Thu tiền thông qua chuyển khoản được thực hiện đối với thu tiền bán hàng để thuận tiện cho cả công ty và với khách hàng. Quy trình như sau:
Sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết với khách hàng, bên khách hàng gửi cho công ty 1 đơn đặt hàng, trong đó ghi rõ số lượng, quy cách, đơn giá, ngày giao hàng, sau đó công ty tiến hành sản xuất hàng mẫu và gửi cho khách hàng xác nhận. Khi khách hàng xác nhận công ty tiến hành sản xuất đại trà.
Công ty sau khi chuẩn bị xong điều kiện giao hàng, thì thủ kho của phòng sản xuất kinh doanh cùng với thủ kho của xí nghiệp cùng nhau xác định chính xác về số lượng chủng loại hàng và tiến hành xếp hàng lên container. Sau đó công ty lập bộ chứng từ sau: Hoá đơn GTGT, Phiếu Xuất Kho, Biên bản giao nhận hàng. Các chứng từ này được lập và kiểm tra, ký duyệt bởi phòng kinh doanh của công ty.
Sau đó việc thanh toán của khách hàng được thực hiện thông qua Ngân Hàng. Cho nên công tác kiểm soát được thực hiện tốt. Sai sót hay gian lận chỉ có thể xảy ra sau khi tiền đã về ngân hàng của công ty.
Ngoài ra còn có các phương thức thu tiền được thực hiện thông qua ngân hàng như thanh toán L/C. Riêng đối với thanh toán bằng Sec hiện nay tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM không còn áp dụng vì không thuận tiện. Mỗi phương thức thanh toán sẽ có những ưu nhược điểm và có những quy định bắt buộc phải tuân theo, phải thực hiện đúng vì vậy vấn đề quan tâm của chúng ta là kiểm soát dòng tiền sau khi ngân hàng đã thu xong.
Quy trình chung được thực hiện qua lưu đồ sau:
Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền thông qua ngân hàng:
NH của Công ty Kế toán ngân hàng Kế toán liên quan Kế toán tiền mặt tổng hợp Nhận được lệnh chuyển tiền do ngân hàng khác trả Lập giấy báo có hoặc các chứng từ có liên quan 1 Nhận giấy báo Có và chứng từ khác do Ngân hàng chuyển đến
Kiểm tra đối chiếu chứng từ
Ghi sổ chi tiết TGNH
Chuyển giấy báo Có đến kế toán có liên quan Lập bảng kê ghi Có TK hoặc chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 112 2 Giấy báo Có
Đến hạn thanh toán, các đối tượng thanh toán qua ngân hàng của Công ty ( tương ứng với mỗi ngân hàng là một tài khoản chi tiết). Căn cứ vào giấy báo Có và các chứng từ có liên quan...do ngân hàng gởi đến, kế toán ngân hàng tiền mặt tiến hành kiểm tra sự hợp lệ, tính hiệu lực của các chứng từ này, sau đó ghi vào sổ chi tiết tiền gởi ngân hàng.
Kế toán các bộ phận có liên quan như kế toán công nợ, TSCĐ...( chủ yếu là nghiệp vụ bán hàng nên thường là kế toán công nợ) nhận các chứng từ do kế toán vốn bằng tiền chuyển qua, kiểm tra và ghi vào sổ theo dõi công nợ tương ứng với khách hàng đó. Đồng thời kế toán các phần hành này lập các chứng từ ghi sổ.
Cuối tháng các chứng từ ghi sổ này được chuyển cho kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp ghi sổ Cái tài khoản 112.
Công việc đối chiếu số dư với ngân hàng của kế toán ngân hàng tiền mặt được thực hiện vào cuối mỗi tháng ( trình bày trong mục 2.2.6 -thủ tục kiểm soát số dư vốn bằng tiền).
2.2.5. Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ chi tiền tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM kết cấu thép VNECO.SSM
2.2.5.1 Nội dung chủ yếu của nghiệp vụ chi tiền tại Công ty cổ phần chế tạokết cấu thép VNECO.SSM kết cấu thép VNECO.SSM
Với tính chất dễ dẫn đến gian lận đối với dòng tiền "đi ra" này mà các các biện pháp quản lý và thủ tục kiểm soát được quan tâm đặc biệt.
Nghiệp vụ chi tiền chủ yếu ở đơn vị gồm có:
- Chi trả nợ nhà cung cấp nguyên vật liệu
- Chi trả nợ vay và trả lãi vay.
- Chi trả lương( bộ phận sản xuất, quản lý).
- Chi cho cán bộ CNV tạm ứng.
- Chi nộp thuế, các khoản phí, lệ phí.
- Chi khác: Phí ngân hàng, chiết khấu...
Cũng như đối với trường hợp thu tiền thì chi tiền cũng dưới hai hình thức là:
+ Tiền mặt
+ Tiền gửi ngân hàng (chuyển khoản)
Vì hoạt động sản xuất của doanh nghiệp cần một lượng nguyên vật liệu lớn trong nhiều trường hợp chính nhà cung cấp nguyên vật liệu lại là người nhập khẩu nên chỉ sau khi sản xuất xong, tiêu thụ cũng là lúc thực hiện chi trả tiền nên phương thức trả sau được công ty sử dụng chủ yếu.
Như vậy với phương thức thanh toán sau mà công ty đang áp dụng sẽ tiết kiệm được đồng vốn đồng thời đảm bảo chắc chắn sẽ nhận được số nguyên vật liệu tương ứng với số tiền chi ra.
Hiện nay hoạt động chi tiền tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM được tài trợ bởi tiền gửi ngân hàng và tiền vay ngân hàng trong đó vay ngân hàng là chủ yếu.
2.2.5.2 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ chi tiền tại Công ty cổ phần chế tạo kếtcấu thép VNECO.SSM cấu thép VNECO.SSM