Ứng dụng tin học trong công tác quản lý hồ sơ đảng viên tại Đảng bộ xã Mỹ Phương, huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TT VÀ TRUYỀN THÔNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỀ TÀI THỰC TẬP CƠ SỞ: ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN TẠI ĐẢNG ỦY XÃ MỸ PHƯƠNG HUYỆN BA BỂ TỈNH BẮC KẠN Sinh viên thực hiện: Tơ Thị Viên Lớp: Quản trị Văn phòng K15A - Bắc Kạn Giáo viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Văn Giáp Thái Nguyên, năm 2018 MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU Chương TỔNG QUAN VỀ HỒ SƠ, HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ, HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN 1.1 Khái quát chung hồ sơ, hồ sơ Đảng viên 1.1.1 Hồ sơ 1.1.2 Hồ sơ Đảng viên 11 1.2 Công tác Quản lý hồ sơ, hồ sơ đảng viên 14 1.2.1 Công tác quản lý hồ sơ 14 1.2.2 Công tác quản lý hồ sơ đảng viên 16 Chương KHÁI QUÁT VỀ ĐẢNG BỘ XÃ VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN TẠI ĐẢNG BỘ XÃ MỸ PHƯƠNG, HUYỆN BA BỂ, TỈNH BẮC KẠN 23 2.1 Giới thiệu Đảng xã Mỹ Phương 23 2.1.1 Lịch sử hình thành xã Mỹ Phương 23 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Đảng ủy xã Mỹ Phương tình hình hoạt động Đảng ủy xã Mỹ Phương 27 2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ Đảng viên Đảng ủy xã Mỹ Phương 33 2.2.1 Khái quát tình hình, chế làm việc Đảng xã Mỹ Phương 33 2.2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ đảng viên Đảng ủy xã Mỹ Phương 34 Chương ỨNG DỤNG TIN HỌC VÀO QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN TẠI ĐẢNG ỦY XÃ MỸ PHƯƠNG, HUYỆN BA BỂ, TỈNH BẮC KẠN 41 3.1 Đề xuất xây dựng giải pháp 40 3.2 Kết ứng dụng tin học công tác quản lý hồ sơ đảng viên 40 KẾT LUẬN 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Hình ảnh UBND xã Mỹ Phương Hình 2.2 Tình hình trồng lúa nhân dân xã Mỹ Phương Hình 2.3 Diện tích trồng Dong riềng người dân Mỹ Phương Hình 2.4 Diện tích trồng chè người dân Mỹ Phương Hình 2.4 Nhà bia tưởng niệm anh hùng liệt sĩ Mỹ Phương Hình 3.1 Giao diện sổ theo dõi danh sách đảng viên Hình 3.2 Giao diện cách tính tuổi đảng viên Hình 3.3 Giao diện danh sách đề nghị tặng huy hiệu đảng Hình 3.4 Giao diện sổ theo dõi thu đảng phí DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nghĩa BCH Ban chấp hành BTCTW Ban tổ chức trung ương CNTT Cơng nghệ thơng tin CP Chính phủ DSĐV Danh sách Đảng viên HD Hướng dẫn QH Quốc hội UBND Uỷ ban nhân dân VPĐU Văn phòng Đảng ủy LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày với phát triển mặt xã hội, việc ứng dụng công nghệ thông tin trở thành nhu cầu thiếu đời sống xã hội Đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phòng hoạt động quan nhà nước yêu cầu cấp thiết Để nâng cao hiệu công việc, đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội, văn phòng cần phải trọng đến việc áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực hoạt động nhằm giải vấn đề cơng việc cách nhanh chóng hiệu quả, đặc biệt công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ quan tổ chức Việc lập hồ sơ quản lý hồ sơ chặt chẽ, nghiêm túc góp phần đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý, kiểm tra, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa - xã hội quan Ngồi góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan tổ chức Đặc biệt công tác xây dựng Đảng cơng tác quản lý hồ sơ đảng viên sở liệu đảng viên có vai trò quan trọng, giúp cấp ủy quản lý đảng viên phục vụ lãnh đạo công tác cán Qua hồ sơ đảng viên, tổ chức đảng nắm hồn cảnh xuất thân, q trình công tác, ưu điểm, khuyết điểm, lực, sở trường công tác, phẩm chất đạo đức đảng viên, cán bộ, để có biện pháp thiết thực bồi dưỡng, đào tạo, bố trí, sử dụng Hàng năm, việc cập nhật phiếu đảng viên vào sở liệu đảng viên cấp ủy sở phải thực thường xuyên, quy trình, bảo đảm đầy đủ, xác Cơng tác quản lý hồ sơ đảng viên đảng sở cần thực theo quy định Điều lệ Đảng Tuy nhiên, việc quản lý hồ sơ đảng viên có lúc chưa thực kịp thời, gây khó khăn định q trình khai thác thơng tin quản lý đảng viên Đa số việc quản lý hồ sơ đảng viên chủ yếu thực thủ công hình thức ghi chép sổ sách Việc làm thủ cơng gặp khơng khó khăn hạn chế, đặc biệt việc tìm kiếm, thống kê, báo cáo, xếp quản lý hồ sơ Qua nghiên cứu tài liệu, rút kinh nghiệm từ thực tế công việc làm so sánh đối chiếu, phân tích, tổng hợp, thực hành thực tế thiết thực, theo xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý hồ sơ Bản thân em nhận thấy việc ứng dụng tin học công tác quản lý hồ sơ nói chung cơng tác quản lý hồ sơ đảng viên nói riêng cần thiết Do em chọn đề tài: “Ứng dụng tin học công tác quản lý hồ sơ đảng viên Đảng xã Mỹ Phương, huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn” đề tài thực tập sở Mục đích nghiên cứu - Vận dụng kiến thức học vào thực tế hoạt động quản lý văn phòng Đảng xã Mỹ Phương, huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn - Xây dựng quy trình quản lý thông tin đảng viên sở thông tin đảng viên Đảng xã Mỹ Phương, huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng tin học vào việc quản lý hồ sơ Đảng viên - Phạm vi nghiên cứu: Những quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ Đảng viên Đảng xã Mỹ Phương, huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn Ứng dụng tin học việc quản lý hồ sơ Đảng viên thay cho việc quản lý sổ ghi chép tay thông thường Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài 3.1 Ý nghĩa khoa học Đánh giá ưu điểm việc ứng dụng tin học cơng tác quản lý hồ sơ nói chung cơng tác quản lý hồ sơ đảng viên nói riêng sở đưa quy trình quản lý hồ sơ đảng viên sở liệu đảng viên 3.2 Ý nghĩa thực tiễn Tìm hiểu thực trạng quản lý hồ sơ đảng viên Đảng xã Mỹ Phương, huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn Để từ đưa giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ đảng viên Đảng xã Mỹ Phương, huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn Chương TỔNG QUAN VỀ HỒ SƠ, HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN 1.1 Khái quát chung hồ sơ, hồ sơ Đảng viên 1.1.1 Hồ sơ 1.1.1.1 Khái niệm Văn hình thành hoạt động quan sau giải xong cần lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng phục vụ cho hoạt động quan yêu cầu cần nghiên cứu khác Đây yêu cầu mang tính tất yếu, khơng gây khó khăn, trở ngại cho hoạt động quản lý, sản xuất, nghiên cứu quan tổ chức Do đó, từ lâu hồ sơ trở thành thuật ngữ dùng phổ biến cơng tác hành văn phòng, cơng tác lưu trữ Việt Nam nước Thế giới Khái niệm hồ sơ nhiều giáo trình tài liệu văn quản lý Nhà nước đưa Tuy nhiên khái niệm thống số đặc điểm Hồ sơ tập hợp văn bản, tài liệu có “ liên quan” với nội dung hình thức văn bản; phản ánh q trình giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân; phản ánh trình thực chức nhiệm vụ quan, tổ chức, doanh nghiệp… Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ Hội đồng Lưu trữ Quốc tế xuất năm 1988 khái niệm hồ sơ nêu sau: Hồ sơ tập văn (hoặc văn bản) có liên quan với vấn đề, việc (hay người) hình thành trình giải vấn đề việc kết hợp lại có điểm giống hình thức chủng loại văn bản, tác giả, thời gian ban hành Khoản 10, Điều Luật Lưu trữ số 01/2011 – QH 13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 nêu khái niệm Hồ sơ sau: “ Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân.” 1.1.1.2 Phân loại hồ sơ 10 -Tất loại văn đến, văn phải qua Văn phòng Đảng uỷ, Văn phòng Đảng uỷ chịu trách nhiệm đăng ký văn đến vào sổ công văn chuyển đến địa người có trách nhiệm giải quyết, văn đóng dấu hoả tốc, khẩn phải chuyến nhận được, văn đóng dấu mật phải quản lý theo chế độ mật - Đối với văn phát hành Đảng uỷ Bí thư Đảng uỷ phải ghi đầy đủ ký hiệu, số văn ngày, tháng, năm, đóng dấu gửi theo địa chỉ, đồng thời lưu giữ hồ sơ gốc - Các vấn đề chủ trương, sách định phiên họp Đảng uỷ phải cụ thể hoá Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị Đảng uỷ, Phó bí thư (thường trực) cán cơng chức theo dõi lĩnh vực có trách nhiệm dự thảo trình Bí thư ký ban hành chậm ngày kể từ ngày phiên họp kết thúc Thẩm quyền ký văn - Bí thư Đảng uỷ ký văn trình Huyện uỷ Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị Đảng uỷ Khi Bí thư Đảng uỷ vắng mặt Bí thư uỷ quyền cho Phó bí thư ký thay, Phó bí thư có trách nhiệm báo cáo Bí thư biết văn ký thay - Phó bí thư ký thay văn xử lý vấn đề cụ thể Chỉ đạo công tác thuộc lĩnh vực phân cơng Chế độ phát ngơn, giữ gìn bí mật - Mọi cấp uỷ viên phải nói làm theo nghị quyết, khơng nói làm theo ý kiến riêng - Các uỷ viên Ban chấp hành Đảng xã phải giữ quy định bảo vệ tài liệu, nhận trả lại tài liệu, giữ bí mật vấn đề mật Đảng Nhà nước 2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ Đảng viên Đảng ủy xã Mỹ Phương 2.2.1 Khái quát tình hình, chế làm việc Đảng xã Mỹ Phương Đảng ủy xã Mỹ Phương tổ chức Đảng bao gồm chi trực thuộc làm tảng Đảng, thành lập theo địa bàn dân cư theo đơn vị học tập, đơn vị y tế, tổ chức trực thuộc Đảng huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn Tính đến thời điểm Đảng ủy xã có tổng số 20 chi có 15 chi thơn (Chi Nà Ngò, Chi Phiêng Phường, Chi Nà Cà, Chi Cốc Muồi, Chi Bản Hậu, Chi Vằng Kheo, Chi Khuổi Khún, Chi Khuổi Sliến, Chi Thạch Ngõa, Chi Thạch Ngõa 1, Chi Khuổi Lùng, Chi Pùng Chằm, chi Mỹ Vy, Chi Bjoóc Ve, Chi Nà Lầu), chi trường học (Chi Trường Trung học sở, Chi Trường mầm non, chi Trường Tiểu học), chi y tế 01 chi quan 37 xã với tổng số Đảng viên thống kê 320 đảng viên Khơng có chi sinh hoạt ghép khơng có đảng vien theo đạo Ban chấp hành Đảng xã Mỹ Phương gồm có Bí thư, Phó Bí thư ủy viên Ban Chấp hành Đảng Bí thư đồng chí Sằm Văn Kinh (SĐT: 0395.416.604), Phó bí thư đồng chí Đồng Văn Dược kiêm chủ tịch UBND xã Mỹ Phương (SĐT: 0972.203.570) , Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy đồng chí Đặng Thị Tươi (SĐT: 0378.869.283) Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đảng xã Mỹ Phương làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách Ban Chấp hành Đảng xã làm việc theo quy chế ban hành từ đầu nhiệm kỳ 2.2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ đảng viên Đảng ủy xã Mỹ Phương 2.2.2.1 Thực trạng quy trình quản lý a) Thực trạng quản lý đảng viên Trong năm qua công tác tổ chức quản lý đảng viên Đảng ủy xã Mỹ Phương có bước phát triển, công tác tổ chức, điều hành Ban thường vụ Đảng ủy xã dần vào nề nếp, hoạt động nhịp nhàng, tạo tiền đề phát triển cho năm sau Hiện nay, số lượng đảng viên thống kê đến tháng 12/2018 320 đảng viên, có 305 đảng viên thức, có 15 đảng viên dự bị Trong năm có đảng viên chuyển đi, có đảng viên chuyển đến phân bổ sinh hoạt 20 chi trực thuộc Hồ sơ đảng viên tập hợp quản lý bảo quản văn phòng Đảng ủy xã Đảng ủy xã quản lý đảng viên việc thống kê tổng số chi bộ, tổng số đảng viên, số đảng viên thức, số đảng viên dự bị, số đảng viên chuyển đến, số đảng viên chuyển đi, số đảng viên từ trần số đảng viên rời khỏi đảng Việc báo cáo tổng kết, báo cáo hoạt động công tác rèn luyện, bồi dưỡng, phát triển đảng viên Đảng ủy xã Mỹ Phương lên cấp ủy cấp ( tức Đảng Huyện Ba Bể) hay thông báo, ý kiến đạo từ Huyện ủy chuyển Đảng ủy xã tiến hành thơng qua hòm thư cơng vụ: vientt.bb@backan.gov.vn b) Thực trạng quản lý hồ sơ đảng viên Tại Đảng ủy xã Mỹ Phương, việc quản lý hồ sơ đảng viên Đảng ủy xã quản lý Đảng ủy xã Mỹ Phương quản lý tài liệu sổ danh sách đảng viên thức, thẻ đảng viên, quản lý danh sách thông tin đảng viên, quản lý sổ theo dõi đảng viên, quản lý sổ kết nạp đảng viên mới, sổ danh sách đảng viên từ trần, sổ danh sách đảng viên khỏi 38 đảng, Sổ biên họp Ban thường vụ, Ban chấp hành làm việc Ban thường vụ, Ban chấp hành với Đảng cấp trên, quản lý việc giới thiệu tiếp nhận sinh hoạt Đảng, quản lý cán Đảng viên Tài liệu hồ sơ đảng viên Đảng ủy xã thực theo Quy định số 29 - QĐ/TW ngày 25/07/2016 Ban Chấp hành Trung ương quy định Điều lệ Đảng Toàn hồ sơ đảng viên quản lý Đảng ủy xã Tuy nhiên, việc quản lý giấy tờ, sổ sách thông tin hồ sơ đảng viên Đảng ủy xã Mỹ Phương quản lý chủ yếu hình thức thủ cơng tay Tài liệu thống kê, số liệu quản lý sổ sách giấy tờ bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý thông tin cá nhân Đảng viên thông qua ứng dụng Microsoft Excel Văn phòng Đảng ủy trang bị đầy đủ máy tính, máy in phục vụ cho nhu cầu giải công việc Tuy nhiên việc thống kê dừng lại việc nhập thông tin vào Excel để thống kê báo cáo cấp chia sẻ thông tin qua gmail chưa quản lý cụ thể, rõ ràng, khoa học, …dẫn đến khó khăn việc tìm kiếm, kiểm tra, kiểm sốt thơng tin đầy đủ xác dẫn đến việc quản lý chưa chặt chẽ 39 Sơ đồ 2.2 Quy trình quản lý lập, kê khai hồ sơ đảng viên Đảng ủy xã Mỹ Phương Mơ tả quy trình Bứơc 1: Lập hồ sơ, kê khai hồ sơ đảng viên kết nạp vào Đảng: Sau chi tổ chức lễ kết nạp đảng viên, chi ủy, cấp ủy sở kịp thời hướng dẫn đảng viên viết lý lịch, phiếu đảng viên theo mẫu quy định để tổ chức đảng tổ chức quản lý; đảng viên nộp ảnh chân dung (cỡ 3x4) để dán vào lý lịch phiếu đảng viên.Mỗi cá nhân đảng viên có trách nhiệm thu thập, cập nhật đầy đủ văn bản, tài liệu liên quan đến cá nhân quy định cần phải có hồ sơ đảng viên theo mẫu 12 - HSĐV Đảng cộng sản Việt Nam giao nộp hồ sơ chi sở để chi quản lý Khi đảng viên thuyên chuyển công tác phải làm thủ tục chuyển sinh hoạt Đảng đến sở mới, trách nhiệm cán phân công làm công tác đảng vụ cấp 40 ủy cần kiểm tra làm tốt thủ tục chuyển sinh hoạt Đảng theo quy định bảo đảm đầy đủ hồ sơ tài liệu đảng viên trước chuyển Đảng viên chuyển sinh hoạt đảng từ nơi khác đến, tổ chức đảng phải kiểm tra chặt chẽ theo kê danh mục tài liệu có hồ sơ, vào sổ theo dõi xếp, quản lý Khi đảng viên chuyển sinh hoạt đảng thức định kỳ hàng năm (vào cuối năm), đảng viên phải ghi bổ sung thay đổi về: trình độ kiến thức (lý luận trị, học vấn, chun mơn, nghiệp vụ, ngoại ngữ ), đơn vị, chức vụ công tác, nghề nghiệp, khen thưởng, kỷ luật, hồn cảnh gia đình (cha, mẹ, vợ, chồng ) để tổ chức đảng bổ sung vào hồ sơ đảng viên đóng dấu cấp ủy vào chỗ bổ sung Cấp ủy sở ghi bổ sung vào lý lịch đảng viên danh sách đảng viên đảng bộ, chuyển phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên lên cấp ủy cấp trực tiếp Cấp ủy cấp trực tiếp sở bổ sung vào phiếu đảng viên, lý lịch đảng viên, danh sách đảng viên, lưu giữ phiếu bổ sung với hồ sơ đảng viên, cấp ủy sở quản lý hồ sơ chuyển phiếu xuống cấp ủy sở Bước 2: Kiểm tra thẩm định hồ sơ Trường hợp cán Đảng viên kết nạp Văn phòng Đảng uỷ thực thẩm tra xác minh tính trung thực tiêu chí, thơng tin cán Đảng viên tự kê khai Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu chuyển lại hướng dẫn để cán Đảng viên tiếp tục hoàn thiện Trường hợp cán Đảng viên chuyển nơi khác đến có thay đổi bổ sung thơng tin tài liệu Văn phòng Đảng ủy tiến hành kiểm tra tính đắn tài liệu ghi vào phiếu bổ sung hồ sơ, đóng dấu cấp ủy vào phiếu bổ sung Bước 3: Trình lãnh đạo kết thẩm định hồ sơ Sau kiểm tra, xem xét thẩm định hồ sơ, cán văn phòng Đảng ủy trình lên lãnh đạo kết hồ sơ thẩm định Bước 4: Ký duyệt hồ sơ Lãnh đạo Đảng xem xét, ký xác nhận vào kê bổ sung hồ sơ hàng năm cán Đảng viên hồ sơ đạt yêu cầu theo quy định Trong trường hợp hồ sơ bị sai lãnh đạo yêu cầu văn phòng Đảng ủy chuyển cấp ủy sở cá nhân để sửa hoàn thiện lại hồ sơ Bước 5: Sắp xếp bảo quản lưu hồ sơ 41 - Hệ thống theo dõi, quản lý hồ sơ đảng viên gồm: + Sổ danh sách đảng viên sinh hoạt chi (cả đảng viên thức dự bị) + Sổ đảng viên khỏi Đảng (xin ra, xoá tên, khai trừ) + Sổ đảng viên từ trần + Sổ theo dõi cập nhật giao, nhận hồ sơ đảng viên; cho mượn đọc hồ sơ đảng viên - Hồ sơ đảng viên xếp theo yêu cầu dễ tìm, dễ thấy dễ bảo quản theo loại hồ sơ đảng viên cấp quản lý - Nơi lưu giữ hồ sơ đảng viên phải có phương tiện chống mối mọt, ẩm ướt, phòng hoả, lũ lụt; thực chế độ phòng gian, bảo mật - Định kỳ đối chiếu danh sách đảng viên với số lượng hồ sơ đảng viên; kịp thời phát tài liệu hồ sơ đảng viên bị hư hỏng để xử lý Khi thay đổi cán quản lý phải có biên giao, nhận chặt chẽ quy định - Cán giao quản lý hồ sơ đảng viên phải lưu giấy giới thiệu, có sổ theo dõi, ghi rõ ngày tháng, họ tên, đơn vị người đến nghiên cứu hồ sơ Người cấp ủy cho mượn hồ sơ để nghiên cứu phải ký mượn vào sổ theo dõi - Hồ sơ Đảng viên đựơc bảo quản lưu giữ Đảng ủy Quy trình bổ sung tài liệu hồ sơ đảng viên Sơ đồ 2.3 Quy trình bổ sung tài liệu vào hồ sơ đảng viên Đảng ủy xã Mỹ Phương 42 Mơ tả quy trình Bước 1: Nhận phiếu bổ sung ghi thông tin thay đổi vào phiếu Định kỳ năm đảng viên chuyển sinh hoạt thức, đảng viên phải ghi bổ sung thay đổi : trình độ (lý luận trị, học vấn, chun mơn nghiệp vụ, ngoại ngữ, vi tính ), đơn vị, chức vụ công tác, nghề nghiệp, khen thưởng, kỷ luật, hồn cảnh gia đình (cha, mẹ, vợ, chồng, ) để tổ chức đảng bổ sung vào hồ sơ đảng viên đóng dấu cấp uỷ vào chỗ bổ sung Bước 2: Xác minh phiếu Sau cá nhân đảng viên bổ sung thông tin vào phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên cán cấp ủy sở (chi ủy, chi bộ) tiến hành thu phiếu xác minh tính đắn thơng tin bổ sung Nếu thơng tin viết bổ sung thay đổi vào danh sách đảng viên chi trình lên đảng ủy cấp ( văn phòng đảng ủy) kiểm tra xem xét, thơng tin bị sai trả cho cá nhân đảng viên kê khai bổ sung lại thơng tin Bước 3: Trình phiếu xác minh lên VPĐU Chi uỷ, chi sau xác minh chuyển phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên lên đảng uỷ sở ( Văn phòng Đảng ủy xã) kiểm tra xem xét tính đắn thơng tin bổ sung Bước 4: Đóng dấu Văn phòng Đảng uỷ xã ghi bổ sung vào lý lịch đảng viên danh sách đảng viên đảng sở liệu đảng viên đóng dấu vào chỗ bổ sung thông tin bổ sung Nếu thông tin bổ sung bị sai thiếu sót văn phòng Đảng ủy chuyển cho chi sở yêu cầu kê khai bổ sung lại thông tin Bước 5: Lưu hồ sơ Sau đóng dấu viết thông tin bổ sung vào hệ thống sổ sách quản lý văn phòng Đảng ủy lưu giữ phiếu bổ sung với hồ sơ đảng viên 2.2.2.2 Nhận xét Công tác quản lý hồ sơ đảng viên Đảng ủy xã Mỹ Phương tuân theo quy định chung quan Đảng, theo đạo Đảng Huyện Ba Bể, với Điều lệ Đảng cộng sản Việt Nam việc hướng dẫn quản lý hồ sơ đảng viên Tuy nhiên bên cạnh nhiều điểm yếu cần khắc phục để công tác quản lý quản lý hồ sơ đảng viên có kết tốt 43 Ưu điểm Công tác quản lý, phát triển đảng viên ngày trọng quan tâm, ngày kết nạp nhiều đồng chí cán tham gia vào tổ chức Đảng Chú trọng nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho cán quan xã nói chung tổ chức Đảng nói riêng Thực theo quy định đạo Đảng xã nhà Đảng Huyện cấp Có quan tâm cấp ủy cấp trên, Đảng xã bước đạt nhiều thành tích đáng khích lệ, hồn thành tốt tiêu đề hàng năm, quản lý tốt, kết nạp nhiều đảng viên Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm đạt cơng tác quản lý hồ sơ Đảng viên Đảng ủy xã Mỹ Phương gặp số hạn chế sau: Nhìn chung số lượng đảng viên tương đối hồ sơ đảng viên quản lý theo quy trình thủ cơng, quản lý văn giấy tờ truyền thống chưa thực khoa học Thực theo đạo ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý từ cấp trình độ cán thấp, chưa đáp ứng đủ lực, u cầu, nhiều chương trình khơng triển khai 44 Chương ỨNG DỤNG TIN HỌC VÀO QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN TẠI ĐẢNG ỦY XÃ MỸ PHƯƠNG, HUYỆN BA BỂ, TỈNH BẮC KẠN 3.1 Đề xuất xây dựng giải pháp Xuất phát từ hạn chế nêu việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin công tác quản lý hồ sơ đảng viên Đảng ủy xã Mỹ Phương công việc vô cần thiết quan trọng Để xây dựng sổ quản lý hồ sơ đảng viên cách khoa học ứng dụng tin học việc lập hồ sơ giải pháp phù hợp nhằm giúp cho cán đảng viên xã dễ dàng nắm số lượng đảng viên toàn xã, quản lý đảng viên dễ dàng hơn, đồng thời tạo thuận lợi cho việc tra tìm, thống kê, theo dõi danh sách quản lý Một số giải pháp để nâng cao hiệu công tác quản lý đảng viên Đảng ủy xã Mỹ Phương + Nâng cao nhận thức tầm quan trọng việc ứng dụng tin học vào quản lý hồ sơ đảng viên Để đáp ứng yêu cầu công tác quản lý hồ sơ đảng viên Đảng ủy xã phù hợp giai đoạn hội nhập quốc tế việc nâng cao nhận thức tầm quan trọng việc ứng dụng tin học vào quản lý hồ sơ cần thiết Việc ứng dụng tin học vào quản lý hồ sơ giúp việc giải tổng hợp hồ sơ cách nhanh chóng, xác khoa học + Đảm bảo sở vật chất hạ tầng mạng công nghệ thông tin Trong thời điểm nay, công tác quản lý văn cần ứng dụng công nghệ thông tin Việc quản lý hồ sơ đảng viên phần mềm chưa triển khai triệt để việc đầu tư sở vật chất hạ tầng mạng công nghệ thông tin cần thiết Đầu tư nâng cấp sở vật chất, cung cấp trang thiết bị đại, tiêu chuẩn phục vụ công tác quản lý hồ sơ + Nâng cao trình độ đội ngũ cán quản lý hồ sơ đảng viên dựa sở phân tích, đánh giá khắc phục hạn chế công tác quản lý hồ sơ phạm vi quan Xây dựng ban hành đồng văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, thể thức trình bày văn 3.2 Kết ứng dụng tin học công tác quản lý hồ sơ đảng viên Quản lý hồ sơ đảng viên băng cách ứng dụng tin học việc thực việc quản lý hồ sơ đảng viên xem phương pháp khoa học Cách quản lý đảng viên giúp cho Đảng ủy lưu trữ quản lý chuẩn định Có thể phân loại đảng viên cách 45 hiệu quả, giúp cho việc tra cứu tài liệu thông tin đảng viên cách nhanh chóng xác tiết kiệm thời gian, công sức.Cụ thể việc ứng dụng Microsoft office excel việc tổng hợp số lượng đảng viên, phân loại đảng viên theo: giới tính, dân tộc ; tính tuổi đảng viên, tổng hợp thu, nộp đảng phí… * Giao diện chương trình Bước 1: Tạo thư mục QUẢN LÝ ĐẢNG VIÊN - Tại ổ D, tạo thư mục có tên QUẢN LÝ ĐẢNG VIÊN - Tại thư mục QUẢN LÝ VĂN BẢN Tạo tiếp thư mục DANH SÁCH ĐẢNG VIÊN - Tại thư mục DANH SÁCH ĐẢNG VIÊN kích chuột phải chọn New Microsoft Office Excel Worksheet.xls sau nhấn chuột phải vào New Microsoft Office Excel Worksheet.xls chọn Rename đổi tên file thành SỔ DANH SÁCH ĐẢNG VIÊN Bước 2: Nhập nội dung - Nhấp đúp chuột trái vào file SỔ DANH SÁCH ĐẢNG VIÊN để mở trang tính sau lập sổ Bước 3: Tạo nội dung cho SỔ DANH SÁCH ĐẢNG VIÊN (Theo quy định) Sau nhập xong liệu ta dùng lệnh Chọn lọc nhanh chóng liệu theo điều kiện ta ấn định (Dùng Data Filter) Tức bơi đen tồn phần tiêu đề sổ đăng ký Thực xong lệnh Data Filter ta sổ DANH SÁCH ĐẢNG VIÊN hoàn chỉnh * Kết đạt Quản lý danh sách đảng viên 46 Hình 3.1 Giao diện sổ theo dõi danh sách đảng viên Tính tuổi đảng: Hình 3.2 Giao diện cách tính tuổi đảng viên 47 Lập danh sách đề nghị tặng huy hiệu đảng: Hình 3.2 Giao diện đề nghị tặng huy hiệu đảng Tổng hợp thu nộp đảng phí: 48 Hình 3.2 Giao diện bảng tổng hợp thu nộp đảng phí 49 KẾT LUẬN Là sinh viên ngành Quản trị văn phòng khoa hệ thống thơng tin kinh tế, qua việc nghiên cứu đề tài em trau dồi thêm nhiều kiến thức việc quản lý hồ sơ – nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ Trong trình thực tập UBND xã Mỹ Phương qua q trình tìm hiểu nghiên cứu hồn thiện đề tài, em hiểu quy trình quản lý hồ sơ đảng viên Đảng xã Mỹ Phương, đồng thời nghiên cứu tìm hiểu ứng dụng phần mềm Quản lý Đảng viên để giải mặt hạn chế cơng tác Đảng xã Sau thời gian thực tập em thu kết sau: Hiểu thêm quy trình, nghiệp vụ quản lý hồ sơ quan hành Nhà nước nói chung cơng tác quản lý hồ sơ Đảng viên văn phòng Đảng ủy xã Mỹ Phương nói riêng Biết chức quan trọng, tiện ích giúp q trình tìm kiếm, quản lý thơng tin Đảng viên, hồ sơ Đảng viên dễ dàng thuận tiện hơn, đem lại hiệu công việc cao tăng suất lao động cán nhân viên quan Đã minh họa phần công việc lập sổ quản lý hồ sơ đảng viên Microsoft office excel thay cho việc lập sổ đăng ký cách ghi chép tay thông thường văn phòng Đảng xã Mỹ Phương Giúp quản lý thông tin liên quan đến quản lý hồ sơ đảng viên như: thông tin đảng viên, thông tin chi sở, thông tin đảng viên kết nạp thông tin Đảng viên chuyển sinh hoạt đi, đến, thu chi đảng phí, thơng tin huy hiệu đảng, tuổi đảng tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động, thu chi Đảng phí, thống kê sổ sách Đảng xã Mỹ Phương, Microsoft office excel tìm kiếm thơng tin đảng viên theo tên, theo ngày tháng năm sinh, theo ngày vào đảng, theo chi bộ, theo địa chỉ, theo độ tuổi,… 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ nội vụ, (2012), Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 12 năm 2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan [2] Điều lệ Đảng Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI Đảng thông qua ngày 19/01/2011 [3] Quy định số 29 - QĐ/TW ngày 25/07/2016 Ban Chấp hành Trung ương quy định Điều lệ Đảng [4] Hướng dẫn số 01/HD-BTCTW ngày 20/9/2016 Một số vấn đề cụ thể thi hành điều lệ Đảng [5] Hồ sơ tài liệu Đảng viên văn phòng Đảng Xã Mỹ Phương 51 ... cứu: Ứng dụng tin học vào việc quản lý hồ sơ Đảng viên - Phạm vi nghiên cứu: Những quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ Đảng viên Đảng xã Mỹ Phương, huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn Ứng dụng tin học việc quản. .. chung cơng tác quản lý hồ sơ đảng viên nói riêng sở đưa quy trình quản lý hồ sơ đảng viên sở liệu đảng viên 3.2 Ý nghĩa thực tiễn Tìm hiểu thực trạng quản lý hồ sơ đảng viên Đảng xã Mỹ Phương, huyện. .. 1.2.2 Công tác quản lý hồ sơ đảng viên 1.2.2.1 Khái niệm quản lý hồ sơ đảng viên Quản lý hồ sơ đảng viên việc quản lý sổ danh sách đảng viên, thẻ đảng viên, phiếu đảng viên, thông tin lý lịch