Ứng dụng tin học trong công tác quản lý, điều tra lý lịch cán bộ công viên chức tại Trung tâm Tính toán Thống kê Trung Ương

Chúng ta đang sống trong một xã hội mà với tốc độ gia tăng như vũ bão về công nghệ thông tin. Ngày nay con người làm việc khó có thể tách rời với thông tin. Có thể nói hai chữ Thông tin đóng một vai trò rất lớn trong sự thành bại về kinh doanh và cạnh tranh của các doanh nghiệp. Công nghệ thông tin đã thực sự tác động đến mọi mặt của đời sống kinh tếxã hội ở nước ta mà nhờ đó đã đem lại những hiệu quả thiết thực trong quá trình quản lý nền kinh tếxã hội nói chung và ở các cơ quan nói riêng. Năm 1986, Richard Masongiáo sư về hệ thống thông tin và là nhà tư vấn cho các hãng lớn ở Mỹ và Canada có viết: Ngày nay trong xã hội của chúng ta, có nhiều nhân viên thu thập, xử lý và phân phối thông tin hơn bất cứ một nghề nào khác. Hàng triệu máy tính được lắp đặt trên thế giới và nhiều triệu km cáp quang, dây dẫn và sóng điện từ kết nối con người, máy tính cũng như các phương tiện xử lý thông tin lại với nhau.Xã hội của chúng ta thực sự là xã hội thông tin, thời đại của chúng ta là thời đại thông tin. Nếu như ở vào khoảng những năm 70 đầu thế kỷ thứ XX này, các cơ quan, các doanh nghiệp tập trung sự cố gắng của họ vào tự động hóa những công việc thủ công thì trong những năm gần đây, họ lại đầu tư lớn cho những công việc mà có sự trợ giúp của lao động trí óc. Sự phát triển của công nghệ thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi diện mạo các nghành kinh tế, đóng vai trò là một lực trợ giúp và là một chất xúc tác trong việc nâng cao tầm quan trọng của thông tin. Những khái niệm về Cơ sở dữ liệu, phần mềm thế hệ thứ tư, Fax, hệ chuyên gia, vệ tinh viễn thông và tin học, Internet… là những công cụ xử lý thông tin mà các tổ chức hiện đại đang có trong tay. Giờ đây Hệ thống quản lý dữ liệu đã trở thành một bộ phận không thể thiếu của bất cứ một cơ quan hay của một doanh nghiệp hiện đại nào. Vì mức độ quan trọng của nó mà người ta đã ví nó như một hệ thống nhớ hay một bộ nhớ của cơ quan. Mà cơ quan bị mất trí nhớ thì sẽ không thể tồn tại được. Chúng ta hãy tưởng tượng điều gì sẽ xảy ra đối với một ngân hàng không còn nhớ nổi những ai đã vay tiền của họ. Rõ ràng là các cơ quan phải có trí nhớ, bởi đó là những kho dữ liệu lưu trữ hàng tỷ tỷ những điều chi tiết cần thiết cho kinh doanh nghiệp vụ và ra quyết định. Hãy tham khảo ý kiến của ông Thomas Watson, Js, nguyên chủ tịch công ty IBM đã nói: Toàn bộ giá trị của công ty này nằm trong đội ngũ cán bộ công nhân viên và những tệp dữ liệu. Dù tất cả các nhà cửa, văn phòng của công ty bị cháy trụi nhưng vẫn giữ được những con người và những tệp dữ liệu thì chẳng bao lâu chúng ta sẽ lại trở nên hùng mạnh như xưa. Như vậy, ngày nay thông tin đã trở thành một vấn đề sống còn đối với mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý kinh tế. Nó quyết định sự thành bại của các doanh nghiệp trên thương trường nếu họ biết sử dụng thông tin như thế nào sao cho đạt hiệu quả nhất. Vì thế cho nên các doanh nghiệp lớn hiện nay đều có riêng một bộ phận chuyên về xử lý thông tin. Có những hãng chuyên về cung cấp các dịnh vụ thông tin đáp ứng sự thay đổi trên phạm vi toàn cầu. Thông tin là cần thiết và chúng ta cần có những phương tiện quản lý và xử lý nó? Tổng cục Thống kê là một cơ quan chịu trách nhiệm tổ chức và thực hiện điều tra thống kê nhằm đưa ra các dự báo và kế hoạch phát triển cho những năm tới. Do nhu cầu xử lý các số liệu thống kê là rất lớn cho nên Tổng cục Thống kê đã thành lập Trung tâm Tính toán Thống kê trung Ương nhằm trợ giúp xử lý các công việc dưới ứng dụng của máy tính. Trong quá trình thực tập tại Trung tâm Tính toán Thống kê Trung Ương, được sự chỉ bảo, giúp đỡ tận tình của thầy giáo Đoàn Quốc Tuấn, chú Phạm Thế NăngTrưởng phòng Lập trình cùng các cô chú anh chị trong Trung tâm đã giúp tôi hoàn thành đề tài: “Ứng dụng tin học trong công tác quản lý, điều tra lý lịch cán bộ công viên chức tại Trung tâm Tính toán Thống kê Trung Ương” Đề tài gồm có các phần chính như sau: Chương I: Cơ sở phương pháp luận phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý. Chương này tôi trình bày một số lý luận chung về hệ thống thông tin phục vụ quản lý, các bước để phân tích, thiết kế, cài đặt hệ thống thông tin quản lý. Chương II: Khảo sát hệ thống thông tin ở Trung tâm Tính toán Thống kê Trung Ương. Trong chương này tôi giới thiệu khái quát về cơ quan mình thực tập, về hệ thống thông tin và các quy trình xử lý chính của Trung tâm Tính toán Thống kê TrungƯơng. Chương III: Phân tích hệ thống thông tin quản lý điều tra lý lịch công viên chức tại Trung tâm Tính toán Thống kê Trung Ương. Chương này tôi đưa ra bài toán, nhiệm vụ của bài toán, các sơ đồ luồng dữ liệu, mô hình dữ liệu và mô hình quan hệ của bài toán. Đồng thời tôi cũng nêu sự lựa chọn ngôn ngữ để viết và chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Chương IV: Thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin quản lý, điều tra lý lịch công viên chức. Trong chương này nội dung chính là đi thiết kế các tập tin cơ sở dữ liệu, thiết kế các thuật toán chính và giao diện màn hình. Đề tài được hoàn thành dưới sự hướng dẫn của thầy giáo Đoàn Quốc Tuấn cùng sự giúp đỡ của các cán bộ tại Trung tâm Tính toán Thống kê Trung Ương. Tuy nhiên do hạn chế về mặt thời gian, hơn nữa kiến thức còn ít ỏi, kinh nghiệm còn non nớt nên chắc chắn không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Mong rằng với sự giúp đỡ của các thầy cô giáo, các cán bộ hướng dẫn và các bạn của tôi sẽ có điều kiện sửa chữa, bổ xung hoàn thiện đề tài.

Lời cảm ơn

Chuyên đề thực tập này hoàn thành đợc là do sự chỉ bảo, hớng dẫn của các thầy, các cô, của các cán bộ ở cơ quan thực tế, của bạn bè-những ngời đã mang đến sự giúp đỡ, hỗ trợ liên tục trong suốt thời gian thực tập.

Tôi xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các thầy cô giáo trong bộ môn Tin học kinh tế-Trờng Đại học Kinh

Tế Quốc Dân về sự chỉ dạy, hớng dẫn tận tình.

Tôi cũng xin vô cùng cảm ơn thầy giáo Đoàn Quốc Tuấn

đã tận tình giúp đỡ, đã dùng tất cả tâm huyết của một nhà giáo

để hớng dẫn, truyền đạt, chỉ bảo tất cả các vấn đề cốt lõi, t tởng chủ đạo và cách thức triển khai khi nghiên cứu đề tài Nhờ đó

mà tôi có điều kiện để hoàn thành tốt đề tài này.

Tôi cũng chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo cùng toàn thể các cô, các chú, các anh chị trong Phòng Lập trình-Trung tâm Tính toán Thống kê Trung Ương đã quan tâm, giúp đỡ cung cấp tài liệu cho việc hoàn thành chuyên đề này Đặc biệt tôi xin

tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Chú Phạm Thế Năng-trởng phòng Lập trình và Anh Võ Đình Hoàng-những ngời đã tận tâm chỉ bảo, hớng dẫn tôi từ kiến thức lý thuyết đến áp dụng thực tế trong đề tài.

Cuối cùng tôi xin đợc cảm ơn tất cả các bạn bè đã giúp tôi thực hiện đợc đề tài.

Chuyên đề này đợc viết với thời gian và kinh nghiệm có hạn, tất không thể tránh khỏi những thiếu sót, những hạn chế về mặt kỹ thuật cũng nh trình bầy Vì vậy tôi rất mong nhận đợc những ý kiến đóng góp, phê bình quí báu từ phía các thầy cô giáo và bạn bè với mong muốn rút ra những kinh nghiệm cho bản thân và ngày một hoàn thiện hơn.

Hà Nội, tháng 6/2000

Sinh viên: Hoàng Thế Anh

Lời nói đầuChúng ta đang sống trong một xã hội mà với tốc độ gia tăng nh

vũ bão về công nghệ thông tin Ngày nay con ngời làm việc khó có thểtách rời với thông tin Có thể nói hai chữ Thông tin đóng một vai tròrất lớn trong sự thành bại về kinh doanh và cạnh tranh của các doanhnghiệp Công nghệ thông tin đã thực sự tác động đến mọi mặt của đờisống kinh tế-xã hội ở nớc ta mà nhờ đó đã đem lại những hiệu quảthiết thực trong quá trình quản lý nền kinh tế-xã hội nói chung và ởcác cơ quan nói riêng Năm 1986, Richard Mason-giáo s về hệ thốngthông tin và là nhà t vấn cho các hãng lớn ở Mỹ và Canada có viết:

Ngày nay trong xã hội của chúng ta, có nhiều nhân viên thu thập, xử lý và phân phối thông tin hơn bất cứ một nghề nào khác Hàng triệu máy tính đợc lắp đặt trên thế giới và nhiều triệu km cáp quang, dây dẫn và sóng điện từ kết nối con ngời, máy tính cũng nh các phơng tiện xử lý thông tin lại với nhau.Xã hội của chúng ta thực sự là xã hội thông tin, thời đại của chúng ta là thời đại thông tin.

Nếu nh ở vào khoảng những năm 70 đầu thế kỷ thứ XX này, cáccơ quan, các doanh nghiệp tập trung sự cố gắng của họ vào tự độnghóa những công việc thủ công thì trong những năm gần đây, họ lại đầu

t lớn cho những công việc mà có sự trợ giúp của lao động trí óc Sựphát triển của công nghệ thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi diệnmạo các nghành kinh tế, đóng vai trò là một lực trợ giúp và là một chất

xúc tác trong việc nâng cao tầm quan trọng của thông tin Những kháiniệm về Cơ sở dữ liệu, phần mềm thế hệ thứ t, Fax, hệ chuyên gia, vệtinh viễn thông và tin học, Internet… là những công cụ xử lý thông tin là những công cụ xử lý thông tin

mà các tổ chức hiện đại đang có trong tay Giờ đây Hệ thống quản lýdữ liệu đã trở thành một bộ phận không thể thiếu của bất cứ một cơquan hay của một doanh nghiệp hiện đại nào Vì mức độ quan trọngcủa nó mà ngời ta đã ví nó nh một hệ thống nhớ hay một bộ nhớ củacơ quan Mà cơ quan bị mất trí nhớ thì sẽ không thể tồn tại đợc Chúng

ta hãy tởng tợng điều gì sẽ xảy ra đối với một ngân hàng không cònnhớ nổi những ai đã vay tiền của họ Rõ ràng là các cơ quan phải có trínhớ, bởi đó là những kho dữ liệu lu trữ hàng tỷ tỷ những điều chi tiếtcần thiết cho kinh doanh nghiệp vụ và ra quyết định Hãy tham khảo ýkiến của ông Thomas Watson, Js, nguyên chủ tịch công ty IBM đãnói:

Toàn bộ giá trị của công ty này nằm trong đội ngũ cán bộ công nhân viên và những tệp dữ liệu Dù tất cả các nhà cửa, văn phòng của công ty bị cháy trụi nhng vẫn giữ đợc những con ngời

và những tệp dữ liệu thì chẳng bao lâu chúng ta sẽ lại trở nên hùng mạnh nh xa.

Nh vậy, ngày nay thông tin đã trở thành một vấn đề sống còn

đối với mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội đặc biệt là trong lĩnhvực quản lý kinh tế Nó quyết định sự thành bại của các doanh nghiệptrên thơng trờng nếu họ biết sử dụng thông tin nh thế nào sao cho đạthiệu quả nhất Vì thế cho nên các doanh nghiệp lớn hiện nay đều córiêng một bộ phận chuyên về xử lý thông tin Có những hãng chuyên

về cung cấp các dịnh vụ thông tin đáp ứng sự thay đổi trên phạm vitoàn cầu Thông tin là cần thiết và chúng ta cần có những phơng tiệnquản lý và xử lý nó?

Tổng cục Thống kê là một cơ quan chịu trách nhiệm tổ chức vàthực hiện điều tra thống kê nhằm đa ra các dự báo và kế hoạch pháttriển cho những năm tới Do nhu cầu xử lý các số liệu thống kê là rấtlớn cho nên Tổng cục Thống kê đã thành lập Trung tâm Tính toánThống kê trung Ương nhằm trợ giúp xử lý các công việc dới ứng dụngcủa máy tính

Trong quá trình thực tập tại Trung tâm Tính toán Thống kêTrung Ương, đợc sự chỉ bảo, giúp đỡ tận tình của thầy giáo ĐoànQuốc Tuấn, chú Phạm Thế Năng-Trởng phòng Lập trình cùng các côchú anh chị trong Trung tâm đã giúp tôi hoàn thành đề tài:

“ứng dụng tin học trong công tác quản lý, điều tra lý lịch cán bộcông viên chức tại Trung tâm Tính toán Thống kê Trung Ương”

Chơng II: Khảo sát hệ thống thông tin ở Trung tâm Tính toán

Thống kê Trung Ương

Trong chơng này tôi giới thiệu khái quát về cơ quan mình thựctập, về hệ thống thông tin và các quy trình xử lý chính của Trung tâmTính toán Thống kê TrungƯơng

Chơng III: Phân tích hệ thống thông tin quản lý điều tra lý lịch

công viên chức tại Trung tâm Tính toán Thống kê Trung Ương

Chơng này tôi đa ra bài toán, nhiệm vụ của bài toán, các sơ đồ luồng dữ liệu, mô hình dữ liệu và mô hình quan hệ của bài toán Đồng thời tôi cũng nêu sự lựa chọn ngôn ngữ để viết và chọn hệ quản trị cơ

sở dữ liệu

Chơng IV: Thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin quản lý,

điều tra lý lịch công viên chức

Trong chơng này nội dung chính là đi thiết kế các tập tin cơ sởdữ liệu, thiết kế các thuật toán chính và giao diện màn hình

Đề tài đợc hoàn thành dới sự hớng dẫn của thầy giáo ĐoànQuốc Tuấn cùng sự giúp đỡ của các cán bộ tại Trung tâm Tính toánThống kê Trung Ương Tuy nhiên do hạn chế về mặt thời gian, hơnnữa kiến thức còn ít ỏi, kinh nghiệm còn non nớt nên chắc chắn khôngtránh khỏi nhiều thiếu sót Mong rằng với sự giúp đỡ của các thầy côgiáo, các cán bộ hớng dẫn và các bạn của tôi sẽ có điều kiện sửa chữa,

bổ xung hoàn thiện đề tài

Ch ơng ICơ sở phơng pháp luận phân tích thiết kế

và cài đặt hệ thống thông tin quản lý

A.Hệ thống thông tin phục vụ quản lý

I.Khái niệm hệ thống thông tin

I.1.Thông tin:

Thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức mới

về đối tợng đợc phản ánh trong tri thức của chủ thể nhận phản ánh.

Thông tin kinh tế là một tập hợp các dữ liệu kinh tế có ý nghĩa

đối với một đối tợng nhận tin nhất định, có quan hệ với một đối tợng trong một khuôn khổ, một nhiệm vụ cụ thể.

Thông tin kinh tế đóng một vai trò hết sức quan trọng nhằmgiúp cho ngời lãnh đạo đa ra đợc những quyết định đúng đắn, kịp thờitrong quá trình quản lý Bởi vì chỉ có trên cơ sở các thông tin chính

Đối t ợng đ ợc phản ánh

Đối t ợng đ ợc phản ánh Chủ thể nhận phản ánh

Chủ thể nhận phản ánh Phản ánh

Tri thức hoá

xác, kịp thời các cấp lãnh đạo mới có khả năng đa ra đợc những quyết

định phù hợp với yêu cầu của các lĩnh vực và đối tợng quản lý trongmột phạm không gian và thời gian

I.2.Các đặc trng của thông tin:

Để quản lý và sử dụng thông tin một cách có hiệu quả, ta cầnphải tìm hiểu các đặc trng cơ bản của thông tin nh sau:

 Kiểm tra khả năng giảm độ bất định về đối tợng của thôngtin Thông tin về hệ thống ngày càng nhiều, càng đầy đủ thì độ bất

định về hệ thống ngày càng giảm

 Thông tin phải đợc định hớng rõ ràng

 Thông tin phải có tính thời điểm Điều đó có nghĩa là thôngtin chỉ có ích tại một thời điểm nào đó mà không có tính thời kỳ dài

 Tính cục bộ của thông tin thể hiện là thông tin chỉ có ý nghĩatrong một hệ thống nhất định có sự điều khiển và sử dụng nó

 Thông tin thể hiện tính tổ chức bởi vì thông tin tạo nên sựliên hệ và trao đổi giữa các bộ phận này với bộ phận khác, nó đóngmột vai trò liên kết các bộ phận trong cùng một hệ thống

 Thông tin mang tính tơng đối Thông tin đợc tạo ra và truyền

đi và do đó khó tránh khỏi những sai lệch do các nhiễu thông tin gây

ra Các nhiễu ở đây xuất phát từ nhiều mặt vật lý, ngữ nghĩa, lợi íchgiữa các bên… là những công cụ xử lý thông tin đã làm cho thông tin chỉ phản ánh đợc một cách tơng

đối về đối tợng đợc phản ánh

II.Hệ thống thông tin

II.1.Khái niệm hệ thống thông tin:

Hệ thống thông tin là một tập hợp tất cả những đối tợng và thiết

bị có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lu trữ và phân phát thông tin để hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một tổ chức.

Các hệ thống thông tin có thể là hoàn toàn thủ công hay dựatrên máy tính Ngoài máy tính điện tử ra thì hệ thống thông tin còn cócon ngời, các phơng tiện thông tin liên lạc, các quy tắc, thủ tục, phơngpháp và mô hình toán học để xử lý các dữ liệu, quản lý, phân phát và

sử dụng thông tin Hầu hết các hệ thống thông tin đều đợc gọi là hệthống thông tin quản lý bởi vì nó phục vụ cho công tác quản lý.

Đầu vào của hệ thống thông tin (dữ liệu) đợc lấy từ các nguồn

và đợc sử dụng bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lutrữ từ trớc Kết quả xử lý (đầu ra) đợc chuyển đến các nơi nhận hoặc

đợc cập nhật vào kho dữ liệu Có thể mô tả các yếu tố cấu thành nên

hệ thống thông tin qua hình vẽ sau:

 Hệ thống thông tin phi chính thức: Là những hệ thống thôngtin mà nó không tuân theo bất cứ một quy định hay một thông lệchuẩn nào

II.2.2.Theo tính chất phục vụ của thông tin đầu ra:

Theo cách phân loại này, hệ thống thông tin đợc chia ra thànhnăm hệ thống sau:

 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (Transactional InformationSystem): Đây là hệ thống chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt độngsản xuất phù hợp với đầu ra của doanh nghiệp Vì thế hệ thống còn cótên gọi là hệ thống tác nghiệp

 Hệ thống thông tin quản lý (Management InformationSystem): Là hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản lý

Phân phát thông tin thông tin Nơi nhận

Nơi nhận thông tin

Kho dữ liệu

Kho dữ liệu

 Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định quản lý (ManagerialDecision Support System): Hệ thống này đợc thiết kế để đáp ứng nhucầu thông tin của các giám đốc Một hệ thống trợ giúp ra quyết định sẽphải trợ giúp cho mọi giai đoạn của quá trình ra quyết định bao gồmcác thiết bị trợ giúp hiệu quả và giúp cho việc truy nhập dữ liệu đồngthời làm mới chúng cũng nh trợ giúp mối liên hệ giữa những ngời raquyết định

 Hệ thống chuyên gia (Expert System): Hay còn gọi là hệthống cơ sở trí tuệ có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo Đó

là kết quả của những cố gắng nhằm biểu diễn bằng các công cụ tin họcnhững tri thức của một chuyên gia về lĩnh vực nào đó Hệ thốngchuyên gia đợc hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suydiễn

 Hệ thống thông tin tạo lập thế cạnh tranh (CompetitionInformation System): Ngoài việc trợ giúp các hoạt động quản lý bêntrong các tổ chức, hệ thống thông tin còn có thể đợc sử dụng nh mộttrợ giúp chiến lợc Ngời ta gọi những hệ thống nh vậy là hệ thống tăngcờng khả năng cạnh tranh hay hệ thống thông tin chiến lợc Đối với hệthống này, ngời sử dụng có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp

và cũng có thể là một tổ chức khác cùng ngành-những ngời ngoài hệthống Nếu nh các hệ thống đợc xác định trớc đây có mục đính trợgiúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cờng sứccạnh tranh là những công cụ để thực hiện các ý đồ chiến lợc Chúngcho phép tổ chức thành công trong việc cạnh tranh với các lực lợng đốilập thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnhtranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trongcùng một ngành… là những công cụ xử lý thông tin

II.2.3.Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ:

Gồm có các loại hệ thống sau:

 Hệ thống thông tin tài chính (Financial Information System)

 Hệ thống thông tin Marketing (Marketing InformationSystem)

 Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực (Human ResoucesInformation System)

 Hệ thống thông tin quản lý sản xuất (Production &Manufacturing Information System)

 Hệ thống thông tin văn phòng (Official Information System)

II.3.Các mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Để mô tả hệ thống thông tin, ngời ta đã dùng các mô hình sau:II.3.1.Mô hình lô gíc:

Mô hình lô gíc thể hiện hệ thống ở những quan điểm nh: Hệthống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý cần phải thực hiện? Cáckho chứa kết quả hoặc để lấy ra từ đó các dữ liệu cho các xử lý, thôngtin mà hệ thống sản sinh ra… là những công cụ xử lý thông tin Nói chung, mô hình này không quantâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm hay thời điểm dữliệu đợc xử lý mà những cái cần quan tâm lại xuất phát từ góc độ quảnlý

II.3.2.Mô hình vật lý ngoài:

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợccủa hệ thống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nhhình thức của đầu vào và đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống,phần cứng đợc sử dụng Khác với mô hình lô gíc là mô hình này cóchú ý đến mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về các thời điểm màcác hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra Mặt khác, tuỳ theo hoàncảnh mà chúng ta đa ra các mô hình vật lý ngoài có khả năng thoảmãn mô hình lô gíc đã cho Tất nhiên các mô hình vật lý này không t-

ơng đơng nhau về mặt chi phí, mức khả thi, hiệu lực và hiệu quả Màquyết định chấp nhận mô hình vật lý ngoài này hơn mô hình vật lýngoài kia lại là kết quả lựa chọn của ngời sử dụng Nh vậy ngời ta sẽphê chuẩn mô hình nào đáp ứng tốt nhất các ràng buộc về mặt tổ chứccũng nh các mặt tài chính, kỹ thuật tổ chức và nhân sự

II.3.3.Mô hình vật lý trong:

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệthống song khác với mô hình vật lý ngoài là nó không phải là cái màngời sử dụng có thể nhìn nhận ra đợc Chẳng hạn đó là những thôngtin liên quan tới loại trang thiết bị đợc dùng để thực hiện hệ thống nhphần cứng, phần mềm, dung lợng kho lu trữ, tốc độ xử lý của thiết

bị… là những công cụ xử lý thông tin là những cái mà ngời sử dụng không thể biết đợc Hay là cấu trúc

chơng trình và ngôn ngữ thể hiện đều là những cái mà ngời sử dụngkhông có quyền lựa chọn mà kết quả của sự lựa chọn chủ yếu là từ góc

độ kỹ thuật, nghĩa là câu trả lời là từ phía các chuyên viên kỹ thuật.Với một mô hình vật lý tồn tại nhiều khả năng có thể của mô hình vật

lý trong Tuy nhiên các mô hình đó không tơng đơng nhau Một số cóchi phí lớn hơn, một số hoạt động có hiệu quả hơn Do đó quyết địnhlựa chọn mô hình nào là phụ thuộc vào sự cân nhắc kỹ thuật, chi phí

và hiệu quả

Tóm lại, mỗi mô hình đem lại kết quả của một góc nhìn khácnhau Mô hình lô gíc là kết quả của góc nhìn quản lý Mô hình vật lýngoài là kết quả của góc nhìn sử dụng Mô hình vật lý trong là kết quảcủa góc nhìn kỹ thuật Cả ba mô hình trên đều có những mức độ ổn

định khác nhau, mô hình lô gíc ổn định nhất và mô hình vật lý tronghay biến đổi nhất

III.Các phơng pháp xây dựng hệ thông tin quản lý

III.1.Phơng pháp tổng hợp:

Phơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộphận Nhng phải đảm bảo logic toán học trong hệ thống để sau này cóthể xây dựng đợc các mảng cơ bản trên cơ sở từng nhiệm vụ đó

Ưu điểm: Phơng pháp này cho phép đa dần hệ thống vào làm

việc theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu đợc kết quả

Nhợc điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp, sinh ra các thao tác

không cần thiết

III.2.Phơng pháp phân tích:

Trong phơng pháp này, nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảmbảo logic toán học cho hệ thống Sau đó xây dựng các chơng trình làmviệc và thiết lập các mảng làm việc cho chơng trình đó

Ưu điểm: Phơng pháp này cho phép tránh đợc thiết lập các

mảng làm việc một cách thủ công

Nhợc điểm: Hệ thống chỉ hoạt động đợc khi đa vào đồng thời

toàn bộ các mảng này

III.3.Phơng pháp tổng hợp và phân tích:

Đây là phơng pháp kết hợp đồng thời cả hai phơng pháp trên.Tiến hành đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thaotác cũng nh nhiệm vụ cần thiết Yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ bảo

đảm tính nhất quán của thông tin trong hệ thống

IV.Các bớc xây dựng hệ thông tin trong quản lý

Để xây dựng một hệ thống thông tin phục vụ cho quản lý cần phải trảiqua bốn bớc sau:

 B ớc 1: Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống (Chiếm10% lợng công việc) ở bớc này cần làm những công việc sau:

 Tiến hành khảo sát hệ thống hiện tại, phát hiện các nhợc điểmcủa nó để có thể đa ra các biện pháp khắc phục

 Xác định tính khả thi của đề án, từ đó định hớng cho các giai

đoạn sau

 B ớc 2: Phân tích hệ thống (Chiếm 25% lợng công việc) Cầnlàm những công việc sau:

 Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại đang sử dụng

 Dựa trên các công cụ xây dựng lợc đồ khái niệm, trên cơ sở đótiến hành xây dựng lợc đồ khái niệm cho hệ thống mới

 B ớc 3: Thiết kế xây dựng hệ thống (Chiếm 50% lợng côngviệc) Các công việc cần làm:

 Thiết kế tổng thể: Yêu cầu

+ Xác định rõ các khâu phải xử lý bằng máy hay xử lý thủ công.+ Xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới

 Thiết kế chi tiết: Nội dung gồm

+ Thiết kế các khâu xử lý thông tin thủ công trớc khi đa vào xử

lý bằng máy

+ Xác định và phân phối các thông tin đầu ra

+ Thiết kế các phơng thức thu thập, xử lý thông tin cho máy

 B ớc 4: Cài đặt hệ thống mới (Chiếm 15% lơng công việc)

B-ớc này cần làm các công việc sau:

 Thiết lập các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện dành cho ngời sửdụng

 Vận hành chạy thử và bảo trì hệ thống

 Hớng dẫn đào tạo ngời sử dụng trong hệ thống mới

V.ứng dụng tin học trong công tác quản lý

Trong hoàn cảnh thông tin quản lý ngày càng nhiều và đa dạng

nh hiện nay thì việc áp dụng phơng pháp quản lý thủ công, đơn điệumột cách máy móc sẽ không thể đáp ứng đợc với nhu cầu thực tế.Thông tin không đợc xử lý kịp thời dễ dẫn đến những quyết định sailầm làm ảnh hởng đến hoạt động của hệ thống Việc áp dụng tin họctrong công tác quản lý sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thốnglên rất nhiều

Để ứng dụng tin hoc vào trong quản lý, ngời ta sử dụng 2 phơngpháp cơ bản sau:

 Phơng pháp tin học hoá toàn bộ: áp dụng phơng pháp này sẽtin học hoá toàn bộ các chức năng quản lý cũng nh thiết lập một cấutrúc hoàn toàn tự động hoá thay thế cho cấu trúc cũ

Ưu điểm: Các chức năng đợc tin học hoá một cách triệt để nhất,

đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống, tránh đợc sự d thừacủa thông tin

Nhợc điểm: Phải thực hiện lâu và rất khó khăn, đầu t ban đầu

về trang thiết bị lớn, hệ thống không có tính mềm dẻo Mặt khác, khithay đổi hoàn toàn hệ thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những ngờilàm việc trong hệ thống-Đây là một yếu tố tơng đối khó vợt qua

 Phơng pháp tin học hoá từng phần: Phơng pháp này chỉ tinhọc hoá những chức năng quản lý theo yêu cầu của từng bộ phận trongmột tổ chức Cho nên việc tiến hành thiết kế các phân hệ quản lý của

hệ thống đợc thực hiện một cách độc lập với những giải pháp riêng sovới các phân hệ khác Các phân hệ này thờng đợc cài đặt ứng dụngtrong hoạt động của hệ thống phân tán

Ưu điểm: Tính đơn giản khi thực hiện bởi vì các công việc đợc

phát triển tơng đối độc lập với nhau Đầu t ban đầu không lớn

Một trong những u điểm đợc đánh giá cao trong phơng phápnày là không kéo theo những thay đổi cơ bản và sâu sắc về cấu trúccủa hệ thống nên dễ đợc chấp nhận Mặt khác, sự phát triển và thay

đổi về sau của phân hệ này sẽ không ảnh hởng đến hoạt động của phân

hệ khác nên tăng đợc tính mềm dẻo

Nhợc điểm: Tính nhất quán không cao trong toàn bộ hệ thống

do đó không tránh khỏi sự trùng lặp và d thừa thông tin

Trong thực tế, thờng ngời ta kết hợp cả 2 phơng pháp trên nhằmgiảm tối thiểu những nhợc điểm của từng phơng pháp Nhng trongquản lý kinh tế dù áp dụng theo phơng pháp nào thì cũng đều phải tính

đến sự phù hợp của phơng pháp đó với trình độ tổ chức, trình độ quản

lý, quy mô hoạt động và tiềm năng tài chính của hệ thống đó

B.Phân tích thiết kế hệ tin học quản lý

I.Lý do để phân tích một hệ thông tin quản lý

Có rất nhiều lý do để cho các nhà quản lý đa ra quyết định xâydựng một hệ thống thông tin quản lý mới Song tựu chung lại, có thể

đa ra những lý do chính yếu sau:

 Hệ thống thông tin hiện tại đang có những vấn đề quản lý mớinảy sinh đòi hỏi phải có những thay đổi lớn, yêu cầu cần phải thiết kếmới hệ thống thông tin

 Hệ thống thông tin quản lý cần những yêu cầu mới về nhiềulĩnh vực và do đó cần thiết phải thiết kế mới hệ thống

 Hệ thống thông tin quản lý có những thay đổi về khoa họccông nghệ nên cần thiết kế mới để hoạt động có hiệu quả hơn

 Nhà quản lý có những chính sách mới đa ra nhằm thiết kếmới hệ thống thông tin có chất lợng cao hơn

II.Mục đích của phân tích thiết kế hệ thống thông tin

 Nhằm hiểu rõ về hệ thống thông tin hiện có

 Xác định rõ các vấn đề và nguyên nhân thực sự của nhữngràng buộc của hệ thống thông tin

 Đề xuất, đa ra các yếu tố của giải pháp

 Xây dựng mục tiêu cụ thể mà hệ thống thông tin mới cần phải

ở giai đoạn này, những câu hỏi quan trọng sẽ đợc đặt ra là:

 Xác định những gì cần thực hiện để giải quyết vấn đề phù hợpvới tổ chức, ngời sử dụng và hệ thống thông tin?

 Xác định phạm vi của bài toán

 Xác định tập thể ngời sử dụng-những ngời sẽ bị chi phối bởi

sự phát triển của hệ thống

 Viết báo cáo dựa trên những phát hiện của khảo sát ban đầu,

có đợc cái nhìn bao quát, đầy đủ dới góc độ quản lý của dự án để tiếptục chuyển sang giai đoạn tiếp theo

III.1.2.Khảo sát chi tiết:

Giai đoạn này nhằm xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng

định những lợi ích cần đạt đợc

ở giai đoạn này, chúng ta cần xác định rõ những gì ta quan tâm

để bản thân chúng ta và những ngời khác đều có khái niệm rõ ràng vềgiới hạn công việc (những gì làm đợc, những gì cha làm đợc và nhữnggì đã vợt ra ngoài phạm vi vấn đề) Điều này thể hiện ở hai khía cạnh:Thứ nhất là chức năng công việc Thứ hai là các đơn vị tổ chức điềuhành các chức năng đó hoặc sử dụng những thông tin đợc cung cấp bởicác chức năng đó

III.1.3.Một số ph ơng pháp th ờng dùng để khảo sát hiện trạng:

Nhợc điểm: Đem lại ít kết quả nếu nh không chuẩn bị kỹ nội

dung phỏng vấn cũng nh dễ bị thất bại, lạc hớng nếu không có quan hệtốt với ngời đợc phỏng vấn

III.1.3.b.Phơng pháp mẫu bản ghi:

Phơng pháp này dựa trên các bảng tờng thuật và theo kinhnghiệm của mình, các nhà phân tích có thể chuẩn bị đa ra quyết địnhtrực tiếp

Ưu điểm: Quyết định đợc đa ra nhanh chóng.

Nhợc điểm: Quá thiên về nhận xét chủ quan của nhà phân tích.

Ưu điểm: Dễ thực hiện.

Nhợc điểm: Mất thời gian, gây ra khó chịu cho ngời bị quan

sát, dễ bị nhiễu do chủ quan cũng nh khách quan

III.2.Phân tích nghiệp vụ

III.2.1.Phân tích sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD (BusinessFuction Diagram):

Bớc đầu tiên trong việc phân tích một hệ thống là xác định cácchức năng nghiệp vụ cần đợc tiến hành bởi hệ thống dự định xây dựng.Chức năng nghiệp vụ là một khái niệm logic chứ không phải là mộtkhái niệm vật lý, nó mô tả điều cần thực hiện để nghiệp vụ đợc thực

hiện chứ không phải là nghiệp vụ đợc thực hiện ở đâu, nh thế nào hoặc

do ai làm

 Định nghĩa sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD:ịnh nghĩa sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD: Là việc phân rã

có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo cứu.Mỗi chức năng đợc ghi trong một khung và nếu cần có thể đợc phân rãthành các chức năng con, số mức phân rã phụ thuộc vào kích cỡ và độphức tạp của hệ thống

 Mục đích của sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD:

+ Để giúp xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích

+ Để giúp tăng cờng cách tiếp cận logic tới việc phân tích hệthống Các chức năng đợc xác định ở đây sẽ đợc dùng trong nhiều môhình sau này

+ Để chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổchức

 Một sơ đồ chức năng nghiệp vụ đợc coi là đầy đủ bao gồm:

+ Tên chức năng

+ Các mô tả có tính chất tờng thuật

+ Đầu vào của chức năng (dữ liệu)

+ Các sự kiện gây ra sự thay đổi

III.2.2.Phân tích sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram):Bớc tiếp theo trong quá trình phân tích là xem xét chi tiết hơn vềthông tin cần cho việc thực hiện các chức năng đã đợc nêu và nhữngthông tin cung cấp để thực hiện chúng Công cụ mô hình đợc sử dụngcho mục đích này là sơ đồ dòng dữ liệu DFD

 Định nghĩa sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD:ịnh nghĩa sơ đồ DFD: Đây là mô hình về hệ thống có sự thể

hiện bằng sơ đồ các kho dữ liệu, các luồng thông tin, các xử lý ở mứclogic

Điều đáng lu ý ở mô hình này là nó chỉ ra cách mà thông tin vậnchuyển từ chức năng này trong hệ thống sang một chức năng khác

đồng thời cũng chỉ ra những thông tin nào cần phải có trớc khi chothực hiện một hàm hay quá trình

 Mục đích của sơ đồ DFD: Sơ đồ DFD là một công cụ để trợ

giúp cho bốn hoạt động chính của nhà phân tích

+ Phân tích: DFD đợc dùng để xác định yêu cầu của ngời sửdụng.

+ Thiết kế: Nó cũng đợc dùng để vạch kế hoạch và minh họacác phơng án cho nhà phân tích và ngời dùng xem xét khi thiết kế hệthống mới

+ Liên lạc: Một trong những sức mạnh của DFD là tính đơngiản, tính dễ hiểu của nó đối với ngời phân tích và ngời dùng

+ Tài liệu: Việc dùng DFD trong đặc tả yêu cầu hình thức và

đặc tả thiết kế hệ thống là một nhân tố làm đơn giản hoá chính trongviệc tạo ra và chấp nhận những tài liệu nh vậy

 Một số ký pháp thờng dùng trong DFD:

+ Nguồn hay đích tới của dữ liệu:

+ Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc một tiến trình bêntrong hệ thống, đợc mô tả ở dạng khác của mô hình

 Các phơng pháp tạo ra sơ đồ dòng dữ liệu:

Tên

xử lý

+ Dùng sơ đồ chức năng nghiệp vụ BDF: Việc phân rã chứcnăng trong sơ đồ BFD đợc dùng để chỉ ra mức độ mà từng tiến trình

xử lý hoặc tiến trình con phải xuất hiện trong sơ đồ DFD

+ Dùng sơ đồ ngữ cảnh: Trong một số phơng pháp không dùngsơ đồ chứ năng nghiệp vụ, ngời ta đã tạo ra một dạng sơ đồ dùng choviệc khởi đầu quá trình xây dựng một DFD Nó có tên là sơ đồ ngữcảnh, thờng đợc bố trí trên một trang, bao gồm một vòng tròn các quátrình trung tâm (biểu thị cho toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu), đợcbao quanh bởi các tác nhân ngoài của hệ thống Các liên kết chỉ rathông tin đợc truyền vào và ra khỏi hệ thống Sơ đồ ngữ cảnh thờng đ-

ợc xây dựng ở giai đoạn đầu của quá trình phân tích và đợc dùng đểvạch ranh giới hệ thống và buộc ngời phân tích phải xem xét mọi ràngbuộc bên ngoài của hệ thống Có thể dùng sơ đồ này nh DFD ở mứccao nhất, trong đó có thể đạt tới mức 0 bằng cách phân rã chức năngcủa quá trình trung tâm trong sơ đồ ngữ cảnh

III.2.3.Phân tích mô hình dữ liệu:

 Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu:

+ Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của ngời dùng

+ Cung cấp cái nhìn logic về thông tin cần cho hệ thống

 Các thành phần của một mô hình dữ liệu:

+ Thực thể: Là một nhóm ngời, đồ vật, sự kiện, hiện tợng haykhái niệm bất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại Một

số thực thể có vẻ vật chất chẳng hạn nh sinh viên, máy móc, vật t, hoá

đơn… là những công cụ xử lý thông tin Còn một số thực thể khác lại là khái niệm hay quan niệm, ví dụ

nh tài khoản, dự án, nhiệm vụ công tác… là những công cụ xử lý thông tin

+ Kiểu thực thể: Là một nhóm tự nhiên các thực thể cùng loại,nghĩa là mô tả cho một loại thông tin chứ không phải bản thân thôngtin Để ghi chép dữ liệu về một nhóm thực thể nào đấy, ngời ta sửdụng các bảng

+ Lần xuất của thực thể: Chính là biểu hiện cụ thể của một thựcthể

+ Thuộc tính: Mỗi thực thể đều có những đặc điểm riêng của nó

mà ta sẽ gọi là thuộc tính Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu hay

một phần tử thông tin tách biệt và thờng không chia nhỏ đợc nữa Cácthuộc tính góp phần mô tả về thực thể và là những dữ liệu mà chúng tacần lu trữ.Thông thờng, thuộc tính đợc thể hiện ra là các trờng hay cáccột của bảng.

Có ba kiểu thuộc tính khác nhau mà bất kỳ một thực thể nàocũng đều có thể có thuộc tính trong ba kiểu này Các kiểu đó là:

 Thuộc tính định danh: Là một hay nhiều thuộc tính trong kiểuthực thể cho phép xác định một cách duy nhất về một cá thể trong mộtthực thể

 Thuộc tính mô tả: Hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thựcthể đều có thể là mô tả Đây là thông tin mô tả cho thực thể đợc thamtrỏ tới Thông tin này làm tăng hiểu biết của ta về thực thể Đối vớithuộc tính mô tả cần lu ý là mỗi thuộc tính nh vậy chỉ xuất hiện trongmột và chỉ một bảng

 Thuộc tính kết nối: Là những thuộc tính đợc dùng để chỉ ramối quan hệ giữa một thực thể đã có với một thực thể khác trong bảngkhác Thuộc tính kết nối rất giống với thuộc tính mô tả thông thờngtrong bản thân thực thể chứa nó nhng ở một thực thể khác thì nó lại làkhoá

+ Các quan hệ: Mối quan hệ tự nhiên xuất hiện giữa các thựcthể thuộc các kiểu khác nhau Bản chất của mối quan hệ là tổ chức vàtạo nên cách sử dụng trong việc điều khiển hoạt động nghiệp vụ Có bakiểu quan hệ sau đây:

 Quan hệ mộmột: Với mỗi dòng trong bảng thực thể A thì

t-ơng ứng (có liên quan) với một dòng của bảng thực thể B và ngợc lại

 Quan hệ mộnhiều: Với mỗi dòng trong bảng thực thể A thì

t-ơng ứng với nhiều dòng trong bảng thực thể B nhng ngợc lại mỗi

dòng trong bảng B chỉ tơng ứng với một dòng duy nhất trong bảng A

 Quan hệ nhiều-nhiều: Với mỗi dòng trong bảng thực thể A

t-ơng ứng với nhiều dòng trong bảng thực thể B và ngợc lại với mỗidòng trong bảng B sẽ tơng ứng với nhiều dòng trong bảng A

 Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu:

+ Xác định các kiểu thuộc thực thể

+ Đa ra các bảng thực thể chính giữ thông tin về hệ thống tronglĩnh vực nghiên cứu để xem xét và mở rộng về sau.

+ Xác định các mối quan hệ chính giữa các kiểu thực thể Nghĩa

là phải tìm ra các liên kết tự nhiên giữa chúng và phải ghi lại các liênkết này dới dạng quan hệ một-nhiều

 Các căn cứ để xác định các quan hệ:

+ Một quan hệ tồn tại giữa hai thực thể nếu cần phải giữ thôngtin trong thực thể này về thực thể kia Lý do cho việc giữ thông tin kếtnối này là bản chất của quan hệ

+ Trong mọi quan hệ một-nhiều, thực thể giữ thông tin kết nốitheo định nghĩa nằm ở phía nhiều

+ Các quan hệ gián tiếp thì nên bỏ qua

III.2.4.Mô hình quan hệ:

Mô hình quan hệ là một danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho từng bảng thực thể của mỗi mô hình dữ liệu.

 Mục đích xây dựng mô hình quan hệ: Nhằm kiểm tra, cải

tiến, mở rộng và làm tối u mô hình dữ liệu đã xây dựng

Tóm lại, với các thuộc tính và kiểu thực thể cũng nh quan hệ đãbiết, có thể xây dựng lên một sơ đồ cùng kiểu nh mô hình dữ liệu trựcgiác Khi đó ta có thể đánh giá, so sánh các mô hình và trích ra đợc từviệc so sánh đó một mô hình duy nhất có chứa các đặc trng tốt nhấtcủa cả hai Tuy nhiên, việc ớc lợng về khối lợng thực thể cho từngbảng cũng cần phải đợc ghi lại trong mô hình

III.3.Thiết kế hệ thống

III.3.1.Xác định hệ thống máy tính:

 Mục đích của việc xác định hệ thống máy tính: Nhằm xác

định xem bộ phận nào của hệ thống cần có sẽ đợc xử lý bằng máytính, phần nào do ngời dùng xử lý

 Công cụ đợc sử dụng để xác định hệ thống máy tính: Dùng sơ

đồ DFD Ngời ta chia các tiến trình logic của DFD thành các tiến trìnhvật lý Một số trong chúng có thể đợc đảm nhiệm bằng máy tính vàmột số khác do ngời dùng đảm nhiệm

III.3.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu:

Trong khi triển khai một ứng dụng, việc thiết kế ngay từ đầumột cơ sở dữ liệu tốt là hết sức quan trọng, phải làm thế nào để hệthống không bị cứng nhắc mà có thể thay đổi một cách dễ dàng, uyểnchuyển Đồng thời ta phải làm thế nào để việc duy trì bảo dỡng chơngtrình đỡ gây tốn kém phiền hà cho ngời sử dụng

Phần sau đây sẽ trình bầy khái quát về các bớc thiết kế cơ sở dữliệu:

 B ớc 1: Phân tích toàn bộ những yêu cầu Đây là bớc khởi đầukhó khăn nhất bởi vì nó đòi hỏi phải phân tích trọn vẹn những yêu cầutrong việc hình thành cơ sở dữ liệu cho một đơn vị Trong giai đoạnnày, ngời thiết kế phải tìm hiểu và hỏi ngời dùng cơ sở dữ liệu trong t-

ơng lai xem họ cần trích rút những dữ liệu nào, dới dạng báo cáo nhthế nào và sử dụng những dữ liệu ấy vào việc gì, để từ đó có một cáinhìn tổng quát trớc khi chính thức bắt tay vào thiết kế cơ sở dữ liệu

 B ớc 2: Nhận diện những thực thể Sau khi đã tìm hiểu đợc cáctiến trình xử lý thì lúc này nhà thiết kế cần phải nhận diện đợc nhữngthực thể nào sẽ làm việc Nghĩa là phải phác hoạ, hình thành nên trong

đầu mô hình dữ liệu cần có những bảng nào, thuộc tính ra sao để cơ sởdữ liệu đạt đợc mục đích đã đề ra ở đây mỗi thực thể phải đợc xem

nh là một đối tợng xử lý rõ ràng, riêng biệt Những thực thể này có thể

đợc biểu diễn bởi những bảng dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Khi cần thiết

có thể thêm thông tin vào những bảng này hoặc có thể tách rời thựcthể ra làm nhiều bảng dữ liệu khác nhau

 B ớc 3: Nhận diện các mối tơng quan giữa các thực thể Saukhi đã tiến hành phân chia các thông tin dữ liệu vào các bảng thì côngviệc tiếp theo là phải tìm ra tất cả những mối quan hệ giữa các thựcthể, để sau này dựa vào những mối quan hệ ấy nhằm liên kết các bảngdữ liệu lại với nhau, trích rút, kết hợp dữ liệu từ đó sẽ đáp ứng đợcnhanh chóng nhu cầu của ngời sử dụng.

 B ớc 4: Xác định khoá chính Để tránh sự nhập nhằng vềthông tin dữ liệu giữa các bản ghi trong một bảng đòi hỏi ta phải nhậndiện một trờng hay một thuộc tính làm yếu tố phân biệt, tức là khoáchính của bảng Trong trờng hợp nếu có nhiều lựa chọn thì phải chọn

ra trờng nào có ý nghĩa nhất đối với ứng dụng để làm khoá định danh

Đôi khi, ta cũng phải biết kết hợp một vài các thuộc tính để tạo mụckhoá chính

 B ớc 5: Nhận diện mục khoá ngoại lai Khoá này yêu cầu làmột trờng trên bảng dữ liệu này nhng giá trị của nó phải khớp với trịcủa mục khoá chính trên bảng dữ liệu cần liên kết kia Song khoá nàychỉ mang tính kết nối chứ không xác định tính duy nhất của các bảnghi trong bảng dữ liệu

 B ớc 6: Thêm vào các trờng không phải là khoá Yêu cầu củabớc này là làm sao tìm ra những tên để đặt cho các trờng trong bảngsao cho gợi nhớ và thuận tiện khi xử lý các dữ liệu trên bảng

Sau đó cần tiến hành chuẩn hoá các bảng dữ liệu nhằm tránh sựtrùng lặp về dữ liệu, giữ cho các dữ liệu có thể liên kết một cách chặtchẽ với nhau bảo đảm không mất thông tin

 B ớc 7: Xây dựng mạng sơ đồ dữ liệu Công việc giai đoạnnày là vẽ ra những cái gì đã khai báo định nghĩa để có thể nhìn cơ sởdữ liệu một cách tổng quan hơn Từ đó có thể phát hiện ra các sai xót

để kịp thời sửa chữa

 B ớc 8: Khai báo phạm vi của mỗi trờng Đây là bớc cuốicùng của quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu Trong bớc này phải xác định

đợc kiểu dữ liệu thích hợp, phạm vi (độ rộng) của các trờng

III.3.3 Thiết kế giao diện ng ời-máy:

 Mục đích của việc thiết kế giao diện với ngời-máy: Nhằm tạo

ra giao diện làm công cụ cho việc giao tiếp giữa ngời với máy đợcthuận lợi hơn

 Các chỉ tiêu quan trọng cần có khi đánh giá một giao diện ngời-máy: Đó là

+ Phải dễ sử dụng và dễ học ngay cả đối với những ngời sửdụng thiếu kinh nghiệm

+ Về tốc độ thao tác, giao diện phải mang lại hiệu quả trong hạn

định của các bớc thao tác, nhấn phím cũng nh thời gian trả lời

+ Phải kiểm soát đợc chơng trình Nghĩa là đảm bảo cho ngời sửdụng thực hiện hoặc bắt đầu kiểm soát đàm thoại

+ Dễ phát triển các yêu cầu và đem lại kết quả

 Các tính chất cần thoả mãn khi thiết kế giao diện: Một là

phải phù hợp với những ngời sử dụng, ngời sẽ tham gia đối thoại vớimáy Hai là phải phù hợp với nhiệm vụ đợc giao

 Một số loại giao diện cơ bản:

+ Máy hỏi-ngời đáp Với cách thiết kế này chỉ phù hợp đối vớinhững ngời mới sử dụng và ít kinh nghiệm Các câu hỏi và đáp thờng

là ngắn và lợng thông tin là tơng đối nhỏ

+ Ngôn ngữ lệnh Thờng là ngôn ngữ lệnh bao gồm từ nhữngcâu lệnh đơn giản nhất cho đến những câu lệnh khá phức tạp về mặtngữ pháp Đối với kiểu giao diện này chỉ phù hợp với ngời sử dụng ởmức chuyên gia còn đối với ngời sử dụng bình thờng thì rất khó nhớ,hay mắc lỗi khi viết câu lệnh

+ Điền theo mẫu Đây là dạng đối thoại hay đợc dùng nhất đốivới xử lý dữ liệu cũng nh sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu và soạnthảo Kiểu giao diện nh vậy rất gần gũi với ngời sử dụng và việc thaotác trên chúng lại đợc tự giải nghĩa cho đến khi mẫu đã đợc nạp đầy đủthông tin

Tóm lại, có rất nhiều công cụ trong giai đoạn thiết kế songkhông phải cái nào cũng sử dụng đợc ở trong mọi hệ thống Nhà phântích sẽ phải dùng cách đánh giá của mình để giải quyết chính xác xemnên dùng những kỹ thuật nào và áp dụng chúng ở mức độ nào để làm

cân bằng giữa nguy cơ hoặc hệ thống quá nghèo nàn hoặc ngợc lạinguy cơ hệ thống quá rắc rối.

Ch ơng II Khảo sát thực tế

I.Giới thiệu về Trung tâm Tính toán Thống kê Trung Ương I.1.Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Tính toán Thống kê Trung Ương:

Công nghệ thông tin với sự phát triển mạnh mẽ đã thực sự tác

động đến mọi lĩnh vực của đời sỗng xã hội Đặc biệt là trong lĩnh vực

quản lý kinh tế, công nghệ thông tin đợc đầu t nhiều nhất và đã hìnhthành nên một khu vực thông tin trong nền kinh tế.

Trung tâm Tính toán Thống kê Trung Ương trực thuộc Tổngcục Thống kê là một trong những nơi đã sớm ứng dụng tin học vàocông tác của mình, đó là tổng hợp, lu trữ, xử lý thông tin và dự đoán

kế hoạch cho tơng lai Theo quyết định số 249/TCTK ngày 6/6/1996của Tổng cục trởng Tổng cục Thống kê, Trung tâm Tính toán Thống

kê Trung Ương có các chức năng, nhiệm vụ sau đây:

 Tham mu với lãnh đạo Tổng cục thống nhất chỉ đạo phát triển

và ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng, khai thác và quản lý

kỹ thuật hệ thống máy tính của các đơn vị trực thuộc Tổng cục và cáccục Thống kê

 Xử lý các cuộc điều tra theo yêu cầu của chính phủ, các đơn

vị cá nhân có nhu cầu trên phạm vi toàn quốc

 Quản lý điều hành về kỹ thuật và bảo trì mạng máy tính củacơ quan Tổng cục, phối hợp với các đơn vị trực thuộc Tổng cục và cácCục Thống kê xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu Thống kê, cungcấp số liệu từ các cơ sở dữ liệu và các sản phẩm điện tử theo yêu cầucủa Tổng cục

 Tổ chức hớng dẫn các đơn vị trực thuộc Tổng cục, các CụcThống kê ứng dụng về các phần mềm chuẩn, trang bị, sử dụng và bảodỡng các thiết bị máy tính thuộc ngành Thống kê

 Thực hiện các dịch vụ về tin học

Từ các chức năng nhiệm vụ nói trên, có thể thấy nổi lên bốnnhiệm vụ hay bốn mảng công tác lớn đặt ra cho Trung tâm Tính toánThống kê Trung Ương phải thực hiện, đó là:

 Tham mu với lãnh đạo Tổng cục trang bị cơ sở vật chất kỹthuật về công nghệ thông tin cho ngành Thống kê, quản lý điều hành

về kỹ thuật và bảo trì mạng máy tính của cơ quan Tổng cục và các CụcThống kê

 Phối hợp với các đơn vị trực thuộc Tổng cục và các CụcThống kê để xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu Thống kê, cung

cấp các số liệu từ đấy đồng thời cung cấp các sản phẩm điện tử theoyêu cầu của Tổng cục.

 Đào tạo nhân lực công nghệ thông tin cho ngành Thống kê

 Tổ chức, xử lý thông tin Thống kê từ các cuộc tổng điều tra và

điều tra

Ngoài bốn nhiệm vụ kể trên, Tổng cục còn cho phép Trung tâmTính toán Thống kê Trung Ương thực hiện các dịch vụ tin học có thunhập nhằm: Bù đắp một số khoản chi phí mà ngân sách cha có điềukiện cấp đủ; Tạo điều kiện cho cán bộ công chức tăng thu nhập để tậptrung sức thực hiện tốt các nhiệm vụ mà Tổng cục giao cho

I.2.Những nguyên tắc quản lý và điều hành công tác ở Trung tâm Tính toán Thống kê Trung Ương

 Trung tâm Tính toán Thống kê Trung Ương quản lý và điềuhành công việc theo nguyên tắc “Tập trung dân chủ”, “Cá nhân phụtrách”

 Tăng cờng mối quan hệ hợp tác giữa các phòng, giữa cáckhâu trong công việc có liên quan tới nhiều phòng, nhiều cán bộ côngchức

 Mỗi cán bộ công chức đều có vị trí công tác và nhiệm vụ cụthể Việc thực hiện nhiệm vụ công tác là thớc đo để phân loại và đánhgiá cán bộ công chức hàng năm

I.3.Sơ đồ tổ chức của Trung tâm Tính toán Thống

kê Trung Ương

Trung tâm đợc chia thành các bộ phận gồm: Ban giám đốc (mộtgiám đốc và hai phó giám đốc) Có các phòng ban là: Phòng tổ chứchành chính, phòng kế hoạch-tài vụ, phòng kiểm tra và chuẩn bị số liệu,phòng lập trình và đào tạo, phòng cơ sở dữ liệu và quản trị hệ thống,phòng kỹ thuật và quản trị mạng máy tính

Trung tâm đợc quản lý theo một mô hình phân cấp: Giám đốctrung tâm là ngời điều hành cao nhất và sau đó đến các trởng phòng.Mỗi phòng ban có một chức năng, nhiệm vụ khác nhau, không có sựchồng chéo Mỗi khi một phòng nào đó hoàn thành xong công việc thì

đều có báo cáo gửi lên Ban Giám đốc

Sau đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Trungtâm Tính toán Thống kê Trung Ương:

Phòng

kế hoạch tài vụ

Phòng kiểm tra và chuẩn

bị số liệu

Phòng kiểm tra và chuẩn

bị số liệu

Phòng lập trình

và đào tạo

Phòng lập trình

và đào tạo

Phòng cơ sở dữ liệu

và quản trị hệ thống

Phòng cơ sở dữ liệu

và quản trị hệ thống

Phòng

kỹ thuật

và quản trị mạng máy tính

Phòng

kỹ thuật

và quản trị mạng máy tính

I.4.Chức năng, nhiệm vụ của phòng lập trình và đào tạo

Đây là phòng đã giúp đỡ và hớng dẫn tôi trong thời gian thựctập tại cơ sở Phòng thực hiện những chức năng, nhiệm vụ sau:

 Phòng lập trình có nhiệm vụ thiết kế hệ thống chơng trình xử

lý các cuộc điều tra

 Phòng lập trình chịu trách nhiệm nghiên cứu nội dung và yêucầu của cuộc điều tra trên cơ sở phiếu điều tra tiến hành:

+ Xây dựng chơng trình nhập dữ liệu theo nh mẫu điều tra vàomáy

+ Xây dựng chơng trình kiểm tra logic giữa các chỉ tiêu

+ Xây dựng hệ chơng trình xử lý tổng hợp và in các biểu báocáo kết quả theo yêu cầu của cuộc điều tra

 Phòng lập trình có trách nhiệm hớng dẫn các cán bộ chuẩn bị

số liệu và nhập tin thực hiện theo yêu cầu của bài toán Đồng thờicũng giám sát quá trình xử lý để giải quyết các vấn đề phát sinh khi xửlý

II.Thông tin sử dụng tại trung tâm tính toán thống kê trung ơng.

II.1.Luồng thông tin

Trong quá trình xử lý, điều tra và thực hiện các nhiệm vụ củamình, Tổng cục Thống kê có mối quan hệ trao đổi thông tin thờngxuyên và hết sức đa dạng với các cơ quan quản lý Nhà nớc từ Trung

Ương đến địa phơng, các doanh nghiệp trong và ngoài thuộc trong vàngoài ngành thuộc mọi thành phần kinh tế cũng nh các cơ quan nghiêncứu

Trong các cuộc điều tra nh vậy, Tổng cục thống kê sẽ tiến

hành tổ chức điều tra, thu thập số liệu, sau đó giao cho Trung tâm Tínhtoán Thống kê Trung Ương thực hiện việc xử lý và lập báo cáo Trungtâm Tính toán Thống kê Trung Ương là cơ quan trực tiếp nhận quyết

định từ Tổng cục mà cụ thể là các Vụ thuộc Tổng cục Tại đây Trungtâm có quan hệ với các phòng máy tính của các Cục Thống kê tỉnh,thành phố (Trung tâm gửi thông tin hớng dẫn và nhận về thông tin báocáo).

Cục Thống kê tỉnh, thành phố đóng vai trò trung tâm giữa Tổngcục Thống kê mà cụ thể hơn là các Vụ phụ trách từng lĩnh vực vớiphòng máy của Cục Thống kê tỉnh, thành phố Các mối quan hệ nhvậy đều là các mối quan hệ 2 chiều Đồng thời giữa các mối quan hệ

đều có sự trao đổi thông tin chéo tạo thành một mạng quan hệ thôngtin đa giác Các vụ phụ trách từng lĩnh vực tại Tổng cục Thống kê là

đầu mối quan trọng nhất (xét trên cả hai phơng diện số lợng và tínhchất thông tin)

Sơ đồ luồng thông tin giữa các cơ quan Thống kê

Trong đó: : Thông tin hớng dẫn

: Thông tin báo cáo

II.2.Dữ liệu đợc sử dụng tại Trung tâm Tính toán Thống kê Trung Ương

II.2.1.Hệ cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý hành chính:

Vụ Thống kê Công nghiệp-Tổng cục thống kê

Vụ Thống kê Công nghiệp-Tổng cục thống kê

Cục Thống kê Tỉnh, thành phố

Phòng máy của các Cục Thống kê Tỉnh, thành phố

Phòng máy của các Cục Thống kê Tỉnh, thành phố

Đây là các hệ cơ sở dữ liệu phục vụ cho những hoạt động sau:

 Hoạt động phục vụ việc thực hiện công việc chỉ đạo, điềuhành, quản lý nhà nớc

 Các hoạt động mang tính chất hành chính, quản trị nội bộ nhquản lý nhân sự, lao động, tiền lơng, chính sách cán bộ công nhânviên; Quản lý công tác tài chính, kế toán; Quản lý tài sản, phơngtiện,trang thiết bị; Lập lịch công tác, xây dựng chơng trình kế hoạch hoạt

 Hệ cơ sở dữ liệu phụcvụ quản lý danh mục công nghiệp

 Hệ cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý thống kê doanh nghiệp

… là những công cụ xử lý thông tin

III.Quy trình xử lý thông tin

Các số liệu thu đợc đợc đa về phòng Chuẩn bị và kiểm tra số liệu để kiểm tra Tại đây nhân viên kiểm tra tiến hành kiểm tra tínhhợp lý của số liệu thu đợc đồng thời kiểm tra công việc đánh mã cácthông tin thu đợc theo quy định thống nhất Công việc kiểm tra đợctiến hành theo phơng pháp kiểm tra mẫu Nếu số liệu có sự sai sót thìyêu cầu kiểm tra lại Dữ liệu sau kiểm tra đợc chuyển cho phòng xử lý

số liệu tạo đầu vào cho quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thốngquản lý Trong quá trình vào số liệu, số liệu tiếp tục đợc kiểm tra vàhiệu chỉnh cho phù hợp với yêu cầu đặt ra của từng bài toán cụ thể

Công việc cuối cùng là tạo lập chơng trình xử lý các số liệuthống kê thu đợc Đây là công việc của phòng lập trình và đào tạo Ch-

ơng trình xử lý các số liệu thống kê chủ yếu là tạo lập các bảng biểu,báo cáo dựa trên số liệu thu thập đợc, đồng thời đa ra các dự báo tronggiai đoạn sắp tới

Tuy nhiên do tính chất của các cuộc điều tra mang tính thời

điểm nên phải thờng xuyên cập nhật sự thay đổi của các cơ sở dữ liệu

Do vậy, thông thờng các cuộc điều tra thờng đợc tổ chức định kỳ theo

một khoảng thời gian nào đó, chẳng hạn: Các cuộc điều tra về lao

động việc làm thờng đợc tổ chức hàng năm, trong khi các cuộc điềutra về dân số lại thờng tổ chức theo định kỳ 10 năm một lần… là những công cụ xử lý thông tin Sau mỗilần tổ chức một cuộc điều tra mới, cơ sở dữ liệu lại đợc cập nhật Nhvậy thực chất của việc cập nhật cơ sở dữ liệu là tiến hành một cuộc

điều tra tơng tự các cuộc điều trớc đó Mặt khác, cơ sở dữ liệu cũng cóthể đợc cập nhật từ một cuộc điều tra đã đợc tiến hành từ trớc đó Tấtcả các quy trình xử lý này đợc thể hiện bằng một sơ đồ thuật toán nhsau:

Cập nhật CSDL từ các cuộc điều tra khác (nếu có)

Kiểm tra ký mã

Kiểm tra ký mã

Định nghĩa sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD:úng

Sai

Hiệu chỉnh

Xây dựng ch ơng trình nhập số liệu

Xây dựng ch ơng trình nhập số liệu

Định nghĩa sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD:úng

Kiểm tra

thông tin

Kiểm tra

thông tin

Kết thúc

Cập nhật CSDL

Cập nhật CSDL

Ch ơng III

Phân tích bài toán quản lý-điều tra

lý lịch công viên chức

I.Khảo sát bài toán.

I.1.Các thông tin đầu vào-đầu ra:

Do bài toán này đợc đặt ra là quản lý, điều tra lý lịch công viênchức dùng cho nội bộ ngành tại Trung tâm Tính Toán Thống kê Trung

Ương cho nên các thông tin đầu vào phục vụ cho việc phân tích vàthiết kế hệ thống thông tin ở đây đợc lấy từ chính các thông tin về cáccán bộ, chuyên viên hiện đang công tác tại Trung tâm

Đối với các thông tin đầu ra sẽ bao gồm các báo cáo về côngviên chức nh sau:

 Các báo cáo về phần bản thân công chức gồm có:

+ Sơ yếu lý lịch công chức:

- Mã số công chức

- Họ và tên đang dùng

- Ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, tôn giáo

- Quê quán, trú quán hiện nay

- Thành phần gia đình, thành phần bản thân

- Chức vụ lãnh đạo (nếu có) hiện nay

- Công việc chuyên môn đang làm

- Nghạch, bậc, mức lơng chính (đồng)

- Ngày và nơi tham gia cách mạng

- Ngày đợc tuyển dụng chính thức vào cơ quan Nhà nớc

- Cơ quan tuyển dụng

- Ngày chính thức chuyển đến Trung tâm Tính toán Thống kê

- Sức khỏe

+ Trình độ:

- Trình độ văn hoá

- Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đợc đào tạo (ghi chứng chỉcao nhất)

- Hình thức đào tạo

- Học hàm, danh hiệu Nhà nớc phong tặng, năm phong tặng

- Trình độ lý luận Chính trị (phân theo: cao cấp, trung cấp, sơcấp), thời gian đào tạo

- Trình độ lý luận quản lý kinh tế

- Có là Đảng viên không, ngày vào Đảng, chức vụ Đảng

- Có là Đoàn viên không, ngày vào Đoàn, chức vụ Đoàn

- Có tham gia quân đội không, ngày nhập ngũ, ngày xuất ngũ,quân hàm cao nhất, chức vụ cao nhất

- Là thơng binh, bệnh binh? Hạng thơng tật

- Khen thởng (ghi huân, huy chơng, anh hùng, chiến sỹ thi

đua cấp tỉnh trở lên)

- Kỷ luật (hình thức, ngày, cấp quyết định)

+ Các quá trình mà bản thân đã trải qua:

- Quá trình trớc khi tuyển dụng

Từ tháng năm đến

tháng năm

Làm gì Nơi làm việc, học tập

 Các báo cáo về quan hệ gia đình công chức:

+ Cha, mẹ, anh, chị em ruột, vợ chồng con cái:

- Có tham gia chính quyền cũ hay không?

- Hiện đang ở đâu

+ Gia đình thuộc diện chính sách:

Từ trớc kia, công việc quản lý, theo dõi điều tra về lý lịch cán

bộ công viên chức thờng đợc tiến hành xử lý một cách thủ công và do

đó đã gặp không ít những khó khăn trong việc thêm bớt, cập nhật, báocáo bởi lẽ các thông tin về nhân sự thờng thay đổi thờng xuyên và biến

động theo từng thời điểm, hơn nữa lợng dữ liệu là tơng đối lớn Ngàynay, khi mà công nghệ thông tin đã đóng một vai trò quan trọng trongcông tác điều hành quản lý kinh tế thì việc xử lý thủ công nh ở trên làhoàn toàn không thích hợp nữa Mặt khác Trung tâm Tính toán Thống

kê Trung Ương lại là một nơi có thể coi là cái nôi của tin học ViệtNam với một đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ nghiệp vụcao, nắm bắt đợc mọi sự phát triển của công nghệ thông tin, đáp ứng

đợc mọi nhu cầu về các chơng trình thống kê mang tính quốc gia vàtham gia vào chơng trình thống kê thế giới Do vậy việc trung tâm tiếnhành xây dựng hệ tin học trong công tác quản lý, điều tra về côngchức là một yêu cầu tất yếu Trong quá trình tôi về Trung tâm thực tập,nhận thấy rằng việc áp dụng bài toán quản lý công chức trong tin học

sẽ thu đợc rất nhiều kết quả khả quan hơn bởi không chỉ tính tiện lợicủa nó khi quản lý mà nó còn cho phép cập nhật, tra cứu số liệu mộtcách nhanh chóng, chính xác Vì vậy, với sự hỗ trợ giúp đỡ của các côchú, anh chị nơi thực tập, tôi đã chọn đề tài:

“ứng dụng tin học vào công tác quản lý-điều tra lý lịch cán bộ côngviên chức trong nội bộ Trung tâm Tính toán Thống kê Trung Ương”

I.3.Mục đính và vị trí của đề tài.

Mục đính của việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý-điềutra công chức đó là giảm thiểu xử lý thủ công vừa tốn kém cả sức ngờilẫn sức của đồng thời kết quả đem lại có độ chính xác không cao.Ngoài ra việc tiến hành xử lý một cách thủ công đòi hỏi một thời gianlao động tơng đối dài trong khi đó tính chất quan trọng nhất của thôngtin là tính thời điểm Với một hệ thống thông tin mới sẽ đảm bảo choviệc cập nhật số liệu mới đợc diễn ra một cách nhanh chóng, thờngxuyên, từ đó mà phục vụ tốt cho nhu cầu về quản lý

II.Lựa chọn ngôn ngữ viết chơng trình.

Lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng một vai trò quan trọng đốivới sự thành công của chơng trình Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình

nào là dựa trên nhiều yếu tố khách quan, chủ quan nh: khả năng củangời sử dụng, thói quen của ngời sử dụng, yêu cầu về môi trờng phầncứng, phần mềm,… là những công cụ xử lý thông tin

Nh đã biết, Trung tâm Tính toán Thống kê là một trong nhữngcơ quan Nhà nớc sớm ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật củamáy tính vào công tác xử lý thông tin Trung tâm hiện có một dàn máytính khá mạnh bao gồm hầu hết là các máy Compaq P5/100 MHZ vàcác máy IBM P5/133-166 MHZ đợc nối mạng sử dụng hệ quản trịmạng WindowNT Với cơ sở vật chất kỹ thuật nh vậy, Trung tâm tất

sẽ sử dụng các phần mềm phiên bản mới nhất nh: Ms Access 2000,Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft Visual Foxpro 6.0, SQL Server6.5… là những công cụ xử lý thông tin Do đợc trang bị một hệ thống phần cứng và phần mềm mạnh nhvậy nên Trung tâm yêu cầu các chơng trình xử lý mới phải đợc triểnkhai trên các phần mềm ứng dụng của Windows

Với lý do đó, trong đề tài này, tôi đã quyết định sử dụng phầnmềm lập trình Microsoft Visual Basic 6.0 kết hợp với phần mềm về Hệquản trị Cơ sở dữ liệu Access 97 Dới đây tôi xin đợc giới thiệu đôi nét

+ ứng dụng đợc viết bằng phần mềm này chạy khá nhanh vàtrong tơng lai nó còn đợc sử dụng rộng rãi

+ Phần mềm cũng tạo ra đợc một giao diện đẹp, tiện lợi cho

ng-ời sử dụng chuột và bàn phím

Tuy nhiên phần mềm này đòi hỏi khá cao về phần cứng Đểchạy tốt nó yêu cầu cấu hình tối thiểu là:

- CPU 80486

- Màn hình SVGA

- 16 Mb RAM

- Khoảng 100 Mb đĩa cứng còn trống