Hàng ngày, từ chứng từ gốc tiến hành phân loại, tổng hợp lập Chứng từ - ghi sổ, hoặc có truờng hợp từ chúng từ gốc lập bảng tổng hợp chứng từ gốc rồi mới lập Chứng từ - ghi sổ. Đồng thời, những chứng từ gốc có liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết còn được ghi vào sổ chi tiết có liên quan.
Từ Chứng từ -ghi sổ đã được lập, ghi vào sổ Đăng ký chứng từ - ghi sổ, sau đó từ chứng từ - ghi sổ ghi vào Sổ cái các TK có liên quan.
Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu các sổ chi tiết; Căn cứ vào Sổ cái lập bảng Cân đối tài khoản. Đối chiếu Bảng tổng hợp chi tiết với các tài khoản có liên quan trên Bảng Cân đối tài khoản và đối chiếu tỏng cộng trên sổ Đăng ký chứng từ - ghi sổ với số tổng cộng phát sinh trên Bảng cân đối tài khoản. Từ bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết lập các báo cáo kế toán.
2.2.2 Công tác kế toán vốn bằng tiền
Sau khi các chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền đã được kiểm tra phê duyệt, nếu:
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối TK
Báo cáo kế toán
Sổ thẻ chi tiết TK Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ quỹ
+ Hình thức thanh toán bằng tiền mặt: Các chứng từ được chuyển đến Kế toán Tiền mặt làm căn cứ lập phiếu chi, thủ quỹ viết phiếu thu.
Trong mỗi phiếu thu phải ghi rõ số quyển và số của từng phiếu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Từng phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ghi rõ họ, tên và địa chỉ người nộp tiền. Dòng “lý do nộp” ghi rõ nội dung nộp tiền như: thu tiền bán sản phẩm hàng hoá, thu tiền hàng của CBTT…Dòng “số tiền” ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính…Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu thu. Thông thường, phiếu thu sẽ được lập thành 3 liên (liên 1: lưu, liên 2: giao khách hàng, liên 3:nội bộ). ( Phụ lục 1 )
Phiếu chi phải được kế toán trưởng, giám đốc công ty xem xét, ký duyệt chi trước khi xuất quỹ và phiếu chi được lập thành 2 liên. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên. Đồng thời, thủ quỹ cũng phải ghi ký tên và ghi rõ tên vào phiếu chi. ( Phụ lục 2)
+Hình thức thanh toán bằng TGNH: Các chứng từ được gởi đến TGNH làm căn cứ lập uỷ nhiệm thu (chi) thành 2 liên (liên 1: Lưu, liên 2: Gửi ngân hàng)
Bộ chứng từ sau khi được kế toán trưởng và giám đốc phê chuẩn được chuyển cho thủ quỹ hoặc ngân hàng làm cơ sở thu (chi) tiền. Đây là giai đoạn đầu nhưng là khâu kiểm soát đầu tiên quan trọng. Các chứng từ được lập đúng và tuân thủ các nguyên tắc, yêu cầu sẽ giúp ngăn ngừa sai phạm trước khi nghiệp vụ được ghi sổ.
Kế đến kế toán sẽ tập hợp, phân loại chứng từ, xác lập định khoản, ghi sổ để chuẩn bị cung cấp thông tin. Sau khi Kế toán Tiền mặt, Ngân hàng nhận bộ chứng từ từ thủ quỹ hoặc nhận giấy báo của ngân hàng, có trách nhiệm phân loại, xác lập định khoản và ghi vào các sổ tương ứng: sổ quỹ, sổ chi tiết tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết. Cuối cùng, Kế toán Tiền mặt, Ngân hàng có trách nhiệm lưu chứng từ tiền mặt và lưu chứng từ tiền vay tiền gửi theo từng ngân hàng.
Hiện nay, tiền của công ty được quản lý và cất trữ dưới 2 dạng: tiền gửi tại hệ thống các ngân hàng và tiền mặt tại quỹ. Các ngân hàng ngoài việc thiết lập quy chế kiểm soát ngang dọc còn lập nguyên một phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát đã ngăn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro sai sót mất mát, tiền của công ty luôn được đảm bảo an toàn.
Tại văn phòng công ty, phòng thủ quỹ được bố trí tách biệt khỏi phòng kế toán, có trang bị két đựng tiền, máy đếm tiền, máy tính và bàn bero có kính ngăn cách, một hệ thống cửa kéo phụ cùng cửa gỗ có khoá đảm bảo an toàn để bảo vệ tài sản tiền được tốt nhất. Định kỳ, khoảng 6 tháng một lần, việc kiểm kê quỹ tiền mặt, TGNH được tiến hành đồng loạt tại văn phòng công ty.
Đối với tiền mặt, khi tiến hành kiểm kê phải thành lập ban kiểm kê trong đó thủ quỹ và kế toán tiền mặt là các thành viên. Trước khi kiểm kê, thủ quỹ phải lập xong “Báo cáo quỹ tiền mặt”( Phu lục 3 ), kế toán tiền mặt nhập vào sổ quỹ tất cả các phiếu thu (chi) và tính số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê. Biên bản kiểm kê quỹ phản ánh:
+ Thời điểm kiểm kê ( Giờ … ngày … tháng …năm…) + Số liệu trên sổ sách(Căn cứ vào sổ quỹ)
+ Số liệu kiểm kê thực tế (Căn cứ vào số kiểm kê thực tế)
+ Số tiền chênh lệc thừa thiếu giữa số dư trên sổ quỹ và số kiểm kê thực tế + Chi tiết theo từng loại tiền về số lượng, thành tiền
Biên bản kiểm kê phải có chữ ký và họ tên của các thành viên trong Ban kiểm kê. Đối với Tiền gửi ngân hàng, Kế toán Ngân hàng tiến hành đối chiếu số tiền trên sổ sách kế toán tại văn phòng công ty ( hoặc chi nhánh) với sổ phụ ngân hàng. Việc đối chiếu này được một người có thẩm quyền kiểm tra và người này không được tham gia vào việc xử lý hoặc hạch toán thu chi tiền như kế toán trưởng; phó giám đốc tài chính. Bất kỳ chênh lệch nào cũng được đối chiếu với các khoản tiền gửi chưa được ngân hàng xử lý hoặc các Uỷ nhiệm chi đã được phát hành nhưng chưa trình ngân hàng và bất kỳ khoản mục nào không đối chiếu được cần phải báo cáo ngay cho Kế toán trưởng hay Phó giám đốc tài chính để có biện pháp xử lý kịp thời.
Các khoản tiền đang chuyển của công ty không nhiều. Đối với tiền đang chuyển phải có “lệnh chuyển tiền” kèm theo Biên bản kiểm kê Tiền gửi Ngân Hàng.
Sau khi kết thúc đợt kiểm kê, công ty tổ chức một cuộc họp duyệt kiểm kê, thành phần tham dự gồm phó giám đốc, các trưởng phòng ban, kế toán viên. Nội dung cuộc họp nhằm xác định rõ nguyên nhân gây ra thừa thiếu, có ý kiến nhận xét và cụ thể hoá biện pháp xử lý. Bên cạnh đó, đầu ngày hôm sau các ngân hàng đều gởi “Bảng sao kê tài khoản khách hàng” và thủ quỹ cũng lập bảng “Báo cáo quỹ tiền mặt” (Phụ lục 3) của ngày hôm trước tạo điều kiện để kế toán đối chiếu hằng ngày và điều chỉnh ngay khi chênh lệch.
Công ty CPCTKC Thép CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM
VNECO.SSM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số:…/BBKK-CNQN
BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ TIỀN MẶT
Kính gửi: Hội đồng duyệt kiểm kê công ty
Hôm nay, vào lúc 17h ngày 31 tháng 12 năm 2005,Tại Công ty CPCTKC thép VNECO.SSM. Chúng tôi gồm có:
-Ông: Văn Bá Linh Tổ Trưởng -Ông: Hoàng Duy Phi Tổ Phó -Bà: Phan thị Xuân Ngọc Tổ Viên
Chúng tôi tiến hành kiểm kê quỹ tiền tại công ty tính đến cuối ngày 31/12/2005 với số liệu như sau:
Số liệu trên sổ sách: 295.408.552(đồng) Số liệu kiểm kê thực tế: 295.408.600 (đồng) Số tiền chênh lệch thừa: 48 ( đồng)
Chi tiết cho từng loại tiền như sau:
Loại tiền Số lượng Thành Tiền
500.000 150 75.000.000 100.000 710 71.000.000 50.000 2.551 127.550.000 20.000 650 13.000.000 10.000 550 5.500.000 5.000 670 3.350.000 2.000 3 6.000 1.000 2 2.000 200 3 600 Tổng cộng 295.408.000
Kiểm kê kết thúc vào lúc 17h30' cùng ngày
2.2.3 Nguyên tắc xây dựng kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiên tại Công ty
Các thủ tục KSNB vốn bằng tiền tại công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM được xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc sau:
*Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Mỗi nhân viên phải thực hiện và chịu trách nhiệm về một công việc cụ thể: Kế toán Tiền mặt, Ngân hàng chịu trách nhiệm toàn bộ tiền mặt, đảm nhiệm về tiền gửi, tiền vay của từng ngân hàng quan hệ, thủ quỹ gìn giữ và bảo vệ tiền quỹ… Đồng thời một người không được đảm trách một giao dịch từ đầu đến cuối: Người đi thu tiền hay nhận tiền phải khác với người hạch toán vào sổ sách những món tiền đó. Sự phân công rõ ràng vừa tạo ra một sự chuyên môn hoá, vừa giúp công ty dễ phát hiện những sai sót, sai phạm, nâng cao hiệu quả quản lý.
*Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Công việc và trách nhiệm phân công có sự tách biệt giữa: Kế toán trưởng: Chức năng phê duyệt, giám sát
Kế toán khác :Thực hiện nghiệp vụ
Kế toán Tiền mặt, Ngân hàng: Ghi sổ kế toán về tài sản tiền của đơn vị Thủ quỹ: Chức năng giữ tiền mặt tại quỹ của đơn vị
*Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn:
Khi có sự uỷ quyền của cấp trên cho cấp dưới thay mình thực hiện một công việc nào đó, chẳng hạn: sửa chữa xe, mua nguyên vật liệu… tiến trình uỷ quyền được thực hiện trên văn bản chính thức (theo mẫu của công ty) với những điều khoản được quy định chặt chẽ, rõ ràng đủ để cấp trên có thể kiểm soát được công việc đã uỷ quyền và cấp dưới dễ dàng thực hiện, nghiêm chỉnh chấp hành những điều khoản đó.
Trong phạm vi quyền hạn được giao, việc ra quyết định hay giải quyết một công việc, thông qua chính sách đều được phê chuẩn đầy đủ. Chẳng hạn, phê chuẩn phiếu chi, chính sách hạn mức tín dụng cho khách hàng …
Trên cơ sở các nguyên tắc trên, những thủ tục KSNB vốn bằng tiền sẽ được mô tả bằng cả lưu đồ lẫn lời văn. Đối với lưu đồ trình tự kiểm soát được mô tả theo chiều từ trái sang phải và các bước công việc được thể hiện theo chiều từ trên xuống như cách mà kiểm toán viên thường sử dụng.
2.2.4 Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền tại Công ty cổ phần chế tạokết cấu thép VNECO.SSM kết cấu thép VNECO.SSM
2.2.4.1 Nội dung chủ yếu của nghiệp vụ thu tiền
Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM là đơn vị sản xuất kinh doanh nên các khoản thu tiền gồm có: Khách hàng ứng tiền trước; Thu tiền do bán hàng trực tiếp; Thu nợ khách hàng; Thu tiền vay ngân hàng; Thu tiền hoàn thuế; Thu
khác: Hoàn ứng nhân viên đi công tác... Đối với nghiệp vụ thu tiền ngay thường xảy ra đối với hàng hoá xuất bán trong nước và những sản phẩm gia công cho những đơn vị khác. Phương thức thanh toán: Tiền mặt; Chuyển khoản
2.2.4.2 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền tại Công ty cổ phần chế tạokết cấu thép VNECO.SSM kết cấu thép VNECO.SSM