủi ro hoạt động kinh doanh mang lại Trong nghiên cứu này, tác giả sở tảng cách thức để thiết lập hệ thống kiểm sốt nội cơng ty bảo hiểm - Ở Việt Nam Có nhiều nghiên cứu kiểm sốt nội nói chung kiểm sốt nội chi phí nói riêng doanh nghiệp đặc thù như: + Nghiên cứu tác giả Nguyễn Quang Quynh cộng sự, (1998) “Xây dựng hệ thống kiểm tra, kiểm soát quản lý vĩ mô vi mô Việt Nam” Ở nghiên cứu này, tác giả làm rõ cần thiết vai trò kiểm tra, kiểm sốt quản lý vĩ mô quản lý vi mô Việt Nam Trên sở đó, tác giả xây dựng hệ thống kiểm tra kiểm soát quản lý cấp độ: vĩ mô vi mô Tuy nhiên, nghiên cứu có phạm vi rộng, chưa đề cập đến kiểm soát nội ngành, lĩnh vực hy doanh nghiệp cụ thể + Nghiên cứu tác tác giả Ngô Tri Tuệ cộng (2004), “Xây dựng hệ thống KSNB với việc tăng cường quản lý tài Tổng cơng ty Bưu viễn thông Việt Nam” Nghiên cứu tác giả trình bày bước để xây dựng hệ thống kiểm sốt nội nói chung cho đơn vị lớn Tổng công ty bưu viễn thơng Việt Nam đặc thù đơn vị đơn vị cung cấp dịch vụ doanh nghiệp sản xuất + Nghiên cứu tác giả Nguyễn Thị Thu Hoài (2010), “Hoàn thiện kiểm sốt nội chi phí kinh doanh công ty CP luong thực dịch vụ Quảng Nam” Nghiên cứu tác giả đề cập rõ đến doanh nghiệp cụ thể, phạm vi nghiên cứu tập trung vào kiểm sốt chi phí kinh doanh chưa đề cập đến chi phí sản xuất đơn vị Tóm lại, tất nghiên cứu nói thể việc nghiên cứu hệ thống kiểm sốt nội nói chung, kiểm sốt nội đơn vị cụ thể nói riêng Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu tìm hiểu sâu kiểm sốt nội chi phí sản xuất đơn vị cụ thể CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Kiểm sốt hệ thống quản lý Ngay từ người bắt đầu hình thành nhóm người để thực nhũng mục tiêu mà họ đạt với tư cách cá nhân riêng rẽ thuật ngữ quản lý đời áp dụng thực tiễn tất nước có chế độ trị, xã hội khác Ngày nay, khoa học quản lý có bước tiến mạnh mẽ với nhiều quan điểm, nhiều trường phái nhiều lý thuyết quản lý Một cách chung quản lý trình định hướng tổ chức thực hướng định sở nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu cao Quá trình quản lý phức hợp bao gồm nhiều kỹ có tính hệ thống sinh động, phức tạp chia thành nhiều giai đoạn Ở giai đoạn định hướng, chủ thể quản lý thu kết hướng dẫn chương trình hoạt động, kế hoạch định nhằm xác định rõ: sản phẩm sản xuất, cách thức sản xuất, khách hàng, nguồn lực tài chính, thơng tin ln cần kiểm tra kiểm sốt trước đưa định cụ thể tổ chức thực Ở giai đoạn tổ chức thực hiện, cần đánh giá kết hợp nguồn lực theo phương án khác nhằm chọn phương án tối ưu Ở giai đoạn đạo thực cần thường xuyên kiểm soát diễn biến kết trình để điều hồ mối quan hệ, điều chỉnh định mức mục tiêu quan điểm tối ưu hoá kết hoạt động Kiểm tra, kiểm soát thực tất giai đoạn q trình quản lý Kiểm tra, kiểm sốt chức quản lý giúp nhà quản lý nhận thấy khiếm khuyết hệ thống tổ chức, sở tiến hành định điều chỉnh kịp thời Tất nhiên, kiểm tra-kiểm soát thường gắn liền chặt chẽ với Tuy nhiên, kiểm tra thường hiểu soát xét theo cấp bậc quản lý; kiểm soát thường hiểu rà soát để nắm lấy điều hành hoạt động Trong trường hợp để bảo đảm hiệu hoạt động, đơn vị, sở tự kiểm tra hoạt động tất khâu: rà soát tiềm lực, xem xét dự báo, mục tiêu, định mức, đối chiếu truy tìm thơng số kết hợp, sốt xét lại thơng tin thực để điều chỉnh kịp thời quan điểm bảo đảm hiệu nguồn lực hiệu kinh tế cuối hoạt động Cơng việc kiểm tra có tên gọi KSNB hay nội kiểm Trong thân hoạt động kinh doanh doanh nghiệp đa dạng: sản xuất, thương mại, dịch vụ,…Những hoạt động hướng tới mục tiêu lợi nhuận song khác lĩnh vực tạo lợi nhuận, cấu nguồn lực sử dụng, quy trình tạo sản phẩm, dịch vụ,…Do vậy, nội dung phương pháp cụ thể kiểm sốt có khác biệt Từ điều trên, đến kết luận chủ yếu sau: - Kiểm soát gắn liền với quản lý, đồng thời gắn liền với hoạt động - Quản lý gắn liền với chế kinh tế, với điều kiện xã hội cụ thể….khi điều kiện thay đổi hoạt động kiểm sốt thay đổi theo - Khi nhu cầu kiểm soát chưa nhiều chưa phức tạp, kiểm soát thực đồng thời với chức quản lý hệ thống chuyên môn Ngược lại, quản lý phát triển cần có phận độc lập thực chức riêng kiểm soát 1.1.2 Phân loại kiểm soát quản lý Để giúp nhà quản lý lựa chọn áp dụng cách thức kiểm soát phù hợp với mục tiêu hoạt động, cần tiến hành phân loại kiểm soát theo tiêu thức sau đây: - Theo mục tiêu thực hiện, kiểm soát phân thành kiểm sốt hướng dẫn, kiểm sốt “có”/ “khơng”, kiểm sốt hành động - Theo thời điểm tiến hành có kiểm sốt trước, kiểm sốt kiểm soát sau - Theo mối quan hệ chủ thể đối tượng kiểm soát, kiểm soát gồm kiểm soát từ xa, kiểm soát trực tiếp kiểm soát gián tiếp - Theo chức cụ thể, kiểm sốt có kiểm sốt phòng ngừa, kiểm sốt phát hiện, kiểm soát bù đắp, kiểm soát bổ sung Việc ứng dụng các kiểm soát quan trọng ngân hàng + Kiểm sốt phòng ngừa: kiểm soát thiết kế nhằm ngăn chặn sai phạm điều kiện dẫn đến sai phạm Kiểm sốt phòng ngừa thường thực trước nghiệp vụ xảy thực công việc ngày nhân viên theo chức họ: phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, đầy đủ, xác,… + Kiểm soát phát hiện: kiểm soát thiết kế nhằm phát sai phạm điều kiện dẫn đến sai phạm Kiểm soát phát thường thực sau nghiệp vụ xảy + Kiểm soát bù đắp: kiểm soát thiết kế để bù đắp số yếu thủ tục kiểm soát thủ tục kiểm soát khác Cơ sở việc thực kiểm soát bù đắp quan hệ chi phí lợi ích + Kiểm soát bổ sung: kiểm soát xây dựng nhằm đề phòng thủ tục kiểm sốt khơng phát huy tác dụng mệt mỏi hay nhầm lẫn nhân viên, tình bất ngờ, thủ tục lại giúp ngăn chặn phát sai sót hay gian lận nói - Theo mối quan hệ với phạm vi áp dụng, kiểm soát đơn vị bao gồm: kiểm soát chung kiểm soát cụ thể Hai loại hình kiểm sốt vận dụng thực tiễn hầu hết ngân hàng + Kiểm soát chung: kiểm soát thiết kế liên quan đến nhiều hoạt động hay nghiệp vụ ngân hàng + Kiểm soát cụ thể: kiểm soát thiết kế cách riêng biệt, liên quan đến hữu hiệu hoạt động hay nghiệp vụ - Theo mối quan hệ chủ thể khách thể kiểm sốt phân thành ngoại kiểm nội kiểm + Ngoại kiểm: kiểm sốt từ bên ngồi tổ chức chủ thể có liên quan thực + Nội kiểm: hệ thống sách thủ tục nhà quản lý đơn vị thiết lập nhằm bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy thông tin ngăn ngừa sai sót báo cáo tài chính, bảo đảm việc tuân thủ quy chế quản lý bảo đảm hiệu hoạt động quản lý nói chung hoạt động kinh doanh nói riêng 1.1.3 Khái niệm mục tiêu kiểm soát nội Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB quy định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị [1, tr 25-27] Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán thủ tục kiểm soát” Mục tiêu hệ thống KSNB doanh nghiệp: 10  Hệ thống KSNB giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản Tài sản doanh nghiệp bao gồm tài sản vật chất : Tài sản hữu hình tài sản vơ hình; tài sản phi vật chất khác như: sổ sách, tài liệu quan trọng, Chúng bị đánh cắp, lạm dụng vào mục đích khác hư hại không bảo vệ hệ thống kiểm sốt thích hợp Hệ thống KSNB giúp doanh nghiệp bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản nguồn lực cách kinh tế, có hiệu quả, tránh lãng phí  Hệ thống KSNB góp phần cung cấp thơng tin tài thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ kịp thời Hệ thống KSNB giúp doanh nghiệp bảo đảm hệ thống thơng tin tài thơng tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ kịp thời để cung cấp cho cấp điều hành doanh nghiệp, cá nhân có liên quan doanh nghiệp, quan có chức giám sát doanh nghiệp đối tác bên khác Trong đó, đảm bảo độ tin cậy báo cáo tài mục tiêu quan trọng mà HĐQT đặt hệ thống KSNB giúp đạt điều thơng qua việc kiểm sốt q trình thực nghiệp vụ, hạch toán kế toán, chế độ báo cáo,…  Hệ thống KSNB góp phần bảo đảm hiệu an toàn cho hoạt động doanh nghiệp Thông qua hệ thống KSNB mà định quản lý, điều hành hoạt động doanh nghiệp cấp có thẩm quyền ban hành thực với chi phí hợp lý, bảo vệ doanh nghiệp trước thua lỗ rủi ro gặp phải q trình kinh doanh, bảo đảm an tồn hoạt động doanh nghiệp  Hệ thống KSNB góp phần thực việc tuân thủ pháp luật quy định nội Doanh nghiệp có vai trò quan trọng có ảnh hưởng lớn kinh tế Do đó, có nhiều quy định quan nhà nước nhằm đảm 97 - Cần trọng công tác lập kế hoạch Các kế hoạch cần chi tiết cho loại hình hoạt động kinh doanh, thể tiêu cần thực quý, tháng lập từ đơn vị trực thuộc, phận Công ty Kế hoạch Công ty tổng hợp kế hoạch đơn vị, phận Thông qua tiêu đánh giá kết hoạt động kinh doanh thời kỳ, sở để kiểm soát chi phí, kiểm sốt hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Là doanh nghiệp hoạt động sản xuất, công ty cần lập kế hoạch năm, cụ thể như: kế hoạch sản xuất, kế hoạch mua nguyên vật liệu, kế hoạch tài chính, kế hoạch chi phí sản xuất… Kế hoạch năm chia thành quý, tháng - Cần theo dõi thường xuyên, sâu sát việc thực kế hoạch tất phòng, ban, đơn vị trực thuộc theo tháng, tuần để từ thấy phận có thực theo kế hoạch hay không Nếu phát có phận khơng thực theo kế hoạch, cần tìm hiểu nguyên nhân từ đâu Từ việc tìm hiểu nguyên nhân giúp Công ty đánh giá xem kế hoạch có phù hợp khơng Từ tìm biện pháp xử lý phù hợp Trong trường hợp phát có phận cố ý khơng thực kế hoạch đưa biện pháp xử lý kịp thời - Công ty nên lập dự tốn chi chí sản xuất: Các dự tốn giúp cho cơng ty tăng cường kiểm sốt chi phí sản xuất Trước vào sản xuất, Phòng Kế hoạch vào đơn đặt hàng khách hàng dự toán nhu cầu tiêu dùng người tiêu dùng để lập kế hoạch sản xuất Căn vào kế hoạch sản xuất, phận kế toán tiến hành lập dự toán chi phí sản xuất + Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp: 98 Dự tốn chi phí ngun vật liệu có tác dụng đảm bảo cho việc cung cấp đủ, chất lượng nguyên vật liệu lúc cho sản xuất giúp cho trình sản xuất diễn nhịp nhàng, kế hoạch Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng 371-Trần Cao Vân, TP Đà Nẵng BẢNG DỰ TỐN CHI PHÍ NGUN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Tháng 02 năm 2012 Chỉ tiêu Tên sản phẩm Ống PVC Nhu cầu sản phẩm (sản phẩm) (1) Định mức nguyên vật liệu sản phẩm (kg/sp) (2) Khối lượng nguyên vật liệu cần cho sản xuất (kg) (3)=(1) (2) Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ (kg) (4) Tổng nhu cầu (kg) (5) = (3) + (4) Nguyên vật liệu tồn đầu kỳ (kg) (6) Số lượng nguyên vật liệu cần cho sản xuất (kg) (7) = (5) – (6) Đơn giá nguyên vật liệu (đ/kg) (8) Tổng chi phí nguyên vật liệu (đồng) (9) = (7)  (8) Ống HPDE 50.000 0.05 2.500 60.000 0,06 3.600 1.500 4.000 1.000 3.000 1.200 4.800 1.200 3.600 15.000 16.000 45.000.000 57.600.000 + Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp: Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp dự tốn sản xuất Cơng ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng 371-Trần Cao Vân, TP Đà Nẵng BẢNG DỰ TỐN CHI PHÍ NHÂN CƠNG TRỰC TIẾP Tháng 02 năm 2012 Chỉ tiêu Tên sản phẩm Tổng Ống PVC Bao bì … cộng Nhu cầu sản xuất (sản phẩm)(1) 50.000 60.000 Đơn giá lương định mức cho sản 1.050 1.150 phẩm nhập kho (đồng/sp) (2) Chi phí nhân cơng trực tiếp (đồng) 52.500.000 69.000.000 (3)=(1)  (2) + Dự tốn chi phí sản xuất chung: Tổng … cộng 99 Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng 371-Trần Cao Vân, TP Đà Nẵng BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Tháng 02 năm 2012 Chỉ tiêu Phân xưởng sản xuất Tổ sản xuất Tổ sản xuất … nhựa bao bì 1.Chi phí nhân viên quản lý phân xưởng 90.000.000 70.000.000 Nguyên vật liệu 15.000.000 12.000.000 Công cụ, dụng cụ 21.000.000 13.000.000 Khấu hao tài sản cố định 43.000.000 27.000.000 Dịch vụ mua ngồi 98.000.000 67.000.000 Chi phí bàng tiền khác 22.000.000 17.000.000 Tổng chi phí sản xuất chung 289.000.000 206.000.000 Tổng cộng 3.2 HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN 3.2.1.Về máy kế toán - Thành lập phận kế toán quản trị Mục tiêu hàng đầu doanh nghiệp tìm kiếm lợi nhuận Vấn đề tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm biện pháp nhằm góp phần gia tăng loại nhuận cho doanh nghiệp Điều phải xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn quản trị phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp nhằm tạo thông tin cần thiết, giúp nhà quản trị doanh nghiệp tìm biện pháp giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm Tuy vậy, công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng tổ chức cơng tác kế tốn tài chính, chưa quan tâm nhiều đến kế tốn quản trị, đặc biệt hệ thống thông tin phục vụ cho trình hoạch định định Kế tốn quản trị cung cấp thơng tin cho nhà quản lý việc lập kế hoạch, kiểm tra hoạt động hàng ngày, tổ chức điều hành định kinh doanh Đặc biệt, môi trường kinh doanh nay, việc xây dựng máy kế toán có tầm quan trọng lớn cơng ty sản xuất, công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng Qua trình nghiên cứu tìm hiểu thực tế cơng ty, 100 với quy mơ, trình độ cán bộ, đặc điểm sản xuất kinh doanh quản lý công ty công ty nên tổ chức máy kế tốn quản trị theo hình thức kết hợp kế tốn tài với kế tốn quản trị theo phần hành kế tốn Bên cạnh đó, cơng ty phải bố trí người thực nội dung kế toán quản trị chung khác như: thu thập, phân tích thơng tin phục vụ việc lập dự tốn phân tích thơng tin phụ vụ cho việc định Kế tốn trưởng Phó phòng kiêmKế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt Kế toán thu thập đánh giá Kế toán dự toán sản xuất, tiêu thụ hàng hóa Ghi chú: Quan hệ điều hành Quan hệ nghiệp vụ Kế toán NVL – CCDC nợ phải trả Kế toán TSCĐ, chứng khoán, ngoại tệ Kế toán tiền lương Kế toán tiêu thụ nợ phải thu Thủ quỹ Hình 3.2 Xây dựng máy kế toán Chức năng, nhiệm vụ: - Kế toán thu thập, đánh giá: Phân tích, đánh giá kết thực so với kế hoạch đặt ra, tìm nguyên nhân biến động cung cấp thông tin cho việc định 101 - Kế toán dự toán sản xuất, tiêu thụ hàng hóa: Được kế tốn tổng hợp số liệu kế tốn tài cung cấp báo cáo thực hiện, cung cấp liệu chi phí, doanh thu, lợi nhuận để làm sở xây dựng bảng dự toán kinh doanh như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản lượng sản xuất, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung… 3.2.2 Về vận dụng chứng từ, sổ sách, báo cáo Công ty nên có đơn đặt mua hàng hóa Đơn đặt hàng mua phải ghi rõ loại hàng, số lượng, mẫu mã thơng tin liên quan đến hàng hóa cần mua Tất đơn đặt hàng phải đánh số quán đầy đủ yếu tố cần thiết Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng 371-Trần Cao Vân, TP Đà Nẵng ĐƠN ĐẶT HÀNG Số: 018 Kính gửi: Công ty CP Nhựa Tiền Phong Địa chỉ: 181 Nguyễn Tri Phương, Quận 3, Tp Hồ Chí Minh Cơng ty chúng tơi có nhu cầu đặt hàng q công ty theo mẫu yêu cầu Nội dung mặt hàng: ĐVT: 1.000 đ Mẫu mã, Số Đơn STT Tên hàng ĐVT Thành tiền quy cách lượng giá 01 Hạt nhựa PVC Tấn 100 20.000 2.000.000 02 Hạt PE Tấn 120 13.000 1.560.000 Thời gian giao hàng: 18/02/2012 Đia điểm giao hàng: Kho Cơng ty Phương thức tốn: Chuyển khoản Đà Nẵng, ngày …tháng…năm Phòng kinh doanh Giám đốc - Tại công ty, chứng từ chữ ký bắt buộc phải có đơi lúc lại bị bỏ qua làm cho cơng tác kiểm sốt bị bng lõng Cơng ty nên quy định chặt chẽ hơn, phận nhận chứng từ có đầy đủ chữ ký hợp lệ thực khâu như: Thủ kho xuất kho Phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký người liên quan: Phòng kinh doanh, Giám đốc, 102 người lập Đồng thời, Công ty nên giao nhiệm vụ cho nhân viên kế toán, kiểm tra chứng từ gốc trước nhập liệu, phải kiểm tra kỹ chữ ký chứng từ có đầy đủ khơng thơng báo cho Giám đốc biết để kịp thời nhắc nhở - Cơng ty nên sử dụng sổ chi tiết chi phí sản xuất để dễ dàng việc tập hợp kiểm tra số liệu chi phí + Sổ chi phí ngun vật liệu trực tiếp Cơng ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng 371 – Trần Cao Vân, TP Đà Nẵng SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ SẢN XUẤT Tên tài khoản: 621 Tên sản phẩm: Ống nhựa PVC ĐVT: 1.000 đ Ngày, TK Chứng từ Ghi Nợ Tài khoản Diễn tháng ghi đối giải Chia Số Ngày sổ ứng Tổng hiệu tháng tiền Hạt nhựa Bột ổn định 01/02/2012 PN001 Mua 01/02/2012 VL 331 200.000 … 200.000 Đà Nẵng, ngày…tháng…năm Kế toán trưởng Người lập biểu + Sổ chi phí nhân cơng trực tiếp: Cơng ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng 371 – Trần Cao Vân, TP Đà Nẵng SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ SẢN XUẤT Tên tài khoản: 622 Tên phận: Ống nhựa ĐVT: 1.000 đ Chứng từ Ghi Nợ Tài khoản Ngày, TK Diễn tháng đối Tổng Chia giải Số Ngày ghi sổ ứng tiền hiệu tháng Lương BHXH, 28/02/2012 TL017 28/02/2012 Người lập biểu Tính lương 334 600.00 … 600.000 Đà Nẵng, ngày…tháng…năm Kế tốn trưởng 103 + Sổ chi phí sản xuất chung: Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng 371 – Trần Cao Vân, TP Đà Nẵng SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ SẢN XUẤT Tên tài khoản: 627 Tên phân: Ống nước PVC ĐVT: 1.000 đ Ngày, TK Chứng từ Ghi Nợ Tài khoản Diễn tháng đối giải Chia Số Ngày ghi sổ ứng Tổng hiệu tháng tiền Khấu hao Công cụ, Điện, TSCĐ dụng cụ nước… 27/02/2012 KH012 27/02/2012 Người lập biểu Trích KH TS 214 56.00 Đà Nẵng, ngày…tháng…năm Kế tốn trưởng - Cơng ty nên số liệu phòng ban cung cấp thu thập để tiến hành phân tích biến động chi phí sản xuất lập báo cáo để kịp thời tìm nguyên nhân tìm biện pháp giải + Bảng phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + Bảng phân tích biến động chi phí nhân cơng trực tiếp + Bảng phân tích chi phí sản xuất chung - Cần có biện pháp đặc biệt bảo vệ máy vi tính liệu phần mềm kế toán : nhân viên kế toán cung cấp mặt sử dụng máy tính mình, mã hóa dự liệu….để ngăn chặn việc chép, sửa đổi thơng tin kế tốn máy tính 3.3 GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHI PHÍ 3.3.1 Tăng cường kiểm sốt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn tổng chi phí sản xuất tồn cơng ty, mà hầu hết ngun vật liệu phải nhập từ nước phí đầu vào cao Đồng thời 104 với biến động không ngừng tỷ giá ngoại tệ gây ảnh hưởng lớn đến chi phí mua hàng Do vậy, trước mắt q trình sản xuất cần có kế hoạch hóa tốt q trình chế tạo sản phẩm, tránh gây lãng phí, hư hỏng, đồng thời vận dụng tối đa phế liệu thu hồi qua khâu gọt, định hình….để tái sản xuất Về mặt lâu dài, công ty cần đầu tư, đổi dây chuyền cơng nghệ phù hợp nhằm tiết liệm chi phí, tăng suất, giảm hao hụt đem lại hiệu cao - Hiện nay, Công ty mua nguyên vật liệu từ số nhà cung cấp lâu năm Vì để tránh tình trạng nhận hoa hồng, thơng đồng, Cơng ty nên thường xun hốn đổi vị trí nhân viên mua hàng Đồng thời, Công ty nên áp dụng sách kỷ luật chặt chẽ phát nhân viên nhận tiền chênh lệch từ nhà cung cấp Ngồi ra, định kỳ, Cơng ty nên cử nhân viên khảo sát thị trường, tìm hiểu, nắm bắt giá cả, tình hình nguyên vật liệu, tìm kiếm nhà cung cấp để có nguồn nguyên vật liệu với mức giá cạnh tranh nhằm tiết kiệm chi phí, bên cạnh Phòng kinh doanh cần thường xun tiến hành đánh giá lại nhà cung cấp báo cáo lại Giám đốc việc có nên tiếp tục hay loại bỏ nhà cung cấp dựa tiêu chí giá cả, chất lượng uy tín bán giao hàng… - Cơng ty cần có đơn đặt hàng cho nhà cung cấp trước ký hợp đồng để đảm bảo lượng nguyên vật liệu Bên cạnh đó, khâu kiểm soát nguyên vật liệu nhập kho công ty chưa đảm bảo, dựa tín nhiệm mà cơng ty tiến hành nhập kho khơng cần kiểm tra chất lượng Để kiểm sốt tốt hơn, Cơng ty nên quy định lô nguyên vật liệu mua có Phiếu kiểm tra, thực nghiệm chứng tỏ lơ hàng Phòng Kỹ thuật kiểm tra chất lượng, số lượng xem có khớp với hợp đồng, hóa đơn hay khơng Đồng thời tiến hành kiểm tra Phòng Kế hoạch vật tư phải cử nhân viên giám sát tránh tình trạng khơng kiểm tra lập Phiếu kiểm tra chất lượng Sau đó, vào kết kiểm 105 tra phòng kỹ thuật, Phòng kế hoạch – vật tư lập Phiếu nhập kho - Tất nguyên vật liệu đưa khỏi kho có Phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký người liên quan, nghiêm cấm tình trạng ký nhận vật tư, Phiếu xuất kho giao cho thủ kho, vật tư chưa nhận mà gửi kho - Căn vào kế hoạch sản xuất lập, trình bày Cơng ty cần phải lập dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp Đồng thời, Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật phải có phối hợp nhịp nhàng với cho lượng vật tư xuất dùng đáp ứng nhu cầu sản xuất, chủng loại, số lượng tránh tình trạng dư thừa Các phòng ban phải đảm bảo thực nhiệm vụ trách nhiệm cảu để cơng tác sản xuất diễn cách hiệu - Quản lý phân xưởng sau nhận vật tư, phải bảo quản quản lý vật tư, lệnh sản xuất phòng Kinh doanh gửi xuống bảng định mức sản phẩm Phòng Kỹ thuật cung cấp, phân xưởng tiến hành sản xuất Quản lý phân xưởng, tổ trưởng giám sát trình sản xuất, tránh tình trạng sản xuất nhầm sản phẩm, lãng phí ngun vật liệu Phòng Kỹ thuật, phận KCS thường xuyên xuống phân xưởng giám sát trình sản xuất Lượng nguyên vật liệu thừa, phế phẩm thu hồi phải lập biên báo cáo tính tốn thực tế chi phí ngun vật liệu sản xuất kỳ Lượng nguyên vật liệu dùng thừa nên nhập lại kho, tránh tình trạng thất thoát, hư hỏng - Định kỳ, thường xuyên kiểm kê, đánh giá lượng vật tư tồn kho, phải xác định mức dự trữ hợp lý, tránh tình trạng dự trữ nhiều dẫn đến ứ đọng vốn dự trữ q thấp khơng đảm bảo cho q trình sản xuất kinh doanh Đồng thời, Cơng ty cần tìm hiểu, dự đốn tình hình thị trường ngun vật liệu, loại có mức biến động cao, dự đốn giá ngun vật liệu có xu hướng tăng nên mua vào với khối lượng nhiều để tránh tăng giá cao 106 đẩy chi phí lên Đồng thời, Công ty nên tiến hành kiểm kê vật tư, đối chiếu với Sổ kho sổ sách kế toán, chênh lệch phải điều tra kỹ - Công ty nên sử dụng Sổ chi tiết chi phí sản xuất để có quản lý, kiểm sốt tốt Hàng tháng, cơng ty nên tiến hành phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp lập báo cáo để kịp thời tìm nguyên nhân tìm biện pháp giải 3.3.2 Tăng cường kiểm soát chi phí nhân cơng trực tiếp - Việc tuyển dụng lao động cần có phối hợp chặt chẽ phận chịu trách nhiệm tuyển dụng phận có nhu cầu lao động nhằm đem lại hiệu việc tuyển dụng Bên cạnh đó, Cơng ty nên thường xuyên đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân có chế độ thưởng phạt thích đáng để họ làm việc hiệu , suất cao hơn, giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn gây thiệt hại cho Công ty Đồng thời, biết rằng, sản xuất nhựa ngành độc hại, Công ty nên tăng cường trang bị bảo hộ lao động cho công nhân như: bao tay, trang, kính….để đảm bảo an tồn - Căn vào kế hoạch sản xuất, hàng tháng công ty nên lập dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp số liệu phòng ban cung cấp thu thập để phân tích biến động chi phí nhân cơng trực tiếp thực tế kế hoạch lập báo cáo để kịp thời tìm nguyên nhân biến động tìm biện pháp giải Đồng thời, công ty nên sử dụng sổ chi tiết chi phí nhân cơng trực tiếp để quản lý, kiểm sốt chặt chẽ - Cơng ty áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm cơng nhân trực tiếp sản xuất Chính vậy, quản lý phân xưởng gửi phiếu hồn thành sản phẩm, bảng chấm cơng lên cho Phòng Tổ chức – Hành tính lương cho cơng nhân, Phòng cần phải có phối hợp chặt chẽ với Phòng 107 Kinh doanh, thủ kho kho thành phẩm, phận KCS để xác nhận lượng sản phẩm phân xưởng sản xuất tránh gian lận, dẫn đến chi phí nhân cơng trực tiếp khơng xác Bảng tính lương sau tính xong cần đưa lại cho quản lý phân xưởng xem có khơng, tránh tình trạng nhầm lẫn, sai sót - Đơn giá lương sản phẩm Phòng Tổ chức – Hành lập tương đối ổn định Nhưng theo tôi, hàng năm Công ty nên đánh giá thay đổi để phù hợp đảm bảo thu nhập cho công nhân - Định kỳ đột xuất, Cơng ty nên kiểm tra tình hình lao động làm việc phân xưởng, tình hình quản lý, theo dõi chấm công lao động quản lý phân xưởng Việc chấm công phải công khai để cơng nhân thao dõi giám sát thời gian lao động 3.3.3 Tăng cường kiểm sốt chi phí sản xuất chung - Đối với chi phí dịch vụ mua ngồi chi phí khác tiền Đây loại chi phí lần phát sinh nhỏ nhiều lần không cần kiểm sốt Tại cơng ty chưa có xây dựng định mức cho loại chi phí này, theo tơi nên xem xét khả xây dựng định mức chi phí có thể, loại chi phí phát sinh có tính chất lặp lại thường xun, từ đề biện pháp, sách tiết kiệm Ví dụ: Ở số phòng ban nhân viên thường hay sử dụng điện thoại phòng cho mục đích cá nhân, mà cơng ty nên đưa mức chi phí điện thoại định cho phòng ban Nếu vượt q phòng ban phải bù vào Phải kiểm sốt chặt chẽ hóa đơn cung cấp từ bên ngồi, để tránh tình trạng sử dụng hóa đơn giả hay hóa đơn khống làm gia tăng chi phí Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ khoản chi phí phát sinh chi phí tiền, dịch vụ mua ngồi…thì phải kiểm tra, đối chiếu, so sánh kết hợp với khoản mục liên quan: chi phí tiền với khoản mục tiền mặt, tiền gửi ngân 108 hàng; dịch vụ mua với khoản mục phải trả người bán, tạm ứng… - Đối với chi phí sữa chữa thường xuyên, khấu hao TSCĐ Công ty cần giao cho phận sản xuất kết hợp với phận quản lý TSCĐ có trách nhiệm lên kế hoạch sửa chữa TSCĐ, nhằm đảm bảo tính liên tục q trình sản xuất Đối với chi phí khấu hao TSCĐ cơng ty cần kiểm sốt việc trích đúng, trích đủ khấu hao cách kiểm tra trạng tài sản, hồ sơ tăng giảm TSCĐ (đã khấu hao hết, tài sản hết khấu hao, tăng giảm khơng thời điểm…) Việc kiểm sốt giúp cho cơng ty kiểm sốt số trường hợp tài sản khấu hết, tài sản không dùng chờ xử lý tiếp tục tính khấu hao, hồ sơ tăng, giảm thời điểm kế tốn mở sổ sách theo dõi trích khấu hao thời điểm khác dẫn đến tính trích thừa, thiếu khấu hao - Đối với chi phí cơng cụ dụng cụ: Để quản lý chặt chẽ nâng cao hiệu sử dụng số loại công cụ dụng cụ, công ty cần phải ban hành số quy định quản lý loại chi phí từ khâu mua sắm đến khâu xuất dùng Việc phân bổ chi phí sản xuất chung theo tiêu thức phân bổ chi phí ngun vật liệu khơng phản ánh xác chi phí phát sinh cho loại sản phẩm nên xin đề nghị cách phân bổ chi phí sản xuất chung mà cơng ty lựa chọn, kỹ thuật phân bổ chi phí dựa sở hoạt động (kỹ thuật ABC) Kỹ thuật ABC (Activity Based Costing) phương thức phân bổ chi phí chung cho đối tượng chi phí dựa tiêu dùng nguồn lực cho hoạt động vào chi phí nguồn lực tiêu tốn mà phân bổ Ví dụ : số máy chạy, % thời gian tiếp nhận, ngày sản xuất, thời gian đóng gói vận chuyển…Một vận dụng phương pháp ABC, khơng xác định chi phí mà cung cấp thơng tin xác thực, kịp thời, giúp nhà 109 quản trị đưa định kinh doanh KẾT LUẬN CHƯƠNG Trên sở lý luận chung kiểm sốt nội chi phí sản xuất trình bày chương thực trạng KSNB chi phí sản xuất cơng ty cổ phần nhựa Đà Nẵng trình bày chương 2, tác giả nêu lên số giải pháp nhằm tăng cường KSNB chi phí sản xuất cơng ty cổ phần nhựa Đà Nẵng Các giải pháp chủ yếu tăng cường mơi trường kiểm sốt; tăng cường tổ chức kế tốn; tăng cường kiểm sốt nội chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp chi phí sản xuất chung; thành lập phận kiểm tốn nội Với nổ lực cơng ty hổ trợ cấp có liên quan đồng lòng tồn thể nhân viên hoạt động KSNB chi phí sản xuất cơng ty nhanh chóng hồn thiện, giúp cho cơng ty hoạt động an tồn, hiệu quả, đạt mục tiêu đề 110 KẾT LUẬN Nền kinh tế Việt Nam có nhiều hội phát triển phải đối mặt với nhiều thách thức q trình hội nhập kinh tế quốc tế Để nâng cao lực cạnh tranh, bắt buộc doanh nghiệp sản xuất phải sử dụng nhiều biện pháp, biện pháp kiểm sốt tốt chi phí sản xuất để hạ giá thành biện pháp cần quan tâm Nội dung luận văn trình bày đầy đủ thực trạng kiểm soát nội chi phí sản xuất cơng ty cổ phần nhựa thấy với hệ thống kiểm soát chi phí chưa thật đáp ứng với nhu cầu thông tin cho việc định kinh doanh hợp lý Luận văn nổ lực nghiên cứu đặc thù kiểm sốt Cơng ty cổ phần nhựa Đà Nẵng để tìm tòi giải pháp thiết thực vấn đề kiểm sốt chi phí Những kết nghiên cứu chắn chưa thoả mãn hết yêu cầu đề tài, cần tiếp tục nghiên cứu để khắc phục thiếu sót phát triển đề tài mức độ cao Tác giả mong nhận ý kiếm đóng góp, trao đổi, hướng dẫn thầy cô, đồng nghiệp bạn đọc quan tâm đến lĩnh vực để kết nghiên cứu ngày hoàn thiện 111 TÀI LIỆU THAM KHẢO TIẾNG VIỆT [1] Bộ Tài Chính, (2001), Chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam, Số 400 [2] Bussiness Edge (2005), Đạt chất lượng phương pháp công cụ nào, Nhà xuất trẻ [3] Công ty Cp nhựa Đà Nẵng, (2010), Quy chế kiểm soát chí phí [4] Đồn Ngọc Tài, (2009), Hồn thiện chế quản lý quy trình kiểm sốt tốn vốn bồi thường, giải phóng mặt tái định cư, Đề tài [5] Nguyễn Quang Quynh (2005), Lý thuyết kiểm tốn, NXB Tài nghiên cứu khoa học cấp ngành, Kho bạc Nhà nước Quảng Nam [6] Nguyễn Thị Loan (2004), "Kiểm toán nội theo quan điểm đại thực tế ngân hàng thương mại Việt Nam", Tạp chí cơng nghệ ngân hàng [7] Trương Bá Thanh (2008), Giáo trính Kế tốn quản trị [8] Trường Đại học kinh tế Tp Hồ Chí Minh, Khoa Kế toán kiểm toán (2005), Kiểm toán, NXB Thống kê [9] Website công ty Cổ phần nhưa Đà Nẵng: http://www.danaplast.vn [10] Website tổ chức COSO: www.coso.org TIẾNG ANH [11] United Stases General Acounting Office (1999), Standards for internal control in the federal government [12] United Stases General Acounting Office (2001), Internal control management and evaluation tool ... phí sản xuất Cơng ty cổ phần nhựa Đà Nẵng - Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội chi phí sản xuất cơng ty cổ phần nhựa Đà Nẵng Tổng quan tài liệu nghiên cứu - Ở giới Kiểm sốt nội. .. pháp nhằm tăng cường KSNB chi phí sản xuất Công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng tập trung nghiên cứu đề tài KSNB chi phí sản xuất công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng, chủ... nghiệp, chi phí dịch vụ mua khác, v.v II Phân loại chi phí theo cách ứng xử Theo cách phân loại chi phí chia thành: Chi phí biến đổi, chi phí bất biến chi phí hỗn hợp - Chi phí biến đổi (biến phí) Chi