IV. PHâN TíCH Hệ THẩNG QUảN Lí đ OΜN đ ΜO TạO
c)Mô hình quan hệ thực thể:
- Sau khi phân tích viên có đợc sơ đồ dữ liệu mô tả hoạt động của doanh nghiệp thì cần chuyển nó thành sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD)
- Mô hình chuyển đổi các mô hình quan hệ thực thể sang sơ đồ cấu trúc dữliệu. liệu.
Chuyển đổi các quan hệ một chiều
a. Chuyển đổi các quan hệ một chiều 1@1
Trong trờng hợp có một quanh hệ một chiều, ta sẽ tạo ra một tệp chung duy nhất để biểu diễn thực thể đó. Khoá của tệp là định danh của thực thể. Các quan hệ tồn tại giữa các lần xuất đợc thể hiện bởi việc dùng lại thuộc tính khoá. Giá trị của khoá đợc dùng lại này có thể rỗng nếu quan hệ là tuỳ chọn.
b. Chuyển đổi quan hệ một chiều loại 1@N
Từ một quan hệ loại 1@N ta tạo ra một tệp thể hiện kiểu thực thể đó. Khoá của bảng là thuộc tính định danh của thực thể. Quan hệ sẽ đợc thể hiện bằng cách nhắc lại khóa nh một là một thuộc tính không khoá. Giá trị mà ta sử dụng hai lần có thể là rỗng nếu quan hệ là tuỳ chọn.
c. Chuyển đổi quan hệ một chiều loại N@M
Một quan hệ một chiều loại N@M đợc chuyển thành 2 tệp. 1 tệp thể hiện thực thể và 1 tệp thể hiện quan hệ. Khóa của tệp quan hệ đợc cấu thành từ 2 định danh của 2 thực thể.
Chuyển đổi quan hệ hai chiều
Đối với quan hệ này chỉ cần phải tạo ra 2 tệp ứng với 2 thực thể. Tuỳ theo sự lựa chọn của phân tích viên mà thuộc tính định danh của thực thể này là thuộc tính phi khoá của tệp kia. Trong trờng hợp sự tham gia của 1 thực thể vào quan hệ là tuỳ chọn thì tốt nhất là đặt khoá vào tệp ứng với thực thể bắt buộc trong quan hệ để tránh để thuộc tính khoá nhận giá trị rỗng.
b. Quan hệ 2 chiều loại 1@N
Trờng hợp này ta chỉ tạo ra 2 tệp. Mỗi tệp ứng với 1 thực thể. Khoá của tệp ứng với thực thể có số mức quan hệ 1 đợc dùng nh khoá quan hệ trong tệp ứng với thực thể có số mức N. Khoá quan hệ có thể nhận giá trị rỗng nếu thực thể có số mức N là tuỳ chọn trong quan hệ.
c. Quan hệ 2 chiều loại N@M
Trong trờng hợp này ta phải tạo ra 3 tệp: 2 tệp mô tả 2 thực thể và 1 tệp mô tả quan hệ. Khoá của tệp mô tả quan hệ đợc tạo thành bởi việc ghép khoá của các thực thể tham gia vào quan hệ.
II.3.2 Thiết kế và xử lý logic
Thiết kế lô gic xử lý
- Để làm rõ những quan hệ trong cơ sở dữ liệu.
- Làm rõ những yếu tố mang tính chất tổ chức nh: Ai thực hiện, Thực hiện khi nào? ở đâu? và Nh thế nào?
- Một hệ thống thông tin bao gồm các xử lý liên quan đến 3 loại hoạt động. Đó là: Thực hiện tra cứu thông tin. Cập nhật dữ liệu. Hợp lệ hoá dữ liệu. - Vì vậy, giai đoạn này cần quan tâm xem Hệ thống làm gì và Để làm gì?
- Ràng buộc về tổ chức
- Các ràng buộc về tin học
II.4.2 Xây dựng các phơng án giải pháp
- Xác định biên giới cho phần tin học hoá
- Phân chia phần thủ công và phần tin học hoá của hệ thống thông tin. - Xác định cách thức xử lý
II.4.3 Đánh giá các phơng án giải pháp
Có nhiều cách phân tích, đánh giá các phơng án giải pháp • Phân tích chi phí / lợi ích
- Các chi phí / lợi ích có thể phân loại: Trực tiếp, Gián tiếp; Biến động, Cố định; Hữu hình, Vô hình.
- Mỗi phơng án tính ra các chỉ tiêu nh: Tổng chi phí, Thu nhập tích luỹ, Thời gian hoàn vốn và so sánh lựa chọn phơng án hiệu quả nhất.
• Phân tích đa tiêu chuẩn
- Xác định các tiêu chuẩn cần xem xét. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Cho mỗi tiêu chuẩn một trọng số thể hiện tầm quan trọng. Có thể để tổng các trọng số =100
- Đối với mỗi phơng án xem từng tiêu chuẩn đạt đến mức nào và cho điểm từ 0 đến 10
- Tính điểm cho từng tiêu chuẩn bằng cách nhân trọng số với mức đánh giá. - Cộng tổng điểm cho mỗi phơng án.
Tổng điểm của từng phơng án là chỉ tiêu tổng hợp để so sánh, đánh giá các phơng án với nhau.
II.5 Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài
Thiết kế vật lý các đầu ra: Các đầu ra trên màn hình, các đầu ra trên giấy và các đầu ra khác. Mỗi loại đầu ra có những đặc trng riêng do đó cần lu ý khi thiết kế cho phù hợp.
Thiết kế các đầu vào: Lựa chọn phơng tiện nhập liệu phù hợp. Nhập từ 1 tài liệu nguồn qua thiết bị cuối, Nhập liệu thông qua âm thanh, tiếng nói hay dạng mã số, mã vạch. Từ đó thiết kế màn hình nhập liệu cho phù hợp.
Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá
Thiết kế viên nên kết hợp tốt cả 4 cách thức: Giao tác bằng tập hợp lệnh, Giao tác bằng các phím trên bàn phím, Giao tác qua thực đơn, Giao tác dựa vào các biểu tợng.
II.6 Triển khai hệ thống thông tin
Gồm các bớc:
II.6.1 Thiết kế vật lý trong
Mục tiêu của thiết kế vật lý trong là đảm bảo độ chính xác của thông tin, mềm dẻo và ít chi phí. Bao gồm các thiết kế sau:
Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: Kết hợp chỉ số hoá các tệp và thêm các dữ liệu hỗ trợ cho các tệp.
Thiết kế vật lý trong các xử lý: Theo kỹ thuật phát triển chơng trình phân cấp: Vào – Xử lý – Ra.
II.6.2 Lập các chơng trình máy tính
- Lựa chọn ngôn ngữ lập trình và phần mềm hỗ trợ lập trình. - Tiến hành lập trình.
II.6.3 Tiến hành thử nghiệm phần mềm
Phối hợp các cách thức thử nghiệm để hạn chế sai xót tìm và sửa lỗi chơng trình
II.7 Giai đoạn cài đặt bảo trì và khai thác hệ thống
II.7.1 Cài đặt
Đây là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới sao cho không gây sáo trộn cho tổ chức quá nhiều. Nên kết hợp các phơng pháp cài đặt. II.7.2 Chuyển đổi các tệp và cơ sở dữ liệu
Đây là công việc khá quan trọng nhất là đối với những hệ thống thông tin cải tiến từ hệ thống cũ.
II.7.3 Khai thác và bảo trì
Đây là công việc của tổ chức tiến hành sử dụng và khai thác hệ thống thông tin. Đa kết quả của các bớc trên vào sử dụng.
II.7.4 Đánh giá của ngời sử dung và tổ chức
Đây là những đánh giá rất quan trọng và có ý nghĩa hiện thực cao. Nó là một cơ sở để các nhà phân tích và thiết kế hệ thống tiếp tục cải tiến và phát triển hệ thống thông tin.
Nh vậy phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đa ra đợc chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khẳ năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức.
Chơng III
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý đoàn cán bộ đào tạo nớc ngoài (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
I. phân tích hệ thống nghiệp vụ
1. Phát biểu khái quát bài toán
Hàng năm, ngành dân số gia đình và trẻ em ( DS-GĐ&TE) Việt Nam cử nhiều cán bộ ra nớc ngoài học tập, tham quan, khảo sát. Để ngành dân số làm tốt quản lý công tác đào tạo nớc ngoài, cần phải quản lý tốt thông tin về các đoàn, những cán bộ trong các đoàn đã ra nớc ngoài công tác, về: Họ tên, xuất cảnh khi nào, hộ chiếu, thời hạn ở nớc ngoài, mục đích chuyến đi..v..v. Cuối mỗi năm, tự động thống kế số ngời đã xuất cảnh trong năm.
Những thông tin nói trên do vụ hợp tác quốc tế ( vụ HTQT) , ủy ban quốc gia DS-GĐ&TE quản lý và sử dụng cho những hoạt động nghiệp vụ của mình.
2. Các quy trình nghiệp vụ căn bản
• Khi có những lớp thăm quan, khảo sát, học tập ở nớc ngoài, vụ HTQT phối hợp với vụ tổ chức cán bộ đào tạo ( vụ TC-CB-ĐT) và cơ quan nghiệp vụ chuyên môn đề cử ngời tham gia.
• Lãnh đạo ủy ban quốc gia DS-GĐ&TE ra quyết định cử cán bộ đi công tác nớc ngoài.
• Vụ HTQT làm các thủ tục cần thiết để cán bộ đi công tác nớc ngoài nh xin cấp hộ chiếu, xin VISA nhập cảnh đến nớc đào tạo.
• Vụ HTQT phối hợp giúp cán bộ chọn tuyến bay, hãng hàng không, mua vé máy bay.
• Cán bộ đi công tác nớc ngoài. Hết thời hạn công tác, họ trở lại cơ quan, làm báo cáo về kết quả chuyến công tác.
Số lợng cán bộ đi công tác nớc ngoài khoảng gần 200 ngời / năm.
3. Mô hình tổ chức liên quan trực tiếp đến bài toán
Vụ HTQT phân công một cán bộ chuyên viên theo dõi và làm những thủ tục cần thiết cho đoàn đào tạo nớc ngoài. Do vậy, phần mềm quản lý đoàn đào tạo nớc ngoài chỉ dành cho một ngời sử dụng và có thể chỉ cài trực tiếp trên máy làm việc của cán bộ chuyên viên này. Tuy vậy, để lãnh đạo vụ có thể trực tiếp tìm những thông tin cần thiết, CSDL về đoàn đợc đặt trên máy chủ của mạng LAN cơ quan ủy ban quốc gia DS-GĐ&TE
4. Xác định yêu cầu kỹ thuật
a) Môi trờng kỹ thuật của hệ thống
- Khái quát về môi trờng kỹ thuật: Máy tính từ 586 trở lên, tối thiểu 16 MB RAM đợc nối mạng trong ủy ban.
- Môi trờng truyền thông trong phạm vi tổ chức: Mạng LAN và điện thoại.
- Khả năng phát triển của môi trờng kỹ thuật: Các máy trạm của mạng LAN sẽ đợc nâng cấp kịp thời cho phù hợp với yêu cầu của thực tế khách quan.
b ) Môi trờng ứng dụng và đặc điểm ngời sử dụng: Sử dụng thành
thạo máy tính và mạng máy tính.
c) Ngôn ngữ lập trình Visual Basic:
Đây là ngôn ngữ lập trình thông dụng, nó đợc thiết kế dựa trên các đối tợng và có khả năng lập trình hớng đối tợng mạnh. Visual Basic (VB) có
- Năng lực: VB có khả năng tạo ra các phần mềm phức tạp với tất cả các kỹ thuật truy xuất dữ liệu có sẵn.
- Tính linh hoạt: Ngời lập trình không chỉ dùng VB để truy xuất dữ liệu mà còn có thể thực hiện nhiều công việc khác nhau nh viết một bộ xử lý văn bản, e-mail,...
- Tính thân thiện: Là ngôn ngữ lập trình phổ cập nhất thế giới, nó đợc hỗ trợ vững chắc của các công ty phần mềm trên thế giới.
- Tính phổ dụng: VB là ngôn ngữ rất phổ dụng nên ngời lập trình có thể tìm hiều học hỏi nó một cách dễ dàng qua sách báo, tạp chí, internet, đồng thời có thể sử dụng các công cụ bổ xung của nhà cung cấp thứ ba.
- Ưu điểm của Visual Basic là thiết kế giao diện đẹp, xử lý linh hoạt, tính bảo mật và an toàn cao. Có thể thiết kế ở môi trờng nhiều ngời dùng, có thể liên kết với nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu...
- Chơng trình thiết kế trên Visual Basic dễ dàng cài đặt và phát triển, tận dụng đợc chế độ đồ hoạ của Windows...
Chính vì thế em đã chọn VB làm ngôn ngữ lập trình cho chờng trình của mình.
d) Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ưu điểm của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access
- Sau khi nghiên cứu các nghiệp vụ của bài toán quản lý đoàn cán bộ đào tạo nớc ngoài và các ngôn ngữ lập trình thông dụng hiện nay, em quyết định chọn thiết kế CSDL ở Microsoft Access và lập trình chơng trình bằng Visual Basic 6.0
- Ưu điểm của Access là thiết kế cơ sở dữ liệu và các mối quan hệ giữa các thực thể nhanh chóng, rõ ràng và quản lý tốt. Mặt khác với bài toán này, l-
ợng lu trữ hàng năm không quá lớn, ( chỉ tối đa 200 ngời đi trong 1 năm), và ngời sử dụng chỉ trong khuôn khổ là 1 cán bộ chuyên viên nhập liệu, lãnh đạo vụ và lãnh đạo uỷ ban, thế nên rất thích hợp để sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access.
II. phân tích các quy trình nghiệp vụ
1. Quy trình lần lợt thực hiện theo các bớc sau:
• Căn cứ theo kế hoạch có từ đầu năm hoặc tình thế mới xuất hiện về việc đào tạo, tham quan khảo sát ở nớc ngoài; vụ HTQT ( vụ hợp tác quốc tế) phối hợp vụ TC-CB-ĐT (vụ tổ chức cán bộ đào tạo) và cơ quan chuyên môn nghiệp vụ đề cử nhân sự trình lãnh đạo ủy ban phê duyệt.
• Lãnh đạo ủy ban phê duyệt và ra quyết định cử cán bộ đi công tác nớc ngoài.
• Cán bộ chuyên viên vào sổ theo dõi quyết định cử đi công tác nớc ngoài của vụ HTQT.
• Vụ HTQT hoàn tất các thủ tục nh xin hộ chiếu, visa, chuyến bay ra nớc ngoài.
• Vào sổ những thông tin bổ sung về chuyến đi để theo dõi thực hiện. • Cán bộ đi công tác nớc ngoài, khi học xong trở về nớc phài làm báo cáo kết quả học tập.
• Vụ HTQT vào sổ ngày cán bộ thực tế trở về.
2. Sơ đồ dòng dữ liệu
Nhập thông tin về
3. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ
Nhập thông tin mới Lu trữ Khai thác
a. Quy trình nhập thông tin mới
Bớc 1: Lập danh sách đề cử ngời đi nớc ngoài
- Điều kiện bắt đầu: Có nhu cầu cử ngời đi công tác nớc ngoài
- Thao tác thực hiện: Vụ HTQT, vụ TC-CB-ĐT và đơn vị chuyên môn nghiệp vụ phối hợp đề cử
- Kết quả đầu ra: Danh sách đề cử trình lãnh đạo ủy ban phê duyệt - Ngời thực hiện: Lãnh đạo vụ HTQT, vụ TC-CB-ĐT và đơn vị chuyên môn nghiệp vụ
- Thời gian thực hiện: Căn cứ kế hoạch có từ đầu năm hoặc tình thế mới xuất hiện về việc đào tạo, tham quan khảo sát ở nớc ngoài
Bớc 2: Làm những thủ tục cần thiết cho cán bộ xuất cảnh
- Điều kiện bắt đầu: Có quyết định cử đi công tác nớc ngoài của ủy ban - Thao tác thực hiện: vụ HTQT làm hộ chiếu, visa, liên hệ chuyến bay (nếu
có yêu cầu)
- Kết quả: Cán bộ đợc cử đi công tác có thể sẵn sàng lên đờng - Ngời thực hiện: Cán bộ chuyên trách của vụ
- Thời gian thực hiện: Khi có quyết định
Bớc 3: Vào sổ theo dõi tại vụ HTQT
- Điều kiện thực hiện: Có quyết định cử cán bộ đi công tác nớc ngoài của lãnh đạo ủy ban
- Thao tác thực hiện: Vào sổ theo dõi các nội dung nh doanh sách đoàn đi công tác, nơi đến, thời gian đi và về,... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Kết quả: Thông tin đầy đủ của quyết định đợc lu trữ trong sổ theo dõi - Ngời thực hiện: Cán bộ chuyên trách
- Thời gian thực hiện: Khi có quyết định Bớc 4: Ghi bổ sung thông tin vào sổ theo dõi
- Điều kiện bắt đầu: Cán bộ đi công tác nớc ngoài trở về và gửi báo cáo về chuyến đi cho thủ trởng trực tiếp của họ
- Thao tác thực hiện: Mở sổ theo dõi điền thêm ngày về của đoàn - Kết quả: Thông tin đầy đủ về đoàn đi công tác đợc lu trữ