ứng dụng tin học trong công tác quản lý các đoàn cán bộ đào tạo nước ngoài

Ngày nay, con người làm việc khó có thể tách rời với công nghệ thông tin, ở nước ta công nghệ thông tin đ• thực sự tác động đến mọi mặt của đời sống kinh tế x• hội, đ• đem lại những hiệu quả thiết thực trong quá trình quản lý nền kinh tế x• hội nói chung và ở các cơ quan, tổ chức nói riêng. Khi nền kinh tế ngày càng phát triển, yêu cầu công việc ngày càng tăng lên, đòi hỏi ở những người làm việc một trình độ chuyên môn nhất định và một quá trình đào tạo không ngừng, chính bởi vậy việc ra đời những bài toàn quản lý nói chung và quản lý cán bộ học tập đào tạo nước ngoài nói riêng là một điều tất yếu khách quan. Có thể nói cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủ công không còn phù hợp nữa. Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lý theo phương pháp thủ công như: Thông tin về đối tượng quản lý, lưu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lưu trữ trong đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lặp giữa các bộ phận... đặc biệt là mất rất nhiều thời gian và công sức để thống kê, tổng hợp, phân tích đưa ra các thông tin phục vụ việc ra quyết định. Do đó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng r•i và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ, các bài toán quản lý được đưa vào máy tính và ngày càng được tối ưu hoá. Nhận thức được những yếu kém của hệ thống hiện tại cũng như lợi ích của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý các đoàn cán bộ học tập và đào tạo nước ngoài, ủy ban dân số gia đình và trẻ em đ• đề xuất thực hiện tin học hoá công tác quản lý đoàn cán bộ học tập và đào tạo nước ngoài, bên cạnh đó cùng với thời gian thực tập, tìm hiểu hệ thống hoạt động của uỷ ban, em đ• chọn để tài cho chuyên đề thực tập của minh là: “ ứng dụng tin học trong công tác quản lý các đoàn cán bộ đào tạo nước ngoài”

1 Lời mở đầu Ngày nay, ngời làm việc khó tách rời với công nghệ thông tin, nớc ta công nghệ thông tin đà thực tác động đến mặt đời sống kinh tế xà hội, đà đem lại hiệu thiết thực trình quản lý kinh tế xà hội nói chung quan, tổ chức nói riêng Khi kinh tế ngày phát triển, yêu cầu công việc ngày tăng lên, đòi hỏi ngời làm việc trình độ chuyên môn định trình đào tạo không ngừng, việc đời toàn quản lý nói chung quản lý cán học tập đào tạo nớc nói riêng điều tất yếu kh¸ch quan Cã thĨ nãi cïng víi sù ph¸t triĨn công nghệ thông tin việc quản lý thủ công không phù hợp Ta nhận thÊy mét sè u kÐm cđa viƯc qu¶n lý theo phơng pháp thủ công nh: Thông tin đối tợng quản lý, lu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lu trữ đơn vị không quán, dễ bị trùng lặp phận đặc biệt nhiều thời gian công sức để thống kê, tổng hợp, phân tích đa thông tin phục vụ việc định Do đó, việc sử dụng thành tựu công nghệ thông tin quản lý ngày rộng rÃi mang lại hiệu cao, khắc phục đợc nhợc điểm hệ thống quản lý cũ, toán quản lý đợc đa vào máy tính ngày đợc tối u hoá Nhận thức đợc yếu hệ thống nh lợi ích việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý đoàn cán học tập đào tạo nớc ngoài, ủy ban dân số gia đình trẻ em đà đề xuất thực tin học hoá công tác quản lý đoàn cán học tập đào tạo nớc ngoài, bên cạnh với thời gian thực tập, tìm hiểu hệ thống hoạt động uỷ ban, em đà chọn để tài cho chuyên đề thực tập minh là: ứng dụng tin học công tác quản lý đoàn cán đào tạo nớc uỷ ban dân số gia đình trẻ em Trong thời gian thực tập nghiên cứu hệ thống hoạt động uỷ ban quốc gia dân số Em xin trình bày nội dung bố cục viÕt nh sau: * Ch¬ng I: Tỉng quan sở thực tập nội dung toán Quản lý đoàn cán đào tạo nớc ủy ban dân số gia đình trẻ em Chơng giới thiệu tổng quan sở thực tập, nêu cần thiết việc ứng dụng tin học quản lý đa ý nghĩa, tầm quan trọng đề tài * Chơng II: Phơng pháp luận phân tích, thiết kế hệ thống thông tin phục vụ quản lý Chơng trình bày số lý luận chung hệ thống thông tin thông tin phục vụ quản lý * Chơng III: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin cho toán quản lý đoàn cán học tập đào tạo nớc Chơng đa hệ thống thông tin với phần thiết kế logic,thiết kế vật lý kết đạt đợc triển khai chơng trình Ngoài có phần phụ lục ( Code chơng trình), danh sách tài liệu tham khảo mục lục Em xin chân thành cảm ơn cô chú, anh chị trung tâm thông tin thuộc uỷ ban dân số gia đình trẻ em, đặc biệt anh Phạm Vũ Hoàng đà nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đồng thời, em xin cảm ơn TS Lê Văn Năm- giảng viên hớng dẫn thầy cô giáo khoa Tin học kinh tế đà góp ý bảo cho em nhiều kiến thức kinh nghiệm quý báu Do trình độ hạn chế hoàn thành thời gian thực tập ngắn, chắn báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp em không tránh khỏi sai sót, mong nhận đợc góp ý bảo thầy cô bạn Mục lục Lời mở đầu Ch¬ng I: Giíi thiƯu chung vỊ n¬i thực tập cần thiết đề tài I TỈNG QUAN VỊ C¬ QUAN THÙCC TËP 1.1 Chức nhiệm vụ Uỷ ban quốc gia dân số gia đình trẻ em 1.2 Tổ chức máy đơn vị thuộc UBQG DS-GĐ & TE .8 II PHâN TíCH HOạT đẫNG THôNG TIN CẹA U BAN QUẩC GIA DâN Sẩ GIA đìNH V TRẻ EM .12 2.1 Phân loại hoạt động thông tin .13 2.2 Mô tả hoạt động thông tin .14 2.3 Các quy trình nghiệp vụ thông tin phục vụ công tác quan thờng trực Uỷ ban quèc gia DS-G§ & TE 16 III ĐáNH GIá HIệN TRạNG ỉNG DƠNG CNTT CĐA Ủ BAN QC GIA D©N SÈ GIA đìNH V TRẻ EM 17 3.1 T×nh h×nh thực tin học hoá quản lý hành nhà nớc giai đoạn 1996- 2000 17 3.2 HiÖn trạng sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin (CNTT) 19 IV GIII THIệU đề TI NGHIêN CØU 21 Chơng II: Phơng pháp luận phân tích thiết kế hƯ thèng th«ng tin 22 A KHáI NIệM Hệ THẩNG THôNG TIN 22 I TH«NG TIN VΜ QU¶N LÝ 22 II ĐịNH NGHĩA V CáC BÉ PHËN CÊU THΜNH HƯ THÈNG TH«NG TIN 23 II.1 Định nghĩa Hệ thống thông tin 23 II.2 Phân loại hệ thèng th«ng tin mét tỉ chøc 24 III Mô HìNH BIểU DIễN Hệ THẩNG THôNG TIN 25 III.1 M« hình lô gíc 25 III.2 Mô hình vật lý 26 III.3 Mô hình vật lý 26 IV MÉT HÖ THÈNG THôNG TIN HOạT đẫNG TẩT 26 IV.1 §é tin cËy 26 IV.2 TÝnh ®Çy ®đ 27 IV.3 Tính thích hợp dễ hiÓu 27 IV.4 Tính đợc bảo vệ 27 IV.5 TÝnh kÞp thêi (Đúng thời điểm) 27 B PHơNG PHáP PHáT TRIểN Hệ THẩNG THôNG TIN 28 I NGUYêN NHâN DẫN đếN VIệC PHáT TRIểN Hệ THẩNG THôNG TIN 28 I.1 Những vấn đề quản lý 28 I.2 Sù thay ®ỉi cđa c«ng nghƯ 28 I.3 Thay đổi sách lợc trị 28 II CáC GIAI đOạN CẹA QUá TRìNH PHáT TRIểN Hệ THẩNG THôNG TIN 29 II.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu 29 II.2 Giai đoạn phân tích chi tiết 30 II Giai đoạn thiết kế lô gic .35 II.4 Đề xuất phơng án giải pháp 42 II.5 Giai đoạn thiết kế vật lý 43 II.6 TriĨn khai hƯ thèng th«ng tin 43 II.7 Giai đoạn cài đặt bảo trì khai thác hệ thống 44 Chơng III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý đoàn cán đào tạo nớc .46 I PH©N TÝCH HƯ THÈNG NGHIƯP VƠ .46 Ph¸t biĨu kh¸i quát toán 46 Các quy trình nghiệp vụ 46 M« hình tổ chức liên quan trực tiếp đến toán 47 Xác định yêu cầu kü thuËt 47 II PHâN TíCH CáC QUY TRìNH NGHIệP Vễ 49 Quy tr×nh lần lợt thực theo bớc sau: .49 Sơ đồ dòng liệu 49 Sơ đồ chức nghiệp vụ 50 III PHâN TíCH CáC YêU CầU .51 XáC địNH Dữ LIệU VO RA CẹA HƯ THÈNG 51 Yªu cầu chức nghiệp vụ 53 Yêu cầu tổ chức ngêi sư dơng hƯ thèng 53 IV PHâN TíCH Hệ THẩNG QUảN Lí đON đO TạO .54 Sơ đồ chức nghiệp vụ hệ thống 54 ThiÕt kÕ logic 57 Thiết kế sở liệu phơng pháp mô hình hoá 61 Thiết kế thuật to¸n 67 V Thiết kế chơng trình 71 KÕT LUËN 79 Phô lôc chơng trình 80 Ch¬ng i Giíi thiƯu chung nơi thực tập cần thiết đề tài I Tổng quan quan thực tập 1.1 Chức nhiệm vụ Uỷ ban quốc gia dân số gia đình trẻ em Nghị định 42/CP ngày 21 tháng năm 1993 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức máy vµ lỊ lèi lµm viƯc cđa ban Qc gia DS-GĐ & TE nh sau: 1.1.1 Chức - Uỷ ban Quốc gia dân số gia đình trẻ em quan thuộc phủ thực chức quản lý Nhà nớc lĩnh vực dân số kế hoạch hoá gia đình - Phối hợp với Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, đoàn thĨ nh©n d©n, tỉ chøc x· héi viƯc tỉ chức thực chơng trình dân số-kế hoạch hoá gia đình phạm vi nớc 1.1.2 Nhiệm vụ - Xây dựng chiến lợc, quy hoạch, kế hoạch, chơng trình, dự án dân số-kế hoạch hoá gia đình trình Chính phủ phê duyệt tổ chức đạo thực kế hoạch, chơng trình, dự án phạm vi nớc - Phối hợp với quan liên quan xây dựng dự án luật, pháp lệnh, văn dới luật, sách dân số- kế hoạch hoá gia đình để trình Chính phủ - Tổ chức, phối hợp Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, đoàn thể nhân dân tổ chức xà hội thực việc cung cấp thông tin dịch vụ kế hoạch hoá gia đình đến tận ngời dân; xây dựng quy chế thực sách dân số - kế hoạch hoá gia đình Nhà nớc đơn vị, cá nhân thuộc Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, đoàn thể nhân dân tổ chức xà hội - Phối hợp với Bộ tài chính, Uỷ ban Kế hoạch Nhà nớc (nay Bộ Kế hoạch Đầu t) xây dựng trình Chính phủ kế hoạch tài bảo đảm cho chơng trình DS-KHHGĐ Sau đợc Chính phủ phê duyệt, Uỷ ban có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra quản lý kế hoạch theo quy định Chính phủ - Hớng dẫn, kiểm tra ngành, địa phơng, tổ chức công dân việc thực pháp luật Nhà nớc, văn pháp quy DSKHHGĐ Uỷ ban ban hành Phối hợp với quan thành viên đạo công tác tra chuyên ngành dân số - kế hoạch hoá gia đình - Trình Chính phủ việc tham gia tổ chức quốc tế, việc ký kết, tham gia, phê duyệt điều ớc quốc tế DS-KHHGĐ; tổ chức đạo thực kế hoạch hợp tác quốc tế, điều ớc quốc tế theo quy định Chính phủ Theo sù ủ qun cđa Thđ tíng ChÝnh phđ, tham gia đàm phán đàm phán ký kết với tổ chức quốc tế, quan nớc DS-KHHGĐ Theo dõi, đạo điều phối chung việc thực chơng trình, dự án quốc tế tài trợ DS-KHHGĐ, kể viện trợ Chính phủ, viện trợ phi Chính phủ - Quản lý tổ chức, viên chức đào tạo, bồi dỡng kỹ thuật, nghiệp vụ ngành theo quy định Chính phủ; định việc tun dơng, sư dơng, khen thëng, kû lt, nghỉ hu thực chế độ khác nhà nớc viên chức Uỷ ban trực tiếp quản lý - Tổ chức đạo thực kế hoạch nghiên cứu, ứng dụng tiến khoa học - kỹ thuật công tác DS-KHHGĐ - Tổ chức việc thu thập, xử lý, lu trữ phổ biến thông tin DS-KHHGĐ đáp ứng yêu cầu quản lý, điều phối thực công tác DS-KHHGĐ - Phối hợp với quan có liên quan thẩm tra điều kiện cho phép sản xuất, nhập khẩu, xuất thiết bị, phơng tiện kế hoạch hoá gia đình 1.2 Tổ chức máy đơn vị thuộc UBQG DS-GĐ & TE 1.2.1 Cơ cấu tổ chức Uỷ ban Quốc gia dân số gia đình trẻ em  Bé trëng - Chđ nhiƯm  C¸c Phã chủ nhiệm chuyên trách Các phó Chủ nhiệm kiêm nhiệm: đại diện lÃnh đạo Uỷ ban Kế hoạch Nhà nớc (nay Bộ Kế hoạch Đầu t), Bộ Tài chính, Bộ Y tế Các Uỷ viên kiêm nhiệm Uỷ ban QGDS-GĐ&TE đại diện lÃnh đạo Bộ Lao động, Thơng binh Xà hội, Bộ Văn hoá-Thông tin, Bộ Giáo dục Đào tạo, Bộ Quốc phòng, Bộ Nội vụ (nay Bộ Công an), Bộ t pháp, Uỷ ban bảo vệ chăm sóc trẻ em Việt nam, Tổng cục Thống kê, Trung ơng Mặt trận Tổ quốc Việt nam, Tổng Liên đoàn lao động Việt nam, Trung ơng Hội kế hoạch hoá gia đình Việt nam, Trung ơng Đoàn niên cộng sản Hồ Chí Minh, Trung ơng Hội liên hiệp phụ nữ Việt nam, Trung ơng hội nông dân việt nam, Trung ơng Hội cựu chiến binh Việt nam, Trung ơng Hội chữ thập đỏ Việt nam Chủ nhiệm Phó Chủ nhiệm chuyên trách Thủ tớng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm Phó Chủ nhiệm Uỷ viên kiêm nhiệm lÃnh đạo quan nói cử 1.2.2 Cơ cấu tổ chức máy quan thờng trực Uỷ ban Quốc gia DSGĐ&TE Văn phòng Vụ kế hoạch - tài vụ - sách Vụ tuyên truyền giáo dục Vụ điều phối dịch vụ kế hoạch hoá gia đình Vụ tổ chức cán đào tạo Vụ hợp tác quốc tế Thanh tra Trung tâm nghiên cứu, thông tin t liệu dân số Dự án Dân số Sức khoẻ gia đình Báo Gia đình & X· héi Bé trëng, Chđ nhiƯm ban Qc gia DS-GĐ&TE quy định chức năng, nhiệm vụ đơn vị nói 1.2.3 Tổ chức, chức máy làm công tác DS-KHHGĐ cấp Bộ máy làm công tác DS-KHHGĐ đợc tổ chức tất cấp hành chính: cấp Trung ơng, cấp tỉnh, cấp huyện cấp xà Từ năm 2001, theo N75 ghị định 12/2001/NĐ-CP, máy làm công tác DS-KHHGĐ từ cấp tỉnh trở xuống đà hợp với Uỷ ban Chăm sóc bảo vệ trẻ em thành Uỷ ban Dân số - Gia đình- Trẻ em Uỷ ban DS-GĐ-TE thực chức nhiệm vụ hai Uỷ ban DS-KHHGĐ Uỷ ban BVCS-TE trớc Tại Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, đoàn thể nhân dân tổ chức xà hội có hoạt động liên quan đến công tác DS-KHHGĐ đà thành lập Ban đạo công tác DS-KHHGĐ có phận chuyên trách làm tham mu cho lÃnh đạo công tác Các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng, huyện, quận tơng đơng thành lập Uỷ ban DS-GĐ-TE trực thuộc Uỷ ban Nhân dân cấp Các xÃ, phờng tơng đơng thành lập Ban DS-GĐ-TE, Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân xà trực tiếp làm trởng Ban, thành viên từ ngành, đoàn thể Tại quan, xí nghiệp, công tác DS-KHHGĐ tập thể lÃnh đạo định nội dung công tác đơn vị, phân công cán lÃnh đạo phụ trách sử dụng phận chuyên môn giúp việc Sơ đồ tổ chức máy quan thờng trực uỷ ban quốc gia dân số & kế hoạch hoá gia đình Ghi chú: Đây CNTT chuyên Bộ trởng - Chủ nhiệm KHHGĐ Các Phó chủ nhiệm kiêm nhiệm đầu mối mạng lới ngành DS - Các Phó chủ nhiệm chuyên trách Hội đồng khoa học Văn phòng Vụ Hợp tác quốc tế Vụ Kế hoạch Tài vụ - Chính sách Vụ Tuyên truyền Giáo dục Vụ điều phối dịch vụ KHHGĐ Thanh Tra Trung tâm Nghiên cứu, Thông tin T liệu dân số Vụ Tổ chức Cán - Đào tạo Báo Gia đình & Xà hội 10 Mô hình lÃnh đạo hệ thống tổ chức UBQGDS - GĐ&TE I T đảng phủ uỷ ban quốc gia ds - khhgđ ngành, đoàn thĨ, tỉ chøc x· héi II TØnh ủ vµ ubnd cấp tỉnh uỷ ban dân số - gia đình trẻ em cấp tỉnh ngành, đoàn thể, tổ chức xà héi III hun ủ vµ ubnd cÊp hun ủ ban dân số - gia đình trẻ em cấp huyện ngành, đoàn thể, tổ chức xà hội IV đảng uỷ ubnd cấp xà uỷ ban dân số - gia đình trẻ em cấp xà ngành, đoàn thể, tổ chức xà hội V bí th chi bộvà trởng thôn cộng tác viên Đờng mối quan hệ lÃnh đạo, đạo Đờng mối quan hệ điều hành phối hợp I Tuyến trung ơng; II Tuyến tỉnh; III Tuyến huyện/quận; IV Tuyến xÃ/phờng; V Tuyến thôn/ấp 10 tuyên trun viªn ... công tác đào tạo g) Quản lý đoàn ra, đoàn vào 7) Quản lý dự án 8) Tổng hợp thông tin cho cán lÃnh đạo Các hoạt động nhóm gồm: 1) Quản lý tài sản, 2) Quản lý tài kế toán, 3) Quản lý xe ô tô 4) Quản. .. cung cấp thông tin khác Điều thể qua cách định nghĩa thông tin quản lý nh sau: Thông tin quản lý thông tin mà có cán quản lý cần có ý muốn dùng vào việc định quản lý Các cấp quản lý có định khác... thông tin phục vụ quản lý Chơng trình bày số lý luận chung hệ thống thông tin thông tin phục vụ quản lý * Chơng III: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin cho toán quản lý đoàn cán học tập đào tạo