Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn thư ứng dụng công nghệ thông tin trong việc Quản lý văn bản hành chính

Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến Ứng dụng công nghệ thông tin viết tắt CNTT trong quản lý văn bản hành chính nhà nước nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng nền h

SÁNG KIẾN

- Tên sáng kiến: Một số kinh nghiệm giúp người cán bộ làm công tác văn thư ứng dụng công nghệ thông tin trong việc Quản lý văn bản hành chính

- Tên cá nhân thực hiện: Tăng Kim Trang

- Thời gian đã được triển khai thực hiện: Từ năm 2012 đến ngày: /5/2013

1 Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến

Ứng dụng công nghệ thông tin (viết tắt CNTT) trong quản lý văn bản hành chính nhà nước nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính điện tử, giúp cho việc xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác, đầy đủ, phục vụ tốt cho tổ chức, cá nhân Đây là việc làm hết sức quan trọng, cần thiết và là công việc không thể thiếu trong các cơ quan hành chính nhà nước Ứng dụng CNTT vào việc truyền, nhận thông tin, quản lý, lưu trữ nhằm từng bước hiện đại hóa công tác nghiệp vụ văn thư

2 Phạm vi triển khai thực hiện

Tất cả cán bộ, công chức làm công tác văn thư ở các đơn vị trường học trong huyện Đầm Dơi

3 Mô tả sáng kiến

Ứng dụng CNTT trong việc Quản lý văn bản hành chính ở cơ quan nhà nước gồm việc sử dụng thành thạo các kỹ năng sau:

a) Kỹ năng sử dụng phần mềm ứng dụng Microsoft Office Word (soạn thảo

văn bản)

Có hình ảnh kèm theo (hình 1 đến hình 5)

b) Kỹ năng sử dụng phần mềm ứng dụng Microsoft Office Excel (tạo bảng

biểu)

Ngày nay đa số mọi người đều sử dụng để gồm tạo bảng, định dạng, tính toán (Sum, Averger, If, Count…), sắp xếp (Sort), rút trích danh sách theo yêu cầu (Advan Fliter…) Ngày nay khoa học công nghệ tiên tiến hơn, những phần mềm ứng dụng mới xuất hiện (quản lý trường học (EMIS), quản lý điểm cho học sinh ở các trường phổ thông, sắp xếp biên chế, thời khoá biểu…) cũng sử dụng phần mềm Excel Bởi Excel có nhiều tiện ích như: tạo bảng biểu trong một Sheet ta sẽ chép (copy) sang được nhiều Sheet khác để điều chỉnh khi cần thiết hoặc coppy các công thức để tính toán một cách dễ dàng

* Hiện nay Phòng GD&ĐT huyện Đầm Dơi sử dụng phần mềm Open

Office.orgWriter để gởi đến các ban ngành huyện và cấp trên Do tình hình thực tế

của đơn vị đòi hỏi ban hành nhiều văn bản gởi đến các trường học mà đa số các

trường chưa sử dụng phần mềm Open Office.orgWriter nên vẫn áp dụng 02 phần

mềm trên

c) Kỹ năng sử dụng phím tắt trên bàn phím (Keyboard): đảm bảo đúng,

chính xác và mang lại hiệu quả nhanh chóng (nếu Mouse bị hỏng hay sử dụng Laptop)

Có phụ lục kèm theo

d) Kỹ năng quản lý, lưu trữ

* Quản lý văn bản

Việc quản lý văn bản bằng giấy hoặc sử dụng phần mềm ứng dụng đúng cách, đúng quy trình là điều thật sự cần thiết Việc lưu trữ thông tin nhất là văn bản một cách khoa học thì đến lúc nào đó ta tìm kiếm chúng một cách dễ dàng, nhanh chóng, chính xác Sau đây là cách để quản lý văn bản đi, đến cụ thể như sau:

Quản lý văn bản đến

Tất cả các loại văn bản, bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả fax, văn bản chuyển qua mạng, văn bản mật ) và đơn thư gởi đến cơ quan gọi chung là văn bản đến.

Các văn bản đến được quản lý theo trình tự sau:

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

- Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến - Xem phụ lục kèm theo.

- Đăng ký văn bản đến: bằng sổ hoặc cơ sở dữ liệu trên máy tính

+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ (kể cả văn bản mật) - Xem phụ lục kèm theo

+ Đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính: Việc đăng ký văn bản đến vào cơ

sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình quản

lý văn bản cuả cơ quan cung cấp chương trình đó

- Trình và chuyển giao văn bản đến: Văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn bản đến cho các bộ phận, cá nhân giải quyết cần phải nhanh chóng, đúng đối tượng và chặt chẽ

- Giải quyết và theo dõi văn bản đến: Khi nhận văn bản đến các bộ phận, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp văn bản đến gồm: tổng số văn bản đến, văn bản đã được giải quyết để báo cáo cho người có trách nhiệm

Quản lý văn bản đi

Tất cả các loại văn bản, bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan phát hành gọi chung là văn bản đi

Các văn bản phát hành được đăng ký và làm thủ tục gởi đi:

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày:

Về kỹ thuật trình bày văn bản, thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy (Nếu phát hiện có sai sót thì phải kịp thời báo cáo cho người có trách nhiệm xem xét, giải quyết)

- Ghi số và ngày, tháng của văn bản: Ngày, tháng ghi trong văn bản là ngày, tháng văn bản được đăng ký Đối với những ngày dưới 10 và tháng 01, 02 phải thêm 0 ở trước

- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

Đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính; Đóng dấu giáp lai đối với văn bản tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo; Đóng dấu mức

độ khẩn, mật: Đóng dấu “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” ; “Tuyệt mật”, “Tối mật”, “Tài liệu thu hồi” trên văn bản

- Đăng ký văn bản đi: Đăng ký văn bản đi bằng sổ hoặc cơ sở dữ liệu trên máy tính

+ Đăng ký văn bản đi bằng sổ: (Có phụ lục kèm theo)

+ Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản

- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát đi

+ Phát hành văn bản đi gồm các bước: lựa chọn bì, viết bì, vào bì và dán bì (nếu gởi các cơ quan khác)

+ Chuyển phát văn bản đi: trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân

+ Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Đối với văn bản chuyển đi theo đường bưu điện thì cá nhân gởi văn bản ghi chú để kiểm tra, xác minh khi cần thiết như không có người nhận hay do thay đổi địa chỉ , trường hợp bị thất lạc phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

Hiện tại Phòng GD&ĐT huyện áp dụng thực hiện phần mềm xử lý hồ sơ công việc liên thông (VIC) vào xử lý công việc hành chính, đồng thời thực hiện quy trình xử lý các thủ tục hành chính của lĩnh vực ngành theo tiêu chuẩn ISO

* Lưu trữ:

Văn bản đi:

Mỗi văn bản đi lưu 02 bản, 01 bản do người trực tiếp quản lý và 01 bản do văn thư lưu Bản lưu văn bản đi tại Văn thư được sắp theo thứ tự đăng ký Những văn bản đi được đăng ký chung thì sắp xếp chung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản thì sắp xếp riêng theo đúng thứ tự văn bản

Văn bản đến:

Đối với việc lưu văn bản trên máy thì theo hướng dẫn của phần mềm ứng dụng mà ta thực hiện

Đến thời điểm này việc quản lý, lưu trữ thực hiện theo Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 gồm: thu thập tài

liệu; bảo quản thống kê tài liệu lưu trữ, huỷ tài liệu hết giá trị; sử dụng tài liệu lưu trữ; quản lý về lưu trữ;

e) Việc khắc phục lỗi, truy cập internet, cài đặt, sử dụng một số phần mềm ứng dụng khác:

Ngoài các phần mềm trên, người cán bộ làm công tác văn thư phải biết cài đặt một số phần mềm đơn giản khác như: Font chữ, Printer,… đặc biệt phải biết chia sẻ thông tin (Sharing ), truy cập Internet để truyền, nhận thông tin cũng như tạo, mở mail thông dụng; biết khắc phục các lỗi thường gặp khi sử dụng Word, Excel, mail đồng thời cài đặt và diệt Virus cho máy mình quản lý

4 Kết quả, hiệu quả mang lại

- Ứng dụng CNTT trong việc quản lý văn bản hành chính nhằm nắm bắt thông tin đúng, đủ nhanh chóng, kịp thời, chính xác, tiết kiệm thời gian, kinh phí đi lại, giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, đạt hiệu quả công việc, đảm bảo đúng với quy định hành chánh nhà nước

- Nâng cao năng lực quản lý của cán bộ làm công tác văn thư như: khai thác,

sử dụng để trao đổi thông tin, điều hành công việc khi ở khoảng cách xa qua các hình thức truyền thông (thư điện tử, điện thoại, fax ) đồng thời, rất dễ tìm kiếm, đảm bảo cập nhật, lưu trữ, bảo quản dữ liệu lâu dài; đóng góp trực tiếp vào công tác cải cách hành chính nhà nước

Từ ngày 01/01/2011, Phòng GD&ĐT huyện Đầm Dơi đã thành lập trang

Website (địa chỉ http://www.pgddamdoi.edu.vn/) phục vụ quản lý, chỉ đạo, điều

hành của ngành giáo dục huyện, đến nay có trên 450.000 lượt người truy cập Việc

ứng dụng CNTT của các đơn vị trong ngành giáo dục từ năm học 2010-2011 đến

nay có sự nhiều chuyển biến; số CBQL, GV, NV có trình độ tin học đáp ứng yêu

cầu, sử dụng internet đạt hiệu quả tốt (có phụ lục kèm theo).

5 Đánh giá về phạm vi ảnh hưởng của sáng kiến

Sau khi triển khai và áp dụng sáng kiến: Một số kinh nghiệm giúp người cán

bộ làm công tác văn thư ứng dụng công nghệ thông tin trong việc Quản lý văn bản hành chính đạt kết quả cao

- Về phía huyện đã công nhận và có hướng sẽ triển khai rộng rãi trong toàn ngành

- Về phía cán bộ làm công tác văn thư ở các trường học cũng rất đồng tình vì thấy có nhiều thuận lợi như: việc truyền nhận thông tin; tổng hợp, báo cáo của đơn

vị mình phụ trách không chậm trễ, rất nhanh, kịp thời, chính xác; giảm thiểu việc

sử dụng giấy tờ, đạt hiệu quả công việc Riêng bản thân cũng rất vui vì thấy mình

đã góp một phần nhỏ bé vào việc ứng dụng CNTT trong việc quản lý văn bản hành chính nói chung, cho ngành giáo dục huyện nhà nói riêng đạt hiệu quả cao, đồng thời thực hiện đúng chủ trương của Bộ Giáo dục - Đào tạo và của các cấp đề ra

6 Kiến nghị, đề xuất

Các cấp quản lý mở lớp tập huấn công tác văn thư ở cơ sở và đầu tư, trang bị máy tính có chất lượng, cấu hình cao để kết nối internet đảm bảo chức năng cập nhật và lưu trữ dữ liệu lâu dài./

Người báo cáo

Tăng Kim Trang

CÁC HÌNH ẢNH KÈM THEO

Sử dụng phần mềm ứng dụng Microsoft Office Word:

Hình 1: Định dạng đoạn (Paraghaph)

Hình 2: Định dạng trang, khổ giấy (Page Setup)

Hình 3: Định dạng phông chữ (Font), cỡ chữ (Size)

Hình 4.1: Đánh số trang (Insert Page Numbers)

Hình 4.2: Tiêu đề đầu trang, cuối trang (Header and Footer)

Hình 5: Định dạng trang in và in (Print)

Phụ lục

SỬ DỤNG PHÍM TẮT

Áp dụng phần mềm ứng dụng Microsoft Office Word Excel Word vàExcel

Alt + F4 Đóng cửa sổ hiện hành tương đương với lệnh Close hoặc Exit x

Ctrl + P in tập tin hoặc bảng tính hiện thời x

Ctrl + X cắt (vùng lựa chọn) như nội dungvăn bản, hình ảnh…. x

Ctrl + C sao chép (vùng lựa chọn) như nộidung văn bản, hình ảnh…. x

Ctrl + A chọn toàn bộ nội dung của tập tinhoặc bảng tính x

Ctrl + F để tìm kiếm trong văn bản hoặcbảng tính hiện hành x

Ctrl + H thay thế trong văn bản hoặc bảngtính hiện hành x

Áp dụng phần mềm ứng dụng Microsoft Office Word Excel Word vàExcel

Shift + F3 định dạng chuyển đổi từ chữ thườngsang chữ hoa ở ký tự đầu hoặc từ chữ

thường sang chữ hoa…

x

Ctrl + M lùi cả đoạn văn bản một khoảng cách x

+

= +

=

Ctrl + D kích hoạt nhanh định dạng phôngchữ x

Ctrl + 1 kích hoạt nhanh menu định dạngphông x

Ctrl + Shift + 7 tạo khung (Add Border) x

Ctrl + Shift + - gỡ bỏ khung (Remove Border) x

Ctrl + + kích hoạt menu Insert Cell (chèn ô) x

Ctrl + - kích hoạt menu Delete Cell (xoá ô) x

Ctrl + K kích hoạt Menu chèn các liên kếttrong văn bản hiện hành x

Phụ lục

DẤU ĐẾN

Dấu đến phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới

số, kí hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối

với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Dấu "Đến" được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm Mẫu dấu "Đến" và cách ghi thông tin trên dấu "Đến" như sau:

MẪU

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số:

ĐẾN Ngày:

Chuyển:

Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến, số đến được đánh liên tục, bắt đầu

từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm

Ngày đến là ngày, tháng, năm nhận văn bản (đối với những ngày dưới 10 và

tháng 01,02 phải thêm số 0 ở trước) Giờ đến: đối với văn bản có đóng dấu "Khẩn"

"Hỏa tốc" thì phải ghi giờ, phút nhận

Chuyển: ghi tên đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.

Phụ lục

ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến (kể cả văn bản mật) được thực hiện

như sau:

Mẫu:

- Bìa và trang đầu được trình bày như mẫu trên.

cột và cách ghi như sau:

Ví dụ:

Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu "Đến"

Cột 2: Ghi số được ghi trên dấu "Đến"

Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gởi (đối với đơn, thư)

Cột 4: Ghi số, ký hiệu của văn bản đến

Cột 5: Ghi ngày, tháng của văn bản đến (đối với những ngày dưới 10 và tháng 01, 02 phải thêm 0 ở trước)

Cột 6: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản đến (nếu đơn, thư không

có nội dung trích yếu thì người đăng ký văn bản phải tóm tắt nội dung đơn, thư đó)

Cột 7: Ghi đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến

Phụ lục

ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi được thực hiện như sau:

- Bìa và trang đầu được trình bày như mẫu trên

cột và cách ghi như sau:

Ví dụ:

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản

Cột 2: Ghi ngày, tháng của văn bản (đối với những ngày dưới 10 và tháng 01,02 phải thêm số 0 ở trước)

Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản (Trường hợp sổ dùng

để đăng ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi tên loại của văn bản)

Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản.

Cột 5: Ghi tên bộ phận, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản

Cột 6: Ghi tên bộ phận hoặc cá nhân nhận bản lưu

Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác

Phụ lục

SỐ LIỆU THỐNG KÊ

Theo thống kê của ngành giáo dục huyện Đầm Dơi từ năm học 2010-2011 đến nay, số trường học đã ứng dụng CNTT vào việc truyền, nhận thông tin như sau:

Năm

học

Số đơn vị trường học đã ứng dụng CNTT Số trường

ƯD CNTT/

Tổng số trường học

Tỷ lệ Mầm non – Mẫu giáo Tiểu học THCS

Tổng số

trường Đã ƯD CNTT Tỷ lệ Tổng số trường Đã ƯD CNTT Tỷ lệ Tổng số trường Đã ƯD CNTT Tỷ lệ

92,3

100,

0 61/68

89,7 1

So với năm học 2010-2011, năm học 2012-2013 có 71/73 trường đã triển khai thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin (tăng 10 trường, chiếm tỷ lệ 7,37%)