Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính tại UBND quận thanh xuân

Song chúng talại cảm thấy như chìm trong khối thông tin khổng lồ đang hàng ngày, hàng giờđược sản sinh ra theo cấp số nhân, người ta gọi là hiện tượng bùng nổ thông tin.Đứng trước xu thế

I lý do chọn đề tài

Trong xu thế phát triển như vũ bão, ngày nay công nghệ thông tin (CNTT)

đã và đang trở thành công cụ không thể thiếu trong tất cả các mặt của đời sống

xã hội của hầu hết các quốc gia trên thế giới Nó đã tạo ra những thành tựu ưuviệt ngoài sức tưởng tượng, thế kỷ 21 thực sự bước vào thời kỳ hậu công nghiệpvới xã hội thông tin phát triển kèm theo nền kinh tế tri thức năng động, tính chấtkhông gian, thời gian bị xoá bỏ, khái niệm thế giới bị thu hẹp lại Song chúng talại cảm thấy như chìm trong khối thông tin khổng lồ đang hàng ngày, hàng giờđược sản sinh ra theo cấp số nhân, người ta gọi là hiện tượng bùng nổ thông tin.Đứng trước xu thế đó Đảng và Nhà nước ta đặc biệt quan tâm tới công tác thôngtin và đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo triển khai phát triển CNTT trên cáclĩnh vực, đặc biệt trong công tác quản lý và điều hành Nhà nước như: Chỉ thị số58/CT- TW của Bộ Chính trị BCH TW khoá 8, Quyết định 112/2001/QĐ- TTgcủa Thủ tướng Chính phủ về “Tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước”,Chương trình 04 – Ctr/TU của Thành uỷ, Đề án “Tin học hoá quản lý hànhchính Nhà nước” của UBND Thành phố- nhằm tạo dựng môi trường trao đổithông tin trong nội bộ các đơn vị chức năng của Thành phố, giữa các đơn vịchức năng với các cơ quan bên ngoài trên mạng máy tính Thông qua môitrường này Hệ thống sẽ trợ giúp và quản lý các công việc thường ngày của cácđơn vị, và để làm được điều đó thì CNTT là phương tiện hữu hiệu nhất để cảicách thủ tục hành chính, rà soát, tra cứu văn bản pháp quy phạm pháp luật, làphương tiện để cung cấp, cập nhật, xử lý thông tin từ Trung ương, Thành phố,Quận, Phường và ngược lại, tiến tới nhằm xây dựng một Chính phủ điện tửtrong tương lai

Để thực hiện tốt chủ trương của Đảng và Nhà nước UBND quận ThanhXuân đã có những bước phát triển nhằm từng bước đưa CNTT vào trong côngtác quản lý hành chính, nhằm xây dựng một hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục

vụ cho công tác quản lý trên địa bàn quận

Sớm nhận thức được vấn đề này và muốn đi sâu vào tìm hiểu việc ứngdụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính nên tôi chọn đề tài

nghiên cứu: “Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác quản lý hành chính tại UBND quận Thanh Xuân” để thấy

được bức tranh toàn cảnh về việc ứng dụng CNTT tại một cơ quan chính quyềncủa Việt Nam

II.Mục đích nghiên cứu của đề tài

- Đem đến cho người làm thông tin một cái nhìn khái quát hơn, tổng quanhơn, đúng mực hơn về vai trò của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công

tác quản lý hành chính tại UBND quận Thanh Xuân Qua đó góp phần nâng caohơn nữa việc áp dụng công nghệ thông tin mới.

- Hệ thống hoá về việc ứng dụng công nghệ thông tin tại UBND quậnThanh Xuân

- Phân tích và đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tácquán lý hành chính tại UBND quận Thanh Xuân

- Đề xuất một số biện pháp có tính khả thi về ứng dụng công nghệ thông tintrong hoạt động quản lý hành chính tại UBND quận Thanh Xuân

III Phương pháp nghiên cứu.

Để đạt được mục đích trên, tôi đã:

- Tìm hiểu văn kiện của Đảng, Nhà nước và của UBND quận Thanh Xuân

về việc thành lập UBND quận Thanh Xuân

- Nghiên cứu các tài liệu tham khảo về vấn đề công nghệ thông tin- Tin họchoá quản lý hành chính Nhà nước

- Quan sát thực tế hoạt động, đúc kết và rút kinh nghiệm qua quá trình thựctập

IV Bố cục báo cáo

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của bỏo cỏo gồm 3chương:

Chương I: Giới thiệu về UBND quận Thanh Xuân.

Chương II: Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản

lý hành chính tại UBND quận Thanh Xuân

Chương III: Phương hướng, mục tiêu biện pháp nâng cao hiệu quả ứng

dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nước tại UBND quậnThanh Xuân

để xứng đáng với tầm vóc đó thì cần phải mở rộng, phát triển, hoàn thiện vềmọi mặt, đây cũng là một qui luật tất yếu.

Để đáp ứng nhu cầu đó, Thủ đô Hà Nội đã tự hoàn thiện về mọi mặt từ pháttriển kinh tế, xây dựng cơ sở vật chất, mở rộng sản xuất, bảo tồn và giao lưu vănhoá Đặc biệt các cấp lãnh đạo ngày càng chú ý tới việc tổ chức hợp lý hệ thốngChính quyền từ Trung ương đến địa phương như bố trí lại các đơn vị hànhchính, tổ chức lại hệ thống các quận- huyện, sắp xếp lại cơ cấu tổ chức của từngcấp, từng ngành, từng cơ quan hay phân chia lại địa giới

Thực hiện chủ trương này, Thành phố Hà Nội đã lập một quận mới- quậnThanh Xuân Sự ra đời của quận Thanh Xuân đánh dấu bước phát triển mới rực

rỡ hơn không chỉ của bản thân quận mà còn của cả Thành phố Hà Nội Quậnđược thành lâp theo Nghị định 74/CP ngày 22/11/1996 của Chính phủ và chínhthức đi vào hoạt động từ ngày 01/01/1997 Quận Thanh Xuân nằm ở vị trí cửangõ Tây nam Thành phố, có diện tích tự nhiên là 913,2 ha và đang trong quátrình đô thị hoá Quận có 11 phường với dân số trên 16 vạn người, số ngườitrong độ tuổi lao động chiếm 69%, trên địa bàn quận có 2 khu công nghiệp GiápBát và Thượng Đình với nhiều doanh nghiệp của TW và Thành phố, ngoài racòn nhiều Trường Đại học, Cao Đẳng, Trung học, các Viện nghiên cứu với độingũ tri thức giỏi, có trình độ cao Quận được xác định là khu vực có tốc độ đôthị hoá nhanh của Thủ đô Hà Nội

Tuy nhiên trong những ngày đầu thành lập, quận Thanh Xuân cũng đã gặpnhiều khó khăn từ cơ sở vật chất đến kinh nghiệm quản lý tác động đến quátrình tổ chức thực hiện nhiệm vụ cũng như sự nghiệp xây dựng và phát triển củaquận, song UBND quận Thanh Xuân đã đặt ra những mục tiêu và nhiệm vụ tậptrung chỉ đạo các phòng, ban chức năng phối hợp với các phường, các Đoàn thể

để thực hiện có hiệu quả, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển của quận

Từ khi được thành lập đến nay, sau 5 năm xây dựng và phát triển, dưới sựlãnh đạo của Thành uỷ, HĐND, UBND quận Thanh Xuân đã trưởng thành vềmọi mặt: kinh tế trên địa bàn quận liên tục tăng trưởng qua từng năm; văn hoá

xã hội có nhiều tiến bộ; an ninh chính trị được giữ vững, trật tự an toàn xã hộiđược củng cố Với những thành tích đã có quận Thanh Xuân sẽ bước tiếp nhữngbước dài trên con đường phát triển xây dựng mạnh ngày càng giàu mạnh, gópphần vào công cuộc xây Thủ đô ngày càng to đẹp hơn, tiến tới công nghiệp hoá,hiện đại hoá cả nước, đưa nước ta sánh ngang với các nước phát triển trên thếgiới

* Địa giới các đơn vị hành chính trực thuộc quận:

Quận Thanh Xuân có diện tích tự nhiện là 9132 ha với 117963 nhân khẩu.Địa giới của quận được qui hoạch:

- Phía Đông giáp với quận Hai Bà Trưng

- Phía Tây giáp với huyện Từ Liêm và Thị xã Hà Đông

- Phía Nam giáp với huyện Thanh Trì

- Phía Bắc giáp với quận Đống Đa và quận Cầu Giấy

Quận Thanh Xuân gồm 11 đơn vị hành chính trực thuộc

- Phường Thanh Xuân

- Phường Thượng Đình

- Phường Kim Giang

- Phường Phương Liệt

- Phường Thanh Xuân Nam

- Phường Thanh Xuân Bắc

- Phường Phương Mai

2.2 Nhiệm vụ:

Trong điều 42,43,44 Luật tổ chức HĐND và UBND (đã sửa đổi) của Ban tổchức chính quyền Thành phố qui định UBND có trách nhiệm và quyền hạntrong việc trong việc thực hiện quản lý Nhà nước như sau:

- Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, côngnghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, khoahọc, công nghệ và môi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát thanh truyền hình

và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý nhà nước về đất đai và các nguồn tàinguyên thiên nhiên khác, quán lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường và chấtlượng sản phẩm hàng hoá

- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐNDcùng cấp trong cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũtrang nhân dân và công dân ở địa phương

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội; thực hiện nhiệm vụ xâydựng lực lương vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân; thực hiện nghĩa vụquân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính sách hậu phương,quản lý hộ khẩu hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú, đi lại của người nướcngoài ở địa phương

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức xã hội, bảo vệ tínhmạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp củacông dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hộikhác

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũviên chức Nhà nước và cán bộ cấp phường, bảo hiểm xã hội theo sự phân côngcủa Chính phủ

- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo qui định củapháp luật

- Tổ chức thực hiện việc thu, chi ngân sách của địa phương theo qui địnhcủa pháp luật; phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ,thu kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương

- Thực hiện việc quản lý địa giới đơn vị hành chính; xây dựng đề án phânvạch, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính ở địa phương đưa ra HĐND cùngcấp thông qua để trình cấp trên xét

- Phó chủ tịch đô thị

Và 06 uỷ viên khác

- Trưởng Công an quận

- Chỉ huy trưởng quân sự quận

+ Giúp HĐND, UBND quận đảm bảo quan hệ công tác giữa HĐND vớiĐoàn thể quần chúng

+ Quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng HĐND, UBND, đảm bảo các điềukiện vật chất cho bộ máy HĐND, UBND hoạt động

+ Tổ chức công tác Văn thư, lưu trữ, công tác hành chính quản trị của cơquan HĐND và UBND Hướng dẫn các phường, các đơn vị trực thuộc quậnthực hiện công tác Văn thư lưu trữ

Phòng tổ chức chính quyền

- Chức năng, nhiệm vụ chính:

+ Xây dựng các phương án xây dựng, củng cố chính quyền cấp phường;quản lý đội ngũ cán bộ phường và thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộphường

+Thường trưc và giúp UBND quận chỉ đạo, thực hiện, kiểm tra công tác cảicách hành chính trên địa bàn quận

+ Lập kế hoạch quản lý biên chế, quỹ lương và cán bộ, công chức theo phâncấp Thành phố Hướng dẫn kiểm tra và thực hiện chế độ, chính sách đối với cán

bộ, công chức thuộc UBND quận

+ Giúp UBND quận xem xét, điều động, thuyên chuyển, tiếp nhận, bố trí sửdụng cán bộ, công chức thuộc UBND quận, quản lý theo qui định của Nhà nước

và Thành phố

+ Thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ hàng năm.

Thanh tra quận

+ Thanh tra việc thực hiện ngân sách, pháp luật, nhiệm vụ, kế hoạch Nhànước của trưởng phòng, ban, Chủ tịch UBND phường; việc liên quan đến tráchnhiệm của nhiều phòng, ban do Chủ tịch UBND quận và Chánh thanh tra Thànhphố giao

+Thực hiện kiểm tra, thanh tra Nhà nước trên địa bàn quận về việc chấphành pháp luật, chính sách thuộc lĩnh vực lao động TBXH, giải quyết kịp thời

các đơn thư, khiếu nại, tố cáo của công dân về lĩnh vực Lao động TBXH

Phòng giáo dục- đào tạo

- Chức năng, nhiệm vụ chính:

+ Xây dựng qui hoạch, kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục, sau khi traođổi với Phòng KH-KT trình UBND quận duyệt; tổ chức triển khai, kiểm tra đônđốc các cơ sở giáo dục, các phường thực hiện

+ Chỉ đạo, hướng dẫn các Trường thực hiện tốt các kỳ khai giảng, tổng kếtnăm học và các kỳ thi khác theo qui chế hiện hành Kiểm tra xét chọn, côngnhận các danh hiệu thi đua của ngành theo hướng dẫn của Sở Giáo dục và Đàotạo

+ Thực hiện chức năng quản lý Nhà nước đối với các trường công lập, ngoàicông lập Tổ chức thực hiện chế độ tuyển sinh đối với các phường theo phâncấp và qui chế hiện hành

+ Tổng hợp kế hoạch của các trường, trung tâm; xây dựng kế hoạch hàngnăm về biên chế, đào tạo, bồi dưỡng giáo viên

+ Phối hợp với Phòng Tổ chức chính quyền trình UBND quận duyệt, phốihợp với các phòng ban có liên quan xem xét việc khen thưởng, kỷ luật cán bộ,giáo viên và trình UBND quyết định theo thẩm quyền

Uỷ ban dân số, gia đình và trẻ em

- Chức năng, nhiệm vụ chính:

+ Xây dựng kế hoạch 5 năm, hàng năm, chương trình mục tiêu, các dự án vềdân số, gia đình và trẻ em trên địa bàn quận và tổ chức thực hiện sau khi đượcphê duyệt

+ Chỉ đạo, hướng dẫn và quản lý các hoạt động của chương trình dân số, giađình và trẻ em đối với Ban dân số- gia đinh và trẻ em, hướng dẫn và kiểm traviệc sử dụng Quỹ bảo trợ trẻ em.

+ Tổ chức thu thập, lưu trữ và phổ biến thông tin về dân số, gia đình và trẻ

em phục vụ quản lý, điều phối chương trình dân số, gia đình và trẻ em ở quận,thực hiện chế độ báo cáo định kỳ về Uỷ ban Dân số- Gia đình và Trẻ em Thànhphố

+ Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ chọn cán bộ chuyên trách và cộng tácviên làm công tác dân số, gia đình và trẻ em ở quận

Phòng Văn hoá thông tin- thể dục thể thao.

- Chức năng, nhiệm vụ chính:

+ Xây dựng và tổng hợp kế hoạch phát triển sự nghiệp văn hoá thông thể dục thể thao trên địa bàn quận Theo dõi kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kếhoạch đó

tin-+ Giúp UBND quận quản lý, phối hợp, điều hoà, hướng dẫn kiểm tra nộidung các hoạt động VHTT- TDTT trên địa bàn như quản lý công tác xuất bản

ấn loát, quảng cáo kinh doanh văn hoá phẩm, dịch vụ văn hoá…

+ Thường trực Ban nếp sống mới cùng các đoàn thể vận động nhân dân thựchiện nếp sống văn minh, xây dựng con người mới, chống mê tín dị đoan, chốngchiến tranh tâm lý của địch và tệ nạn xã hội

+ Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên làm công tác văn hoá thôngtin- thể dục thể thao cho cán ngành, các cơ sở ở địa phương

Phòng kế hoạch- kinh tế

- Chức năng, nhiệm vụ chính:

+ Xây dựng kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, trung hạn và kế hoạch hàng năm vềphát triển tổng thể các mặt kinh tế, VHXH, kế hoạch đầu tư, chường trình, dự ánđầu tư xây dựng nguồn vốn Nhà nước do quận quán lý Tổ chức triển khai, kiểmtra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch ở các đơn vị

+ Hướng dẫn các tổ chức, các phường thuộc quận về nghiệp vụ làm côngtác kế hoạch

+ Xây dựng kế hoạch ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, hướng dẫn cơ sởthực hiện các tiêu chuẩn định mức, chất lượng sản phẩm và công tác đo lườngtheo qui định của Nhà nước

+ Là cơ quan thường trực thẩm định các dự án đầu tư, thẩm định kết quảtrúng thầu các công trình đầu tư bằng nguồn vốn Nhà nước thuộc thẩm quyềnquyết định của quận Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các dự án đầu tư sau khi

đã phê duyệt

+ Hướng dẫn các đơn vị, các phường, cá nhân thực hiện qui hoạch, kếhoạch, các qui trình, qui phạm, tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật trong công nghiệp,nông nghiệp, thương nghiệp, thuỷ lợi.

+ Làm thủ tục cấp giấy phép đắn ký kinh doanh trên địa bàn quận theo thẩmquyền

Phòng tài chính:

- Chức năng, nhiệm vụ chính:

+ Xây dựng kế hoạch tài chính ngân sách trình UBND quận phê duyệt, theodõi, đôn đốc quyết toán ngân sách và báo cáo UBND, HĐND, Sở Tài chính vềtình hình thực hiện kế hoạch thu chi ngân sách hàng tháng, quí, năm

+ Hướng dẫn và quản lý các đơn vị kinh tế, các phường thực hiện đúng chế

độ tài chính của Nhà nước, quản lý các nguồn thu, đôn đốc việc thu nộp ngânsách đủ và kịp thời

+ Cấp phát ngân sách cho các đơn vị theo quyết định của UBND quận vàhướng dẫn sử dụng có hiệu quả

+ Kiểm tra việc thực hiện chế độ chính sách kế toán, tài vụ trong các đơn vịhành chính, sự nghiệp phường thuộc UBND quận

Phòng Xây dựng đô thị

- Chức năng, nhiệm vụ chính:

+ Tổ chức giám định Nhà nước về chất lượng các công trình xây dựng, sảnphẩm vật liệu xây dựng thuộc quận quản lý Quản lý hồ sơ hoàn thành côngtrình do quận xây dựng, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý những công trình

hư hỏng với UBND quận và các Sở chuyên ngành

+ Giúp UBND quận quản lý về xây dựng cơ bản, đô thị trên địa bàn quận.Kiểm tra việc thực hiện các qui định về bảo vệ và sử dụng các công trình côngcộng ở địa phương, kết hợp chặt chẽ với đội quản lý trật tự xây dựng đô thịquận, phường giữ gìn trật tự xây dựng đô thị trên địa bàn quận

+ Kiểm tra tư cách hành nghề kinh doanh xây dựng, dịch vụ tư vấn xâydựng, thiết kế và sản xuất vật liệu xây dựng vận tải thô sơ, cơ giới của các thànhphần kinh tế hoạt động trên địa bàn theo qui định của Thành phố và Nhà nước.+ Hướng dẫn các tổ chức và nhân dân thực hiện các văn bản pháp qui củaNhà nước và Thành phố về qui hoạch xây dựng, kỹ thuật xây dựng, ……

Phòng Tài nguyên môi trường

- Chức năng, nhiệm vụ chính:

+ Tham mưu giúp UBND quận thực hiện tốt công tác quản lý tài nguyênmôi trường trên địa bàn quận đúng thẩm quyền qui định

+ Quản lý địa chính, môi giới, đất đai theo đúng qui định của pháp luật; xâydựng bản đồ hiện trạng sử dụng đất làm cơ sở để có kế hoạch sử dụng đất đai tàinguyên có hiệu quả.

+ Tổ chức cấp giấy chứng nhận Quyền sở hữu nhà, Quyền sử dụng đất ởtheo qui định; khảo sát và gắn biển số nhà…

+ Triển khai thực hiện kế hoạch quản lý khai thác tài nguyên nước và môitrường; xây dựng chỉnh trang các tuyến đường, tuyến phố xanh, sạch đẹp

+ Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể theo thẩm quyền đã được phân công trongcông tác tư pháp về: Công chứng, chứng thực hợp đồng mua bán, chuyểnnhượng và một số công việc khác của Chủ tịch UBND quận giao

+ Triển khai thực hiện chế độ chính sách đối với các đối tượng chính sáchtheo qui định Tổ chức chăm lo và thực hiện chính sách đãi ngộ đối với thươngbinh, gia đình liệt sĩ, người có công với cách mạng

+ Triển khai thực hiện các chương trình kế hoạch công tác xã hội như: tệnạn xã hội, ma tuý, mại dâm, HIV/AIDS; chương trình xóa đói giảm nghèo, hỗtrợ các đối tượng là người có hoàn cảnh khó khăn, thực hiện chính sách nhânđạo, từ thiện

II Khái quát chung về Năng lực công nghệ thông tin của UBND quận

Thanh Xuân

1.Về mặt tổ chức

- Ngày 14/1/2005 UBND quận đã ra quyết định số 14/QĐ-UB về việcthành lập tổ công nghệ thông tin với 09 người và nằm dưới sự chỉ đạo nhất quáncủa Ban chỉ đạo CNTT Kết hợp với Ban chỉ đạo CNTT của Thành phố và

Trung tâm tin học của Văn phòng HĐND- UBND Thành phố triển khai muasắm bổ sung trang thiết bị và một số phần mềm phục vụ công tác, hướng dẫn,tập huấn, cập nhật, khai thác và xử lý thông tin trên mạng LAN và mạng Internet

- Kiện toàn và từng bước ổn định về mặt tổ chức trong Ban chỉ đạo CNTTquận, xây dựng hoàn thành đề án “ứng dụng và phát triển CNTT trong quản lýhành chính Nhà nước của UBND quận Thanh Xuân năm 2005”

2 Trang thiết bị

- Hiện nay tại tất cả các phòng ban trong quận đều được trang bị máy vitính, sử dụng và khai thác hệ thống mạng LAN trong trụ sở HĐND- UBNDquận Đây là cơ sở hạ tầng để quận Thanh Xuân đã và đang đưa các phần mềmquản lý hành chính phục vụ cho công tác nghiệp vụ của các Phòng, Ban trongQuận, với số lượng máy trung bình khai thác thông tin trong mạng LAN hàngngày là 35-40 máy

- Năm 2005 để có thể làm việc tốt trong mạng LAN của Quận và với cổnggiao tiếp điện tử của Hà Nội, quận đã được trang bị thêm một máy chủ loại nhỏ

và một đường kết nối Internet ADSL tốc độ cao phục vụ truy cập Internet, truycập mạng diện rộng của Trung ương, Bộ, Ngành, Thành phố và cập nhật thôngtin trên cổng giao tiếp điện tử của Thành phố Bước đầu đưa những ứng dụngCNTT vào quản lý hành chính Nhà nước của mỗi cán bộ công chức, viên chứctrong trụ sở UBND quận

- Tính đến nay thì tổng số người sử dụng máy tính tại UBND quận khoảng

4 người/máy tính

Ngoài ra, để phục vụ cho nhu cầu sao, chụp tài liệu UBND quận đã đượctrang bị nhiều máy photo cùng nhiều phương tiện truyền tin khác như điện thoại,Fax,… Đây là những phương tiện quan trọng giúp cho cơ quan trong việc ápdụng những thành tựu của công nghệ thông tin và công tác quản lý hành chínhtại UBND quận

3 Nguồn nhân lực

- Từ khi được thành lập Ban chỉ đạo CNTT và tổ CNTT của UBND quận

đã kết hợp với Sở Bưu Chính Viễn Thông Hà Nội và Trung tâm tin học Vănphòng UBND Thành phố Hà Nội thường xuyên tổ chức các lớp học cho cán bộcông chức của quận: lớp tin học cơ bản, tin học nâng cao, quản trị mạng……đểtạo được một đội ngũ cán bộ công chức có trình độ am hiểu CNTT đáp ứng quátrình tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước, tiến tới một Chính phủ điện tửtrong tương lai

- Số người qua đào tạo tin học cơ bản khoảng 50% tổng số cán bộ côngchức, trong đó có 02 người tốt nghiệp Đại học chuyên ngành CNTT phụ tráchcác vấn đề về CNTT trong quận Còn lại một số cán bộ công chức đều đã biết sửdụng máy vi tính nên đã đáp ứng được một phần nào đó về chuyên môn nghiệp

vụ của bản thân

4 Nguồn kinh phí

Các năm trước đây kinh phí cho công tác CNTT của quận đều chủ yếu sửdụng kinh phí của Ban quản lý CNTT của Thành phố, quận chỉ đầu tư mua bổsung một số máy tính còn kinh phí hoạt động của Ban chỉ đạo công nghệ thôngtin của quận còn hạn chế Mặc dù còn nhiều khó khăn, song hàng năm quận vẫndành một phần kinh phí cho công tác CNTT kết hợp với sự hỗ trợ của Thànhphố, nên hiện nay công tác CNTT của quận đã và đang phát huy sức mạnh củamình

Chương II: Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính nhà nước tại

UBND Quận Thanh Xuân.

I Vài nét sơ lược về công nghệ thông tin

1 Khái niệm về công nghệ thông tin

Khái niệm công nghệ thông tin tuy mới xuất hiện nhưng nó đã trở lên kháquen thuộc đối với tất cả chùng ta, khi nhân loại bước vào thế kỷ 21- Thế kỷ củabùng nổ thông tin thì khái niệm này thường xuyên được nhắc đến trên cácphương tiện thông tin đại chúng, trong các hội nghị, hội thảo quốc gia và quốc

tế Tuy nhiên để định nghĩa về nó có nhiều cách khác nhau, xét theo nghĩa rộngcủa thuật ngữ thì bao gồm các phương pháp khoa học, các phương tiện và kỹthuật, các giải pháp công nghệ ….nhằm giúp con người nhận thức đúng đắn vềthông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người Theo nghĩa hẹp hơn, côngnghệ thông tin là ngành công nghệ về xử lý thông tin bằng các phương tiện điện

tử, trong đó có nội dung “xử lý” thông tin bao gồm các khâu thu thập, lưu trữ,chế biến và truyền thông tin Trong Nghị quyết 49/CP (ký ngày 04/8/1993) vềphát triển công nghệ thông tin ở nước ta trong những năm 1990 đưa ra địnhnghĩa cụ thể sau: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học,các phương tiện và kỹ thuật hiện đại nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệuquả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnhvực hoạt động của con người xã hội”

2 Vài nét về lịch sủ hình thành công nghệ thông tin.

Trong nửa thế kỷ qua, kỹ thuật máy tính điện tử và viễn thông đã phát triểnmột cách mạnh mẽ và liên tục, tạo tiền đề cho sự thâm nhập sâu rộng của côngnghệ thông tin vào mọi mặt hoạt động của con người Những mốc quan trọngtrong sự phát triển đó là:

- 1946-1948: Sự ra đời của các máy tính điện tử đầu tiên, tiếp đó là sự sảnxuất hàng loạt các máy tính điện tử thế hệ thứ nhất, thứ 2 trong thập kỷ 50, chủyếu được sử dụng trong tính toán khoa học- kỹ thuật

- Giữa thập kỷ 60: Sự ra đời của các máy tính điện tử thế hệ thứ 3 với kỹthuật mạch tích hợp và các bộ nhớ bán dẫn Máy tính điện tử bắt đầu được ứngdụng ngày càng rộng rãi trong kinh doanh, quản lý kinh tế Tuy nhiên máy lớn

và đắt thường chỉ được trang bị cho các trung tâm tính toán Cuối những năm 60sang đầu thế kỷ 70 bắt đầu có mạng nối các trung tâm tính toán với nhau

- Giữa những năm 70: Ra đời các bộ vi xử lý, đó là các linh kiện thực hiệnchức năng của các bộ xử lý trung tâm của một máy tính điện tử được chứa trongmột “chip” bán dẫn có diện tích khoảng 1-2cm2 Kỹ thuật vi xử lý khởi đầu mộtcuộc Cách mạng trong Tin học, tạo cơ sở cho sự ra đời từ thập kỷ 80 hàng triệurồi hàng chục, hàng trăm triệu máy tính với năng lực ngày càng cao, giá ngàycàng rẻ, thâm nhập khắp mọi nơi trên thế giới và được sử dụng trong mọi lĩnhvực hoạt động

- Cuối những năm 80 sang đầu những năm 90, sự phát triển bùng nổ củacác mạng viễn thông truyền dữ liệu Quốc gia và Quốc tế trên cơ sở kỹ thuật cápsợi quang, vệ tinh và vi ba số cho ta khả năng rộng rãi nối mạng không nhữnggiữa các trung tâm tính toán mà còn nối được đến từng máy tính của từng cánhân Xuất hiện khả năng thiết lập trên thực tế những hệ thống “siêu xa lộ thôngtin” liên kết hàng triệu, hàng chục triệu máy tính trong từng Quốc gia cũng nhưtrong phạm vi khu vực và toàn cầu Xây dựng “kết cầu hạ tầng về thông tin ”làm nền móng cho một xã hội thông tin trong những năm cuối thế kỷ này đangtrở thành hiện thực và được xác định trong chính sách của nhiều nước trên thếgiới

3 Vai trò và động lực của công nghệ thông tin

Thứ nhất: Cách mạng công nghệ thông tin là nguyên nhân quan trọng hình

thành nền kinh tế tri thức Các nhà xã hội học cho rằng: máy hơi nước, điẹn khíhoá và công nghệ thông tin là ba cuộc cách mạng công nghiệp chứng tỏ nhữngbước tiến lớn của nhân loại Nêu như nói rằng sự ra đời của máy móc là để giảiphóng sức lao động chân tay của con người thì việc ứng dụng công nghệ thôngtin hiện đại chính là sự giải phóng sức lao động trí óc của con người

Xu thế bao trùm xuyên suốt nửa đầu thế kỷ 21 là cuộc cách mạng côngnghệ thông tin tiếp tục phát triển nhanh chóng, tạo nên những bước nhảy vọtchưa từng có trên thế giới, tác động đến mọi lĩnh vực của xã hội, đời sống kinh

tế, tạo nên những nét đặc trưng chủ yếu cho một giai đoạn phát triển kinh tếmới Đó là sự hình thành một xã hội trong đó mạng thông tin trở lên phổ cập,mọi người sử dụng thông tin, tri thức như một nhu cầu không thẻ thiếu đượctrong đời sống Việc học tập trở thành thường xuyên và suốt đời thông qua mạngmáy tính, mọi hoạt động chỉ đạo, điều hành của hệ thông hành chính và hầu hếtmọi giao dịch thương mại đều thông qua mạng và đó chính là nền kinh tế trithức.

Năm 1995, giá trị sản xuất công nghiệp thông tin chiếm 6%GDP của thếgiới, ước tính đến 15 năm tới tỷ lệ này tăng ít nhất là 2 lần Theo tính toán khác,cùng với việc xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin trên toàn cầu, mức đóng góp củacông nghệ thông tin đối với tăng trưởng kinh tế sẽ tăng từ 70% - 90%

Thứ hai: Công nghệ thông tin là nền tảng quan trọng của quá trình hội

nhập và toàn cầu hoá Công nghệ thông tin, nhất là mạng Internet làm cho thếgiới ngày càng trở nên nhỏ bé Tri thức và thông tin không biên giới sẽ đưa hoạtđộng kinh tế vượt ra khỏi phạm vi quốc gia và trở thành hoạt động mang tínhtoàn cầu Vốn sản xuất hàng hoá, sức lao động, thông tin và công nghệ đều có

xu hướng trao đổi, sử dụng và hợp tác giữa các nước, các doanh nghiệp ngàycàng được tăng cường, nhưng đồng thời tính cạnh tranh cũng ngày càng trở lênmạnh mẽ hơn Cạnh tranh được diễn ra trên phạm vi toàn cầu, không chỉ có cáccông ty xuyên quốc gia mà ngay cả các công ty vừa và nhỏ Hiện nay với mạngInternet đã liên kết 200 quốc gia và khu vực, ngày càng có nhiều doanh nghiệp

bị cuốn vào làn sóng toàn cầu hoá kinh tế

Mạng máy tính, nối hàng trăm triệu máy tính, có thể giúp con người sửdụng, truy cập đến hạng trăm triệu nguồn cung cấp thông tin trên khắp thế giới,không chỉ là phương tiện kỹ thuật đơn thuần, mà nó đã trở thành một môi trườngmới của hoạt động kinh tế, xã hội, giáo dục… Có tác động rất lớn đến cácchuyển biến nhanh chóng của đời sống con người trên khắp hành tinh

Việc chuyển tải nhanh chóng thông tin làm cho nhịp điệu đời sống sản xuấtkinh doanh ngày càng nhanh hơn, do vậy mà chu kỳ tồn tại của kỹ thuật và sảnphẩm ngày càng ngắn lại Các khâu như sản xuất, cung ứng và tiêu thụ đều phảithay đổi cho phù hợp với điều kiện thông tin nhanh chóng, có thể giảm hoặc bỏhẳn chức năng của nhà kho, làm cho các xí nghiệp chuyển từ sản xuất với qui

mô lớn sang sản xuất theo “đơn đặt hàng” thông qua Internet, làm cho khoảngcách giữa sản xuất với người tiêu dùng ngày càng thu hẹp và dần dần mất đi.Không những ngừời sản xuất có thể kịp thời hiểu được nhu cầu của khách hàng

mà người tiêu dùng còn có thể trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất thực tế,lựa chọn, thiết kế và tung ra những sản phẩm thích hợp nhất cho mình với sự hỗtrợ của thành tựu công nghệ thông tin

II Ưng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính tại UBND quận Thanh Xuân

1 Sự cần thiết của việc ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính Nhà nước

1.1 Xu thế ứng dụng CNTT trong cơ quan quản lý nhà nước.

Công nghệ thông tin đã và đang trở thành một công cụ không thể thiếutrong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội của các quốc gia trên thế giới.CNTT trên thế giới đã có những bước tiến rất xa kể cả trong lĩnh vực chính phủđiện tử(CPĐT) Sự ra đời và phát triển của CPĐT là xu hướng tất yếu, đảm bảotăng cường dân chủ trong xã hội CPĐT sẽ tăng cường hiệu quả quản lý hết sứckhoa học, giúp Chính phủ gần dân hơn làm cho bộ máy chính quyền trong sạchhơn, giảm thiểu các hiên tượng tiêu cực xã hội như tham ô, tham nhũng, phiền

hà sách nhiễu nhân dân Ngày nay khái niệm CPĐT ngày càng được chấp nhậnrộng rãi trên thế giới Đó là thước đo sự đổi mới quản lý Nhà nước, thể hiện sựvững mạnh của nền kinh tế từng quốc gia Hiện nay Đài Loan là khu vực có mức

độ chính phủ hoá điện tử đứng đầu thế giới; Singapore 90% dịch vụ hành chínhđược người dân tiếp xúc với Chính phủ qua mạng Những nước phát triển nhưThái Lan đang bắt đầu cung cấp các dịch vụ giao dịch trực tuyến cho các côngdân với kế hoạch nâng cấp cơ sở hạ tâng thông tin và truy xuất Năm 2000, ViệtNam đã ký hiệp định khung ASEAN điện tử, (e- ASEAN) cam kết thực hiệnmục tiêu xây dựng Chính phủ điện tử Để thực hiện hiệp định khung ASEANtrong những năm qua, Đảng và Nhà nước cũng như Thành phố Hà Nội đã quantâm sâu sắc, chỉ đạo triển khai việc ứng dụng CNTT trên nhiều lĩnh vực và thực

sự coi việc phát triển, ứng dụng CNTT là cấp thiết như một chiến lược đi tắt,đón đầu đối với công cuộc xây dựng và phát triển đất nước, nhanh chóng đưanước ta phát triển ngang tầm Quốc tế Và một trong những lĩnh vực được Nhànước quan tâm đặc biệt là công tác quản lý, điều hành các hoạt động của Nhànước từ TW đến cơ sở Việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý hành chínhNhà nước là một đòi hỏi tất yếu và đã phát huy sức mạnh to lớn trong việc quản

lý kinh tế, anh ninh quốc phòng, văn hóa xã hội… giúp cho việc trao đổi thôngtin trở lên dễ dàng hơn giữa các Thành phố, Quốc gia trên phạm vi từng lãnh thổ

- Chỉ thị số 58/CT-TW ngày 17/10/2002 của Bộ Chính trị đẩy mạnh ứngdụng và phát triển công nghệ thông tin trong sự nghiệp công nghiệp hoá và hiệnđại hoá

- Quyết định 112/2001/QĐ- TTg, ngày 25/7/2001 của Thủ tưởng Chínhphủ về phê duyệt Đề án “Tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước”

- Chương trình ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, số 04- Ctr/TUngày 22/5/2001 của Thành uỷ Hà nội

- Quyết định số 5781/QĐ-UB của UBND Thành phố ngày 22/8/2002 vềviệc phê duyệt Kế hoạch phân bổ kinh phí chương trình công nghệ thông tin củaThành phố Hà Nội

2 Loại hình thông tin và nhu cầu tin

2.1 các loại hình thông tin

Do đặc thù của mình là một cơ quan quản lý Nhà nước cấp chính quyền,nên loại hình thông tin là đây chủ yếu là ở dạng văn bản Đó là các văn bản, báocáo định kỳ theo tuần, tháng, quí, năm và các báo cáo đột xuất của các Phòng,Ban, Sở, Ban, ngành trên địa bàn quận cùng các Công văn, Chỉ thị của Thànhphố Và tiến tới khi đã có một hệ thống thông tin hoàn chỉnh từ TW đến địaphường thì chắc chắn là sẽ có thêm nhiều loại hình thông tin mới được hìnhthành: thông tin được lưu trên các đĩa CD- ROM, đĩa quang………

2.2 Nhu cầu tin

- Người dùng tin ở đây phần chính là các cấp lãnh đạo như Chủ tịch, cácPhó chủ tịch, Trưởng/phó phòng… Vì vậy mà thông tin họ cần là những thôngtin định hướng chiến lược, thông tin dự báo chung về tình hình phát triển củanền kinh tế; họ cần thông tin dữ kiện, tổng hợp có liên quan đến mọi hoạt độngdiễn ra trên địa bàn quận cũng như những chủ trương, chính sách của các cấplãnh đạo và chủ yếu là các loại thông tin dưới dạng văn bản

- Ngoài ra còn một bộ phận người dùng tin tương đối lớn nữa đó chính làngười dân sinh sống trên địa bàn quận Những thông tin mà họ cần là chủtrương, chính sách liên quan đến đời sống dân sinh hàng ngày: vấn đề giảiphóng mặt bằng, vệ sinh môi trường……và lượng thông tin phải tương đối đầy

tục hành chính ở bộ phận một cửa…., từ những dữ liệu được cập nhật hàng ngàytrên các phần mềm, là cơ sở để báo cáo, đánh giá một cách khách quan, trungthực và nhanh nhất về tình hình kinh tế- xã hội của quận và hoạt động của cácphòng, ban trong quận Trong những năm qua UBND Thành phố Hà nội cũng

đã xây dựng riêng bản dự thảo đề cương về công tác công nghệ thông tin choquận Thanh Xuân, nhằm đảm bảo nhu cầu xây dựng một số phần mềm cho quận

từ năm 2002-2005, phục vụ cho việc đưa thông tin về giới thiệu quận và cácdịch vụ hành chính công của quận tới mọi đối tượng trong nước cũng như ngoàinước có nhu cầu tìm hiểu thông tin và các dịch vụ hành chính công của quận,trong sự tích hợp với Cổng thông tin điện tử Hà nội và trên mạng Internet

3.1 Về phần cứng

Quận Thanh Xuân đã nhận được một số trang thiết bị phần cứng, bước đầuphục vụ nhu cầu trao đổi và xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin của quận Tuynhiên hiện tại quận mới chỉ có 01 máy chủ vừa chạy hệ điều hành Windows, vừachạy hệ điều hành Linux Red Hat Tiến tới để có thể quản lý, điều hành tácnghiệp tốt các phần mềm trong mạng LAN của quận với cổng giao tiếp điện tửcủa Thành phố Hà Nội, quận sẽ trang bị thêm 1 máy chủ để phục vụ kết nốimạng CNTT tới các Phường, các đơn vị phối quản trong quận để phục vụ côngtác quản lý việc truy cập trên mạng Internet tốc độ cao hiện nay của quận

Hiện trạng trang thiết bị phần cứng tại UBND quận Thanh Xuân

10 Thanh tra quận 02

sở hạ tầng để quận Thanh Xuân đã và đang đưa các phần mềm quản lý hành chính phục vụ cho công tác nghiệp vụ của các Phòng, Ban trong quận

3.2 Về phần mềm ứng dụng

Hiện nay UBND đang sử dụng một số phần mềm trong công tác quản lýhành chính Nhà nước như sau

- Phần mềm quản lý văn bản: Đây là phần mềm dùng để quản lý các công

văn đi, đến, giao lý ý kiến xử lý của các chuyên viên trong UBND quận ThanhXuân Phần mềm này đang được sử dụng tại Phòng Văn thư của Văn phòngHĐND- UBND quận, có khả năng quản lý của văn bản đến- đi tại quận, hỗ trợtìm kiếm các báo cáo, văn bản đến đi và thay thế được sổ ghi công văn đi- đếntay; phần mềm đã được Việt hoá hoàn toàn và được văn thư cập nhật đầy đủhàng ngày Tuy vậy mới chỉ có tác dụng liệt kê, chưa phản ánh được nội dungvăn bản và xử lý văn bản

- Phần mềm thẩm định tổng dự toán: Dùng để thẩm định, tính toán các dự

án các công trình do UBND quận ra quyết định chủ đầu tư; để xây dựng cácphương án đầu tư hợp lý, hiện đang được lắp đặt tại Phòng Xây dựng- quản lý

đô thị Tuy nhiên chỉ dừng lại ở mức tổng quát, chưa tínht toán chi tiết được

- Phần mềm quản lý cán bộ công chức; Dùng để quản lý hồ sơ công chức,

điều chuyển cán bộ, tính toán và đưa ra áp dụng chế độ tăng lương cho CBCNVqua các thời điểm một cách chính xác, phần mềm này được kết nối với UBNDThành phố

- Phần mềm “Hồ sơ một cửa”: Được ứng dụng tại bộ phận cải cách hành

chính của quận Phần mềm được kết nối lên trên cổng giao tiếp điện tử chongười dân có thể vào để xem trạng thái hồ sơ của mình đã được xử lý chưa, giúpcho người dân có ý thức trong việc ứng dụng công nghệ thông tin Tuy vậy cóhạn chế về đường truyền do đó các thông tin chưa đưa lên được

- Phần mềm công báo: Đây là phần mềm của Trung tâm Tin học UBND

Thành phố Hà Nội cài đặt và triển khai tại UBND quận từ năm 2000 Phần mềm

có chức năng nhận, gửi lịch tuần lên Thành phố và nhận công báo của Chínhphủ, hiện nay do thiết bị cũ lên phần mềm không còn hoạt động

-Phần mềm kế toán: Dùng để ghi chép, mở sổ sách, hoạch toán, định

khoản, cập nhật các chứng từ phát sinh hàng ngày, theo dõi toàn bộ hệ thống tàisản trong trụ sở, lập báo cáo quyết toán tháng, quí, năm cho cơ quan cấp trên

Hiện nay UBND quận đang ngiệm thu và đưa 02 phần mềm do Ban quản

lý CNTT đầu tư trong năm 2002 vào hoạt động là:

- Phần mềm quản lý địa chính nhà đất: Dùng để quản lý các hộ gia đình

trong địa phận quản lý của quận, kiểm tra mốc giới của quận, xác định đượcnhững hộ gia đình nào trong diện giải toả dựa trên bản đồ đã được hỗ trợ trongphần

- Phần mềm Khung trang điện tử: Phần mềm này sẽ giúp cho UBND quận

Thanh Xuân thực hiện một số việc như giới thiệu sơ lược về sự hình thành vàphát triển từng giai đoạn của quận, cung cấp những thông tin, tin tức kịp thời từquận tới các phòng, ban, ngành, đoàn thể, các phường, các đơn vị phối quảntrong và ngoài quận

- Phần mềm quản lý đơn thư, khiếu nại tố cáo: Mục tiêu chính của phần

mềm là tiếp nhận, xử lý giải quyết các đơn thư khiếu nại trong phạm vi quyềnhạn của quận và giúp cho việc khai thác, chuyển giao các thông tin liên quantrong nội bộ các văn phòng uỷ ban và các Sở trực thuộc

Trên đây là những phần mềm đã và đang triển khai, hoàn thiện từng bước

để đưa vào sử dụng làm sao để có thể phát huy được hết sức mạnh của việc ứngdụng CNTT trong công tác quản lý hành chính cấp quận Để có cái nhìn kháiquát hơn nữa trong việc ứng dụng CNTT tại UBND quận Thanh Xuân, em xintrình bày chi tiết hơn nữa việc ứng dụng CNTT tại một số phòng ban trong quận

để thấy rằng CNTT đang là một công cụ không thể thiếu trong công tác hànhchính Nhà nước

3.3 ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn

3.3.1 Cơ sở xây dựng hệ quản lý công văn

Hàng ngày tại UBND quận nhận được rất nhiều công văn, báo cáo, chỉthị……của các Phường, các Phòng, Ban, Ngành trực thuộc quận cùng nhiều vănbản của các cấp lãnh đạo Thành phố Trước kia, khi chưa có máy tính thì côngviệc lưu trữ, tìm kiếm văn bản là vô cùng phức tạp và tốn kém Vì vậy từ khi có

hệ thống máy tính cùng các hệ thống thông tin và phần mềm các công việc sự vụhành chính được giảm đi rất nhiều, đỡ tốn kém thời gian của các chuyên viênvừa tiết kiệm được công sức của họ Và việc trợ giúp công tác quản lý và điềuhành hàng ngày của UBND quận bằng hệ thống máy tính là một công việc rấtcấp thiết Thông qua môi trường này, hệ thống quản lý công văn sẽ trợ giúp và

quản lý các công việc thường ngày của các đơn vị chức năng, bao gồm việc theodõi các công văn, tài liệu văn bản, hồ sơ đi và đến, xử lý và theo dõi quá trình xử

lý công việc, trao đổi lưu trữ và cung cấp thông tin phục vụ điều hành và quản lýcủa lãnh đạo, các hoạt động nghiệp vụ chuyên viên của các chuyên viên Đó làmột phần đóng góp cho công tác quản lý hành chính trong các cơ quan côngquyền

Điều này sẽ đem lại kết quả:

- Quản lý văn thư đi và đến nhanh chóng và thuận lợi hơn, giảm thiểu tối

đa công việc hành chính Công tác lưu trữ và tìm kiếm văn bản cũng dễ dànghơn

- Quản lý toàn bộ văn bản tư liệu từ khâu tiếp nhận, xử lý lưu trữ vàtruyền phát bao gồm cả quản lý hồ sơ công việc

- Giải quyết nhanh chóng các hồ sơ vụ việc, công tác lưu trữ hồ sơ vụ việcđược bảo đảm tính toàn vẹn và chính xác

- Kiểm soát quá trình xử lý vụ việc nhanh chóng, kịp thời gian

Thu thập công

văn, văn bản

In ấn, soạnthảo, phát h nhành

Tìm kiếm

theo các yêuTheo dõi, xử

Theo dõi việc

3.3.2 Qui trình quản lý văn bản, hồ sơ tại Văn phòng HĐND - UBND quận Thanh Xuân.

Quản lý chặt chẽ quá trình xử lý văn bản là công tác quan trọng của mọiđơn vị, việc áp dụng tin học sẽ hỗ trợ tốt cho việc giám sát quá trình xử lý này.Văn phòng HĐND- UBND quận đã có các bộ phận chuyên môn chuyên trách vềquản lý và lưu trữ các loại văn bản của quận nhằm phục vụ cho công tác tra cứu.Tìm hiểu rõ các qui trình quản lý và xử lý, cũng như các phương pháp quản lýđang được áp dụng hiện nay của quận trong quản lý văn bản và hồ sơ công việc

sẽ cho chúng ta bức tranh tổng quan về công tác quản lý văn bản, hồ sơ côngviệc và các khả năng, yêu cầu về việc ứng dụng tin học trong công tác quản lývăn bản, hồ sơ công việc nói trên

Đối với văn bản đến với Văn phòng HĐND- UBND quận

- Các thông tin đến được phân loại thành các văn bản có nguồn từ:

+ Các cơ quan Trung ương: Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốchội, Văn phòng Chính phủ, các Bộ và cơ quan ngang Bộ; Các tỉnh, quận khác…+ Các đơn vị trong quận: Quận uỷ, các phòng Ban, hội, UBND cácphường…

+ Công dân, các đơn vị khác…

- Hình thức công văn, văn bản có thể là:

+ Văn bản qui phạm pháp luật: Nghị quyết, Nghị định, Thông tư

+ Các văn bản trao đổi công việc: Công văn, Thông báo, Công điện, Báocáo

+ Đơn thư khiếu tố, kiến nghị

+ Các loại thông tin khác

- Hình thức truyền tin:

+ Qua đường bưu điện

+ Điện tín, điện thoại, Fax

+ Qua đường mạng, các kênh truyền tin khác

Quy trình xử lý, quản lý và khai thác thông tin của các loại văn bản:

- Đối với văn bản qui phạm pháp luật:

vào sổ -> sao chép -> lưu trữ và gửi đi các nơi-> tra cứu để phục vụ côngviệc

- Đối với các văn bản trao đổi công việc:

vào sổ-> chuyển lãnh đạo -> chuyên viên xử lý-> theo dõi, thảo văn bản trảlời (nếu cần)

- Đối với đơn thư khiếu nại, kiến nghị:

vào sổ theo dõi đơn thư khiếu tố->chuyển địa chỉ liên quan (lãnh đạo ,chuyên viên) -> đề xuất phương án giải quyết->theo dõi diễn biến và kết quả->thông báo kết quả cho nơi gửi bằng công văn

Đối với văn bản do HĐND- UBND và Văn phòng quận ban hành:

- Các thông tin có thể được gửi tới các địac chỉ:

+ Các cơ quan TW: Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, Vănphòng Chính phủ, các Bộ và cơ quan ngang Bộ; Các tỉnh, quận khác…

+ Các đơn vị trong quận: Quận uỷ, các phòng Ban, hội, UBND cácphường…

+ Công dân, các đơn vị khác…

- Hình thức công văn, văn bản có thể là:

+ Các văn bản trao đổi công việc: Công văn, Thông báo, Công điện, Báocáo

+ Đơn thư khiếu tố, kiến nghị

+ Các loại thông tin khác

- Hình thức truyền tin:

+ Qua đường bưu điện

+ Điện tín, điện thoại, Fax

+ Qua đường mạng, các kênh truyền tin khác

Qui trình xử lý các văn bản phát hành UBND quận:

- Đối với đơn thư khiếu nại, kiến nghị:

Lãnh đạo giao chuyên viên đề xuất ý kiến giải quyết -> Lãnh đạo duyệt ýkiến đề xuất-> chuyên viên dự thảo văn bản->Lãnh đạo duyệt ý kiến-> văn thưvào sổ->nhân bản-> lưu trữ và gửi đi

- Đối với văn bản trao đổi công việc (chủ yếu là công văn):

Chuyên viên nhận công việc->dự thảo văn bản->trình người có tráchnhiệm duyệt, ký-> văn thư vào sổ->gửi đi và thực hiện lưu trữ

Thiết lập hồ sơ công việc của các chuyên viên trong văn phòng UBND quận

HĐND-Hồ sơ công việc được thiết lập khi có nhu cầu quản lý các văn bản có liênquan tới một công việc mà chuyên viên xét thấy cần phải lập hồ sơ để có thểtheo dõi công việc dễ dàng và sát hơn

 Hồ sơ công việc cần có các thông tin sau:

 Mục lục các văn bản có trong hồ sơ

Ngoài ra còn có thêm các thông tin phục vụ công tác lưu trữ khi hồ sơ đượckết thúc Chỉ khi hồ sơ đã kết thúc mới được đóng và chuyển giao cho nhân viênlưu trữ lập chứng từ kết thúc Chứng từ kết thúc sẽ lưu trữ các thông tin về tình

trạng hồ sơ khi đóng như: số tờ, số tờ mục lục, đặc điểm của văn bản trong hồ

sơ, ngày tháng đóng hồ sơ, người lập hồ sơ

Với hồ sơ đã đưa vào lưu trữ, khi cần kiểm tra các văn bản, hồ sơ công việcthì chuyên viên phải làm phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu và phải được xét duyệtcủa người có thẩm quyền Việc xem xét, tra cứu các tài liệu, hồ sơ được thựchiện tại phòng đọc của phòng lưu trữ, không được mang tài liệu hồ sơ ra ngoàiphòng đọc

Mô hình chi tiết qui trình xử lý văn bản:

Qui trình xử lý văn bản phát

h nh ành

Qui trình xử lý văn bản đến

Văn bản đến

Văn thư l m th ành ủ tục (v o s ành ổ, phân loại ) …)

Trưởng phòng HC hoặc lãnh đạo đơn vị (chia, giao xử lý …) )

Lãnh đạo đơn vị cho

ý kiến xử lý, giao cho các Phòng ban/Chuyên viên

Trưởng phó phòng ban cho ý kiến xử lý, giao việc

Chuyên viên xử lý

Chuyên viên dự thảo văn bản phát h nh, ành trình xin ý kiến

Trưởng phó phòng xem, sửa v thông ành qua Trình Lãnh đạo

ký duyệt

Lãnh đạo đơn vị chỉnh sửa v duy ành ệt văn bản phát h nh ành

Lãnh đạo đơn vị ký

Văn thư l m th ành ủ tục (v o s ành ổ, phân loại ) …)