ứng dụng tin học trong công tác quản lý thiết bị khoa công nghệ thông tin

ứng dụng tin học trong công tác quản lý thiết bị khoa công nghệ thông tin

Mục Lục

Lời nói đầu 2

Phần 1: Mục tiêu và yêu cầu của đề tài 3

1 Bài toán đặt ra 3

1.1Ưu điểm của hệ thống cũ: 3

1.2Nhược điểm của hệ thống cũ: 3

2.Yêu cầu của đề tài 3

Phần 5: Thiết kế giao diện : Giao diện người dùng 28

1Giao diện nhập thiết bị 28

2Giao diện xuất thiết bị 29

3Giao diện tìm kiếm 29

Phần 6: Kết Luận 30

Lời nói đầu

Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính không thể nào thiếuđược trong mọi lĩnh vực đời sống và cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đãgiúp cho việc quản lí hồ sơ, sổ sách trong các cơ quan , trường học trở nên rất tiện lợi.Khác với việc quản lí hồ sơ, sổ sách theo phương pháp thủ công truyền thống, việcquản lí hồ sơ bởi máy tính đã khắc phục được những khó khăn và yếu kém của quản lítheo phương pháp truyền thống, đó là giảm được số lượng người tham gia quản lí, sựvòng vèo trong các quy trình xử lí, tốc độ việc cập nhật và lấy thông tin tăng lên rấtnhiều, thông tin tập trung và gọn nhẹ không cồng kềnh, việc tính toán bằng máy cũnggiảm tối thiểu những sai sót

Vì vậy ứng dụng tin học trong công tác quản lý thiết bị khoa công nghệ thông tinlà mô hình quản lý mới, và đã đem lại những khả năng mới trong công tác quản lýtrong trường thuận lợi và dễ dàng hơn Và đây là công việc của những người làm tinhọc chúng em

Bài toán phân tích và thiét kế hệ thống quản lí thiết bị khoa công nghệ thông tin làđề tài của nhóm sinh viên chúng em, nhằm giúp sinh viên tiến hành khảo sát và thựchiện phân tích và thiết kế một hệ thống có thực, giúp sinh viên nắm vững môn học nàycũng như bước đầu làm quen với công việc phân tích và thiết kế hệ thống tin học, cónhững hiểu biết cơ bản về công việc này.

Dựa trên những kiến thức về bộ môn này, nhóm chúng em chọn đề tài : Quản líthiết bị khoa công nghệ thông tin trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hải Phòng Nhómchúng em hy vọng đề tài này tuy không phải là một giải pháp tối ưu nhưng sẽ giảiquyết được những khâu chủ yếu của một trình quản lý được sử dụng phổ biến ở các

Phần 1: Mục tiêu và yêu cầu của đề tài

1 Bài toán đặt ra

Quản lý trang thiết bị được giao tại các bộ môn của khoa CNTT với hệ thốngquản lý cũ bằng văn bản giấy tờ: Quản lý sử dụng trên văn bản giấy tờ; dùng sổ đểtheo dõi tình trạng thiết bị của từng phòng; nhập các thiết bị thủ công, chỉ có sự tínhtoán của máy tính; tìm kiếm, tra cứu thủ công trên sổ sách

1.1Ưu điểm của hệ thống cũ:

a) Hệ thống đã quen thuộc

b) Giá thành thấp

1.2Nhược điểm của hệ thống cũ:

c) Do quản lý bằng sổ sách giấy tờ nên tốn thời gian và nhân lựcd) Dễ xảy ra sai sót

e) Khó có thể quản lý một cách chính xác thiết bịf) Dữ liệu có thể bị mất mát

g) Tìm kiếm, tra cứu mất rất nhiều thời gian

Do vậy, yêu cầu đặt ra phải có một hệ thống mới, ứng dụng tin học vào quátrình quản lý nhằm loại bỏ tất cả những nhược điểm trên của hệ thống cũ , đồngthời có những tính năng vượt trội so với hệ thống cũ.

2.Yêu cầu của đề tài

Hệ thống mới phải có những tính năng sau đây:

 Quản lý được giao nhận, nhập xuất của các thiết bị

 Quản lý được trang thiết bị của từng phòng ban bộ môn: có trang thiết bịgì, số lượng trang thiết bị, tình trạng ra sao, thêm mới và sửa chữa

 Quản lý chuyển quản lý thiết bị giữa các bộ môn, các phòng đặt Tìm kiếm và báo cáo theo nhiều chỉ mục khác nhau

3.Xác lập dự án

 Dự trù: nhóm 6 người hoàn thành trong thời gian 5 tuần

Môi trường phát triển: Microsoft word 2003 – dùng để viết báo cáo

Phần 2: Phân tích hệ thống

1.Mô tả về môi trường hoạt động:

 Hệ thống quản lý thiết bị khoa CNTT sẽ được cài đặt, hoạt động tại máy tính ởvăn phòng khoa CNTT và được vận hành bởi nhân viên của khoa.

 Hệ thống cần có chức năng :

- Quản trị hệ thống: phân chia những cấp độ người dùng khác nhau, từngngười sử dụng ở các chức vụ khác nhau sẽ có các tác vụ khác nhau, có thể quảnlý được các thiết bị hiện tại đang có ở từng bộ môn, thiết bị ở trong kho( tìnhtrạng, số lượng…)

- Nhập xuất thiết bị từ phòng hành chính tổ hợp về khoa và về các bộ vàngược lại

- Theo dõi được hồ sơ thiết bị, kiếm tra đánh giá được tình trạng thiết bị

- Có khả năng chuyển giao các thiết bị giữa các bộ môn trong khoa.

2Khảo sát các nghiệp vụ có thể có

2.1.Mô tả nghiệp vụ:

- Khoa Công nghệ thông tin trường Cao Đẳng Cộng Đồng là nơi chịutrách nhiệm cung cấp các thiết bị liên quan tới tin học để phục vụ công tác,phục vụ thí nghiệm, thực hành, thực tập của sinh viên khoa mình cũng như cácđơn vị hay khoa khác theo các quy định, sắp xếp của nhà trường Công nghệthông tin với tính chất là một ngành phát triển rất nhanh với sự phát triển củakhoa học công nghệ, chính vì lẽ đó mà để bắt kịp sự phát triển của công nghệthì hàng năm khoa các thiết bị của khoa cũng luôn luôn được mua mới để đápứng nhu cầu thực hành, tìm tòi của sinh viên

- Các thiết bị này sau có thời gian sử dụng lâu dài, có thể do mua hoặc dođược cung cấp, tài trợ…Thiết bị nhập về được lưu ở kho của trường, sau đó

- Trong phạm vi của bài tập chỉ xét quá trình quản lý thiết bị cụ thể ở khoaCNTT sau khi thiết bị đã được giao về khoa, không xét đến quá trình nhập thiếtbị về trường hay lưu kho của phòng hành chính tổng hợp.

 Sự phân cấp ở khoa như sau:

2.2.Quy trình nghiệp vụ như sau:

 Thiết bị sau khi được phòng hành chính tổng hợp mua về sẽ được đưa vào kho của nhà trường Để chuyển giao số thiết bị này cho khoa sẽ phải làm thủtục nhập về kho, với phiếu xuất kho theo biểu mẫu sau:

Khoa

Bộ môn

trách nhiệmNgười chịu trách nhiệm

Đơn VịTính

Số Lượng Ghi Chú

Tổng số tiền (viết bằng chữ):

Nhập ngày tháng năm 20

là khoa CNTT ) theo biểu mẫu sau:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự Do – Hạnh Phúc Số :……… /HCTH

BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ, VẬT TƯ, DỤNG CỤĐại diện phòng HCTH : Ông (bà) ………

Đại diện bên giao :Ông (bà)………

Đại diện bên nhận : Ông (bà)………

Theo lệnh điều động số:………./HCTH của Trường, các bên liên quan đã tiến hành bàn giao các loại thiết bị , dụng cụ và vật tư sau:………

ĐẠI DIỆN P.HCTH ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

 Tại đơn vị được phân bổ thiết bị ( khoa CNTT ), thiết bị sẽ được phân về bộ môn cụ thể và đồng thời bộ môn đó sẽ có 1 người được phân công quản lý thiết bị, chịu trách nhiệm cụ thể về thiết bị đó Biên bản bàn giao có dạng :

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự Do – Hạnh Phúc

Số :……… /Khoa CNTT

BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊBàn giao thiết bị từ khoa CNTTTới bộ môn

Đại diện bên giao :Ông (bà)………

Đại diện bên nhận : Ông (bà)………

Người chịu trách nhiệm quản lý : Ông (bà) ……… ………

Theo lệnh điều động số:………./HCTH của Khoa CNTT, các bên liên quan đã tiến hành bàn giao các loại thiết bị , dụng cụ và vật tư sau:………

………

 Người được phân công quản lý thiết bị sẽ có trách nhiệm kiểm tra theo dõi tình hình thiết bị và ghi vào sổ theo dõi với mẫu sau:

SỔ THEO DÕI

THIẾT BỊ TẠI NƠI SỬ DỤNG

- Trong quá trình sử dụng, vận hành nếu có gì bất thường phải báo ngay với

người quản lý chịu trách nhiệm thiết bị đó Mọi thay đổi, điều chuyển đềuphải được theo dõi và ghi vào sổ theo dõi thiết bị.

- Người quản lý phải có trách nhiệm báo cáo tình trạng của thiết bị theo một

khoảng thời gian quy định trước.Số

số Tên thiết bị

Nămđưa vào

lượng Phòng Đặt

Tình trạngthiết bị

 Trong quá trình sử dụng, thường có yêu cầu di chuyển thiết bị từ bộ mônnày sang bộ môn khác, từ phòng lắp đặt này sang phòng lắp đặt khác, từngười chịu trách nhiệm này sang người khác và thực hiện theo biểu mẫu :

BIÊN BẢN BÀN GIAO THU HỒI, ĐIỀU CHUYỂN TÀI SẢN

Hôm nay, ngày…… tháng… năm……tại……….

Đại diện bên giao: Ông (bà):……….

Đại diện bên nhận: Ông (bà):……….

Theo lệnh điều động số…………/…………của khoa , các bên liên quan đã tiến hành bàn giao các loại thiết bị, vật tư sau:……….…… ………

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ngày tháng năm

 Khi thiết bị hỏng hóc, có sự cố sẽ được chuyển trả về phòng hành chính tổng hợp Hay khi thiết bị hết giá trị sử dụng cũng sẽ được báo cáo để chuyển trả Khi đó thiết bị sẽ được chuyển vào kho theo biểu mẫu xuất kho:

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày tháng năm 20

- Họ tên người nhận hàng: Địa chỉ (bộ phận) - Lý do xuất kho: - Xuất tại kho:

Tên ThiếtBị

Đơn VịTính

Số Lượng Ghi Chú

Nhập ngày tháng năm 20

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Phần 3: Mô hình quản lý

1.Sơ Đồ Phân Rã Chức Năng

Quản lý thiết bị

2 Quản lý sử dụng

3.3 Người quản lý3.2 Phòng đặt

5 Tìm kiếm4.1 Bảng

tính thống kê

3.1 Bộ môn2.1 Hồ sơ

thiết bị

4.3 Báo cáo tình hình

kiếm theo mã thiết bị5.2 Tìm kiếm theo tên thiết bị5.1 Liệt kê thiết bị theo danh sách

3.4 Thiết bị

4.2 Bảng thiết bị4 Thống kê báo cáo3 Quản lý

danh mục dùng chung

2.2 Chuyển quản lý1 Quản lý

giao nhận1.1 Nhập thiết bị1.2 Giao cho bộ môn1.3 Giao trả khoa

1.4 Xuất thiết bị

 Mô hình chức năng lá:

1.1 Nhập thiết bị1.2 Giao cho bộ môn1.3 Giao trả khoa1.4 Xuất thiết bị2.1 Hồ sơ thiêt bị2.2 Chuyển quản lý3.1 Bộ môn

3.2 Phòng đặt3.3 Người quản lý3.4 Thiết bị

4.1 Bảng tính thống kê4.2 Bảng thiết bị

4.3 Báo cáo tình hình thiết bị5.1 Liệt kê thiết bị theo danh sách5.2 Tìm kiếm theo tên thiết bị5.3 Tìm kiếm theo mã thiết bị

31

 Ma trận

Các thực thể

a Sổ tài sản thiết bị b Hồ sơ thiết bịc Dịch chuyển thiết bịd Kiểm kê thiết bịe Báo cáo

1Quản lýgiao nhận

5Tìm kiếm3

Quản lýdanh mụcdùng chung

2Quản lý sửdụng

4Thống kêbáo cáod kiểm kê thiếtbị

Khoa

a sổ tài sản thiết bị

Người quản lý thiết bị

c dịch chuyển

thiết bị

e báo cáob hồ sơ thiết bị

Nhân viênf sổ theo dõi thiết bị

cố định1

1111

2 Bàn giao thiết bị về khoa3 Thông tin thiết bị

4 Báo cáo về khoa

5 Tổng hợp thông tin thiết bị

6 Liệt kê thiết bị, Lấy, trả thông tin thiết bị

7 Theo dõi tình hình thiết bị, Dịch chuyển thiết bị

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Quản lý giao nhận( Mức 1 )

1Quản lý giao nhậna sổ tài sản

thiết bị

f sổ theo dõi thiết bị cố định

c dịch chuyển thiết bịb hồ sơ thiết

bịNgười quản lý thiết bị

Khoa

Chú thích:

1, 4 Bàn giao thiết bị 2, 3 Tiếp nhận thiết bị

5 Giao trả thiết bị về khoa

1.4 Xuất thiết bị

Người quản lý thiết bị

c dịch chuyển thiết bịb hồ sơ thiết

5Nhập

thiết bị

Giao cho bộ môn1.3

Giao trả khoa

3

Chú thích:

1 Thông tin thiết bị

2Quản lý sửdụng

Khoa c dịch chuyển

thiết bịa sổ tài sản thiết bị

f sổ theo dõi thiếtbị cố định

2.1Hồ sơ thiết bị

2.2Chuyển quản lý

b Hồ sơ thiết bị

3.4Thiết bị3.2

Phòng đặt

3.3Người quản lýKhoa

4d kiểm kê thiết

Nhân viêna sổ tài sản thiết

bị

Chú thích:

1,2 Tổng hợp thông tin thiết bị4.1

Bảng tính thống kê

4.2 Bảng thiết bị

4.3 Báo cáo tình hình thiết bịKhoa

d kiểm kê thiếtbị

a sổ tài sản thiết bị

e báo cáoc dịch chuyển

Chú thích:

1 Liệt kê thiết bị

2, 3 Lấy, trả thông tin thiết bị4.Mô hình khái niệm dữ liệu

5.1 Liệt kê thiết bị theo danh sách

5.2

Tìm kiếm theo tên thiết bị

5.3

Tìm kiếm theo mã thiết bị

b hồ sơ thiếtbịa sổ tài sản

thiết bị

Nhân viênc dịch chuyển

- Thông số kỹ thuật- Tên thiết bị

 Đầu ra: Lưu các thông tin đã nhập vào trong CSDL Thiết bị lúc này sẽ trực thuộc chung tất cả các môn học

- Mã phiếu nhập- Ngày nhập - Mã thiết bị - Tên thiết bị - Số lượng

- Người quản lý

 Đầu ra: Làm thay đổi trong cơ sở dữ liệu, kho của khoa sẽ được thêm vào mộtsố lượng thiết bị với chủng loại và số lượng tương ứng

4.3 Giao Cho Bộ Môn

 Mục Tiêu: Là chức năng tương ứng với nghiệp vụ bàn giao thiết bị từ kho củakhoa về từng bộ môn và sẽ được phân công cho một người trực thuộc bộ mônđó quyền quản lý cũng như được đưa về một phòng xác định thuộc bộ môn.

 Đầu ra: Lưu các thông tin đã nhập vào trong CSDL Thiết bị lúc này sẽ trựcthuộc 1 bộ môn, một người quản lý, một phòng cụ thể.

4.4 Chuyển Trả Khoa

 Mục tiêu: Tương ứng với nghiệp vụ đưa trả thiết bị từ bộ môn về kho của khoa Đầu vào: Biên bản điều chuyển thiết bị

- Người quản lý- Tên thiết bị- Số lượng- Mã thiết bị

 Đầu ra: Làm tăng số lượng thiết bị chủng loại tương ứng của kho lên, đồng thờilàm giảm số lượng thiết bị trực thuộc bộ môn tương ứng.

 Đầu ra: Kho của khoa sẽ giảm đi một số lượng thiết bị tương ứng.

4.6 Hồ Sơ Thiết Bị

 Mục tiêu: Nắm bắt và cập nhật được thông tin về tình trạng thiết bị ( ở phòngnào, do ai quản lý, thuộc bộ môn nào, số lượng bao nhiêu, có hỏng hóc không) Đầu vào: Các thông tin

- TTDM liên quan đến thiết bị- Mã thiết bị

- Tên thiết bị

- Tình trạng thiết bị

4.7 Chuyển Giao Quản Lý

 Mục tiêu: Tương ứng với nghiệp vụ điều chuyển thiết bị từ bộ môn này sang bộmôn khác, từ người phụ trách này sang người phụ trách khác, từ phòng nàysang phòng khác vốn rất cần thiết trong khoa CNTT

 Đầu vào:

- Mã thiết bị- Tên thiết bị- Số lượng

- Tình trạng thiết bị hiện tại

- Tình trạng thiết bị sau khi điều chỉnh

 Đầu ra: Thiết bị trong CSDL sẽ thuộc về một bộ môn, một người phụ trách hay một phòng đặt khác.

5 Bảng thực thể và các thuộc tính

Nhập thiết bị

Mã phiếu nhậpNgày nhậpMã thiết bịTên thiết bịSố lượngNgười quản lý

Tài sản thiết bị

Mã thiết bịTên thiết bị

Tháng năm đưa vào SDĐơn vị tính

Thông số kỹ thuậtSố tháng bảo hành

Chuyển trả khoa

Mã thiết bị Tên thiết bịSố lượng

Giao cho bộ môn

Mã thiết bị Tên thiết bịSố lượngBộ mônPhòng đặtNgười quản lýXuất thiết bị

Mã phiếu xuấtNgày xuấtMã thiết bịTên thiết bịSố lượngNgười quản lý

Hồ sơ thiết bị

Tình trạng thiết bịMã thiết bị

Tên thiết bị

TTDM liên quan đến thiết bị

Chuyển giao quản lý

Mã thiết bịTên thiết bịSố lượng

Tình trạng thiết bị hiện tại

Tình trạng thiết bị sau khi điều chỉnh

Chuyển trả khoa ( Người quản lý, Tên thiết bị, Số lượng, Mã thiết bị )

Xuất thiết bị ( Người quản lý, Mã thiết bị, Ngày xuất, Tên thiết bị, Số lượng, Mãphiếu xuất )

Hồ sơ thiết bị ( Tình trạng thiết bị, Mã thiết bị, Tên thiết bị, TTDM liên quan đếnthiết bị )

Chuyển giao quản lý ( Mã thiết bị, Tên thiết bị, Tình trạng thiết bị hiện tại, tình trạng thiết bịsau khi điều chỉnh )

Chuyển trả khoa ( Người quản lý, Tên thiết bị, Số lượng, Mã thiết bị )

Xuất thiết bị ( Người quản lý, Mã thiết bị, Ngày xuất, Tên thiết bị, Số lượng, Mãphiếu xuất )

Hồ sơ thiết bị ( Tình trạng thiết bị, Mã thiết bị, Tên thiết bị, TTDM liên quan đếnthiết bị )

Chuyển giao quản lý ( Mã thiết bị, Tên thiết bị, Tình trạng thiết bị hiện tại, tình trạng thiết bị sau khi điều chỉnh )

3 Mô hình ER

Nhập thiết bị

Mã phiếu nhậpNgày nhậpMã thiết bịTên thiết bịSố lượngNgười quản lý

Chuyển trả khoa

Người quản lýTên thiết bịSố lượngMã thiết bị

Chuyển giao quản lý

Mã thiết bịTên thiết bịSố lượng

Tình trạng thiết bị hiện tại

Tình trạng thiết bị sau khi điều chỉnh

Xuất thiết bị

Mã phiếu xuất Người quản lýMã thiết bịTên thiết bịSố lượngNgày xuất

Hồ sơ thiết bị

TTDM liên quan đến thiết bị

Mã thiết bịTên thiết bịTình trạng thiết bị

Giao cho bộ môn

Mã thiết bịNgười quản lýSố lượngBộ mônPhòng đặt

Tài sản thiết bị

Mã thiết bị

Số tháng bảo hànhTháng năm đưa vào SDĐơn vị tính

Thông số kỹ thuật

Phần 5: Thiết kế giao diện : Giao diện người dùng

1Giao diện nhập thiết bị

Phiếu nhập

Số phiếuNhà cung cấp:

Địa chỉ: Điện thoại:

Người Quản lý:

STT STT Mã TB Tên TB Đơn vị tính Số lượng Ngày nhập

2Giao diện xuất thiết bị

3Giao diện tìm kiếm

Phiếu xuất

Số phiếu Khoa:

Phòng lắp đặt:Người quản lý:

STT Mã TB Tên TB Đơn vị tính Số lượng Ngày xuất

Tìm kiếm thông tin thiết bị

Nhập thông tin cần tìm:Chọn phạm vi:

Tất cả

Tên thiết bị

Mã thiết bị

STT Mã TBTên TB Năm SD ĐVT Số lượng Phòng đặt Tình trạng TBTìm