sáng kiến giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tiếp nhận xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại văn phòng UBND tỉnh cà mau

Mẫu 02/ĐN-XDSK CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Cà Mau, ngày 15 tháng 02 năm 2014 BÁO CÁO TÓM TẮT NỘI DUNG, HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN Tên sáng kiến: Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin việc tiếp nhận xử lý, phát hành quản lý văn Văn phòng UBND tỉnh Cà Mau Người thực hiện: TRƯƠNG THANH LONG Người đồng nghiên cứu: PHAN THÁI DŨNG Thời gian thực hiện: năm 2011 đến 2013 Sự cần thiết, mục đích việc thực sáng kiến: Giúp cho công tác cung cấp thông tin kịp thời xác cho Lãnh đạo Văn phòng Chuyên viên khối nghiên cứu công tác tham mưu, tổng hợp, xử lý công việc phục vụ công tác đạo, điều hành Thường trực UBND tỉnh Tăng cường ứng dụng CNTT, sử dụng văn điện tử để nâng cao chất lượng hiệu hoạt động Văn phòng, thực hành tiết kiệm công tác quản trị hành Đây nhiệm vụ thực thường xuyên, liên tục gắn với hoạt động cải cách hành đơn v nhằm bảo đảm công khai, minh bạch hoạt động hành Phạm vi triển khai thực hiện: Trên địa bàn tỉnh Văn phòng UBND tỉnh với Sở, ngành, UBND huyện, thành phố tổ chức, cá nhân trực thuộc Văn phòng Mô tả nội dung sáng kiến: - Phòng Hành - Tổ chức đầu mối tổ chức tiếp nhận, phân loại ban đầu, chuyển giao văn đến, phát hành văn đi; in quản lý văn Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Thực theo Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn Văn phòng UBND tỉnh - Tòan văn đến bao gồm văn gửi mạng (trừ văn mật có tính nhạy cảm) Phòng Hành chính- Tổ chức chuyển phần mềm quản lý hồ sơ công việc liên thông (VIC) chuyển đến lãnh đạo Văn phòng, Thường trực UBND tỉnh để biết tham khảo đồng thời chuyển đến chuyên viên có liên quan để xử lý theo quy định (hoặc tham khảo) Toàn văn luu trữ hệ thống phần mềm Các loại văn phát hành scan đưa lên mạng VIC để gửi đến đơn vị cá nhân có liên quan biết để thực kiểm tra Sử dụng phối hợp hộp thư điện tử (Email) với hệ thống quản lý văn vào hồ sơ công việc Kết quả, hiệu mang lại: - Việc ứng dụng công nghệ thông tin làm thay đổi phương thức hoạt động Văn phòng từ thủ công sang phương tiện kỹ thuật đại - Thông qua mạng máy tính, thông tin tiếp nhận chuyển tải nhanh chóng tới phận có liên quan để phân tích, xử lý, thông tin đầu chuyển tới phận cần thiết để thực công việc, thông tin mạng cho phép chia thông tin, tài nguyên mạng, dùng chung máy in, gửi nhận thư điện tử, tiết kiệm thời gian, kinh phí nâng cao hiệu công việc - Văn theo dõi, thống kê cách khoa học (theo ngày, tháng, năm,; loại văn bản, lĩnh vực…) chặt chẽ, xác, kịp thời Giúp cho lãnh đạo Văn phòng Thường trực UBND tỉnh nắm thông tin kịp thời theo dõi việc xử lý công việc hàng ngày - Tạo thuận lợi việc tiếp nhận gửi văn môi trường mạng Văn phòng UBND tỉnh với Sở, ngành, UBND huyện, thành phố đơn vị trực thuộc thuận lợi thông tin đạo, điều hành tình hình thực nhiệm vụ đơn vị có liên quan, thống kê văn đi, đến, tra cứu văn cần thiết gửi tài liệu phục vụ hội nghị, họp báo hội nghị trực tuyến với cấp huyện, đưa dự thảo văn lấy kiến mạng, hạn chế việc sao, chụp văn giấy, tiết kiệm kinh phí cho đơn vị Từ năm 2011 đến 2013 tiếp nhận xử lý đường truyền VIC 46/709 văn đến phát hành 27.252 văn bản.(Riêng năm 2013 tiếp nhận xử lý 18.958 văn phát hành 10.588 văn bản) Đánh giá phạm vi, ảnh hưởng sáng kiến: Giải pháp có tác dụng khuyến khích đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, điều hành hàng ngày, góp phần giảm bớt thói quen sử dụng văn giấy, tiến tới sử dụng phổ biến văn điện tử giao dịch quan, đơn vị Có thể sử dụng rộng rãi cho công chức làm việc Văn phòng sở, ban, ngành cấp tỉnh UBND huyện, thành phố Kiến nghị, đề xuất: Đề nghị Ban Chỉ đạo công nghệ thông tin tỉnh tiếp tục đạo kiểm tra việc sử dụng văn điện tử quan hành nhà nước địa bàn tỉnh./ Xác nhận quan Nguyễn Thanh Luận Người báo cáo Phan Thái Dũng Trương Thanh Long