CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
2.2 Thực trạng về hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty cổ phần Việt
Việt Tiến Mạnh.
Các nghiệp vụ quản lý nhân sự trong công ty: - Quản lý hồ sơ nhân sự:
Khi nhân viên được tuyển vào cơng ty, phịng nhân sự cập nhật hồ sơ nhân viên mới, hồ sơ quản lý nhân sự sẽ được lưu trữ tại tủ hồ sơ của phịng nhân sự. Khi có u cầu xem thơng tin của một nhân viên, hồ sơ sẽ được nhân viên phịng nhân sự tìm kiếm trong tủ hồ sơ của phịng nhân sự. Ngồi ra những thông tin lý lịch của nhân viên còn được lưu trên hệ thống chung của cả cơng ty theo từng phịng ban. Ngồi các thơng tin về sơ yếu lý lịch, cịn có cả thơng tin về trình độ, thơng tin về gia đình, sổ bảo hiểm của nhân viên, phụ cấp.
Khi có nhân viên nghỉ việc, hồ sơ nhân viên tiếp tục được lưu trữ tại tủ hồ sơ và trên hệ thống thêm 1 năm để phục vụ cho cơng tác tìm kiếm và kiểm tra nếu cần, sau đó hồ sơ sẽ được hủy đi.
- Quản lý chấm công:
Công ty quản lý việc chấm công thông qua phần mềm Microsoft Excel 2010, quản lý theo các phòng ban. Mỗi file excel gồm 12 bảng tính, mỗi bảng tính là 1 bảng chấm cơng cho các tháng trong một năm. Việc chấm cơng của các phịng sẽ do bộ phận nhân sự thực hiện. Cuối tháng bảng chấm công sẽ được tổng hợp và đưa sang phịng kế tốn để lập bảng lương. Bảng lương sẽ được trình lên ban giám đốc phê duyệt và trở về phịng kế tốn để trả lương cho nhân viên.
Về hình thức trả lương: Lương của nhân viên được trả hàng tháng, trả vào mùng 5 hàng tháng. Mỗi nhân viên phải có một tài khoản ngân hàng Techcombank. Trả lương bằng cách chuyển tiền vào tài khoản của từng nhân viên.
- Quản lý công văn, giấy tờ: Bao gồm các loại biên bản, công văn, hợp đồng (hợp đồng lao động,…), các form mẫu của các loại giấy tờ sử dụng trong công ty (đơn xin nghỉ việc, đơn đề nghị tăng lương,…) cũng được lưu trữ trong tủ lưu trữ tại phòng nhân sự.
Các phần mềm ứng dụng phục vụ cho hoạt động quản lý nhân sự trong công ty.
- Phần mềm hệ thống: Windows 7.
- Chương trình bảo vệ máy tính: Sử dụng phần mềm AVAST Business - Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word: Sử dụng để soạn thảo thông tin nhân sự, thông tin tuyển dụng, soạn thảo các loại biên bản, công văn, giấy tờ.
- Phần mềm Microsoft Excel: Sử dụng để chấm công, lưu trữ bảng chấm công.
Bộ phận nhân sự có những nhiệm vụ sau:
+ Trực điện thoại cơng ty. + Tuyển dụng.
+ Chấm công nhân viên.
+ Điều động, chuyển giao nhân sự cho phù hợp. + Thực hiện các chế độ bảo hiểm cho nhân viên. + Các công việc khác do ban lãnh đạo yêu cầu.