1.1.3. Khái niệm và mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. [1, tr. 25-27]. Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát”.
Mục tiêu của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp:
1.2.1. Khái niệm chi phí và phân loại chi phí
a. Khái niệm chi phí
Chi phí được định nghĩa như là giá trị tiền tệ của các khoản hao phí bỏ ra nhằm thu được các loại tài sản, hàng hóa hoặc các dịch vụ [7, tr. 14-23].
Như vậy, nội dung của chi phí rất đa dạng. Trong kế toán quản trị, chi phí được phân loại và sử dụng theo nhiều cách khác nhau nhằm cung cấp những thông tin phù hợp với nhu cầu đa dạng trong các thời điểm khác nhau của quản lý nội bộ doanh nghiệp. Thêm vào đó, chi phí phát sinh trong các loại hình doanh nghiệp khác nhau (sản xuất, thương mại, dịch vụ) cũng có nội dung và đặc điểm khác nhau, trong đó nội dung chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất thể hiện tính đa dạng và bao quát nhất.
b. Phân loại chi phí
Sau đây là một số cách phân loại chi phí thường gặp đối với các doanh nghiệp sản xuất.
I. Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động
Chi phí phát sinh trong các doanh nghiệp sản xuất, xét theo từng hoạt động có chức năng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh mà chúng phục vụ, được chia thành hai loại lớn: chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất.
- Chi phí sản xuất
Giai đoạn sản xuất là giai đoạn chế biến nguyên vật liệu thành thành phẩm bằng sức lao động của công nhân kết hợp với việc sử dụng máy móc thiết bị. Chi phí sản xuất bao gồm ba khoản mục: chi phí nguyên liệu vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí của những loại nguyên vật liệu cấu thành thực thể của thành phẩm, có giá trị lớn và có thể xác định được một cách tách biệt, rõ ràng và cụ thể cho từng sản phẩm. Nguyên vật liệu trực tiếp được nhận diện dễ dàng trong sản phẩm vì nó tượng trưng cho đặc tính dễ thấy nhất của cái gì được sản xuất.Ví dụ: Thép để đóng tàu, sắt để sản xuất xe đạp, bột mì để sản xuất mì ăn liền…
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có thể xác định cho từng đơn vị sản phẩm nên được tính thẳng vào từng đơn vị sản phẩm.
+ Chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp là chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của những người lao động trực tiếp chế tạo sản phẩm. Khả năng và kỹ năng của lao động trực tiếp có ảnh hưởng đến số lượng và chất lượng sản phẩm tạo ra. Thông thường những lao động trực tiếp này xử lý nguyên vật liệu trực tiếp bằng tay hoặc thông qua việc sử dụng công cụ dụng cụ hoặc máy móc thiết bị.
Chi phí nhân công trực tiếp cũng giống như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, có thể xác định rõ ràng, cụ thể và tách biệt cho từng sản phẩm nên được tính thẳng vào từng đơn vị sản phẩm.
II. Phân loại chi phí theo cách ứng xử
Theo cách phân loại này chi phí được chia thành: Chi phí biến đổi, chi phí bất biến và chi phí hỗn hợp.
- Chi phí biến đổi (biến phí)
Chi phí biến đổi là những khoản mục chi phí có quan hệ tỷ lệ thuận với biến động về mức độ hoạt động. Biến phí tính trên một đơn vị thì nó ổn định. Biến phí sẽ biến đổi theo căn cứ được xem là nguyên nhân phát sinh ra chi phí đó, thường gọi là hoạt động căn cứ. Các hoạt động căn cứ thường được dùng: sản lượng sản xuất, sản lượng tiêu thụ, số giờ máy vận hành, số giờ lao động trực tiếp, số km vận chuyển…
Tuỳ thuộc vào mức độ thay đổi của biến phí so với mức độ hoạt động mà người ta chia biến phí thành biến phí thực thụ và biến phí cấp bậc.
- Chi phí bất biến (định phí)
Định phí là những chi phí mà xét về mặt tổng số không thay đổi khi mức độ hoạt dộng thay đổi trong một phạm vi hoạt động của doanh nghiệp.
Căn cứ vào độ cần thiết của định phí thì định phí chia làm 2 loại là định phí bắt buộc và định phí tuỳ ý.
- Chi phí hỗn hợp
Là những chi phí mà bản thân nó bao gồm cả yếu tố biến phí lẫn yếu tố định phí. Ở mức độ hoạt động căn bản, chi phí hỗn hợp thường thể hiện các đặc điểm của định phí, ở mức độ hoạt động vượt quá mức căn bản nó thể hiện đặc điểm của biến phí. Sự pha trộn giữa định phí và biến phí có thể theo những tỷ lệ nhất định. Khi quá trình sản xuất kinh doanh phát triển, loại chi phí này chiếm một tỷ lệ khá cao.
Với mục đích lập kế hoạch, kiểm soát hoạt động kinh doanh và chủ động trong quản lý chi phí, chi phí hỗn hợp cần được phân tích và lượng hóa theo yếu tố định phí và biến phí.
III. Phân loại chi phí dùng trong kế hoạch, kiểm tra và ra quyết định
- Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp
+ Chi phí trực tiếp: Là những chi phí quan hệ trực tiếp đến việc sản xuất một loại sản phẩm, một công việc hoặc một hoạt động, một địa điểm nhất định và hoàn toàn có thể hạch toán quy nạp trực tiếp cho sản phẩm, công việc đó.
+ Chi phí gián tiếp: Là chi phí liên quan đến nhiều sản phẩm, công việc, nhiều đối tượng khác nhau, nên phải tập hợp quy nạp cho từng đối tượng bằng phương pháp phân bổ gián tiếp.
- Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được
+ Chi phí kiểm soát được: Là những chi phí mà ở cấp quản lý nào đó, nhà quản trị xác định được chính xác sự phát sinh của nó, đồng thời nhà quản trị cũng có thẩm quyền quyết định về sự phát sinh của nó.
+ Chi phí không kiểm soát được: Là những chi phí mà nhà quản trị không thể dự đoán chính xác sự phát sinh của nó hoặc không có thẩm quyền ra quyết định về loại chi phí đó.
- Chi phí cơ hội
Chi phí cơ hội có thể định nghĩa là một khoản lợi nhuận tiềm tàng bị mất đi hay phải hy sinh để lựa chọn, thực hiện hoạt động này thay thế một hoạt động khác. Chi phí cơ hội không xuất hiện trên sổ sách kế toán nhưng lại là cơ sở để lựa chọn phương án hành động.
IV. Kiểm soát kế toán
Hệ thống thông tin kế toán bên cạnh chức năng cung cấp thông tin cho quản lý còn thực hiện chức năng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Chính vì vậy mà hệ thống kế toán là một mắc xích, một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm soát kế toán là hành động kiểm tra tính xác thực, đầy đủ, phê chuẩn đối với nghiệp vụ từ khâu lập chứng từ kế toán, phản ánh vào sổ kế toán đến khâu lập báo cáo kế toán.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát sau:
V. Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung
Kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ
Mục đích chủ yếu của kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ là sự đánh giá hay sự phân bổ chi phí này cho các bộ phận sử dụng tài sản cố định. Để đáp ứng mục đích này, kế toán cần xem xét các vấn đề sau đây:
+ Tính tuân thủ các quy định hiện hành về phương pháp tính khấu hao và thời gian tính khấu hao. Việc đăng ký thời gian tính khấu hao, tính nhất quán trong việc áp dụng phương pháp tính khấu hao,..
+ Việc theo dõi quản lý và hạch toán TSCĐ đúng thời điểm. Ảnh hưởng của nó đến giá trị tính, trích khấu hao vào giá thành.
+ Để kiểm tra chi phí khấu hao tài sản cố định, kế toán cần thu thập việc tính toán chính xác mức trích khấu hao. Bảng phân tích tổng quát về khấu hao TSCĐ trong đó ghi rõ số dư đầu kì, số khấu hao trích trong năm, số khấu hao tăng giảm trong năm, số dư cuối kì . Trên cơ sở đó kế toán sẽ:
* Kiểm soát việc trích đúng, trích đủ giá trị khấu hao bằng cách kiểm tra hiện trạng tài sản, hồ sơ tăng, giảm TSCĐ.
* So sánh số phát sinh Có của tài khoản hao mòn với chi phí khấu hao ghi trên các tài khoản chi phí.
* So sánh, đối chiếu tổng số khấu hao tăng giảm đã hạch toán kế toán với số liệu trên sổ sách theo dõi chi tiết TSCĐ.
* So sánh, đối chiếu số dư cuối kì trên tài khoản có liên quan với số dư cuối kì trên sổ theo dõi TSCĐ.
* So sánh tỷ lệ khấu hao của năm hiện hành với năm trước, so sánh với mức trích theo quy định hiện hành và kiểm tra chênh lệch (nếu có).
- Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, công cụ dùng cho phân xưởng
Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, chi phí công cụ dụng cụ dùng cho phân xưởng tương tự như kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác
Các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác là cần thiết và chiếm tỷ trọng khá lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh, nên công tác kiểm soát nội bộ về loại chi phí này cần được tăng cường thường xuyên và liên tục. Qúa trình kiểm soát bao gồm:
+ Kiểm soát các khoản chi phí bằng kế hoạch, dự toán và các định mức.
+ Kiểm soát tính phù hợp với quy định về tính chất của từng loại chi phí được hạch toán vào từng tài khoản giá thành.
+ Kiểm soát tính hợp lệ, hợp lý của các thủ tục, chứng từ liên quan đến các khoản chi phí xử lý sự cố, sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn, các chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác.
THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng
2.2. THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNGTY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG
b. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Hình 2.6. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
VI. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Bộ máy quản lý tại công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Theo mô hình này:
- Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty, mỗi năm họp một lần, hoạt động thông qua cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên, bất thường và thông qua báo cáo của hội đồng quản trị, ban kiểm soát và các báo cáo tài chính năm để đưa ra phương hướng kinh doanh..
- Hội đồng quản trị: Là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm quyền thuộc về ĐHĐCĐ, là những người sở hữu một lượng cổ phiếu lớn và bầu ra ban điều hành của công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc, Phó giám đốc, kế toán trưởng và đồng thời quyết định mức lương của các cấp quản lý đó. Ngoài ra HĐQT chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ và đưa cho ĐHĐCĐ các quyết định về cơ quan tổ chức, xu hướng hay chiến lược phát triển của công ty.
26
HSLCBi: hệ số lương cơ bản của từng công nhân.
- Công ty còn có lương kiêm nhiệm, trách nhiệm dành cho tổ trưởng, tổ phó:
Phụ cấp kiêm nhiệm = Mức lương tối thiểu tại DN HSLCBi %kiêm nhiệm
Trong đó: % kiêm nhiệm, trách nhiệm tính cho tổ trưởng là 7%, tổ phó 5%
- Lương ca 3 = 40% lương thời gian
Lương cơ bản
- Lương phép = Số ngày nghỉ phép
26
- Phụ cấp độc hại: 4.000đ/ ngày
Các khoản trích theo lương
- BHXH, BHYT, BHTN của CNTTSX là 20% tính vào chi phí sản xuất, 8,5% trừ vào lương cơ bản của người lao động.
- KPCĐ trích 2% trên quỹ lương thực tế, tính vào chi phí sản xuất.
c. Chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung ở công ty là những chi phí phục vụ và quản lý chung cho tất cả các ca sản xuất và ở các phân xưởng bao gồm chi phí lương, chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN của nhân viên quản lý phân xưởng, chi phí sữa chữa và khấu hao tài sản cố định thuộc phân xưởng sản xuất, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền...
Đối với khoản mục chi phí này công ty giao trách nhiệm cho các tổ trưởng ở các tổ quản lý, căn cứ theo quy định của công ty đề ra và theo đó để kiểm tra việc thực hiện ở các tổ. Mọi chi phí phát sinh, tổ trưởng ở các tổ ghi chép lại và đưa lên phòng kế toán tập hợp và ghi sổ.
- Trả lương cho tổ trưởng, ban quản lý ở tổ thì căn cứ vào danh sách nhân viên ở phòng tổ chức, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương.
- Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho bộ phận quản lý thì căn cứ vào giấy yêu cầu xuất vật tư, phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan khác.
- Chi phí khác bằng tiền dựa vào phiếu chi, giấy tạm ứng...
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Công ty áp dụng hình thức khấu hao theo đường thẳng, mức trích khấu hao do Giám đốc công ty quyết định cụ thể trong từng thời kỳ phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Mức trích khấu hao tối đa và tối thiểu được xác định theo quy định của Bộ tài chính về ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
- Các chứng từ, sổ sách liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG
3.2. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN
3.2.1.Về bộ máy kế toán.
- Thành lập bộ phận kế toán quản trị
Mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận. Vấn đề tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm là một trong những biện pháp nhằm góp phần gia tăng loại nhuận cho doanh nghiệp. Điều đó phải xây dựng hệ thống thông tin kế toán quản trị phù hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp nhằm tạo ra những thông tin cần thiết, giúp nhà quản trị doanh nghiệp tìm mọi biện pháp giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Tuy vậy, tại công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng chỉ mới tổ chức công tác kế toán tài chính, chứ chưa quan tâm nhiều đến kế toán quản trị, đặc biệt là hệ thống thông tin phục vụ cho quá trình hoạch định cũng như ra quyết định.
Kế toán quản trị cung cấp thông tin cho các nhà quản lý trong việc lập kế hoạch, kiểm tra hoạt động hàng ngày, tổ chức điều hành và ra quyết định kinh doanh. Đặc biệt, trong môi trường kinh doanh hiện nay, việc xây dựng bộ máy kế toán có tầm quan trọng lớn đối với công ty sản xuất, nhất là công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng. Qua quá trình nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại công ty, với quy mô, trình độ cán bộ, đặc điểm sản xuất kinh doanh và quản lý của công ty hiện nay công ty nên tổ chức bộ máy kế toán quản trị theo hình thức kết hợp giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị theo từng phần hành kế toán. Bên cạnh đó, công ty cũng phải bố trí người thực hiện các nội dung kế toán quản trị chung khác như: thu thập, phân tích các thông tin phục vụ việc lập dự toán và phân tích thông tin phụ vụ cho việc ra quyết định.
KẾT LUẬN