Tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM các nghiệp vụ thu tiền mặt thực tế xảy ra thường xuyên, thường là thu tiền hàng bán trong nước, rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt, thanh lý tài sản cố định, vay ngân hàng ...
Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền mặt: `Người nộp tiền KT ngân hàng, Tiền mặt Thủ quỹ KT trưởng Thủ trưởng đơn vị KT Tổng hợp Bắt đầu Nộp các chứng từ có liên quan Ghi vào sổ tiền mặt Bảng kê ghi CóTK hoặc CT - GS Ghi vào sổ quỹ Thu tiền và xác nhận vào phiếu thu Phê duyệt phiếu thu và định khoản 2 1 Kiểm tra và lập phiếu thu
Chuyển phiếu thu cho các kế toán phần hành liên quan để lập bảng ghi Có Phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu Các kế toán có liên quan Sổ cái TK 111
Khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền mặt tức là từ lúc người nộp tiền (có thể là khách hàng, thủ quỹ) nộp tiền vào két cùng các chứng từ liên quan, kế toán ngân hàng tiền mặt căn cứ vào các chứng từ ban đầu này để lập Phiếu Thu.
* Đối với nghiệp vụ bán hàng: Các chứng từ liên quan gồm có hoá đơn
GTGT và Phiếu xuất kho
- Hoá đơn GTGT( liên 3: Thanh toán nội bộ; liên này là bản sao được in trên giấy than) được đánh số thứ tự để ngăn chặn tình trạng các hoá đơn được xuất ra nhưng không thu tiền. Hoá đơn gồm có 3 chữ ký: người mua hàng, người bán hàng, Thủ trưởng đơn vị (Theo lệnh thủ trưởng đơn vị) ( Phụ lục 4)
+ Chữ ký người bán hàng: Thể hiện trách nhiệm đối với số hàng đã bán .
+ Chữ ký thủ trưởng đơn vị (theo lệnh của thủ trưởng đơn vị): Đảm bảo sự phê chuẩn đối với số hàng đã bán về mẫu mã, số lượng, giá bán...
+ Chữ ký người mua hàng: Đây được xem là sự xác nhận của khách hàng đối với số hàng công ty đã bán ra.
- Phiếu xuất kho: Để kiểm tra được số lượng hàng xuất kho đúng với số lượng hàng bán hay không vì vậy phiếu xuất kho phải được ký bởi người nhận hàng, thủ kho, kế toán và phụ trách đơn vị
Kế toán ngân hàng tiền mặt kiểm tra sự hợp lý hợp lệ các chứng từ này với điều kiện số lượng hàng xuất kho phải khớp với số lượng trên Hoá đơn GTGT; giá bán thể hiện trên hoá đơn đó là giá do công ty quy định ...
Khi khách hàng đến thanh toán tiền hàng, kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại cùi, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 luân chuyển hạch toán nội bộ. Sau đó khách hàng đem liên 2 và liên 3 đến cho thủ quỹ để nộp tiền. Thủ quỹ thu tiền xong sẽ ký tên và ghi số tiền đã nhận đủ vào phiếu thu. Như vậy, phiếu thu phải có chữ ký của thủ quỹ thì mới có giá trị, ngoài ra chữ ký này còn gắn trách nhiệm của thủ quỹ với số tiền đã thu được. Hằng ngày, kế toán tiền mặt căn cứ vào phiếu thu ( liên 1) ghi vào bảng kê nợ TK 111, đồng thời cũng theo dõi trên sổ quỹ.
Như vậy, việc ghi sổ thu tiền và trực tiếp thu tiền do hai nhân viên độc lập theo dõi. Điều này tạo sự kiểm soát chéo, nhằm hạn chế gian lận. Nếu kế toán tiền vừa ghi sổ vừa có thể thu tiền thì người này sẽ dễ dàng biển thủ khoản tiền thu được bằng cách bỏ bớt không ghi sổ một vài nghiệp vụ thu tiền.
Một biện pháp nhằm kiểm tra sự sai sót của số liệu là không những kế toán tiền mặt theo dõi trên sổ quỹ mà thủ quỹ khi thu tiền cũng theo dõi vào sổ quỹ. Căn cứ để thủ quỹ ghi sổ là liên 3 của phiếu thu. Cuối tháng, kế toán tiền mặt sẽ đối chiếu số tiền trên bảng kê nợ TK 111 với sổ quỹ của mình để kiểm tra số liệu, đồng thời đối chiếu với sổ quỹ của thủ quỹ để kiểm tra lần nữa tính chính xác của số liệu. Đây là một trong những biện pháp kiểm soát khá hiệu quả nhằm hạn chế sai sót, đồng thời cũng hạn chế những gian lận có thể xảy ra. Tuy nhiên tất cả những biện pháp trên sẽ bị vô hiệu khi có sự thông đồng của kế toán tiền mặt và thủ quỹ
Sau khi đã kiểm tra tính khớp đúng của số liệu, thủ quỹ sẽ kiểm tra lượng tiền trong két sắt, sau đó trực tiếp đến ngân hàng nộp hết tất cả khoản tiền đó. Công việc này được tiến hành vào cuối mỗi tháng.
* Đối với nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng nộp quỹ tiền mặt : Chứng từ là
Giấy lĩnh tiền mặt phải có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng, chủ tài khoản, người lĩnh tiền và các chữ ký của ngân hàng (Thủ quỹ, kế toán, kiểm soát, giám đốc)
Sau khi kiểm tra xong, kế toán ngân hàng tiền mặt tiến hành lập phiếu Thu
Phiếu thu được lập 2 liên: Một liên giao cho thủ quỹ
Một liên lưu
Trên phiếu Thu gồm 5 chữ ký
+ Người lập phiếu: Trách nhiệm của kế toán ngân hàng tiền mặt trong việc lập phiếu thu
+ Kế toán trưởng:Thể hiện sự kiểm tra lại đối với phiếu thu đã được lập
+ Thủ trưởng đơn vị: Thể hiện sự xác nhận, phê chuẩn trên phiếu thu
+Thủ quỹ: Trách nhiệm thu đúng số tiền ghi trên phiếu thu sau khi đã được ký duyệt.
Mỗi Phiếu Thu đều được đánh số thứ tự để kiểm tra cùng với các chứng từ đi kèm và ngăn ngừa việc bỏ cách quãng một số phiếu thu.
Phiếu Thu sau khi được Thủ quỹ thu tiền và xác nhận được làm căn cứ để vào sổ Quỹ, đồng thời Kế toán ngân hàng tiền mặt phản ánh vào Sổ tiền mặt. Sau đó kế toán ngân hàng tiền mặt chuyển phiếu thu này đến các kế toán có liên quan (Đối với nghiệp vụ bán hàng thì đó là kế toán công nợ, đối với nghiệp vụ thanh lý tài sản cố định đó là kế toán tổng hợp...) để vào Bảng kê ghi Có tài khoản (Bảng kê ghi Có TK511 cuối kỳ các bảng kê này được tập hợp để lên Chứng từ ghi sổ hoặc đối với những nghiệp vụ không thường xuyên thì vào thẳng Chứng từ ghi sổ (Chứng từ ghi sổ TK711)...
Thủ quỹ và kế toán ngân hàng tiền mặt là 2 người hoàn toàn khác nhau để tránh trường hợp ghi sai số tiền thực nhận. Cuối tháng kế toán tiền gửi ngân hàng, tiền mặt tổng hợp và rút số dư. Thực hiện đối chiếu số dư với sổ Quỹ, mọi khoản chênh lệch sẽ được tìm hiểu nguyên nhân để điều chỉnh.
Các chứng từ ghi sổ được chuyển cho kế toán tổng hợp để lên sổ Cái tài khoản 111.Trước khi lên sổ Cái, kế toán tổng hợp thực hiện kiểm tra tính chính xác của việc định khoản, vào sổ của kế toán ngân hàng tiền mặt có phù hợp với việc vào sổ Quỹ của thủ quỹ không.