- Giám đốc: là người chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, có quyền hạn quyết định các vấn đề liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh, trực tiếp chỉ đạo, theo dõi công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty cùng với sự tham mưu của kế toán trưởng điều hành công tác tài chính kế toán.
- Phó giám đốc kinh doanh: Tổ chức quản lý và kiểm tra hoạt động của
phòng kinh doanh, phòng tổ chức lao động và hành chính. Tham mưu cho cho giám đốc để phát triển doanh nghiệp, thay mặt giám đốc điều hành hoạt động của đơn vị trong phạm vi được ủy quyền khi giám đốc đi vắng.
- Phó Giám Đốc kỹ thuật: Tổ chức kiểm tra, quản lý hoạt động của tổ KCS và phòng kỹ thuật. Tham mưu cho giám đốc về chất lượng sản phẩm sản xuất, thay mặt giám đốc điều hành hoạt động của đơn vị khi giám đốc đi vắng trong phạm vi được ủy quyền.
- Phòng Tổ chức lao động hành chính: tham mưu cho Giám đốc về việc tổ
chức hành chính, thực hiện các chính sách, chế độ tiền lương đối với người lao động. Sắp xếp, bố trí lao động trong các phân xưởng sản xuất, xây dựng nội quy về lao động, thực hiện chính sách lao động, công tác hành chính văn phòng.
- Phòng Tài chính-kế toán: tham mưu cho Giám đốc về công tác tài chính,
chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác tài chính của Công ty. Theo dõi, quản Quan hệ trực tuyến
lý các loại tài sản, nguốn vốn, ghi chép, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp và báo cáo kịp thời thông tin về tình hình tài chính của Công ty cho lãnh đạo để có định hướng đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Phòng Kỹ thuật: tham mưu cho Giám đốc Công ty trong công tác quản lý
hoạt động kinh doanh và đầu tư xây dựng chi phí bản nội bộ, mua sắm máy móc thiết bị, kiểm tra về mặt kỹ thuật các sản phẩm.
- Phòng Kinh doanh: lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty trong
ngắn hạn và dài hạn.
- Tổ KCS: tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm.
- Các phân xưởng sản xuất: có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm đã đề ra.
Thực hiện các nội quy, thao tác kỹ thuật theo nguyên lý hoạt động của máy móc thiết bị. Sử dụng nguyên liệu, nhiên liệu trong định mức, đề xuất các sáng kiến từ quá trình sản xuất. Ngoài ra, các quản lý phân xưởng có nhiệm vụ báo cáo đầy đủ, kịp thời tình hình của phân xưởng lên cấp trên.
Qua thời gian thực tập và nghiên cứu thực tế tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM, có thể thấy Ban giám đốc Công ty thực sự là những người có kinh nghiệm trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động. Ban giám đốc công ty luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh, cụ thể là sản xuất kinh doanh các sản phẩm đã đăng ký, tuân thủ pháp luật. Giám đốc đã đưa ra một chính sách chất lượng phổ biến rộng rãi đến toàn thể cán bộ công nhân viên, người lao động để mọi người hiểu và phối hợp thực hiện, Giám đốc cũng cam kết thực hiện chính sách này.
Tại công ty các phương án kinh doanh được chấp nhận là những phương án kinh doanh đã được Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị thông qua phương án do Tổng công ty giao. Đối với báo cáo tài chính của công ty, trong trường hợp cơ quan pháp luật có yêu cầu kiểm toán, thì báo cáo tài chính hằng năm phải được tổ chức kiểm toán độc lập xác nhận trước khi Đại hội đồng cổ đông xem xét thông qua.
Hiện nay công ty có đội ngũ cán bộ nhiều kinh nghiệm, các công nhân lành nghề được đào tạo tại các trường kỹ thuật chuyên ngành có tay nghề thành thạo. Với đặc thù về hoạt động sản xuất kinh doanh đòi hỏi hàm lượng công nghệ kỹ thuật cao, ứng dụng khoa học hiện đại, quy mô kinh doanh đa dạng và các sản phẩm được sản xuất ra trong hệ thống chất lượng tin cậy, luôn đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, mục tiêu của Công ty là phải xây dựng cho được một đội ngũ cán bộ công nhân viên mạnh cả về số lượng và chất lượng.
Bên cạnh đó, Phòng Tổ chức lao động hành chính của Công ty thường xuyên theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện nhiệm vụ của các can bộ công nhân viên để đề bạt, bổ nhiệm, bãi nhiệm, sắp xếp, sử dụng phù hợp với khả năng từng người. Quan
tâm đến tình hình sức khoẻ, tạo điều kiện thuận lợi trong đời sống sinh hoạt và không khí làm việc thoải mái cho người lao động.
Công ty có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc với các đơn vị, cá nhân không tuân thủ những quy định của Công ty về quản lý sử dụng thiết bị, an toàn bảo hộ lao động… Nhưng đối với các đơn vị, các nhân có thành tích hoạt động xuất xắc, có sáng kiến cải tiến kỷ thuật, hoàn thành tốt kế hoạch… thì công ty luôn khen thưởng, động viên kịp thời.
2.2.1.2 Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán tại Công tya) Tổ chức bộ máy kế toán a) Tổ chức bộ máy kế toán
Việc tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty dựa trên các cơ sở sau:
- Thứ nhất: phải gọn nhẹ, khoa học, phù hợp đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh ở Công ty.
- Thứ hai: nhằm phát huy được vai trò của công tác kế toán về cung cấp thông tin cho quản lý, về phản ánh các chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh và kết quả thu được, về giám sát, quản lý tài sản và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản....
Dựa vào các yêu cầu trên, bộ máy kế toán ở Công ty được tổ chức theo kiểu tập trung, biểu diễn theo sơ đồ sau:
Sơ đồ : Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Ghi chú:
b) Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành
- Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo, chịu trách nhiệm quản lý điều hành, tổ chức thực hiện công tác tại Công ty. Tham mưu cho Giám đốc về mặt tài chính, thực
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp và giá thành, TSCĐ, Công nợ phải thu, phải trả Kế toán tiền mặt, Ngân hàng, Vật tư Kế toán tiền lương, thuế, tạm ứng Thủ quỹ Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
hiện công tác kiểm tra kiểm soát thu chi tài chính theo quy chế tài chính, giám sát việc chấp hành chế độ kế toán tài chính theo đúng chế độ của Nhà nước, lập kế hoạch tài chính hàng năm, hàng quý, hàng tháng của đơn vị và phân tích hoạt động tài chính của đơn vị.
- Kế toán tổng hợp và giá thành, TSCĐ, công nợ phải thu phải trả kiêm Phó phòng Tài chính - Kế toán: Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, phụ trách các thành phần trên, lập Báo cáo quyết toán hàng năm, quý, lập Báo cáo nhanh theo yêu cầu của Giám đốc, kiểm tra đối chiếu với các thành phần hành, tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh tính lãi, lỗ. Ngoài ra còn theo dõi, hạch toán các khoản nợ của Công ty với các đối tượng bên ngoài và theo dõi sự biến động về tài sản của công ty, thực hiện trích khấu hao tài sản cố định trong kỳ.
- Kế toán Tiền mặt, Ngân hàng và vật tư: Theo dõi các khoản tiền gửi Ngân hàng và các khoản vãng lai khác, nhận công văn đến, công văn đi, đối chiếu công nợ và một số việc khác. Giao dịch với Ngân hàng đối với các xí nghiệp liên quan đến các khoản vay Ngân hàng. Kiểm nhận theo dõi vật tư nhập, xuất, tồn trong kỳ.
- Kế toán tiền lương, thuế: Cuối tháng tính tiền lương, phụ cấp và các khoản BHXH, BHYT cho cán bộ công nhân viên. Theo dõi kê khai quyết toán thuế với Cục thuế.
- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về quản lý tiền mặt của công ty, thực hiện việưc thu chi trực tiếp với khách hàng, cán bộ công nhân viên trong công ty khi có chứng từ đã có đầy đủ chữ ký. Lập sổ quỹ và cuối kỳ báo cáo về việc thu chi tiền mặt với cấp quản lý.
c) Hình thức kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ
Hình thức kế toán là cách xử lý, hệ thống hóa thông tin kế toán trong hệ thống kế toán hay nói cách khác đó là công việc sắp xếp, tổ chức sổ sách kế toán gồm số lượng, kết cấu, quy trình ghi chép và đồng thời xác định mối quan hệ giữa các loại sổ.
Để đáp ứng được tính nhiều mặt của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa theo dõi tổng hợp, vừa thể hiện chi tiết mỗi loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty đã vận dụng hình thức chứng từ ghi sổ và hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên để tổ chức công tác kế toán của Công ty.
Các loại sổ sách mà Công ty sử dụng là: các loại bảng kê như: bảng nợ, vật tư, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; các phiếu kế toán...
Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM áp dụng hình thức kế toán : "Chứng từ - ghi sổ"
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
d) Trình tự ghi sổ theo hình thức này được thực hiện như sau:
Hàng ngày, từ chứng từ gốc tiến hành phân loại, tổng hợp lập Chứng từ - ghi sổ, hoặc có truờng hợp từ chúng từ gốc lập bảng tổng hợp chứng từ gốc rồi mới lập Chứng từ - ghi sổ. Đồng thời, những chứng từ gốc có liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết còn được ghi vào sổ chi tiết có liên quan.
Từ Chứng từ -ghi sổ đã được lập, ghi vào sổ Đăng ký chứng từ - ghi sổ, sau đó từ chứng từ - ghi sổ ghi vào Sổ cái các TK có liên quan.
Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu các sổ chi tiết; Căn cứ vào Sổ cái lập bảng Cân đối tài khoản. Đối chiếu Bảng tổng hợp chi tiết với các tài khoản có liên quan trên Bảng Cân đối tài khoản và đối chiếu tỏng cộng trên sổ Đăng ký chứng từ - ghi sổ với số tổng cộng phát sinh trên Bảng cân đối tài khoản. Từ bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết lập các báo cáo kế toán.
2.2.2 Công tác kế toán vốn bằng tiền
Sau khi các chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền đã được kiểm tra phê duyệt, nếu:
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối TK
Báo cáo kế toán
Sổ thẻ chi tiết TK Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ quỹ
+ Hình thức thanh toán bằng tiền mặt: Các chứng từ được chuyển đến Kế toán Tiền mặt làm căn cứ lập phiếu chi, thủ quỹ viết phiếu thu.
Trong mỗi phiếu thu phải ghi rõ số quyển và số của từng phiếu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Từng phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ghi rõ họ, tên và địa chỉ người nộp tiền. Dòng “lý do nộp” ghi rõ nội dung nộp tiền như: thu tiền bán sản phẩm hàng hoá, thu tiền hàng của CBTT…Dòng “số tiền” ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính…Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu thu. Thông thường, phiếu thu sẽ được lập thành 3 liên (liên 1: lưu, liên 2: giao khách hàng, liên 3:nội bộ). ( Phụ lục 1 )
Phiếu chi phải được kế toán trưởng, giám đốc công ty xem xét, ký duyệt chi trước khi xuất quỹ và phiếu chi được lập thành 2 liên. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên. Đồng thời, thủ quỹ cũng phải ghi ký tên và ghi rõ tên vào phiếu chi. ( Phụ lục 2)
+Hình thức thanh toán bằng TGNH: Các chứng từ được gởi đến TGNH làm căn cứ lập uỷ nhiệm thu (chi) thành 2 liên (liên 1: Lưu, liên 2: Gửi ngân hàng)
Bộ chứng từ sau khi được kế toán trưởng và giám đốc phê chuẩn được chuyển cho thủ quỹ hoặc ngân hàng làm cơ sở thu (chi) tiền. Đây là giai đoạn đầu nhưng là khâu kiểm soát đầu tiên quan trọng. Các chứng từ được lập đúng và tuân thủ các nguyên tắc, yêu cầu sẽ giúp ngăn ngừa sai phạm trước khi nghiệp vụ được ghi sổ.
Kế đến kế toán sẽ tập hợp, phân loại chứng từ, xác lập định khoản, ghi sổ để chuẩn bị cung cấp thông tin. Sau khi Kế toán Tiền mặt, Ngân hàng nhận bộ chứng từ từ thủ quỹ hoặc nhận giấy báo của ngân hàng, có trách nhiệm phân loại, xác lập định khoản và ghi vào các sổ tương ứng: sổ quỹ, sổ chi tiết tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết. Cuối cùng, Kế toán Tiền mặt, Ngân hàng có trách nhiệm lưu chứng từ tiền mặt và lưu chứng từ tiền vay tiền gửi theo từng ngân hàng.
Hiện nay, tiền của công ty được quản lý và cất trữ dưới 2 dạng: tiền gửi tại hệ thống các ngân hàng và tiền mặt tại quỹ. Các ngân hàng ngoài việc thiết lập quy chế kiểm soát ngang dọc còn lập nguyên một phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát đã ngăn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro sai sót mất mát, tiền của công ty luôn được đảm bảo an toàn.
Tại văn phòng công ty, phòng thủ quỹ được bố trí tách biệt khỏi phòng kế toán, có trang bị két đựng tiền, máy đếm tiền, máy tính và bàn bero có kính ngăn cách, một hệ thống cửa kéo phụ cùng cửa gỗ có khoá đảm bảo an toàn để bảo vệ tài sản tiền được tốt nhất. Định kỳ, khoảng 6 tháng một lần, việc kiểm kê quỹ tiền mặt, TGNH được tiến hành đồng loạt tại văn phòng công ty.
Đối với tiền mặt, khi tiến hành kiểm kê phải thành lập ban kiểm kê trong đó thủ quỹ và kế toán tiền mặt là các thành viên. Trước khi kiểm kê, thủ quỹ phải lập xong “Báo cáo quỹ tiền mặt”( Phu lục 3 ), kế toán tiền mặt nhập vào sổ quỹ tất cả các phiếu thu (chi) và tính số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê. Biên bản kiểm kê quỹ phản ánh:
+ Thời điểm kiểm kê ( Giờ … ngày … tháng …năm…) + Số liệu trên sổ sách(Căn cứ vào sổ quỹ)
+ Số liệu kiểm kê thực tế (Căn cứ vào số kiểm kê thực tế)
+ Số tiền chênh lệc thừa thiếu giữa số dư trên sổ quỹ và số kiểm kê thực tế + Chi tiết theo từng loại tiền về số lượng, thành tiền
Biên bản kiểm kê phải có chữ ký và họ tên của các thành viên trong Ban kiểm kê. Đối với Tiền gửi ngân hàng, Kế toán Ngân hàng tiến hành đối chiếu số tiền trên sổ sách kế toán tại văn phòng công ty ( hoặc chi nhánh) với sổ phụ ngân hàng. Việc đối chiếu này được một người có thẩm quyền kiểm tra và người này không được tham gia vào việc xử lý hoặc hạch toán thu chi tiền như kế toán trưởng; phó giám đốc tài chính. Bất kỳ chênh lệch nào cũng được đối chiếu với các khoản tiền gửi chưa được ngân hàng xử lý hoặc các Uỷ nhiệm chi đã được phát hành nhưng chưa trình ngân hàng và bất kỳ khoản mục nào không đối chiếu được cần phải báo cáo ngay cho Kế toán trưởng hay Phó giám đốc tài chính để có biện pháp xử lý kịp thời.
Các khoản tiền đang chuyển của công ty không nhiều. Đối với tiền đang chuyển phải có “lệnh chuyển tiền” kèm theo Biên bản kiểm kê Tiền gửi Ngân Hàng.
Sau khi kết thúc đợt kiểm kê, công ty tổ chức một cuộc họp duyệt kiểm kê, thành phần tham dự gồm phó giám đốc, các trưởng phòng ban, kế toán viên. Nội dung cuộc họp nhằm xác định rõ nguyên nhân gây ra thừa thiếu, có ý kiến nhận xét và cụ thể hoá biện pháp xử lý. Bên cạnh đó, đầu ngày hôm sau các ngân hàng đều gởi “Bảng sao kê tài khoản khách hàng” và thủ quỹ cũng lập bảng “Báo cáo quỹ tiền