Ưng dụng tin học trong công tác kế toán hộ kinh doanh

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thi trường, với những đổi mới thực sự trong quản lý kinh tế - tài chính đ• khẳng định vai trò, vị trí của thông tin kế toán trong quản lý. Với mục đích sử dụng thông tin kế toán cho những nhu cầu khác nhau, trong cơ chế thị trường kế toán được phân định thành hai nhánh: Loại kế toán cung cấp thông tin cho quản lý trong quá trình điều hành hoạt động của doanh nghiệp được gọi là kế toán quản trị và Loại kế toán cung cấp thông tin cho những người ra quyết định được gọi là kế toán tài chính. Kế toán tài chính liên quan đến việc lập báo cáo cho các thành viên có liên quan đến việc hoạt động sử dụng như :cơ qoan thu thuế , đối tác làm ăn và tình hình tài chính cho chủ thể kinh doanh. Căn cứ vào Quyết định số 169-2000/QĐ-BTC ngày 25/10/200 ban hành cho tất cả các hộ kinh doanh chưa đủ điều kiện thành lập doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp, xây dựng, vận tải, khai thác tài nguyên, nuôi trồng thuỷ sản, kinh doanh thương mại ...có doanh số bán hàng theo quy định của Bộ Tài Chính được áp dụng chế độ kế toán hộ kinh doanh này. Chế độ kế toán này thực hiện dựa trên Luật thuế Gía trị gia tăng (số 2/1997/QH9), Luật thuế thu nhập doanh nghiệp(số 3/1997/QH9) và Pháp lệnh kế toán (số 06-LCT/HĐNN).

Lời nói đầu Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thi trờng, với những đổi mới thực sự trong quản lý kinh tế - tài chính đã khẳng định vai trò, vị trí của thông tin kế toán trong quản lý. Với mục đích sử dụng thông tin kế toán cho những nhu cầu khác nhau, trong cơ chế thị trờng kế toán đợc phân định thành hai nhánh: Loại kế toán cung cấp thông tin cho quản lý trong quá trình điều hành hoạt động của doanh nghiệp đợc gọi là kế toán quản trị và Loại kế toán cung cấp thông tin cho những ngời ra quyết định đợc gọi là kế toán tài chính. Kế toán tài chính liên quan đến việc lập báo cáo cho các thành viên có liên quan đến việc hoạt động sử dụng nh- :cơ qoan thu thuế , đối tác làm ăn và tình hình tài chính cho chủ thể kinh doanh. Căn cứ vào Quyết định số 169-2000/QĐ-BTC ngày 25/10/200 ban hành cho tất cả các hộ kinh doanh cha đủ điều kiện thành lập doanh nghiệp t nhân hoạt động trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp, xây dựng, vận tải, khai thác tài nguyên, nuôi trồng thuỷ sản, kinh doanh thơng mại .có doanh số bán hàng theo quy định của Bộ Tài Chính đợc áp dụng chế độ kế toán hộ kinh doanh này. Chế độ kế toán này thực hiện dựa trên Luật thuế Gía trị gia tăng (số 2/1997/QH9), Luật thuế thu nhập doanh nghiệp(số 3/1997/QH9) và Pháp lệnh kế toán (số 06-LCT/HĐNN). Trong thời gian thực tập tại Phòng phát triển ứng dụng - Ban tin học - Bộ tài chính Tôi đợc giao nhiệm vụ nghiên cức và thực hiện đề tài Ưng dụng tin học trong công tác kế toán hộ kinh doanh.Tại đây Tôi đợc trang bị những kiến thức về các nghiệp vụ kế toán cũng nh áp dụng tin học vào trong công việc thực tế . Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Kết hợp với thực tiễn đó, cùng với kiến thức của bản thân và đặc biệt với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Bùi Thế Ngũ và anh Phùng Huy Hậu đã góp phần không nhỏ cho tôi thực hiện đề tài này. Song, trên thực tế đây là một vấn đề tài đang còn mới mẻ đợc áp dụng trong kế toán hộ kinh doanh va bài toán có tính phức tạp cũng không nhỏ, với kiến thức còn hạn chế và thời gian nghiên cứu đề tài có hạn nên Tội mới chỉ thực hiện một phần của công việc đó là phân hệ kế toán Bán hàng và công nợ phải thu. Bố cục của đề tài đợc trình bỳ thành ba chơng : Chơng I Khảo sát thực tế Chơng này khảo sat sơ bộ Hệ thống kế toán và Chế độ kế toán hộ kinh doanh nhằm nắm đợc tính tất yếu và sự cần thiết của công việc. Chơng II Phơng pháp luận nghiên cứu hệ thông thông tin Chơng này là phần lý luận chung cho nghiên cứu hệ thống thông tin, để nắm giõ đợc các bớc thực hiện trong một hệ thống. Chơng III Phân tích - thiết kế - xây dựng chơng trình Chơng này là phần thực hiện chi tiết công việc đang nghiên cứu và xây dựng thành một chơng trình. Đỗ Đình Tuấn - Tin học 39B 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp mục lục lời cảm ơn Lời nói đầu 1 mục lục 3 Chơng I 6 Khảo sát thực tế .6 I Khái quát chung về nơi thực tập 6 I.1 Bộ Tái Chính 6 I.2 Ban Quản Lý Tin Học 8 I.3 Phòng phát triển ứng dụng .11 II Bản chất của kế toán .12 II.1 Tính tất yếu khách quan của hoạch toán kế toán .12 III Đối tợng hoạch toán kế toán 12 III.1 Khái qoat chung về đối tợng hoạch toán kế toán .12 III.2 Kết luận về đối tợng hoạch toán kế toán 15 IV Các phơng pháp hoạch toán kế toán .15 IV-1 Phơng pháp chứng từ 15 IV.2 - Phơng pháp đánh giá: 18 IV.3 Phơng pháp đối ứng tài khoản 20 IV.4 - Phơng pháp kiểm kê .21 IV.5 - Phơng pháp ghi sổ kép: .21 IV.6 - Phơng pháp báo biểu: .22 IV.7 - Phơng pháp phân tích .22 IV.8 - Phơng pháp tổng hợp và cân đối kế toán 23 V Chế độ sổ kế toán trong hệ thống kế toán .27 V.1 - Khái niệm và tác dụng của sổ kế toán 27 V.2 - Các hình thức sổ kế toán -nguyên lý kết cấu và nội dung phản ánh 28 VI chế độ kế toán hộ kinh doanh .34 VI .1 - Khái qoát Hộ Kinh Doanh: .34 VI.2 - Chứng từ và sổ kế toán .35 VI.3 Chức năng và công việc kế toán hộ kinh doanh .36 Đỗ Đình Tuấn - Tin học 39B 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chơng II 37 Phuơng pháp luận nghiên cứu hệthống thông tin quản lý .37 I - Hệ thống thông tin quản lý .37 I.1. Khái niệm thông tin ? .37 I .2 Bản chất của thông tin 38 I .3 Vai trò của thông tin đối với quản lý 40 I .4 Hệ thống thông tin 41 I.5 - Các luồng thông tin vào - ra trong hệ thống thông tin quản lý 42 I.6 - Các module của hệ thống thông tin quản lý .44 I.7 - Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý .45 I.8 - Các giai đoạn ứng dụng tin học trong một tổ chức .45 I.9 - Các phơng pháp ứng dụng tin học trong công tác quản lý 46 I.10 - Vồng đời phát triển của hệ thống .47 II hệ thống thông tin kế toán .48 II.1 - Hệ thống thông tin kế toán .48 II.2 - Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán .48 II.3 - Các chế độ xử lý nghiệp vụ trong hệ thông kế toá 50 III Phơng pháp phân tích ,thiết kế và cài đặt hệ hệ thống thông tin quản lý .53 III.1 - Đánh giá yêu cầu .55 III.2 - Làm sáng tỏ yêu cầu và quy mô của vấn đề 55 III 3 - Đánh giá tính khả thi và hiệu quả sơ bộ củ hệ thống thông tin .55 III 4 Phân tích hệ thống 56 III .4.1 Xác định các yêu cầu hệ thông .57 III .4.2 Phân tích yêu cầu hệ thống .57 III .5 Thiết kế hệ thống .58 III .5.1 Thiết kế các đầu ra của hệ thống 59 III .5.2 Thiết kế đầu vào của hệ thống 59 III .5.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu 59 III .5.4 Thiết kế các xử lý của hệ thống 62 III .5.5 Thiết kế ứng dụng 62 III .6 Xây dựng chơng trình .63 III.7 Cài đặt và đánh giá hệ thống .63 IV ứng dụng tin học trong công tác kế toán hộ kinh doanh 63 Đỗ Đình Tuấn - Tin học 39B 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp IV.1 Các bớc xây dựng hệ thống 63 IV .2 Các hình thức chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới 64 IV3 Môi trờng hoạt động của hệ thống 64 Chơng III 67 Phân tích - thiết kế - xây dựng chơng trình kế toán hộ kinh doanh 67 I Đặc điểm chung của kế toán hộ kinh doanh 67 II Các thông tin cần quản lý trong hệ thống .68 III Phân tích hệ thống .73 III.1 Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ (BFD) 73 III.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) .75 III.3 Sơ đồ ngữ cảnh (Context diagram) 76 III.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 (DFD) 77 III.5 Các Module của hệ thống 78 IV Thiết kế hệ thống 79 IV.1 Liệt kê các thông tin đầu vào : 80 V.2 Chuẩn hoá các dữ liệu đầu vào .83 IV.3 Sơ đồ cấu trúc dữ liệu .91 IV.4 Liệt kê các thực thể .92 IV.5 Thiết kế cơ sở dữ liệu 93 IV.6 Mô hình quan hệ gữi các thực thể .100 V Thiết kế chức năng .100 VI Thiết kế giao diện 102 Phụ lục chơng trình 110 Kết luận .163 Tài liệu tham khảo 164 Đỗ Đình Tuấn - Tin học 39B 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chơng I Khảo sát thực tế I Khái quát chung về nơi thực tập I.1 Bộ Tái Chính Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ có chức năng thống nhất quản lý Nhà nớc về lĩnh vực tài chính, kế toán, ngân sách Nhà nớc trong phạm vi cả n- ớc.Với những chức năng quản lý đó, Bộ Tài chính đợc Nhà nớc giao cho những quyền hạn nhất định: * Hớng dẫn các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng xây dựng dự toán ngân sách Nhà nớc hàng năm. Chủ trì phối hợp với Uỷ ban Kế hoạch Nhà nớc lập dự toán ngân sách Nhà nớc cho các Bộ, ngành, địa phơng để Chính phủ trình Quốc hội. Tổ chức thực hiện dự toán ngân sách Nhà nớc đã đợc Quốc hội thông quyết định. * Cùng với uỷ ban khoa học nhà nớc (UBKHNN) xây dựng kế hoạch tài chính trung và dài hạn. Các kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, kế hoạch xây dựng cơ bản Đỗ Đình Tuấn - Tin học 39B 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp và các cân đối khác của nền kinh tế có liên quan đến tài chính và ngân sách nhà n- ớc. Tham gia với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng về phơng hớng phát triển ngành, lĩnh vực về chính sách đầu t tài chính, về biên chế, tiền lơng, giá cả và các chính sách kinh tế - xã hội khác có liên quan đến tài chính và ngân sách Nhà nớc. * Xây dựng các dự thảo Luật, Pháp lệnh, các văn bản pháp luật khác về thuế, phí và thu khác để trình Chính phủ ban hành hoặc Chính phủ trình Uỷ ban Thờng vụ Quốc hội, Quốc hội ban hành. Thống nhất quản lý và chỉ đạo công tác thu thuế, phí và thu khác của ngân sách Nhà nớc. * Quản lý quỹ ngân sách Nhà nớc, quỹ dự trữ tài chính Nhà nớc, quỹ ngoại tệ tập trung của ngân sách Nhà nớc, quỹ tài sản tạm thu, tạm giữ. Tổ chức thực hiện việc cấp phát các khoản kinh phí thuộc ngân sách Nhà nớc, cấp phát vốn đầu t xây dựng cơ bản và cho vay u đãi đối với các dự án, chơng trình mục tiêu kinh tế của Nhà nớc theo quy định của Chính phủ. * Thực hiện các biện pháp hỗ trợ tài chính nhằm thực hiện các mục tiêu văn hoá - xã hội theo các chơng trình, dự án đợc Chính phủ chỉ định. * Quản lý vốn, giá trị tài sản và tài nguyên thuộc sở hữu Nhà nớc. * Quyết định ngừng cấp phát và thu hồi số tiền đã cấp cho những cơ quan, đơn vị sử dụng vốn ngân sách Nhà nớc sai mục đích, trái với kế hoạch đợc duyệt, vi phạm chế độ quản lý tài chính Nhà nớc, đồng thời báo cáo Thủ tớng Chính phủ về các quyết định của mình. * Thống nhất quản lý các khoản vay và trả nợ (bao gồm cả vay và trả nợ trong nớc và nớc ngoài) của Chính phủ; quản lý về mặt tài chính các nguồn viện trợ quốc tế. Tham gia thẩm định về mặt tài chính các dự án sự dụng vốn vay nớc ngoài của Chính phủ giao cho các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng thực hiện. Chuẩn bị các văn bản Đỗ Đình Tuấn - Tin học 39B 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp liên quan tới việc nớc ta tham gia các điều ớc quốc tế về tài chính để trình Chính phủ quyết định. * Quản lý Nhà nớc đối với các hoạt động kinh doanh dịch vụ bảo hiểm, phát hành trái phiếu, cổ phiếu, các quỹ xã hội, xổ số kiến thiết, dịch vụ kiểm toán, kế toán và các dịch vụ tài chính khác, tham gia quản lý thị trờng vốn. * Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra tài chính đối với tất cả các tổ chức hành chính, sự nghiệp, các doanh nghiệp Nhà nớc và các đối tợng có quan hệ với tài chính Nhà nớc. * Đại diện của Chính phủ tại các tổ chức tài chính quốc tế theo sự phân công của Chính phủ. * Quản lý công chức, viên chức tài chính, kế toán và kiểm toán theo quy định của Chính phủ. I.2 Ban Quản Lý Tin Học Ban quản lý ứng dụng tin học là đơn vị thuộc bộ máy Quản lý nhà nớc của Bộ Tài chính, có nhiệm vụ giúp Bộ trởng Bộ Tài chính thống nhất quản lý hoạt động phát triển ứng dụng tin học trong lĩnh vực quản lý tài chính Nhà nớc; tổ chức trung tâm dữ liệu và xử lý thông tin phục vụ cho công tác quản lý tài chính và điều hành ngân sách của Bộ. Xây dựng chơng trình, kế hoạch phát triển ứng dụng tin học phục vụ hoạt động quản lý tài chính nhà nớc: Nghiên cứu xây dựng chiến lợc phát triển hệ thống tin học ngành Tài chính để bộ trình lên Chính phủ phê duyệt. Xây dựng kế hoạch ứng dụng tin học của các cơ quan Bộ Tài chính; thẩm định kế hoạch phát triển ứng dụng tin học của các đơn vị và các tổ chức trực thuộc bộ; tổng hợp kế hoạch phát triển và ứng dụng tin học trong toàn ngành trình Bộ phê duyệt. Đỗ Đình Tuấn - Tin học 39B 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Hớng dẫn các đơn vị và tổ chức trực thuộc xây dựng kế hoạch chi tiết về hoạt động ứng dụng tin học của đơn vị phù hợp với kế hoạch đã đợc Bộ phê duyệt. Quản lý thống nhất các hoạt động ứng dụng tin học trong toàn ngành Tài chính: Nghiên cứu xây dựng trình Bộ trởng ban hành các chế độ chính sách liên quan đến việc phát triển và ứng dụng tin học vào hoạt động quản lý của toàn ngành phù hợp với chiến lợc chung, nghiên cức xây dựng và trình Bộ ban hành các quy định triển khai một đề án ứng dụng công nghệ tin học . Chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng và trình Bộ ban hành các định mức chi phí cho các hoạt động triển khai ứng dụng tin học để áp dụng trong toàn ngành. Hớng dẫn các đơn vị và tổ chức trực thuộc Bộ thực hiện đúng các quy định của Nhà nớc trong lĩnh vực phát triển ứng dụng tin học. Tham gia ý kiến với cơ quan chức năng và đề xuất để Bộ quyết định việc phân bổ các nguồn vốn sửng dụng cho hoạt động ứng dụng tin học. Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị và tổ chức trực thuộc Bộ thực hiện các dự án ứng dụng tin học theo sự phân công của Bộ. Thực hiện một số nhiệm vụ về đào tạo, bồi dỡng công chức, viên chức về lĩnh vực tin học theo sự phân công của Bộ. Kiểm tra giám sát việc thực hiện các quy định của nhà nớc trong lĩnh vực phát triển và ứng dụng tin học ở các đơn vị và tổ chức trực thuộc Bộ: Thờng xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch phát triển, ứng dụng tin học ở các đơn vị trong toàn ngành. Phối hợp với các tổ chức chuyên ngành thuộc Bộ, kiêm tra việc thực hiện các chế độ chính sách, các quy định mà Bộ và Nhà nớc đã ban hành trong hoạt động ứng dụng tin học. Đỗ Đình Tuấn - Tin học 39B 9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trình Bộ xử lý những trờng hợp sai phạm của các đơn vị trong lĩnh vực ứng dụng tin học. Tổ chức trung tâm dữ liệu thông tin tài chính, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ quản lý tài chính Nhà nớc: Xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin chuyên ngành theo yêu cầu của hoạt động quản lý tài chính Nhà nớc, đảm bảo thu nhận, xử lý và kết xuất thông tin một cách đầy đủ, tin cậy, nhanh chóng, chính xác và an toàn. Báo cáo cung cấp các thông tin về tài chính và ngân sách nhà nớc theo phân cấp của Bộ phục vụ cho hoạt đông quản lý của nhà nớc.Trực tiếp xây dựng và quản trị mạng máy tính tại cơ quan Bộ. Thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế trong lĩnh vực phát triển ứng dụng tin học của ngành theo quy định của Bộ. Ban quản lý ứng dụng tin học có quyền hạn: Trình Bộ ban hành hoặc theo sự uỷ nhiệm của Bộ ban hành các văn bản h- ớng dẫn các đơn vị, tổ chức trong toàn ngành về triển khai thực hiện kế hoạch phát triển ứng dụng tin học và các quy định của Bộ Tài chính trong lĩnh vực ứng dụng tin học, về quản lý và cung cấp thông tin quản lý chuyên ngành về tài chính ngân sách. Giải quyết các yêu cầu , đề nghị của các đơn vị, cơ quan tổ chức và cá nhân thuộc nhiệm vụ của Ban do Bộ uỷ nhiệm. Đợc yêu cầu các đơn vị và tổ chức trực thuộc Bộ cung cấp các thông tin tổng hợp, các tài liệu cần thiết phục vụ cho nhiệm vụ của Ban. Ban quản lý ứng dụng tin học đợc mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nớc để nhận, quản lý và sử dụng kinh phí của Nhà nớc và các khoản thu chi gắn với việc thực hiện nhiệm vụ là trung tâm dữ liệu và xử lý thông tin tại cơ quan Bộ. Đỗ Đình Tuấn - Tin học 39B 10