Phần 1 : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
3.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH truyền
3.2.1 Mơ hình tổng qt của HTTT quản lý nhân sự tại công ty
Sơ đồ 3.1 Mơ hình HTTT quản lý nhân sự
(Nguồn: tác giả thống kê) 3.2.2 Xác định yêu cầu của hệ thống
3.2.2.1 Yêu cầu chức năng Tầng giao vận
Nhân viên hoặc nhà quản lý khi cần biết thơng tin của nhân viên có thể truy cập vào hệ thống của cơng ty qua website. Ở đó, thơng tin về nhân sự sẽ được cập nhật liên tục để nhân viên hay nhà quản lý có thể nắm được thơng tin về nhân sự tại các phịng ban.
Nhân viên muốn biết vị trí nào cịn trống trong phịng ban nào của cơng ty, nhân viên sẽ vào website của công ty xem. Nếu muốn đề cử ai, tự đề bạt mình vào vị trí nào đó hoặc có bất kì ý kiến gì về lương, thưởng, phụ cấp, các vấn đề khác trong cơng ty thì nhân viên sẽ gửi tin nhắn thơng qua email cho cơng ty. Phịng nhân sự sẽ đọc và gửi lên cấp trên xem xét, giải quyết. Sau đó, sẽ phản hồi lại email đó.
Tầng ứng dụng
Chức năng nhập dữ liệu (các dữ liệu đầu vào) - Thơng tin nhân viên
- Q trình cơng tác
Chức năng xuất dữ liệu (Dữ liệu ra)
- Danh mục nhân viên khen thưởng/kỷ luật - Danh mục nhân viên
- Báo cáo
Chức năng lưu trữ
- Lưu trữ thông tin hồ sơ nhân viên - Lưu trữ thơng tin q trình công tác Tầng CSDL
Thông qua máy chủ ảo(Client) trên website, cơng ty có thể biết được thơng tin nhân viên tại các phòng ban, bao gồm: hồ sơ nhân viên, danh sách nhân viên khen thưởng hay bị kỷ luật. Ngồi ra, để lưu trữ thơng tin nhân viên, công ty sử dụng CSDL Sql Server tích hợp với website để dễ dàng quản lý cũng như truy cập.
3.2.2.2 Yêu cầu phi chức năng Yêu cầu về sản phẩm:
Hệ thống quản lí nhân sự phải có khả năng sử dụng nhanh, được cài đặt bằng C++ hoặc C#.
Có cả ngơn ngữ tiếng việt và tiếng anh.
Hệ thống dễ dàng thay đổi và mở rộng khi cần thiết. Yêu cầu về hệ thống:
Hệ thống phải tương thích với Window XP hoặc Window 7, 8.
Quy trình xây dựng hệ thống và các tài liệu chuyển giao phải thoả mãn các quy tắc của tài liệu hệ thống quản lí nhân sự.
Quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) bằng Access 2007 hoặc SQL server. Có khả năng mở rộng nâng cấp
Tương thích với các thiết bị hỗ trợ (ví dụ: máy in, máy Fax…). Yêu cầu ngoài:
Phần mềm phải được thực hiện một cách nhanh chóng và hồn thành trong thời gian sớm nhất, thời gian tối đa là 2 tháng.
Có tài liệu hướng dẫn sử dụng cụ thể.
Có độ tin cậy cao và đảm bảo tính bảo mật thơng tin.
3.2.3 Phân tích thiết kế hệ thống
3.2.3.1 Mơ tả quy trình quản lý nhân sự
Cơng ty TNHH Truyền thông và du lịch ALU Việt Nam cung cấp cho thị trường các sản phẩm dịch vụ. Do khơng có thời gian, trưởng phịng nhân sự muốn phó phịng nhân sự quản lý các nhân viên trong công ty.
Nhân viên đến làm việc phải nộp hồ sơ nhân viên cho phó phịng nhân sự. Tùy vào từng khả năng trình độ chun mơn của người lao động và nhu cầu nhân sự của từng phòng mà người lao động sẽ được phân cơng vào từng vị trí khác nhau tại các phịng ban khác nhau. Phó phịng nhân sự lưu thơng tin của nhân viên đó lại: mã nhân viên, họ tên, giới tính, số điện thoại, hình thức làm việc. Sau đó, phó phịng nhân sự nhập thêm nhân viên mới vào hệ thống. Hệ thống cho phép phó phịng nhân sự nhập, cập nhật, xóa, lập danh sách khen thưởng, kỉ luật hay thống kê tình hình nhân viên trong cơng ty.
Nhân viên chỉ được phép đang nhập vào hệ thống và xem thơng tin nhân viên. Nếu có kiến nghị gì thì nhân viên sẽ gửi tin nhắn vào email cơng ty. Phó phịng nhân sự sẽ chuyển lên cấp trên để giải quyết.
Khen thưởng, kỉ luật: Trong khi làm việc, cơng ty có trách nhiệm khen thưởng những cá nhân, tập thể có thành tích tốt cũng như kỉ luật nếu vi phạm lao động, vi
phạm an toàn lao động. Những thành tích hay kỉ luật này sẽ được lưu trong quyết định khen thưởng hay quyết định kỉ luật của cơng ty.
Theo tháng, phó phịng nhân sự sẽ báo cáo cho trưởng phịng nhân sự tình hình nhân viên trong công ty tại thời điểm hiện tại.
3.2.3.2 Xác định các tác nhân
Thơng qua mơ tả quy trình quản lý nhân sự, các tác nhân tác động lên hệ thống thông tin quản lý nhân sự là:
Nhân viên
Quản lý(phó phịng nhân sự)
Dựa vào các tác nhân đã được xác định, bảng mô tả Usecase của hệ thống thông tin quản lý nhân sự được xây dựng như sau:
Tác nhân Ca sử dụng Mô tả Usecase
Người sử dụng Đăng nhập Đăng xuất Quản trị(admin)
Quản lý người dùng Phân quyền người sử dụng.
Quản lý Nhập hồ sơ nhân viên Cập nhật các thông tin chung về nhân viên vào hệ thống bao gồm: mã nhân viên, họ tên, giới tính, số điện thoại, hình thức làm việc. Cập nhật hồ sơ nhân viên Cập nhật hồ sơ nhân viên nếu có sự thay đổi
nào.
Xóa hồ sơ nhân viên Xóa hồ sơ nhân viên nếu nhân viên nghỉ làm tại công ty.
Lập danh sách khen thưởng, kỉ luật
Phó phịng nhân sự sẽ lập danh sách khen thưởng cá nhân, phịng ban làm việc tích cực theo tháng, năm và lập danh sách kỉ luật cá nhân, phòng ban nếu vi phạm lao động, vi phạm an toàn lao động. Sau đó sẽ đăng lên hệ thống, tồn bộ nhân viên trong cơng ty đều được biết.
cho trưởng phịng nhân sự tình hình nhân viên trong cơng ty tại thời điểm hiện tại.
Nhân viên
Cập nhật các công việc cần làm
Nhân viên chỉ được phép đăng nhập vào hệ thống và xem thơng tin nhân viên.
Hình 3.1 Biểu đồ Usecase hệ thống thông tin quản lý nhân sự
3.2.3.3 Đặc tả và hiện thực hóa Usecase Usecase “Đăng nhập”
a) Tóm tắt
Usecase này mơ tả người sử dụng đăng nhập vào hệ thống quản lý nhân sự. Khi một người sử dụng muốn dùng hệ thống phải đăng nhập vào hệ thống với một đặc quyền cho trước. Người sử dụng đăng nhập bằng tài khoản Google.
b) Dòng sự kiện
b.1) Dịng sự kiện chính
Usecase này bắt đầu khi một người sử dụng yêu cầu đăng nhập vào hệ thống. Hệ thống hiển thị màn hình Đăng nhập của tài khoản Google. Người sử dụng nhập
email cá nhân do công ty cấp, nhập mật khẩu. Nếu đăng nhập thành công, hệ thống hiển thị màn hình chính.
b.2) Dịng sự kiện phụ
Nếu tài khoản hoặc mật khẩu sai thì hệ thống sẽ hiển thị một thông báo lỗi. Người sử dụng có thể chọn trở về đầu dịng sự kiện chính hoặc hủy bỏ đăng nhập, lúc này usecase kết thúc.
c) Các yêu cầu đặc biệt Khơng có.
d) Điều kiện tiên quyết Khơng có.
e) Post Condition
Nếu đăng nhập thành cơng, hệ thống sẽ tạo ra một phiên làm việc cho người sử dụng và mở màn hình chính của hệ thống. Ngược lại, trạng thái không đổi.
f) Điểm mở rộng Khơng có.
Hình 3.2 Usecase “Đăng nhập” (Theo phục lục 1)
Usecase “Đăng xuất” a) Tóm tắt
Usecase này bắt đầu khi người sử dụng muốn thoát khỏi hệ, kết thúc phiên làm việc. b) Dòng sự kiện
Người sử dụng chọn chức năng đăng xuất trên màn hình chính. Hệ thống lưu phiên làm việc của người sử dụng, đóng màn hình chính, trở về màn hình đăng nhập.
c) Các yêu cầu đặc biệt Khơng có.
d) Điều kiện tiên quyết Khơng có.
e) Post Condition
Nếu usecase thành cơng, q trình đăng xuất được đóng. Ngược lại, trạng thái hệ thống giữ ngun khơng đổi.
f) Điểm mở rộng Khơng có.
Usecase “Quản lý người sử dụng” a) Tóm tắt
Usecase này bắt đầu khi Admin muốn quản lý thông tin người sử dụng. Usecase cho phép thực hiện các thao tác thêm, sửa, xóa thơng tin người sử dụng.
b) Dòng sự kiện
Usecase bắt đầu khi Admin truy cập vào trang chức năng quản lý người sử dụng. Sau khi Admin chọn chức năng thêm/xóa/sửa người sử dụng thì các dịng sự kiện phụ dưới đây được thực hiện:
Thêm người dùng: Admin nhập các thông tin cá nhân của người dùng. Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của thơng tin Admin nhập vào. Nếu hợp lệ hệ thống sẽ thêm một người dùng mới vào hệ thống.
Sửa thông tin người dùng: Admin lựa chọn người sử dụng và sửa đổi thơng tin. Xóa người dùng: Admin lựa chọn người sử dụng cần xóa. Hệ thống chuyển thơng tin người sử dụng cần xóa sang danh sách người sử dụng cũ, xóa quyền truy cập hệ thống.
c) Các yêu cầu đặc biệt Khơng có.
d) Điều kiện tiên quyết
Admin đăng nhập thành công. e) Post Condition
Nếu usecase thành công, hệ thống cập nhật những thay đổi liên quan đến người dùng. Nếu usecase thất bại, hệ thống sẽ thông báo lỗi.
f) Điểm mở rộng Khơng có.
Hình 3.4 Usecase “Quản lý người sử dụng”(Theo phục lục 1)
Usecase “Phân quyền” a) Tóm tắt
Usecase cho phép Admin thay đổi quyền hạn người sử dụng. b) Dòng sự kiện
Admin chọn chức phân quyền. Hệ thống hiển thị giao diện phân quyền. Admin lựa chọn người sử dụng và phân quyền.
c) Các yêu cầu đặc biệt Khơng có.
d) Điều kiện tiên quyết
Admin đăng nhập thành công. e) Post Condition
Nếu usecase thành công, hệ thống cập nhật những thay đổi quyền hạn người sử dụng. Nếu usecase thất bại, hệ thống sẽ thông báo lỗi.
f) Điểm mở rộng Khơng có.
Hình 3.5 Usecase “Phân quyền”(Theo phục lục 1)
Usecase “Cập nhật hồ sơ nhân viên” a) Tóm tắt
Cho phép quản lý cập nhật hồ sơ nhân viên, bao gồm thao tác: cập nhật thông tin đầy đủ về nhân viên. Hỗ trợ chức năng tìm kiếm nhân viên theo mã nhân viên, họ tên nhân viên, giới tính, số điện thoại, hình thức làm việc.
b) Dịng sự kiện
b.1) Dịng sự kiện chính
Usecase này bắt đầu khi có quản lý muốn thay thơng tin hồ sơ nhân viên từ form “Danh sách nhân viên” và cập nhật thông tin. Chức năng này có thể gọi trực tiếp từ menu chính của chương trình hay từ form “Danh sách nhân viên”.
Hệ thống hiển thị màn hình “Thơng tin nhân viên”. Thông tin tổng quan nhất về nhân viên sẽ được hiển thị. Người sử dụng nhập theo form này. Sau khi nhập xong, nhấn “Lưu” để cập nhật tồn bộ thơng tin nhân viên. Hệ thống sẽ quay về form “Danh sách nhân viên”. Thông tin kết chuyển sẽ được hiển thị trên form.
b.2) Dòng sự kiện phụ
Người sử dụng nhấn nút “Thốt”, usecase kết thúc. Form “Thơng tin nhân viên” được đóng lại.
Nếu nhập thơng tin về nhân viên sai thì hệ thống sẽ hiển thị một thơng báo lỗi. Đạo diễn có thể nhập lại thơng tin cho dự án hoặc thoát khỏi usecase này.
c) Các yêu cầu đặc biệt Khơng có.
d) Điều kiện tiên quyết Quản lý phải đăng nhập. e) Post Condition
Nếu usecase thành công, nhân viên được ghi nhận các thông tin: mã nhân viên, họ tên, giới tính, số điện thoại, hình thức làm việc. Ngược lại, trạng thái hệ thống không đổi.
f) Điểm mở rộng Khơng có.
Hình 3.6 Usecase “Cập nhật thông tin nhân sự” (Theo phục lục 1)
Usecase “Nhập hồ sơ nhân viên” a) Tóm tắt
Usecase này cho phép quản lý nhập thông tin nhân viên khi làm việc tại công ty bao gồm các thông tin sau: mã nhân viên, họ tên, giới tính, số điện thoại, hình thức làm việc.
b) Dịng sự kiện
b.1) Dịng sự kiện chính
Hệ thống hiển thị màn hình “Thơng tin nhân viên”. Thơng tin tổng quan nhất về nhân viên sẽ được hiển thị. Người sử dụng nhập theo form này. Sau khi nhập xong, hệ thống sẽ quay về form “Danh sách nhân viên”. Sau khi nhập xong, nhấn “Lưu” để lưu tồn bộ thơng tin nhân viên. Thơng tin kết chuyển sẽ được hiển thị ngay trên form.
b.2) Các dòng sự kiện khác
Nếu quản lý chọn Lưu khi nhập thơng tin nhân viên bị sai thì hệ thống sẽ hiển thị một thông báo lỗi. Quản lý sẽ quay về đầu dịng sự kiện chính để sửa thơng tin nhân viên.
c) Các yêu cầu đặc biệt Khơng có.
d) Điều kiện tiên quyết
Quản lý phải đăng nhập thành công. e) Post-Conditions
Nếu usecase thành công, thông tin hồ sơ nhân viên mới được thêm vào khỏi hệ thống. Ngược lại trạng thái hệ thống không thay đổi.
f) Điểm mở rộng Khơng có.
Hình 3.7 Usecase “Nhập hồ sơ nhân viên” (Theo phục lục 1)
Usecase “Xóa hồ sơ nhân viên” a) Tóm tắt
Usecase này cho phép quản lý xóa thơng tin hồ sơ nhân viên khi nhân viên xin nghỉ hoặc bị công ty cho thơi việc.
b) Dịng sự kiện
b.1) Dịng sự kiện chính
Usecase này bắt đầu khi quản lý muốn xóa thơng tin hồ sơ nhân viên khi nhân viên xin nghỉ hoặc bị công ty cho thôi việc. Quản lý chọn nhân viên muốn xóa thơng tin, ấn nút Xóa, hệ thống xóa thơng tin hồ sơ của nhân viên đó.
b.2) Các dịng sự kiện khác
Nếu quản lý ấn nút xóa mà chưa chọn thơng tin hồ sơ của nhân viên muốn xóa, hệ thống sẽ báo lỗi. Quản lý phải chọn lại và ấn nút xóa.
c) Các yêu cầu đặc biệt Khơng có.
d) Điều kiện tiên quyết
Quản lý phải đăng nhập thành công e) Post-Conditions
Nếu usecase thành công, thông tin hồ sơ nhân viên bị xố khỏi hệ thống. Ngược lại trạng thái hệ thống khơng thay đổi.
f) Điểm mở rộng Khơng có.
Usecase “Tra cứu thơng tin nhân viên” a) Tóm tắt
Tra cứu các thông tin về nhân viên. Người sử dụng chỉ được quyền tra cứu thông tin các nhân viên trong công ty.
b) Dịng sự kiện
b.1) Dịng sự kiện chính
Usecase này bắt đầu khi người sử dụng muốn tra cứu thông tin của một nhân viên. Có thể tra cứu theo tên hay mã nhân viên. Chương trình cần hiển thị các thơng tin sau: mã nhân viên, họ tên, giới tính, số điện thoại, hình thức làm việc.
b.2) Dịng sự kiện phụ
Người sử dụng nhấn nút “Thoát”, usecase kết thúc. c) Các yêu cầu đặc biệt
Khơng có.
d) Điều kiện tiên quyết
Người sử dụng đăng nhập thành công. e) Post Condition
Nếu usecase thành công, thông tin về nhân viên được hiển thị. Ngược lại, thông báo nguyên nhân gây lỗi.
f) Điểm mở rộng Khơng có
Hình 3.9 Usecase “Tra cứu thơng tin nhân viên” (Theo phục lục 1)
Usecase “Lập danh sách khen thưởng, kỉ luật” a) Tóm tắt
- Cho phép quản lýlập danh sách khen thưởng, kỉ luật b) Dòng sự kiện
b.1) Dịng sự kiện chính
Usecase này bắt đầu khi có quản lý lựa chọn chức năng lập danh sách khen thưởng, kỉ luật từ màn hình danh sách. Hệ thống hiển thị form có những thơng tin tổng quan nhất về nhân viên sẽ được hiển thị. Sau khi nhập xong, nhấn “Lưu” để cập nhật danh sách thông tin nhân viên, hệ thống sẽ quay về màn hình trước.
b.2) Dịng sự kiện phụ Khơng có.
c) Các yêu cầu đặc biệt Khơng có.
d) Điều kiện tiên quyết
Quản lý đăng nhập thành công hệ thống e) Post Condition
Nếu usecase thành công, quản lý lập được danh sách khen thưởng, kỉ luật. Ngược lại, trạng thái hệ thống không đổi.
f) Điểm mở rộng Khơng có.
Hình 3.10 Usecase “Lập danh sách khen thưởng, kỉ luật”(Theo phục lục 1)
Usecase “Thống kê nhân viên” a) Tóm tắt
Quản lý thống kê nhân viên đang làm việc tại cơng ty. Trong đó phân loại theo từng phịng ban khác nhau.
b) Dịng sự kiện
b.1) Dịng sự kiện chính
Usecase này bắt đầu khi quản lý lựa chọn thống kê nhân viên từng phòng ban. Hệ thống xuất file để in.
b.2) Dòng sự kiện phụ
Người sử dụng nhấn nút “Thoát”, usecase kết thúc. c) Các yêu cầu đặc biệt
Khơng có.
d) Điều kiện tiên quyết
Quản lý đăng nhập thành công. e) Post Condition
Nếu usecase thành công, file được xuất, hệ thống kết nối với máy in. Ngược lại, thơng báo lỗi.
f) Điểm mở rộng Khơng có.
Hình 3.11 Usecase “Thống kê nhân viên” (Theo phục lục 1)
3.2.3.4 Biểu đồ lớp đối tượng (Class Diagram)
Hình 3.12 Biểu đồ lớp đối tượng” Quản lý nhân sự”